3 penambahbaikan pengurusan masa dalam aktiviti pekerja. Pengurusan masa korporat. program latihan dua hari "Pengurusan masa: kaedah fleksibel" diadakan, disesuaikan dengan spesifik aktiviti syarikat

Kelajuan hidup kebanyakan orang moden hampir tidak boleh dipanggil diukur atau tenang. Ini adalah kekurangan masa dan kerja kecemasan yang berterusan, penginapan tetap dalam keadaan yang tidak jelas kerja apa yang perlu diambil sekarang. Semua ini memberi kesan negatif bukan sahaja kepada keadaan emosi, tetapi juga produktiviti peribadi. Hanya pengurusan masa akan membantu menyelesaikan masalah sedemikian dan mengatur masa sedemikian rupa sehingga menjadi mungkin untuk menjalani kehidupan yang penuh, dan tidak terhad kepada kerja-kerja yang kekal.

Menurut ahli psikologi, walaupun dengan "kekurangan masa yang besar", ada jalan keluar.

Alat pengurusan masa sedia ada membantu untuk memahami: perkara utama ialah mempunyai keinginan sekurang-kurangnya sedikit dan mempertimbangkan semula sikap anda terhadap masa peribadi. Ramai boleh jadi contoh yang bila penggunaan yang betul pengurusan masa memberikan keputusan yang cemerlang. Lagipun, setiap daripada mereka tahu bagaimana bukan sahaja untuk membuat banyak rancangan, tetapi juga untuk menguruskan untuk melakukan banyak perkara.

Faedah Permohonan

Kemahiran penggunaan masa yang rasional memberikan seseorang dengan banyak kelebihan yang berbeza dan boleh berguna dalam hampir semua bidang aktiviti. Bagi remaja dan pelajar sekolah, mengetahui undang-undang organisasi masa dan menggunakannya membantu mereka belajar cara hidup sedemikian rupa sehingga mereka mempunyai masa yang cukup bukan sahaja untuk belajar, tetapi juga untuk berehat dan berkomunikasi dengan rakan-rakan. Bagi orang dewasa, asas penggunaan pengurusan masa akan membantu dalam kerja, kreativiti, hubungan keluarga, perniagaan dan bidang lain.

Apakah faedah khusus yang diperoleh seseorang apabila menggunakan sistem ini:

dia berjaya mencapai lebih banyak matlamat;
dia berjaya dalam semua bidang aktiviti;
dia mencapai matlamatnya lebih cepat daripada mereka yang tidak tahu apa itu pengurusan masa dan tidak menggunakannya;
dalam tempoh yang singkat boleh melaksanakan banyak tugas yang berbeza;
seseorang mempunyai lebih banyak masa untuk memperbaiki diri, beriadah, hobi dan bersama orang tersayang;
dia tidak mengalami keletihan yang berterusan, kurang terdedah kepada tekanan;
dia sentiasa mempunyai rancangan tindakan yang jelas;
memiliki kebebasan dalaman dan keupayaan untuk mengawal hidupnya.

Peranan motivasi dalam keupayaan untuk mengatur masa anda

Sebelum meneruskan secara langsung untuk mengetahui apakah pengurusan masa, adalah perlu untuk menangani punca utama kekurangan masa. Sebab pertama dan mungkin sebab utama ialah keengganan untuk melaksanakan tugas tertentu. Penyebab kedua ialah kurangnya minat dalam kes itu, dan yang ketiga ialah ketidakteraturan. Sebab keempat kekurangan masa adalah persediaan yang terlalu lama untuk sebarang tugas.

Pengurusan masa adalah teknologi untuk mengatur masa dan meningkatkan kecekapan penggunaannya.

Sebagai contoh, jika anda tidak mahu melakukan sesuatu kerja, anda harus mencari kelebihannya. Mungkin ia boleh menyumbang kepada kenaikan gaji, kenaikan pangkat, memberi rasa kepuasan daripada kerja yang dilakukan dengan baik, atau mendahului percutian yang hebat.

Sebagai salah satu alat pengurusan masa yang paling berkesan, ia juga harus digunakan untuk kerja rumah. Lagipun, jika tidak dipenuhi, musnahlah suasana keselesaan luaran dan dalaman dalam keluarga. Manakala perjuangan menentang huru-hara akan membantu menghilangkan kekacauan dalaman dan mengarahkan tenaga ke arah yang betul.

Analisis Masa

Setelah memutuskan motivasi, anda tidak seharusnya tergesa-gesa untuk menyelesaikan masalah anda. Memandangkan pengurusan masa yang berkesan adalah berdasarkan kawalan masa dan mengurangkan kos yang tidak produktif, adalah perlu untuk bermula dengan analisis struktur semasa hari itu. Untuk setiap kes, anda perlu membetulkan parameter utama: masa mula dan tamat, penerangan ringkas, kecekapan atau detik yang menghalang tugas daripada selesai. Adalah lebih baik untuk melakukan ini dalam bentuk jadual.

Sudah tentu, anda boleh membetulkan mata lain. Contohnya, sertakan lajur yang memisahkan tugas kepada peribadi dan kerja, atau nyatakan semua rehat asap dan rehat minum teh, gangguan untuk menyemak kemas kini pada rangkaian sosial atau membaca surat daripada e-mel. Pada masa hadapan, apabila menggunakan pengurusan masa, ini akan membantu anda memikirkan tugasan yang harus ditinggalkan untuk mempunyai masa untuk menyelesaikan tugas utama dan cara mengagihkan tugas pada siang hari.

Cuba hapuskan "pembazir masa" dari hidup anda

Seberapa berkesan pengurusan masa boleh diukur dengan melihat berapa banyak masa yang banyak orang membunuh dan mencuri daripada diri mereka sendiri. Malangnya, menghabiskan masa berjam-jam menyemak e-mel, rangkaian sosial, atau bermain permainan komputer untuk orang dewasa dan remaja sebahagian besarnya dianggap sebagai perkara biasa.

Setelah memutuskan untuk melakukan sesuatu yang benar-benar berguna, anda perlu berehat seketika dari aktiviti sedemikian dan menumpukan perhatian untuk menyelesaikan tugas itu. Jika setiap hari pada masa yang sama, gunakan asas pengurusan masa dan buat perkara penting, selepas beberapa bulan ia akan membentuk satu tabiat.

Ia juga berguna untuk menyimpan diari dan menulis di dalamnya semua aktiviti yang hanya memakan masa.

Keupayaan untuk mengatakan "tidak" juga akan menjimatkan banyak masa. Tanpa ini, adalah mustahil untuk membayangkan pengurusan masa, kerana sukar untuk belajar mengatur masa anda sendiri jika anda membazirkannya tanpa tujuan pada tugas yang tidak perlu. Kadangkala patut dijawab dengan tegas "tidak" kepada orang tertentu yang hanya tahu mengadu, dan juga cuba melakukan segala-galanya supaya orang lain melakukan tugas mereka.

Penapisan maklumat

Apabila mengkaji alat pengurusan masa, adalah mustahil untuk tidak memikirkan keupayaan untuk menapis pelbagai data. Ramai orang mempunyai tabiat untuk mengisi kepala mereka dengan banyak maklumat yang tidak berguna. Sebagai contoh, sebelum membeli sebarang peralatan rumah atau pakaian, mereka mengkaji ciri-ciri mereka selama beberapa hari di pelbagai tapak.

Di satu pihak, maklumat sedemikian kelihatan berguna, tetapi ia akan menjadi pengurusan masa yang berkesan hanya jika anda tidak membaca segala-galanya secara berturut-turut, tetapi dapat menumpukan perhatian pada ciri-ciri yang paling penting dan perlu. Belajar untuk menyelak maklumat dan ingat hanya perkara yang benar-benar berguna. Tidak perlu membuang masa yang berharga dan melebihkan otak dengan banyak maklumat yang tidak perlu!

Perancangan adalah kunci kejayaan

Pengurusan masa yang berkesan ialah perancangan, yang memungkinkan untuk meningkatkan produktiviti anda sebanyak 25%.

Jika tidak direkodkan, ia tidak wujud. Senarai tugas dalam kes ini ialah peta yang tidak akan membiarkan anda sesat untuk mencapai matlamat ini.

Pelbagai pembantu akan membantu untuk memudahkan tugas. Sebagai contoh, anda boleh menggantung papan di bahagian bilik yang kelihatan dan membahagikannya kepada separuh. Asas pengurusan masa dalam kes ini boleh digunakan seperti berikut: separuh mengandungi semua idea yang ingin anda selesaikan dalam masa terdekat.

Separuh masa kedua harus dibahagikan kepada tiga lajur: apa yang dirancang, apa tugas yang sedang dijalankan, dan apa yang telah diselesaikan. Setiap minggu, tugasan daripada separuh pertama papan boleh dialihkan ke lajur Berjadual. Jika anda mengikut peraturan yang memerlukan pengurusan masa, pada hujung minggu semuanya akan berada dalam lajur "Selesai".

Anda juga boleh menggunakan diari atau perancangan. Atau isi kalendar padat untuk menetapkan rancangan untuk minggu dan bulan akan datang. Mungkin terdapat tugasan yang paling mudah ditulis dalam bentuk jadual.

Memilih Kaedah Perancangan

Hari ini terdapat banyak kaedah perancangan. Yang paling popular termasuk:

Kaedah "ABV" (anda juga boleh menggunakan "ABC"). Intinya adalah untuk meletakkan surat di sebelah setiap tugas dari senarai, menunjukkan keutamaan pelaksanaan. Apabila merangka pelan mengikut pengurusan masa, perkara yang paling penting ditunjukkan oleh huruf "A". Sehingga ia selesai, tugasan bertanda "B" tidak boleh dimulakan.
Timekeeping adalah kaedah yang dijalankan dengan mengukur dan menetapkan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan matlamat tertentu. Apakah pengurusan masa apabila menggunakan masa? Ini adalah perkembangan rasa masa dan kecekapan kerja. Untuk mengetahui perkara ini, anda perlu merekodkan semua tindakan anda dalam masa 2-3 minggu dengan ketepatan 5 minit. Ini akan membantu untuk mengenal pasti apa yang dipanggil "masa tenggelam" dan mencari rizab untuk melaksanakan tugas penting.
Antara alat pengurusan masa terbaik di dunia untuk membantu dengan perancangan, perlu diperhatikan teknik SMART. Singkatan ini terdiri daripada huruf pertama perkataan yang mencirikan matlamat. Ia hendaklah: khusus, boleh diukur, boleh dicapai, sepadan dengan objektif lain dan mempunyai jangka masa yang jelas.

Tidak tahu bagaimana untuk berbuat lebih banyak - setiap pagi "makan katak"

Dalam rangka kerja yang ditawarkan oleh pengurusan masa, teknik ini agak mudah dan berkesan. Intipatinya terletak pada fakta bahawa pada waktu pagi (sebaik-baiknya pada waktu pagi), melakukan perkara yang perlu, tetapi tidak begitu menyenangkan. Kelas sebegini kebanyakannya ditangguhkan dan selalunya tidak dilaksanakan langsung. Tidak mungkin pengurusan masa yang berkesan melibatkan pelaburan masa yang sangat besar untuk pelaksanaan matlamat tersebut. Di samping itu, perkara yang tidak menyenangkan cenderung terkumpul. Dalam kes ini, pelaksanaannya boleh berbulan-bulan dan bertahun-tahun.

Dalam peranan katak, pengurusan masa paling kerap menentukan kes yang anda tidak tahu bagaimana untuk mendekati. Ia juga boleh menjadi tugas yang beberapa keadaan ideal dijangkakan. Jika tugasan sedemikian dilakukan secara bergilir-gilir setiap pagi, dari masa ke masa, bilangan tugasan yang belum selesai akan diminimumkan. Tujuan teknologi ini dalam pengurusan masa adalah untuk membangunkan tabiat berguna untuk memberi tumpuan kepada hal ehwal semasa dan melakukannya dengan lebih cepat.

Jika matlamat besar, ia boleh dibahagikan

Ramai yang berputus asa apabila mereka perlu memikul tugas global, seperti projek yang kompleks. Apakah alat pengurusan masa yang boleh digunakan dalam keadaan sedemikian? Pertama sekali, adalah perlu untuk membahagikan tugas utama kepada beberapa tugas tambahan dan melaksanakan setiap daripada mereka secara berasingan. Ini akan membantu bukan sahaja pelaksanaan projek yang lebih pantas, tetapi juga pemahaman yang lebih baik mengenainya.

Dalam kalangan mereka yang terlibat dalam pengurusan masa, ramai yang memudahkan tugasan ini dengan melukis sejenis pokok. Tugas utama bertindak sebagai batangnya, dan subtugas adalah cabang. Anda perlu bercabang sehingga keseluruhan proses mencapai matlamat menjadi jelas dan sangat mudah.

Ada masa untuk bekerja, ada masa untuk berehat

Menggunakan pengurusan masa dalam hidup anda, kita tidak boleh lupa bahawa setiap orang mempunyai jam biologi sendiri. Mereka mempengaruhi tempoh hari yang akan menjadi puncak aktiviti yang paling besar. Sebagai contoh, jika waktu ini dari 6.00 hingga 10.00, adalah untuk waktu ini anda harus merancang perkara dan tugas yang paling penting.

Berpandukan prinsip pengurusan masa dalam kes ini, anda boleh menguruskan untuk menyelesaikan bilangan maksimum tugas. Oleh kerana pada masa lain tindak balas akan menjadi lebih perlahan, dan prestasi akan berkurangan.

Berdasarkan pemerhatian jam biologi anda, ia juga bernilai memperuntukkan masa untuk berehat. Ia tidak boleh diabaikan bahawa ini sebahagian besarnya menentukan keberkesanan pengurusan masa. Semasa rehat, sumber badan dipulihkan, dan ia dapat mengatasi matlamat yang ditetapkan dengan lebih baik dan lebih pantas. Jika seseorang jatuh kerana keletihan, kualiti kerja tidak mungkin baik.

Sentiasa tinggalkan masa

Pertama sekali, perlu diingat bahawa pengurusan masa harus menjadikan hidup lebih mudah dan mengajar anda cara menggunakan masa untuk digunakan dengan baik. Walau bagaimanapun, ini bukan sebab untuk membuat jadual yang sibuk sehinggakan tidak ada satu minit pun percuma di dalamnya. Setiap hari anda perlu meninggalkan margin masa tertentu. Lagipun, tidak kira betapa bijaknya pengurusan masa, adalah sukar untuk menentukan dengan tepat masa yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas.

Oleh itu, untuk tidak panik tentang hakikat bahawa sudah perlu untuk memulakan tugas seterusnya, lebih baik untuk merancang sedikit lebih awal. Walaupun anda melakukannya tepat pada masanya, masa yang tinggal boleh digunakan untuk menyelesaikan isu yang kurang penting atau untuk berehat.

"Tugas pengurusan pada abad ke-21 adalah untuk mempelajari cara mengurus keberkesanan kerja pengurusan dan kreatif."

P. Drucker

Beberapa angka menunjukkan betapa relevannya masalah meningkatkan produktiviti buruh dan memotivasikan pekerja secara berkesan untuk syarikat Rusia:

produktiviti buruh mereka yang bekerja dalam ekonomi Rusia berkembang secara purata sebanyak 6.5% setahun, iaitu, lebih perlahan daripada pertumbuhan KDNK;

pada tahun 2008, gaji benar meningkat sebanyak 5.9% berbanding tahun sebelumnya, dan pada tahun 2009, menurut ramalan Kementerian Pembangunan Ekonomi, pertumbuhannya berhubung dengan 2008 akan menjadi 3.6%;

nisbah jumlah gaji nominal penduduk yang bekerja dalam ekonomi kepada jumlah KDNK pada tahun 2006 ialah 33.3%.

Nombor-nombor ini bermaksud yang berikut:

pertumbuhan dalam kos modal insan jauh mengatasi peningkatan dalam produk itu sendiri;

dinamik positif harga modal insan tidak disertai dengan peningkatan yang sepadan dalam pulangan ke atas penggunaannya;

harga relatif buruh di Rusia, dengan mengambil kira potensi domestik, sudah tinggi.

Masih belum jelas sama ada krisis akan dapat mempengaruhi keadaan ini, dan dengan cara bagaimana. Tetapi agak jelas bahawa dalam krisis, syarikat berhadapan dengan tugas untuk menyelesaikan tugas yang lebih kompleks dan selalunya bukan standard untuk meningkatkan kecekapan pengeluaran, jualan, pemasaran, serta tugas meningkatkan kesetiaan kakitangan yang tinggal. , yang boleh diselesaikan, termasuk dengan menggunakan kaedah motivasi dan pengurusan masa yang cekap.

Keperluan untuk pelaksanaan pengurusan masa korporat adalah disebabkan oleh faktor-faktor berikut:

1. Kadar perubahan yang semakin meningkat dalam persekitaran ekonomi memerlukan pemindahan kuasa yang lebih besar kepada pekerja organisasi, penerimaan segera keputusan bebas oleh mereka dan organisasi bebas dan perancangan kerja mereka.

2. Bahagian aset tidak ketara dalam nilai organisasi semakin meningkat; prestasi pengurus dan pakar atasan utama menjadi faktor utama kejayaan peningkatan bilangan syarikat. Pada masa yang sama, kawalan luaran ke atas aktiviti pekerja, yang bersifat kreatif, adalah amat sukar, tetapi perkaitan organisasi bebas kerja mereka oleh pekerja sedemikian meningkat.

3. Bagi organisasi menjadi norma, bukan pengecualian yang jarang berlaku, perubahan ketara berterusan dalam aktiviti - pembangunan produk baru, memasuki pasaran baru, pengenalan alat baru dan sistem pengurusan. Bagi pengurus atasan dan pakar organisasi, masing-masing, menjadi kebiasaan untuk sentiasa meningkatkan bilangan dan jumlah tugas yang perlu diselesaikan, keperluan untuk sentiasa mencari rizab masa untuk pelaksanaan projek yang membolehkan organisasi terus berkembang.

Sebagai peraturan, penggunaan atau tidak penggunaan teknologi pengurusan masa ditinggalkan oleh pengurusan organisasi mengikut budi bicara pekerja. Oleh itu, dalam pengurusan saintifik, isu pengurusan diri dan organisasi buruh secara peribadi agak jarang disentuh. Klasik pengurusan saintifik, contohnya, F.W. Taylor, buat pertama kalinya membangkitkan persoalan pengenalan teknologi terpusat untuk organisasi kerja peribadi, sambil mempertimbangkan terutamanya tenaga kerja fizikal.

Pada 20-an abad XX. Pengarah Institut Buruh Pusat A.K. Gastev menentang pendekatan mekanistik dalam pengenalan sedemikian "dari atas" dengan idea "bacillus buruh organisasi", yang menggalakkan pekerja organisasi untuk memperbaiki proses kerja secara bebas. Pengerusi Liga Vremya, P. M. Kerzhentsev, mengalihkan tumpuan dari organisasi buruh ke masa, mula menganggapnya sebagai salah satu sumber terpenting organisasi dan pekerja.

Akhirnya, teori klasik pengurusan Barat P. Drucker, menarik perhatian kepada kerumitan mengurus kerja kreatif dan pengurusan "dari atas" tanpa melibatkan inisiatif bebas pekerja, menetapkan tugas untuk meningkatkan kecekapan kerja pengurusan dan kreatif sebagai tugas utama. untuk pengurusan pada abad ke-21.

Oleh itu, dalam sejarah isu pengurusan masa pekerja organisasi, dua cabang penyelidikan utama boleh dibezakan: pengurusan masa klasik dan bidang pengurusan am, satu cara atau yang lain mempengaruhi isu organisasi kerja peribadi. Cawangan-cawangan ini bertumpu dalam perjalanan pembangunan, yang menjadikannya wajar untuk menimbulkan persoalan membangunkan kaedah untuk membenamkan pengurusan masa dalam pengurusan korporat.

Pengurusan masa korporat ialah satu set teknologi untuk "membenamkan" kaedah pengurusan masa ke dalam sistem pengurusan organisasi.

Oleh itu, jika pengurusan korporat adalah laluan "atas ke bawah", daripada membina sistem kepada keberkesanan elemennya, khususnya, penggunaan berkesan masa pekerja, maka pengurusan masa peribadi adalah laluan "bawah ke atas", dari keberkesanan peribadi pekerja untuk meningkatkan kecekapan.jabatan atau organisasi.

ANALISIS STANDARD KORPORAT UNTUK PENGURUSAN MASA DI SBERBANK RUSIA

Pengurusan masa korporat membolehkan anda menjadikan pengurusan masa peribadi pekerja sebagai alat untuk meningkatkan kecekapan korporat.

Pengurusan masa korporat menggabungkan dua pendekatan - pengurusan masa peribadi dan organisasi kerja korporat. Tugas memperkenalkan pengurusan masa dalam kes ini adalah jawapan kepada soalan: "Bagaimana untuk meningkatkan kebolehurusan syarikat dan pekerja, tanpa kehilangan faedah yang memberikan kebebasan dan inisiatif orang?"

Konsep pengurusan masa korporat

"Tugas pengurusan pada abad ke-21 adalah untuk belajar bagaimana menguruskan keberkesanan kerja pengurusan dan kreatif "(P. Drucker Arkhangelsky G.A. Organisasi masa: dari keberkesanan peribadi kepada pembangunan syarikat / G.A. Arkhangelsk. - ed ke-2. - St. Petersburg: Peter, 2005. - 442 p. )

Buat pertama kalinya, topik pengurusan masa korporat dinyatakan dalam monograf oleh G.A. Arkhangelsky "Organisasi masa: dari kecekapan peribadi kepada pembangunan syarikat" pada tahun 2003. Sejak itu, idea pelaksanaan korporat terpusat bagi teknologi pengurusan masa telah menjadi keperluan yang diiktiraf untuk peningkatan bilangan syarikat dan organisasi.

Pengurusan masa pada asalnya dibangunkan sebagai disiplin praktikal yang lebih banyak dibangunkan oleh perunding pengurusan daripada ahli akademik. Sebilangan pakar pengurusan domestik dan Barat telah membangunkan teknologi perancangan praktikal, menawarkannya kepada pengurus yang berlatih dalam bentuk buku dan kursus latihan. Sebagai peraturan, penggunaan atau tidak penggunaan teknologi pengurusan masa ditinggalkan oleh pengurusan organisasi mengikut budi bicara pekerja. Oleh itu, dalam pengurusan saintifik, isu pengurusan diri dan organisasi buruh secara peribadi agak jarang disentuh. Klasik pengurusan saintifik, contohnya, F.W. Taylor, mula-mula menimbulkan persoalan tentang berpusat pengenalan teknologi untuk organisasi buruh peribadi, sambil mempertimbangkan terutamanya buruh fizikal. Pada 20-an abad XX. Pengarah Institut Buruh Pusat A.K. Gastev membezakan pendekatan mekanistik dalam pengenalan sedemikian "dari atas" dengan idea "bacillus buruh organisasi", yang menggalakkan pekerja organisasi untuk memperbaiki proses kerja secara bebas. Pengerusi Liga "Masa" P.M. Kerzhentsev mengalihkan tumpuan daripada organisasi buruh ke masa, mula menganggapnya sebagai salah satu sumber terpenting organisasi dan pekerja.

Akhir sekali, klasik teori pengurusan Barat P. Drucker, menarik perhatian kepada kerumitan mengurus kerja kreatif dan pengurusan "dari atas" tanpa melibatkan inisiatif bebas pekerja, menetapkan tugas meningkatkan kecekapan kerja pengurusan dan kreatif sebagai tugas utama. untuk pengurusan pada abad ke-21.

Oleh itu, dalam sejarah isu pengurusan masa pekerja organisasi, dua cabang penyelidikan utama boleh dibezakan: pengurusan masa klasik dan bidang pengurusan am, satu atau lain cara yang mempengaruhi isu organisasi kerja peribadi. Cawangan-cawangan ini bertumpu dalam perjalanan pembangunan, yang menjadikannya wajar untuk menimbulkan persoalan membangunkan kaedah untuk membenamkan pengurusan masa dalam pengurusan korporat.

Pengurusan masa korporat- satu set teknologi untuk "membenamkan" kaedah pengurusan masa ke dalam sistem pengurusan organisasi.

Oleh itu, jika pengurusan korporat adalah laluan "atas ke bawah", daripada membina sistem kepada keberkesanan elemennya, khususnya, penggunaan masa pekerja yang berkesan, maka pengurusan masa peribadi adalah laluan "bottom-up", dari peribadi keberkesanan pekerja kepada peningkatan kecekapan.jabatan atau organisasi.

Pengurusan masa dalam erti kata klasik merangkumi keseluruhan set teknologi perancangan yang digunakan oleh pekerja sesebuah organisasi. atas diri sendiri untuk meningkatkan kecekapan penggunaan masa bekerja. Pada masa yang sama, penggunaan pengurusan masa tidak wajib. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, semakin banyak organisasi telah menyedari keperluan untuk pelaksanaan korporat berpusat bagi teknologi pengurusan masa.

Vlasova Daria Alexandrovna

Pelajar tahun 5, Jabatan Ekonomi, Organisasi dan Pengurusan Pengeluaran, TSOGU, Tyumen

E- mel: vlasova- darya@ mel. en

Simarova Irina Sergeevna

penasihat saintifik, pembantu jabatan ekonomi, organisasi dan pengurusan pengeluaran, TSOGU, Tyumen

Bagaimana untuk meningkatkan kecekapan kakitangan apabila alat motivasi material tidak lagi berkesan? Bagaimana untuk mendapatkan faedah maksimum untuk Syarikat daripada masa bergaji seseorang pekerja? Ini adalah salah satu tugas terpenting yang dihadapi setiap syarikat. Penyelesaian kepada masalah ini ialah pengenalan sistem pengurusan masa korporat.

Pengurusan masa (TM) ialah teknologi untuk mengatur masa dan meningkatkan kecekapan penggunaannya.

Teknologi pengurusan masa peribadi pada asalnya dibangunkan untuk kegunaan percuma oleh orang yang menumpukan pada keberkesanan peribadi, tetapi dari masa ke masa, alat TM telah membuktikan keberkesanannya dalam budaya korporat.

Alat pengurusan masa peribadi termasuk:

1. Masa - kaedah mengkaji kos masa dengan menetapkan dan mengukur tempoh tindakan yang dilakukan. Masa membolehkan anda menjalankan "audit" dan "inventori" masa, untuk mengenal pasti "pembazir masa".

2. Gajah - ini adalah tugas besar dan berskala besar yang perlu dilakukan dalam bahagian (secara kiasan, "makan gajah dalam kepingan-stik").

3. Katak - ini adalah perkara kecil dan tidak menyenangkan yang perlu dilakukan secepat mungkin.

4. Keju Swiss - prinsip mengikut mana ia perlu untuk memulakan projek tidak teratur, tetapi dari tempat yang paling mudah dan paling mudah difahami.

Proses memperkenalkan TM ke dalam budaya korporat boleh dilakukan dalam dua cara.

Cara pertama ialah pelaksanaan "di luar", i.e. penglibatan syarikat perunding khusus yang akan menganalisis aliran kerja, menyediakan latihan dan menawarkan penyelesaian siap sedia. Kos untuk syarikat dengan kira-kira 100 pekerja akan berjumlah 3-4 juta rubel. Mengendalikan latihan mengenai pengurusan masa memberikan anjakan ketara dalam pemahaman keseluruhan masalah, memberikan dorongan kepada pembangunan budaya korporat yang berkesan. Tetapi adalah jelas bahawa latihan TM, tidak terpencil, tetapi termasuk dalam sistem latihan korporat tertentu, adalah lebih berkesan. Mari kita bandingkan latihan korporat dalam pengurusan masa dengan melawat kelab kecergasan. Tidak dinafikan, walaupun satu senaman adalah baik untuk kesihatan dan untuk mengekalkan kecergasan fizikal. Tetapi untuk mencapai hasil yang tinggi, anda memerlukan program latihan yang sistematik, dibangunkan secara individu, dengan mengambil kira ciri-ciri badan; memerlukan jurulatih peribadi perlu ada jadual latihan yang tegar yang mendorong anda untuk melawat kelab kecergasan dengan kerap.

Kaedah kedua melibatkan pengenalan TM "dari dalam" Syarikat dan terdiri daripada beberapa langkah.

1. Adalah perlu untuk memperkenalkan apa yang dipanggil TM-bacillus - (mengikut definisi Gleb Arkhangelsky, pakar dalam bidang pengurusan masa, Ketua Pengarah syarikat Organisasi Masa, pengarang buku mengenai pengurusan masa) - ini adalah satu set idea dan sikap yang rasional dan emosi mengenai masa dan kecekapan , "dilemparkan" ke dalam organisasi, "dicantumkan" ke dalam budaya korporat dan mewujudkan di dalamnya analog apa yang dipanggil "pemikiran berorientasikan kecekapan" dalam kerja peribadi, i.e. keinginan untuk kecekapan, "dijahit" ke dalam pemikiran orang ramai, dan bukan hanya ditetapkan dalam prosedur formal.

Mekanisme tindakan bacillus TM adalah penciptaan minat awal dalam pengurusan rasional masa peribadi (tidak boleh diganti dan sangat terhad), yang membawa kepada pemahaman orang ramai tentang keperluan untuk mengoptimumkan prosedur korporat dan skim aktiviti, serta untuk bebas. kerja orang ke arah ini, tanpa tekanan "dari atas". Istilah "TM-bacillus" kembali kepada "bacillus buruh organisasi" dari organisasi buruh klasik Rusia A.K. Gastev, bergabung dengan konsepnya "penetapan buruh", keinginan untuk membangun dan memperbaiki aktiviti yang perlu ditanamkan. dalam pekerja, di samping mengajar pelaksanaan tepat standard ( "kad arahan"). Untuk melaksanakan langkah ini, dua jurulatih dalaman dalam Syarikat diperlukan yang dilatih dalam kursus TM (kos 60-80 ribu rubel), yang akan menunjukkan keberkesanan alat melalui contoh peribadi dan akan mengajar alat ini kepada rakan sekerja mereka. Jurulatih hendaklah daripada peringkat hierarki yang berbeza untuk meningkatkan keberkesanan latihan pekerja.

2. Pada langkah "Terminologi", istilah bertulis atau lisan diperkenalkan. Contohnya, "tugas mendesak" boleh mempunyai beberapa makna: mempunyai tarikh tertentu, mendesak atau hampir tertunggak ("diperlukan oleh semalam"). Selalunya, kebanyakan masa pekerja dihabiskan untuk kerja mendesak ini dalam tanda petikan, dan hasil usaha reaktif ini dengan kebarangkalian 80% menjadi tidak relevan atau terletak pada desktop yang tidak dituntut.

3. Selepas pengenalan istilah, peraturan organisasi dirumuskan, "ditulis" dalam sistem peraturan korporat, atau dalam bentuk perjanjian pasukan tidak rasmi. Mereka berbeza seperti berikut: perjanjian adalah "adab yang baik" berhubung dengan masa masing-masing; peraturan - perjanjian, pelaksanaannya disokong oleh sebarang sekatan. Susunannya boleh berbeza, contohnya, peraturan mudah yang diterima pakai oleh Wimm-Bill-Dann:

1) Mengira masa seperti wang. Bersedia untuk fakta bahawa anda akan kehilangan wang untuk kesilapan dalam masa;

2) melalui telefon - segera, selebihnya - melalui pos;

3) semua yang anda boleh - lakukan sendiri. Datang bukan dengan soalan, tetapi dengan penyelesaian;

4) jangan cuba alihkan masalah anda kepada masalah lain. Bersedia untuk mendengar tegas "tidak";

5) semasa menghantar e-mel, pastikan anda menunjukkan subjek sebenar surat dan kepentingannya;

6) lambat adalah jahat. Tetapi jika anda sudah lewat - amaran;

7) dalam sebarang permintaan, nyatakan tarikh akhir sebenar. Jangan "mengembang" mereka seperti harga di bazar;

8) anda mengkritik - tawarkan penyelesaian anda. Kritikan tanpa pilihan penyelesaian tidak diterima;

9) jangan makan di tempat kerja, kerana bau makanan boleh mengganggu atau mengganggu seseorang;

10) dua kali sehari, pada pukul 12:00 dan 16:00, semua orang meninggalkan pejabat selama 15 minit untuk menyiarkan bilik;

11) jika seseorang memerlukan 1-2 jam masa untuk kerja penting dan tiada siapa yang mengganggunya, dia meletakkan bendera merah di atas mejanya. Semua rakan sekerjanya akan mengetahuinya dan tidak akan mengalih perhatiannya.

4. Pengenalan "alat" yang "tidak membenarkan melakukan kesalahan" dan menentukan tindakan. Contoh alatan yang tertanam dalam budaya korporat:

instrumen mudah salah satu bank, yang tidak direkodkan di mana-mana, tetapi diketahui semua orang. Terdapat pasu kristal di dalam bilik mesyuarat, yang datang lewat ke mesyuarat mesti memasukkan 500 rubel ke dalamnya, dan wang yang dikumpul dihantar ke dana acara kebudayaan korporat;
alat untuk kerja berpasukan dengan agensi kerajaan, yang diseragamkan dalam salah satu organisasi bukan untung. Di tempat yang mudah dilihat, pendirian dipasang di mana pekerja yang pergi ke jawatankuasa atau kementerian dengan tugas yang serius melampirkan pelekat dengan notis yang sepadan kepada yang lain. Rakan-rakannya menambah pelekat dengan tugas sampingan "kecil" "memaklumkan Ivanov tentang sesuatu", "mengambil dokumen dari Petrov". Terima kasih kepada ini, adalah mungkin untuk mengurangkan dengan ketara masa yang dihabiskan untuk perjalanan, dengan berkesan memperkenalkan peraturan baharu ke dalam kerja berpasukan tanpa peraturan rasmi;
alat untuk mencapai matlamat strategik. Pendirian bermaklumat diletakkan di tempat yang mudah dilihat di jabatan: tugas utama untuk jabatan selama sebulan (suku, tahun) ditulis di bahagian atas; di bawah adalah pelekat dengan tugas yang lebih kecil yang akan membawa kepada pemenuhan matlamat bersama; di bahagian paling bawah terdapat beberapa sampul surat dengan nama pekerja. Setiap pekerja, apabila dia telah menyelesaikan tugas utamanya, mengambil pelekat yang "terlalu sukar" untuknya dan mula menyelesaikan tugas ini, menyelaraskan keputusan dengan bos, selepas kelulusan meletakkan pelekat itu dalam sampul surat dengan nama terakhirnya, dan sebahagian daripada tugas - dalam folder khas. Pada akhir bulan (suku, tahun), mengikut budi bicara ketua, pekerja yang telah memberikan sumbangan terbesar kepada pencapaian matlamat utama jabatan diberi 1-2 hari rehat bergaji.

Contoh alat peribadi boleh menjadi penggunaan dalam kerja harian diari yang direka khas dalam pelbagai format, yang mengandungi semua alat yang diperlukan untuk menguruskan masa peribadi; menggunakan alat pengurusan masa dan tugas dalam MSOutlook.

Untuk penambahbaikan berterusan sistem TM korporat, adalah perlu untuk mengadakan mesyuarat sekali setiap 3-4 bulan dengan tempoh tidak lebih daripada 1 jam untuk membincangkan alat baharu untuk meningkatkan kecekapan buruh.

Pengalaman melaksanakan TM dalam syarikat (Bank MDM, Bank Alfa, Megafon-Povolzhye, RusAl, dll.) menunjukkan bahawa kecekapan pekerja selepas menamatkan latihan meningkat sebanyak 10-20% pada kos yang minimum.

Agak sukar untuk mengira ekonomi TM, tetapi jika keuntungan Syarikat selepas pengenalan TM meningkat sebanyak 0.5%, maka jumlah ini, sebagai contoh, untuk beberapa perusahaan minyak dan gas akan menjadi lebih daripada 25 juta rubel. setahun, yang jauh melebihi kos.

Oleh itu, TM perlu diperkenalkan ke dalam budaya korporat syarikat, serta menggalakkan kemasukan kursus TM dalam kurikulum universiti.

Dalam persekitaran yang kompetitif, masa menjadi faktor penting yang mempengaruhi kejayaan sesebuah syarikat, jadi pengurusan masa adalah alat untuk menjimatkan sumber yang tidak boleh ditukar ganti. Hasil daripada korporat TM ialah terdapat lebih banyak masa, ada peluang untuk melakukan lebih banyak, memperoleh lebih banyak, dan "tidak membayar pekerja yang berjalan di sekitar kedai," seperti yang dikatakan oleh pengusaha Amerika Henry Ford.

Bibliografi:

Arkhangelsky G. A. Organisasi masa. Daripada keberkesanan peribadi kepada pembangunan syarikat: monograf. – M.: Piter, 2008. – 448 p.
Arkhangelsky G. A. Pengurusan masa korporat: Ensiklopedia penyelesaian. - M.: Alpina Business Books, 2008. - 160 p.

Keperluan untuk pelaksanaan pengurusan masa korporat
Latar belakang dan definisi pengurusan masa korporat
Pengurusan Masa dalam Program Universiti Korporat
Diagnostik dan pensijilan kemahiran TM
Kaedah pensijilan TM
Piawaian TM korporat
Arahan untuk penyelidikan lanjut

"Tugas pengurusan pada abad ke-21 adalah untuk mempelajari cara mengurus keberkesanan kerja pengurusan dan kreatif."

P. Drucker

Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, semakin banyak organisasi telah menyedari keperluan untuk pelaksanaan korporat berpusat bagi teknologi pengurusan masa.

7.1. Keperluan untuk pelaksanaan pengurusan masa korporat

Keperluan untuk pelaksanaan pengurusan masa korporat adalah disebabkan oleh faktor-faktor berikut:

1. Peningkatan kadar perubahan dalam persekitaran ekonomi memerlukan pemindahan kuasa yang lebih besar kepada pekerja organisasi, penerimaan segera keputusan bebas oleh mereka dan organisasi bebas dan perancangan kerja mereka.

2. Perkadaran aset tidak ketara dalam nilai organisasi semakin meningkat; prestasi pengurus dan pakar atasan utama menjadi faktor utama kejayaan peningkatan bilangan syarikat. Pada masa yang sama, kawalan luaran ke atas aktiviti pekerja, yang bersifat kreatif, adalah amat sukar, tetapi perkaitan organisasi bebas kerja mereka oleh pekerja sedemikian meningkat.

3. Bagi organisasi menjadi norma, bukan pengecualian yang jarang berlaku, perubahan ketara yang berterusan dalam aktiviti— pembangunan produk baharu, memasuki pasaran baharu, pengenalan alat baharu dan sistem pengurusan. Bagi pengurus atasan dan pakar organisasi, masing-masing, menjadi kebiasaan untuk sentiasa meningkatkan bilangan dan jumlah tugas yang perlu diselesaikan, keperluan untuk sentiasa mencari rizab masa untuk pelaksanaan projek yang membolehkan organisasi terus berkembang.

7.2. Latar belakang dan definisi pengurusan masa korporat

Sebagai peraturan, penggunaan atau tidak penggunaan teknologi pengurusan masa ditinggalkan oleh pengurusan organisasi mengikut budi bicara pekerja. Oleh itu, dalam pengurusan saintifik, isu pengurusan diri dan organisasi buruh secara peribadi agak jarang disentuh. Pengurusan saintifik klasik, seperti F. W. Taylor, mula-mula menimbulkan persoalan tentang berpusat pengenalan teknologi untuk organisasi buruh peribadi, sambil mempertimbangkan terutamanya buruh fizikal.

Pengurusan masa korporat- satu set teknologi untuk "membenamkan" kaedah pengurusan masa dalam sistem pengurusan organisasi.

7.3. Pengurusan Masa dalam Program Universiti Korporat

Langkah pertama dalam pelaksanaan korporat pengurusan masa biasanya latihan. Tetapi latihan biasa tidak memberikan hasil yang maksimum jika ia tidak disertai dengan aktiviti pra dan pasca latihan tertentu, jika ia tidak dijadikan elemen logik sistem latihan korporat. Marilah kita mempersembahkan teknologi pemasukan pengurusan masa tersebut ke dalam program universiti korporat atau Pusat Latihan pada contoh projek sebenar.

Natalya Bekker, Pengurus Universiti Korporat Wimm-Bill-Dann, berkata:

“Dalam membangunkan program universiti korporat, dalam peringkat pertama latihan, kami mengenal pasti empat kemahiran utama yang diperlukan oleh pengurus kami: kemahiran pengurusan, rundingan, pembentangan dan pengurusan masa. Penyertaan dalam program latihan bukan sahaja secara sukarela, tetapi juga, dalam erti kata tertentu, satu keistimewaan.
Seorang pekerja syarikat mesti mewajarkan keperluan untuk penyertaannya dalam program ini. Ini sangat meningkatkan motivasi untuk belajar.

Latihan pengurusan masa dalam kursus universiti korporat berlaku mengikut skema berikut:

1) peserta latihan mengisi borang soal selidik profil yang membolehkan menilai tahap kecekapan TM mereka dan menjadikan latihan lebih individu;

2) latihan dua hari dijalankan di bawah program "Pengurusan Masa: Kaedah Fleksibel", disesuaikan dengan spesifik aktiviti syarikat. Di Moscow, latihan dijalankan oleh pakar dari syarikat Time Organization; di wilayah - jurulatih korporat yang telah menamatkan kursus latihan khas;

3) semasa latihan, peserta mula bekerja dengan manual pengarang "Penganjur Latihan", yang merupakan sejenis "tutorial pengurusan masa". Ia mengandungi latihan mudah dan carta kosong yang membolehkan anda menyatukan bahan latihan. Selepas latihan, peserta tidak ditinggalkan "satu lawan satu" dengan pengurusan masa, dia mempunyai algoritma tindakan yang jelas;

4) sebulan selepas latihan, 4 jam selepas latihan dijalankan. Ia menganalisis kejayaan dan kegagalan peringkat pertama penerapan pengurusan masa. Khususnya, semua peserta yang telah menyelesaikan sepenuhnya "Penganjur Latihan" menerima hadiah - buku "Pandu Masa";

5) beberapa bulan selepas kursus, peserta menulis esei yang mencerminkan perubahan dalam organisasi kerja mereka.

Skim sedemikian boleh meningkatkan keberkesanan latihan dengan ketara. Pada setiap peringkat, universiti korporat secara aktif berinteraksi dengan pekerja, pengurusnya dan jurulatih TM supaya semua teknik yang dipelajari menemui aplikasi sebenar. Salah satu kesan sampingan latihan yang ingin tahu adalah bahawa pengurus peringkat lebih tinggi, melihat kejayaan jelas orang bawahan dalam mengatur masa, mereka menyatakan keinginan untuk mengambil bahagian dalam latihan yang serupa.

Inilah yang Yevgeny Ivanov, ketua jabatan Loji Tenusu Timashevsk, menulis dalam esei selepas kursus:

Saya telah dinaikkan pangkat ke jawatan ketua jabatan teknologi maklumat. Dalam hal ini, pelbagai tanggungjawab dan kuasa telah berkembang dengan ketara, berbanding dengan kerja yang dilakukan sebelum ini. Tidak semua tugasan yang diberikan dapat disiapkan tepat pada masanya, mereka terpaksa ditangguhkan dengan ketara di tempat kerja, dan ini menyebabkan konflik dalam keluarga.
Selepas latihan Kecekapan Peribadi, perkara pertama yang saya lakukan ialah memulakan pemasaan tetap. Akibatnya, penenggelaman masa telah dikenal pasti, struktur kos masa diperolehi, data objektif muncul, kumpulan kes yang mengambil berapa banyak masa. Saya juga mencipta penganjur saya sendiri dalam MS Excel, di mana saya menggariskan matlamat, strategik, tugas taktikal dan operasi untuk tempoh tahun semasa, membuat jadual minggu kerja dua dimensi dan mencipta halaman untuk tugasan biasa. Setiap pekerja jabatan mempunyai halaman sendiri, di mana tugas dimasukkan untuk pekerja dan tanda siap. Fail ini banyak membantu mengatur kerja saya dan kerja jabatan. Kebanyakan kes yang dirancang dapat diselesaikan tepat pada masanya.
Tugas besar, "penting, tetapi tidak mendesak" telah beralih dengan ketara, sebagai contoh, untuk mewujudkan pengurusan lesen perisian di kilang, yang memerlukan pelbagai langkah. Keupayaan yang dipertingkatkan untuk melihat bahagian tugas besar, untuk mengutamakan penyelesaiannya. Akibatnya, tugas yang besar dan nampak berat dapat diselesaikan.

7.4. Diagnostik dan pensijilan kemahiran TM

Langkah seterusnya selepas penganjuran sistem latihan pengurusan masa ialah diagnostik pengurusan masa di jabatan dan pensijilan kemahiran TM pekerja.

Diagnostik dijalankan dalam bentuk soal selidik mengikut beberapa kriteria utama. Hasilnya ialah pembinaan profil TM - gambar rajah ringkas yang menggambarkan situasi dalam syarikat atau jabatan dalam semua aspek pengurusan masa (Rajah 7.1).

Profil ini dibina berdasarkan data yang diperoleh daripada tinjauan sekumpulan pengurus dalam tiga bidang utama pelaksanaan pengurusan masa dalam syarikat:

pengurusan masa peribadi - tahap kemahiran pengurusan masa secara purata untuk kumpulan pengurus ini;
pengurusan masa pasukan - kualiti interaksi TM mendatar dalam pasukan;
pengurusan masa korporat ialah kualiti interaksi TM antara pengurus dan orang bawahannya.

Analisis profil TM yang dibina membolehkan anda mengenal pasti komponen TM yang bermasalah dalam aktiviti harian setiap pekerja, jabatan dan organisasi secara keseluruhan. Menjalankan tinjauan kedua (selepas menamatkan latihan) membolehkan anda menilai keberkesanannya.

nasi. 7.1. OJSC "Bank24.ru" - TM-profil pasukan pengurus atasan

TM-diagnostik membolehkan anda menilai pemilikan keseluruhan kemahiran TM pasukan pengurus. Serentak atau berasingan dengannya, teknik itu boleh digunakan pensijilan TM, yang berfungsi untuk menilai kemahiran TM peribadi setiap pengurus atau pakar.

“Semasa pembangunan perniagaan kami, kami membuat kesimpulan bahawa tanpa meningkatkan kecekapan korporat dalaman dan, pertama sekali, kecekapan peribadi, pembangunan pesat dan kemenangan dalam bidang yang sangat kompetitif adalah mustahil. Secara peribadi, penggunaan penganjur latihan banyak membantu saya, alat ini ternyata sesuai untuk saya - semuanya dikunyah dan sedia untuk digunakan segera, bagaimanapun, ada peluang untuk menyesuaikan segala-galanya untuk diri sendiri.
Sehingga kini, semua kakitangan bank kami telah menjalani latihan korporat mengenai pengurusan masa. Secara konsisten, langkah demi langkah, kami melatih semua pekerja dalam asas pengurusan masa. Anehnya, kakitangan menganggap kajian ini bukan sebagai "sesuatu yang ditanam dari atas", tetapi tepat sebagai peluang untuk mempelajari "seni menepati masa", keperluan untuk menguasai yang sudah lama tertangguh. Pada masa yang sama, diagnostik pengurusan masa telah dijalankan di peringkat pengurus atasan dan di jabatan, serta pensijilan kemahiran TM kakitangan.
Bank24.ru adalah yang pertama dalam kalangan institusi kredit Rusia yang menerima sijil pematuhan dengan piawaian kualiti antarabangsa ISO 9001:2000. Proses penyediaan pensijilan menunjukkan bahawa TM telah menjadi rakan dan pembantu yang baik kepada kami. Hari ini, pengurusan masa adalah standard korporat untuk semua kakitangan Bank.”
Dyakonov B., Ph.D. ped. Sci., Pengarah Eksekutif OJSC Bank24.ru.

"Sepuluh Perintah Pengurusan Masa"

Profil TM diagnostik dibina berdasarkan skor pada sepuluh kriteria utama, meliputi semua aspek utama pengurusan masa. Nombor "sepuluh" dipilih berdasarkan fakta bahawa setiap kriteria dibandingkan dengan "perintah pengurusan masa." Seperti yang dikatakan oleh seorang ketua projek TM korporat, "sesuatu mesti kekal selepas semuanya dilupakan." "Sisa kering" sedemikian sepatutnya menjadi "Sepuluh Perintah Pengurusan Masa" (Jadual 7.1).

Jadual 7.1. Kriteria dan perintah pengurusan masa

Kriteria TM	perintah TM
Pewujudan dan keterlihatan tugas dan maklumat	Mewujudkan pemikiran dan tugas. Menjadi "di kepala", mereka tidak dikawal
Kebolehukur keputusan, masa dan kecekapan	Kalau nak urus, ukur. Urus berdasarkan fakta, bukan pendapat.
Konsisten, konsisten, koordinasi kerja	Sistematisasi kerja: bersatu dengan makna, struktur. Tiada sistem - tiada hasil
Fleksibiliti aktiviti, kemudahan perancangan, responsif	Rancang semudah dan sefleksibel yang mungkin. Tingkatkan respons anda terhadap perubahan
Berorientasikan matlamat, hala tuju yang pasti	Merumus matlamat. Nilaikan sebarang tindakan berdasarkan sumbangan yang diberikan kepada pencapaian matlamat.
Keutamaan, fokus pada perkara penting	Serlahkan yang paling penting. Mulakan dengannya, berikannya masa terbaik dan kekuatan
Pelaburan, orientasi pembangunan	Laburkan masa pada masa hadapan. Ia sangat sukar untuk dilakukan, tetapi ia membuahkan hasil
Ketepatan masa pelaksanaan	Rebutlah peluang yang baik. Rancangan adalah cara untuk melakukannya, bukan tujuan itu sendiri
Kebolehkawalan pelaksanaan	Buat gambaran keseluruhan tugas yang ditugaskan dan pemantauan prestasi. Semua orang harus tahu bahawa anda "tidak melupakan apa-apa" dan sentiasa mengikut kehendak anda
Kemudahan operasi	Urus beban kerja anda; bekerja "kurang tetapi lebih bijak". Pengurus yang dipandu seperti kuda tidak sesuai
Perhatian kepada kecekapan	Membangunkan "rasa masa" dan "rasa kecekapan". Selebihnya akan menyusul

Mari kita lihat secara ringkas setiap kriteria secara berasingan.

1. Pewujudan. Pengurusan masa yang berkesan bermula dengan pewujudan tugas, pemikiran, rancangan, perjanjian. Kehadiran semua tugas pada media luaran (sebaik-baiknya elektronik) membolehkan anda membebaskan pemikiran anda untuk isu keutamaan dalam kerja peribadi anda dan mengurangkan masa yang digunakan untuk mencari maklumat. Dalam pengurusan masa berpasukan, pewujudan membantu mengelakkan "kepentingan daripada tidak teratur", adalah mudah untuk memindahkan tugas secara mendatar. Khususnya, pewujudan tugas yang teratur mengurangkan beberapa risiko yang berkaitan dengan pemecatan pekerja. Seorang pekerja yang telah bersara boleh membawa bersamanya diari kertas dengan kenalan yang berguna, tetapi dia tidak akan dapat mengambil sistem semakan tugas yang ditubuhkan dalam MS Outlook, berstruktur mengikut peraturan tertentu yang terkenal.

2. Kebolehukur. Keperluan untuk pengukuran kuantitatif penunjuk dalam pengurusan am boleh dikatakan aksiom. Perkara yang sama berlaku untuk pengurusan masa peribadi dan pasukan. Hanya pengenalan penunjuk kuantitatif objektif membolehkan anda benar-benar menguruskan masa secara sistematik. Sebagai peraturan, penunjuk digunakan dalam ketepatan masa untuk menganalisis masa yang dibelanjakan. Sebagai contoh, "bahagian masa untuk tugas keutamaan", "masa yang dihabiskan untuk tugas yang dia sendiri lakukan, walaupun dia boleh mewakilkan".

Semasa projek korporat dalam kumpulan syarikat MC-Bauchemie-Russia, yang merupakan salah satu daripada tiga pemimpin dalam pasaran campuran bangunan Rusia, ketua salah satu jabatan sedang mencari cara untuk "memotivasikan" beliau. bawahan untuk melaksanakan pengurusan masa secara bebas, untuk mengatasi ketidakpercayaan semula jadi teknologi baru. Satu helah mudah berjaya. Sekeping kertas digantung di tempat yang mudah dilihat, di mana, pada hari bekerja, tugas utama yang diselesaikan pada siang hari dicatatkan. Pada penghujung hari, tugas "mendesak" ditandakan dengan warna merah, yang selalunya melebihi 50%. Meter mudah ini memungkinkan untuk menunjukkan secara visual kepada pekerja kepentingan penyelenggaraan pencegahan, yang mana masa sebelum ini diperuntukkan dengan kesukaran. Selain itu, pekerja sendiri merangka jadual kerja pencegahan yang dirancang dan mengagihkan sesama mereka tanggungjawab untuk pelaksanaannya. Terima kasih kepada meter mudah, orang ramai menyedari bahawa lebih menguntungkan hari ini untuk melabur satu jam dalam mencegah kebakaran daripada esok untuk menghabiskan seminggu usaha berani untuk memadamkannya.

3. Konsisten. Dalam kerja peribadi, kriteria ini menilai ketekalan tugas dan projek, "kesan sinergi" interaksi mereka. Dalam pengurusan masa pasukan, ini adalah salah satu kriteria utama yang menjawab soalan: "Adakah pasukan itu satu entiti, yang prestasinya lebih tinggi daripada jumlah keputusan setiap pengurus yang termasuk dalam pasukan?"

4. Fleksibiliti. Pengurusan masa sering dikenal pasti dengan perancangan keras, "menjadualkan diri anda kepada minit." Tetapi rancangan itu bukanlah satu penghujungnya. Rancangan untuk kerja peribadi dan pasukan hendaklah semudah mungkin, fleksibel, menjadikannya mudah untuk "menangkap" peluang yang muncul.

5. Berorientasikan matlamat. Aktiviti boleh menjadi tindak balas yang sibuk terhadap rangsangan luar atau urutan tugasan yang logik yang jelas, setiap satunya berfungsi ke arah matlamat yang dinyatakan dengan jelas. Dalam kerja berpasukan, kriteria ini menilai kejelasan matlamat untuk semua ahli pasukan dan konsistensi pergerakan mereka dalam satu arah.

6. Keutamaan. Kriteria ini membolehkan anda menilai tahap "beban kerja", perkadaran masa yang diperuntukkan kepada tugas keutamaan. Sebagai peraturan, ia adalah ke arah keutamaan bahawa tindakan yang paling berkesan pada peringkat awal pelaksanaan pengurusan masa terletak. Lagipun, hampir mana-mana organisasi menyedari masalah "churn", yang, menurut beberapa undang-undang alam yang tidak dapat difahami, sentiasa berkembang dalam jumlah.

7. Pelaburan. Sebarang tugas yang dilakukan dalam kerja peribadi atau berpasukan boleh menghasilkan hasil. Tetapi ia boleh, pada tahap yang lebih besar atau lebih kecil, berfungsi untuk pembangunan, mencipta peluang baharu untuk hasil masa depan. Sebaik-baiknya, semua tugas berfungsi untuk pembangunan, mencipta "pelaburan pada masa hadapan".

Dalam projek TM korporat di bank Siberia OJSC "Omskbank", mandatori "15 minit untuk pengurusan masa" telah diperkenalkan ke dalam amalan mesyuarat Lembaga. Semasa mesyuarat TM ini, Pengerusi Lembaga Pengarah berkongsi pengalamannya menguasai peribadi alat "Penganjur Latihan" seterusnya dan menerima laporan mini daripada pengurus atasan mengenai langkah TM yang telah mereka ambil. Salah seorang Timbalan Pengerusi Lembaga Pengarah kerap mengadakan mesyuarat yang sama dengan pengurus pertengahan. Oleh itu, adalah mungkin untuk menyelesaikan salah satu masalah pengurusan masa: "Bagaimana untuk memperuntukkan masa untuk mengatur masa?"

8. Ketepatan masa. Kriteria ini menilai kedua-dua ketepatan masa dari segi memenuhi tarikh akhir untuk menyiapkan tugasan, dan ketepatan masa pelaksanaan projek yang tidak terikat dengan masa sukar, yang hanya boleh dilakukan dengan sistem perancangan fleksibel yang bertindak balas dengan cepat kepada peluang menguntungkan yang muncul.

9. Kebolehkawalan. Jika anda menetapkan tugas untuk orang bawahan atau bersetuju dengan sesuatu dengan rakan sekerja, sejauh manakah anda yakin dalam pelaksanaan? Adakah anda perlu diingatkan tentang tugas ini berkali-kali?

Dalam perjalanan projek TM, jabatan komersial Comstar Telecommunications membangunkan borang Excel mudah untuk kawalan tugas oleh setiausaha, termasuk peraturan untuk setiausaha, borang kawalan tugas, dan borang pemantauan (proses) projek. Prosedur untuk mengumpul maklumat oleh setiausaha telah diperkenalkan - e-mel, arahan lisan pengarah komersial, transkripsi rakaman suara yang dibuat semasa mesyuarat dan selepas waktu bekerja digunakan. Dengan kekerapan tertentu, setiausaha, mengikut peraturan, mengumpul maklumat mengenai status tugas dan projek daripada pelaksana untuk laporan kepada pengurus atasan. Menurut keputusan peringkat seterusnya projek TM, pengarah komersial syarikat itu menamakan "Sistem Excel untuk setiausaha" sebagai salah satu daripada tiga keputusan teratas, bersama-sama dengan pengenalan perakam suara dan sistem untuk menyemak strategik. tugasan.

10. kemudahan. Kriteria ini menilai tahap keamatan kedua-dua kerja peribadi dan hubungan dalam pasukan dan dengan orang bawahan. Dengan pengurusan masa peribadi, pasukan dan korporat yang diselaraskan secara ideal, kerja peribadi dan interaksi dengan rakan sekerja tidak lagi "menekankan", tidak memerlukan usaha yang menyakitkan.

Sebagai tambahan kepada penilaian mengikut sepuluh kriteria, keadaan dinilai mengikut satu kriteria penting - "Perhatian terhadap kecekapan", yang menggambarkan tahap penghormatan terhadap masa sendiri dan orang lain secara umum, kesedaran tentang kepentingan isu itu, "pelaksanaannya" pada tahap prinsip yang jelas dalam interaksi pasukan.

Penyoalan dan penilaian kebolehpercayaan data

Untuk membina profil TM, pekerja unit yang didiagnosis menjawab soalan soal selidik yang merangkumi 33 "pilihan berganda" (11 kriteria, setiap satu dinilai dalam 3 bidang). Contoh menilai pewujudan pengurusan masa dalam bidang peribadi dan pasukan boleh dilihat dalam Jadual. 7.2.

Jadual 7.2. Contoh soalan soal selidik diagnostik

Kriteria 1: Pewujudan dan keterlihatan tugas dan maklumat
	1. Pengurusan masa peribadi	2. Pengurusan masa berpasukan
	Hampir semua tugas dan pemikiran berguna saya (maklumat bermakna, dll.) wujud dalam bentuk elektronik yang mudah dilihat (dalam MS Outlook, dalam bentuk e-mel atau fail berasingan, dsb.)	Hampir semua tugas dipindahkan kepada rakan sekerja secara elektronik. Berdasarkan hasil perbincangan lisan, pemikiran utama semestinya direkodkan dan dihantar.
	Kebanyakan tugas dan pemikiran saya wujud dalam bentuk elektronik, sebahagian kecil (sehingga 20-30%) adalah dalam bentuk kertas. Gambaran keseluruhan tugas agak mudah dan mudah	Kebanyakan tugas dipindahkan "secara mendatar" dalam bentuk elektronik, sebahagian kecil dalam kertas. Hasil daripada kebanyakan perbincangan lisan direkodkan secara bertulis.
	Kebanyakan tugas dan pemikiran saya (70% atau lebih) direkodkan di atas kertas (dalam diari, dalam bentuk dokumen berasingan), selebihnya - dalam elektronik	Kebanyakan tugasan diserahkan di atas kertas. Bahagian yang tidak penting dalam perjanjian lisan telah ditetapkan
	Sehingga 20-30% tugas dan maklumat penting tidak direkodkan secara bertulis	Sehingga 20-30% tugas (permintaan, perjanjian) dihantar secara "mendatar" secara lisan
	Kebanyakan tugas saya dan maklumat bermakna saya simpan dalam ingatan	Kebanyakan tugasan diluluskan secara lisan
Perintah 1: Mewujudkan pemikiran dan tugas. Menjadi "di kepala", mereka tidak dikawal

Begitu juga, responden menilai keadaan mengikut kriteria dan arahan lain. Adalah mudah untuk melihat bahawa jawapan "jangkaan sosial" boleh dilihat daripada soalan. Dalam jangkaan sosial ini, sebagai tambahan kepada kelemahan yang jelas (herotan data ke arah jawapan "betul"), terdapat juga kelebihan. Mereka terletak pada hakikat bahawa dalam bentuk soal selidik, pengenalan prinsip TM ke dalam budaya korporat sebenarnya dijalankan. Membandingkan dirinya dengan TM-ideal yang jelas daripada soal selidik, pengurus mencuba cita-cita ini untuk dirinya sendiri dan memahami apa yang harus dia usahakan. Ini adalah kesan yang sangat penting dalam mengaplikasikan metodologi: celik huruf dalam hal pengurusan masa sering meninggalkan banyak perkara yang perlu diingini di kalangan pengurus jauh daripada syarikat Rusia yang terakhir.

Untuk meneutralkan kesan jangkaan sosial, tinjauan dijalankan hanya tanpa nama, dan semua peserta diberi amaran mengenainya. Profil tersebut disusun oleh pasukan pengurusan secara keseluruhan dan bukan asas untuk sebarang "penindasan". Adalah penting untuk mengambil kira bahawa kaedah TM-diagnostik bukanlah kaedah penilaian pekerja atau jabatan. Tugas metodologi adalah untuk mengenal pasti bidang yang paling keutamaan untuk pembangunan kemahiran TM pengurus dan interaksi pasukan mereka.

Maklum balas "meningkat" dikenal pasti semasa analisis terperinci profil TM dan matriks tindak balas.

CONTOH
Petikan daripada laporan untuk pengurusan pegangan kewangan
« Markah yang tinggi dari segi keutamaan boleh dipersoalkan jika dibandingkan dengan kadar pelaburan yang rendah. Kemungkinan pasukan itu hilang idea umum tentang apa itu "tugas keutamaan". Mungkin, keutamaan difahami sebagai "mendesak dan / atau wajib / tidak dapat dielakkan", tetapi bukan "bekerja untuk perspektif strategik, mewujudkan peluang untuk mencapai tahap kualitatif baharu".

Contoh lain, agak tipikal, ialah apabila "secara keseluruhannya semuanya baik-baik saja", tetapi analisis terperinci menunjukkan bahawa ini tidak sepenuhnya benar.

CONTOH
Perhatian diberikan kepada percanggahan antara penilaian tinggi sikap pasukan terhadap masa dalam sebahagian besar responden (50%) dan penilaian rendah ketepatan masa pelaksanaan tugas "dipindahkan secara mendatar" dalam interaksi pasukan, yang dikenal pasti dalam analisis mengikut kriteria ketepatan masa.
Penilaian "Sikap masa dalam pasukan adalah baik" dengan latar belakang "Selalunya, rakan sekerja tidak memenuhi tarikh akhir yang dipersetujui" bermakna bahawa pasukan tidak mempunyai pemahaman yang jelas tentang apa itu "kerja pasukan yang berkesan".

Akhir sekali, penilaian kebolehpercayaan keputusan dijalankan semasa analisis korelasi dalaman dalam matriks tindak balas.

Selain soalan formal mengenai satu set kriteria, soal selidik juga mengandungi enam soalan terbuka. Pengurus yang melengkapkan soal selidik diminta untuk menerangkan secara sewenang-wenangnya keadaan semasa dan dikehendaki pengurusan masa peribadi, pasukan dan korporat.

CONTOH
Penilaian keadaan pengurusan masa peribadi ketua jabatan syarikat penapisan minyak
semasa.“Saya cuba untuk mensistemkan aliran maklumat dan merancang aktiviti saya. Setakat ini, saya nampaknya mempunyai masa, tetapi saya takut aliran ini akan menimpa saya, dan kemudian saya terpaksa berenang melawan arus.
Diingini."Maklumat masuk - sistematik - diedarkan - dijalankan, saya sendiri menangani isu utama dalam mod yang dirancang."

Soalan terbuka memungkinkan untuk menjelaskan dan "mengisi warna" dengan penilaian yang diperoleh dalam soal selidik rasmi. Sebagai contoh, dalam kes di atas, jawapan pengurus jelas berkorelasi dengan penunjuk rendah dari segi pewujudan, iaitu, semakan tugas dan maklumat, dan pelaburan, iaitu, keupayaan untuk memperuntukkan masa untuk tugas jangka panjang yang tidak memberi keputusan segera.

Tafsiran keputusan diagnostik

Hasil tinjauan dibentangkan dalam tiga blok utama.

1. Analisis profil umum.

2. Analisis mengikut kriteria yang paling "bermasalah". mengambil kira statistik taburan jawapan responden dalam kumpulan.

4. Analisis profil umum membolehkan anda mengenal pasti masalah utama dan hubungannya. Sebagai contoh, kekurangan masa untuk tugas jangka panjang (skor rendah pada kriteria pelaburan) selalunya jelas dikaitkan dengan semakan dan penstrukturan maklumat yang tidak teratur (skor rendah pada kenyataan) dan beban pengurus yang berlebihan dengan banyak permintaan yang tidak penting daripada rakan sekerja dan bawahan (skor rendah pada "perhatian terhadap masa" dalam pasukan dan/atau unit).

Pada rajah. 7.2 menunjukkan statistik taburan jawapan mengikut kriteria "Nilai pelaburan". Paksi mendatar menunjukkan skor penilaian, dan paksi menegak menunjukkan bilangan responden yang memilih penilaian ini.

nasi. 7.2. Taburan jawapan responden dalam kumpulan

Analisis menyediakan transkrip jawapan paling signifikan secara statistik yang diambil daripada soal selidik (iaitu, penilaian yang diberikan oleh majoriti ahli pasukan). Penunjuk yang ditunjukkan pada graf (Rajah 7.2) dihuraikan seperti berikut:

pengurusan masa peribadi, skor 0: Masa untuk "melabur dalam diri anda" pada dasarnya diperuntukkan, tetapi jauh dari seberapa banyak yang kita mahu;
pengurusan masa pasukan, Penilaian 1: Pasukan kami secara sedar memperuntukkan masa, tenaga dan sumber untuk projek yang bersifat "pelaburan". Kami tidak mempunyai masalah "tiada masa untuk belajar", "tiada masa untuk memperkenalkan teknologi baharu". Tetapi pada masa yang sama, 20-30% masa masih diduduki oleh aktiviti yang hanya memberikan hasil jangka pendek;
pengurusan masa korporat skor 0: Dalam unit saya dan orang bawahan saya, pada dasarnya, perhatian diberikan kepada kerja yang bersifat menjanjikan, tetapi tumpuan masih pada keputusan jangka pendek, mereka mudah untuk mengukur dan menilai prestasi kita.

Penilaian ini sendiri memberikan sedikit gambaran tentang situasi tersebut. Hasil pemprosesan soal selidik ialah "potret" yang terdiri daripada jawapan terpilih yang paling signifikan secara statistik. Analisis dan perbandingan penilaian membolehkan kami memperoleh kesimpulan tambahan.

CONTOH
Secara umum, situasi pelaburan, berdasarkan data yang dibentangkan, boleh dinilai seperti berikut: "Dalam pasukan pengurus atasan kami, masa diperuntukkan dalam kuantiti yang mencukupi untuk perniagaan yang menjanjikan, tetapi dalam kerja peribadi saya dan dalam unit yang diamanahkan kepada saya , tidak.”
Pada hakikatnya, ini bermakna pengurusan pelanggan memberi perhatian yang besar kepada tugas-tugas yang bersifat "pelaburan" dan mewujudkan tekanan yang sewajarnya kepada pengurus atasan. Tetapi kebanyakan eksekutif tidak menterjemahkan tekanan ini kepada jabatan mereka serta kerja peribadi mereka.

nasi. 7.3. Contoh elemen "Peta Masalah dan Penyelesaian".

Dalam perjalanan kedua-dua analisis am dan terperinci profil TM, setiap tesis analisis digambarkan dengan gambar rajah hubungan sebab-akibat masalah dan sumbernya (Rajah 7.3).

3. Peringkat akhir analisis ialah penggubalan cadangan dan pengurangan semua skim menjadi satu Peta masalah dan penyelesaian memberikan gambaran keseluruhan tentang semua acara TM yang akan datang.

7.5. Kaedah pensijilan TM

Diagnostik TM membolehkan anda menilai keadaan keseluruhan dengan pengurusan masa dalam pasukan pengurusan. Serentak atau berasingan dengannya, metodologi pensijilan TM boleh digunakan, yang berfungsi untuk menilai kemahiran TM peribadi setiap pengurus atau pakar.

Salah satu kaedah klasik untuk menilai pengurus ialah "Pensijilan 360/270/180 darjah". Idea utama beliau:

1. Salah satu pendorong terkuat bagi seseorang ialah pendapat rakan sekerja. Untuk menyampaikan kepada pekerja keperluan untuk membangun dan bekerja dengan lebih cekap, perlu, menggunakan prosedur soal selidik, untuk memberinya peluang untuk mengetahui apa yang benar-benar difikirkan oleh rakan sekerja tentang kualiti pengurusannya.

2. Mereka yang bekerja dengannya adalah yang terbaik untuk menilai seseorang. Dalam pensijilan 360°, pendapat berstruktur tentang pekerja semua orang yang berinteraksi dengannya paling rapat dikumpulkan: pengurusan, rakan sekerja, orang bawahan; kadang-kadang pelanggan. Dalam pensijilan 270° - hanya rakan sekerja dan pengurusan, dalam pensijilan 180° - hanya rakan sekerja. Pensijilan 270° digunakan untuk mendiagnosis pengurusan masa.

3. Pensijilan ialah alat pengurusan, bukan asas untuk "penindasan". Maklum balas daripada rakan sekerja adalah pendorong yang kuat, dengan syarat ia objektif. Keobjektifan boleh dicapai hanya dengan ketiadaan nama tinjauan dan ketiadaan "kesimpulan organisasi" berdasarkan keputusan pensijilan.

Perkara utama pensijilan adalah untuk membiasakan pekerja dengan hasil penilaiannya oleh rakan sekerja dalam bentuk perbualan berstruktur dengan penyelia terdekatnya. Semasa perbualan, isikan Pelan peningkatan kecekapan peribadi yang sentiasa dipantau.

Untuk pensijilan, soal selidik digunakan, yang diisi tanpa nama oleh beberapa rakan sekerja orang yang diperakui. Struktur soalan mencerminkan struktur "perintah TM", yang menjadikan keputusan diagnostik TM dan pensijilan TM setanding dan membolehkannya digunakan dalam satu kompleks. Sebagai contoh, berikut ialah beberapa soalan pertama yang sepadan dengan kriteria "pewujudan":

1. Semasa mesyuarat dan bengkel, pekerja yang diperakui merekodkan secara bertulis pemikiran utama (keputusan, perjanjian) dan seterusnya menggunakan rekod ini, sebagai contoh, pada mesyuarat berikutnya.

3. Pekerja yang disahkan dengan mudah dan cepat mencari dan mengeluarkan maklumat yang diperlukan atas permintaan anda atau permintaan rakan sekerja yang lain.

Sukar untuk dinilai

7.6. Piawaian TM korporat

Pengenalan pengurusan masa dalam syarikat mungkin tidak terhad kepada diagnostik dan pensijilan. Untuk menyatukan teknik perancangan masa, piawaian TM korporat boleh dibangunkan. Mereka boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat logik.

1. Bahasa, glosari pengurusan masa. Perkataan "kepentingan", "kepentingan" dan seumpamanya boleh difahami dengan cara yang berbeza. Untuk satu unit, tugas "penting"—satu dengan implikasi kewangan yang ketara—untuk satu lagi—tugas yang ditetapkan oleh eksekutif peringkat tinggi. Sebaik-baiknya, istilah yang berkaitan dengan perancangan masa harus dinyatakan dalam syarikat. Walau apa pun, "dalam anggaran pertama" tugas membentuk bahasa yang sama diselesaikan pada latihan.

2. Susunan- am "peraturan adab baik" mengenai masa.

CONTOH
Terdapat soalan untuk rakan sekerja - jangan hubungi segera, tuliskannya, dan kemudian tanya beberapa soalan dalam satu blok.

Peraturan sedemikian boleh lisan atau tetap secara bertulis, dalam bentuk poster, tablet, dll.

3. peraturan— perjanjian, yang pelaksanaannya disokong oleh sekatan (kedua-dua korporat rasmi dan perjudian).

CONTOH
“Seseorang yang menerima e-mel tanpa medan Subjek yang lengkap mempunyai hak untuk memadamkannya tanpa membacanya; kesalahan untuk isu yang tidak dapat diselesaikan adalah pada pengirim "atau" Mengetuai perancang harian mengikut piawaian perancangan yang diberikan mempunyai hak keutamaan kepada elemen jadual kerja yang fleksibel.

4. Benda, alat- papan perancangan, kosong siap sedia, kepala surat, dll., "menjelmakan" teknik kerja yang cekap.

Alat yang paling penting untuk melaksanakan piawaian korporat ialah tetapan sedia dalam sistem korporat perancangan peribadi dan pasukan, sebagai peraturan, ia adalah MS Outlook atau Lotus Notes. Tetapan kalendar dan tugasan menggunakan prinsip dan teknik pengurusan masa.

CONTOH
"Mesyuarat yang sukar diserlahkan dalam kalendar dengan warna biru, yang dibajetkan dalam warna hijau, kategori "Hari" mengandungi tugasan untuk hari ini, kategori "7-kawalan" dilihat sekali seminggu.
Jabatan tidak mempunyai satu piawaian untuk pengurusan masa peribadi. MS Outlook, seperti dalam kebanyakan syarikat Rusia, digunakan sebagai program e-mel dan sebahagiannya sebagai kalendar; tugas kurang kerap digunakan. Penjadualan hanya menggunakan bahagian Kalendar (penjadualan keras) tidak memberikan fleksibiliti dalam persekitaran luaran yang berubah-ubah.
Untuk mengoptimumkan pengurusan masa pasukan, teknik perancangan kontekstual telah digunakan, yang melengkapkan perancangan keras (kalendar) klasik. Tugas "Fleksibel" diagihkan mengikut "konteks" di mana pelaksanaan tugasan ini terikat - orang, tempat, projek, dll. Dengan pendekatan ini, tugasan diselesaikan dengan lebih cepat, dan anda tidak perlu memaksa diri anda ke dalam rancangan tegar, yang bagaimanapun tidak akan menjadi kenyataan. Keupayaan untuk menyesuaikan bar tugas dalam MS Outlook membolehkan, mematuhi ideologi umum perancangan, menyesuaikan gambaran keseluruhan tugas untuk diri sendiri.
Pendekatan yang fleksibel untuk penjadualan tugas adalah konsisten sepenuhnya dengan spesifik kerja berbilang projek kami. Peningkatan dalam kecekapan perancangan dan pelaksanaan tugas boleh dianggarkan sekurang-kurangnya 10-15%. Kami tidak mengira kesan kewangan langsung, tetapi untuk bahagian kami, yang menguruskan banyak projek dengan belanjawan berpuluh-puluh dan ratusan ribu dolar, potensi penjimatan untuk syarikat adalah sekurang-kurangnya beberapa kali lebih tinggi daripada kos kami untuk melaksanakan pengurusan masa.
Selyutin A., timbalan. Pengarah Jabatan Pemformatan JSC "RAO UES of Russia"

TM-peraturan dan perjanjian pasukan

Langkah pertama dalam pelaksanaan piawaian TM korporat ialah pemformalkan bahasa, alat konseptual: apakah "keutamaan" tugas, "kedekatan", dll.

Langkah seterusnya selepas penyeragaman bahasa aktiviti ialah penggubalan peraturan untuk organisasinya, diformalkan dalam sistem peraturan korporat atau wujud dalam bentuk perjanjian pasukan tidak rasmi. Pada masa yang sama, isu paling halus ialah mengekalkan keseimbangan antara kebebasan dan paksaan, campur tangan korporat dalam aspek teknik kerja peribadi pekerja yang penting untuk kecekapan syarikat.

Contoh Standard: Algoritma Penjadualan Hari

Penyeragaman pengurusan masa korporat adalah lebih baik untuk bermula dengan perkara yang paling mudah difahami dan mudah untuk dilaksanakan. Salah satu langkah pertama yang mudah ini ialah piawaian merancang hari bekerja (dalam diari atau MS Outlook). Asas piawaian sedemikian boleh menjadi algoritma perancangan hari yang "tegar-fleksibel" yang membolehkan, tanpa menggunakan perancangan yang terlalu tegar, untuk masih berjaya menyelesaikan tugas utama. Piawaian, yang asalnya dicipta untuk salah satu syarikat Moscow, adalah seperti berikut.
Standard: peraturan untuk menyimpan diari
Organisasi masa pekerja syarikat bukanlah "perniagaan peribadinya".
Organisasi anda adalah ukuran penghormatan anda terhadap rakan sekerja dan pelanggan.
Ketepatan masa anda adalah tanda pasti yang dengannya kualiti perniagaan anda dinilai.
Datang ke mesyuarat tepat pada masanya, menelefon semula dengan tepat apabila dipersetujui, memenuhi tarikh akhir - ini adalah tanda yang sama bagi orang yang berbudaya seperti memberus gigi anda setiap hari.
Peraturan perancangan diari
1. "Memori yang paling tajam adalah lebih bodoh daripada pensil yang paling kusam." Semua mesyuarat, tugas dan kenalan anda mesti direalisasikan secara bertulis.
2. Keceluparan dalam semakan kes adalah tanda keceluparan di kepala. Tulis dengan tulisan tangan yang jelas boleh dibaca, gunakan warna yang berbeza. Jika anda menggunakan konvensyen, pastikan anda menyenaraikannya pada halaman pertama diari.
3. Kenalan adalah mata wang perniagaan. Catatkan sebarang maklumat hubungan bukan pada kepingan kertas yang koyak, tetapi dalam bahagian diari yang berasingan. Pastikan anda menunjukkan subjek penuh kenalan, nama keluarga, nama pertama, patronimik, syarikat, jawatan, pekerja. dan mob. telefon, e-mel, dsb.
Semak pelan sepanjang hari dan laraskannya apabila keadaan berubah. Rancangan bukanlah "undang-undang". Pelan adalah alat untuk mengorientasikan dalam sesuatu situasi. Pelan adalah alat untuk mencapai hasil.

"Perkara" sebagai pembawa piawaian korporat

Piawaian, undang-undang, peraturan yang mesti dibaca dahulu dan kemudian digunakan, bukanlah yang paling berkesan. Piawaian korporat yang ideal tidak ditulis di atas kertas, piawaian ideal terkandung dalam beberapa perkara yang "tidak membenarkan anda melakukan kesalahan", itu sendiri menentukan tindakan yang diingini.

CONTOH
Protozoa
Pasu kristal di bilik mesyuarat satu bank. Ia membawa peraturan yang tidak ditulis di mana-mana, tetapi diketahui oleh semua orang: seseorang yang lewat untuk mesyuarat mesti memasukkan 500 rubel ke dalamnya, ke dalam dana acara budaya korporat.
Lebih sukar
Pada seminar pengurusan masa, pekerja organisasi bukan untung terlibat dalam pelaksanaan antarabangsa program pendidikan dan projek, diseragamkan kaedah yang berkesan kerja berpasukan dengan agensi kerajaan. Diputuskan untuk meletakkan sekeping kertas lukisan di tempat yang mudah dilihat, di mana setiap pekerja, yang pergi ke jawatankuasa atau kementerian dengan tugas yang serius, melampirkan pelekat dengan "notis" yang sesuai untuk yang lain. Rakan-rakannya boleh menambah pelekat dengan tugas sampingan yang kecil: "sila tanya Ivanov dari jabatan jiran tentang ini dan itu", "ambil dokumen itu dan itu daripada Petrov untuk saya", dan lain-lain. Oleh itu, adalah mungkin untuk mengurangkan masa yang dihabiskan dengan ketara untuk perjalanan, memperkenalkan peraturan baharu dengan berkesan ke dalam kerja berpasukan tanpa mewujudkan sebarang peraturan rasmi.

Jika teknologi maklumat digunakan secara aktif dalam aktiviti syarikat, blok teks siap sedia dan borang dalam program yang sepadan boleh menjadi sangat berguna, contohnya, dalam MS Outlook, anda boleh menyediakan borang pembentangan tugas tersuai, termasuk medan yang diperlukan untuk menetapkan tugasan. Bentuk sedemikian, muncul di hadapan pengurus semasa menetapkan tugas untuk orang bawahan, dengan sendirinya akan "mengingatkan" parameter penting tugas yang mesti ditentukan.

“Salah satu bidang kerja dalam projek pelaksanaan pengurusan masa ialah pemformalkan proses rundingan kontrak. Untuk menguruskan proses, borang tugas telah dibangunkan yang mentakrifkan parameter utama kontrak yang dipantau (Rajah 7.4, 7.5). Borang itu dibuat tanpa pengaturcaraan, berdasarkan keupayaan "biasa" MS Outlook dan mengandungi dua tab: "Kawalan" (untuk pengurus yang menetapkan tugas) dan "Pelaksanaan" (untuk pekerja yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan kontrak ).
nasi. 7.4. Borang rundingan kontrak
Pengurus menetapkan parameter utama kontrak pada tab "Kawalan", dan kemudian menghantar tugas kepada pelaku menggunakan fungsi "Serahkan". Pekerja yang menerima tugas itu melihat keseluruhan susunan tindakannya pada tab "Pelaksanaan" dan mencatat pelaksanaannya.
Semua perubahan yang dibuat oleh pelaksana kepada tugas dipaparkan dalam tugas "ibu bapa" pengurus. Selain itu, pengurus mempunyai paparan jadual tersuai yang dikonfigurasikan yang memberikan gambaran keseluruhan semua kontrak. Dalam pandangan ini, pengurus boleh menukar keutamaan kontrak bergantung kepada keadaan semasa, mengawal masa kelulusan mereka, melihat status kontrak - konsistensinya dengan pelbagai jabatan. Alat pemformatan automatik membolehkan untuk menyediakan sistem isyarat mudah yang menyerlahkan kontrak dalam warna dan fon berbeza bergantung pada kedekatan tarikh kelulusan yang dirancang hingga hari ini. Matriks gambaran ringkas ini menjadikan proses rundingan kontrak lebih "telus" dan terurus, dan memungkinkan untuk menetapkan dan menjejaki sasaran dengan lebih teliti untuk syarat kontrak.
Selyutin A., timbalan. Pengarah Jabatan Pemformatan JSC "RAO UES of Russia"

nasi. 7.5. Memaparkan peringkat perundingan perjanjian

Menyimpulkan topik piawaian korporat, perlu diperhatikan bahawa, seperti yang dikatakan oleh orang Rom kuno, undang-undang terbaik hanyalah penetapan adat yang telah ditetapkan. Piawaian terbaik dalam banyak kes ialah pemformalan teknik yang orang telah temui dan perkenalkan ke dalam kehidupan seharian. diri mereka sendiri. Piawaian inilah yang paling cekap, mudah dan berkesan.

7.7. Arahan untuk penyelidikan lanjut

Topik pelaksanaan korporat pengurusan masa hanya berusia beberapa tahun. Ia pertama kali dinyatakan dalam monograf oleh G. A. Arkhangelsky "Organisasi masa: Dari kecekapan peribadi kepada pembangunan syarikat", edisi pertama yang diterbitkan pada tahun 2003. Sememangnya, dalam arah pengurusan masa yang begitu muda, terdapat banyak peluang yang menarik kepada pengkaji.

Salah satu bidang utama ini ialah penilaian kecekapan ekonomi pelaksanaan pengurusan masa, bergantung kepada jenis aktiviti unit di mana ia dilaksanakan. Terdapat beberapa arah untuk penyelidikan tersebut. Sebagai contoh, di jabatan yang secara langsung "menjual masa" pekerja (juruaudit, perunding, peguam), penjimatan masa secara langsung dinyatakan dalam wang, bergantung pada kos satu jam pakar ini untuk pelanggan.

1. Jabatan jualan. Dengan pengurangan dalam masa yang dibelanjakan oleh pengurus jualan untuk operasi tambahan dan peningkatan dalam komunikasi langsung dengan bakal pelanggan, seseorang boleh meramalkan peningkatan yang hampir berkadar terus dalam jumlah jualan (pengecualian disebabkan situasi pasaran adalah mungkin). Ia juga dinasihatkan untuk menilai kelajuan tindak balas kepada permintaan daripada bakal pelanggan dan membandingkannya dengan parameter prestasi pesaing yang serupa, sebagai salah satu faktor utama daya saing.

2. Jabatan perkhidmatan berinteraksi secara langsung dengan pelanggan. Dalam kes ini, dengan organisasi masa yang berkesan, kualiti perkhidmatan untuk pelanggan meningkat, yang boleh dikaitkan dengan prestasi kewangan melalui dasar harga, dasar diskaun, perbandingan dengan dasar harga dan tahap perkhidmatan pesaing.

3. Bahagian dalaman yang tidak berinteraksi dengan klien. Dalam kes ini, hubungan antara penunjuk masa dan penunjuk kewangan boleh dibuat melalui saiz dana gaji atau tahap kesetiaan kakitangan (aktiviti yang lebih teratur dan boleh diramal, tekanan yang lebih sedikit dan "lebih masa" meningkatkan kesetiaan pekerja, yang boleh dikaitkan dengan mudah. dengan penunjuk kewangan dalam keadaan kualiti tawaran yang tidak mencukupi di pasaran buruh).

Pengurusan masa dalam kerja pengurus atasan dan pakar utama layak mendapat kajian berasingan. Terdapat dua kemungkinan penilaian di sini:

1. Penilaian langsung nilai masa yang disimpan melalui jumlah pampasan pengurus atasan.

2. Anggaran kelajuan promosi projek utama melalui mewujudkan hubungan antara peningkatan dalam belanjawan mingguan masa yang boleh ditumpukan oleh pengurus atasan untuk projek yang diurusnya, dengan pengurangan masa projek ini. Kepantasan pelaksanaan projek yang bertujuan untuk pembangunan syarikat (pelaksanaan sistem pengurusan baru, pelancaran produk baru, dll.), Sebagai peraturan, membolehkan hubungan langsung atau tidak langsung dengan prestasi kewangan syarikat.

Menyelesaikan tugas yang dikenal pasti untuk menilai kecekapan ekonomi memperkenalkan pengurusan masa korporat adalah salah satu bidang keutamaan untuk pembangunan sekolah saintifik pengurusan masa Rusia. Penyelesaian mereka akan menjadi sumbangan penting kepada pembangunan disiplin saintifik pengurusan masa dan kepada amalan perundingan pengurusan, dan, dengan itu, untuk meningkatkan kecekapan dan daya saing perusahaan Rusia.