3 تحسين إدارة الوقت في أنشطة العاملين. إدارة وقت الشركات. عقد برنامج تدريبي لمدة يومين بعنوان "إدارة الوقت: أساليب مرنة" ، يتلاءم مع خصوصيات أنشطة الشركة

لا يمكن وصف وتيرة حياة معظم الناس المعاصرين بأنها محسوبة أو هادئة. هذا هو نقص دائم في الوقت والعمل في حالات الطوارئ ، وإقامة منتظمة في حالة ليس من الواضح فيها ما هو العمل الذي يجب الاستيلاء عليه الآن. كل هذا لا يؤثر سلبًا على الحالة العاطفية فحسب ، بل يؤثر أيضًا على الإنتاجية الشخصية. فقط إدارة الوقت ستساعد في حل مثل هذه المشاكل وتنظيم الوقت بطريقة تجعل من الممكن أن تعيش حياة كاملة ، ولا تقتصر على الأعمال الروتينية الأبدية.

وفقًا لعلماء النفس ، حتى مع "النقص الكارثي في الوقت" ، هناك طريقة للخروج.

تساعد أدوات إدارة الوقت الحالية على الفهم: الشيء الرئيسي هو أن يكون لديك رغبة على الأقل قليلاً وإعادة النظر في موقفك من الوقت الشخصي. كثير يمكن أن يكون مثالا على ذلك عندما الاستخدام الصحيحتعطي إدارة الوقت نتائج ممتازة. بعد كل شيء ، كل واحد منهم يعرف كيف لا يضع الكثير من الخطط فحسب ، بل يعرف أيضًا كيف يفعل الكثير.

فوائد التطبيق

توفر مهارة الاستخدام العقلاني للوقت للشخص العديد من المزايا المختلفة ويمكن أن تكون مفيدة في أي مجال من مجالات النشاط تقريبًا. بالنسبة للمراهقين وأطفال المدارس ، فإن معرفة قوانين تنظيم الوقت واستخدامها يساعدهم على تعلم كيفية العيش بطريقة توفر لهم وقتًا كافيًا ليس فقط للدراسة ، ولكن أيضًا للاسترخاء والتواصل مع الأصدقاء. بالنسبة للبالغين ، ستساعد أساسيات استخدام إدارة الوقت في العمل والإبداع والعلاقات الأسرية والأعمال وغيرها من المجالات.

ما هي الفوائد المحددة التي يحصل عليها الشخص عند استخدام هذا النظام:

تمكن من تحقيق المزيد من الأهداف ؛
هو ناجح في جميع مجالات النشاط ؛
يحقق أهدافه أسرع من أولئك الذين لا يعرفون ماهية إدارة الوقت ولا يستخدمونها ؛
في فترة زمنية قصيرة يمكن أن تؤدي العديد من المهام المختلفة ؛
يتمتع الشخص بمزيد من الوقت لتحسين الذات والاستجمام والهوايات والتواجد مع أحبائهم ؛
لا يعاني من التعب المستمر ، وهو أقل عرضة للتوتر ؛
لديه دائمًا خطة عمل واضحة ؛
يمتلك الحرية الداخلية والقدرة على التحكم في حياته.

دور الدافع في القدرة على تنظيم وقتك

قبل الشروع مباشرة في معرفة ماهية إدارة الوقت ، من الضروري التعامل مع الأسباب الرئيسية لضيق الوقت. السبب الأول وربما الرئيسي هو عدم الرغبة في أداء واجبات معينة. المذنب الثاني هو عدم الاهتمام بالقضية ، والثالث هو عدم التنظيم. السبب الرابع لضيق الوقت هو الإعداد الطويل جدًا لأي مهمة.

إدارة الوقت هي تقنية لتنظيم الوقت وزيادة كفاءة استخدامه.

على سبيل المثال ، إذا كنت لا ترغب في القيام ببعض الأعمال ، فعليك البحث عن مزاياها. ربما يمكن أن تساهم في زيادة الراتب ، أو ترقية ، أو إعطاء إحساس بالرضا عن عمل جيد ، أو تسبق إجازة رائعة.

باعتبارها واحدة من أكثر أدوات إدارة الوقت فاعلية ، يجب استخدامها أيضًا في الأعمال المنزلية. بعد كل شيء ، إذا لم يتم الوفاء به ، فسوف يتم تدمير جو الراحة الخارجي والداخلي في الأسرة. في حين أن محاربة الفوضى ستساعد في التخلص من الفوضى الداخلية وتوجيه الطاقة في الاتجاه الصحيح.

تحليل الوقت

بعد أن قررت الدافع ، يجب ألا تتسرع على الفور في حل مشاكلك. نظرًا لأن الإدارة الفعالة للوقت تعتمد على التحكم في الوقت وتقليل تكاليفه غير المنتجة ، فمن الضروري البدء بتحليل الهيكل الحالي لليوم. لكل حالة ، تحتاج إلى إصلاح المعلمات الرئيسية: وقت البدء والانتهاء ، ووصف موجز ، والكفاءة أو اللحظات التي حالت دون إكمال المهمة. من الأفضل القيام بذلك في شكل طاولة.

بالطبع ، يمكنك إصلاح نقاط أخرى. على سبيل المثال ، قم بتضمين أعمدة تفصل المهام إلى شخصية وعمل ، أو تشير إلى جميع فترات استراحة الدخان واستراحات الشاي ، أو عوامل التشتيت للتحقق من التحديثات على الشبكات الاجتماعية أو قراءة الرسائل من البريد الإلكتروني. في المستقبل ، عند استخدام إدارة الوقت ، سيساعدك هذا على معرفة المهام التي يجب التخلي عنها من أجل الحصول على الوقت لإكمال المهام الرئيسية وكيفية توزيع المهام خلال اليوم.

حاول التخلص من "مضيعات الوقت" من حياتك

يمكن قياس مدى فعالية إدارة الوقت من خلال النظر في مقدار الوقت الذي يقتل فيه الكثير من الناس ويسرقون أنفسهم. لسوء الحظ ، يعتبر قضاء ساعات في التحقق من البريد الإلكتروني أو الشبكات الاجتماعية أو ممارسة ألعاب الكمبيوتر لكل من البالغين والمراهقين هو القاعدة إلى حد كبير.

بعد أن قررت القيام بشيء مفيد حقًا ، فأنت بحاجة إلى أخذ استراحة من هذه الأنشطة لفترة والتركيز على إكمال المهمة. إذا استخدم كل يوم في نفس الوقت أساسيات إدارة الوقت وقم بأشياء مهمة ، فبعد بضعة أشهر ستشكل عادة.

سيكون من المفيد أيضًا الاحتفاظ بمذكرات وتدوين فيها جميع الأنشطة التي تلتهم الوقت فقط.

القدرة على قول "لا" ستوفر أيضًا الكثير من الوقت. بدون هذا ، من المستحيل تخيل إدارة الوقت ، لأنه من الصعب تعلم كيفية تنظيم وقتك إذا كنت تضيعه بلا هدف في مهام غير ضرورية. في بعض الأحيان ، يكون من المفيد الرد بـ "لا" على أشخاص محددين لا يعرفون سوى كيفية تقديم الشكوى ، ويحاولون أيضًا القيام بكل شيء حتى يقوم شخص آخر بعمله.

تصفية المعلومات

عند دراسة أدوات إدارة الوقت ، من المستحيل عدم الخوض في القدرة على تصفية البيانات المختلفة. كثير من الناس لديهم عادة ملء رؤوسهم بالكثير من المعلومات غير المفيدة. على سبيل المثال ، قبل شراء أي أجهزة منزلية أو ملابس ، يدرسون خصائصها لعدة أيام في مواقع مختلفة.

من ناحية أخرى ، تبدو هذه المعلومات مفيدة ، لكنها لن تكون فعالة في إدارة الوقت إلا إذا لم تقرأ كل شيء على التوالي ، لكنك قادر على التركيز على أهم الخصائص الضرورية. تعلم أن تتصفح المعلومات وتذكر فقط ما هو مفيد حقًا. لا داعي لإضاعة الوقت الثمين وإفراط في تشبع الدماغ بالكثير من المعلومات غير الضرورية!

التخطيط هو مفتاح النجاح

الإدارة الفعالة للوقت هي التخطيط ، مما يجعل من الممكن زيادة إنتاجيتك بنسبة 25٪.

إذا لم يتم تسجيله ، فهو غير موجود. قائمة المهام في هذه الحالة هي خريطة لن تسمح لك بالضلال من أجل تحقيق هذا الهدف.

سيساعد العديد من المساعدين على تسهيل المهمة. على سبيل المثال ، يمكنك تعليق لوح في الجزء المرئي من الغرفة وتقسيمه إلى نصفين. يمكن تطبيق أساسيات إدارة الوقت في هذه الحالة على النحو التالي: يحتوي النصف الواحد على جميع الأفكار التي تريد إكمالها في المستقبل القريب.

يجب تقسيم النصف الثاني إلى ثلاثة أعمدة: ما هو مخطط ، وما هي المهام قيد التقدم ، وما تم إنجازه بالفعل. كل أسبوع ، يمكن نقل المهام من النصف الأول من اللوحة إلى العمود المجدول. إذا اتبعت القواعد التي تتطلب إدارة الوقت ، فستكون جميعًا في عمود "تم" بحلول نهاية الأسبوع.

يمكنك أيضًا استخدام يوميات أو تخطيط. أو املأ تقويمًا مضغوطًا لإصلاح الخطط للأسابيع والأشهر القادمة. قد تكون هناك مهام تتم كتابتها بشكل ملائم في شكل جدول.

اختيار طريقة التخطيط

اليوم هناك العديد من طرق التخطيط. الأكثر شيوعًا تشمل:

طريقة "ABV" (يمكنك أيضًا استخدام "ABC"). جوهرها هو وضع حرف بجانب كل مهمة من القائمة ، مع الإشارة إلى أولوية التنفيذ. عند وضع خطة حسب إدارة الوقت ، تتم الإشارة إلى أهم الأشياء بالحرف "أ". حتى يتم إكمالها ، لا يمكن بدء المهام التي تم وضع علامة "ب" عليها.
ضبط الوقت هو طريقة يتم تنفيذها عن طريق قياس وتحديد الوقت المطلوب لإكمال أهداف معينة. ما هي إدارة الوقت عند استخدام التوقيت؟ هذا هو تطوير الإحساس بالوقت وكفاءة العمل. لمعرفة ذلك ، تحتاج إلى تسجيل جميع أفعالك في غضون 2-3 أسابيع بدقة 5 دقائق. سيساعد هذا في تحديد ما يسمى "بالوقت الضائع" وإيجاد احتياطيات لأداء المهام الهامة.
من بين أفضل أدوات إدارة الوقت في العالم للمساعدة في التخطيط ، تجدر الإشارة إلى تقنية SMART. يتكون هذا الاختصار من الأحرف الأولى من الكلمات التي تميز الهدف. يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وتتناسب مع الأهداف الأخرى ولها إطار زمني واضح.

لا أعرف كيف تفعل المزيد - كل صباح "أكل الضفدع"

ضمن الإطار الذي تقدمه إدارة الوقت ، فإن هذه التقنية بسيطة للغاية وفعالة. يكمن جوهرها في حقيقة أنه في الصباح (ويفضل أن يكون ذلك في الصباح) ، قم بإجراء شيء ضروري ، ولكن ليس ممتعًا للغاية. يتم تأجيل هذه الفصول في الغالب وغالبًا لا يتم إجراؤها على الإطلاق. من غير المحتمل أن تتضمن الإدارة الفعالة للوقت استثمارًا كبيرًا للغاية للوقت لتنفيذ مثل هذه الأهداف. بالإضافة إلى ذلك ، تميل الأشياء غير السارة إلى التراكم. في هذه الحالة ، يمكن أن يمتد تنفيذها لأشهر وسنوات.

في دور الضفادع ، غالبًا ما تحدد إدارة الوقت الحالات التي لا تعرف كيفية التعامل معها. يمكن أن تكون أيضًا مهامًا يتوقع لها بعض الظروف المثالية. إذا تم تنفيذ هذه المهام بالتناوب كل صباح ، بمرور الوقت ، سيتم تقليل عدد المهام غير المكتملة. الغرض من هذه التكنولوجيا في إدارة الوقت هو تطوير عادة مفيدة للتركيز على الشؤون الجارية والقيام بها بشكل أسرع.

إذا كان الهدف كبيرًا ، فيمكن تقسيمه

يستسلم الكثيرون عندما يحتاجون إلى تولي مهمة عالمية ، مثل مشروع معقد. ما هي أدوات إدارة الوقت التي يمكن استخدامها في مثل هذه الحالة؟ بادئ ذي بدء ، من الضروري تقسيم المهمة الرئيسية إلى عدة مهام مساعدة وتنفيذ كل منها على حدة. لن يساعد ذلك في تنفيذ المشروع بشكل أسرع فحسب ، بل سيساعد أيضًا في فهمه بشكل أفضل.

من بين المشاركين في إدارة الوقت ، يجعل الكثيرون هذه المهمة أسهل من خلال رسم نوع من الشجرة. تعمل المهمة الرئيسية كجذع لها ، والمهام الفرعية هي فروع. تحتاج إلى التفريع حتى تصبح عملية تحقيق الهدف بأكملها واضحة وبسيطة للغاية.

هناك وقت للعمل ، وهناك وقت للراحة

باستخدام إدارة الوقت في حياتك ، يجب ألا ننسى أن لكل شخص ساعته البيولوجية الخاصة به. إنها تؤثر على أي فترة من اليوم ستكون ذروة النشاط الأكبر. على سبيل المثال ، إذا كانت هذه الفترة من 6.00 إلى 10.00 ، فيجب عليك في هذه الساعات التخطيط لأهم الأشياء والمهام.

وفقًا لمبادئ إدارة الوقت في هذه الحالة ، يمكنك إدارة أكبر عدد ممكن من المهام. لأنه في أوقات أخرى سيكون رد الفعل أبطأ ، وسيتم تقليل الأداء.

بناءً على ملاحظات ساعتك البيولوجية ، من المفيد أيضًا تخصيص وقت للراحة. لا ينبغي إغفال أن هذا يحدد إلى حد كبير مدى فعالية إدارة الوقت. أثناء الراحة ، تتم استعادة موارد الجسم ، ويمكنه التعامل بشكل أفضل وأسرع مع الأهداف المحددة له. إذا سقط الشخص من التعب ، فمن غير المرجح أن تكون جودة العمل جيدة.

اترك الوقت دائمًا

بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن إدارة الوقت يجب أن تجعل الحياة أسهل وتعلمك كيفية استغلال الوقت في الاستخدام الجيد. ومع ذلك ، هذا ليس سببًا لجعل مثل هذه الجداول الزمنية المزدحمة بحيث لا توجد دقيقة واحدة مجانية فيها. كل يوم تحتاج إلى ترك هامش معين من الوقت. بعد كل شيء ، بغض النظر عن مدى التفكير في إدارة الوقت ، من الصعب تحديد الوقت المطلوب بدقة لإكمال جميع المهام.

لذلك ، من أجل عدم الذعر من حقيقة أنه من الضروري بالفعل بدء المهمة التالية ، فمن الأفضل التخطيط لمزيد من الوقت مسبقًا. حتى إذا قمت بذلك في الوقت المحدد ، يمكن استخدام الوقت المتبقي لحل المشكلات الأقل أهمية أو للاسترخاء.

"مهمة الإدارة في القرن الحادي والعشرين هي تعلم كيفية إدارة فعالية العمل الإداري والإبداعي."

P. دراكر

تظهر عدة أرقام مدى صلة مشكلة زيادة إنتاجية العمل وتحفيز الموظفين بشكل فعال بالنسبة للشركات الروسية:

تنمو إنتاجية العمالة للعاملين في الاقتصاد الروسي في المتوسط بنسبة 6.5٪ سنويًا ، أي أبطأ من نمو الناتج المحلي الإجمالي ؛

في عام 2008 ، ارتفعت الأجور الحقيقية بنسبة 5.9٪ مقارنة بالعام السابق ، وفي عام 2009 ، وفقًا لتوقعات وزارة التنمية الاقتصادية ، سيكون نموها مقارنة بعام 2008 بنسبة 3.6٪ ؛

وبلغت نسبة إجمالي الأجور الاسمية للسكان العاملين في الاقتصاد إلى حجم الناتج المحلي الإجمالي في عام 2006 33.3٪.

هذه الأرقام تعني ما يلي:

إن النمو في تكلفة رأس المال البشري يفوق بكثير الزيادة في المنتج نفسه ؛

لا يقترن الديناميات الإيجابية لسعر رأس المال البشري بزيادة مقابلة في العائد على استخدامه ؛

السعر النسبي للعمالة في روسيا ، مع الأخذ في الاعتبار الإمكانات المحلية ، مرتفع بالفعل.

لم يتضح بعد ما إذا كانت الأزمة ستكون قادرة على التأثير في هذه الظروف ، وبأي طريقة. لكن من الواضح تمامًا أنه في الأزمات ، تواجه الشركات مهمة حل المهام الأكثر تعقيدًا والتي غالبًا ما تكون غير قياسية لزيادة كفاءة الإنتاج والمبيعات والتسويق ، فضلاً عن مهمة زيادة ولاء الموظفين المتبقين ، والتي يمكن حلها ، بما في ذلك عن طريق المختصين باستخدام وسائل التحفيز وإدارة الوقت.

ترجع الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت إلى العوامل التالية:

1. تتطلب الوتيرة المتزايدة للتغيرات في البيئة الاقتصادية نقل صلاحيات أكبر لموظفي المنظمة ، والتبني الفوري للقرارات المستقلة من قبلهم والتنظيم المستقل والتخطيط لعملهم.

2 - تتزايد حصة الأصول غير الملموسة في قيمة المنظمة ؛ أصبح أداء كبار المديرين والمتخصصين العامل الرئيسي في نجاح عدد متزايد من الشركات. في الوقت نفسه ، فإن الرقابة الخارجية على أنشطة الموظف ، والتي تتسم بطابع إبداعي ، أمر صعب للغاية ، ولكن تزداد أهمية التنظيم المستقل لعملهم من خلال هذا الموظف.

3. بالنسبة للمؤسسات أصبحت القاعدة ، وليس استثناءً نادرًا ، التغييرات الكبيرة المستمرة في الأنشطة - تطوير منتجات جديدة ، ودخول أسواق جديدة ، وإدخال أدوات وأنظمة إدارة جديدة. بالنسبة لكبار المديرين والمتخصصين في المنظمة ، على التوالي ، يصبح من المعتاد زيادة عدد وحجم المهام المراد حلها باستمرار ، والحاجة إلى إيجاد احتياطيات زمنية باستمرار لتنفيذ المشاريع التي تسمح للمنظمة بالتطور المستمر.

تم تطوير إدارة الوقت في الأصل كنظام عملي تم تطويره من قبل المستشارين الإداريين أكثر من الأكاديميين. قام عدد من المتخصصين في الإدارة المحلية والغربية بتطوير تقنيات تخطيط عملية ، وعرضها على المديرين الممارسين في شكل كتب و دورات تدريبية.

كقاعدة عامة ، تم ترك استخدام أو عدم استخدام تقنيات إدارة الوقت من قبل إدارة المنظمة وفقًا لتقدير الموظف. لذلك ، في الإدارة العلمية ، نادراً ما يتم التطرق إلى قضايا الإدارة الذاتية والتنظيم الشخصي للعمل. كلاسيكيات الإدارة العلمية ، على سبيل المثال ، F.W. أثار تايلور ، لأول مرة ، مسألة الإدخال المركزي للتكنولوجيات للتنظيم الشخصي للعمل ، مع مراعاة العمل البدني بشكل أساسي.

في العشرينات من القرن العشرين. عارض مدير المعهد المركزي للعمل أ.ك.غاستيف النهج الآلي في مثل هذه المقدمة "من أعلى" بفكرة "عصية العمل التنظيمية" ، والتي تشجع موظف المنظمة على تحسين إجراءات العمل بشكل مستقل. قام رئيس رابطة فريميا ، ب.

أخيرًا ، حددت نظرية الإدارة الغربية الكلاسيكية P. Drucker ، التي لفتت الانتباه إلى تعقيد إدارة العمل الإبداعي والإداري "من أعلى" دون إشراك مبادرة الموظف المستقلة ، مهمة زيادة كفاءة العمل الإداري والإبداعي كمهمة أساسية للإدارة في القرن الحادي والعشرين.

وهكذا ، في تاريخ مسألة إدارة الوقت لموظف في منظمة ما ، يمكن التمييز بين فرعين رئيسيين للبحث: إدارة الوقت الكلاسيكية ومجالات الإدارة العامة ، بطريقة أو بأخرى تؤثر على قضايا التنظيم الشخصي للعمل. تتقارب هذه الفروع في سياق التطور ، مما يجعل من الطبيعي طرح مسألة تطوير أساليب لتضمين إدارة الوقت في إدارة الشركات.

إدارة وقت الشركات عبارة عن مجموعة من التقنيات "لتضمين" أساليب إدارة الوقت في نظام إدارة المنظمة.

وبالتالي ، إذا كانت إدارة الشركة عبارة عن مسار "من أعلى إلى أسفل" ، من بناء نظام إلى فعالية عناصره ، ولا سيما الاستخدام الفعال لوقت الموظف ، فإن إدارة الوقت الشخصي هي مسار "من أسفل إلى أعلى" ، بدءًا من الفعالية الشخصية للموظفين لزيادة كفاءة الإدارات أو المنظمات.

تحليل معايير الشركات لإدارة الوقت في سبيربنك روسيا

تتيح لك إدارة وقت الشركة جعل إدارة الوقت الشخصي للموظفين أداة لزيادة كفاءة الشركة.

تجمع إدارة وقت الشركات بين نهجين - إدارة الوقت الشخصي وتنظيم عمل الشركات. إن مهمة إدخال إدارة الوقت في هذه الحالة هي الإجابة على السؤال: "كيف تزيد من قابلية إدارة الشركة والموظفين ، دون خسارة المزايا التي تعطي الحرية والمبادرة للناس؟"

مفهوم إدارة وقت الشركات

"تتمثل مهمة الإدارة في القرن الحادي والعشرين في تعلم كيفية إدارة فعالية العمل الإداري والإبداعي "(P. Druckerأرخانجيلسكي ج. تنظيم الوقت: من الفاعلية الشخصية إلى تطوير الشركة / ج. أرخانجيلسك. - الطبعة الثانية. - سانت بطرسبرغ: بيتر ، 2005. - 442 ص. )

لأول مرة ، تم ذكر موضوع إدارة وقت الشركات في دراسة من قبل GA. Arkhangelsky "تنظيم الوقت: من الكفاءة الشخصية إلى تطوير الشركة" في عام 2003. منذ ذلك الحين ، أصبحت فكرة التنفيذ المؤسسي المركزي لتقنيات إدارة الوقت حاجة معترف بها لعدد متزايد من الشركات والمؤسسات.

تم تطوير إدارة الوقت في الأصل كنظام عملي تم تطويره من قبل المستشارين الإداريين أكثر من الأكاديميين. قام عدد من المتخصصين في الإدارة المحلية والغربية بتطوير تقنيات التخطيط العملي ، وتقديمها للمديرين الممارسين في شكل كتب ودورات تدريبية. كقاعدة عامة ، تم ترك استخدام أو عدم استخدام تقنيات إدارة الوقت من قبل إدارة المنظمة وفقًا لتقدير الموظف. لذلك ، في الإدارة العلمية ، نادراً ما يتم التطرق إلى قضايا الإدارة الذاتية والتنظيم الشخصي للعمل. كلاسيكيات الإدارة العلمية ، على سبيل المثال ، F.W. تايلور أولاً طرح سؤال مركزيةإدخال تقنيات التنظيم الشخصي للعمل ، مع مراعاة العمل البدني بشكل أساسي. في العشرينات من القرن العشرين. مدير المعهد المركزي للعمل أ.ك. قارن جاستيف النهج الآلي في مثل هذه المقدمة "من أعلى" مع فكرة "عصية العمل التنظيمية" ، والتي تشجع موظف المنظمة على تحسين إجراءات العمل بشكل مستقل. رئيس عصبة "تايم" P.M. حول Kerzhentsev التركيز من التنظيم العام للعمل إلى الوقت ، وبدأ في اعتباره أحد أهم موارد المنظمة والموظف.

أخيرًا ، حددت نظرية الإدارة الغربية الكلاسيكية P. للإدارة في القرن الحادي والعشرين.

إدارة وقت الشركات- مجموعة من التقنيات "لتضمين" أساليب إدارة الوقت في نظام إدارة المنظمة.

وبالتالي ، إذا كانت إدارة الشركة عبارة عن مسار "من أعلى إلى أسفل" ، بدءًا من بناء نظام إلى فعالية عناصره ، ولا سيما الاستخدام الفعال لوقت الموظف ، فإن إدارة الوقت الشخصي هي مسار "من أسفل إلى أعلى" ، بدءًا من المستوى الشخصي. فاعلية الموظفين لزيادة كفاءة الإدارات أو المنظمات.

تتضمن إدارة الوقت بالمعنى الكلاسيكي للكلمة مجموعة كاملة من تقنيات التخطيط التي يستخدمها موظف في مؤسسة ما. على المرءلتحسين كفاءة استخدام وقت العمل. في الوقت نفسه ، فإن استخدام إدارة الوقت ليس إلزاميًا. في السنوات الأخيرة ، أدرك عدد متزايد من المنظمات الحاجة إلى تنفيذ مؤسسي مركزي لتقنيات إدارة الوقت.

فلاسوفا داريا الكسندروفنا

طالب في السنة الخامسة ، قسم الاقتصاد وإدارة التنظيم والإنتاج ، TSOGU ، تيومين

ه- بريد: فلاسوفا- داريا@ بريد. en

سيماروفا ايرينا سيرجيفنا

مستشار علمي ، مساعد قسم الاقتصاد ، التنظيم وإدارة الإنتاج ، TSOGU ، تيومين

كيف يمكن تحسين كفاءة الموظفين عندما تتوقف أدوات التحفيز المادي عن أن تكون فعالة؟ كيف تحصل على أقصى فائدة للشركة من الوقت المدفوع للموظف؟ هذه من أهم المهام التي تواجه كل شركة. الحل لهذه المشاكل هو إدخال نظام إدارة الوقت للشركات.

إدارة الوقت (TM) هي تقنية لتنظيم الوقت وزيادة كفاءة استخدامه.

تم تطوير تقنيات إدارة الوقت الشخصية في الأصل للاستخدام المجاني من قبل الأشخاص الذين يركزون على الفعالية الشخصية ، ولكن بمرور الوقت ، أثبتت أدوات TM فعاليتها في ثقافات الشركات.

تشمل أدوات إدارة الوقت الشخصية ما يلي:

1. التوقيت - طريقة لدراسة تكلفة الوقت من خلال تحديد وقياس مدة الإجراءات المنجزة. يسمح لك التوقيت بإجراء "تدقيق" و "جرد" للوقت ، لتحديد "مضيعات الوقت".

2. الفيل - هذه مهام كبيرة وواسعة النطاق يجب القيام بها على أجزاء (من الناحية المجازية ، "أكل الفيل في قطع شرائح اللحم").

3. الضفدع - هذه أشياء صغيرة وغير سارة يجب القيام بها في أسرع وقت ممكن.

4. الجبن السويسري - المبدأ الذي بموجبه من الضروري بدء مشروع ليس بالترتيب ، ولكن من أبسط الأماكن وأكثرها قابلية للفهم.

عملية إدخال TM في ثقافة الشركة ممكنة بطريقتين.

الطريقة الأولى هي التنفيذ "خارج" ، أي إشراك شركة استشارية متخصصة لتحليل سير العمل وتوفير التدريب وتقديم الحلول الجاهزة. تبلغ تكاليف شركة تضم حوالي 100 موظف 3-4 ملايين روبل. يوفر إجراء تدريب على إدارة الوقت تحولًا ملحوظًا في الفهم الشامل للمشكلة ، ويعطي دفعة لتطوير ثقافة مؤسسية فعالة. لكن من الواضح أن تدريب TM ، ليس منعزلاً ، بل مدرجًا في نظام معين لتدريب الشركات ، هو أكثر فاعلية ، فلنقارن تدريب الشركة في إدارة الوقت مع زيارة نادي اللياقة البدنية. لا شك أن حتى تمرينًا واحدًا مفيد للصحة وللحفاظ على اللياقة البدنية. ولكن لتحقيق نتائج عالية ، فأنت بحاجة إلى برنامج تدريبي منظم ، يتم تطويره بشكل فردي ، مع مراعاة خصائص الجسم ؛ بحاجة إلى مدرب شخصي يجب أن يكون هناك جدول تدريبي صارم يحفزك على زيارة نادي اللياقة البدنية بانتظام.

الطريقة الثانية تتضمن إدخال TM "من داخل" الشركة وتتكون من عدة خطوات.

1. من الضروري إدخال ما يسمى بـ TM-bacillus - (وفقًا لتعريف Gleb Arkhangelsky ، خبير في مجال إدارة الوقت ، المدير العام لشركة Time Organization ، مؤلف كتب عن إدارة الوقت) - هذا عبارة عن مجموعة من الأفكار والمواقف العقلانية والعاطفية فيما يتعلق بالوقت والكفاءة ، "تم إلقاؤها" في المنظمة ، و "مطعمة" بثقافة الشركة وخلق فيها نظيرًا لما يسمى "التفكير الموجه نحو الكفاءة" في العمل الشخصي ، أي الرغبة في الكفاءة "المغروسة" في تفكير الناس وليس فقط المنصوص عليها في الإجراءات الرسمية.

تتمثل آلية عمل عصية TM في إنشاء مصلحة أولية في الإدارة العقلانية للوقت الشخصي (الذي لا يمكن الاستغناء عنه ومحدود للغاية) ، مما يؤدي إلى فهم الناس للحاجة إلى تحسين إجراءات الشركة وخطط النشاط ، وكذلك إلى الاستقلالية عمل الناس في هذا الاتجاه دون ضغط "من فوق". يعود مصطلح "TM-bacillus" إلى "عصية العمل التنظيمية" الخاصة بمنظمة العمل الروسية الكلاسيكية A.K. Gastev ، مع الانضمام إلى مفهومه عن "بيئة العمل" ، والرغبة في تطوير وتحسين النشاط الذي يحتاج إلى غرسه. في العامل ، بالإضافة إلى تعليم التنفيذ الدقيق للمعيار ("بطاقة التعليمات"). لتنفيذ هذه الخطوة ، هناك حاجة إلى اثنين من المدربين الداخليين في الشركة الذين تم تدريبهم في دورة TM (تكلف 60-80 ألف روبل) ، والذين سيظهرون فعالية الأدوات من خلال مثال شخصي وسيقومون بتعليم هذه الأدوات لزملائهم. يجب أن يكون المدربون من مستويات هرمية مختلفة لتحسين فعالية تدريب الموظفين.

2. في خطوة "المصطلحات" ، يتم تقديم المصطلحات المكتوبة أو المنطوقة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون "للمهمة العاجلة" عدة معانٍ: وجود تاريخ معين ، أو عاجل ، أو متأخر تقريبًا ("مطلوب بحلول الأمس"). في كثير من الأحيان ، يقضي الموظفون معظم وقتهم في هذا العمل العاجل في علامات اقتباس ، وتصبح نتائج هذه الجهود التفاعلية مع احتمال 80٪ غير ذات صلة أو تكمن على أجهزة سطح المكتب دون مطالبة.

3. بعد إدخال المصطلحات ، تتم صياغة قواعد المنظمة ، "مكتوبة" في نظام لوائح الشركة ، أو في شكل اتفاقيات فريق غير رسمية. وهي تختلف على النحو التالي: الاتفاقات هي "الأخلاق الحميدة" فيما يتعلق بوقت بعضها البعض. اللوائح - الاتفاقات التي يدعم تنفيذها أي عقوبات. يمكن أن تكون الترتيبات مختلفة ، على سبيل المثال ، القواعد البسيطة التي اعتمدها Wimm-Bill-Dann:

1) عد الوقت مثل المال. كن مستعدًا لحقيقة أنك ستخسر المال لخطأ في الوقت المناسب ؛

2) عن طريق الهاتف - عاجل ، الباقي - عن طريق البريد ؛

3) كل ما تستطيع - افعله بنفسك. لا تأتي بسؤال ، ولكن مع حلول ؛

4) لا تحاول تحويل مشكلتك إلى أخرى. كن مستعدًا لسماع "لا" حازمة ؛

5) عند إرسال بريد إلكتروني ، تأكد من توضيح الموضوع الفعلي للرسالة وأهميتها ؛

6) التأخر أمر شرير. ولكن إذا كنت متأخرا بالفعل - حذر ؛

7) في أي طلب ، حدد المواعيد النهائية الفعلية. لا "تضخم" لهم مثل السعر في البازار ؛

8) أنت تنتقد - اعرض الحل. الانتقاد بدون خيار الحل غير مقبول.

9) لا تأكل في مكان العمل لأن يمكن لرائحة الطعام أن تشتت انتباه أو تزعج شخصًا ما ؛

10) مرتين في اليوم ، في الساعة 12:00 والساعة 16:00 ، يغادر الجميع المكتب لمدة 15 دقيقة لتهوية الغرفة ؛

11) إذا كان الشخص يحتاج إلى ساعة أو ساعتين من الوقت للقيام بعمل مهم ولم يشتت انتباهه أحد ، فإنه يضع علامة حمراء على مكتبه. كل زملائه سيعرفون ذلك ولن يشتت انتباهه.

4. إدخال "الأدوات" التي "لا تسمح بفعل الخطأ" وتملي مسار العمل. أمثلة على الأدوات المضمنة في ثقافات الشركات:

أداة بسيطة لأحد البنوك ، ولا يتم تسجيلها في أي مكان ، ولكنها معروفة للجميع. توجد مزهرية من الكريستال في غرفة الاجتماعات ، ويجب على الوافد المتأخر إلى الاجتماع وضع 500 روبل فيها ، ويتم إرسال الأموال التي تم جمعها إلى صندوق الفعاليات الثقافية للشركة ؛
أداة للعمل الجماعي مع الجهات الحكومية ، وهي موحدة في إحدى المنظمات غير الربحية. في مكان بارز ، تم تركيب منصة حيث يقوم الموظف الذي يذهب إلى لجنة أو وزارة بمهمة جادة بإرفاق ملصق مع إشعار مقابل للباقي. أضاف زملاؤه ملصقات عليها مهام عرضية "صغيرة" "لإبلاغ إيفانوف بشيء ما" ، "أخذ المستندات من بتروف". بفضل هذا ، كان من الممكن تقليل الوقت الذي يقضيه السفر بشكل كبير ، وإدخال قاعدة جديدة بشكل فعال في العمل الجماعي دون لوائح رسمية ؛
أداة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. يتم وضع جناح إعلامي في مكان بارز في القسم: تتم كتابة المهمة الرئيسية للقسم لمدة شهر (ربع سنة ، سنة) في الأعلى ؛ فيما يلي ملصقات بمهام أصغر ستؤدي إلى تحقيق هدف مشترك ؛ يوجد في الجزء السفلي عدة مظاريف بأسماء الموظفين. كل موظف ، عندما يكمل وظيفته الرئيسية ، يأخذ ملصقًا "صعبًا جدًا" بالنسبة له ويبدأ في إكمال هذه المهمة ، وينسق النتيجة مع رئيسه ، وبعد الموافقة يضع الملصق في مظروف باسم عائلته ، و جزء من المهمة - في مجلد خاص. في نهاية الشهر (ربع ، سنة) ، وفقًا لتقدير الرئيس ، يُمنح الموظف الذي قدم أكبر مساهمة في تحقيق الهدف الرئيسي للقسم 1-2 يوم راحة مدفوعة الأجر.

مثال على الأدوات الشخصية يمكن أن يكون الاستخدام اليومي لمذكرات مصممة خصيصًا بأشكال مختلفة ، تحتوي على جميع الأدوات اللازمة لإدارة الوقت الشخصي ؛ استخدام أدوات إدارة الوقت والمهام في MSOutlook.

من أجل التحسين المستمر لنظام الترجمة المؤسسية ، من الضروري عقد اجتماعات مرة كل 3-4 أشهر لمدة لا تزيد عن ساعة واحدة لمناقشة الأدوات الجديدة لتحسين كفاءة العمل.

أظهرت تجربة تطبيق TM في الشركات (MDM Bank ، Alfa Bank ، Megafon-Povolzhye ، RusAl ، إلخ) أن كفاءة الموظفين بعد إكمال التدريب زادت بنسبة 10-20٪ بأقل تكلفة.

من الصعب حساب اقتصاد TM ، ولكن إذا زاد ربح الشركة بعد إدخال TM بنسبة 0.5 ٪ ، فإن هذا المبلغ ، على سبيل المثال ، بالنسبة لبعض شركات النفط والغاز سيكون أكثر من 25 مليون روبل. في السنة ، وهو ما يفوق بكثير التكاليف.

وبالتالي ، يجب إدخال TM في ثقافات الشركات للشركات ، وكذلك لتعزيز إدراج دورة TM في منهاج دراسيالجامعات.

في بيئة تنافسية ، يصبح الوقت عاملاً مهمًا يؤثر على نجاح الشركة ، لذا فإن إدارة الوقت هي أداة لتوفير مورد لا يمكن الاستغناء عنه. نتيجة شركة TM هي أن هناك المزيد من الوقت ، وهناك فرصة للقيام بالمزيد ، وكسب المزيد ، و "عدم دفع أجور العمال الذين يتجولون في المتجر" ، كما قال الصناعي الأمريكي هنري فورد.

فهرس:

Arkhangelsky G. A. تنظيم الوقت. من الفعالية الشخصية إلى تطوير الشركة: دراسة. - م: بيتر ، 2008. - 448 ص.
Arkhangelsky G. A. إدارة وقت الشركة: موسوعة الحلول. - م: ألبينا بيزنس بوكس ، 2008. - 160 ص.

الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت
خلفية وتعريف إدارة وقت الشركات
إدارة الوقت في برنامج الجامعة للشركات
تشخيص واعتماد مهارات ذاكرة الترجمة
منهجية شهادة TM
معايير العلامة التجارية للشركات
اتجاهات لمزيد من البحث

"مهمة الإدارة في القرن الحادي والعشرين هي تعلم كيفية إدارة فعالية العمل الإداري والإبداعي."

P. دراكر

في السنوات الأخيرة ، أدرك عدد متزايد من المنظمات الحاجة إلى تنفيذ مؤسسي مركزي لتقنيات إدارة الوقت.

7.1. الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت

ترجع الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت إلى العوامل التالية:

1. زيادة وتيرة التغيير في البيئة الاقتصاديةتتطلب نقل صلاحيات أكبر لموظفي المنظمة ، والتبني الفوري للقرارات المستقلة من قبلهم والتنظيم المستقل والتخطيط لعملهم.

2. تتزايد نسبة الأصول غير الملموسة في قيمة المنظمة ؛أصبح أداء كبار المديرين والمتخصصين العامل الرئيسي في نجاح عدد متزايد من الشركات. في الوقت نفسه ، فإن الرقابة الخارجية على أنشطة الموظف ، والتي تتسم بطابع إبداعي ، أمر صعب للغاية ، ولكن تزداد أهمية التنظيم المستقل لعملهم من خلال هذا الموظف.

3. بالنسبة للمنظمات أصبحت القاعدة ، وليس الاستثناء النادر ، التغييرات المهمة المستمرة في الأنشطة- تطوير منتجات جديدة ودخول أسواق جديدة وإدخال أدوات وأنظمة إدارة جديدة. بالنسبة لكبار المديرين والمتخصصين في المنظمة ، على التوالي ، يصبح من المعتاد زيادة عدد وحجم المهام المراد حلها باستمرار ، والحاجة إلى إيجاد احتياطيات زمنية باستمرار لتنفيذ المشاريع التي تسمح للمنظمة بالتطور المستمر.

7.2 خلفية وتعريف إدارة وقت الشركات

كقاعدة عامة ، تم ترك استخدام أو عدم استخدام تقنيات إدارة الوقت من قبل إدارة المنظمة وفقًا لتقدير الموظف. لذلك ، في الإدارة العلمية ، نادراً ما يتم التطرق إلى قضايا الإدارة الذاتية والتنظيم الشخصي للعمل. أثارت كلاسيكيات الإدارة العلمية ، مثل F.W. Taylor ، سؤال مركزيةإدخال تقنيات التنظيم الشخصي للعمل ، مع مراعاة العمل البدني بشكل أساسي.

إدارة وقت الشركات- مجموعة من التقنيات "لتضمين" أساليب إدارة الوقت في نظام إدارة المنظمة.

7.3. إدارة الوقت في برنامج الجامعة للشركات

عادةً ما يكون التدريب هو الخطوة الأولى في تنفيذ الشركات لإدارة الوقت. لكن التدريب العادي لا يعطي أقصى قدر من النتائج إذا لم يكن مصحوبًا بأنشطة معينة قبل التدريب وبعده ، إذا لم يكن عنصرًا منطقيًا في نظام التدريب المؤسسي. دعونا نقدم التكنولوجيا الخاصة بتضمين إدارة الوقت في برنامج إحدى الجامعات أو الشركات مركز تدريبعلى مثال مشروع حقيقي.

تقول ناتاليا بيكر ، مديرة جامعة Wimm-Bill-Dann للشركات:

"عند تطوير برنامج الجامعة للشركات ، في المرحلة الأولى من التدريب ، حددنا أربع مهارات أساسية يحتاجها مديرينا: المهارات الإدارية ، والمفاوضات ، والعروض التقديمية ، وإدارة الوقت. إن المشاركة في البرنامج التدريبي ليست طوعية فحسب ، بل هي أيضًا امتياز بمعنى ما.
يجب على موظف الشركة تبرير الحاجة لمشاركته في البرنامج. هذا يزيد بشكل كبير من الدافع للتعلم.

يتم التدريب على إدارة الوقت في دورة الشركات الجامعية وفقًا للمخطط التالي:

1) يقوم المشاركون في التدريب بملء استبيانات تحديد السمات التي تسمح بتقييم مستوى كفاءة TM الخاصة بهم وجعل التدريب أكثر فردية ؛

2) يتم إجراء تدريب لمدة يومين في إطار برنامج "إدارة الوقت: أساليب مرنة" ، ومواءمته مع خصوصيات أنشطة الشركة. في موسكو ، يتم إجراء التدريب من قبل متخصصين من شركة Time Organization ؛ في المناطق - مدربي الشركات الذين أكملوا دورة تدريبية خاصة ؛

3) أثناء التدريب ، يبدأ المشاركون في العمل باستخدام دليل المؤلف "تدريب منظم" ، وهو نوع من "برنامج تعليمي لإدارة الوقت". يحتوي على تمارين بسيطة ومخططات فارغة تسمح لك بتوحيد المادة التدريبية. بعد التدريب ، لا يُترك المشارك "واحدًا لواحد" مع إدارة الوقت ، فلديه خوارزمية إجراءات واضحة ؛

4) بعد شهر من التدريب يتم تنفيذ 4 ساعات بعد التدريب. يحلل نجاحات وإخفاقات المرحلة الأولى من تطبيق إدارة الوقت. على وجه الخصوص ، يحصل جميع المشاركين الذين أكملوا "منظم التدريب" على جائزة - كتاب "Time Drive" ؛

5) بعد بضعة أشهر من الدورة ، يكتب المشاركون مقالات تعكس التغييرات في تنظيم عملهم.

يمكن لمثل هذا المخطط أن يزيد بشكل كبير من فعالية التدريب. في كل مرحلة ، تتفاعل جامعة الشركات بنشاط مع الموظف ومديره ومدرب TM بحيث تجد جميع التقنيات المدروسة تطبيقًا حقيقيًا. أحد الآثار الجانبية الغريبة للتدريب هو أن المديرين رفيعي المستوى ، الذين يرون النجاح الواضح للمرؤوسين في تنظيم الوقت ، يعبرون عن رغبتهم في المشاركة في تدريبات مماثلة.

إليكم ما كتبه يفغيني إيفانوف ، رئيس قسم مصنع ألبان تيماشيفسك ، في مقال بعد الدورة:

تمت ترقيتي إلى منصب رئيس قسم تقنية المعلومات. في هذا الصدد ، اتسع نطاق المسؤوليات والصلاحيات بشكل كبير ، مقارنةً بالأعمال المنجزة سابقًا. لا يمكن إكمال جميع المهام الموكلة إليها في الوقت المحدد ، وكان لا بد من تأخيرها بشكل كبير في العمل ، مما أدى إلى نشوب صراعات داخل الأسرة.
بعد تدريب الكفاءة الشخصية ، كان أول شيء فعلته هو البدء في توقيت منتظم. نتيجة لذلك ، تم تحديد مغاير الوقت ، وتم الحصول على هيكل تكاليف الوقت ، وظهرت بيانات موضوعية ، ومجموعات الحالات التي تستهلك مقدار الوقت. لقد أنشأت أيضًا المنظم الخاص بي في MS Excel ، حيث حددت الأهداف والمهام الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية لفترة العام الحالي ، وقمت بعمل جدول أسبوعي ثنائي الأبعاد للعمل ، وأنشأت صفحة للمهام العادية. لكل موظف في القسم صفحته الخاصة ، حيث يتم إدخال المهام للموظف وعلامة الإنجاز. يساعد هذا الملف كثيراً في تنظيم عملي وعمل القسم. يمكن الانتهاء من معظم الحالات المخطط لها في الوقت المحدد.
لقد تحولت المهام الكبيرة ، "المهمة ، ولكنها ليست عاجلة" بشكل كبير ، على سبيل المثال ، لإنشاء إدارة ترخيص البرامج في المصنع ، الأمر الذي تطلب مجموعة كاملة من التدابير. تحسين القدرة على رؤية أجزاء من المهام الكبيرة ، لتحديد أولويات الحلول الخاصة بها. نتيجة لذلك ، يمكن حل المهام الكبيرة التي تبدو مرهقة.

7.4. تشخيص واعتماد مهارات ذاكرة الترجمة

الخطوة التالية بعد تنظيم نظام التدريب على إدارة الوقت هي تشخيص إدارة الوقت في الأقسام واعتماد مهارات ذاكرة الترجمة للموظفين.

يتم إجراء التشخيص في شكل استبيان وفقًا لعدة معايير رئيسية. والنتيجة هي بناء ملف تعريف TM - رسم تخطيطي بسيط يعكس الوضع في شركة أو قسم في جميع جوانب إدارة الوقت (الشكل 7.1).

تم بناء الملف الشخصي على أساس البيانات التي تم الحصول عليها من مسح لفريق من المديرين في ثلاثة مجالات رئيسية لتطبيق إدارة الوقت في الشركة:

إدارة الوقت الشخصي - درجة مهارات إدارة الوقت في المتوسط لهذه المجموعة من المديرين ؛
إدارة وقت الفريق - جودة تفاعل ذاكرة الترجمة الأفقية داخل الفريق ؛
إدارة وقت الشركات هي جودة تفاعل TM بين المدير ومرؤوسيه.

يسمح لك تحليل ملف تعريف ذاكرة الترجمة المُنشأ بتحديد مكونات ذاكرة الترجمة المشكّلة للأنشطة اليومية لكل موظف وإدارة ومؤسسة ككل. يسمح لك إجراء مسح ثان (بعد الانتهاء من التدريب) بتقييم فعاليته.

أرز. 7.1. OJSC "Bank24.ru" - ملف تعريف TM لفريق كبار المديرين

تسمح لك TM-Diagnostics بتقييم الامتلاك الكلي لمهارات TM لفريق من المديرين. في نفس الوقت أو بشكل منفصل معها ، يمكن استخدام هذه التقنية شهادات TM، والتي تعمل على تقييم مهارات ذاكرة الترجمة الشخصية لكل مدير أو متخصص.

"أثناء تطوير أعمالنا ، توصلنا إلى استنتاج مفاده أنه بدون زيادة كفاءة الشركة الداخلية ، وقبل كل شيء ، فإن الكفاءة الشخصية ، والتطور السريع والفوز في مجال شديد التنافسية أمر مستحيل. شخصيًا ، ساعدني استخدام منظم التدريب كثيرًا ، فقد تبين أن هذه الأداة مناسبة لي تمامًا - كل شيء مضغ وجاهز للاستخدام الفوري ، ومع ذلك ، هناك فرصة لتعديل كل شيء بنفسك.
حتى الآن ، خضع جميع موظفي مصرفنا لتدريب مؤسسي على إدارة الوقت. باستمرار ، خطوة بخطوة ، قمنا بتدريب جميع الموظفين على أساسيات إدارة الوقت. والمثير للدهشة أن فريق العمل لم ينظر إلى هذه الدراسة على أنها "شيء مزروع من أعلى" ، ولكن على وجه التحديد كفرصة لتعلم "فن التواجد في الوقت المحدد" ، والحاجة إلى إتقان الأمر الذي طال انتظاره. في الوقت نفسه ، تم إجراء تشخيصات إدارة الوقت على مستوى كبار المديرين وفي الأقسام ، بالإضافة إلى شهادات مهارات الموظفين في TM.
كان Bank24.ru أول المؤسسات الائتمانية الروسية التي حصلت على شهادة الامتثال لمعايير الجودة الدولية ISO 9001: 2000. أظهرت عملية التحضير للحصول على الشهادة أن TM أصبحت صديقًا جيدًا ومساعدًا لنا. تعد إدارة الوقت اليوم معيارًا مؤسسيًا لجميع موظفي البنك ".
دياكونوف ب. بيد. علوم ، المدير التنفيذي لـ OJSC Bank24.ru.

"الوصايا العشر لإدارة الوقت"

تم بناء ملف TM التشخيصي على أساس الدرجات على عشرة معايير رئيسية ، تغطي جميع الجوانب الرئيسية لإدارة الوقت. تم اختيار الرقم "عشرة" بناءً على مقارنة كل معيار بـ "وصية إدارة الوقت". كما قال أحد رؤساء مشروع TM للشركات ، "يجب أن يبقى شيء ما بعد نسيان كل شيء". يجب أن تكون هذه "المخلفات الجافة" هي "الوصايا العشر لإدارة الوقت" (الجدول 7.1).

الجدول 7.1. معايير ووصايا إدارة الوقت

معايير TM	وصايا TM
تجسيد وإبراز المهام والمعلومات	تجسيد الأفكار والمهام. كونها "في الرأس" ، لا يتم التحكم فيها
قابلية قياس النتائج والوقت والكفاءة	إذا كنت تريد الإدارة ، فقم بالقياس. الإدارة على أساس الحقائق وليس الآراء.
التناسق والاتساق وتنسيق العمل	نظّم العمل: اتحد بالمعنى والبنية. لا يوجد نظام - لا نتيجة
مرونة النشاط وسهولة التخطيط والاستجابة	خطط ببساطة ومرونة قدر الإمكان. زيادة استجابتك للتغيير
اتجاه محدد الهدف	صياغة الأهداف. قيم أي إجراء من خلال المساهمة التي يقدمها في تحقيق الأهداف.
تحديد الأولويات ، والتركيز على الأساسيات	تسليط الضوء على الأهم. ابدأ بها ، أعطها أفضل وقتوالقوة
التوجه نحو الاستثمار والتنمية	استثمر الوقت في المستقبل. من الصعب جدًا القيام بذلك ، لكنه يؤتي ثماره
حسن توقيت التنفيذ	اغتنم الفرص الجيدة. الخطة هي وسيلة للقيام بذلك ، وليست غاية في حد ذاتها
السيطرة على التنفيذ	قم بإنشاء نظرة عامة على المهام المفوضة ومراقبة الأداء. يجب أن يعلم الجميع أنك "لا تنسى شيئًا" وأن تسلك طريقك دائمًا
سهولة التشغيل	إدارة عبء العمل الخاص بك ؛ العمل "أقل ولكن أذكى". المدير الذي يقود مثل الحصان غير مناسب
الاهتمام بالكفاءة	تنمية "حس التوقيت" و "الإحساس بالكفاءة". سيتبع الباقي

دعونا نلقي نظرة موجزة على كل معيار على حدة.

1. التجسيد.تبدأ الإدارة الفعالة للوقت بتحقيق المهام والأفكار والخطط والاتفاقيات. يتيح لك وجود جميع المهام على الوسائط الخارجية (يفضل الإلكترونية) تحرير تفكيرك في القضايا ذات الأولوية في عملك الشخصي وتقليل الوقت الذي تقضيه في البحث عن المعلومات. في إدارة وقت الفريق ، يساعد التجسيد في تجنب "عدم الاستغناء عن الفوضى" ، فمن السهل نقل المهام أفقياً. على وجه الخصوص ، يقلل تجسيد المهام المنظم جيدًا من عدد من المخاطر المرتبطة بفصل الموظفين. يمكن للموظف المتقاعد أن يأخذ معه مذكرات ورقية مع جهات اتصال مفيدة ، لكنه لن يكون قادرًا على التخلص من نظام مراجعة المهام الذي تم إنشاؤه في MS Outlook ، والذي تم تنظيمه وفقًا لقواعد معينة ومعروفة.

2. القابلية للقياس.إن الحاجة إلى القياس الكمي للمؤشرات في الإدارة العامة هي عمليًا بديهية. وينطبق الشيء نفسه على كل من إدارة الوقت الشخصي والجماعي. فقط إدخال المؤشرات الكمية الموضوعية يسمح لك بإدارة الوقت بشكل منهجي. كقاعدة عامة ، تُستخدم المؤشرات في ضبط الوقت لتحليل الوقت المنقضي. على سبيل المثال ، "حصة الوقت في المهام ذات الأولوية" ، "الوقت الذي يقضيه في المهام التي يؤديها هو نفسه ، على الرغم من أنه يمكنه التفويض".

في سياق مشروع شركة في مجموعة شركات MC-Bauchemie-Russia ، وهي واحدة من الشركات الثلاثة الرائدة في السوق الروسية لمخاليط البناء ، كان رئيس أحد الأقسام يبحث عن طريقة "لتحفيز" عمله المرؤوسين لتنفيذ إدارة الوقت بشكل مستقل ، للتغلب على عدم الثقة الطبيعي في التكنولوجيا الجديدة. عملت خدعة بسيطة. تم تعليق قطعة من الورق في مكان ظاهر ، حيث لوحظت ، خلال يوم العمل ، المهام الرئيسية التي تم حلها خلال اليوم. في نهاية اليوم ، تم تمييز المهام "العاجلة" باللون الأحمر ، والتي كانت غالبًا أكثر من 50٪. أتاح هذا العداد البسيط أن يُظهر للموظفين بصريًا أهمية الصيانة الوقائية ، والتي تم تخصيص الوقت لها مسبقًا بصعوبة. علاوة على ذلك ، قام الموظفون أنفسهم بوضع جدول زمني للعمل الوقائي المخطط له وتوزيع مسؤوليات تنفيذه فيما بينهم. بفضل عداد بسيط ، أدرك الناس أنه من المربح اليوم استثمار ساعة في منع حريق من قضاء أسبوع من الجهود البطولية لإخماده غدًا.

3. التناسق.في العمل الشخصي ، يقوم هذا المعيار بتقييم تناسق المهام والمشاريع ، و "التأثير التآزري" لتفاعلهم. في إدارة وقت الفريق ، يعد هذا أحد المعايير الرئيسية التي تجيب على السؤال: "هل الفريق كيان واحد ، يكون أداؤه أعلى من مجموع نتائج كل مدير مدرج في الفريق؟"

4. المرونة.غالبًا ما يتم تحديد إدارة الوقت بالتخطيط الجاد ، "جدولة نفسك في الدقيقة". لكن الخطة ليست غاية في حد ذاتها. يجب أن تكون خطط العمل الشخصي والجماعي بسيطة بقدر الإمكان ومرنة ، مما يسهل "التقاط" الفرص الناشئة.

5. موجهة نحو الهدف.يمكن أن يكون النشاط استجابة محمومة للمحفزات الخارجية أو تسلسل منطقي واضح للمهام ، كل منها يعمل نحو أهداف واضحة المعالم. في العمل الجماعي ، يقوم هذا المعيار بتقييم وضوح الأهداف لجميع أعضاء الفريق واتساق حركتهم في اتجاه واحد.

6. تحديد الأولويات.يسمح لك هذا المعيار بتقييم درجة "عبء العمل" ، نسبة الوقت المخصص للمهام ذات الأولوية. كقاعدة عامة ، تكمن أكثر الإجراءات فعالية في المراحل الأولى من تنفيذ إدارة الوقت في اتجاه تحديد الأولويات. بعد كل شيء ، فإن أي منظمة تقريبًا تدرك جيدًا مشكلة "التموج" ، والتي ، وفقًا لبعض قوانين الطبيعة غير المفهومة ، تنمو دائمًا في الحجم.

7. استثمار.يمكن أن تؤدي أي مهمة يتم تنفيذها في العمل الشخصي أو الجماعي إلى نتائج. ولكن يمكنها ، بدرجة أكبر أو أقل ، العمل من أجل التنمية ، وخلق فرص جديدة للنتائج المستقبلية. من الناحية المثالية ، تعمل جميع المهام من أجل التنمية ، وخلق "استثمار في المستقبل".

في مشروع TM للشركات في البنك السيبيري OJSC "Omskbank" ، تم إدخال "15 دقيقة لإدارة الوقت" الإلزامي في ممارسات اجتماعات مجلس الإدارة. خلال اجتماعات TM هذه ، يشارك رئيس مجلس الإدارة تجربته الشخصية في إتقان الأداة التالية لـ "منظم التدريب" ويتلقى تقارير مصغرة من كبار المديرين حول خطوات TM التي اتخذوها. يعقد أحد نواب رئيس المجلس بانتظام اجتماعات مماثلة مع المديرين المتوسطين. وبالتالي يمكن حل إحدى مشكلات إدارة الوقت: "كيف تخصص وقتًا لتنظيم الوقت؟"

8. توقيت.يقيِّم هذا المعيار كلاً من التوقيت من حيث الوفاء بالمواعيد النهائية لإنجاز المهام ، وحسن توقيت تنفيذ المشاريع غير المقيدة بالأوقات الصعبة ، وهو أمر ممكن فقط من خلال نظام تخطيط مرن يستجيب بسرعة للفرص المواتية الناشئة.

9. القدرة على التحكم.إذا قمت بتعيين مهمة لمرؤوس أو وافقت على شيء ما مع زميل ، ما مدى ثقتك في التنفيذ؟ هل تحتاج إلى تذكيرك بهذه المهمة عدة مرات؟

في سياق مشروع TM ، طورت الإدارة التجارية لشركة Comstar Telecomations نماذج Excel بسيطة للتحكم في المهام من قبل السكرتير ، بما في ذلك اللوائح الخاصة بالسكرتير ، ونماذج التحكم في المهام ، ونماذج مراقبة المشروع (العملية). تم تقديم إجراء لجمع المعلومات من قبل السكرتير - استخدام البريد الإلكتروني ، والأوامر الشفهية للمدير التجاري ، ونسخ التسجيلات الصوتية التي يتم إجراؤها أثناء الاجتماعات وبعد ساعات. بتواتر معين ، يقوم السكرتير ، وفقًا للوائح ، بجمع معلومات حول حالة المهام والمشاريع من فناني الأداء لتقديم تقرير إلى المدير الأعلى. وفقًا لنتائج المرحلة التالية من مشروع TM ، أطلق المدير التجاري للشركة على "نظام Excel للسكرتير" أحد أفضل ثلاث نتائج ، جنبًا إلى جنب مع إدخال مسجل صوت ونظام للمراجعة الإستراتيجية مهام.

10. يُسَهّل.يقيم هذا المعيار درجة كثافة كل من العمل الشخصي والعلاقات في الفريق ومع المرؤوسين. من خلال إدارة الوقت الشخصي والجماعي والشركات المعدلة بشكل مثالي ، يتوقف العمل الشخصي والتفاعل مع الزملاء عن كونه "مرهقًا" ، ولا يتطلب جهودًا مؤلمة مستمرة.

بالإضافة إلى التقييم وفقًا لعشرة معايير ، يتم تقييم الوضع وفقًا لمعيار واحد متكامل - "الاهتمام بالكفاءة" ، والذي يصف مستوى احترام الفرد لوقت الآخرين بشكل عام ، والوعي بأهمية القضية ، "تنفيذها" على مستوى المبادئ الواضحة للتفاعل الجماعي.

استجواب وتقييم موثوقية البيانات

لبناء ملف تعريف TM ، يجيب موظفو الوحدة المشخصة على أسئلة الاستبيان الذي يتضمن 33 "الاختيار من متعدد" (11 معيارًا ، يتم تقييم كل منها في 3 مجالات). يمكن رؤية مثال لتقييم تجسيد إدارة الوقت في المجالات الشخصية ومجالات الفريق في الجدول. 7.2

الجدول 7.2. مثال على أسئلة الاستبيان التشخيصي

المعيار 1: تجسيد وإبراز المهام والمعلومات
	1. إدارة الوقت الشخصية	2. فريق إدارة الوقت
	توجد جميع المهام والأفكار المفيدة تقريبًا (معلومات ذات مغزى ، وما إلى ذلك) في شكل إلكتروني يسهل رؤيته (في MS Outlook ، في شكل بريد إلكتروني أو ملفات منفصلة ، وما إلى ذلك)	يتم نقل جميع المهام تقريبًا إلى الزملاء إلكترونيًا. بناءً على نتائج المناقشات الشفوية ، يتم بالضرورة تسجيل الأفكار الرئيسية وإرسالها.
	معظم مهامي وأفكاري موجودة في شكل إلكتروني ، وجزء صغير (يصل إلى 20-30٪) في شكل ورقي. نظرة عامة على المهمة بسيطة للغاية ومريحة	يتم نقل معظم المهام "أفقيا" في شكل إلكتروني ، جزء صغير في الورق. يتم تسجيل نتائج معظم المناقشات الشفوية كتابة.
	يتم تسجيل معظم مهامي وأفكاري (70٪ أو أكثر) على الورق (في مذكرات ، في شكل مستندات منفصلة) ، والباقي - في شكل إلكتروني	يتم تسليم معظم المهام على الورق. تم إصلاح جزء ضئيل من الاتفاقات الشفوية
	لا يتم تسجيل ما يصل إلى 20-30٪ من المهام والمعلومات الهامة كتابةً	يتم إرسال ما يصل إلى 20-30٪ من المهام (الطلبات والاتفاقيات) "أفقيًا" شفهيًا
	أحتفظ بمعظم مهامي والمعلومات المفيدة في الذاكرة	يتم تمرير معظم المهام شفويا
الوصية 1: تجسيد الأفكار والمهام. كونها "في الرأس" ، لا يتم التحكم فيها

وبالمثل ، يقوم المستفتى بتقييم الوضع وفقًا لمعايير وتوجيهات أخرى. من السهل أن ترى الإجابات "المتوقعة اجتماعياً" مرئية من الأسئلة. في هذا التوقع الاجتماعي ، بالإضافة إلى العيوب الواضحة (تشويه البيانات في اتجاه الإجابات "الصحيحة") ، هناك أيضًا مزايا. إنها تكمن في حقيقة أنه في شكل استبيان ، يتم في الواقع إدخال مبادئ TM في ثقافة الشركة. بمقارنة نفسه مع نموذج TM الواضح من الاستبيان ، يحاول المدير تنفيذ هذا النموذج بنفسه ويفهم ما يجب عليه السعي لتحقيقه. هذا تأثير مهم جدًا لتطبيق المنهجية: غالبًا ما تترك معرفة القراءة والكتابة في مسائل إدارة الوقت الكثير مما هو مرغوب فيه بين مديري الشركات الروسية البعيدة عن آخر الشركات الروسية.

لتحييد تأثير التوقعات الاجتماعية ، يتم إجراء الاستطلاع بشكل مجهول الهوية فقط ، ويتم تحذير جميع المشاركين بشأنه. يتم تجميع الملف الشخصي من قبل فريق الإدارة ككل وليس أساسًا لأي "قمع". من المهم مراعاة أن طريقة تشخيص TM ليست طريقة لتقييم الموظفين أو الأقسام. تتمثل مهمة المنهجية في تحديد المجالات الأكثر أولوية لتطوير مهارات TM للمديرين وتفاعل فريقهم.

يتم تحديد الردود "المتضخمة" خلال تحليل مفصل لملف تعريف ذاكرة الترجمة ومصفوفة الاستجابة.

مثال
مستخرج من تقرير إدارة الحيازة المالية
« درجات عالية من حيث تحديد الأولوياتقد تكون موضع تساؤل عند مقارنتها بمعدلات الاستثمار المنخفضة. من الممكن أن يكون الفريق مفقودًا فكرة عامةحول ماهية "المهمة ذات الأولوية". ربما ، تُفهم الأولوية على أنها "عاجلة و / أو إلزامية / حتمية" ، ولكنها ليست "العمل من أجل منظور استراتيجي ، وخلق فرص للوصول إلى مستوى نوعي جديد".

مثال آخر ، نموذجي تمامًا ، هو عندما "يكون كل شيء على ما يرام بشكل عام" ، لكن التحليل التفصيلي يظهر أن هذا ليس صحيحًا تمامًا.

مثال
يتم لفت الانتباه إلى التناقض بين التقييم العالي لموقف الفريق تجاه الوقت في نسبة كبيرة من المستجيبين (50٪) وانخفاض تقييم توقيت تنفيذ المهام "المحولة أفقيًا" في تفاعل الفريق ، المحدد في التحليل بمعيار التوقيت.
التقييم "الموقف الزمني في الفريق جيد" على خلفية "في كثير من الأحيان ، لا يلتزم الزملاء بالمواعيد النهائية المتفق عليها"يعني أن الفريق ليس لديه فهم واضح لماهية "العمل الجماعي الفعال".

أخيرًا ، يتم إجراء تقييم موثوقية النتائج أثناء تحليل الارتباطات الداخلية في مصفوفة الاستجابة.

بالإضافة إلى الأسئلة الرسمية حول مجموعة من المعايير ، يحتوي الاستبيان أيضًا على ستة أسئلة مفتوحة. يُطلب من المدير الذي يكمل الاستبيان أن يصف بعبارات تعسفية الحالة الحالية والمرغوبة لإدارة الوقت الشخصي والجماعي والشركات.

مثال
تقييم حالة إدارة الوقت الشخصي لرئيس قسم شركة تكرير النفط
تيار."أحاول بطريقة ما تنظيم تدفق المعلومات والتخطيط لأنشطتي. حتى الآن ، يبدو أن لدي وقتًا ، لكنني أخشى أن يربكني هذا التيار ، وبعد ذلك سأضطر إلى السباحة عكس التيار.
مرغوب."المعلومات تدخل - بشكل منهجي - موزعة - نفذت ، أنا نفسي أتعامل مع القضايا الرئيسية في وضع مخطط."

تجعل الأسئلة المفتوحة من الممكن توضيح و "تعبئة الألوان" بالتقييمات التي تم الحصول عليها في استبيان رسمي. على سبيل المثال ، في الحالة المذكورة أعلاه ، ارتبطت إجابات المدير بشكل واضح بالمؤشرات المنخفضة من حيث التجسيد ، أي مراجعة المهام والمعلومات ، والاستثمار ، أي القدرة على تخصيص الوقت للمهام طويلة الأجل التي لا تعطي نتائج فورية.

تفسير نتائج التشخيص

يتم عرض نتائج المسح في ثلاث مجموعات رئيسية.

1. تحليل الملف الشخصي المعمم.

2. التحليل وفقًا لأكثر المعايير "إشكالية"مع مراعاة إحصائيات توزيع إجابات المبحوثين في المجموعة.

4. تحليل ملف التعريف المعمميسمح لك بتحديد المشاكل الرئيسية وعلاقاتهم. على سبيل المثال ، غالبًا ما يرتبط ضيق الوقت للمهام طويلة الأجل (الدرجات المنخفضة لمعيار الاستثمار) بسوء التنظيم وهيكلة المعلومات (الدرجات المنخفضة عند التجسيد) والحمل الزائد للمدير مع العديد من الطلبات غير المهمة من الزملاء والأفراد. المرؤوسون (درجات منخفضة في "الانتباه إلى الوقت" في الفريق و / أو الوحدة).

على التين. 7.2 يبين إحصائيات توزيع الإجابات حسب معيار "قيمة الاستثمار". يُظهر المحور الأفقي درجة التقييم ، ويُظهر المحور الرأسي عدد المستجيبين الذين اختاروا هذا التصنيف.

أرز. 7.2 توزيع إجابات المبحوثين داخل المجموعة

يوفر التحليل نسخة من الردود الأكثر دلالة إحصائيًا المأخوذة من الاستبيان (أي التقييمات التي قدمها غالبية أعضاء الفريق). يتم فك رموز المؤشرات الموضحة على الرسم البياني (الشكل 7.2) على النحو التالي:

إدارة الوقت الشخصي ،الدرجة 0: يتم تخصيص وقت "الاستثمار في نفسك" من حيث المبدأ ، ولكنه بعيد عن أن يكون بالقدر الذي نرغب فيه ؛
إدارة وقت الفريق ،التقييم 1: يخصص فريقنا بوعي الوقت والطاقة والموارد لمشاريع ذات طبيعة "استثمارية". ليس لدينا مشكلة "لا وقت للتعلم" ، "لا وقت لإدخال تقنيات جديدة". ولكن في الوقت نفسه ، ما زال 20-30٪ من الوقت مشغولاً بأنشطة لا تعطي سوى نتائج قصيرة الأجل ؛
إدارة وقت الشركاتالدرجة 0: في وحدتي ومرؤوسي ، من حيث المبدأ ، يتم الاهتمام بالعمل ذي الطبيعة الواعدة ، لكن التركيز لا يزال على النتائج قصيرة المدى ، فهي سهلة قياس وتقييم أدائنا.

توفر هذه التقييمات نفسها بعض التبصر في الوضع. نتيجة معالجة الاستبيان هي "صورة" تتكون من الإجابات المختارة الأكثر دلالة إحصائيًا. يسمح لنا تحليل ومقارنة التقييمات بالحصول على استنتاجات إضافية.

مثال
بشكل عام ، يمكن تقييم الموقف مع الاستثمار ، بناءً على البيانات المقدمة ، على النحو التالي: "في فريقنا من كبار المديرين ، يتم تخصيص الوقت بكميات كافية للأعمال الواعدة ، ولكن في عملي الشخصي وفي الوحدة الموكلة إلي ، رقم."
في الواقع ، هذا يعني أن إدارة العميل تولي اهتمامًا كبيرًا للمهام ذات الطبيعة "الاستثمارية" وتخلق ضغطًا مناسبًا على كبار المديرين. لكن معظم المديرين التنفيذيين لا يترجمون هذا الضغط إلى أقسامهم بالإضافة إلى عملهم الشخصي.

أرز. 7.3. مثال على عنصر "خرائط المشكلة والحل"

في سياق كل من التحليل العام والتفصيلي لملف TM ، يتم توضيح كل أطروحة في التحليل من خلال رسم تخطيطي لعلاقات السبب والنتيجة للمشكلات ومصادرها (الشكل 7.3).

3. المرحلة الأخيرة من التحليل هي صياغة التوصيات واختزال كل المخططات في واحدة خريطة المشاكل والحلولإعطاء لمحة عامة عن جميع أحداث ذاكرة الترجمة القادمة.

7.5 منهجية شهادة TM

تسمح لك تشخيصات TM بتقييم الوضع العام مع إدارة الوقت في فريق الإدارة. في نفس الوقت أو بشكل منفصل معه ، يمكن استخدام منهجية شهادة TM ، والتي تعمل على تقييم مهارات ذاكرة الترجمة الشخصية لكل مدير أو متخصص.

إحدى الطرق الكلاسيكية لتقييم المديرين هي "شهادة 360/270/180 درجة".أفكارها الرئيسية:

1. يعتبر رأي الزملاء أحد أقوى الدوافع للشخص.من أجل إبلاغ الموظف بالحاجة إلى التطوير والعمل بشكل أكثر كفاءة ، من الضروري ، باستخدام إجراء الاستبيان ، منحه الفرصة لمعرفة ما يفكر فيه الزملاء حقًا في صفاته الإدارية.

2. أولئك الذين يعملون معه هم الأكثر قدرة على تقييم الشخص.في شهادة 360 درجة ، يتم جمع رأي منظم حول الموظف من جميع أولئك الذين يتفاعلون معه بشكل وثيق: الإدارة ، الزملاء ، المرؤوسون ؛ في بعض الأحيان العملاء. في شهادة 270 درجة - الزملاء والإدارة فقط ، في شهادة 180 درجة - الزملاء فقط. تُستخدم شهادة 270 درجة لتشخيص إدارة الوقت.

3. الشهادة هي أداة إدارية وليست أساس "للقمع".تعتبر ردود الفعل من الزملاء حافزًا قويًا ، بشرط أن تكون موضوعية. لا يمكن تحقيق الموضوعية إلا من خلال إخفاء هوية الاستبيان وغياب "الاستنتاجات التنظيمية" بناءً على نتائج الشهادة.

تتمثل النقطة الأساسية للشهادة في تعريف الموظف بنتائج تقييمه من قبل زملائه في شكل محادثة منظمة مع مشرفه المباشر. أثناء المحادثة ، املأ خطة تحسين الكفاءة الشخصيةالتي تتم مراقبتها بانتظام.

للحصول على الشهادة ، يتم استخدام استبيان يتم ملؤه بشكل مجهول من قبل العديد من زملاء الشخص المعتمد. تعكس بنية الأسئلة هيكل "وصايا ذاكرة الترجمة" ، مما يجعل نتائج تشخيص ذاكرة الترجمة وشهادة ذاكرة الترجمة قابلة للمقارنة وتسمح باستخدامها في مجمع واحد. على سبيل المثال ، فيما يلي الأسئلة القليلة الأولى التي تتوافق مع معيار "التجسيد":

1. خلال الاجتماعات وورش العمل ، يقوم الموظف المعتمد بتسجيل الأفكار الرئيسية كتابةً (النتائج والاتفاقيات) ثم يستخدم هذه السجلات ، على سبيل المثال ، في الاجتماعات اللاحقة.

3. الموظف المعتمد يجد ويصدر المعلومات اللازمة بسهولة وسرعة بناء على طلبك أو طلب زملائه الآخرين.

صعب التقييم

7.6. معايير العلامة التجارية للشركات

قد لا يقتصر إدخال إدارة الوقت في الشركة على التشخيص ومنح الشهادات. لدمج تقنيات تخطيط الوقت ، يمكن تطوير معايير ذاكرة الترجمة المؤسسية. يمكن تقسيمها إلى عدة مستويات منطقية.

1. اللغة ، معجم إدارة الوقت.يمكن فهم كلمات "الاستعجال" و "الأهمية" وما شابه ذلك بطرق مختلفة تمامًا. بالنسبة لوحدة واحدة ، مهمة "مهمة" - واحدة لها آثار مالية كبيرة - لأخرى - مهمة حددها مسؤول تنفيذي رفيع المستوى. من الناحية المثالية ، يجب توضيح المصطلحات المتعلقة بتخطيط الوقت في الشركة. على أي حال ، "في التقريب الأول" يتم حل مهمة تكوين لغة مشتركة في التدريب.

2. ترتيبات- "قواعد الأخلاق الحميدة" العامة المتعلقة بالوقت.

مثال
كان هناك سؤال لأحد الزملاء - لا تتصل على الفور ، اكتبه ، ثم اطرح عدة أسئلة في مجموعة واحدة.

يمكن أن تكون هذه القواعد شفهية أو ثابتة كتابيًا ، في شكل ملصقات ، أو أقراص ، وما إلى ذلك.

3. أنظمة- الاتفاقات التي يتم دعم تنفيذها بالعقوبات (الشركات الرسمية والألعاب).

مثال
"يحق للشخص الذي تلقى بريدًا إلكترونيًا بدون حقل الموضوع مكتمل حذفه دون قراءته ؛ سيكون الخطأ في المشكلة التي لم يتم حلها على المرسل "أو" قيادة مخطط يومي وفقًا لمعيار تخطيط معين له حق تفضيلي في عناصر جدول عمل مرن.

4. أشياء ، أدوات- لوحات التخطيط ، الفراغات الجاهزة ، الأوراق ذات الرأسية ، وما إلى ذلك ، "تجسيد" تقنيات العمل المختصة.

إن أهم أداة لتنفيذ معايير الشركة هي الإعدادات الجاهزة في نظام الشركة للتخطيط الشخصي والتخطيط الجماعي ، كقاعدة عامة ، هي MS Outlook أو Lotus Notes. تطبق إعدادات التقويم والمهمة مبادئ وتقنيات إدارة الوقت.

مثال
"يتم تمييز الاجتماعات الصعبة في التقويم باللون الأزرق ، والاجتماعات المحددة في الميزانية باللون الأخضر ، بينما تحتوي فئة" اليوم "على مهام لهذا اليوم ، ويتم عرض فئة" 7-control "مرة واحدة في الأسبوع.
لم يكن لدى القسم معيار واحد لإدارة الوقت الشخصي. تم استخدام MS Outlook ، كما هو الحال في معظم الشركات الروسية ، كبرنامج بريد إلكتروني وجزئيًا كتقويم ؛ تم استخدام المهام بشكل أقل تكرارًا. لم توفر الجدولة باستخدام قسم التقويم فقط (الجدولة الصعبة) المرونة في بيئة خارجية متغيرة.
لتحسين إدارة وقت الفريق ، تم تطبيق تقنية التخطيط السياقي ، والتي تكمل التخطيط الكلاسيكي الصعب (التقويم). يتم توزيع المهام "المرنة" وفقًا لـ "السياقات" التي يرتبط بها تنفيذ هذه المهام - الأشخاص والأماكن والمشاريع وما إلى ذلك. باستخدام هذا النهج ، يتم إكمال المهام بشكل أسرع ، ولا تحتاج إلى دفع نفسك إلى خطة جامدة ، والتي لن تتحقق على أي حال. تسمح القدرة على تخصيص شريط المهام في MS Outlook ، بالالتزام بأيديولوجية التخطيط العامة ، بتكييف نظرة عامة على المهام بنفسك.
يتوافق النهج المرن لجدولة المهام تمامًا مع تفاصيل العمل الخاصة بمشاريعنا المتعددة. يمكن تقدير الزيادة في كفاءة التخطيط وتنفيذ المهام بما لا يقل عن 10-15٪ تقريبًا. لم نحسب التأثير المالي المباشر ، ولكن بالنسبة لقسمنا ، الذي يدير العديد من المشاريع بميزانيات عشرات ومئات الآلاف من الدولارات ، فإن المدخرات المحتملة للشركة أعلى عدة مرات على الأقل من تكاليفنا لتنفيذ إدارة الوقت.
سيليوتين أ ، نائب. مدير إدارة المعلوماتية في JSC "RAO UES of Russia"

TM- لوائح واتفاقيات الفريق

تتمثل الخطوة الأولى في تنفيذ معايير ذاكرة الترجمة المؤسسية في إضفاء الطابع الرسمي على اللغة ، والجهاز المفاهيمي: ما هي "أولوية" المهمة ، و "الإلحاح" ، وما إلى ذلك.

تتمثل الخطوة التالية بعد توحيد لغة النشاط في صياغة قواعد تنظيمه ، وإضفاء الطابع الرسمي عليها في نظام لوائح الشركات أو الموجودة في شكل اتفاقيات فريق غير رسمية. في الوقت نفسه ، فإن القضية الأكثر دقة هي الحفاظ على التوازن بين الحرية والإكراه ، وتدخل الشركات في تلك الجوانب من أسلوب العمل الشخصي للموظف والتي تعتبر مهمة لكفاءة الشركة.

مثال قياسي: خوارزمية جدولة اليوم

من الأفضل أن يبدأ توحيد إدارة وقت الشركات بأكثر الأشياء سهولة في الفهم والتنفيذ. واحدة من هذه الخطوات الأولى البسيطة هي معيار التخطيط ليوم عمل (في مذكرات أو MS Outlook). يمكن أن يكون أساس مثل هذا المعيار عبارة عن خوارزمية تخطيط يومي "صارمة ومرنة" تسمح ، دون اللجوء إلى تخطيط صارم للغاية ، بالاستمرار في إكمال المهام الرئيسية. المعيار ، الذي تم إنشاؤه في الأصل لإحدى شركات موسكو ، هو كما يلي.
المعيار: قواعد الاحتفاظ بمذكرات
لا يعتبر تنظيم وقت موظف الشركة "من أعماله الشخصية".
منظمتك هي مقياس لاحترامك للزملاء والعملاء.
الالتزام بالمواعيد هو علامة مؤكدة يتم من خلالها الحكم على صفات عملك.
القدوم إلى الاجتماعات في الوقت المحدد ، ومعاودة الاتصال بالضبط عند الاتفاق ، والوفاء بالمواعيد النهائية - هذه هي نفس علامة الشخص المثقف مثل تفريش أسنانك كل يوم.
قواعد تخطيط اليوميات
1. "أذكى ذكرى أغبى من أقلام الرصاص."يجب أن تتحقق جميع اجتماعاتك ومهامك واتصالاتك كتابةً.
2. يعد التراخي في مراجعة الحالات علامة على التراخي في الرأس.اكتب بخط يد واضح ومقروء ، استخدم ألوانًا مختلفة. إذا كنت تستخدم ملفات الاتفاقيات، تأكد من إدراجها في الصفحة الأولى من اليوميات.
3. جهات الاتصال هي عملة العمل.سجل أي معلومات اتصال ليس على قطع الورق الممزقة ، ولكن في قسم منفصل من اليوميات. تأكد من الإشارة إلى الموضوع الكامل لجهة الاتصال ، والاسم الأخير ، والاسم الأول ، والعائلة ، والشركة ، والوظيفة ، والعامل. والغوغاء. الهواتف والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك.
راجع الخطة على مدار اليوم وقم بتعديلها حسب تغير الظروف. الخطة ليست "قانون". الخطة هي أداة للتوجيه في الموقف. الخطة هي أداة لتحقيق النتائج.

"الأشياء" كحاملات لمعايير الشركات

المعيار ، القانون ، القاعدة التي يجب قراءتها أولاً ثم تطبيقها ، ليست الأكثر فعالية. لم تتم كتابة معيار الشركة المثالي على الورق ، فالمعيار المثالي يتجسد في شيء ما "لا يسمح لك بارتكاب خطأ" ، وهو بحد ذاته يملي مسار العمل المطلوب.

مثال
الكائنات الاوليه
مزهرية كريستال في غرفة اجتماعات أحد البنوك. إنه يحمل قاعدة لم يتم تدوينها في أي مكان ، ولكنها معروفة للجميع: يجب على الشخص الذي يتأخر عن الاجتماع أن يضع 500 روبل فيه ، في صندوق الأحداث الثقافية للشركات.
أكثر صعوبة
في ندوة إدارة الوقت ، يشارك موظفو منظمة غير ربحية في تنفيذ الدولية برامج تعليميةوالمشاريع الموحدة طريقة فعالةفريق العمل مع الجهات الحكومية. تقرر وضع قطعة من ورق الرسم في مكان ظاهر ، حيث يقوم كل موظف ، الذي كان ذاهبًا إلى لجنة أو وزارة بمهمة جادة ، بإرفاق ملصق مع "الإشعار" المناسب للباقي. يمكن لزملائه إضافة ملصقات بمهام عرضية صغيرة: "من فضلك اسأل إيفانوف من القسم المجاور عن كذا وكذا" ، "خذ كذا وكذا المستندات من بتروف لي" ، إلخ. وهكذا ، كان من الممكن تقليل الوقت الذي يقضيه بشكل كبير الرحلات ، إدخال قاعدة جديدة بشكل فعال في العمل الجماعي دون إنشاء أي لوائح رسمية.

إذا تم استخدام تقنيات المعلومات بنشاط في أنشطة الشركة ، يمكن أن تكون قوالب النصوص الجاهزة والنماذج في البرامج المقابلة مفيدة للغاية ، على سبيل المثال ، في MS Outlook ، يمكنك إعداد نماذج عرض مهام مخصصة ، بما في ذلك الحقول اللازمة لإعداد مهمة. مثل هذا النموذج ، الذي يظهر أمام المدير عند تعيين مهمة لأحد المرؤوسين ، سوف "يذكر" نفسه بالمعلمات المهمة للمهمة التي يجب تحديدها.

كان أحد مجالات العمل في مشروع تنفيذ إدارة الوقت هو إضفاء الطابع الرسمي على عملية التفاوض على العقود. لإدارة العملية ، تم تطوير نموذج مهمة يحدد المعلمات الرئيسية للعقد الخاضع للمراقبة (الشكل 7.4 ، 7.5). تم إنشاء النموذج بدون برمجة ، استنادًا إلى الإمكانات "العادية" لبرنامج MS Outlook ويحتوي على علامتي تبويب: "التحكم" (للمدير الذي يحدد المهمة) ، و "التنفيذ" (للموظف المسؤول عن تنفيذ العقد ).
أرز. 7.4. استمارة التفاوض على العقد
يقوم المدير بتعيين المعلمات الرئيسية للعقد في علامة التبويب "التحكم" ، ثم يرسل المهمة إلى المؤدي باستخدام وظيفة "التعيين". يرى الموظف الذي تلقى المهمة الترتيب الكامل لإجراءاته في علامة التبويب "التنفيذ" ويلاحظ تنفيذها.
يتم عرض جميع التغييرات التي أجراها المنفذ على المهمة في المهمة "الأصل" للمدير. أيضًا ، لدى المدير عرض جدولي مخصص تم تكوينه يعطي نظرة عامة على جميع العقود. من وجهة النظر هذه ، يمكن للمدير تغيير أولوية العقود اعتمادًا على الوضع الحالي ، والتحكم في توقيت الموافقة عليها ، والاطلاع على حالة العقد - اتساقها مع الأقسام المختلفة. أتاحت أدوات التنسيق التلقائي إمكانية إعداد نظام إشارات بسيط يسلط الضوء على العقود بألوان وخطوط مختلفة اعتمادًا على قرب تاريخ الموافقة المخطط له حتى اليوم. جعلت مصفوفة النظرة العامة البسيطة هذه عملية التفاوض على العقد أكثر "شفافية" وقابلية للإدارة ، وجعلت من الممكن تحديد وتتبع أهداف شروط العقد بشكل أكثر صرامة.
سيليوتين أ ، نائب. مدير إدارة المعلوماتية في JSC "RAO UES of Russia"

أرز. 7.5 عرض مراحل التفاوض على الاتفاقية

في ختام موضوع معايير الشركات ، تجدر الإشارة إلى أنه ، كما قال الرومان القدماء ، أفضل قانون هو مجرد تثبيت لعرف راسخ. أفضل معيار في كثير من الحالات هو إضفاء الطابع الرسمي على التقنيات التي وجدها الناس وأدخلوها في الحياة اليومية. أنفسهم.هذه المعايير هي الأكثر كفاءة وبساطة وفعالية.

7.7 اتجاهات لمزيد من البحث

إن موضوع تنفيذ الشركات لإدارة الوقت لا يتجاوز عمره بضع سنوات. تم ذكره لأول مرة في دراسة كتبها G.A. Arkhangelsky "تنظيم الوقت: من الكفاءة الشخصية إلى تطوير الشركة" ، والتي نُشرت الطبعة الأولى منها في عام 2003. وبطبيعة الحال ، في مثل هذا الاتجاه الشاب لإدارة الوقت ، هناك العديد من فرص مثيرة للاهتمام للباحث.

أحد هذه المجالات الرئيسية هو تقييم الكفاءة الاقتصاديةتنفيذ إدارة الوقت ، حسب طبيعة أنشطة الوحدة التي يتم تنفيذها فيها. هناك عدة اتجاهات لمثل هذا البحث. على سبيل المثال ، في الأقسام التي "تبيع وقت" الموظفين مباشرة (مدقق ، مستشار ، محام) ، يتم التعبير عن مدخرات الوقت مباشرة بالمال ، اعتمادًا على تكلفة ساعة هذا الاختصاصي للعميل.

1. أقسام المبيعات. مع انخفاض الوقت الذي يقضيه مديرو المبيعات في العمليات المساعدة وزيادة التواصل المباشر مع العملاء المحتملين ، يمكن للمرء أن يتوقع زيادة متناسبة تقريبًا في أحجام المبيعات (الاستثناءات بسبب حالة السوق ممكنة). يُنصح أيضًا بتقييم سرعة الاستجابة للطلبات الواردة من العملاء المحتملين ومقارنتها بمعايير أداء مماثلة للمنافسين ، كأحد العوامل الرئيسية للقدرة التنافسية.

2. أقسام الخدمة تتفاعل مباشرة مع العميل. في هذه الحالة ، مع التنظيم الفعال للوقت ، تزداد جودة الخدمة للعميل ، والتي يمكن أن ترتبط بالأداء المالي من خلال سياسة التسعير ، وسياسة الخصم ، والمقارنة مع سياسة التسعير ومستوى خدمة المنافسين.

3. الانقسامات الداخلية التي لا تتفاعل مع العميل. في هذه الحالة ، يمكن رسم الصلة بين مؤشرات الوقت والمؤشرات المالية من خلال حجم صندوق الرواتب أو مستوى ولاء الموظفين (أنشطة أكثر تنظيماً وقابلية للتنبؤ ، وضغط أقل و "ساعات العمل الإضافية" تزيد من ولاء الموظفين ، والذي يمكن ربطه بسهولة بمؤشرات مالية في ظروف عدم كفاية جودة العرض في سوق العمل).

تستحق إدارة الوقت في عمل كبار المديرين والمتخصصين الرئيسيين دراسة منفصلة. يوجد تقييمان محتملان هنا:

1. التقييم المباشر لقيمة الوقت المدخرمن خلال مبلغ تعويض المدير الأعلى.

2. تقدير سرعة الترويج للمشاريع الرئيسيةمن خلال إنشاء علاقة بين زيادة الميزانية الأسبوعية للوقت التي يمكن أن يخصصها مدير أعلى لمشروع يديره ، مع انخفاض في توقيت هذا المشروع. سرعة تنفيذ المشاريع التي تهدف إلى تطوير الشركة (تنفيذ أنظمة إدارة جديدة ، إطلاق منتجات جديدة ، إلخ) ، كقاعدة عامة ، تسمح بالاتصال المباشر أو غير المباشر بالأداء المالي للشركة.

يعد حل المهام المحددة لتقييم الكفاءة الاقتصادية لإدخال إدارة وقت الشركات أحد المجالات ذات الأولوية لتطوير المدرسة العلمية الروسية لإدارة الوقت. سيكون حلهم مساهمة كبيرة في تطوير الانضباط العلمي لإدارة الوقت وممارسة الاستشارات الإدارية ، وبالتالي زيادة الكفاءة والقدرة التنافسية للشركات الروسية.