Τεκμηρίωση - είναι η διαδικασία καθορισμού πληροφοριών σε ένα συγκεκριμένο μέσο, σύμφωνα με καθιερωμένους κανόνες. Ο τύπος του εγγράφου, η δομή του, καθώς και η σημασία του για τη σφαίρα διαχείρισης, εξαρτώνται από τη διαδικασία τεκμηρίωσης. Ένας φορέας τεκμηριωμένων πληροφοριών είναι ένα υλικό αντικείμενο που χρησιμοποιείται για τη σταθεροποίηση και αποθήκευση πληροφοριών ομιλίας, ήχου ή οπτικής επαφής σε αυτό, συμπεριλαμβανομένης της μετατροπής. Μέσα τεκμηρίωσης - εργαλεία που χρησιμοποιούνται από ένα άτομο για τη δημιουργία εγγράφων (απλά, μηχανικά, ηλεκτρομηχανικά). Τα εργαλεία τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν γραφομηχανές, εξοπλισμό υπολογιστή, μαγνητόφωνα, συσκευές εγγραφής φωνής, φωτογραφίες, κινηματογράφο, εξοπλισμό βίντεο.
Ανάλογα με το εργαλείο τεκμηρίωσης που χρησιμοποιείται, υπάρχουν και τρόποι τεκμηρίωσης.
Τεκμηρίωση κειμένου. έγγραφο κειμένου: Έγγραφο που περιέχει ηχητικές πληροφορίες που έχουν καταγραφεί από οποιοδήποτε είδος γραφής ή οποιοδήποτε σύστημα ηχογράφησης. 2. Τεχνική τεκμηρίωση. Η τεχνική τεκμηρίωση είναι ένας τρόπος σύλληψης της τεχνικής σκέψης. Το τεχνικό υλικό τεκμηρίωσης διατηρεί αρχεία των εργασιακών διαδικασιών, των μέσων παραγωγής (σχέδια, σχέδια, υπολογισμοί, γραφήματα, τεχνικές περιγραφές κ.λπ.) 3. Τεκμηρίωση ταινιών και βίντεο. Η μικροφωτοτυπία παράγει αντίγραφα εγγράφων.
Ένα κινηματογραφικό ντοκουμέντο είναι ένα οπτικό και οπτικοακουστικό ντοκουμέντο που δημιουργείται με κινηματογραφικό τρόπο. Ένα κινηματογραφικό ντοκουμέντο αντανακλά γεγονότα στη δυναμική, την κίνηση. Τώρα τα βίντεο ντοκουμέντα που κινηματογραφούνται σε μαγνητικό φιλμ έχουν γίνει ευρέως διαδεδομένα.
Το phono document είναι ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες ήχου που έχουν εγγραφεί από οποιοδήποτε σύστημα εγγραφής ήχου. Τα οπτικοακουστικά έγγραφα χρησιμοποιούνται ευρέως.
Έγγραφα για μεταφορείς μηχανών. Ηλεκτρονική Τεκμηρίωση. Ένα έγγραφο σε φορέα μηχανής είναι ένα έγγραφο που δημιουργείται χρησιμοποιώντας μέσα και μεθόδους εγγραφής που διασφαλίζουν την επεξεργασία των πληροφοριών του από έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή.
Η ροή εγγράφων είναι η κίνηση των εγγράφων από τη στιγμή που λαμβάνονται ή δημιουργούνται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης, αποστολή στον παραλήπτη ή κατάθεσή τους. Η σωστή οργάνωση της ροής εργασιών συμβάλλει στην ταχεία διέλευση των εγγράφων στη συσκευή διαχείρισης, στην ομοιόμορφη φόρτωση τμημάτων και υπαλλήλων και έχει θετικό αντίκτυπο στη διαδικασία διαχείρισης στο σύνολό της.
Δεδομένου ότι η ροή εργασιών έχει μεγάλη επιρροή στο έργο ολόκληρου του μηχανήματος, γίνονται συνεχώς εργασίες στο ίδρυμα για τον εξορθολογισμό του.
Σε ένα ίδρυμα, η κυκλοφορία εγγράφων πραγματοποιείται με τη μορφή ροών εγγράφων που κυκλοφορούν μεταξύ των σημείων επεξεργασίας πληροφοριών και των σημείων επεξεργασίας τεχνικών εγγράφων.
Η έννοια της εργασίας γραφείου και τα είδη της.
Η εργασία γραφείου είναι μια δραστηριότητα που διασφαλίζει τη δημιουργία, την περιγραφή των εγγράφων και την οργάνωση της εργασίας με αυτά.
Υπάρχουν γενικές, ειδικές, μυστικές και μη εργασίες γραφείου.
Η γενική εργασία γραφείου είναι η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων γενικής διαχείρισης που είναι εγγενείς σε οποιοδήποτε κυβερνητικό όργανο και η οργάνωση της εργασίας με έγγραφα που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια αυτής της δραστηριότητας. Εξυπηρετεί την υλοποίηση των υποστηρικτικών λειτουργιών (οικονομικές, οικονομικές δραστηριότητες, εργασία προσωπικού κ.λπ.) του μηχανισμού διαχείρισης.
Υλοποίηση των κύριων λειτουργιών του διοικητικού οργάνου, δηλ. η ειδική (εξωτερική) δραστηριότητά του εξυπηρετείται με ειδική εργασία γραφείου. Έτσι, η προετοιμασία και η εκτέλεση ποινικής δικονομίας, επιχειρησιακής έρευνας, διοικητικών διαδικαστικών εγγράφων που αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες των οργάνων εσωτερικών υποθέσεων για την άμεση προστασία της δημόσιας τάξης και την καταπολέμηση του εγκλήματος και η οργάνωση της εργασίας με τέτοια έγγραφα αποτελούν ειδικό είδος δουλειά γραφείου.
Η τεκμηρίωση πληροφοριών που συνιστούν κρατικά και επίσημα απόρρητα και η οργάνωση της εργασίας με έγγραφα που περιέχουν τέτοιες πληροφορίες πραγματοποιούνται στα όργανα εσωτερικών υποθέσεων σύμφωνα με ειδικούς κανόνες που έχουν ως σκοπό την πρόληψη της τυχαίας απώλειας σχετικών εγγράφων και της διαρροής των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά τα έγγραφα. Η τήρηση αρχείων που πραγματοποιείται σύμφωνα με αυτούς τους ειδικούς κανόνες ονομάζεται τήρηση μυστικών αρχείων. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι σύμφωνα με τους κανόνες της μυστικής εργασίας γραφείου στα όργανα εσωτερικών υποθέσεων, μπορούν να πραγματοποιηθούν τόσο γενικές όσο και ειδικές εργασίες γραφείου.
41. Ορισμός της "τάξης και τάξης"
Η εντολή είναι μια νομική πράξη που θεσπίζει διαχειριστικές αποφάσεις για επιχειρησιακές και επίσημες δραστηριότητες.
Η εντολή είναι έγγραφο που εκδίδεται για θέματα επιχειρησιακών και υπηρεσιακών δραστηριοτήτων, έχει οργανωτικό και διοικητικό χαρακτήρα.
42. Η έννοια «έκθεση και μνημόνιο».
Έκθεση - ένα έγγραφο που περιέχει μια δήλωση ορισμένων θεμάτων, συμπερασμάτων και προτάσεων.
Υπόμνημα - έγγραφο που απευθύνεται στον προϊστάμενο του Τμήματος Εσωτερικών Υποθέσεων, το οποίο περιέχει λεπτομερή δήλωση οποιουδήποτε θέματος με συμπεράσματα και προτάσεις.
δουλειά γραφείου(σύμφωνα με το GOST R-51141-98 "Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί", που εγκρίθηκε με το διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 27ης Φεβρουαρίου 1998 Νο. 28 - αυτός είναι ένας κλάδος δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση της εργασίας με επίσημα έγγραφα. Ή, η εργασία γραφείου είναι δραστηριότητες που καλύπτουν θέματα τεκμηρίωσης και οργάνωσης εργασίας με έγγραφα κατά τη διαδικασία υλοποίησης διαχειριστικών ενεργειών... Έτσι, η εργασία γραφείου αποτελείται από δύο άρρηκτα συνδεδεμένα στοιχεία (Εικ. 1.1.) :
- - τεκμηρίωση - καταγραφή πληροφοριών σε διάφορα μέσα σύμφωνα με καθορισμένους κανόνες.
- - οργάνωση της εργασίας με έγγραφα, η οποία συνίσταται στην οργάνωση ροής εργασιών, αποθήκευση και χρήση εγγράφων στις τρέχουσες δραστηριότητες της επιχείρησης.
Εικόνα 1.1. Επικοινωνία εξαρτημάτων σε εργασίες γραφείου
Επομένως, μπορεί κανείς να ξεχωρίσει δύο συστατικάεργασία γραφείου: τεκμηρίωση δραστηριοτήτων και οργάνωση εργασιών με επίσημα έγγραφα.
Στην πράξη, ο οργανισμός θα πρέπει να καθιερώσει μια ενιαία διαδικασία για τη σύνταξη εγγράφων και τη συνεργασία με αυτά. Οι κανόνες για την εργασία με έγγραφα σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση είναι ένα σύστημα εργασιών γραφείου, το οποίο είναι ένας συνδυασμός γενικά αποδεκτών αρχών για την επεξεργασία εγγράφων και τεχνικών για την εργασία με έγγραφα μιας συγκεκριμένης επιχείρησης.
Στους σημερινούς οργανισμούς, υπάρχουν λειτουργίεςδουλειά γραφείου:
- εγγραφήέγγραφα, είναι μια επιβεβαίωση του γεγονότος της δημιουργίας ή λήψης ενός εγγράφου σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή εισάγοντάς το στη φόρμα εγγραφής με την εκχώρηση ενός αριθμού και καταγράφοντας τα βασικά δεδομένα για το έγγραφο, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με όλα τα έγγραφα του οργανισμού για μετέπειτα έλεγχο και εργασία ενημέρωσης και αναφοράς. Όπως προκύπτει από τον ορισμό, η εγγραφή δίνει πρώτα απ 'όλα νομική ισχύ στο έγγραφο. Εάν το παραληφθέν έγγραφο δεν είναι καταχωρημένο, το γεγονός της παραλαβής δεν επιβεβαιώνεται, τότε ο οργανισμός δεν είναι υπεύθυνος για αυτό. Όλα τα έγγραφα που απαιτούν εγγραφή, εκτέλεση και χρήση για λόγους αναφοράς (διοικητικό, προγραμματισμό, αναφορά, λογιστική, λογιστική, χρηματοοικονομική, κ.λπ.) υπόκεινται σε καταχώριση, τόσο που δημιουργούνται όσο και χρησιμοποιούνται εντός του οργανισμού και αποστέλλονται σε άλλους οργανισμούς. που προέρχονται από ανώτερους, κατώτερους και άλλους οργανισμούς και άτομα.
Υπάρχουν όμως και μη καταχωρημένα έγγραφα, τα οποία συνήθως περιλαμβάνουν: διαφημίσεις και συγχαρητήρια γράμματα, προσκλήσεις, προγράμματα σεμιναρίων, συναντήσεων και συνεδρίων, έντυπες εκδόσεις, πακέτα με την ένδειξη «προσωπικά», αντίγραφα κανονιστικών εγγράφων, ψηφίσματα και εντολές κρατικών φορέων κ.λπ.
- συμφωνίαέγγραφα, ένα σύνολο ενεργειών που στοχεύουν στη διασφάλιση της ανάπτυξης, της ορθής εκτέλεσης και της εκτέλεσης των αποφάσεων που λαμβάνονται στους σημαντικότερους τομείς δραστηριότητας. Κατά τη διαδικασία συντονισμού, είναι απαραίτητο να παρέχεται μια ολοκληρωμένη ανάλυση των νομικών, οικονομικών και χρηματοοικονομικών παραγόντων που επηρεάζουν τη λήψη αποφάσεων, για την ελαχιστοποίηση πιθανούς κινδύνουςκαι να διασφαλίσει ότι η απόφαση είναι εκτελεστή. Το κύριο χαρακτηριστικό του συντονισμού είναι ο χρόνος και η διαδρομή κίνησης των εγγράφων, δηλ. ένα από τα σημάδια της ροής ενός εγγράφου.
Μέχρι σήμερα, υπάρχουν τρία χαρακτηριστικά συντονισμού.
Πρώτον, θα πρέπει να σταλεί για έγκριση ένα προσχέδιο εγγράφου πλήρως προετοιμασμένο και εκτελεσμένο σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν θεσπιστεί στον οργανισμό.
Δεύτερον: για την υλοποίηση της διαδικασίας έγκρισης για ένα έργο συγκεκριμένου τύπου ή ποικιλίας εγγράφου, δηλαδή παρακολούθηση της τήρησης της διαδικασίας και των γενικών όρων έγκρισης, λαμβάνοντας υπόψη τα σχόλια των συντονιστικών τμημάτων και την αντανάκλασή τους στο κείμενο του το έργο, υπεύθυνος είναι ο προγραμματιστής του εγγράφου που ανέπτυξε την απόφαση διαχείρισης.
Τρίτον: η μονάδα που συμμετέχει στη διαδικασία έγκρισης, αξιολογώντας το σχέδιο εγγράφου, διατυπώνει σχόλια και υποβάλλει προτάσεις εντός του αντικειμένου της και των αρμοδιοτήτων της που ορίζονται στον κανονισμό για τη μονάδα. Αυτά τα σχόλια και προτάσεις, και ως εκ τούτου οι αντίστοιχες γνωμοδοτήσεις εμπειρογνωμόνων για το έργο, είναι υποχρεωτικές.
- - έλεγχος εκτέλεσηςέγγραφα, μια από τις πιο σημαντικές λειτουργίες, σκοπός της οποίας είναι η προώθηση της έγκαιρης και υψηλής ποιότητας εκτέλεσης των εγγράφων, διασφαλίζοντας τη λήψη των αναλυτικών πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την αξιολόγηση της απόδοσης διαρθρωτικών τμημάτων, υποκαταστήματα, συγκεκριμένοι υπάλληλοι. Διακρίνω:
- - έλεγχος επί της ουσίας της επίλυσης του ζητήματος, της εκτέλεσης της αποστολής ·
- - έλεγχος των προθεσμιών για την εκτέλεση της εργασίας.
Ο έλεγχος επί της ουσίας της εκτέλεσης της αποστολής, η επίλυση του ζητήματος πραγματοποιείται από τον επικεφαλής (του οργανισμού ή της δομικής μονάδας) ή ειδικά εξουσιοδοτημένα άτομα. Ο ουσιαστικός έλεγχος είναι μια αξιολόγηση του πόσο σωστά, επιτυχώς και πλήρως επιλύεται το ζήτημα.
Ο έλεγχος του χρόνου εκτέλεσης των εγγράφων πραγματοποιείται στον οργανισμό από μονάδα ή ομάδα ελέγχου που ανήκει στην υπηρεσία διαχείρισης εγγράφων ή στον γραμματέα. Ο έλεγχος του χρόνου εκτέλεσης των εγγράφων μπορεί να χωριστεί σε τρέχον και προληπτικό.
- εκτέλεσηή όλο και περισσότερο, τελευταία, είναι η δημιουργία Βάση δεδομένων,καθορίζει σε ποιο στάδιο εργασίας βρίσκεται οποιοδήποτε έγγραφο και σε ποια έγγραφα μπορείτε να βρείτε πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο θέμα.
Η κατοχή ολόκληρου του συνόλου των πόρων πληροφοριών και τεκμηρίωσης είναι η κύρια λειτουργία της εργασίας γραφείου. Και, πρώτα απ 'όλα, για την εκτέλεση αυτής της συγκεκριμένης εργασίας, όλα τα δεδομένα σχετικά με τα έγγραφα καταγράφονται στις φόρμες εγγραφής.
- αρχειακή αποθήκευση, είναι η τελική λειτουργία της ροής εργασιών του γραφείου. Και εκδηλώνεται με τη μορφή προετοιμασίας εκτελεσμένων εγγράφων για αρχειακή αποθήκευση. Τα έγγραφα του οργανισμού, που σχηματίζονται στη διαδικασία εργασιών γραφείου, στο μέλλον είτε παραμένουν για μακροχρόνια αρχειακή αποθήκευση είτε αποθηκεύονται για σύντομο χρονικό διάστημα και στη συνέχεια διατίθενται για καταστροφή. Η προετοιμασία ολοκληρωμένων εγγράφων για αρχειακή αποθήκευση και χρήση περιλαμβάνει: εξέταση (αξιολόγηση) της επιστημονικής και πρακτικής αξίας των εγγράφων. περιγραφή περιπτώσεων· αρχειοθέτηση υποθέσεων? περιγραφή των εγγράφων μόνιμης και μακροχρόνιας αποθήκευσης· εξασφάλιση της ασφάλειάς τους· μεταφορά υποθέσεων στο αρχείο του ιδρύματος, δηλαδή στο αρχείο του τμήματος.
Η τήρηση αρχείων επεκτείνεται στην πρακτική των προσώπων που διαχειρίζονται αρχεία σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο που δημιουργεί ή χρησιμοποιεί αρχεία κατά τη διάρκεια της επιχείρησης. Οι εργασίες γραφείου στον οργανισμό περιλαμβάνουν τα ακόλουθα καθήκοντα:
- - υιοθέτηση πολιτικών ή προτύπων στον τομέα της διαχείρισης αρχείων.
- - κατανομή της ευθύνης/αρχής για τη διαχείριση εγγράφων.
- - καθιέρωση/διάδοση διαδικασιών, κατευθυντήριων γραμμών.
- - παροχή μιας σειράς υπηρεσιών που σχετίζονται με εργασίες γραφείου και τη χρήση εγγράφων.
- - ενσωμάτωση της διαχείρισης αρχείων στα επιχειρηματικά συστήματα.
Η διαχείριση αρχείων σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια πηγή πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες του οργανισμού, η οποία μπορεί να υποστηρίξει επακόλουθες δραστηριότητες και μεμονωμένες αποφάσεις διαχείρισης, καθώς και να εξασφαλίσει τη λογοδοσία σε όλους τους ενδιαφερόμενους.
Είναι ο πόρος πληροφοριών που υποστηρίζει τις δραστηριότητες του οργανισμού και τις αποφάσεις διαχείρισης που είναι ο σύνδεσμος μεταξύ της διαχείρισης εγγράφων και της εργασίας γραφείου.
Τώρα είναι απαραίτητο να εξετάσουμε ορισμένες μορφές εργασίας με έγγραφα.
Μέχρι σήμερα, η πρακτική έχει αναπτύξει τρεις μορφές οργάνωσης της εργασίαςμε έγγραφα σε οποιοδήποτε διοικητικό μηχανισμό - συγκεντρωτικό, αποκεντρωμένο και μικτό.
Κεντρική μορφήπεριλαμβάνει τη συγκέντρωση όλων των τεχνολογικών εργασιών για την εργασία με έγγραφα υπό τη δικαιοδοσία μιας εξειδικευμένης δομικής μονάδας (γραφείο, γενικό τμήμα) ή ενός υπαλλήλου (γραμματέας του ιδρύματος).
Αυτό το τμήμα (ή αυτός ο υπάλληλος) εκτελεί έναν πλήρη κύκλο τεχνολογικών εργασιών για την επεξεργασία των εγγράφων από τη στιγμή που λαμβάνονται ή δημιουργούνται έως την αρχειοθέτηση: λήψη και επεξεργασία εισερχόμενων εγγράφων, καταχώρισή τους, έλεγχος εκτέλεσης, εργασία αναφοράς και πληροφόρησης, συστηματοποίηση και αποθήκευση εγγράφων, αποστολή εγγράφων -μπάτσοι, επεξεργασία εγγράφων για μεταφορά τους στο αρχείο.
Η συγκέντρωση μεμονωμένων εργασιών επεξεργασίας εγγράφων είναι η πιο ορθολογική μορφή οργάνωσης εργασιών γραφείου, καθώς σας επιτρέπει να μειώσετε το κόστος επεξεργασίας εγγράφων, να βελτιώσετε την οργάνωση της εργασίας των εργαζομένων στην υπηρεσία παραγωγής λόγω της εξειδίκευσης και της εναλλαξιμότητας των μεμονωμένων εργαζομένων. χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τον εξοπλισμό γραφείου, επιτυγχάνουν την ενότητα της οργανωτικής και μεθοδολογικής διαχείρισης της ασφάλειας τεκμηρίωσης.
Ωστόσο, η πλήρης συγκέντρωση της εργασίας με έγγραφα είναι δυνατή μόνο σε μικρά ιδρύματα με ροή εγγράφων έως και 10 χιλιάδες έγγραφα ετησίως.
αποκεντρωμένη μορφήΗ οργάνωση υπηρεσιών τεκμηρίωσης είναι ακριβώς το αντίθετο από μια κεντρική υπηρεσία. Κάθε δομική μονάδα ενός οργανισμού δημιουργεί τη δική της υπηρεσία για εργασία με έγγραφα, στην οποία εκτελείται αυτόνομα ολόκληρος ο κύκλος εργασιών για τη δημιουργία, την αποθήκευση και την οργάνωση εγγράφων αυτής της δομικής μονάδας. Αυτή η μορφή είναι τυπική για οργανισμούς και ιδρύματα των οποίων ο εξοπλισμός είναι εδαφικά διασκορπισμένος, καθώς και για εκείνους στους οποίους η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων έχει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά (για παράδειγμα, βάσει εκτιμήσεων προστασίας πληροφοριών ή ανεξαρτησίας των δραστηριοτήτων των δομικών τμημάτων).
μικτή μορφήοργάνωση της εργασίας με έγγραφα - η πιο κοινή. Ταυτόχρονα, μέρος των εργασιών (συνήθως η λήψη και επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων, η καταχώρισή τους, ο έλεγχος του χρόνου εκτέλεσης, η παραγωγή, η αναπαραγωγή, η αρχειακή αποθήκευση) συγκεντρώνεται στο κεντρικό γραφείο εργασιών γραφείου. Και σε κάθε δομική μονάδα (σε τμήματα, τμήματα, τμήματα) εκτελούνται λειτουργίες για τη δημιουργία (εκτύπωση) εγγράφων, την οργάνωσή τους, την αποθήκευση αρχείων και την προαρχειοθέτησή τους.
Μια παραλλαγή της μικτής μορφής είναι μια τέτοια οργάνωση εργασίας με έγγραφα στην οποία η ίδια τεχνολογική λειτουργία (για παράδειγμα, καταχώριση εγγράφων ή έλεγχος της εκτέλεσής τους) πραγματοποιείται για ορισμένες σειρές εγγράφων κεντρικά στο γραφείο και για άλλες - αποκεντρωμένο σε διαρθρωτικά τμήματα. Η διαίρεση των σειρών εγγράφων στην περίπτωση χρήσης παραδοσιακών (χειροκίνητων) μεθόδων εργασίας πραγματοποιείται σύμφωνα με το κριτήριο της διεύθυνσης - εάν το έγγραφο απευθύνεται στη διοίκηση του οργανισμού, καταχωρείται στο γραφείο, εάν η διοίκηση της δομικής μονάδας, στη συνέχεια σε αυτή τη μονάδα. Τις περισσότερες φορές, τα εσωτερικά έγγραφα καταχωρούνται σε διαρθρωτικά τμήματα - στον τόπο δημιουργίας τους. Για παράδειγμα, στη λογιστική - λογιστικά έγγραφα, στο τμήμα προσωπικού - έγγραφα για το προσωπικό κ.λπ.
Η χρήση των πιο πρόσφατων τεχνολογιών υπολογιστών, η διαθεσιμότητα μηχανημάτων φαξ, συσκευών φαξ-μόντεμ υπολογιστών καθιστούν δυνατή την οργάνωση της λήψης και καταχώρισης των εισερχόμενων εγγράφων, τον έλεγχο της εκτέλεσής τους, τις πληροφορίες και τις εργασίες αναφοράς σε δομικά τμήματα.
Στη δημιουργία και οργάνωση εργασιών γραφείου, το ζήτημα της επιλογής μιας οργανωτικής μορφής εργασίας είναι δωρεάν. Τα τρέχοντα κρατικά κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα δεν ρυθμίζουν τη μορφή εργασίας με έγγραφα στην εταιρεία. Σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, η επιλογή της οργανωτικής μορφής εργασίας με έγγραφα παραμένει προνόμιο της ίδιας της υπηρεσίας γραφείου και της διεύθυνσης. Η λύση σε αυτό το ζήτημα συνδέεται με την αρχική οργάνωση της υπηρεσίας γραφείου. Ανάλογα με τις αλλαγές που συμβαίνουν σε σχέση με τον μετασχηματισμό του ίδιου του οργανισμού (εταιρείας), από τον εκσυγχρονισμό της τεχνολογίας επεξεργασίας εγγράφων, αλλάζει και ο βαθμός συγκέντρωσης και αποκέντρωσης της εργασίας με έγγραφα.
Μετά την εξέταση της γραφειοκρατίας, είναι απαραίτητο να αποκαλυφθούν ορισμένα στοιχεία της ροής εργασιών.
Ροή εγγράφων- αυτή είναι η δραστηριότητα οργάνωσης της διακίνησης εγγράφων στην επιχείρηση από τη στιγμή που δημιουργούνται ή λαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης για αποστολή έξω ή τοποθέτησή τους στο αρχείο. Στην πράξη, η ροή εργασιών είναι ένας μηχανισμός για την υποστήριξη της διαχείρισης ενός οργανισμού.
Η συνάφεια της σύγχρονης θεώρησης της ροής εργασίας στην επιστήμη των εγγράφων βρίσκεται στην ουσία της. Ενιαία συγκεντρωτική ουσίασύγχρονη ροή εργασίας, είναι οι ροές πληροφοριών σε οργανισμούς που, αλληλεπιδρώντας με πληροφορίες από περιβάλλον(κράτος, κοινωνία, επιχειρηματικές οντότητες κ.λπ.) και να πραγματοποιεί εσωτερική αλληλεπίδραση μεταξύ των εκτελεστικών οργάνων, των δομικών τμημάτων και των μεμονωμένων εργαζομένων.
Έτσι, υπάρχουν μερικά κύρια Λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων:
- - ομιλητικόςη λειτουργία παρέχει πληροφοριακή εσωτερική και εξωτερική αλληλεπίδραση. Η επικοινωνία με τη γενικότερη έννοια αναφέρεται στη μετάδοση ενός μηνύματος από την πηγή πληροφοριών στον παραλήπτη μέσω ενός συγκεκριμένου καναλιού.
- - διευθυντικόςη λειτουργία παρέχει άμεσο έλεγχο ορίζοντας εργασίες και παρακολουθώντας την εκτέλεσή τους.
- - λογιστικήη λειτουργία προβλέπει την καταγραφή των διαπιστευτηρίων σε ένα έγγραφο με την προβλεπόμενη μορφή.
- - παγιωτικόςη συνάρτηση καταγράφει το γεγονός της δημιουργίας, αποστολής ή λήψης εγγράφου. Η εσφαλμένη εκτέλεση εγγράφων (έλλειψη ορισμένων λεπτομερειών σε αυτά) μπορεί να οδηγήσει σε εξαιρετικά δυσμενείς συνέπειες για τον οργανισμό.
- - ελέγχονταςη λειτουργία ελέγχει την εκτέλεση των εγγράφων, καθώς και την παρακολούθηση της αναζήτησής τους.
Χαρακτηριστικά της ροής εργασίαςείναι ο όγκος του, ο οποίος αναφέρεται στον αριθμό των εγγράφων που έλαβε ο οργανισμός και δημιουργήθηκαν από αυτόν για μια ορισμένη περίοδο. Αυτός ο δείκτης είναι σημαντικός, θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως κριτήριο κατά την επιλογή της μορφής ροής εργασιών (παραδοσιακή, αυτοματοποιημένη) και επίσης να επηρεάζει τη δομή της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείου και τη στελέχωση της.
Είναι οι μορφές του εγγράφου που αποτελούν τον συνδετικό κρίκο στη διαχείριση εγγράφων (ως συνεχιζόμενη και συμπληρωματική επιστήμη) και στη διαχείριση εγγράφων (ως ένας από τους ιδρυτές της διαχείρισης εγγράφων).
Οι διαδικασίες διαχείρισης στους σύγχρονους οργανισμούς είναι μεθοδολογικά ίδιες και τυπικές, με αποτέλεσμα οι τύποι να διακρίνονται στη ροή εργασίας. Έτσι, επισημαίνοντας από τη ροή εργασίας πιο συγκεκριμένους, συγκεκριμένους τύπους ροής εργασίας που εκτελούν ορισμένες λειτουργίες σε καλά καθορισμένους τύπους δραστηριοτήτων που προσανατολίζονται στα έγγραφα.
Γενική μορφήΗ ροή εργασίας είναι τυπική για όλους τους σύγχρονους οργανισμούς (Εικ. 1.2.). Αυτό οφείλεται κυρίως στην ομοιομορφία και ενοποίηση του μοντέλου διαχείρισης που χρησιμοποιείται σε αυτά. Η ίδια η γενική ροή εργασίας μπορεί να χωριστεί σε διάφορους τύπους διαδικασιών προσανατολισμένων στα έγγραφα, που ονομάζονται εξωτερική, εσωτερική και υποστηρικτική ροή εργασίας.
Εικόνα 1.2. Ροή εγγράφων του οργανισμού
Οι δύο πρώτοι τύποι διαδικασιών ροής εργασιών είναι οι εισερχόμενες και εξερχόμενες πληροφορίες για τον οργανισμό. Και η ροή των δικαιολογητικών εγγράφων είναι, πρώτα απ 'όλα, η εργασία γραφείου με τις διαδικασίες της για συνδυασμό εγγράφων σε υποθέσεις σύμφωνα με τον ταξινομητή σχηματισμού ευρετηρίου (ονοματολογία υποθέσεων) και διαχείριση ρυθμιστικών πληροφοριών και πληροφοριών αναφοράς.
ιδιωτικές απόψειςΗ ροή εργασιών είναι εγγενής σε μια μεγαλύτερη ομάδα συστημάτων ροής εργασιών που έχουν σχεδιαστεί για να υποστηρίζουν ορισμένους τύπους δραστηριοτήτων, οι οποίες μπορεί είτε να αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του τοπίου διαδικασιών του οργανισμού είτε να απουσιάζουν εντελώς.
Δεν έχει νόημα να σταθούμε σε όλη την ποικιλία των συστημάτων διαχείρισης ιδιωτικών εγγράφων, ας εστιάσουμε στην απαρίθμηση ορισμένων: αρχειακή επιχείρηση (ένα σύνολο διαδικασιών διαχείρισης αρχειακών εγγράφων). ροή εγγράφων προσωπικού (διαδικασίες λογιστικής προσωπικού). ροή λογιστικών εγγράφων· μυστική και εμπιστευτική εργασία γραφείου. τεχνική και τεχνολογική ροή εγγράφων· ροή εγγράφων του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.
Η οργάνωση της ροής εργασιών θα πρέπει να βασίζεται σε ορισμένες αρχές ή κανόνες που διασφαλίζουν την ταχεία διέλευση των εγγράφων στη συντομότερη διαδρομή με ελάχιστο χρόνο. Αυτές οι αρχές διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- - συγκέντρωση των λειτουργιών λήψης, πρωτογενούς επεξεργασίας και αποστολής εγγράφων (αυτό σημαίνει ότι όλα τα έγγραφα που εισέρχονται στον οργανισμό με όλες τις μεθόδους παράδοσης (με ταχυδρομείο, φαξ, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κ.λπ.) και αποστέλλονται από τον οργανισμό υποβάλλονται σε επεξεργασία στην υπηρεσία DOW) ;
- - η μέγιστη μείωση του αριθμού των περιπτώσεων διέλευσης και ο αποκλεισμός των μετακινήσεων επιστροφής ενός εγγράφου που δεν οφείλονται σε επιχειρηματική ανάγκη (επιστροφή είναι μια τέτοια κίνηση ενός εγγράφου κατά το οποίο εισέρχεται στην περίπτωση στην οποία έχει ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία) ;
- - δρομολόγηση ορισμένων τύπων εγγράφων (ανάπτυξη συστημάτων για τη διέλευση εγγράφων).
- - εφάπαξ εγγραφή εγγράφων (τα έγγραφα που εισέρχονται στον οργανισμό και δημιουργούνται στον οργανισμό καταχωρούνται μία φορά: εισερχόμενα - κατά την παραλαβή, εσωτερικά και εξερχόμενα - κατά τη δημιουργία· η εγγραφή των εγγράφων μπορεί να πραγματοποιηθεί στην υπηρεσία του προσχολικού ιδρύματος του ιδρύματος ή σε μια δομική μονάδα).
- - οργάνωση της προκαταρκτικής εξέτασης των εγγράφων (διανομή των εγγράφων που έλαβε ο οργανισμός σε έγγραφα που αποστέλλονται προς επίλυση στον επικεφαλής, τους αναπληρωτές του και μεταφέρονται για εκτέλεση απευθείας στις μονάδες · η προκαταρκτική εξέταση πραγματοποιείται από ειδικό στην υπηρεσία της προσχολικής εκπαίδευσης ίδρυμα (γραμματέας-αναφοράς ή βοηθός του προϊσταμένου)·
- - έκδοση συγκεκριμένων αποφάσεων που, εάν είναι δυνατόν, καθορίζουν με ακρίβεια τον εκτελεστή, την ανάθεση, την προθεσμία.
- - εξαίρεση παράλογων εγκρίσεων, οργάνωση παράλληλης έγκρισης εγγράφων από πολλούς υπαλλήλους ταυτόχρονα (αντιγραφή σχεδίου εγγράφου ή αποστολή του με e-mail ταυτόχρονα σε όλους τους ενδιαφερόμενους).
- - μείωση του επιπέδου των εγγράφων υπογραφής.
Η δραστηριότητα οποιασδήποτε επιχείρησης δεν μπορεί να κάνει χωρίς την υιοθέτηση, σύνταξη και επεξεργασία επίσημων εγγράφων.
Για τη διασφάλιση της συνέχειας αυτής της διαδικασίας, η εταιρεία πρέπει να δημιουργήσει μια ειδική δομική μονάδα. Το καθήκον των υπαλλήλων αυτού του τμήματος είναι να οργανώνουν τη ροή των εγγράφων.
Ορισμός και σκοπός
Η τεκμηρίωση είναι η διαδικασία διακίνησης των επίσημων εγγράφων A που ξεκινά όταν λαμβάνονται ή δημιουργούνται και τελειώνει όταν αποστέλλονται ή εκτελούνται.
Τα έγγραφα διασφαλίζουν την ορθότητα και την εγκυρότητα των αποφάσεων της διοίκησης. Συνοδεύουν κάθε ενέργεια της εταιρείας.
Η διασφάλιση της λειτουργίας της διαδικασίας ροής εργασιών είναι ένα από τα κύρια καθήκοντα της επιχείρησης. Η έλλειψη οργάνωσης, σωστής αποθήκευσης και χειρισμού των χαρτιών μπορεί να βλάψει πολύ το έργο της εταιρείας. Η μακρά αναζήτηση εγγράφων, η απώλεια, οι καθυστερήσεις στην αποστολή και τη λήψη, τα αντίγραφα επιβραδύνουν την κανονική πορεία των εργασιών. Εάν η εταιρεία έχει απομακρυσμένα δομικά τμήματα, τότε, εάν είναι απαραίτητο, για να διαπιστωθεί η νομιμότητα κάποιας λειτουργίας, το έργο της εταιρείας μπορεί να παραλύσει εντελώς.
Η σωστά οργανωμένη ροή εγγράφων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της αποτελεσματικής διαχείρισης. Χωρίς την κανονική λειτουργία αυτής της διαδικασίας, είναι αδύνατο να εξασφαλιστεί η χρηματοοικονομική και διαχειριστική λογιστική.
Τύποι εγγράφων
Τρεις τύποι εγγράφων εμπλέκονται στη ροή εγγράφων της επιχείρησης:
- inbox. Είναι επιστολές, αιτήματα που λαμβάνει ο οργανισμός από τρίτους. Η παραλαβή τους συνεπάγεται την προετοιμασία κατάλληλων εξερχόμενων ειδοποιήσεων. Ο όρος για την εκτέλεση των τίτλων αυτών καθορίζεται από το νόμο ή από το χρονικό διάστημα που καθορίζεται στο ίδιο το κείμενο της επιστολής.
- εξερχόμενος. Συντάσσονται για τους εξής σκοπούς:
- ως απάντηση σε μια εισερχόμενη επιστολή που έλαβε προηγουμένως·
- με τη μορφή αιτήματος για μεταγενέστερη απάντηση.
Συντάσσονται με βάση εσωτερικά έγγραφα.
- Εσωτερικός. Χρησιμοποιούνται για τη διασφάλιση της κανονικής λειτουργίας της επιχείρησης. Δεν περνούν όλα τα έγγραφα που ανήκουν σε αυτόν τον τύπο από το γραφείο, αλλά μόνο οι εντολές του επικεφαλής, η αλληλογραφία μεταξύ των δομικών τμημάτων και η τεκμηρίωση που χρησιμεύει ως βάση για τη σύνταξη εξερχόμενων.
Κάθε ένα από αυτά πρέπει να περιέχει ορισμένα χαρακτηριστικά. Υπάρχουν και γενικές και ειδικές λεπτομέρειες. Είναι η παρουσία τους που κάνει επίσημο το συνταγμένο χαρτί.
Τα κοινά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:
- Αριθμός Μητρώου. Κάθε έγγραφο που έχει περάσει από το γραφείο λαμβάνει έναν μοναδικό αριθμό. Η δομή του μπορεί να διαφέρει για τα εξερχόμενα και τα εισερχόμενα χαρτιά. Οι οργανισμοί το έφτιαξαν μόνοι τους.
- Κωδικός ονοματολογίας περιπτώσεων. Αυτή η προϋπόθεση παραπέμπει το χαρτί σε ένα συγκεκριμένο είδος ζητημάτων που επιλύει η εταιρεία κατά τη διάρκεια της εργασίας της.
- Μια πηγή. Αυτό το χαρακτηριστικό υποδεικνύει από πού ελήφθη το επίσημο έγγραφο. Τα εξερχόμενα μηνύματα περιέχουν το όνομα της δομικής μονάδας. Για εισερχόμενα, το όνομα του τρίτου μέρους που έστειλε το αίτημα.
- Εκτελεστής διαθήκης. Αυτό το χαρακτηριστικό υποδεικνύει τη θέση και το επώνυμο του υπαλλήλου που έχει εντολή να εκτελέσει το έγγραφο. Σε εξερχόμενο και εσωτερικό, είναι ο δημιουργός.
Ορισμένα χαρακτηριστικά καταγράφονται ανάλογα με τον τύπο στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα. 
Τα εισερχόμενα έγγραφα, εκτός από γενικές λεπτομέρειες, έχουν και ειδικά:
- Προθεσμία - καθορίζεται είτε με βάση το κείμενο είτε σύμφωνα με τους νομοθετικούς κανόνες.
- Ελεγχόμενο πρόσωπο - διορίζεται από τον επικεφαλής ή τον αναπληρωτή, αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία του εγγράφου, το γεγονός αυτό τίθεται υπόψη του καθορισμένου υπαλλήλου.
Τα εσωτερικά μπορούν να έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- κατάλογος εκτελεστών, δηλαδή μεταγλωττιστών.
- περίοδος εκτέλεσης·
- μια λίστα τμημάτων που θα πρέπει να εξοικειωθούν με την εργασία.
Τα εξερχόμενα έχουν επίσης ορισμένες πρόσθετες λεπτομέρειες:
- λίστα αλληλογραφίας, δηλαδή λίστα προσώπων στα οποία πρέπει να σταλεί αίτημα ή ειδοποίηση·
- χρόνος απόκρισης, τις περισσότερες φορές αυτό το χαρακτηριστικό δεν καθορίζεται.
- λόγω, αυτή η προϋπόθεση είναι υποχρεωτική, ο αριθμός εγγραφής της αναγράφεται στο έγγραφο.
Οι επιχειρήσεις μπορούν να προσθέσουν πρόσθετα χαρακτηριστικά στα έγγραφα εάν κρίνουν απαραίτητο για την υποστήριξη της λογιστικής διαχείρισης.
Κανόνες και στάδια επεξεργασίας εγγράφων
Όλα τα έγγραφα τηρούνται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Φέρει προσωπική ευθύνη για την ασφάλειά τους.
Η παραλαβή και η διεκπεραίωση των επίσημων εγγράφων πάσης φύσεως γίνεται από ειδικά διορισμένο υπάλληλο ή βοηθό γραμματέα. Η τεκμηρίωση περνά από διάφορα στάδια ελέγχου:
- Πρωτογενής επεξεργασία. Σε αυτό το στάδιο ελέγχεται η ορθότητα της παράδοσης της επιστολής. Όλοι οι φάκελοι, εκτός από την προσωπική αλληλογραφία, είναι ανοιχτοί. Στη συνέχεια, ελέγχεται η ακεραιότητα των συνημμένων. Για να γίνει αυτό, διαπιστώνεται η αντιστοιχία της πραγματικής διαθεσιμότητας των εγγράφων με το απόθεμα. Σε περίπτωση απουσίας ενός ή περισσότερων εγγράφων, ενημερώνεται ο αποστολέας και σημειώνεται στο έγγραφο και μέσα. Οι φάκελοι καταστρέφονται συχνότερα, με εξαίρεση τις ακόλουθες περιπτώσεις:
- η διεύθυνση επιστροφής είναι μόνο σε αυτό?
- ο φάκελος είναι ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την πληρωμή για αλληλογραφία.
- η ημερομηνία συγγραφής και η ώρα αποστολής των εγγράφων είναι διαφορετικές.
- Στον φάκελο υπάρχουν τα σημάδια του αποστολέα.
Τα έγγραφα κατά την παραλαβή ταξινομούνται σε θέμα και δεν απαιτούν εγγραφή. Στα χαρτιά του πρώτου τύπου γίνεται σημείωση κατά την παραλαβή, η οποία περιέχει πληροφορίες για τον παραλήπτη, την ημερομηνία, τον αριθμό εισερχόμενου. Οι αιτήσεις δεν καταχωρούνται, καθώς και τα περιοδικά, οι κατάλογοι, τα διαφημιστικά φυλλάδια και οι λίστες αλληλογραφίας. Τα έγγραφα που λαμβάνονται μέσω e-mail ή φαξ πρέπει επίσης να ταξινομούνται και να υποβάλλονται σε επεξεργασία.
- Προκαταρκτική εξέταση. Σε αυτό το στάδιο, ο υπεύθυνος καθορίζει τα πιο σημαντικά έγγραφα που πρέπει να διαβιβαστούν στον διαχειριστή. Κατά κανόνα, ο συνολικός όγκος τους είναι μόνο 20%. Τα υπόλοιπα χαρτιά αποστέλλονται σε αναπληρωτές, προϊσταμένους διαρθρωτικών τμημάτων ή απευθείας στους εκτελεστές. Αποστέλλονται την ημέρα παραλαβής τους. Καταρχήν εξετάζονται τηλεγραφήματα, επείγουσες επιστολές.
- Εγγραφή. Σε αυτό το στάδιο, στα έγγραφα εκχωρείται ένας μοναδικός αριθμός. Αναγράφεται στο ίδιο το επίσημο χαρτί, καθώς και σε ειδικό περιοδικό. Αυτή η διαδικασία είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση της ασφάλειας, της ευκολίας αναζήτησης και του ελέγχου της εκτέλεσης. Οποιοδήποτε έγγραφο μπορεί να καταχωρηθεί μόνο μία φορά. Όλη η τεκμηρίωση στη διαδικασία χωρίζεται σε διάφορες ομάδες, καθεμία από τις οποίες λαμβάνεται υπόψη ξεχωριστά:
- εσωτερικός;
- εισερχόμενος;
- εξερχόμενος;
- εμπιστευτικός;
- εμπορικός.
Οι κωδικοί που εκχωρούνται στους τίτλους έχουν ειδική δομή:
- για εσωτερικό και εμπορικό - σειριακό αριθμό σύμφωνα με το περιοδικό, για παράδειγμα, 01 ή 46.
- Οι εισερχόμενοι και εξερχόμενοι κωδικοί αποτελούνται από τον προσδιορισμό της μονάδας, της θήκης, του σειριακού αριθμού σύμφωνα με το ημερολόγιο, για παράδειγμα, 05-11/86.
- Έλεγχος επόπτη. Στο επόμενο στάδιο, τα έγγραφα αναλύονται από τη διοίκηση του οργανισμού, λαμβάνεται απόφαση για την εφαρμογή τους. Το αποτέλεσμα αντικατοπτρίζεται με τη μορφή ψηφίσματος. Αυτό το στήριγμα περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- επώνυμο και θέση του ερμηνευτή·
- προθεσμίες.
Αυτές οι πληροφορίες καταχωρούνται επίσης στο αρχείο καταγραφής εγγραφής.
- Οδηγία για την εκτέλεση. Σε αυτό το στάδιο, ο υπεύθυνος εκτελεί το έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, η πρόοδος της εργασίας εμφανίζεται στο αρχείο καταγραφής. Το αποτέλεσμα μεταφέρεται στον βοηθό γραμματέα για επαλήθευση μαζί με όλα τα έγγραφα βάσει των οποίων συντάχθηκε το έγγραφο. Αυτό το έργο υπογράφεται, καταχωρείται και στη συνέχεια υποβάλλεται για αποστολή.
- Έλεγχος εκτέλεσης. Σε αυτό το στάδιο ελέγχεται η τήρηση των προθεσμιών και αναλύονται τα αποτελέσματα της υλοποίησης. Υπάρχουν τρεις τύποι ελέγχου:
- τρέχουσα, ενώ ο γραμματέας ελέγχει καθημερινά το στάδιο της εργασίας για έγγραφα που λήγουν εκείνη την ημέρα.
- προληπτικά, συνίσταται στην ενημέρωση του εργολάβου 2-3 ημέρες πριν από την επικείμενη λήξη της περιόδου προετοιμασίας του έργου.
- τελική, παράλληλα, διενεργείται ανάλυση των εκκρεμών τίτλων, διευκρίνιση των λόγων καθυστερήσεων.
Μία φορά το μήνα, ένας υπάλληλος γραφείου κάνει μια λίστα με όλα τα έργα που εκκρεμούν.
- Βιβλιοδέτης. Αυτό το στάδιο είναι το τελευταίο. Το έγγραφο απάντησης και το έγγραφο που χρησιμεύει ως βάση για την κατάρτιση του έργου κατατίθενται στην υπόθεση. Η διαδικασία αυτή διενεργείται από τον γραμματέα-αναφορά. Οι υποθέσεις σχηματίζονται όχι μόνο από υπαλλήλους γραφείου. Τέτοιες δραστηριότητες μπορούν να ασκούν και υπάλληλοι διαρθρωτικών τμημάτων. Η ορθότητα της εγγραφής και της διεξαγωγής των υποθέσεων ελέγχεται από τον προϊστάμενο του γραφείου ή τον γραμματέα.
Έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες για παρόμοιο ζήτημα καταχωρούνται στο αρχείο. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο που δημιουργείται από λογισμικό είναι μια συλλογή πληροφοριών ψηφιακά επαληθευμένης ταυτότητας.Πρέπει να πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:
- δημιουργήθηκε, αποθηκεύτηκε και μεταδόθηκε χρησιμοποιώντας το λογισμικό·
- μπορεί να υποβληθεί σε έντυπη μορφή·
- περιέχει όλα τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά.
- έχει δομή που αντιστοιχεί σε έντυπα έγγραφα.
Η δυνατότητα διεξαγωγής εργασιών γραφείου σε ηλεκτρονική μορφή απλοποιεί σημαντικά το έργο του προσωπικού γραφείου. Ωστόσο, είναι αδύνατο να αποκλειστούν εντελώς έντυπα έγγραφα, καθώς η νομοθεσία απαιτεί τη διαθεσιμότητα πρωτοτύπων σε αυτή τη μορφή.
Για πληροφορίες σχετικά με το τι προσφέρει η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών σε μια επιχείρηση, δείτε το παρακάτω βίντεο:
Ξεκινώντας να μελετάτε το μάθημα, πρώτα απ 'όλα, θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τους κύριους επαγγελματικούς όρους και ορισμούς που συναντώνται συνεχώς κατά την εργασία με έγγραφα.
Η εργασία γραφείου είναι ένας κλάδος δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση της εργασίας με επίσημα έγγραφα.
Αρχικά, ο όρος εμφανίστηκε στον προφορικό λόγο (πιθανώς τον 17ο αιώνα) και σήμαινε τη διαδικασία επίλυσης (παραγωγής) μιας υπόθεσης: «να παράγει μια υπόθεση» - να λύσει ένα πρόβλημα. Κατά τη διάρκεια της απόφασης, κατέστη αναγκαίο να παγιωθεί το αποτέλεσμα, για παράδειγμα, μια συμφωνία που επιτεύχθηκε. Για αυτό, δημιουργήθηκαν έγγραφα από την αρχαιότητα, καθώς ο προφορικός λόγος είναι βραχύβιος, μπορεί να ξεχαστεί, να παραμορφωθεί κατά τη μετάδοση ή να μην γίνει κατανοητός. Ήδη τον XVI αιώνα. χρησιμοποιείται η λέξη μια επιχείρησηως συλλογή εγγράφων που σχετίζονται με κάθε υπόθεση, θέμα. Για πρώτη φορά σε αυτήν την έννοια, η λέξη "υπόθεση" καταγράφηκε σε έγγραφα το 1584.
Η σύγχρονη εργασία γραφείου περιλαμβάνει:
Εξασφάλιση έγκαιρης και σωστής δημιουργίας εγγράφων (τεκμηρίωση).
Οργάνωση εργασιών με έγγραφα (παραλαβή, μεταφορά, επεξεργασία, λογιστική, εγγραφή, έλεγχος, αποθήκευση, συστηματοποίηση, προετοιμασία εγγράφων για αρχειοθέτηση, καταστροφή).
Παράλληλα με τον όρο «εργασία γραφείου» τις τελευταίες δεκαετίες, ο όρος τεκμηρίωση διαχείρισης(ΕΛΑΦΙΝΑ). Η εμφάνισή του συνδέεται με την εισαγωγή συστημάτων υπολογιστών στη διαχείριση και την οργανωτική, λογισμικό και πληροφοριακή υποστήριξή τους με σκοπό την προσέγγιση της ορολογίας που χρησιμοποιείται στα προγράμματα υπολογιστών και στη βιβλιογραφία. Επί του παρόντος, οι όροι «γραφική εργασία» και «διαχείριση εγγράφων» είναι συνώνυμοι και χρησιμοποιούνται για να αναφέρονται στην ίδια δραστηριότητα. Και οι δύο όροι μπορούν να βρεθούν, για παράδειγμα, στους τίτλους των εγγράφων που ρυθμίζουν την οργάνωση των διαδικασιών τεκμηρίωσης: κρατικό σύστηματεκμηριωτική υποστήριξη της διαχείρισης» και «Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου στα υπουργεία και τις υπηρεσίες της Ρωσικής Ομοσπονδίας».
Τεκμηρίωση είναι η διαδικασία δημιουργίας και επεξεργασίας ενός εγγράφου.Το κρατικό πρότυπο ορίζει την τεκμηρίωση ως "καταγραφή πληροφοριών σε διάφορα μέσα σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες".
Η ανάγκη καταγραφής πληροφοριών εμφανίστηκε μεταξύ των ανθρώπων στην αρχαιότητα. «Έγγραφα» διαφόρων εποχών, δημιουργημένα σε πήλινες πλάκες, φλοιό σημύδας, πέτρινες στήλες κ.λπ., έχουν διασωθεί ως την εποχή μας. Οι μέθοδοι εφαρμογής πληροφοριών ήταν επίσης διαφορετικές: σχέδιο, γραφικά, γραφή. Επί του παρόντος, στη διοικητική πρακτική, χρησιμοποιούν κυρίως έγγραφα που δημιουργούνται με οποιαδήποτε μέθοδο γραφής - χειρόγραφη, δακτυλογραφημένη, τυπογραφική, υπολογιστής, καθώς και χρησιμοποιώντας γραφικά, σχέδιο, φωτογραφία, εγγραφή ήχου και βίντεο και σε ειδικό υλικό (χαρτί, φιλμ και φιλμ, μαγνητική ταινία, δίσκος, κ.λπ.). Ο επιστημονικός κλάδος - διαχείριση τεκμηρίωσης.
Οργάνωση της εργασίας με έγγραφα - αυτή είναι η παροχή της κίνησης εγγράφων στη συσκευή ελέγχου, η χρήση τους για σκοπούς αναφοράς και η αποθήκευση.Ο όρος ορίζεται από το κρατικό πρότυπο ως "οργάνωση κυκλοφορίας εγγράφων, αποθήκευση και χρήση εγγράφων στις τρέχουσες δραστηριότητες του ιδρύματος".
Διαχείρηση αρχείων τις τυπικές κλήσεις η κίνηση των εγγράφων σε έναν οργανισμό από τη στιγμή που δημιουργούνται ή λαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωσή τουςεκτέλεση ή αποστολή.Η τεχνολογία εργασίας με έγγραφα περιλαμβάνει:
Υποδοχή και πρωτογενής επεξεργασίαέγγραφα;
Η προκαταρκτική εξέταση και διανομή τους.
Καταχώρηση εγγράφων.
Έλεγχος εκτέλεσης εγγράφων.
Εργασία πληροφοριών και αναφοράς.
Εκτέλεση εγγράφων.
την αποστολή τους·
Συστηματοποίηση (σχηματισμός υποθέσεων) και τρέχουσα αποθήκευση εγγράφων.
Ας εξερευνήσουμε μερικές από αυτές τις έννοιες. Ετσι, εγγραφήπου σημαίνει καταγραφή διαπιστευτηρίων σχετικά με ένα έγγραφο στην προβλεπόμενη μορφή, επιβεβαίωση του γεγονότος της δημιουργίας του, αποστολής ή λήψης, έλεγχος της εκτέλεσης εγγράφων - ένα σύνολο ενεργειών που διασφαλίζουν την έγκαιρη εκτέλεσή τους, σχηματισμός υπόθεσης - ομαδοποίηση εκτελεσμένων εγγράφων σε υπόθεση σε σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων (συστηματοποιημένος κατάλογος ονομάτων υποθέσεων που κινήθηκαν στον οργανισμό, που υποδεικνύει τους όρους αποθήκευσής τους, καταρτισμένος με τον προβλεπόμενο τρόπο) και συστηματοποίηση εγγράφων εντός της υπόθεσης.
Οποιαδήποτε απόφαση διαχείρισης βασίζεται πάντα σε πληροφορίες σχετικά με το υπό εξέταση ζήτημα ή το διαχειριζόμενο αντικείμενο. Οι πληροφορίες είναι ταυτόσημες με τις έννοιες: «δεδομένα», «πληροφορίες», «δείκτες». Ο ακόλουθος όρος ορίζεται νομικά:
«Πληροφορίες – πληροφορίες για πρόσωπα, αντικείμενα, γεγονότα, γεγονότα, φαινόμενα και διαδικασίες, ανεξάρτητα από τη μορφή παρουσίασής τους».
Σε κάθε τομέα ανθρώπινης δραστηριότητας, οι πληροφορίες έχουν τις δικές τους ιδιαιτερότητες και ως εκ τούτου υποδιαιρούνται σε ιατρικές, επιστημονικές, τεχνικές, τεχνολογικές κ.λπ. πληροφορίες διαχείρισης που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση οποιουδήποτε αντικειμένου ή δομών. Μια σειρά από απαιτήσεις επιβάλλονται στις πληροφορίες διαχείρισης: πληρότητα, αποτελεσματικότητα, αξιοπιστία, ακρίβεια, στόχευση, προσβασιμότητα για ανθρώπινη αντίληψη.
Τα έγγραφα χρησιμοποιούνται σε διάφορους τομείς δραστηριότητας, κλάδους γνώσης, σφαίρες ζωής και αποτελούν αντικείμενο μελέτης πολλών επιστημονικών κλάδων. Επομένως, το περιεχόμενο της έννοιας «έγγραφο» είναι διφορούμενο και εξαρτάται από τον κλάδο και για ποιους σκοπούς χρησιμοποιείται. Έτσι, για τους δικηγόρους, ένα έγγραφο είναι πρωτίστως ένας τρόπος απόδειξης ή μαρτυρίας για κάτι, για έναν ιστορικό είναι μια ιστορική πηγή, ένα ντοκιμαντέρ της κυβερνητικής είναι φορέας πληροφοριών και οι ειδικοί της διαχείρισης το θεωρούν μέσο καθορισμού και μετάδοσης αποφάσεων διαχείρισης .
Ο ομοσπονδιακός νόμος "Περί Πληροφοριών, Πληροφορικής και Προστασίας Πληροφοριών" παρέχει τον ακόλουθο ορισμό της έννοιας του "έγγραφου":
Εγγραφο - το πληροφορίες που καταγράφονται σε φορέα υλικού με λεπτομέρειες που επιτρέπουν την αναγνώρισή του.Ο ίδιος ορισμός δίνεται στο κρατικό πρότυπο για τους όρους και τους ορισμούς "Εργασία γραφείου και αρχειοθέτηση". Για περισσότερα πλήρη χαρακτηριστικάη έννοια του "έγγραφου" θα πρέπει να αποκαλυφθεί και η έννοια του "προστατευτικού".
Κάθε έγγραφο αποτελείται από έναν αριθμό από τα συστατικά στοιχεία του, τα οποία ονομάζονται στοιχεία (όνομα, συγγραφέας, παραλήπτης, κείμενο, ημερομηνία, υπογραφή κ.λπ.). Το GOST καθορίζει τον ακόλουθο ορισμό:
Στήριγμα εγγράφων - υποχρεωτικό στοιχείο σχεδίασηςεπίσημο έγγραφο?
Διαφορετικά έγγραφα αποτελούνται από διαφορετικό σύνολο λεπτομερειών. Ο αριθμός των λεπτομερειών καθορίζεται από τους σκοπούς δημιουργίας του εγγράφου, τον σκοπό του, τις απαιτήσεις για το περιεχόμενο και τη μορφή αυτού του εγγράφου. Για πολλά έγγραφα, ο αριθμός των λεπτομερειών είναι αυστηρά περιορισμένος. Για ορισμένα έγγραφα, ο αριθμός και η σύνθεση των λεπτομερειών καθορίζονται με νομοθετικές και κανονιστικές πράξεις. Αλλά σε κάθε περίπτωση, όπως προκύπτει από τον ορισμό, οι πληροφορίες που καταγράφονται σε έναν φορέα υλικού πρέπει να επισημοποιούνται με την καταχώρηση των απαραίτητων λεπτομερειών. Μόνο τότε γίνεται έγγραφο.
Στη διαχείριση εγγράφων, ένα έγγραφο θεωρείται ως αποτέλεσμα της στερέωσης (εμφάνισης) γεγονότων, γεγονότων, φαινομένων αντικειμενικής πραγματικότητας και ανθρώπινης νοητικής δραστηριότητας με οποιονδήποτε βολικό τρόπο σε ειδικό υλικό.
Έγγραφα, έχοντας σταθεροποιήσει (εμφανίζονται) πληροφορίες, διασφαλίζουν έτσι τη διατήρηση και τη συσσώρευσή τους, τη δυνατότητα μεταφοράς τους σε άλλο άτομο, πολλαπλή χρήση, επαναλαμβανόμενη και επαναλαμβανόμενη επιστροφή σε αυτό εγκαίρως. Επηρεάζουν διάφορους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας και χωρίζονται σε κειμενικούς και γραφικούς, παραδοσιακούς (χειρόγραφους, δακτυλόγραφους) και μηχανικούς, επιστημονικούς, τεχνικούς, προσωπικούς και επίσημους κ.λπ.
Επίσημα έγγραφα - το έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί από νομικά ή φυσικά πρόσωπα, που έχουν εκτελεστεί και πιστοποιηθεί με τον προβλεπόμενο τρόπο.Μεταξύ αυτών, μια ειδική κατηγορία είναι διαχείρισης υπηρεσιών)έγγραφα που ορίζονται από το κρατικό πρότυπο ως επίσημα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στις τρέχουσες δραστηριότητες του οργανισμού.
Ως φορείς πληροφοριών, τα έγγραφα λειτουργούν ως αναπόσπαστο στοιχείο της εσωτερικής οργάνωσης οποιουδήποτε ιδρύματος, επιχείρησης, οποιασδήποτε εταιρείας, διασφαλίζοντας την αλληλεπίδραση των δομικών μερών τους και των μεμονωμένων εργαζομένων. Αποτελούν τη βάση για τη λήψη αποφάσεων διαχείρισης, χρησιμεύουν ως αποδεικτικά στοιχεία της εφαρμογής τους και ως πηγή για γενικεύσεις και αναλύσεις, καθώς και ως υλικό για εργασία αναφοράς και αναζήτησης. Στις δραστηριότητες διαχείρισης, το έγγραφο λειτουργεί τόσο ως αντικείμενο εργασίας όσο και ως αποτέλεσμα εργασίας.
Μία από τις κύριες πηγές ορολογίας εργασιών γραφείου είναι το GOST R 7.0.8-2013 "Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθηκονομία και εκδόσεις. Εργασία γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί".
Σύμφωνα με το GOST R 7.0.8-2013 υποστήριξη διαχείρισης τεκμηρίωσης (DOE)είναι μια δραστηριότητα που παρέχει σκόπιμα λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων.
Για να κατανοήσουμε το DOE ως διαδικασία, είναι καλύτερο να στραφούμε σε μια άλλη έννοια που εμφανίστηκε πολύ νωρίτερα:
δουλειά γραφείου- αυτή είναι μια δραστηριότητα που παρέχει τεκμηρίωση, ροή εργασιών, λειτουργική αποθήκευση και χρήση εγγράφων.
Όπως φαίνεται από τον ορισμό, για να διασφαλιστούν οι λειτουργίες της διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο να οργανωθούν οι κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες:
1) Τεκμηρίωση- καταγραφή πληροφοριών στα μέσα ενημέρωσης σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες.
2) Ροή εγγράφων- η κίνηση των εγγράφων στον οργανισμό από τη στιγμή που δημιουργούνται ή λαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης ή αποστολής.
3) Λειτουργική αποθήκευση εγγράφων- αποθήκευση εγγράφων σε δομική μονάδα μέχρι να μεταφερθούν στο αρχείο του οργανισμού ή να καταστραφούν.
4) Χρήση Εγγράφων- τη χρήση πληροφοριακών εγγράφων για πολιτιστικούς, επιστημονικούς, πολιτικούς, οικονομικούς σκοπούς και για τη διασφάλιση των νόμιμων δικαιωμάτων και συμφερόντων των πολιτών.
Η επιχείρηση πρέπει να καθιερώσει μια ενιαία διαδικασία για τη σύνταξη εγγράφων και τη συνεργασία με αυτά.
Οι κανόνες για την εργασία με έγγραφα σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό αποτελούν ένα σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.
Σύστημα DOWείναι ένα σύνολο αλληλένδετων στοιχείων που διασφαλίζουν τη διαδικασία της εργασίας γραφείου.
Στοιχεία του συστήματος DOW:
Ρυθμιστικό (κανονιστικό) περιβάλλον που καθορίζει τις αρχές εργασίας και τις μεθόδους επεξεργασίας εγγράφων μιας συγκεκριμένης επιχείρησης.
Το προσωπικό μιας συγκεκριμένης επιχείρησης (διαρθρωτικά τμήματα και υπάλληλοι που εκτελούν λειτουργίες διαχείρισης γραφείου).
Logistics (υλισμικό και λογισμικό).
Εξωτερικοί χρήστες - κρατικοί φορείς, τοπικές κυβερνήσεις ή νομικά ή φυσικά πρόσωπα που έχουν νόμιμη πρόσβαση σε έγγραφα προκειμένου να αποκτήσουν και να χρησιμοποιήσουν τις απαραίτητες πληροφορίες.
Οι επικεφαλής της επιχείρησης είναι προσωπικά υπεύθυνοι για το ταμείο εγγράφων της επιχείρησης και πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τις βασικές αρχές της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας στον τομέα της εργασίας γραφείου και της αρχειοθέτησης.
Στη δομή κάθε οργανισμού, δημιουργείται μια υπηρεσία τήρησης αρχείων ή διορίζεται ένας υπάλληλος στον οποίο ανατίθενται τα καθήκοντα της γενικής εργασίας γραφείου, καθώς και πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για τη διατήρηση της εργασίας γραφείου σε άλλα δομικά τμήματα.
Νομικό και ρυθμιστικό πλαίσιο για τεκμηρίωση υποστήριξης της διαχείρισης
Το κανονιστικό και μεθοδολογικό πλαίσιο ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος είναι ένα σύνολο νόμων, κανονιστικών νομικών πράξεων που ρυθμίζουν την τεχνολογία δημιουργίας, επεξεργασίας, αποθήκευσης και χρήσης εγγράφων στις δραστηριότητες ενός ιδρύματος.
Όλοι οι οργανισμοί πρέπει να προσδιορίζουν το ρυθμιστικό τους περιβάλλον και τις απαιτήσεις για την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων τους. Οι οργανωτικές πολιτικές και διαδικασίες θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη το ρυθμιστικό περιβάλλον. Τα κανονιστικά έγγραφα που αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες του οργανισμού πρέπει να περιέχουν κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία για τη συμμόρφωσή του με το ρυθμιστικό περιβάλλον.
Το ρυθμιστικό περιβάλλον περιλαμβάνει:
α) νόμοι και Κανονισμοίπου διέπει το εύρος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων γενικά και σε συγκεκριμένους κλάδους, συμπεριλαμβανομένων νόμων και κανονισμών που σχετίζονται άμεσα με έγγραφα, αρχεία, πρόσβαση, απόρρητο, αποδεικτικά στοιχεία, ηλεκτρονικό εμπόριο, προστασία δεδομένων, πληροφορίες·
β) πρότυπα που σχετίζονται με την πρακτική. γ) κανόνες συστατικού χαρακτήρα, που αντικατοπτρίζουν τις βέλτιστες πρακτικές.
δ) εθελοντικοί κώδικες δεοντολογίας και δεοντολογίας.
ε) αναγνωρίσιμες κοινωνικές προσδοκίες σχετικά με την αποδεκτή συμπεριφορά σε έναν συγκεκριμένο κλάδο ή οργανισμό.
Τα θέματα των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης ρυθμίζονται από κανονιστικές νομικές πράξεις:
1) Σύνταγμα Ρωσική Ομοσπονδία.
Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (μέρη 1, 2, 3, 4)
Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας
Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (μέρη 1, 2)
Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τα διοικητικά αδικήματα
Ποινικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας
3) Νόμοι:
Ομοσπονδιακός συνταγματικός νόμος της 25ης Δεκεμβρίου 2000 Αρ. 2-FKZ "Σχετικά με το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας"
Ομοσπονδιακός νόμος της 1ης Ιουνίου 2005 αριθ. 53-FZ «Για την κρατική γλώσσα της Ρωσικής Ομοσπονδίας»
Ομοσπονδιακός νόμος της 27ης Ιουλίου 2006 αριθ.
Ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 125-FZ της 22ας Οκτωβρίου 2004 «Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία»
Ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 59-FZ της 02.05.2006 "Σχετικά με τη διαδικασία εξέτασης προσφυγών από πολίτες της Ρωσικής Ομοσπονδίας"
Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 21ης Ιουλίου 1993 αριθ. 5485-1 "Περί κρατικών μυστικών"
Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Οκτωβρίου 1991 N 1807-1 "Για τις γλώσσες των λαών της Ρωσικής Ομοσπονδίας"
Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 23ης Σεπτεμβρίου 1992 αριθ. 3520-1 "Περί εμπορικών σημάτων, σημάτων υπηρεσιών και ονομασιών προέλευσης"
4) Κανονισμοί:
Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας "Σχετικά με τον εξορθολογισμό της κατασκευής, χρήσης, αποθήκευσης και καταστροφής σφραγίδων και εντύπων με την αναπαραγωγή του κρατικού εμβλήματος της Ρωσικής Ομοσπονδίας" της 27ης Δεκεμβρίου 1995 αριθ. 1268
Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 15ης Απριλίου 2005 αριθ. 221 "σχετικά με την έγκριση των κανόνων για την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών"
Διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας "Σχετικά με τα βιβλία εργασίας" της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225
Διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10ης Οκτωβρίου 2003 αριθ. 69 «Σχετικά με την έγκριση των οδηγιών για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασίας»
Διάταγμα της Κρατικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τη Στατιστική, της 5ης Ιανουαρίου 2004, αριθ.
5) Πρότυπα:
GOST R ISO 15489-1-2007 Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθηκονομία και εκδόσεις. Διαχείρηση αρχείων. Γενικές Προϋποθέσεις.
GOST R 7.0.8-2013 Εθνικό πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Σύστημα προτύπων πληροφόρησης, βιβλιοθηκονομίας και εκδόσεων. Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Οροι και ορισμοί.
GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης
6) Πανρωσικοί ταξινομητές:
Παν-ρωσικός ταξινομητής τεκμηρίωσης διαχείρισης (OKUD). ΟΚ 011-93
Πανρωσικός ταξινομητής επιχειρήσεων και οργανισμών (OKPO)
7) Κανόνες, οδηγίες για εργασίες γραφείου:
Κρατικό σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση. Βασικές διατάξεις. Γενικές απαιτήσεις για υπηρεσίες υποστήριξης εγγράφων και τεκμηρίωσης.
Ο κατάλογος των τυπικών διαχειριστικών αρχειακών εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης, που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25.08.2010 N 558
Βασικοί κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών (εγκρίθηκε με απόφαση του Συλλόγου των Ομοσπονδιακών Αρχείων της 6ης Φεβρουαρίου 2002)
Κανόνες για τη γραφειοκρατία σε ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα (εγκεκριμένα με διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 15ης Ιουνίου 2009 N 477)
Κανονισμοί σχετικά με τα έγγραφα και τη ροή εργασιών στη λογιστική (εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών της ΕΣΣΔ στις 29 Ιουλίου 1983 N 105)
Οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης. Οδηγίες για την εφαρμογή του GOST R 6.30-2003 (εγκεκριμένο από Rosarkhiv)
8) Τοπικά κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα επιχειρήσεων:
Χάρτης, κανονισμοί (σχετικά με την οργάνωση, διαρθρωτικά τμήματα, συλλογικά όργανα), περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων.
Πρότυπα, κανονισμοί, οδηγίες για εργασίες γραφείου μιας συγκεκριμένης επιχείρησης.
Κάρτες αναφοράς, άλμπουμ, έντυπα εγγράφων της επιχείρησης.
Παραγγελίες και άλλοι τοπικοί κανονισμοί της επιχείρησης.
