3 कर्मचारियों की गतिविधियों में समय प्रबंधन में सुधार। कॉर्पोरेट समय प्रबंधन। दो दिवसीय प्रशिक्षण कार्यक्रम "समय प्रबंधन: लचीली विधियाँ" आयोजित की जाती हैं, जो कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों के अनुकूल होती हैं

अधिकांश आधुनिक लोगों के जीवन की गति को शायद ही मापा या शांत कहा जा सकता है। यह समय और आपातकालीन कार्य की निरंतर कमी है, एक ऐसी स्थिति में नियमित रूप से रहना जहां यह स्पष्ट नहीं है कि अभी किस काम को हथियाना है। यह सब न केवल भावनात्मक स्थिति, बल्कि व्यक्तिगत उत्पादकता को भी नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। केवल समय प्रबंधन ही ऐसी समस्याओं को हल करने और समय को इस तरह व्यवस्थित करने में मदद करेगा कि एक पूर्ण जीवन जीना संभव हो, न कि शाश्वत कार्यों तक सीमित हो।

मनोवैज्ञानिकों के अनुसार, "समय की भयावह कमी" के साथ भी, एक रास्ता है।

मौजूदा समय प्रबंधन उपकरण समझने में मदद करते हैं: मुख्य बात यह है कि कम से कम थोड़ी इच्छा हो और व्यक्तिगत समय के प्रति अपने दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करें। कई उदाहरण हो सकते हैं कि जब सही उपयोगसमय प्रबंधन उत्कृष्ट परिणाम देता है। आखिरकार, उनमें से प्रत्येक जानता है कि कैसे न केवल कई योजनाएं बनाना है, बल्कि बहुत कुछ करना भी है।

आवेदन लाभ

समय के तर्कसंगत उपयोग का कौशल एक व्यक्ति को कई अलग-अलग लाभ प्रदान करता है और गतिविधि के लगभग किसी भी क्षेत्र में उपयोगी हो सकता है। किशोरों और स्कूली बच्चों के लिए, समय संगठन के नियमों को जानने और उनका उपयोग करने से उन्हें यह सीखने में मदद मिलती है कि कैसे इस तरह से जीना है कि उनके पास न केवल पढ़ाई के लिए, बल्कि आराम करने और दोस्तों के साथ संवाद करने के लिए भी पर्याप्त समय हो। वयस्कों के लिए, समय प्रबंधन का उपयोग करने की मूल बातें काम, रचनात्मकता, पारिवारिक संबंधों, व्यवसाय और अन्य क्षेत्रों में मदद करेंगी।

इस प्रणाली का उपयोग करने पर किसी व्यक्ति को क्या विशिष्ट लाभ मिलते हैं:

• वह अधिक लक्ष्यों को प्राप्त करने का प्रबंधन करता है;
• वह गतिविधि के सभी क्षेत्रों में सफल है;
• वह अपने लक्ष्यों को उन लोगों की तुलना में तेजी से प्राप्त करता है जो नहीं जानते कि समय प्रबंधन क्या है और इसका उपयोग नहीं करते हैं;
• कम समय में कई अलग-अलग कार्य कर सकते हैं;
• एक व्यक्ति के पास आत्म-सुधार, मनोरंजन, शौक और प्रियजनों के साथ रहने के लिए बहुत अधिक समय होता है;
• वह लगातार थकान से पीड़ित नहीं होता है, तनाव कम होता है;
  उसके पास हमेशा एक स्पष्ट कार्ययोजना होती है;
• आंतरिक स्वतंत्रता और अपने जीवन को नियंत्रित करने की क्षमता का मालिक है।

अपने समय को व्यवस्थित करने की क्षमता में प्रेरणा की भूमिका

समय प्रबंधन क्या है, यह जानने के लिए सीधे आगे बढ़ने से पहले, समय की कमी के मुख्य कारणों से निपटना आवश्यक है। पहला और शायद मुख्य कारण कुछ कर्तव्यों को निभाने की अनिच्छा है। दूसरा अपराधी मामले में रुचि की कमी है, और तीसरा अव्यवस्था है। समय की कमी का चौथा कारण किसी भी कार्य के लिए बहुत लंबी तैयारी है।

समय प्रबंधन समय को व्यवस्थित करने और इसके उपयोग की दक्षता बढ़ाने की एक तकनीक है।

उदाहरण के लिए, यदि आप कोई काम नहीं करना चाहते हैं, तो आपको उसके फायदे की तलाश करनी चाहिए। शायद यह वेतन में वृद्धि, पदोन्नति, अच्छी तरह से किए गए काम से संतुष्टि की भावना दे सकता है, या एक महान छुट्टी से पहले योगदान दे सकता है।

सबसे प्रभावी समय प्रबंधन उपकरणों में से एक के रूप में, इसका उपयोग घर के कामों के लिए भी किया जाना चाहिए। आखिरकार, अगर यह पूरा नहीं हुआ, तो परिवार में आराम का बाहरी और आंतरिक वातावरण नष्ट हो जाएगा। जबकि अराजकता के खिलाफ लड़ाई आंतरिक अव्यवस्था से छुटकारा पाने और ऊर्जा को सही दिशा में निर्देशित करने में मदद करेगी।

समय विश्लेषण

प्रेरणा पर निर्णय लेने के बाद, आपको तुरंत अपनी समस्याओं को हल करने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए। चूंकि प्रभावी समय प्रबंधन समय को नियंत्रित करने और इसकी अनुत्पादक लागतों को कम करने पर आधारित है, इसलिए दिन की वर्तमान संरचना के विश्लेषण के साथ शुरुआत करना आवश्यक है। प्रत्येक मामले के लिए, आपको मुख्य मापदंडों को ठीक करने की आवश्यकता है: प्रारंभ और समाप्ति समय, एक संक्षिप्त विवरण, दक्षता या क्षण जो कार्य को पूरा होने से रोकते हैं। इसे तालिका के रूप में करना सबसे अच्छा है।

बेशक, आप अन्य बिंदुओं को ठीक कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कार्यों को व्यक्तिगत और कार्य में विभाजित करने वाले कॉलम शामिल करें, या सभी धूम्रपान विराम और चाय के ब्रेक, सामाजिक नेटवर्क पर अपडेट की जाँच के लिए ध्यान भंग करने या ईमेल से पत्र पढ़ने का संकेत दें। भविष्य में, समय प्रबंधन का उपयोग करते समय, यह आपको यह पता लगाने में मदद करेगा कि मुख्य कार्यों को पूरा करने के लिए और दिन के दौरान कार्यों को कैसे वितरित किया जाए, इसके लिए किन कार्यों को छोड़ दिया जाना चाहिए।

अपने जीवन से "समय की बर्बादी" को खत्म करने का प्रयास करें

कितने प्रभावी समय प्रबंधन का अंदाजा इस बात से लगाया जा सकता है कि कितने लोग खुद को मार रहे हैं और चोरी कर रहे हैं। दुर्भाग्य से, वयस्कों और किशोरों दोनों के लिए ईमेल, सोशल नेटवर्किंग, या कंप्यूटर गेम खेलने में घंटों खर्च करना काफी हद तक आदर्श माना जाता है।

वास्तव में कुछ उपयोगी करने का निर्णय लेने के बाद, आपको कुछ समय के लिए ऐसी गतिविधियों से ब्रेक लेने और कार्य को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। यदि हर दिन एक ही समय पर, समय प्रबंधन की मूल बातों का उपयोग करें और महत्वपूर्ण कार्य करें, तो कुछ महीनों के बाद यह एक आदत बन जाएगी।

एक डायरी रखना और उसमें उन सभी गतिविधियों को लिखना भी उपयोगी होगा जो केवल समय को नष्ट करती हैं।

"नहीं" कहने की क्षमता भी बहुत समय बचाएगी। इसके बिना समय प्रबंधन की कल्पना करना असंभव है, क्योंकि यदि आप इसे अनावश्यक कार्यों में व्यर्थ में बर्बाद करते हैं, तो यह सीखना मुश्किल है कि अपने समय को कैसे व्यवस्थित किया जाए। कभी-कभी यह विशिष्ट लोगों को "नहीं" के साथ जवाब देने लायक होता है जो केवल शिकायत करना जानते हैं, और सब कुछ करने की कोशिश भी करते हैं ताकि कोई और अपना काम करे।

सूचना फ़िल्टरिंग

समय प्रबंधन उपकरणों का अध्ययन करते समय, विभिन्न डेटा को फ़िल्टर करने की क्षमता पर ध्यान देना असंभव नहीं है। बहुत से लोगों की आदत होती है कि वे अपने दिमाग में ढेर सारी फालतू जानकारी भर देते हैं। उदाहरण के लिए, कोई भी घरेलू उपकरण या कपड़े खरीदने से पहले, वे विभिन्न साइटों पर कई दिनों तक उनकी विशेषताओं का अध्ययन करते हैं।

एक ओर, ऐसी जानकारी उपयोगी लगती है, लेकिन यह प्रभावी समय प्रबंधन तभी होगा जब आप सब कुछ एक पंक्ति में नहीं पढ़ेंगे, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण और आवश्यक विशेषताओं पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे। जानकारी के माध्यम से स्किम करना सीखें और केवल वही याद रखें जो वास्तव में उपयोगी हो। कीमती समय बर्बाद करने और बहुत सारी अनावश्यक जानकारी के साथ मस्तिष्क को ओवरसेट करने की आवश्यकता नहीं है!

योजना सफलता की कुंजी है

प्रभावी समय प्रबंधन योजना बना रहा है, जिससे आपकी उत्पादकता को 25% तक बढ़ाना संभव हो जाता है।

यदि दर्ज नहीं है, तो यह मौजूद नहीं है। इस मामले में कार्यों की सूची एक नक्शा है जो आपको इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए भटकने नहीं देगा।

विभिन्न सहायक कार्य को सुविधाजनक बनाने में मदद करेंगे। उदाहरण के लिए, आप कमरे के दृश्य भाग में एक बोर्ड लटका सकते हैं और इसे आधा में विभाजित कर सकते हैं। इस मामले में समय प्रबंधन की मूल बातें निम्नानुसार लागू की जा सकती हैं: एक आधे में वे सभी विचार शामिल हैं जिन्हें आप निकट भविष्य में पूरा करना चाहते हैं।

दूसरी छमाही को तीन स्तंभों में विभाजित किया जाना चाहिए: क्या योजना बनाई गई है, कौन से कार्य प्रगति पर हैं, और क्या पहले ही पूरा हो चुका है। प्रत्येक सप्ताह, बोर्ड के पहले भाग के कार्यों को अनुसूचित कॉलम में स्थानांतरित किया जा सकता है। यदि आप उन नियमों का पालन करते हैं जिनमें समय प्रबंधन की आवश्यकता होती है, तो सप्ताहांत तक वे सभी "संपन्न" कॉलम में होंगे।

आप एक डायरी या योजना का भी उपयोग कर सकते हैं। या आने वाले हफ्तों और महीनों की योजनाओं को ठीक करने के लिए एक कॉम्पैक्ट कैलेंडर भरें। ऐसे कार्य हो सकते हैं जो तालिका के रूप में सबसे आसानी से लिखे गए हों।

एक योजना पद्धति का चयन

आज योजना बनाने के कई तरीके हैं। सबसे लोकप्रिय में शामिल हैं:

• विधि "एबीवी" (आप "एबीसी" का भी उपयोग कर सकते हैं)। इसका सार सूची से प्रत्येक कार्य के आगे एक पत्र रखना है, जो निष्पादन की प्राथमिकता को दर्शाता है। समय प्रबंधन के अनुसार एक योजना तैयार करते समय, सबसे महत्वपूर्ण चीजें "ए" अक्षर द्वारा इंगित की जाती हैं। जब तक वे पूरे नहीं हो जाते, "बी" के रूप में चिह्नित कार्यों को शुरू नहीं किया जा सकता है।
• टाइमकीपिंग एक ऐसा तरीका है जो कुछ लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय को मापने और तय करने के द्वारा किया जाता है। समय का उपयोग करते समय समय प्रबंधन क्या है? यह समय की भावना और कार्य कुशलता का विकास है। इसे सीखने के लिए, आपको अपने सभी कार्यों को 2-3 सप्ताह के भीतर 5 मिनट की सटीकता के साथ रिकॉर्ड करना होगा। यह तथाकथित "टाइम सिंक" की पहचान करने और महत्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए भंडार खोजने में मदद करेगा।
• योजना बनाने में मदद करने के लिए दुनिया में सबसे अच्छे समय प्रबंधन उपकरणों में से, यह स्मार्ट तकनीक पर ध्यान देने योग्य है। यह संक्षिप्त नाम शब्दों के पहले अक्षरों से बना है जो लक्ष्य की विशेषता बताते हैं। यह होना चाहिए: विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्त करने योग्य, अन्य उद्देश्यों के अनुरूप और एक स्पष्ट समय सीमा होनी चाहिए।

पता नहीं और कैसे करना है - हर सुबह "मेंढक खाओ"

समय प्रबंधन द्वारा प्रदान की जाने वाली रूपरेखा के भीतर, यह तकनीक काफी सरल और प्रभावी है। इसका सार इस तथ्य में निहित है कि सुबह (अधिमानतः सुबह में), आवश्यक प्रदर्शन करें, लेकिन बहुत सुखद नहीं। इस तरह की कक्षाएं ज्यादातर स्थगित कर दी जाती हैं और अक्सर बिल्कुल भी नहीं की जाती हैं। यह संभावना नहीं है कि प्रभावी समय प्रबंधन में ऐसे लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए समय का एक बहुत बड़ा निवेश शामिल है। इसके अलावा, अप्रिय चीजें जमा हो जाती हैं। इस मामले में, उनका कार्यान्वयन महीनों और वर्षों तक खिंच सकता है।

मेंढकों की भूमिका में, समय प्रबंधन अक्सर उन मामलों को निर्धारित करता है जिन्हें आप नहीं जानते कि कैसे संपर्क किया जाए। यह ऐसे कार्य भी हो सकते हैं जिनके लिए कुछ आदर्श परिस्थितियों की अपेक्षा की जाती है। यदि इस तरह के कार्यों को बारी-बारी से हर सुबह किया जाता है, तो समय के साथ, अधूरे कार्यों की संख्या कम से कम हो जाएगी। समय प्रबंधन में इस तकनीक का उद्देश्य करंट अफेयर्स पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें तेजी से करने की उपयोगी आदत विकसित करना है।

यदि लक्ष्य बड़ा है, तो इसे विभाजित किया जा सकता है

कई लोग तब हार मान लेते हैं जब उन्हें एक जटिल परियोजना जैसे वैश्विक कार्य करने की आवश्यकता होती है। ऐसी स्थिति में किस समय प्रबंधन उपकरण का उपयोग किया जा सकता है? सबसे पहले, मुख्य कार्य को कई सहायक लोगों में विभाजित करना और उनमें से प्रत्येक को अलग-अलग करना आवश्यक है। इससे न केवल परियोजना के तेजी से कार्यान्वयन में मदद मिलेगी, बल्कि इसकी बेहतर समझ भी होगी।

समय प्रबंधन से जुड़े लोगों में कई लोग एक तरह का पेड़ बनाकर इस काम को आसान बना देते हैं। मुख्य कार्य इसके ट्रंक के रूप में कार्य करता है, और उप-कार्य शाखाएं हैं। आपको तब तक शाखा लगाने की आवश्यकता है जब तक कि लक्ष्य प्राप्त करने की पूरी प्रक्रिया स्पष्ट और अत्यंत सरल न हो जाए।

काम करने का भी समय होता है, आराम करने का भी समय होता है

अपने जीवन में समय प्रबंधन का उपयोग करते हुए हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि प्रत्येक व्यक्ति की अपनी जैविक घड़ी होती है। वे प्रभावित करते हैं कि दिन की कौन सी अवधि गतिविधि का सबसे बड़ा शिखर होगा। उदाहरण के लिए, यदि यह समय 6.00 से 10.00 बजे तक है, तो इन घंटों के लिए आपको सबसे महत्वपूर्ण चीजों और कार्यों की योजना बनानी चाहिए।

इस मामले में समय प्रबंधन के सिद्धांतों द्वारा निर्देशित, आप अधिकतम कार्यों को पूरा करने का प्रबंधन कर सकते हैं। चूंकि अन्य समय में प्रतिक्रिया धीमी होगी, और प्रदर्शन कम हो जाएगा।

आपकी जैविक घड़ी के प्रेक्षणों के आधार पर, यह विश्राम के लिए समय आवंटित करने लायक भी है। इसे नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए कि यह काफी हद तक निर्धारित करता है कि समय प्रबंधन कितना प्रभावी होगा। आराम के दौरान, शरीर के संसाधनों को बहाल किया जाता है, और यह इसके लिए निर्धारित लक्ष्यों का बेहतर और तेज़ी से सामना कर सकता है। यदि कोई व्यक्ति थकान से नीचे गिर जाता है, तो कार्य की गुणवत्ता अच्छी होने की संभावना नहीं है।

हमेशा समय छोड़ो

सबसे पहले, यह ध्यान देने योग्य है कि समय प्रबंधन जीवन को आसान बनाना चाहिए और आपको यह सिखाना चाहिए कि समय का सदुपयोग कैसे करें। हालांकि, यह इतना व्यस्त कार्यक्रम बनाने का कारण नहीं है कि उनमें एक भी खाली मिनट नहीं है। हर दिन आपको समय का एक निश्चित अंतर छोड़ना होगा। आखिरकार, समय प्रबंधन कितना भी सोच-समझकर क्यों न हो, सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय का सही-सही निर्धारण करना कठिन है।

इसलिए, इस तथ्य से घबराने के लिए नहीं कि अगला कार्य शुरू करना पहले से ही आवश्यक है, पहले से थोड़ा और समय की योजना बनाना बेहतर है। यदि आप इसे समय पर भी करते हैं, तो बचे हुए समय का उपयोग कम महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने या आराम करने के लिए किया जा सकता है।

"21वीं सदी में प्रबंधन का कार्य यह सीखना है कि प्रबंधकीय और रचनात्मक कार्य की प्रभावशीलता को कैसे प्रबंधित किया जाए।"

पी. ड्रकर

कई आंकड़े बताते हैं कि रूसी कंपनियों के लिए श्रम उत्पादकता बढ़ाने और कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से प्रेरित करने की समस्या कितनी प्रासंगिक है:

रूसी अर्थव्यवस्था में कार्यरत लोगों की श्रम उत्पादकता औसतन 6.5% प्रति वर्ष बढ़ रही है, जो कि सकल घरेलू उत्पाद की वृद्धि से धीमी है;

2008 में, वास्तविक मजदूरी में पिछले वर्ष की तुलना में 5.9% की वृद्धि हुई, और 2009 में, आर्थिक विकास मंत्रालय के पूर्वानुमान के अनुसार, 2008 के संबंध में इसकी वृद्धि 3.6% होगी;

2006 में अर्थव्यवस्था में नियोजित जनसंख्या के सकल घरेलू उत्पाद की कुल नाममात्र मजदूरी का अनुपात 33.3% था।

इन नंबरों का मतलब निम्नलिखित है:

मानव पूंजी की लागत में वृद्धि उत्पाद में वृद्धि से कहीं अधिक है;

मानव पूंजी की कीमत की सकारात्मक गतिशीलता इसके उपयोग पर प्रतिफल में इसी वृद्धि के साथ नहीं है;

घरेलू क्षमता को ध्यान में रखते हुए रूस में श्रम की सापेक्ष कीमत पहले से ही अधिक है।

यह अभी तक स्पष्ट नहीं है कि संकट इन परिस्थितियों को प्रभावित कर पाएगा या नहीं और किस तरह से। लेकिन यह बिल्कुल स्पष्ट है कि एक संकट में, उत्पादन, बिक्री, विपणन की दक्षता बढ़ाने के साथ-साथ शेष कर्मचारियों की वफादारी बढ़ाने के कार्य के लिए कंपनियों को अधिक जटिल और अक्सर गैर-मानक कार्यों को हल करने के कार्य का सामना करना पड़ता है। , जिसे हल किया जा सकता है, जिसमें प्रेरणा और समय प्रबंधन के साधनों का उपयोग करना शामिल है।

समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन की आवश्यकता निम्नलिखित कारकों के कारण है:

1. आर्थिक वातावरण में परिवर्तन की बढ़ती गति के लिए संगठन के कर्मचारियों को अधिक से अधिक शक्तियों के हस्तांतरण, उनके द्वारा स्वतंत्र निर्णयों को तुरंत अपनाने और स्वतंत्र संगठन और उनके काम की योजना की आवश्यकता होती है।

2. संगठन के मूल्य में अमूर्त संपत्ति का हिस्सा बढ़ रहा है; प्रमुख शीर्ष प्रबंधकों और विशेषज्ञों का प्रदर्शन कंपनियों की बढ़ती संख्या की सफलता का मुख्य कारक बनता जा रहा है। इसी समय, एक कर्मचारी की गतिविधियों पर बाहरी नियंत्रण, जो एक रचनात्मक प्रकृति का है, अत्यंत कठिन है, लेकिन ऐसे कर्मचारी द्वारा अपने काम के स्वतंत्र संगठन की प्रासंगिकता बढ़ जाती है।

3. संगठनों के लिए आदर्श बन रहे हैं, दुर्लभ अपवाद नहीं, गतिविधियों में निरंतर महत्वपूर्ण परिवर्तन - नए उत्पादों का विकास, नए बाजारों में प्रवेश, नए उपकरणों और प्रबंधन प्रणालियों की शुरूआत। संगठन के शीर्ष प्रबंधकों और विशेषज्ञों के लिए, क्रमशः, हल किए जाने वाले कार्यों की संख्या और मात्रा को लगातार बढ़ाने का आदर्श बन जाता है, परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए लगातार समय भंडार खोजने की आवश्यकता होती है जो संगठन को लगातार विकसित करने की अनुमति देते हैं।

समय प्रबंधन मूल रूप से शिक्षाविदों की तुलना में प्रबंधन सलाहकारों द्वारा विकसित एक व्यावहारिक अनुशासन के रूप में विकसित किया गया था। कई घरेलू और पश्चिमी प्रबंधन विशेषज्ञों ने व्यावहारिक नियोजन प्रौद्योगिकियां विकसित की हैं, जो उन्हें अभ्यास प्रबंधकों को पुस्तकों के रूप में प्रदान करती हैं और प्रशिक्षण पाठ्यक्रम.

एक नियम के रूप में, समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के उपयोग या गैर-उपयोग को संगठन के प्रबंधन द्वारा कर्मचारी के विवेक पर छोड़ दिया गया था। इसलिए, वैज्ञानिक प्रबंधन में, स्व-प्रबंधन और श्रम के व्यक्तिगत संगठन के मुद्दों को अपेक्षाकृत कम ही छुआ गया था। वैज्ञानिक प्रबंधन के क्लासिक्स, उदाहरण के लिए, एफ.डब्ल्यू. टेलर ने पहली बार मुख्य रूप से शारीरिक श्रम पर विचार करते हुए काम के व्यक्तिगत संगठन के लिए प्रौद्योगिकियों के केंद्रीकृत परिचय का सवाल उठाया।

XX सदी के 20 के दशक में। केंद्रीय श्रम संस्थान के निदेशक एके गस्तव ने "संगठनात्मक श्रम बेसिलस" के विचार के साथ "ऊपर से" इस तरह के परिचय में यंत्रवत दृष्टिकोण का विरोध किया, जो संगठन के एक कर्मचारी को स्वतंत्र रूप से कार्य प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए प्रोत्साहित करता है। वर्मा लीग के अध्यक्ष, पी। एम। केर्जेंटसेव ने समय-समय पर श्रम के सामान्य संगठन से ध्यान हटा दिया, इसे संगठन और कर्मचारी के सबसे महत्वपूर्ण संसाधनों में से एक के रूप में माना जाने लगा।

अंत में, पश्चिमी प्रबंधन सिद्धांत के क्लासिक पी। ड्रकर, कर्मचारी की स्वतंत्र पहल को शामिल किए बिना "ऊपर से" रचनात्मक और प्रबंधकीय कार्य के प्रबंधन की जटिलता पर ध्यान आकर्षित करते हुए, प्रबंधकीय और रचनात्मक कार्य की दक्षता बढ़ाने के कार्य को एक प्रमुख के रूप में नामित किया। 21 वीं सदी में प्रबंधन के लिए।

इस प्रकार, किसी संगठन के कर्मचारी के समय प्रबंधन के मुद्दे के इतिहास में, अनुसंधान की दो मुख्य शाखाओं को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: शास्त्रीय समय प्रबंधन और सामान्य प्रबंधन के क्षेत्र, एक तरह से या किसी अन्य काम के व्यक्तिगत संगठन के मुद्दों को प्रभावित करते हैं। ये शाखाएँ विकास के क्रम में अभिसरण करती हैं, जिससे कॉर्पोरेट प्रबंधन में समय प्रबंधन को एम्बेड करने के तरीकों के विकास पर सवाल उठाना स्वाभाविक हो जाता है।

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन संगठन की प्रबंधन प्रणाली में समय प्रबंधन विधियों को "एम्बेडिंग" करने के लिए प्रौद्योगिकियों का एक समूह है।

इस प्रकार, यदि कॉर्पोरेट प्रबंधन एक "टॉप-डाउन" पथ है, एक प्रणाली के निर्माण से लेकर उसके तत्वों की प्रभावशीलता तक, विशेष रूप से, एक कर्मचारी के समय का प्रभावी उपयोग, तो व्यक्तिगत समय प्रबंधन एक "नीचे-ऊपर" पथ है, से दक्षता बढ़ाने के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत प्रभावशीलता विभागों या संगठनों।

समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन में पहला कदम आमतौर पर प्रशिक्षण होता है। लेकिन सामान्य प्रशिक्षण अधिकतम परिणाम नहीं देता है अगर यह कुछ पूर्व और बाद की प्रशिक्षण गतिविधियों के साथ नहीं है, अगर इसे कॉर्पोरेट प्रशिक्षण प्रणाली का तार्किक तत्व नहीं बनाया जाता है।

रूस के सर्बैंक में समय प्रबंधन के लिए कॉर्पोरेट मानकों का विश्लेषण

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन आपको कर्मचारियों के व्यक्तिगत समय प्रबंधन को कॉर्पोरेट दक्षता बढ़ाने के लिए एक उपकरण बनाने की अनुमति देता है।

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन दो दृष्टिकोणों को जोड़ता है - व्यक्तिगत समय प्रबंधन और कॉर्पोरेट कार्य संगठन। इस मामले में समय प्रबंधन शुरू करने का कार्य इस प्रश्न का उत्तर है: "लोगों की स्वतंत्रता और पहल देने वाले लाभों को खोए बिना, कंपनी और कर्मचारियों की प्रबंधन क्षमता कैसे बढ़ाई जाए?"

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन की अवधारणा

"21 वीं सदी में प्रबंधन का कार्य प्रबंधकीय और रचनात्मक कार्य की प्रभावशीलता का प्रबंधन करना सीखना है "(पी। ड्रकरआर्कान्जेस्की जी.ए. समय का संगठन: व्यक्तिगत प्रभावशीलता से लेकर कंपनी के विकास तक / G.A. आर्कान्जेस्क। - दूसरा संस्करण। - सेंट पीटर्सबर्ग: पीटर, 2005. - 442 पी। )

पहली बार, कॉर्पोरेट समय प्रबंधन के विषय को मोनोग्राफ में जी.ए. द्वारा बताया गया था। 2003 में अर्खांगेल्स्की "समय का संगठन: व्यक्तिगत दक्षता से कंपनी के विकास तक"। तब से, समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के एक केंद्रीकृत कॉर्पोरेट कार्यान्वयन का विचार कंपनियों और संगठनों की बढ़ती संख्या के लिए एक मान्यता प्राप्त आवश्यकता बन गया है।

समय प्रबंधन मूल रूप से शिक्षाविदों की तुलना में प्रबंधन सलाहकारों द्वारा विकसित एक व्यावहारिक अनुशासन के रूप में विकसित किया गया था। कई घरेलू और पश्चिमी प्रबंधन विशेषज्ञों ने व्यावहारिक नियोजन प्रौद्योगिकियां विकसित की हैं, जो उन्हें अभ्यास प्रबंधकों को पुस्तकों और प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों के रूप में प्रदान करती हैं। एक नियम के रूप में, समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के उपयोग या गैर-उपयोग को संगठन के प्रबंधन द्वारा कर्मचारी के विवेक पर छोड़ दिया गया था। इसलिए, वैज्ञानिक प्रबंधन में, स्व-प्रबंधन और श्रम के व्यक्तिगत संगठन के मुद्दों को अपेक्षाकृत कम ही छुआ गया था। वैज्ञानिक प्रबंधन के क्लासिक्स, उदाहरण के लिए, एफ.डब्ल्यू. टेलर ने सर्वप्रथम किसका प्रश्न उठाया? केंद्रीकृतमुख्य रूप से शारीरिक श्रम पर विचार करते हुए, श्रम के व्यक्तिगत संगठन के लिए प्रौद्योगिकियों की शुरूआत। XX सदी के 20 के दशक में। केंद्रीय श्रम संस्थान के निदेशक ए.के. गैस्टेव ने "संगठनात्मक-श्रम बेसिलस" के विचार के साथ "ऊपर से" इस तरह के एक परिचय में यंत्रवत दृष्टिकोण की तुलना की, जो संगठन के एक कर्मचारी को स्वतंत्र रूप से कार्य प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए प्रोत्साहित करता है। लीग "टाइम" के अध्यक्ष पी.एम. केर्जेंटसेव ने समय-समय पर श्रम के सामान्य संगठन से ध्यान हटा दिया, इसे संगठन और कर्मचारी के सबसे महत्वपूर्ण संसाधनों में से एक के रूप में माना जाने लगा।

अंत में, पश्चिमी प्रबंधन सिद्धांत के क्लासिक पी। ड्रकर, कर्मचारी की स्वतंत्र पहल को शामिल किए बिना "ऊपर से" रचनात्मक और प्रबंधकीय कार्य के प्रबंधन की जटिलता पर ध्यान आकर्षित करते हुए, प्रबंधकीय और रचनात्मक कार्य की दक्षता बढ़ाने के कार्य को एक प्रमुख के रूप में नामित किया। 21 वीं सदी में प्रबंधन के लिए।

इस प्रकार, किसी संगठन के कर्मचारी के समय प्रबंधन के मुद्दे के इतिहास में, अनुसंधान की दो मुख्य शाखाओं को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: शास्त्रीय समय प्रबंधन और सामान्य प्रबंधन के क्षेत्र, एक तरह से या किसी अन्य काम के व्यक्तिगत संगठन के मुद्दों को प्रभावित करते हैं। ये शाखाएँ विकास के क्रम में अभिसरण करती हैं, जिससे कॉर्पोरेट प्रबंधन में समय प्रबंधन को एम्बेड करने के तरीकों के विकास पर सवाल उठाना स्वाभाविक हो जाता है।

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन- संगठन की प्रबंधन प्रणाली में समय प्रबंधन विधियों को "एम्बेडिंग" करने के लिए प्रौद्योगिकियों का एक सेट।

इस प्रकार, यदि कॉर्पोरेट प्रबंधन एक "टॉप-डाउन" पथ है, एक प्रणाली के निर्माण से लेकर उसके तत्वों की प्रभावशीलता तक, विशेष रूप से, कर्मचारी समय का प्रभावी उपयोग, तो व्यक्तिगत समय प्रबंधन व्यक्तिगत से एक "नीचे-ऊपर" पथ है। दक्षता बढ़ाने के लिए कर्मचारियों की प्रभावशीलता विभागों या संगठनों।

शब्द के शास्त्रीय अर्थ में समय प्रबंधन में नियोजन तकनीकों का पूरा सेट शामिल है जो किसी संगठन के कर्मचारी द्वारा उपयोग किया जाता है। अपने आपकार्य समय के उपयोग की दक्षता में सुधार करने के लिए। वहीं समय प्रबंधन का उपयोग अनिवार्य नहीं है। हाल के वर्षों में, संगठनों की बढ़ती संख्या ने समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के एक केंद्रीकृत कॉर्पोरेट कार्यान्वयन की आवश्यकता को महसूस किया है।

व्लासोवा डारिया अलेक्जेंड्रोवना

5 वें वर्ष के छात्र, अर्थशास्त्र विभाग, संगठन और उत्पादन प्रबंधन, TSOGU, Tyumen

इ- मेल: व्लासोवा- दरया@ मेल. एन

सिमरोवा इरिना सर्गेवना

वैज्ञानिक सलाहकार, अर्थशास्त्र विभाग के सहायक, संगठन और उत्पादन प्रबंधन, TSOGU, Tyumen

जब सामग्री प्रेरणा के उपकरण प्रभावी नहीं हो जाते हैं तो कर्मचारियों की दक्षता में सुधार कैसे करें? एक कर्मचारी के भुगतान समय से कंपनी के लिए अधिकतम लाभ कैसे प्राप्त करें? यह हर कंपनी के सामने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। इन समस्याओं का समाधान कॉर्पोरेट समय प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत है।

समय प्रबंधन (टीएम) समय को व्यवस्थित करने और इसके उपयोग की दक्षता बढ़ाने की एक तकनीक है।

व्यक्तिगत समय प्रबंधन तकनीकों को मूल रूप से व्यक्तिगत प्रभावशीलता पर केंद्रित लोगों द्वारा मुफ्त उपयोग के लिए विकसित किया गया था, लेकिन समय के साथ, टीएम टूल्स ने कॉर्पोरेट संस्कृतियों में अपनी प्रभावशीलता साबित कर दी है।

व्यक्तिगत समय प्रबंधन उपकरण में शामिल हैं:

1. समय - प्रदर्शन की गई क्रियाओं की अवधि को निर्धारित और मापकर समय की लागत का अध्ययन करने की एक विधि। समय आपको "समय की बर्बादी" की पहचान करने के लिए समय की "लेखा परीक्षा" और "सूची" का संचालन करने की अनुमति देता है।

2. हाथी - ये बड़े और बड़े पैमाने के कार्य हैं जिन्हें भागों में करने की आवश्यकता होती है (लाक्षणिक रूप से बोलते हुए, "एक हाथी को टुकड़े-टुकड़े में खाओ")।

3. मेंढक - ये छोटी और अप्रिय चीजें हैं जिन्हें जल्द से जल्द करने की आवश्यकता है।

4. स्विस पनीर - वह सिद्धांत जिसके अनुसार एक परियोजना शुरू करना आवश्यक है, क्रम में नहीं, बल्कि सबसे सरल और सबसे समझने योग्य जगह से।

टीएम को कॉर्पोरेट संस्कृति में पेश करने की प्रक्रिया दो तरह से संभव है।

पहला तरीका कार्यान्वयन "बाहर" है, अर्थात। एक विशेष परामर्श कंपनी की भागीदारी जो कार्यप्रवाह का विश्लेषण करेगी, प्रशिक्षण प्रदान करेगी और तैयार समाधान पेश करेगी। लगभग 100 कर्मचारियों वाली कंपनी की लागत 3-4 मिलियन रूबल होगी। समय प्रबंधन पर प्रशिक्षण आयोजित करने से समस्या की समग्र समझ में एक उल्लेखनीय बदलाव आता है, एक प्रभावी कॉर्पोरेट संस्कृति के विकास को प्रोत्साहन मिलता है। लेकिन यह स्पष्ट है कि टीएम-प्रशिक्षण, अलग-थलग नहीं, बल्कि कॉर्पोरेट प्रशिक्षण की एक निश्चित प्रणाली में शामिल है, और भी अधिक प्रभावी है। आइए समय प्रबंधन में कॉर्पोरेट प्रशिक्षण की तुलना फिटनेस क्लब में जाने से करें। निस्संदेह, एक कसरत भी स्वास्थ्य के लिए और शारीरिक फिटनेस को बनाए रखने के लिए अच्छा है। लेकिन उच्च परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको शरीर की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, व्यक्तिगत रूप से विकसित एक व्यवस्थित प्रशिक्षण कार्यक्रम की आवश्यकता होती है; एक निजी प्रशिक्षक की जरूरत है एक कठोर प्रशिक्षण कार्यक्रम होना चाहिए जो आपको नियमित रूप से फिटनेस क्लब में जाने के लिए प्रेरित करे।

दूसरी विधि में कंपनी के "भीतर से" टीएम की शुरूआत शामिल है और इसमें कई चरण शामिल हैं।

1. तथाकथित टीएम-बैसिलस को पेश करना आवश्यक है - (ग्लीब अर्खांगेल्स्की की परिभाषा के अनुसार, समय प्रबंधन के क्षेत्र में एक विशेषज्ञ, टाइम ऑर्गनाइजेशन कंपनी के जनरल डायरेक्टर, टाइम मैनेजमेंट पर किताबों के लेखक) - यह समय और दक्षता के बारे में तर्कसंगत और भावनात्मक विचारों और दृष्टिकोणों का एक समूह है, जो संगठन में "फेंक दिया जाता है", कॉर्पोरेट संस्कृति में "भ्रष्ट" होता है और इसमें व्यक्तिगत कार्य में "दक्षता-उन्मुख सोच" कहलाता है, का एक एनालॉग होता है। दक्षता की इच्छा, लोगों की सोच में "सिले" जाती है, न कि केवल औपचारिक प्रक्रियाओं में निर्धारित की जाती है।

टीएम बेसिलस की कार्रवाई का तंत्र व्यक्तिगत (अपूरणीय और बहुत सीमित) समय के तर्कसंगत प्रबंधन में एक प्रारंभिक रुचि का निर्माण है, जो कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं और गतिविधि योजनाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता के साथ-साथ स्वतंत्र के लिए लोगों की समझ की ओर जाता है। "ऊपर से" दबाव के बिना, इस दिशा में लोगों का काम। शब्द "टीएम-बैसिलस" श्रम संगठन के रूसी क्लासिक के "संगठनात्मक-श्रम बेसिलस" पर वापस जाता है, "श्रम सेटिंग" की उनकी अवधारणा के साथ जुड़कर, उस गतिविधि को विकसित करने और सुधारने की इच्छा जिसे स्थापित करने की आवश्यकता है कार्यकर्ता में, मानक के सटीक निष्पादन को सिखाने के अलावा ("निर्देश कार्ड")। इस कदम को लागू करने के लिए, कंपनी में दो आंतरिक प्रशिक्षकों की आवश्यकता है जो टीएम पाठ्यक्रम (लागत 60-80 हजार रूबल) में प्रशिक्षित हैं, जो व्यक्तिगत उदाहरण द्वारा उपकरणों की प्रभावशीलता का प्रदर्शन करेंगे और इन उपकरणों को अपने सहयोगियों को सिखाएंगे। कर्मचारी प्रशिक्षण की प्रभावशीलता में सुधार के लिए प्रशिक्षकों को विभिन्न श्रेणीबद्ध स्तरों से होना चाहिए।

2. "शब्दावली" चरण में, लिखित या बोली जाने वाली शर्तें पेश की जाती हैं। उदाहरण के लिए, "तत्काल कार्य" के कई अर्थ हो सकते हैं: एक निश्चित तिथि, तत्काल, या लगभग अतिदेय ("कल तक आवश्यक")। अक्सर, कर्मचारियों का अधिकांश समय उद्धरण चिह्नों में इस तत्काल कार्य पर व्यतीत होता है, और 80% की संभावना के साथ इन प्रतिक्रियाशील प्रयासों के परिणाम अप्रासंगिक हो जाते हैं या लावारिस डेस्कटॉप पर पड़े रहते हैं।

3. शब्दावली की शुरूआत के बाद, संगठन के नियमों को कॉर्पोरेट नियमों की प्रणाली में "लिखित" या अनौपचारिक टीम समझौतों के रूप में तैयार किया जाता है। वे इस प्रकार भिन्न हैं: समझौते एक दूसरे के समय के संबंध में "अच्छे व्यवहार" हैं; विनियम - समझौते, जिसके कार्यान्वयन का समर्थन किसी भी प्रतिबंध द्वारा किया जाता है। व्यवस्थाएं भिन्न हो सकती हैं, उदाहरण के लिए, विम-बिल-डैन द्वारा अपनाए गए सरल नियम:

1) समय को पैसे की तरह गिनें। इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि आप समय पर एक गलती के लिए पैसे खो देंगे;

2) फोन द्वारा - तत्काल, बाकी - मेल द्वारा;

3) आप जो कुछ भी कर सकते हैं - इसे स्वयं करें। एक प्रश्न के साथ नहीं, बल्कि समाधान के साथ आओ;

4) अपनी समस्या को दूसरे पर स्थानांतरित करने का प्रयास न करें। एक फर्म "नहीं" सुनने के लिए तैयार रहें;

5) ई-मेल भेजते समय, पत्र के वास्तविक विषय और महत्व को इंगित करना सुनिश्चित करें;

6) देर से आना बुराई है। लेकिन अगर आपको पहले ही देर हो चुकी है - चेतावनी दें;

7) किसी भी अनुरोध में, वास्तविक समय सीमा का संकेत दें। बाजार में कीमत की तरह उन्हें "फुलाओ" मत;

8) आप आलोचना करते हैं - अपना समाधान पेश करें। समाधान के विकल्प के बिना आलोचना स्वीकार नहीं की जाती है;

9) कार्यस्थल पर भोजन न करें, क्योंकि भोजन की गंध किसी को विचलित या परेशान कर सकती है;

10) दिन में दो बार, 12:00 और 16:00 बजे, सभी लोग 15 मिनट के लिए कार्यालय से कमरे को हवा देने के लिए निकल जाते हैं;

11) यदि किसी व्यक्ति को महत्वपूर्ण कार्य के लिए 1-2 घंटे का समय चाहिए और उसे कोई विचलित न करे तो वह अपनी मेज पर लाल झंडा लगा देता है। उसके सभी सहयोगियों को इसके बारे में पता चल जाएगा और वह उसे विचलित नहीं करेगा।

4. "उपकरण" की शुरूआत जो "गलत करने की अनुमति न दें" और कार्रवाई के पाठ्यक्रम को निर्देशित करें। कॉर्पोरेट संस्कृतियों में एम्बेडेड टूल के उदाहरण:

• बैंकों में से एक का एक साधारण उपकरण, जो कहीं भी दर्ज नहीं है, लेकिन सभी के लिए जाना जाता है। बैठक कक्ष में एक क्रिस्टल फूलदान है, बैठक में देर से आने वाले व्यक्ति को इसमें 500 रूबल डालने होंगे, और एकत्र किए गए धन को कॉर्पोरेट सांस्कृतिक कार्यक्रम कोष में भेजा जाता है;
• सरकारी एजेंसियों के साथ टीम वर्क के लिए एक उपकरण, जिसे गैर-लाभकारी संगठनों में से एक में मानकीकृत किया गया है। एक विशिष्ट स्थान पर, एक स्टैंड स्थापित किया गया था जहां एक कर्मचारी जो एक गंभीर कार्य के साथ किसी समिति या मंत्रालय में जा रहा है, बाकी को संबंधित नोटिस के साथ एक स्टिकर संलग्न करता है। उनके सहयोगी "छोटे" आकस्मिक कार्यों के साथ स्टिकर जोड़ते हैं "इवानोव को किसी चीज़ के बारे में सूचित करें", "पेत्रोव से दस्तावेज़ ले लें"। इसके लिए धन्यवाद, यात्रा पर खर्च किए गए समय को काफी कम करना संभव था, औपचारिक नियमों के बिना टीम वर्क में प्रभावी रूप से एक नया नियम लागू करना;
• रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उपकरण। विभाग में एक विशिष्ट स्थान पर एक सूचनात्मक स्टैंड रखा गया है: एक महीने (तिमाही, वर्ष) के लिए विभाग का मुख्य कार्य शीर्ष पर लिखा गया है; नीचे छोटे कार्यों वाले स्टिकर हैं जो एक सामान्य लक्ष्य की पूर्ति की ओर ले जाएंगे; सबसे नीचे कर्मचारियों के नाम के साथ कई लिफाफे हैं। प्रत्येक कर्मचारी, जब उसने अपना मुख्य कार्य पूरा कर लिया है, एक स्टिकर लेता है जो उसके लिए "बहुत कठिन" है और इस कार्य को पूरा करना शुरू करता है, बॉस के साथ परिणाम का समन्वय करता है, अनुमोदन के बाद स्टिकर को अपने अंतिम नाम के साथ एक लिफाफे में रखता है, और कार्य का हिस्सा - एक विशेष फ़ोल्डर में। महीने के अंत (तिमाही, वर्ष) में, प्रमुख के विवेक पर, विभाग के मुख्य लक्ष्य की उपलब्धि में सबसे बड़ा योगदान देने वाले कर्मचारी को 1-2 दिन का भुगतान आराम दिया जाता है।

व्यक्तिगत उपकरणों का एक उदाहरण विभिन्न स्वरूपों की विशेष रूप से डिज़ाइन की गई डायरी के दैनिक कार्य में उपयोग हो सकता है, जिसमें व्यक्तिगत समय के प्रबंधन के लिए सभी आवश्यक उपकरण शामिल हैं; MSOutlook में समय और कार्य प्रबंधन टूल का उपयोग करना।

कॉर्पोरेट टीएम प्रणाली के निरंतर सुधार के लिए, श्रम दक्षता में सुधार के लिए नए उपकरणों पर चर्चा करने के लिए हर 3-4 महीने में 1 घंटे से अधिक की अवधि के साथ बैठकें आयोजित करना आवश्यक है।

कंपनियों (MDM Bank, Alfa Bank, Megafon-Povolzhye, RusAl, आदि) में TM को लागू करने के अनुभव से पता चला है कि प्रशिक्षण पूरा करने के बाद कर्मचारियों की दक्षता में न्यूनतम लागत पर 10-20% की वृद्धि हुई है।

टीएम की अर्थव्यवस्था की गणना करना मुश्किल है, लेकिन अगर टीएम की शुरुआत के बाद कंपनी का लाभ 0.5% बढ़ जाता है, तो यह राशि, उदाहरण के लिए, कुछ तेल और गैस उद्यमों के लिए 25 मिलियन रूबल से अधिक होगी। प्रति वर्ष, जो लागत से कहीं अधिक है।

इस प्रकार, टीएम को कंपनियों की कॉर्पोरेट संस्कृतियों में पेश करने की आवश्यकता है, साथ ही साथ टीएम पाठ्यक्रम को शामिल करने को बढ़ावा देने की आवश्यकता है। पाठ्यक्रमविश्वविद्यालय।

प्रतिस्पर्धी माहौल में, समय एक कंपनी की सफलता को प्रभावित करने वाला एक महत्वपूर्ण कारक बन जाता है, इसलिए समय प्रबंधन एक अपूरणीय संसाधन को बचाने का एक उपकरण है। कॉरपोरेट टीएम का परिणाम यह है कि अधिक समय है, अधिक करने का अवसर है, अधिक कमाने का, और "दुकान के चारों ओर घूमने वाले श्रमिकों के लिए भुगतान नहीं करना", जैसा कि अमेरिकी उद्योगपति हेनरी फोर्ड ने कहा था।

ग्रंथ सूची:

1. अर्खांगेल्स्की जी। ए। समय का संगठन। व्यक्तिगत प्रभावशीलता से लेकर कंपनी के विकास तक: एक मोनोग्राफ। - एम .: पिटर, 2008. - 448 पी।
2. अर्खांगेल्स्की जी.ए. कॉर्पोरेट समय प्रबंधन: समाधानों का विश्वकोश। - एम .: अल्पना बिजनेस बुक्स, 2008. - 160 पी।

• समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन की आवश्यकता
• कॉर्पोरेट समय प्रबंधन की पृष्ठभूमि और परिभाषा
• कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय कार्यक्रम में समय प्रबंधन
• टीएम कौशल का निदान और प्रमाणन
• टीएम-प्रमाणन पद्धति
• कॉर्पोरेट टीएम मानक
• आगे के शोध के लिए निर्देश

"21वीं सदी में प्रबंधन का कार्य यह सीखना है कि प्रबंधकीय और रचनात्मक कार्य की प्रभावशीलता को कैसे प्रबंधित किया जाए।"

पी. ड्रकर

शब्द के शास्त्रीय अर्थ में समय प्रबंधन में नियोजन तकनीकों का पूरा सेट शामिल है जो किसी संगठन के कर्मचारी द्वारा उपयोग किया जाता है। अपने आपकार्य समय के उपयोग की दक्षता में सुधार करने के लिए। वहीं समय प्रबंधन का उपयोग अनिवार्य नहीं है।

हाल के वर्षों में, संगठनों की बढ़ती संख्या ने समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के एक केंद्रीकृत कॉर्पोरेट कार्यान्वयन की आवश्यकता को महसूस किया है।

7.1 समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन की आवश्यकता

समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन की आवश्यकता निम्नलिखित कारकों के कारण है:

1. आर्थिक वातावरण में परिवर्तन की बढ़ती गतिसंगठन के कर्मचारियों को अधिक से अधिक शक्तियों के हस्तांतरण, उनके द्वारा स्वतंत्र निर्णयों को तुरंत अपनाने और स्वतंत्र संगठन और उनके काम की योजना बनाने की आवश्यकता है।

2. संगठन के मूल्य में अमूर्त संपत्ति का अनुपात बढ़ रहा है;प्रमुख शीर्ष प्रबंधकों और विशेषज्ञों का प्रदर्शन कंपनियों की बढ़ती संख्या की सफलता का मुख्य कारक बनता जा रहा है। इसी समय, एक कर्मचारी की गतिविधियों पर बाहरी नियंत्रण, जो एक रचनात्मक प्रकृति का है, अत्यंत कठिन है, लेकिन ऐसे कर्मचारी द्वारा अपने काम के स्वतंत्र संगठन की प्रासंगिकता बढ़ जाती है।

3. संगठनों के लिए आदर्श बन रहे हैं, न कि दुर्लभ अपवाद, गतिविधियों में निरंतर महत्वपूर्ण परिवर्तन- नए उत्पादों का विकास, नए बाजारों में प्रवेश, नए उपकरणों और प्रबंधन प्रणालियों की शुरूआत। संगठन के शीर्ष प्रबंधकों और विशेषज्ञों के लिए, क्रमशः, हल किए जाने वाले कार्यों की संख्या और मात्रा को लगातार बढ़ाने का आदर्श बन जाता है, परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए लगातार समय भंडार खोजने की आवश्यकता होती है जो संगठन को लगातार विकसित करने की अनुमति देते हैं।

7.2. कॉर्पोरेट समय प्रबंधन की पृष्ठभूमि और परिभाषा

समय प्रबंधन मूल रूप से शिक्षाविदों की तुलना में प्रबंधन सलाहकारों द्वारा विकसित एक व्यावहारिक अनुशासन के रूप में विकसित किया गया था। कई घरेलू और पश्चिमी प्रबंधन विशेषज्ञों ने व्यावहारिक नियोजन प्रौद्योगिकियां विकसित की हैं, जो उन्हें अभ्यास प्रबंधकों को पुस्तकों और प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों के रूप में प्रदान करती हैं।

एक नियम के रूप में, समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के उपयोग या गैर-उपयोग को संगठन के प्रबंधन द्वारा कर्मचारी के विवेक पर छोड़ दिया गया था। इसलिए, वैज्ञानिक प्रबंधन में, स्व-प्रबंधन और श्रम के व्यक्तिगत संगठन के मुद्दों को अपेक्षाकृत कम ही छुआ गया था। वैज्ञानिक प्रबंधन के क्लासिक्स, जैसे एफ. डब्ल्यू. टेलर, ने सबसे पहले किसका प्रश्न उठाया? केंद्रीकृतमुख्य रूप से शारीरिक श्रम पर विचार करते हुए, श्रम के व्यक्तिगत संगठन के लिए प्रौद्योगिकियों की शुरूआत।

XX सदी के 20 के दशक में। केंद्रीय श्रम संस्थान के निदेशक एके गस्तव ने "संगठनात्मक श्रम बेसिलस" के विचार के साथ "ऊपर से" इस तरह के परिचय में यंत्रवत दृष्टिकोण का विरोध किया, जो संगठन के एक कर्मचारी को स्वतंत्र रूप से कार्य प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए प्रोत्साहित करता है। वर्मा लीग के अध्यक्ष, पी। एम। केर्जेंटसेव ने समय-समय पर श्रम के सामान्य संगठन से ध्यान हटा दिया, इसे संगठन और कर्मचारी के सबसे महत्वपूर्ण संसाधनों में से एक के रूप में माना जाने लगा।

अंत में, पश्चिमी प्रबंधन सिद्धांत के क्लासिक पी। ड्रकर, कर्मचारी की स्वतंत्र पहल को शामिल किए बिना "ऊपर से" रचनात्मक और प्रबंधकीय कार्य के प्रबंधन की जटिलता पर ध्यान आकर्षित करते हुए, प्रबंधकीय और रचनात्मक कार्य की दक्षता बढ़ाने के कार्य को एक प्रमुख के रूप में नामित किया। 21 वीं सदी में प्रबंधन के लिए।

इस प्रकार, किसी संगठन के कर्मचारी के समय प्रबंधन के मुद्दे के इतिहास में, अनुसंधान की दो मुख्य शाखाओं को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: शास्त्रीय समय प्रबंधन और सामान्य प्रबंधन के क्षेत्र, एक तरह से या किसी अन्य काम के व्यक्तिगत संगठन के मुद्दों को प्रभावित करते हैं। ये शाखाएँ विकास के क्रम में अभिसरण करती हैं, जिससे कॉर्पोरेट प्रबंधन में समय प्रबंधन को एम्बेड करने के तरीकों के विकास पर सवाल उठाना स्वाभाविक हो जाता है।

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन- संगठन की प्रबंधन प्रणाली में समय प्रबंधन विधियों को "एम्बेडिंग" करने के लिए प्रौद्योगिकियों का एक सेट।

इस प्रकार, यदि कॉर्पोरेट प्रबंधन एक "टॉप-डाउन" पथ है, एक प्रणाली के निर्माण से लेकर उसके तत्वों की प्रभावशीलता तक, विशेष रूप से, एक कर्मचारी के समय का प्रभावी उपयोग, तो व्यक्तिगत समय प्रबंधन एक "नीचे-ऊपर" पथ है, से दक्षता बढ़ाने के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत प्रभावशीलता विभागों या संगठनों।

7.3. कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय कार्यक्रम में समय प्रबंधन

समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन में पहला कदम आमतौर पर प्रशिक्षण होता है। लेकिन सामान्य प्रशिक्षण अधिकतम परिणाम नहीं देता है अगर यह कुछ पूर्व और बाद की प्रशिक्षण गतिविधियों के साथ नहीं है, अगर इसे कॉर्पोरेट प्रशिक्षण प्रणाली का तार्किक तत्व नहीं बनाया जाता है। आइए हम एक कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय के कार्यक्रम में समय प्रबंधन के ऐसे एम्बेडिंग की तकनीक पेश करते हैं या प्रशिक्षण केंद्रएक वास्तविक परियोजना के उदाहरण पर।

विम-बिल-डैन के कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय के प्रबंधक नताल्या बेकर कहते हैं:

"कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय कार्यक्रम को विकसित करने में, प्रशिक्षण के पहले चरण में, हमने चार प्रमुख कौशलों की पहचान की जो हमारे प्रबंधकों को चाहिए: प्रबंधकीय कौशल, वार्ता, प्रस्तुतियां और समय प्रबंधन। प्रशिक्षण कार्यक्रम में भाग लेना न केवल स्वैच्छिक है, बल्कि एक निश्चित अर्थ में एक विशेषाधिकार भी है।

कंपनी के एक कर्मचारी को कार्यक्रम में अपनी भागीदारी की आवश्यकता को उचित ठहराना चाहिए। इससे सीखने की प्रेरणा काफी बढ़ जाती है।

कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय के पाठ्यक्रम में समय प्रबंधन प्रशिक्षण निम्नलिखित योजना के अनुसार होता है:

1) प्रशिक्षण प्रतिभागी प्रोफाइलिंग प्रश्नावली भरते हैं जो उनकी टीएम क्षमता के स्तर का आकलन करने और प्रशिक्षण को अधिक व्यक्तिगत बनाने की अनुमति देते हैं;

2) कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों के अनुकूल "समय प्रबंधन: लचीले तरीके" कार्यक्रम के तहत दो दिवसीय प्रशिक्षण आयोजित किया जाता है। मॉस्को में, टाइम ऑर्गनाइजेशन कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा प्रशिक्षण आयोजित किया जाता है; क्षेत्रों में - कॉर्पोरेट प्रशिक्षक जिन्होंने एक विशेष प्रशिक्षण पाठ्यक्रम पूरा किया है;

3) प्रशिक्षण के दौरान, प्रतिभागी लेखक के मैनुअल "ट्रेनिंग ऑर्गनाइज़र" के साथ काम करना शुरू करते हैं, जो एक तरह का "टाइम मैनेजमेंट ट्यूटोरियल" है। इसमें सरल अभ्यास और खाली चार्ट हैं जो आपको प्रशिक्षण सामग्री को समेकित करने की अनुमति देते हैं। प्रशिक्षण के बाद, प्रतिभागी को समय प्रबंधन के साथ "एक पर एक" नहीं छोड़ा जाता है, उसके पास कार्यों का एक स्पष्ट एल्गोरिदम होता है;

4) प्रशिक्षण के एक महीने बाद, 4 घंटे का प्रशिक्षण दिया जाता है। यह समय प्रबंधन के अनुप्रयोग के पहले चरण की सफलताओं और विफलताओं का विश्लेषण करता है। विशेष रूप से, "प्रशिक्षण आयोजक" को पूरी तरह से पूरा करने वाले सभी प्रतिभागियों को एक पुरस्कार मिलता है - पुस्तक "टाइम ड्राइव";

5) पाठ्यक्रम के कुछ महीने बाद, प्रतिभागी अपने काम के संगठन में बदलाव को दर्शाते हुए निबंध लिखते हैं।

इस तरह की योजना प्रशिक्षण की प्रभावशीलता में काफी वृद्धि कर सकती है। प्रत्येक चरण में, कॉर्पोरेट विश्वविद्यालय सक्रिय रूप से कर्मचारी, उसके प्रबंधक और टीएम-ट्रेनर के साथ बातचीत करता है ताकि सभी अध्ययन की गई तकनीकों को वास्तविक अनुप्रयोग मिल सके। प्रशिक्षण के जिज्ञासु दुष्प्रभावों में से एक यह है कि उच्च-स्तरीय प्रबंधक, समय के आयोजन में अधीनस्थों की स्पष्ट सफलताओं को देखकर, स्वयं समान प्रशिक्षण में भाग लेने की इच्छा व्यक्त करते हैं।

यहाँ तिमाशेवस्क डेयरी प्लांट के विभाग के प्रमुख येवगेनी इवानोव ने पाठ्यक्रम के बाद एक निबंध में लिखा है:

मुझे सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के प्रमुख के पद पर पदोन्नत किया गया था। इस संबंध में, पहले किए गए कार्यों की तुलना में जिम्मेदारियों और शक्तियों की सीमा में काफी विस्तार हुआ है। सभी सौंपे गए कार्य समय पर पूरे नहीं हो पाते थे, उन्हें काम में काफी देरी करनी पड़ती थी और इससे परिवार में कलह पैदा हो जाती थी।

व्यक्तिगत दक्षता प्रशिक्षण के बाद, मैंने जो पहला काम किया, वह था नियमित समय शुरू करना। नतीजतन, समय सिंक की पहचान की गई, समय की लागत की संरचना प्राप्त की गई, उद्देश्य डेटा दिखाई दिया, मामलों के कौन से समूह कितना समय लेते हैं। मैंने एमएस एक्सेल में अपना खुद का आयोजक भी बनाया, जिसमें मैंने चालू वर्ष की अवधि के लिए लक्ष्यों, रणनीतिक, सामरिक और परिचालन कार्यों की रूपरेखा तैयार की, दो-आयामी कार्य सप्ताह अनुसूची बनाई, और नियमित कार्यों के लिए एक पृष्ठ बनाया। विभाग के प्रत्येक कर्मचारी का अपना एक पेज होता है, जिसमें कर्मचारी के लिए कार्य दर्ज किए जाते हैं और पूरा होने का निशान होता है। यह फाइल मेरे काम और विभाग के काम को व्यवस्थित करने में बहुत मदद करती है। अधिकांश नियोजित मामलों को समय पर पूरा किया जा सकता है।

बड़े, "महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं" कार्य महत्वपूर्ण रूप से स्थानांतरित हो गए हैं, उदाहरण के लिए, संयंत्र में सॉफ़्टवेयर लाइसेंस प्रबंधन स्थापित करना, जिसके लिए उपायों की एक पूरी श्रृंखला की आवश्यकता होती है। बड़े कार्यों के भागों को देखने, उनके समाधान को प्राथमिकता देने की क्षमता में सुधार। नतीजतन, बड़े, प्रतीत होने वाले भारी कार्यों को हल किया जा सकता है।

7.4. टीएम कौशल का निदान और प्रमाणन

समय प्रबंधन प्रशिक्षण प्रणाली के संगठन के बाद अगला कदम विभागों में समय प्रबंधन का निदान और कर्मचारियों के टीएम कौशल का प्रमाणीकरण है।

निदान कई प्रमुख मानदंडों के अनुसार प्रश्नावली के रूप में किया जाता है। परिणाम एक टीएम प्रोफाइल का निर्माण है - एक साधारण आरेख जो समय प्रबंधन के सभी पहलुओं में किसी कंपनी या विभाग की स्थिति को दर्शाता है (चित्र। 7.1)।

प्रोफ़ाइल एक कंपनी में समय प्रबंधन कार्यान्वयन के तीन मुख्य क्षेत्रों में प्रबंधकों की एक टीम के सर्वेक्षण से प्राप्त आंकड़ों के आधार पर बनाई गई है:

• व्यक्तिगत समय प्रबंधन - प्रबंधकों के इस समूह के लिए औसतन समय प्रबंधन कौशल की डिग्री;
• टीम समय प्रबंधन - टीम के भीतर क्षैतिज टीएम इंटरैक्शन की गुणवत्ता;
• कॉर्पोरेट समय प्रबंधन एक प्रबंधक और उसके अधीनस्थों के बीच टीएम बातचीत की गुणवत्ता है।

निर्मित टीएम प्रोफाइल का विश्लेषण आपको समग्र रूप से प्रत्येक कर्मचारी, विभाग और संगठन की दैनिक गतिविधियों के समस्याग्रस्त टीएम घटकों की पहचान करने की अनुमति देता है। दूसरा सर्वेक्षण आयोजित करना (प्रशिक्षण पूरा करने के बाद) आपको इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।

चावल। 7.1 OJSC "Bank24.ru" - शीर्ष प्रबंधकों की टीम का टीएम-प्रोफाइल

टीएम-निदान आपको प्रबंधकों की एक टीम के टीएम-कौशल के समग्र अधिकार का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है। इसके साथ ही या अलग से तकनीक का इस्तेमाल किया जा सकता है टीएम प्रमाणपत्र, जो प्रत्येक प्रबंधक या विशेषज्ञ के व्यक्तिगत टीएम कौशल का आकलन करने का कार्य करता है।

"हमारे व्यवसाय के विकास के दौरान, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि आंतरिक कॉर्पोरेट दक्षता में वृद्धि के बिना और सबसे पहले, व्यक्तिगत दक्षता, तेजी से विकास और अत्यधिक प्रतिस्पर्धी क्षेत्र में जीतना असंभव है। व्यक्तिगत रूप से, एक प्रशिक्षण आयोजक के उपयोग ने मुझे बहुत मदद की, यह उपकरण मेरे लिए बिल्कुल सही निकला - सब कुछ चबाया गया और तत्काल उपयोग के लिए तैयार है, हालांकि, अपने लिए सब कुछ समायोजित करने का अवसर है।

आज तक, हमारे बैंक के सभी कर्मचारियों ने समय प्रबंधन पर कॉर्पोरेट प्रशिक्षण प्राप्त किया है। लगातार, कदम दर कदम, हमने सभी कर्मचारियों को समय प्रबंधन की बुनियादी बातों में प्रशिक्षित किया। आश्चर्यजनक रूप से, कर्मचारियों ने इस अध्ययन को "ऊपर से प्रत्यारोपित कुछ" के रूप में नहीं माना, बल्कि "समय पर होने की कला" सीखने के अवसर के रूप में, जो लंबे समय से अतिदेय है, में महारत हासिल करने की आवश्यकता है। उसी समय, शीर्ष प्रबंधकों और विभागों के स्तर पर समय प्रबंधन निदान किया गया, साथ ही कर्मियों के टीएम कौशल का प्रमाणन भी किया गया।

Bank24.ru ISO 9001:2000 अंतर्राष्ट्रीय गुणवत्ता मानकों के अनुपालन का प्रमाण पत्र प्राप्त करने वाला रूसी क्रेडिट संस्थानों में पहला था। प्रमाणन की तैयारी की प्रक्रिया ने दिखाया कि टीएम हमारे लिए एक अच्छा मित्र और सहायक बन गया है। आज, समय प्रबंधन सभी बैंक कर्मियों के लिए एक कॉर्पोरेट मानक है।"

डायकोनोव बी., पीएच.डी. पेड विज्ञान।, ओजेएससी बैंक के कार्यकारी निदेशक24.ru।

"समय प्रबंधन की दस आज्ञाएँ"

डायग्नोस्टिक टीएम प्रोफाइल दस मुख्य मानदंडों पर स्कोर के आधार पर बनाया गया है, जिसमें समय प्रबंधन के सभी प्रमुख पहलुओं को शामिल किया गया है। संख्या "दस" को इस तथ्य के आधार पर चुना गया था कि प्रत्येक मानदंड की तुलना "समय प्रबंधन की आज्ञा" से की जाती है। जैसा कि कॉरपोरेट टीएम प्रोजेक्ट के एक प्रमुख ने कहा, "सब कुछ भूल जाने के बाद भी कुछ रहना चाहिए।" ऐसा "सूखा अवशेष" "समय प्रबंधन की दस आज्ञाएँ" (तालिका 7.1) होना चाहिए।

तालिका 7.1। समय प्रबंधन के मानदंड और आज्ञाएं

टीएम मानदंड	टीएम आज्ञाएँ
कार्यों और सूचनाओं का भौतिककरण और दृश्यता	विचारों और कार्यों को मूर्त रूप दें। "सिर में" होने के कारण, वे नियंत्रित नहीं हैं
परिणामों, समय और दक्षता की मापनीयता	यदि आप प्रबंधन करना चाहते हैं, तो मापें। तथ्यों के आधार पर प्रबंधन करें, राय के आधार पर नहीं।
संगति, निरंतरता, काम का समन्वय	कार्य को व्यवस्थित करें: अर्थ, संरचना से एकजुट हों। कोई सिस्टम नहीं - कोई परिणाम नहीं
गतिविधि का लचीलापन, योजना बनाने में आसानी, जवाबदेही	यथासंभव सरल और लचीले ढंग से योजना बनाएं। बदलने के लिए अपनी प्रतिक्रिया बढ़ाएं
लक्ष्य-उन्मुख, निश्चित दिशा	लक्ष्य तैयार करें। लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान के आधार पर किसी भी कार्रवाई का मूल्यांकन करें।
प्राथमिकता, जरूरी बातों पर ध्यान दें	सबसे महत्वपूर्ण हाइलाइट करें। इसके साथ शुरू करें, इसे दें सही वक्तऔर ताकत
निवेश, विकास अभिविन्यास	भविष्य में समय का निवेश करें। यह करना बहुत कठिन है, लेकिन यह भुगतान करता है
निष्पादन की समयबद्धता	अच्छे अवसरों का लाभ उठाएं। एक योजना इसे करने का एक साधन है, अपने आप में एक साध्य नहीं
निष्पादन की नियंत्रणीयता	प्रत्यायोजित कार्यों और प्रदर्शन निगरानी का एक सिंहावलोकन बनाएँ। सभी को पता होना चाहिए कि आप "कुछ नहीं भूलते" और हमेशा अपना रास्ता बनाते हैं
काम में आसानी	अपना कार्यभार प्रबंधित करें; काम "कम लेकिन होशियार"। घोड़े की तरह संचालित प्रबंधक अनुपयुक्त है
दक्षता पर ध्यान	"समय की भावना" और "दक्षता की भावना" विकसित करें। बाकी फॉलो करेंगे

आइए संक्षेप में प्रत्येक मानदंड को अलग से देखें।

1. भौतिकीकरण।प्रभावी समय प्रबंधन कार्यों, विचारों, योजनाओं, समझौतों के भौतिककरण से शुरू होता है। बाहरी मीडिया (अधिमानतः इलेक्ट्रॉनिक) पर सभी कार्यों की उपस्थिति आपको अपने व्यक्तिगत कार्यों में प्राथमिकता वाले मुद्दों के लिए अपनी सोच को मुक्त करने और जानकारी खोजने में लगने वाले समय को कम करने की अनुमति देती है। टीम समय प्रबंधन में, भौतिककरण "अव्यवस्था से अपरिहार्यता" से बचने में मदद करता है, क्षैतिज रूप से कार्यों को स्थानांतरित करना आसान है। विशेष रूप से, कार्यों का सुव्यवस्थित भौतिककरण कर्मचारियों की बर्खास्तगी से जुड़े कई जोखिमों को कम करता है। एक सेवानिवृत्त कर्मचारी अपने साथ उपयोगी संपर्कों के साथ एक पेपर डायरी ले सकता है, लेकिन वह एमएस आउटलुक में स्थापित कार्य समीक्षा प्रणाली को कुछ, प्रसिद्ध नियमों के अनुसार संरचित नहीं कर पाएगा।

2. मापनीयता।सामान्य प्रबंधन में संकेतकों के मात्रात्मक माप की आवश्यकता व्यावहारिक रूप से एक स्वयंसिद्ध है। व्यक्तिगत और टीम समय प्रबंधन दोनों के लिए भी यही सच है। केवल वस्तुनिष्ठ मात्रात्मक संकेतकों की शुरूआत आपको वास्तव में व्यवस्थित रूप से समय का प्रबंधन करने की अनुमति देती है। एक नियम के रूप में, संकेतक का उपयोग टाइमकीपिंग में बिताए गए समय का विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, "प्राथमिकता वाले कार्यों पर समय का हिस्सा", "उन कार्यों पर खर्च किया गया समय जो उन्होंने स्वयं किया था, हालांकि वह प्रतिनिधि कर सकते थे"।

कंपनियों के एमसी-बाउचेमी-रूस समूह में एक कॉर्पोरेट परियोजना के दौरान, जो मिश्रण के निर्माण के रूसी बाजार में तीन नेताओं में से एक है, विभागों में से एक का प्रमुख अपने "प्रेरित" करने का एक तरीका ढूंढ रहा था। नई तकनीक के प्राकृतिक अविश्वास को दूर करने के लिए, समय प्रबंधन को स्वतंत्र रूप से लागू करने के लिए अधीनस्थ। एक आसान सी तरकीब काम कर गई। कागज का एक टुकड़ा एक विशिष्ट स्थान पर लटका दिया गया था, जिस पर, कार्य दिवस के दौरान, दिन के दौरान हल किए गए मुख्य कार्यों को नोट किया गया था। दिन के अंत में, "तत्काल" कार्यों को लाल रंग में चिह्नित किया गया था, जो अक्सर 50% से अधिक थे। इस साधारण मीटर ने कर्मचारियों को निवारक रखरखाव के महत्व को नेत्रहीन रूप से प्रदर्शित करना संभव बना दिया, जिसके लिए समय पहले कठिनाई से आवंटित किया गया था। इसके अलावा, कर्मचारियों ने स्वयं नियोजित निवारक कार्य की एक अनुसूची तैयार की और इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदारियों को आपस में वितरित किया। एक साधारण मीटर के लिए धन्यवाद, लोगों ने महसूस किया कि कल की तुलना में आग को रोकने के लिए एक घंटे का निवेश करना अधिक लाभदायक है, इसे बुझाने के लिए एक सप्ताह के वीर प्रयासों को खर्च करना।

3. संगतता।व्यक्तिगत कार्य में, यह मानदंड कार्यों और परियोजनाओं की स्थिरता, उनकी बातचीत के "सहक्रियात्मक प्रभाव" का मूल्यांकन करता है। टीम समय प्रबंधन में, यह उन प्रमुख मानदंडों में से एक है जो इस प्रश्न का उत्तर देता है: "क्या टीम एक एकल इकाई है, जिसका प्रदर्शन टीम में शामिल प्रत्येक प्रबंधक के परिणामों के योग से अधिक है?"

4. लचीलापन।समय प्रबंधन को अक्सर कठिन योजना के साथ पहचाना जाता है, "अपने आप को मिनट के लिए निर्धारित करना।" लेकिन यह योजना अपने आप में एक अंत नहीं है। व्यक्तिगत और टीम वर्क दोनों के लिए योजनाएँ यथासंभव सरल, लचीली होनी चाहिए, जिससे उभरते अवसरों को "पकड़ना" आसान हो।

5. लक्ष्य उन्मुखी।गतिविधि बाहरी उत्तेजनाओं या कार्यों के स्पष्ट तार्किक अनुक्रम के लिए एक व्यस्त प्रतिक्रिया हो सकती है, जिनमें से प्रत्येक स्पष्ट रूप से स्पष्ट लक्ष्यों की दिशा में काम करता है। टीम वर्क में, यह मानदंड टीम के सभी सदस्यों के लिए लक्ष्यों की स्पष्टता और एक ही दिशा में उनके आंदोलन की निरंतरता का मूल्यांकन करता है।

6. प्राथमिकता।यह मानदंड आपको "कार्यभार" की डिग्री का आकलन करने की अनुमति देता है, प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए आवंटित समय का अनुपात। एक नियम के रूप में, यह प्राथमिकता की दिशा में है कि समय प्रबंधन के कार्यान्वयन के शुरुआती चरणों में सबसे प्रभावी कार्रवाई निहित है। आखिरकार, लगभग कोई भी संगठन "मंथन" की समस्या से अच्छी तरह वाकिफ है, जो प्रकृति के कुछ अतुलनीय नियम के अनुसार, हमेशा मात्रा में बढ़ता है।

7. निवेश।व्यक्तिगत या टीम वर्क में किया गया कोई भी कार्य परिणाम दे सकता है। लेकिन यह अधिक या कम हद तक विकास के लिए काम कर सकता है, भविष्य के परिणामों के लिए नए अवसर पैदा कर सकता है। आदर्श रूप से, सभी कार्य विकास के लिए काम करते हैं, "भविष्य में निवेश" बनाते हैं।

साइबेरियाई बैंक ओजेएससी "ओम्स्कबैंक" में कॉर्पोरेट टीएम-प्रोजेक्ट में, अनिवार्य "समय प्रबंधन के लिए 15 मिनट" को बोर्ड की बैठकों के अभ्यास में पेश किया गया था। इन टीएम बैठकों के दौरान, बोर्ड के अध्यक्ष "प्रशिक्षण आयोजक" के अगले उपकरण में व्यक्तिगत महारत हासिल करने के अपने अनुभव को साझा करते हैं और टीएम के कदमों पर शीर्ष प्रबंधकों से मिनी-रिपोर्ट प्राप्त करते हैं। बोर्ड के उपाध्यक्षों में से एक नियमित रूप से मध्य प्रबंधकों के साथ इसी तरह की बैठकें करता है। इस प्रकार, समय प्रबंधन की समस्याओं में से एक को हल करना संभव है: "समय के आयोजन के लिए समय कैसे आवंटित करें?"

8. समयबद्धता।यह मानदंड कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा को पूरा करने और कठिन समय से बंधे परियोजनाओं के कार्यान्वयन की समयबद्धता दोनों का मूल्यांकन करता है, जो केवल एक लचीली योजना प्रणाली के साथ संभव है जो उभरते अनुकूल अवसरों का तुरंत जवाब देता है।

9. नियंत्रणीयता।यदि आप एक अधीनस्थ के लिए एक कार्य निर्धारित करते हैं या किसी सहकर्मी के साथ किसी बात पर सहमत होते हैं, तो आप निष्पादन में कितने आश्वस्त हो सकते हैं? क्या आपको इस कार्य को कई बार याद दिलाने की आवश्यकता है?

टीएम परियोजना के दौरान, कॉमस्टार दूरसंचार के वाणिज्यिक विभाग ने सचिव द्वारा कार्य नियंत्रण के लिए सरल एक्सेल फॉर्म विकसित किए, जिसमें सचिव के लिए नियम, कार्य नियंत्रण प्रपत्र और परियोजना (प्रक्रिया) निगरानी प्रपत्र शामिल हैं। सचिव द्वारा सूचना एकत्र करने की एक प्रक्रिया शुरू की गई है - ई-मेल, वाणिज्यिक निदेशक के मौखिक आदेश, बैठकों के दौरान और घंटों के बाद की गई वॉयस रिकॉर्डिंग का ट्रांसक्रिप्शन। एक निश्चित आवृत्ति के साथ, सचिव, नियमों के अनुसार, शीर्ष प्रबंधक को एक रिपोर्ट के लिए कलाकारों से कार्यों और परियोजनाओं की स्थिति के बारे में जानकारी एकत्र करता है। टीएम परियोजना के अगले चरण के परिणामों के अनुसार, कंपनी के वाणिज्यिक निदेशक ने "सचिव के लिए एक्सेल-सिस्टम" को शीर्ष तीन परिणामों में से एक नाम दिया, साथ ही एक वॉयस रिकॉर्डर और रणनीतिक समीक्षा के लिए एक प्रणाली की शुरुआत की। कार्य।

10. आराम।यह मानदंड टीम में और अधीनस्थों के साथ व्यक्तिगत कार्य और संबंधों दोनों की तीव्रता की डिग्री का आकलन करता है। आदर्श रूप से समायोजित व्यक्तिगत, टीम और कॉर्पोरेट समय प्रबंधन के साथ, व्यक्तिगत कार्य और सहकर्मियों के साथ बातचीत "तनावपूर्ण" होना बंद हो जाती है, लगातार दर्दनाक प्रयासों की आवश्यकता नहीं होती है।

दस मानदंडों के अनुसार मूल्यांकन के अलावा, स्थिति का मूल्यांकन एक अभिन्न मानदंड के अनुसार किया जाता है - "दक्षता पर ध्यान", जो सामान्य रूप से अपने और अन्य लोगों के समय के सम्मान के स्तर का वर्णन करता है, इस मुद्दे के महत्व के बारे में जागरूकता, टीम इंटरैक्शन के स्व-स्पष्ट सिद्धांतों के स्तर पर इसका "कार्यान्वयन"।

डेटा विश्वसनीयता का प्रश्न और मूल्यांकन

TM प्रोफ़ाइल बनाने के लिए, निदान इकाई के कर्मचारी एक प्रश्नावली के सवालों का जवाब देते हैं जिसमें 33 "बहुविकल्पी" (11 मानदंड, प्रत्येक का मूल्यांकन 3 क्षेत्रों में किया जाता है) शामिल है। व्यक्तिगत और टीम क्षेत्रों में समय प्रबंधन के भौतिककरण का आकलन करने का एक उदाहरण तालिका में देखा जा सकता है। 7.2.

तालिका 7.2। नैदानिक ​​प्रश्नावली प्रश्नों का उदाहरण

मानदंड 1: कार्यों और सूचनाओं का भौतिककरण और दृश्यता
	1. व्यक्तिगत समय प्रबंधन		2. टीम टाइम मैनेजमेंट
	मेरे लगभग सभी कार्य और उपयोगी विचार (सार्थक जानकारी, आदि) आसानी से दिखाई देने वाले इलेक्ट्रॉनिक रूप में मौजूद हैं (एमएस आउटलुक में, ई-मेल या अलग फाइलों के रूप में, आदि)		लगभग सभी कार्यों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से सहकर्मियों को स्थानांतरित कर दिया जाता है। मौखिक चर्चाओं के परिणामों के आधार पर, मुख्य विचारों को अनिवार्य रूप से दर्ज और भेजा जाता है।
	मेरे अधिकांश कार्य और विचार इलेक्ट्रॉनिक रूप में मौजूद हैं, एक छोटा सा हिस्सा (20-30%) तक कागज के रूप में है। कार्य अवलोकन काफी सरल और सुविधाजनक है		अधिकांश कार्यों को "क्षैतिज रूप से" इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित किया जाता है, कागज में एक छोटा सा हिस्सा। अधिकांश मौखिक चर्चाओं के परिणाम लिखित रूप में दर्ज किए जाते हैं।
	मेरे अधिकांश कार्य और विचार (70% या अधिक) कागज पर दर्ज हैं (एक डायरी में, अलग दस्तावेजों के रूप में), बाकी - इलेक्ट्रॉनिक में		अधिकांश कार्य कागज पर प्रस्तुत किए जाते हैं। मौखिक समझौतों का एक महत्वहीन हिस्सा तय है
	20-30% तक के कार्य और महत्वपूर्ण जानकारी लिखित रूप में दर्ज नहीं की जाती हैं		20-30% तक कार्य (अनुरोध, समझौते) "क्षैतिज रूप से" मौखिक रूप से प्रेषित होते हैं
	मेरे अधिकांश कार्य और सार्थक जानकारी मुझे याद रहती है		अधिकांश कार्य मौखिक रूप से पारित हो जाते हैं
आज्ञा 1: विचारों और कार्यों को मूर्त रूप दें। "सिर में" होने के कारण, वे नियंत्रित नहीं हैं

इसी तरह, प्रतिवादी अन्य मानदंडों और निर्देशों के अनुसार मामलों की स्थिति का मूल्यांकन करता है। यह देखना आसान है कि प्रश्नों से "सामाजिक रूप से अपेक्षित" उत्तर दिखाई दे रहे हैं। इस सामाजिक अपेक्षा में, स्पष्ट नुकसान ("सही" उत्तरों की दिशा में डेटा की विकृति) के अलावा, फायदे भी हैं। वे इस तथ्य में निहित हैं कि एक प्रश्नावली के रूप में, कॉर्पोरेट संस्कृति में टीएम सिद्धांतों की शुरूआत वास्तव में की जाती है। प्रश्नावली से स्पष्ट टीएम-आदर्श के साथ खुद की तुलना करते हुए, प्रबंधक अपने लिए इस आदर्श पर प्रयास करता है और समझता है कि उसे किसके लिए प्रयास करना चाहिए। यह कार्यप्रणाली को लागू करने का एक बहुत ही महत्वपूर्ण प्रभाव है: समय प्रबंधन के मामलों में साक्षरता अक्सर पिछली रूसी कंपनियों से दूर के प्रबंधकों के बीच वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती है।

सामाजिक अपेक्षा के प्रभाव को बेअसर करने के लिए, सर्वेक्षण केवल गुमनाम रूप से किया जाता है, और सभी प्रतिभागियों को इसके बारे में चेतावनी दी जाती है। प्रोफ़ाइल को प्रबंधन टीम द्वारा समग्र रूप से संकलित किया गया है और यह किसी भी "दमन" का आधार नहीं है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि टीएम-निदान पद्धति कर्मचारियों या विभागों के मूल्यांकन की विधि नहीं है। कार्यप्रणाली का कार्य प्रबंधकों के टीएम कौशल और उनकी टीम के संपर्क के विकास के लिए सबसे अधिक प्राथमिकता वाले क्षेत्रों की पहचान करना है।

टीएम प्रोफाइल और प्रतिक्रिया मैट्रिक्स के विस्तृत विश्लेषण के दौरान "फुलाए गए" प्रतिक्रियाओं की पहचान की जाती है।

उदाहरण

वित्तीय होल्डिंग के प्रबंधन के लिए रिपोर्ट से उद्धरण

« प्राथमिकता के मामले में उच्च अंकनिवेश की कम दरों के साथ तुलना करने पर सवाल उठाया जा सकता है। यह संभव है कि टीम गायब है सामान्य विचारएक "प्राथमिकता कार्य" क्या है के बारे में। शायद, प्राथमिकता को "तत्काल और / या अनिवार्य / अपरिहार्य" के रूप में समझा जाता है, लेकिन "एक रणनीतिक परिप्रेक्ष्य के लिए काम करना, एक नए गुणात्मक स्तर तक पहुंचने के अवसर पैदा करना" नहीं।

एक और उदाहरण, काफी विशिष्ट है, जब "कुल मिलाकर सब कुछ ठीक है", लेकिन एक विस्तृत विश्लेषण से पता चलता है कि यह पूरी तरह से सच नहीं है।

उदाहरण

उत्तरदाताओं (50%) के एक महत्वपूर्ण अनुपात में टीम के रवैये के उच्च मूल्यांकन और विश्लेषण में पहचाने गए टीम इंटरैक्शन में "क्षैतिज रूप से स्थानांतरित" कार्यों के निष्पादन की समयबद्धता के कम मूल्यांकन के बीच विरोधाभास पर ध्यान आकर्षित किया जाता है। समयबद्धता की कसौटी पर।

मूल्यांकन "टीम में समय का रवैया अच्छा है" की पृष्ठभूमि के खिलाफ "अक्सर, सहकर्मी सहमत समय सीमा को पूरा नहीं करते हैं"इसका मतलब है कि टीम को "प्रभावी टीम वर्क" की स्पष्ट समझ नहीं है।

अंत में, प्रतिक्रिया मैट्रिक्स में आंतरिक सहसंबंधों के विश्लेषण के दौरान परिणामों की विश्वसनीयता का आकलन किया जाता है।

मानदंड के एक सेट पर औपचारिक प्रश्नों के अलावा, प्रश्नावली में छह ओपन-एंडेड प्रश्न भी होते हैं। प्रश्नावली को पूरा करने वाले प्रबंधक को व्यक्तिगत, टीम और कॉर्पोरेट समय प्रबंधन की वर्तमान और वांछित स्थिति का मनमाने शब्दों में वर्णन करने के लिए कहा जाता है।

उदाहरण

एक तेल शोधन कंपनी के विभाग के प्रमुख के व्यक्तिगत समय प्रबंधन की स्थिति का आकलन

मौजूदा।"मैं किसी तरह सूचना के प्रवाह को व्यवस्थित करने और अपनी गतिविधियों की योजना बनाने की कोशिश करता हूं। अभी तक तो लगता है मेरे पास समय है, लेकिन मुझे डर है कि यह धारा मुझ पर हावी हो जाएगी, और फिर मुझे धारा के विपरीत तैरना पड़ेगा।

इच्छित।"सूचना प्रवेश करती है - व्यवस्थित - वितरित - बाहर की जाती है, मैं स्वयं मुख्य मुद्दों को एक नियोजित तरीके से निपटाता हूं।"

ओपन-एंडेड प्रश्न औपचारिक प्रश्नावली में प्राप्त आकलन के साथ स्पष्ट करना और "रंग भरना" संभव बनाते हैं। उदाहरण के लिए, उपरोक्त मामले में, प्रबंधक के उत्तर स्पष्ट रूप से भौतिककरण के संदर्भ में कम संकेतकों के साथ सहसंबद्ध हैं, अर्थात, कार्यों और सूचनाओं की समीक्षा, और निवेश, यानी, दीर्घकालिक कार्यों के लिए समय आवंटित करने की क्षमता जो नहीं देते हैं तत्काल परिणाम।

नैदानिक ​​परिणामों की व्याख्या

सर्वेक्षण के परिणाम तीन मुख्य ब्लॉकों में प्रस्तुत किए गए हैं।

1. सामान्यीकृत प्रोफ़ाइल का विश्लेषण।

2. सबसे "समस्याग्रस्त" मानदंडों के अनुसार विश्लेषणसमूह में उत्तरदाताओं के उत्तरों के वितरण के आंकड़ों को ध्यान में रखते हुए।

4. सामान्यीकृत प्रोफ़ाइल विश्लेषणआपको मुख्य समस्याओं और उनके संबंधों की पहचान करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक कार्यों के लिए समय की कमी (निवेश की कसौटी पर कम अंक) अक्सर स्पष्ट रूप से खराब संगठित समीक्षा और सूचना की संरचना (भौतिकरण पर कम स्कोर) और प्रबंधकों के अधिभार के साथ कई महत्वहीन अनुरोधों के साथ जुड़ा हुआ है। अधीनस्थ (एक टीम और/या इकाई में "समय पर ध्यान" पर कम अंक)।

अंजीर पर। 7.2 "निवेश मूल्य" मानदंड के अनुसार उत्तरों के वितरण के आंकड़े दिखाता है। क्षैतिज अक्ष रेटिंग स्कोर दिखाता है, और लंबवत अक्ष उन उत्तरदाताओं की संख्या दिखाता है जिन्होंने इस रेटिंग को चुना है।

चावल। 7.2. समूह के भीतर उत्तरदाताओं के उत्तरों का वितरण

विश्लेषण प्रश्नावली से लिए गए सबसे सांख्यिकीय रूप से महत्वपूर्ण प्रतिक्रियाओं का एक प्रतिलेख प्रदान करता है (यानी, टीम के अधिकांश सदस्यों द्वारा दी गई रेटिंग)। ग्राफ पर दिखाए गए संकेतक (चित्र 7.2) को निम्नानुसार समझा जाता है:

• व्यक्तिगत समय प्रबंधन,स्कोर 0: "स्वयं में निवेश" के लिए समय सैद्धांतिक रूप से आवंटित किया गया है, लेकिन जितना हम चाहेंगे उतना नहीं;
• टीम टाइम मैनेजमेंट,मूल्यांकन 1: हमारी टीम जानबूझकर एक "निवेश" प्रकृति की परियोजनाओं के लिए समय, ऊर्जा और संसाधन आवंटित करती है। हमारे पास "सीखने का समय नहीं", "नई तकनीकों को पेश करने का समय नहीं" की समस्या नहीं है। लेकिन साथ ही, 20-30% समय अभी भी उन गतिविधियों में व्यस्त है जो केवल अल्पकालिक परिणाम देती हैं;
• कॉर्पोरेट समय प्रबंधनस्कोर 0: मेरी इकाई और मेरे अधीनस्थों में, सिद्धांत रूप में, एक आशाजनक प्रकृति के काम पर ध्यान दिया जाता है, लेकिन अभी भी अल्पकालिक परिणामों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, वे हमारे प्रदर्शन को मापने और मूल्यांकन करने में आसान होते हैं।

ये आकलन स्वयं स्थिति में कुछ अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं। प्रश्नावली प्रसंस्करण का परिणाम सबसे सांख्यिकीय रूप से महत्वपूर्ण चयनित उत्तरों से बना एक "चित्र" है। विश्लेषण और आकलन की तुलना हमें अतिरिक्त निष्कर्ष प्राप्त करने की अनुमति देती है।

उदाहरण

सामान्य तौर पर, प्रस्तुत आंकड़ों के आधार पर निवेश की स्थिति का आकलन निम्नानुसार किया जा सकता है: "शीर्ष प्रबंधकों की हमारी टीम में, होनहार व्यवसाय के लिए पर्याप्त मात्रा में समय आवंटित किया जाता है, लेकिन मेरे व्यक्तिगत काम में और मुझे सौंपी गई इकाई में। , नहीं।"

वास्तव में, इसका मतलब है कि ग्राहक का प्रबंधन "निवेश" प्रकृति के कार्यों पर बहुत ध्यान देता है और शीर्ष प्रबंधकों पर उचित दबाव बनाता है। लेकिन ज्यादातर अधिकारी इस दबाव को अपने विभाग के साथ-साथ अपने निजी काम में भी अनुवाद नहीं करते हैं।

चावल। 7.3. "समस्या और समाधान मानचित्र" तत्व का उदाहरण

टीएम प्रोफाइल के सामान्य और विस्तृत विश्लेषण दोनों के दौरान, विश्लेषण की प्रत्येक थीसिस को समस्याओं और उनके स्रोतों के कारण और प्रभाव संबंधों के आरेख द्वारा चित्रित किया गया है (चित्र। 7.3)।

3. विश्लेषण का अंतिम चरण सिफारिशों का निर्माण और सभी योजनाओं को एक में घटाना है समस्याओं और समाधानों का नक्शासभी आगामी टीएम घटनाओं का एक सिंहावलोकन दे रहा है।

7.5. टीएम-प्रमाणन पद्धति

टीएम डायग्नोस्टिक्स आपको प्रबंधन टीम में समय प्रबंधन के साथ समग्र स्थिति का आकलन करने की अनुमति देता है। इसके साथ-साथ या अलग से, टीएम-प्रमाणन पद्धति का उपयोग किया जा सकता है, जो प्रत्येक प्रबंधक या विशेषज्ञ के व्यक्तिगत टीएम कौशल का आकलन करने का कार्य करता है।

प्रबंधकों के मूल्यांकन के लिए क्लासिक तरीकों में से एक है "360/270/180 डिग्री प्रमाणन"।उनके मुख्य विचार:

1. किसी व्यक्ति के लिए सबसे मजबूत प्रेरकों में से एक सहकर्मियों की राय है।कर्मचारी को विकसित करने और अधिक कुशलता से काम करने की आवश्यकता से अवगत कराने के लिए, प्रश्नावली प्रक्रिया का उपयोग करके, उसे यह पता लगाने का अवसर देना आवश्यक है कि सहकर्मी वास्तव में उसके प्रबंधकीय गुणों के बारे में क्या सोचते हैं।

2. जो लोग उसके साथ काम करते हैं वे किसी व्यक्ति का मूल्यांकन करने में सबसे अच्छे होते हैं। 360° प्रमाणन में, उन सभी कर्मचारियों के बारे में एक संरचित राय एकत्र की जाती है जो उसके साथ सबसे अधिक निकटता से बातचीत करते हैं: प्रबंधन, सहकर्मी, अधीनस्थ; कभी-कभी ग्राहक। 270° प्रमाणन में - केवल सहकर्मी और प्रबंधन, 180° प्रमाणन में - केवल सहकर्मी। समय प्रबंधन के निदान के लिए 270° प्रमाणन का उपयोग किया जाता है।

3. प्रमाणन एक प्रबंधन उपकरण है, न कि "दमन" का आधार।सहकर्मियों से प्रतिक्रिया एक मजबूत प्रेरक है, बशर्ते यह उद्देश्यपूर्ण हो। सर्वेक्षण की गुमनामी और प्रमाणन के परिणामों के आधार पर "संगठनात्मक निष्कर्ष" की अनुपस्थिति के साथ ही निष्पक्षता प्राप्त की जा सकती है।

प्रमाणन का मुख्य बिंदु कर्मचारी को उसके तत्काल पर्यवेक्षक के साथ संरचित बातचीत के रूप में सहकर्मियों द्वारा उसके मूल्यांकन के परिणामों से परिचित कराना है। बातचीत के दौरान, भरें व्यक्तिगत दक्षता सुधार योजनाजिसकी नियमित निगरानी की जा रही है।

प्रमाणन के लिए, एक प्रश्नावली का उपयोग किया जाता है, जिसे प्रमाणित होने वाले व्यक्ति के कई सहयोगियों द्वारा गुमनाम रूप से भरा जाता है। प्रश्नों की संरचना "टीएम आज्ञाओं" की संरचना को दर्शाती है, जो टीएम डायग्नोस्टिक्स और टीएम प्रमाणीकरण के परिणामों को तुलनीय बनाती है और उन्हें एक ही परिसर में उपयोग करने की अनुमति देती है। उदाहरण के तौर पर, यहां पहले कुछ प्रश्न दिए गए हैं जो "भौतिकरण" की कसौटी पर खरे उतरते हैं:

1. बैठकों और कार्यशालाओं के दौरान, प्रमाणित कर्मचारी मुख्य विचारों (परिणामों, समझौतों) को लिखित रूप में रिकॉर्ड करता है और बाद में इन अभिलेखों का उपयोग करता है, उदाहरण के लिए, बाद की बैठकों में।

3. प्रमाणित कर्मचारी आपके अनुरोध या अन्य सहयोगियों के अनुरोध पर आवश्यक जानकारी आसानी से और जल्दी से ढूंढता है और जारी करता है।

मूल्यांकन करना मुश्किल

7.6. कॉर्पोरेट टीएम मानक

किसी कंपनी में समय प्रबंधन की शुरूआत निदान और प्रमाणन तक सीमित नहीं हो सकती है। समय नियोजन तकनीकों को समेकित करने के लिए, कॉर्पोरेट टीएम मानकों को विकसित किया जा सकता है। उन्हें कई तार्किक स्तरों में विभाजित किया जा सकता है।

1. भाषा, समय प्रबंधन की शब्दावली।"अत्यावश्यकता", "महत्व" और इसी तरह के शब्दों को पूरी तरह से अलग तरीके से समझा जा सकता है। एक इकाई के लिए, एक "महत्वपूर्ण" कार्य - एक महत्वपूर्ण वित्तीय प्रभाव वाला - दूसरे के लिए - एक उच्च-स्तरीय कार्यकारी द्वारा निर्धारित कार्य। आदर्श रूप से, समय नियोजन से संबंधित शब्दों को कंपनी में लिखा जाना चाहिए। किसी भी मामले में, "पहले सन्निकटन में" एक सामान्य भाषा बनाने का कार्य प्रशिक्षण में हल किया जाता है।

2. व्यवस्था- समय के संबंध में सामान्य "अच्छे शिष्टाचार के नियम"।

उदाहरण

एक सहकर्मी के लिए एक प्रश्न था - तुरंत कॉल न करें, इसे लिख लें और फिर एक ब्लॉक में कई प्रश्न पूछें।

ऐसे नियम मौखिक या लिखित रूप में पोस्टर, टैबलेट आदि के रूप में तय किए जा सकते हैं।

3. नियमों- समझौते, जिनका निष्पादन प्रतिबंधों (औपचारिक कॉर्पोरेट और गेमिंग दोनों) द्वारा समर्थित है।

उदाहरण

"एक व्यक्ति जिसने एक पूर्ण विषय फ़ील्ड के बिना ई-मेल प्राप्त किया है, उसे इसे पढ़ने के बिना इसे हटाने का अधिकार है; अनसुलझे मुद्दे के लिए दोष प्रेषक पर होगा "या" किसी दिए गए योजना मानक के अनुसार एक दैनिक योजनाकार का नेतृत्व करना एक लचीली कार्य अनुसूची के तत्वों के लिए अधिमान्य अधिकार है।

4. चीजें, उपकरण- नियोजन बोर्ड, तैयार रिक्त स्थान, लेटरहेड, आदि, सक्षम कार्य तकनीकों को "अवशोषित" करना।

कॉर्पोरेट मानकों को लागू करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण व्यक्तिगत और टीम नियोजन के कॉर्पोरेट सिस्टम में तैयार सेटिंग्स हैं, एक नियम के रूप में, यह एमएस आउटलुक या लोटस नोट्स है। कैलेंडर और कार्य सेटिंग्स समय प्रबंधन के सिद्धांतों और तकनीकों को लागू करते हैं।

उदाहरण

"कठिन बैठकों को कैलेंडर में नीले रंग में हाइलाइट किया गया है, बजट वाले हरे रंग में, "दिन" श्रेणी में आज के कार्य शामिल हैं, "7-नियंत्रण" श्रेणी को सप्ताह में एक बार देखा जाता है।

विभाग के पास व्यक्तिगत समय प्रबंधन के लिए एक भी मानक नहीं था। एमएस आउटलुक, जैसा कि अधिकांश रूसी कंपनियों में, एक ईमेल कार्यक्रम के रूप में और आंशिक रूप से एक कैलेंडर के रूप में उपयोग किया जाता था; कार्यों का कम उपयोग किया जाता था। केवल कैलेंडर अनुभाग (हार्ड शेड्यूलिंग) का उपयोग करके शेड्यूलिंग ने बदलते बाहरी परिवेश में लचीलापन प्रदान नहीं किया।

टीम समय प्रबंधन को अनुकूलित करने के लिए, एक प्रासंगिक योजना तकनीक लागू की गई थी, जो क्लासिक हार्ड (कैलेंडर) योजना का पूरक है। "लचीले" कार्यों को "संदर्भों" के अनुसार वितरित किया जाता है, जिससे इन कार्यों का निष्पादन जुड़ा हुआ है - लोग, स्थान, परियोजनाएं, आदि। इस दृष्टिकोण के साथ, कार्य बहुत तेजी से पूरे होते हैं, और आपको खुद को ड्राइव करने की आवश्यकता नहीं होती है कठोर योजना, जो वैसे भी सच नहीं होगी। एमएस आउटलुक में टास्कबार को अनुकूलित करने की क्षमता, नियोजन की सामान्य विचारधारा का पालन करते हुए, अपने लिए कार्यों के अवलोकन को अनुकूलित करने की अनुमति देती है।

कार्य शेड्यूलिंग के लिए एक लचीला दृष्टिकोण हमारे काम की बहु-परियोजना विशिष्टताओं के साथ पूरी तरह से संगत है। कार्यों की योजना और निष्पादन की दक्षता में वृद्धि का अनुमान लगभग कम से कम 10-15% लगाया जा सकता है। हमने प्रत्यक्ष वित्तीय प्रभाव की गणना नहीं की, लेकिन हमारे डिवीजन के लिए, जो दसियों और सैकड़ों हजारों डॉलर के बजट के साथ कई परियोजनाओं का प्रबंधन करता है, कंपनी के लिए संभावित बचत समय प्रबंधन को लागू करने के लिए हमारी लागत से कम से कम कई गुना अधिक है।

सेल्युटिन ए।, डिप्टी। JSC "रूस के RAO UES" के सूचना विभाग के निदेशक

टीएम-विनियम और टीम समझौते

कॉर्पोरेट टीएम मानकों के कार्यान्वयन में पहला कदम भाषा की औपचारिकता है, वैचारिक तंत्र: कार्य की "प्राथमिकता" क्या है, "तात्कालिकता", आदि।

गतिविधि की भाषा के मानकीकरण के बाद अगला कदम इसके संगठन के लिए नियमों का निर्माण है, कॉर्पोरेट नियमों की प्रणाली में औपचारिक रूप से या अनौपचारिक टीम समझौतों के रूप में विद्यमान है। साथ ही, सबसे सूक्ष्म मुद्दा स्वतंत्रता और जबरदस्ती के बीच संतुलन बनाए रखना है, कर्मचारी की व्यक्तिगत कार्य तकनीक के उन पहलुओं में कॉर्पोरेट हस्तक्षेप जो कंपनी की दक्षता के लिए महत्वपूर्ण हैं।

मानक उदाहरण: दिन निर्धारण एल्गोरिथम

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन का मानकीकरण सबसे अधिक समझने योग्य, चीजों को लागू करने में आसान के साथ शुरू करना बेहतर है। इन सरल पहले चरणों में से एक कार्य दिवस की योजना बनाने का मानक है (एक डायरी या एमएस आउटलुक में)। इस तरह के एक मानक का आधार एक "कठोर-लचीला" दिन नियोजन एल्गोरिथ्म हो सकता है, जो बहुत कठोर योजना का सहारा लिए बिना, अभी भी प्रमुख कार्यों को पूरा करने का प्रबंधन करने की अनुमति देता है। मूल रूप से मास्को कंपनियों में से एक के लिए बनाया गया मानक इस प्रकार है।

मानक: डायरी रखने के नियम

कंपनी के एक कर्मचारी के समय का संगठन उसका "निजी व्यवसाय" नहीं है।

आपका संगठन सहकर्मियों और ग्राहकों के प्रति आपके सम्मान का एक पैमाना है।

आपकी समय की पाबंदी एक निश्चित संकेत है जिसके द्वारा आपके व्यावसायिक गुणों को आंका जाता है।

समय पर मीटिंग में आना, सहमत होने पर ठीक से कॉल करना, डेडलाइन को पूरा करना - यह एक संस्कारी व्यक्ति का वही लक्षण है जो हर दिन अपने दाँत ब्रश करता है।

डायरी योजना नियम

1. "सबसे तेज याददाश्त सबसे नीरस पेंसिल से भी कमजोर होती है।"आपकी सभी बैठकें, कार्य और संपर्क लिखित रूप में होने चाहिए।

2. मामलों की समीक्षा में ढिलाई सिर में ढिलाई की निशानी है।स्पष्ट सुपाठ्य लिखावट में लिखें, विभिन्न रंगों का प्रयोग करें। यदि आप उपयोग कर रहे हैं कन्वेंशनों, उन्हें डायरी के पहले पृष्ठ पर सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें।

3. संपर्क व्यापार की मुद्रा हैं।किसी भी संपर्क जानकारी को कागज के फटे टुकड़ों पर नहीं, बल्कि डायरी के एक अलग हिस्से में रिकॉर्ड करें। संपर्क का पूरा विषय, अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक, कंपनी, स्थिति, कार्यकर्ता इंगित करना सुनिश्चित करें। और भीड़। फोन, ई-मेल, आदि।

पूरे दिन योजना की समीक्षा करें और परिस्थितियों के बदलने पर इसे समायोजित करें। एक योजना एक "कानून" नहीं है। योजना एक स्थिति में उन्मुखीकरण के लिए एक उपकरण है। योजना परिणाम प्राप्त करने का एक उपकरण है।

कॉर्पोरेट मानकों के वाहक के रूप में "चीजें"

एक मानक, एक कानून, एक नियम जिसे पहले पढ़ा जाना चाहिए और फिर लागू किया जाना चाहिए, वह सबसे प्रभावी नहीं है। आदर्श कॉर्पोरेट मानक कागज पर नहीं लिखा जाता है, आदर्श मानक किसी ऐसी चीज में सन्निहित है जो "आपको इसे गलत करने की अनुमति नहीं देता है", स्वयं कार्रवाई के वांछित पाठ्यक्रम को निर्धारित करता है।

उदाहरण

प्रोटोजोआ

एक बैंक के बैठक कक्ष में क्रिस्टल फूलदान। इसमें एक नियम है जो कहीं भी नहीं लिखा गया है, लेकिन सभी के लिए जाना जाता है: एक व्यक्ति जो बैठक के लिए देर से आता है, उसे कॉर्पोरेट सांस्कृतिक कार्यक्रमों के कोष में 500 रूबल डालना होगा।

अधिक मुश्किल

एक समय प्रबंधन संगोष्ठी में, अंतरराष्ट्रीय के कार्यान्वयन में लगे एक गैर-लाभकारी संगठन के कर्मचारी शिक्षण कार्यक्रमऔर परियोजनाओं, मानकीकृत प्रभावी तरीकासरकारी एजेंसियों के साथ टीम वर्क। ड्राइंग पेपर का एक टुकड़ा एक विशिष्ट स्थान पर रखने का निर्णय लिया गया, जिस पर प्रत्येक कर्मचारी, जो एक गंभीर कार्य के साथ किसी समिति या मंत्रालय में जा रहा था, बाकी के लिए उपयुक्त "नोटिस" के साथ एक स्टिकर संलग्न करता था। उनके सहयोगी छोटे आकस्मिक कार्यों के साथ स्टिकर जोड़ सकते थे: "कृपया पड़ोसी विभाग से इवानोव से इस तरह के बारे में पूछें", "मेरे लिए पेट्रोव से ऐसे और ऐसे दस्तावेज ले लो", आदि। इस प्रकार, खर्च किए गए समय को काफी कम करना संभव था यात्राएं, कोई औपचारिक नियम बनाए बिना टीम वर्क में प्रभावी रूप से एक नया नियम पेश करती हैं।

यदि कंपनी की गतिविधियों में सूचना प्रौद्योगिकियों का सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है, तो संबंधित कार्यक्रमों में तैयार टेक्स्ट ब्लॉक और फॉर्म बेहद उपयोगी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, एमएस आउटलुक में, आप कस्टम टास्क प्रेजेंटेशन फॉर्म सेट कर सकते हैं, जिसमें सेट करने के लिए आवश्यक फ़ील्ड शामिल हैं। काम। अधीनस्थ के लिए कार्य निर्धारित करते समय प्रबंधक के सामने आने वाला ऐसा रूप, स्वयं "याद दिलाएगा" कि कार्य के कौन से महत्वपूर्ण मापदंडों को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

"समय प्रबंधन कार्यान्वयन परियोजना में कार्य के क्षेत्रों में से एक अनुबंधों पर बातचीत करने की प्रक्रिया की औपचारिकता थी। प्रक्रिया का प्रबंधन करने के लिए, एक कार्य प्रपत्र विकसित किया गया था जो निगरानी अनुबंध के मुख्य मापदंडों को परिभाषित करता है (चित्र। 7.4, 7.5)। प्रपत्र एमएस आउटलुक की "नियमित" क्षमताओं के आधार पर प्रोग्रामिंग के बिना बनाया गया था और इसमें दो टैब शामिल हैं: "नियंत्रण" (कार्य सेट करने वाले प्रबंधक के लिए), और "निष्पादन" (अनुबंध के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के लिए) )

चावल। 7.4. अनुबंध वार्ता प्रपत्र

प्रबंधक अनुबंध के मुख्य मापदंडों को "नियंत्रण" टैब पर सेट करता है, और फिर "असाइन" फ़ंक्शन का उपयोग करके कार्य को कलाकार को भेजता है। कार्य प्राप्त करने वाला कर्मचारी "निष्पादन" टैब पर अपने कार्यों के पूरे क्रम को देखता है और उनके कार्यान्वयन को नोट करता है।

निष्पादक द्वारा कार्य में किए गए सभी परिवर्तन प्रबंधक के "पैरेंट" कार्य में प्रदर्शित होते हैं। साथ ही, प्रबंधक के पास एक कस्टम सारणीबद्ध दृश्य कॉन्फ़िगर किया गया है जो सभी अनुबंधों का अवलोकन देता है। इस दृष्टि से, प्रबंधक वर्तमान स्थिति के आधार पर अनुबंधों की प्राथमिकता को बदल सकता है, उनकी स्वीकृति के समय को नियंत्रित कर सकता है, अनुबंध की स्थिति देख सकता है - विभिन्न विभागों के साथ इसकी स्थिरता। स्वचालित फ़ॉर्मेटिंग टूल ने एक साधारण सिग्नलिंग सिस्टम स्थापित करना संभव बना दिया है जो आज तक नियोजित अनुमोदन तिथि की निकटता के आधार पर विभिन्न रंगों और फोंट में अनुबंधों को हाइलाइट करता है। इस सरल अवलोकन मैट्रिक्स ने अनुबंध वार्ता प्रक्रिया को और अधिक "पारदर्शी" और प्रबंधनीय बना दिया, और अनुबंध की शर्तों के लिए लक्ष्यों को अधिक सख्ती से निर्धारित और ट्रैक करना संभव बना दिया।

सेल्युटिन ए।, डिप्टी। JSC "रूस के RAO UES" के सूचना विभाग के निदेशक

चावल। 7.5. समझौता वार्ता के चरणों को प्रदर्शित करना

कॉर्पोरेट मानकों के विषय को समाप्त करते हुए, यह ध्यान देने योग्य है कि, जैसा कि प्राचीन रोमनों ने कहा था, सबसे अच्छा कानून एक स्थापित रिवाज का निर्धारण है। कई मामलों में सबसे अच्छा मानक उन तकनीकों का औपचारिककरण है जिन्हें लोगों ने पाया और रोजमर्रा की जिंदगी में पेश किया। खुद।यह ये मानक हैं जो सबसे कुशल, सरल और प्रभावी हैं।

7.7. आगे के शोध के लिए निर्देश

समय प्रबंधन के कॉर्पोरेट कार्यान्वयन का विषय केवल कुछ साल पुराना है। यह पहली बार G. A. Arkhangelsky द्वारा मोनोग्राफ में कहा गया था "समय का संगठन: व्यक्तिगत दक्षता से कंपनी के विकास तक", जिसका पहला संस्करण 2003 में प्रकाशित हुआ था। स्वाभाविक रूप से, समय प्रबंधन की इतनी युवा दिशा में, कई हैं शोधकर्ता के लिए दिलचस्प अवसर।

इन प्रमुख क्षेत्रों में से एक है आर्थिक दक्षता मूल्यांकनउस इकाई की गतिविधियों की प्रकृति के आधार पर समय प्रबंधन का कार्यान्वयन जिसमें इसे कार्यान्वित किया जाता है। इस तरह के शोध के लिए कई दिशाएँ हैं। उदाहरण के लिए, विभागों में जो कर्मचारियों (लेखा परीक्षक, सलाहकार, वकील) के सीधे "समय बेचते हैं", ग्राहक के लिए इस विशेषज्ञ के एक घंटे की लागत के आधार पर, समय की बचत सीधे पैसे में व्यक्त की जाती है।

1. बिक्री विभाग। बिक्री प्रबंधकों द्वारा सहायक कार्यों पर खर्च किए गए समय में कमी और संभावित ग्राहकों के साथ सीधे संचार में वृद्धि के साथ, कोई बिक्री की मात्रा में लगभग सीधे आनुपातिक वृद्धि की भविष्यवाणी कर सकता है (बाजार की स्थिति के कारण अपवाद संभव हैं)। संभावित ग्राहकों के अनुरोधों की प्रतिक्रिया की गति का आकलन करना और प्रतिस्पर्धा के प्रमुख कारकों में से एक के रूप में प्रतियोगियों के समान प्रदर्शन मापदंडों के साथ इसकी तुलना करना भी उचित है।

2. सेवा विभाग सीधे ग्राहक के साथ बातचीत कर रहे हैं। इस मामले में, समय के प्रभावी संगठन के साथ, ग्राहक के लिए सेवा की गुणवत्ता बढ़ जाती है, जो मूल्य निर्धारण नीति, छूट नीति, मूल्य निर्धारण नीति के साथ तुलना और प्रतिस्पर्धियों की सेवा के स्तर के माध्यम से वित्तीय प्रदर्शन से जुड़ी हो सकती है।

3. आंतरिक विभाजन जो ग्राहक के साथ बातचीत नहीं करते हैं। इस मामले में, समय संकेतकों और वित्तीय संकेतकों के बीच संबंध पेरोल फंड के आकार या कर्मचारियों की वफादारी के स्तर के माध्यम से खींचा जा सकता है (अधिक संगठित और अनुमानित गतिविधियां, कम तनाव और "ओवरटाइम्स" कर्मचारी वफादारी को बढ़ाते हैं, जिसे आसानी से जोड़ा जा सकता है श्रम बाजार पर प्रस्ताव की अपर्याप्त गुणवत्ता की स्थितियों में वित्तीय संकेतकों के साथ)।

शीर्ष प्रबंधकों और प्रमुख विशेषज्ञों के काम में समय प्रबंधन एक अलग अध्ययन के योग्य है। यहां दो संभावित आकलन हैं:

1. बचाए गए समय के मूल्य का प्रत्यक्ष मूल्यांकनशीर्ष प्रबंधक के मुआवजे की राशि के माध्यम से।

2. प्रमुख परियोजनाओं के प्रचार-प्रसार की गति का आकलनसमय के साप्ताहिक बजट में वृद्धि के बीच एक संबंध स्थापित करने के माध्यम से, जो एक शीर्ष प्रबंधक इस परियोजना के समय में कमी के साथ, एक परियोजना के लिए समर्पित कर सकता है जिसे वह प्रबंधित करता है। कंपनी के विकास के उद्देश्य से परियोजनाओं के कार्यान्वयन की गति (नई प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन, नए उत्पादों का शुभारंभ, आदि), एक नियम के रूप में, कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन के साथ प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष संबंध की अनुमति देता है।

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन शुरू करने की आर्थिक दक्षता का आकलन करने के लिए पहचाने गए कार्यों को हल करना रूसी वैज्ञानिक स्कूल ऑफ टाइम मैनेजमेंट के विकास के लिए प्राथमिकता वाले क्षेत्रों में से एक है। उनका समाधान समय प्रबंधन के वैज्ञानिक अनुशासन के विकास और प्रबंधन परामर्श के अभ्यास के लिए, और तदनुसार, रूसी उद्यमों की दक्षता और प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाने के लिए एक महत्वपूर्ण योगदान होगा।