3 การปรับปรุงการบริหารเวลาในกิจกรรมของพนักงาน การบริหารเวลาขององค์กร จัดโปรแกรมฝึกอบรมสองวัน "การบริหารเวลา: วิธีการที่ยืดหยุ่น" ปรับให้เข้ากับกิจกรรมเฉพาะของ บริษัท

จังหวะชีวิตของคนสมัยใหม่ส่วนใหญ่แทบจะเรียกได้ว่าวัดกันไม่ได้หรือสงบเลย นี่เป็นการไม่มีเวลาและงานฉุกเฉินอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นการอยู่ในสถานะที่ไม่ชัดเจนว่าจะทำงานอะไรในตอนนี้ ทั้งหมดนี้ส่งผลเสียไม่เฉพาะกับสภาวะทางอารมณ์เท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลด้วย การจัดการเวลาเท่านั้นที่ช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวและจัดเวลาในลักษณะที่เป็นไปได้ที่จะมีชีวิตที่สมบูรณ์และไม่จำกัดเฉพาะงานบ้านนิรันดร์

ตามที่นักจิตวิทยากล่าวว่าถึงแม้จะมี "การขาดแคลนเวลาอย่างร้ายแรง" ก็ยังมีทางออก

เครื่องมือการจัดการเวลาที่มีอยู่ช่วยให้เข้าใจ: สิ่งสำคัญคือต้องมีความปรารถนาอย่างน้อยเล็กน้อยและพิจารณาทัศนคติของคุณต่อเวลาส่วนตัวอีกครั้ง หลายคนสามารถเป็นตัวอย่างได้ว่าเมื่อ การใช้งานที่ถูกต้องการบริหารเวลาให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม ท้ายที่สุด พวกเขาแต่ละคนรู้วิธีที่ไม่เพียงแต่จะวางแผนมากมาย แต่ยังต้องจัดการให้มากด้วย

ประโยชน์ของการสมัคร

ทักษะการใช้เวลาอย่างมีเหตุมีผลทำให้บุคคลมีข้อได้เปรียบที่แตกต่างกันมากมาย และสามารถเป็นประโยชน์ในเกือบทุกด้านของกิจกรรม สำหรับวัยรุ่นและเด็กนักเรียน การรู้กฎของการจัดเวลาและการใช้กฎเหล่านี้ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ที่จะใช้ชีวิตในแบบที่พวกเขามีเวลาเพียงพอไม่เพียงแต่สำหรับการเรียน แต่ยังเพื่อการผ่อนคลายและสื่อสารกับเพื่อนๆ สำหรับผู้ใหญ่ พื้นฐานของการใช้การบริหารเวลาจะช่วยในการทำงาน ความคิดสร้างสรรค์ ความสัมพันธ์ในครอบครัว ธุรกิจ และด้านอื่นๆ

บุคคลได้รับประโยชน์เฉพาะอะไรบ้างเมื่อใช้ระบบนี้:

เขาจัดการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายมากขึ้น
เขาประสบความสำเร็จในทุกด้านของกิจกรรม
เขาบรรลุเป้าหมายได้เร็วกว่าผู้ที่ไม่รู้ว่าการบริหารเวลาคืออะไรและไม่ได้ใช้มัน
ในช่วงเวลาสั้น ๆ สามารถทำงานต่าง ๆ ได้มากมาย
คนมีเวลามากขึ้นในการพัฒนาตนเอง, นันทนาการ, งานอดิเรกและอยู่กับคนที่รัก;
เขาไม่ต้องทนทุกข์ทรมานจากความเหนื่อยล้าอย่างต่อเนื่องมีแนวโน้มที่จะเครียดน้อยลง
เขามีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนอยู่เสมอ
เป็นเจ้าของเสรีภาพภายในและความสามารถในการควบคุมชีวิตของเขา

บทบาทของแรงจูงใจในความสามารถในการจัดระเบียบเวลาของคุณ

ก่อนดำเนินการโดยตรงเพื่อค้นหาว่าการบริหารเวลาคืออะไร จำเป็นต้องจัดการกับสาเหตุหลักของการไม่มีเวลา สาเหตุแรกและอาจเป็นสาเหตุหลักคือการไม่เต็มใจปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง ผู้ร้ายคนที่สองคือการขาดความสนใจในคดีนี้ และคนที่สามคือความระส่ำระสาย เหตุผลที่สี่ของการไม่มีเวลาคือการเตรียมตัวนานเกินไปสำหรับงานใดๆ

การบริหารเวลาเป็นเทคโนโลยีในการจัดระเบียบเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน

ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ต้องการทำงานบางอย่าง คุณควรมองหาข้อดีของมัน บางทีอาจทำให้เงินเดือนเพิ่มขึ้น การเลื่อนตำแหน่ง ให้ความรู้สึกพึงพอใจจากงานที่ทำได้ดี หรือก่อนวันหยุดยาว

ในฐานะที่เป็นเครื่องมือจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด เครื่องมือนี้จึงควรใช้สำหรับงานบ้านด้วย ท้ายที่สุดหากไม่สำเร็จบรรยากาศการปลอบโยนทั้งภายนอกและภายในจะถูกทำลายในครอบครัว ในขณะที่การต่อสู้กับความโกลาหลจะช่วยขจัดความระส่ำระสายภายในและนำพลังงานไปในทิศทางที่ถูกต้อง

การวิเคราะห์เวลา

เมื่อตัดสินใจเลือกแรงจูงใจแล้ว คุณไม่ควรรีบเร่งที่จะแก้ปัญหาของคุณทันที เนื่องจากการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการควบคุมเวลาและการลดต้นทุนที่ไม่ก่อผล จึงจำเป็นต้องเริ่มด้วยการวิเคราะห์โครงสร้างปัจจุบันของวัน ในแต่ละกรณี คุณต้องแก้ไขพารามิเตอร์หลัก: เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด คำอธิบายสั้น ๆ ประสิทธิภาพ หรือช่วงเวลาที่ขัดขวางไม่ให้งานเสร็จสมบูรณ์ ทางที่ดีควรทำในรูปแบบของตาราง

แน่นอน คุณสามารถแก้ไขจุดอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น รวมคอลัมน์ที่แยกงานออกเป็นงานส่วนตัวและงาน หรือระบุการพักบุหรี่และการพักดื่มชา การรบกวนการตรวจสอบการอัปเดตบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ หรือการอ่านจดหมายจากอีเมล ในอนาคตเมื่อใช้การบริหารเวลา วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบว่างานใดควรละทิ้งเพื่อให้มีเวลาทำงานหลักให้เสร็จและจะแจกจ่ายงานในระหว่างวันได้อย่างไร

พยายามกำจัด "การเสียเวลา" ออกไปจากชีวิตของคุณ

สามารถวัดประสิทธิภาพของการบริหารเวลาได้ด้วยการดูว่าผู้คนจำนวนมากกำลังฆ่าและขโมยเวลาของตัวเองไปนานแค่ไหน น่าเสียดายที่การใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเช็คอีเมล เล่นโซเชียลเน็ตเวิร์ก หรือเล่นเกมคอมพิวเตอร์สำหรับทั้งผู้ใหญ่และวัยรุ่นถือเป็นเรื่องปกติ

เมื่อตัดสินใจที่จะทำสิ่งที่มีประโยชน์จริง ๆ คุณต้องหยุดพักจากกิจกรรมดังกล่าวสักครู่และจดจ่อกับการทำงานให้เสร็จ ถ้าทุกวันในเวลาเดียวกัน ใช้พื้นฐานของการบริหารเวลาและทำสิ่งสำคัญ หลังจากนั้นไม่กี่เดือนก็จะเป็นนิสัย

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการเก็บไดอารี่และจดบันทึกกิจกรรมทั้งหมดที่กินเวลาเท่านั้น

ความสามารถในการพูดว่า "ไม่" จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก หากปราศจากสิ่งนี้ เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงการบริหารเวลา เพราะเป็นการยากที่จะเรียนรู้วิธีจัดเวลาของคุณเอง หากคุณเสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็นโดยเปล่าประโยชน์โดยเปล่าประโยชน์ บางครั้งก็คุ้มค่าที่จะตอบด้วยการปฏิเสธอย่างหนักแน่นกับคนที่รู้วิธีบ่นเท่านั้น และพยายามทำทุกอย่างเพื่อให้คนอื่นทำงาน

การกรองข้อมูล

เมื่อศึกษาเครื่องมือการบริหารเวลา เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่อาศัยความสามารถในการกรองข้อมูลต่างๆ หลายคนมีนิสัยชอบกรอกข้อมูลที่ไร้ประโยชน์มากมาย ตัวอย่างเช่น ก่อนซื้อเครื่องใช้ในครัวเรือนหรือเสื้อผ้า พวกเขาศึกษาคุณลักษณะของพวกเขาเป็นเวลาหลายวันในเว็บไซต์ต่างๆ

ในอีกด้านหนึ่ง ข้อมูลดังกล่าวดูเหมือนจะมีประโยชน์ แต่การจัดการเวลาจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อคุณไม่อ่านทุกอย่างติดต่อกัน แต่สามารถมุ่งความสนใจไปที่ลักษณะสำคัญและจำเป็นที่สุดได้ เรียนรู้ที่จะอ่านข้อมูลคร่าวๆ และจดจำเฉพาะสิ่งที่มีประโยชน์จริงๆ ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาอันมีค่าและทำให้สมองอิ่มตัวด้วยข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากมาย!

การวางแผนคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพคือการวางแผน ซึ่งทำให้สามารถเพิ่มผลผลิตของคุณได้ถึง 25%

ถ้าไม่บันทึกก็ไม่มี รายการงานในกรณีนี้คือแผนที่ที่จะไม่ให้คุณหลงทางเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

ผู้ช่วยต่างๆ จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแขวนกระดานในส่วนที่มองเห็นได้ของห้องแล้วแบ่งครึ่ง พื้นฐานของการจัดการเวลาในกรณีนี้สามารถนำไปใช้ได้ดังนี้ ครึ่งหนึ่งประกอบด้วยแนวคิดทั้งหมดที่คุณต้องการทำให้เสร็จในอนาคตอันใกล้

ครึ่งหลังควรแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์: สิ่งที่วางแผนไว้ งานอะไรที่กำลังดำเนินการ และสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว ในแต่ละสัปดาห์ สามารถย้ายงานจากครึ่งแรกของกระดานไปยังคอลัมน์ที่จัดกำหนดการได้ หากคุณทำตามกฎที่ต้องมีการจัดการเวลา ภายในสุดสัปดาห์ กฎเหล่านั้นทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์ "เสร็จสิ้น"

คุณยังสามารถใช้ไดอารี่หรือการวางแผน หรือกรอกปฏิทินแบบย่อเพื่อแก้ไขแผนงานสำหรับสัปดาห์และเดือนที่จะถึงนี้ อาจมีงานที่เขียนในรูปของตารางที่สะดวกที่สุด

การเลือกวิธีการวางแผน

วันนี้มีหลายวิธีในการวางแผน ที่นิยมมากที่สุด ได้แก่ :

วิธี "ABV" (คุณสามารถใช้ "ABC") สาระสำคัญของมันคือการวางจดหมายถัดจากแต่ละงานจากรายการ ระบุลำดับความสำคัญของการดำเนินการ เมื่อจัดทำแผนตามการบริหารเวลา สิ่งที่สำคัญที่สุดจะแสดงด้วยตัวอักษร "A" ไม่สามารถเริ่มงานที่มีเครื่องหมาย "B" ได้จนกว่าจะเสร็จสิ้น
การจับเวลาเป็นวิธีการที่ดำเนินการโดยการวัดและกำหนดเวลาที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายบางอย่าง การบริหารเวลาเมื่อใช้การจับเวลาคืออะไร? นี่คือการพัฒนาความรู้สึกของเวลาและประสิทธิภาพของงาน หากต้องการเรียนรู้สิ่งนี้ คุณต้องบันทึกการกระทำทั้งหมดของคุณภายใน 2-3 สัปดาห์ด้วยความแม่นยำ 5 นาที ซึ่งจะช่วยในการระบุสิ่งที่เรียกว่า "การจมเวลา" และค้นหาเงินสำรองเพื่อดำเนินงานที่สำคัญ
ในบรรดาเครื่องมือจัดการเวลาที่ดีที่สุดในโลกที่ช่วยในการวางแผน เทคนิค SMART นั้นควรค่าแก่การสังเกต ตัวย่อนี้ประกอบด้วยอักษรตัวแรกของคำที่กำหนดลักษณะของเป้าหมาย มันควรจะ: เฉพาะเจาะจง วัดได้ ทำได้ สมน้ำสมเนื้อกับวัตถุประสงค์อื่น ๆ และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน

ไม่รู้จะทำอย่างไรมากขึ้น - ทุกเช้า "กินกบ"

ภายในกรอบการทำงานที่การบริหารเวลานำเสนอ เทคนิคนี้ค่อนข้างง่ายและมีประสิทธิภาพ สาระสำคัญของมันอยู่ในความจริงที่ว่าในตอนเช้า (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตอนเช้า) ทำสิ่งที่จำเป็น แต่ไม่น่าพอใจมาก ชั้นเรียนดังกล่าวส่วนใหญ่ถูกเลื่อนออกไปและมักจะไม่ดำเนินการเลย ไม่น่าเป็นไปได้ที่การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะเกี่ยวข้องกับการลงทุนจำนวนมากเพื่อดำเนินการตามเป้าหมายดังกล่าว นอกจากนี้สิ่งที่ไม่พึงประสงค์มักจะสะสม ในกรณีนี้ การนำไปใช้งานอาจใช้เวลานานหลายเดือนและหลายปี

ในบทบาทของกบ การบริหารเวลามักจะกำหนดกรณีต่างๆ ที่คุณไม่รู้ว่าจะรับมืออย่างไร นอกจากนี้ยังสามารถเป็นงานที่คาดว่าจะมีเงื่อนไขในอุดมคติบางอย่าง หากสลับกันทำงานดังกล่าวทุกเช้า เมื่อเวลาผ่านไป จำนวนงานที่ยังไม่เสร็จจะลดลง วัตถุประสงค์ของเทคโนโลยีนี้ในการจัดการเวลาคือเพื่อพัฒนานิสัยที่เป็นประโยชน์ในการมุ่งเน้นไปที่เหตุการณ์ปัจจุบันและดำเนินการให้เร็วขึ้น

ถ้าเป้าหมายใหญ่ก็แบ่งได้

หลายคนยอมแพ้เมื่อต้องทำงานระดับโลก เช่น โครงการที่ซับซ้อน เครื่องมือการบริหารเวลาใดบ้างที่สามารถใช้ได้ในสถานการณ์เช่นนี้ ประการแรก จำเป็นต้องแบ่งงานหลักออกเป็นงานเสริมหลายงานและแยกงานแต่ละงานแยกกัน สิ่งนี้จะช่วยไม่เพียงแค่การดำเนินโครงการเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เข้าใจโครงการได้ดีขึ้นด้วย

ในบรรดาผู้ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารเวลา หลายคนทำให้งานนี้ง่ายขึ้นโดยการวาดต้นไม้ชนิดหนึ่ง งานหลักทำหน้าที่เป็นลำต้นและงานย่อยคือกิ่งก้าน คุณต้องแยกสาขาจนกว่ากระบวนการทั้งหมดของการบรรลุเป้าหมายจะชัดเจนและง่ายมาก

มีเวลาทำงาน มีเวลาพักผ่อน

โดยใช้การบริหารเวลาในชีวิตของคุณ เราต้องไม่ลืมว่าแต่ละคนมีนาฬิกาชีวภาพของตัวเอง ส่งผลต่อช่วงเวลาของวันที่จะเป็นกิจกรรมสูงสุด ตัวอย่างเช่น ถ้าเวลานี้เป็น 6.00 ถึง 10.00 น. เป็นชั่วโมงเหล่านี้ที่คุณควรวางแผนเรื่องและงานที่สำคัญที่สุด

ตามหลักการบริหารเวลาในกรณีนี้ คุณสามารถจัดการงานให้เสร็จตามจำนวนสูงสุดได้ เนื่องจากในบางครั้งปฏิกิริยาจะช้าลงและประสิทธิภาพจะลดลง

จากการสังเกตนาฬิกาชีวภาพของคุณ การจัดสรรเวลาสำหรับการพักผ่อนก็คุ้มค่าเช่นกัน ไม่ควรมองข้ามว่าสิ่งนี้เป็นตัวกำหนดว่าการบริหารเวลาจะมีประสิทธิภาพเพียงใด ในระหว่างพักผ่อน ทรัพยากรของร่างกายจะได้รับการฟื้นฟู และสามารถรับมือกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น หากบุคคลใดล้มลงจากความเหนื่อยล้า คุณภาพของงานก็ไม่น่าจะดี

ทิ้งเวลาไว้เสมอ

ประการแรก ควรสังเกตว่าการบริหารเวลาควรทำให้ชีวิตง่ายขึ้น และสอนวิธีใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่เหตุผลที่จะทำให้ตารางงานที่ยุ่งมากจนไม่มีเวลาว่างแม้แต่นาทีเดียว ทุกวันคุณต้องทิ้งช่วงเวลาหนึ่งไว้ ท้ายที่สุด ไม่ว่าการบริหารเวลาอย่างรอบคอบเพียงใด ก็ยังยากที่จะกำหนดเวลาที่จำเป็นในการทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นได้อย่างแม่นยำ

ดังนั้นเพื่อไม่ให้ตื่นตระหนกกับความจริงที่ว่าจำเป็นต้องเริ่มงานต่อไปแล้ว จะดีกว่าที่จะวางแผนเวลาล่วงหน้าอีกเล็กน้อย แม้ว่าคุณจะทำตรงเวลา แต่เวลาที่เหลือสามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหาที่ไม่สำคัญหรือผ่อนคลายได้

"งานของการจัดการในศตวรรษที่ 21 คือการเรียนรู้วิธีการจัดการประสิทธิผลของงานบริหารและความคิดสร้างสรรค์"

ป. ดรักเกอร์

ตัวเลขหลายตัวแสดงให้เห็นว่าปัญหาในการเพิ่มผลิตภาพแรงงานและการจูงใจพนักงานอย่างมีประสิทธิผลนั้นมีความเกี่ยวข้องอย่างไรสำหรับบริษัทรัสเซีย:

ผลิตภาพแรงงานของผู้ที่ทำงานในระบบเศรษฐกิจรัสเซียเติบโตโดยเฉลี่ย 6.5% ต่อปีซึ่งช้ากว่าการเติบโตของ GDP

ในปี 2551 ค่าแรงที่แท้จริงเพิ่มขึ้น 5.9% เมื่อเทียบกับปีที่แล้ว และในปี 2552 ตามการคาดการณ์ของกระทรวงการพัฒนาเศรษฐกิจ การเติบโตที่เกี่ยวข้องกับปี 2551 จะอยู่ที่ 3.6%

อัตราส่วนของค่าจ้างโดยรวมของประชากรที่ทำงานในระบบเศรษฐกิจต่อปริมาณของ GDP ในปี 2549 อยู่ที่ 33.3%

ตัวเลขเหล่านี้หมายถึงสิ่งต่อไปนี้:

การเติบโตของต้นทุนของทุนมนุษย์นั้นสูงกว่าการเพิ่มขึ้นของผลิตภัณฑ์

พลวัตเชิงบวกของราคาทุนมนุษย์ไม่ได้มาพร้อมกับผลตอบแทนที่เพิ่มขึ้นจากการใช้งานที่สอดคล้องกัน

ราคาแรงงานสัมพันธ์ในรัสเซียโดยคำนึงถึงศักยภาพภายในประเทศนั้นสูงอยู่แล้ว

ยังไม่ชัดเจนว่าวิกฤตจะสามารถมีอิทธิพลต่อสถานการณ์เหล่านี้ได้หรือไม่ และในทางใด แต่ค่อนข้างชัดเจนว่าในภาวะวิกฤต บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญกับงานในการแก้ไขงานที่ซับซ้อนและมักจะไม่ได้มาตรฐานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต การขาย การตลาด ตลอดจนงานเพิ่มความจงรักภักดีของพนักงานที่เหลืออยู่ ซึ่งสามารถแก้ไขได้ด้วยความชำนาญโดยใช้วิธีการจูงใจและการบริหารเวลา

ความจำเป็นในการดำเนินการบริหารเวลาขององค์กรนั้นเกิดจากปัจจัยดังต่อไปนี้:

1. การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นในสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจจำเป็นต้องมีการถ่ายโอนอำนาจที่มากขึ้นไปยังพนักงานขององค์กร การตัดสินใจโดยอิสระโดยพวกเขาและองค์กรอิสระและการวางแผนงานของพวกเขา

2. ส่วนแบ่งของสินทรัพย์ไม่มีตัวตนในมูลค่าขององค์กรกำลังเติบโต ประสิทธิภาพของผู้บริหารระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญกลายเป็นปัจจัยหลักในความสำเร็จของบริษัทที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ในเวลาเดียวกัน การควบคุมกิจกรรมของพนักงานจากภายนอกซึ่งมีลักษณะเชิงสร้างสรรค์นั้นยากมาก แต่ความเกี่ยวข้องขององค์กรอิสระในการทำงานโดยพนักงานดังกล่าวเพิ่มขึ้น

3. สำหรับองค์กรกำลังกลายเป็นบรรทัดฐาน ไม่ใช่ข้อยกเว้นที่หายาก การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอย่างต่อเนื่องในกิจกรรม - การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ การเข้าสู่ตลาดใหม่ การแนะนำเครื่องมือและระบบการจัดการใหม่ สำหรับผู้บริหารระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญขององค์กร ตามลำดับ มันจะกลายเป็นบรรทัดฐานในการเพิ่มจำนวนและปริมาณงานที่ต้องแก้ไขอย่างต่อเนื่อง ความจำเป็นในการค้นหาเวลาสำรองอย่างต่อเนื่องสำหรับการดำเนินโครงการที่ช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง

ตามกฎแล้วการใช้หรือไม่ใช้เทคโนโลยีการจัดการเวลานั้นผู้บริหารขององค์กรขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของพนักงาน ดังนั้นในการจัดการทางวิทยาศาสตร์ ประเด็นของการจัดการตนเองและการจัดระเบียบแรงงานส่วนบุคคลจึงไม่ค่อยถูกกล่าวถึง คลาสสิกของการจัดการทางวิทยาศาสตร์ เช่น F.W. เป็นครั้งแรกที่เทย์เลอร์ตั้งคำถามเกี่ยวกับการแนะนำเทคโนโลยีแบบรวมศูนย์สำหรับองค์กรส่วนบุคคลในการทำงาน โดยพิจารณาถึงการใช้แรงงานทางกายภาพเป็นหลัก

ในยุค 20 ของศตวรรษที่ XX ผู้อำนวยการสถาบันแรงงานกลาง A.K. Gastev คัดค้านแนวทางกลไกในการแนะนำ "จากเบื้องบน" ด้วยแนวคิดของ "บาซิลลัสแรงงานในองค์กร" ซึ่งสนับสนุนให้พนักงานขององค์กรปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างอิสระ ประธานของ Vremya League, P. M. Kerzhentsev เปลี่ยนจุดสนใจจากองค์กรทั่วไปของแรงงานเป็นช่วงเวลาเริ่มพิจารณาว่าเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่สำคัญที่สุดขององค์กรและพนักงาน

สุดท้าย คลาสสิกของทฤษฎีการจัดการแบบตะวันตก P. Drucker ดึงความสนใจไปที่ความซับซ้อนของการจัดการงานสร้างสรรค์และการบริหารจัดการ "จากเบื้องบน" โดยไม่ต้องมีส่วนร่วมกับความคิดริเริ่มที่เป็นอิสระของพนักงาน กำหนดให้งานเพิ่มประสิทธิภาพของงานบริหารและงานสร้างสรรค์เป็นงานหลัก เพื่อการจัดการในศตวรรษที่ 21

ดังนั้นในประวัติศาสตร์ของปัญหาการบริหารเวลาของพนักงานขององค์กร การวิจัยสองสาขาหลักสามารถแยกแยะได้: การจัดการเวลาแบบคลาสสิกและสาขาการจัดการทั่วไปไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่ส่งผลต่อปัญหาขององค์กรส่วนบุคคลของงาน สาขาเหล่านี้มาบรรจบกันในระหว่างการพัฒนา ซึ่งทำให้เป็นเรื่องปกติที่จะตั้งคำถามเกี่ยวกับวิธีการพัฒนาวิธีการฝังการจัดการเวลาในการบริหารองค์กร

การจัดการเวลาขององค์กรคือชุดของเทคโนโลยีสำหรับการ "ฝัง" วิธีการจัดการเวลาลงในระบบการจัดการขององค์กร

ดังนั้น หากการจัดการองค์กรเป็นเส้นทาง "บนลงล่าง" ตั้งแต่การสร้างระบบไปจนถึงประสิทธิภาพขององค์ประกอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การใช้เวลาของพนักงานอย่างมีประสิทธิผล การจัดการเวลาส่วนบุคคลจะเป็นเส้นทาง "จากล่างขึ้นบน" จาก ประสิทธิผลส่วนบุคคลของพนักงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ หน่วยงาน หรือองค์กร

การวิเคราะห์มาตรฐานองค์กรสำหรับการบริหารเวลาใน SBERBANK ของรัสเซีย

การจัดการเวลาขององค์กรทำให้คุณสามารถจัดการเวลาส่วนตัวของพนักงานเป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

การจัดการเวลาขององค์กรรวมสองวิธี - การจัดการเวลาส่วนบุคคลและองค์กรการทำงานในองค์กร งานแนะนำการบริหารเวลาในกรณีนี้คือคำตอบสำหรับคำถาม: "จะเพิ่มความสามารถในการจัดการของบริษัทและพนักงานได้อย่างไรโดยไม่สูญเสียผลประโยชน์ที่ให้อิสระและความคิดริเริ่มของผู้คน"

แนวคิดการบริหารเวลาขององค์กร

"งานของการจัดการในศตวรรษที่ 21 คือการเรียนรู้วิธีการจัดการประสิทธิภาพของงานบริหารและความคิดสร้างสรรค์ "(P. Drucker Arkhangelsky G.A. การจัดเวลา: จากประสิทธิภาพส่วนบุคคลไปจนถึงการพัฒนาบริษัท / G.A. อาร์คันเกลสค์ - ครั้งที่ 2 - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์ 2548 - 442 น. )

เป็นครั้งแรกที่มีการกล่าวถึงหัวข้อการจัดการเวลาขององค์กรในเอกสารโดย G.A. Arkhangelsky "การจัดระเบียบเวลา: จากประสิทธิภาพส่วนบุคคลไปจนถึงการพัฒนาบริษัท" ในปี 2546 ตั้งแต่นั้นมา แนวคิดของการใช้เทคโนโลยีการจัดการเวลาแบบรวมศูนย์ขององค์กรได้กลายเป็นความต้องการที่เป็นที่ยอมรับสำหรับบริษัทและองค์กรจำนวนมากขึ้น

การบริหารเวลาเดิมได้รับการพัฒนาให้เป็นวินัยในทางปฏิบัติที่พัฒนาโดยที่ปรึกษาด้านการจัดการมากกว่านักวิชาการ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการในประเทศและตะวันตกจำนวนหนึ่งได้พัฒนาเทคโนโลยีการวางแผนเชิงปฏิบัติ โดยเสนอให้พวกเขาฝึกฝนผู้จัดการในรูปแบบของหนังสือและหลักสูตรฝึกอบรม ตามกฎแล้วการใช้หรือไม่ใช้เทคโนโลยีการจัดการเวลานั้นผู้บริหารขององค์กรขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของพนักงาน ดังนั้นในการจัดการทางวิทยาศาสตร์ ประเด็นของการจัดการตนเองและการจัดระเบียบแรงงานส่วนบุคคลจึงไม่ค่อยถูกกล่าวถึง คลาสสิกของการจัดการทางวิทยาศาสตร์ เช่น F.W. เทย์เลอร์เริ่มตั้งคำถามกับ รวมศูนย์การแนะนำเทคโนโลยีสำหรับองค์กรแรงงานส่วนบุคคลโดยคำนึงถึงแรงงานทางกายภาพเป็นหลัก ในยุค 20 ของศตวรรษที่ XX ผู้อำนวยการสถาบันแรงงานกลาง A.K. Gastev เปรียบเทียบแนวทางกลไกในการแนะนำ "จากเบื้องบน" กับแนวคิดของ "บาซิลลัสในองค์กร - แรงงาน" ซึ่งสนับสนุนให้พนักงานขององค์กรปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างอิสระ ประธานลีก “ไทม์” น. Kerzhentsev เปลี่ยนจุดสนใจจากองค์กรทั่วไปของแรงงานเป็นช่วงเวลา เริ่มพิจารณาว่าเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่สำคัญที่สุดขององค์กรและพนักงาน

สุดท้าย คลาสสิกของทฤษฎีการจัดการแบบตะวันตก P. Drucker ดึงความสนใจไปที่ความซับซ้อนของการจัดการงานสร้างสรรค์และการบริหารจัดการ "จากเบื้องบน" โดยไม่เกี่ยวข้องกับความคิดริเริ่มที่เป็นอิสระของพนักงาน กำหนดให้งานเพิ่มประสิทธิภาพของงานบริหารและงานสร้างสรรค์เป็นกุญแจสำคัญ เพื่อการจัดการในศตวรรษที่ 21

การบริหารเวลาขององค์กร- ชุดเทคโนโลยีสำหรับ "ฝัง" วิธีการจัดการเวลาลงในระบบการจัดการขององค์กร

ดังนั้น หากการจัดการองค์กรเป็นเส้นทาง "บนลงล่าง" ตั้งแต่การสร้างระบบไปจนถึงประสิทธิภาพขององค์ประกอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การใช้เวลาของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการเวลาส่วนบุคคลจะเป็นเส้นทาง "จากล่างขึ้นบน" จากส่วนบุคคล ประสิทธิผลของพนักงานในการเพิ่มประสิทธิภาพของหน่วยงานหรือองค์กร

การจัดการเวลาในความหมายคลาสสิกของคำนี้รวมถึงชุดเทคโนโลยีการวางแผนทั้งหมดที่พนักงานขององค์กรใช้ ด้วยตัวเองเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการใช้เวลาทำงาน ในขณะเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องใช้การบริหารเวลา ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา องค์กรจำนวนมากขึ้นได้ตระหนักถึงความจำเป็นในการนำเทคโนโลยีการจัดการเวลาไปใช้งานแบบรวมศูนย์ขององค์กร

วลาโซว่า ดาเรีย อเล็กซานดรอฟนา

นักศึกษาชั้นปีที่ 5 ภาควิชาเศรษฐศาสตร์ การจัดการองค์กรและการผลิต TSOGU, Tyumen

อี- จดหมาย: วลาโซว่า- ดารยา@ จดหมาย. en

Simarova Irina Sergeevna

ที่ปรึกษาทางวิทยาศาสตร์, ผู้ช่วยภาควิชาเศรษฐศาสตร์, การจัดการองค์กรและการผลิต, TSOGU, Tyumen

จะปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานได้อย่างไรเมื่อเครื่องมือของแรงจูงใจด้านวัสดุหมดประสิทธิภาพ? จะได้รับผลประโยชน์สูงสุดสำหรับบริษัทจากเวลาที่จ่ายให้กับพนักงานได้อย่างไร? นี่เป็นหนึ่งในงานที่สำคัญที่สุดที่ทุกบริษัทต้องเผชิญ การแก้ปัญหาเหล่านี้คือการนำระบบการบริหารเวลาขององค์กรมาใช้

การบริหารเวลา (TM) เป็นเทคโนโลยีสำหรับการจัดระเบียบเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน

เทคโนโลยีการจัดการเวลาส่วนบุคคลได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อการใช้งานฟรีโดยผู้ที่ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพส่วนบุคคล แต่เมื่อเวลาผ่านไป เครื่องมือ TM ได้พิสูจน์ประสิทธิภาพในวัฒนธรรมองค์กร

เครื่องมือการบริหารเวลาส่วนบุคคล ได้แก่ :

1. เวลา - วิธีการศึกษาต้นทุนเวลาโดยกำหนดและวัดระยะเวลาของการกระทำที่ทำ เวลาช่วยให้คุณสามารถดำเนินการ "ตรวจสอบ" และ "สินค้าคงคลัง" เพื่อระบุ "การเสียเวลา"

2. ช้าง - งานเหล่านี้เป็นงานใหญ่และใหญ่ที่ต้องทำเป็นส่วน ๆ (พูดเปรียบเปรย "กินช้างเป็นชิ้น - สเต็ก")

3. กบ - สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งเล็กน้อยและไม่เป็นที่พอใจที่ต้องทำโดยเร็วที่สุด

4. ชีสสวิส - หลักการตามความจำเป็นในการเริ่มโครงการไม่เป็นระเบียบ แต่จากที่ที่ง่ายที่สุดและเข้าใจได้มากที่สุด

กระบวนการแนะนำ TM ในวัฒนธรรมองค์กรเป็นไปได้สองวิธี

วิธีแรกคือการดำเนินการ "ภายนอก" เช่น การมีส่วนร่วมของบริษัทที่ปรึกษาเฉพาะทางที่จะวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ ให้การฝึกอบรม และนำเสนอโซลูชั่นสำเร็จรูป ค่าใช้จ่ายสำหรับบริษัทที่มีพนักงานประมาณ 100 คนจะอยู่ที่ 3-4 ล้านรูเบิล การจัดฝึกอบรมเรื่องการบริหารเวลาทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงอย่างเห็นได้ชัดในความเข้าใจปัญหาโดยรวม เป็นแรงผลักดันให้เกิดการพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรที่มีประสิทธิภาพ แต่เห็นได้ชัดว่าการฝึก TM ซึ่งไม่โดดเดี่ยวแต่รวมอยู่ในระบบการฝึกอบรมขององค์กรบางระบบนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่า มาเปรียบเทียบ การฝึกอบรมองค์กรในเรื่องการบริหารเวลากับการไปฟิตเนสคลับกัน ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการออกกำลังกายเพียงครั้งเดียวก็ดีต่อสุขภาพและรักษาสมรรถภาพทางกายไว้ได้ แต่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สูง คุณต้องมีโปรแกรมการฝึกที่เป็นระบบ ซึ่งพัฒนาขึ้นเป็นรายบุคคล โดยคำนึงถึงลักษณะของร่างกาย ต้องการเทรนเนอร์ส่วนตัว ควรมีตารางการฝึกที่เข้มงวดซึ่งกระตุ้นให้คุณไปฟิตเนสคลับเป็นประจำ

วิธีที่สองเกี่ยวข้องกับการแนะนำ TM "จากภายใน" ของบริษัทและประกอบด้วยหลายขั้นตอน

1. จำเป็นต้องแนะนำ TM-bacillus ที่เรียกว่า - (ตามคำจำกัดความของ Gleb Arkhangelsky ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาผู้อำนวยการทั่วไปของ บริษัท Time Organization ผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับการบริหารเวลา) - นี่ เป็นชุดของความคิดและทัศนคติที่มีเหตุผลและอารมณ์เกี่ยวกับเวลาและประสิทธิภาพ "โยน" เข้าไปในองค์กร "ต่อยอด" ลงในวัฒนธรรมองค์กรและสร้างสิ่งที่คล้ายคลึงกันของสิ่งที่เรียกว่า "การคิดเชิงประสิทธิภาพ" ในงานส่วนตัวเช่น ความปรารถนาในประสิทธิภาพ "เย็บ" เข้าไปในความคิดของผู้คน ไม่ใช่แค่วางลงในกระบวนการที่เป็นทางการ

กลไกการออกฤทธิ์ของ TM บาซิลลัสคือการสร้างความสนใจเริ่มต้นในการจัดการเวลาส่วนตัวอย่างมีเหตุผล (ไม่สามารถถูกแทนที่และจำกัดได้มาก) ซึ่งนำไปสู่ความเข้าใจของผู้คนเกี่ยวกับความจำเป็นในการปรับขั้นตอนและแผนกิจกรรมขององค์กรให้เหมาะสมที่สุด งานของผู้คนในทิศทางนี้โดยไม่มีแรงกดดัน "จากเบื้องบน" คำว่า "TM-bacillus" ย้อนกลับไปที่ "organizational-labor bacillus" ของ A.K. Gastev องค์กรแรงงานคลาสสิกของรัสเซีย ร่วมกับแนวคิด "การตั้งค่าแรงงาน" ความปรารถนาที่จะพัฒนาและปรับปรุงกิจกรรมที่ต้องปลูกฝัง ในคนงานนอกเหนือจากการสอนการปฏิบัติตามมาตรฐานที่แม่นยำ ( "บัตรคำแนะนำ") ในการดำเนินการตามขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องมีผู้ฝึกสอนภายในสองคนในบริษัทซึ่งได้รับการฝึกอบรมในหลักสูตร TM (ราคา 60-80,000 รูเบิล) ซึ่งจะสาธิตประสิทธิภาพของเครื่องมือด้วยตัวอย่างส่วนตัวและจะสอนเครื่องมือเหล่านี้ให้กับเพื่อนร่วมงาน ผู้ฝึกอบรมควรมาจากระดับต่างๆ ตามลำดับชั้น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการฝึกอบรมพนักงาน

2. ที่ขั้นตอน "คำศัพท์" จะมีการแนะนำคำศัพท์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือคำพูด ตัวอย่างเช่น "งานด่วน" สามารถมีได้หลายความหมาย: มีวันที่แน่นอน เร่งด่วน หรือเกือบเกินกำหนด ("จำเป็นโดยเมื่อวาน") บ่อยครั้งที่พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานด่วนนี้ในเครื่องหมายคำพูด และผลลัพธ์ของความพยายามเชิงโต้ตอบเหล่านี้ซึ่งมีโอกาส 80% จะไม่เกี่ยวข้องหรือโกหกบนเดสก์ท็อปโดยไม่มีใครอ้างสิทธิ์

3. หลังจากการแนะนำคำศัพท์กฎขององค์กรจะได้รับการกำหนด "เป็นลายลักษณ์อักษร" ในระบบของข้อบังคับขององค์กรหรือในรูปแบบของข้อตกลงทีมที่ไม่เป็นทางการ ต่างกันดังนี้ ข้อตกลงคือ “มารยาทที่ดี” ที่สัมพันธ์กับเวลาของกันและกัน กฎระเบียบ - ข้อตกลงการดำเนินการซึ่งได้รับการสนับสนุนจากการลงโทษใด ๆ การเตรียมการอาจแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น กฎง่ายๆ ที่ Wimm-Bill-Dann นำมาใช้:

1) นับเวลาเหมือนเงิน เตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าคุณจะเสียเงินสำหรับความผิดพลาดในเวลา

2) ทางโทรศัพท์ - ด่วน ส่วนที่เหลือ - ทางไปรษณีย์

3) ทุกสิ่งที่คุณทำได้ - ทำเอง ไม่ได้มาพร้อมกับคำถาม แต่มาพร้อมกับวิธีแก้ปัญหา

4) อย่าพยายามเปลี่ยนปัญหาของคุณไปที่อื่น เตรียมพร้อมที่จะได้ยินคำว่า "ไม่";

5) เมื่อส่งอีเมลต้องระบุหัวเรื่องที่แท้จริงของจดหมายและความสำคัญ

6) การมาสายเป็นสิ่งชั่วร้าย แต่ถ้าคุณมาสายแล้ว - เตือน;

7) ในคำขอใด ๆ ให้ระบุกำหนดเวลาที่แท้จริง อย่า "พอง" พวกมันเหมือนราคาในตลาดสด

8) คุณวิพากษ์วิจารณ์ - เสนอวิธีแก้ปัญหาของคุณ ไม่ยอมรับการวิจารณ์โดยไม่มีทางเลือกในการแก้ปัญหา

9) ห้ามทานอาหารในที่ทำงานเพราะ กลิ่นอาหารอาจทำให้เสียสมาธิหรือรบกวนผู้อื่น

10) วันละสองครั้งเวลา 12:00 น. และ 16:00 น. ทุกคนออกจากสำนักงานเป็นเวลา 15 นาทีเพื่อออกอากาศในห้อง

11) ถ้าบุคคลต้องการเวลา 1-2 ชั่วโมงสำหรับงานสำคัญและไม่มีใครกวนใจเขา เขาจะวางธงสีแดงไว้บนโต๊ะ เพื่อนร่วมงานทุกคนจะรู้เรื่องนี้และจะไม่ทำให้เขาเสียสมาธิ

4. การแนะนำ "เครื่องมือ" ที่ "ไม่อนุญาตให้ทำผิด" และกำหนดแนวทางปฏิบัติ ตัวอย่างเครื่องมือที่ฝังอยู่ในวัฒนธรรมองค์กร:

เครื่องมือง่ายๆของหนึ่งในธนาคารซึ่งไม่ได้บันทึกไว้ที่ใด แต่เป็นที่รู้จักกันดีสำหรับทุกคน มีแจกันคริสตัลอยู่ในห้องประชุม ผู้มาสายต้องใส่เงิน 500 รูเบิล และเงินที่รวบรวมได้จะถูกส่งไปยังกองทุนกิจกรรมวัฒนธรรมองค์กร
เป็นเครื่องมือในการทำงานเป็นทีมกับหน่วยงานราชการที่ได้มาตรฐานในองค์กรไม่แสวงผลกำไรแห่งหนึ่ง ในสถานที่ที่เห็นได้ชัดเจน มีการติดตั้งขาตั้งซึ่งพนักงานที่กำลังจะเข้าร่วมคณะกรรมการหรือกระทรวงที่มีภารกิจสำคัญจะติดสติกเกอร์พร้อมข้อความแจ้งที่เกี่ยวข้องกับส่วนที่เหลือ เพื่อนร่วมงานของเขาเพิ่มสติกเกอร์ด้วยงานบังเอิญ "เล็ก" "แจ้ง Ivanov เกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง", "นำเอกสารออกจาก Petrov" ด้วยเหตุนี้ จึงสามารถลดเวลาที่ใช้ในการเดินทางได้อย่างมาก และแนะนำกฎใหม่ในการทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่มีข้อบังคับที่เป็นทางการ
เครื่องมือสำหรับการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ แท่นให้ข้อมูลถูกวางไว้ในตำแหน่งที่เห็นได้ชัดเจนในแผนก: งานหลักสำหรับแผนกเป็นเวลาหนึ่งเดือน (ไตรมาส, ปี) เขียนไว้ที่ด้านบนสุด ด้านล่างเป็นสติกเกอร์ที่มีงานเล็กๆ น้อยๆ ที่จะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ที่ด้านล่างสุดมีซองจดหมายหลายซองพร้อมชื่อพนักงาน พนักงานแต่ละคนเมื่อทำงานหลักเสร็จแล้ว หยิบสติกเกอร์ที่ "ยากเกินไป" สำหรับเขาและเริ่มทำภารกิจนี้ให้เสร็จ ประสานผลลัพธ์กับเจ้านาย หลังจากอนุมัติแล้ว ให้ติดสติกเกอร์ในซองพร้อมนามสกุลของเขา และ ส่วนหนึ่งของงาน - ในโฟลเดอร์พิเศษ ในตอนท้ายของเดือน (ไตรมาส, ปี) ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของหัวหน้าพนักงานที่มีส่วนร่วมมากที่สุดในการบรรลุเป้าหมายหลักของแผนกจะได้รับเวลาพัก 1-2 วัน

ตัวอย่างของเครื่องมือส่วนบุคคลสามารถใช้ในการทำงานประจำวันของไดอารี่ที่ออกแบบมาเป็นพิเศษในรูปแบบต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการจัดการเวลาส่วนตัว โดยใช้เครื่องมือการจัดการเวลาและงานใน MSOutlook

สำหรับการปรับปรุงระบบ TM ขององค์กรอย่างต่อเนื่อง จำเป็นต้องจัดการประชุมทุกๆ 3-4 เดือน โดยมีระยะเวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมงเพื่อหารือเกี่ยวกับเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพแรงงาน

ประสบการณ์การนำ TM ไปใช้ในบริษัทต่างๆ (MDM Bank, Alfa Bank, Megafon-Povolzhye, RusAl เป็นต้น) แสดงให้เห็นว่าประสิทธิภาพของพนักงานหลังจากเสร็จสิ้นการฝึกอบรมเพิ่มขึ้น 10-20% โดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

การคำนวณเศรษฐกิจของ TM นั้นค่อนข้างยาก แต่ถ้ากำไรของบริษัทหลังจากการแนะนำ TM เพิ่มขึ้น 0.5% จำนวนเงินนี้ ตัวอย่างเช่น สำหรับองค์กรน้ำมันและก๊าซบางแห่งจะมากกว่า 25 ล้านรูเบิล ต่อปี ซึ่งเกินดุลต้นทุนมาก

ดังนั้น TM จึงต้องได้รับการแนะนำในวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท ตลอดจนส่งเสริมการรวมหลักสูตร TM ใน หลักสูตรมหาวิทยาลัย

ในสภาพแวดล้อมการแข่งขัน เวลากลายเป็นปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จของบริษัท ดังนั้นการจัดการเวลาจึงเป็นเครื่องมือในการประหยัดทรัพยากรที่ไม่สามารถทดแทนได้ ผลลัพธ์ของ TM ขององค์กรคือมีเวลามากขึ้น มีโอกาสที่จะทำมากขึ้น มีรายได้มากขึ้น และ "ไม่ต้องจ่ายเงินให้กับคนงานที่เดินไปรอบๆ ร้าน" ตามที่ Henry Ford นักอุตสาหกรรมชาวอเมริกันกล่าว

บรรณานุกรม:

Arkhangelsky G. A. องค์กรแห่งเวลา จากประสิทธิภาพส่วนบุคคลสู่การพัฒนาบริษัท: เอกสาร – M.: Piter, 2551. – 448 น.
Arkhangelsky G. A. การจัดการเวลาขององค์กร: สารานุกรมของการแก้ปัญหา - M.: Alpina Business Books, 2008. - 160 p.

ความจำเป็นในการดำเนินการขององค์กรในการจัดการเวลา
ความเป็นมาและความหมายของการบริหารเวลาขององค์กร
การบริหารเวลาในหลักสูตร Corporate University
การวินิจฉัยและการรับรองทักษะ TM
วิธีการรับรอง TM
มาตรฐาน TM ขององค์กร
แนวทางการวิจัยต่อไป

ป. ดรักเกอร์

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา องค์กรจำนวนมากขึ้นได้ตระหนักถึงความจำเป็นในการนำเทคโนโลยีการจัดการเวลาไปใช้งานแบบรวมศูนย์ขององค์กร

7.1. ความจำเป็นในการดำเนินการขององค์กรในการจัดการเวลา

1. การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นในสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจต้องการการถ่ายโอนอำนาจที่มากขึ้นไปยังพนักงานขององค์กร การตัดสินใจโดยอิสระโดยพวกเขาและองค์กรอิสระและการวางแผนงานของพวกเขา

2. สัดส่วนของสินทรัพย์ไม่มีตัวตนในมูลค่าขององค์กรเพิ่มขึ้นประสิทธิภาพของผู้บริหารระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญกลายเป็นปัจจัยหลักในความสำเร็จของบริษัทที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ในเวลาเดียวกัน การควบคุมกิจกรรมของพนักงานจากภายนอกซึ่งมีลักษณะเชิงสร้างสรรค์นั้นยากมาก แต่ความเกี่ยวข้องขององค์กรอิสระในการทำงานโดยพนักงานดังกล่าวเพิ่มขึ้น

3. สำหรับองค์กรกำลังกลายเป็นบรรทัดฐาน ไม่ใช่ข้อยกเว้นที่หายาก การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอย่างต่อเนื่องในกิจกรรม— การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ เข้าสู่ตลาดใหม่ การแนะนำเครื่องมือและระบบการจัดการใหม่ สำหรับผู้บริหารระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญขององค์กร ตามลำดับ มันจะกลายเป็นบรรทัดฐานในการเพิ่มจำนวนและปริมาณงานที่ต้องแก้ไขอย่างต่อเนื่อง ความจำเป็นในการค้นหาเวลาสำรองอย่างต่อเนื่องสำหรับการดำเนินโครงการที่ช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง

7.2. ความเป็นมาและความหมายของการบริหารเวลาขององค์กร

ตามกฎแล้วการใช้หรือไม่ใช้เทคโนโลยีการจัดการเวลานั้นผู้บริหารขององค์กรขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของพนักงาน ดังนั้นในการจัดการทางวิทยาศาสตร์ ประเด็นของการจัดการตนเองและการจัดระเบียบแรงงานส่วนบุคคลจึงไม่ค่อยถูกกล่าวถึง ความคลาสสิกของการจัดการทางวิทยาศาสตร์ เช่น F.W. Taylor ได้ตั้งคำถามเกี่ยวกับ รวมศูนย์การแนะนำเทคโนโลยีสำหรับองค์กรแรงงานส่วนบุคคลโดยคำนึงถึงแรงงานทางกายภาพเป็นหลัก

การบริหารเวลาขององค์กร- ชุดเทคโนโลยีสำหรับ "ฝัง" วิธีการจัดการเวลาในระบบการจัดการขององค์กร

7.3. การบริหารเวลาในหลักสูตร Corporate University

ขั้นตอนแรกในการดำเนินการบริหารเวลาขององค์กรมักจะเป็นการฝึกอบรม แต่การฝึกอบรมทั่วไปไม่ได้ให้ผลลัพธ์สูงสุด หากไม่มีกิจกรรมก่อนและหลังการฝึกอบรมบางอย่างควบคู่ไปด้วย หากไม่ได้สร้างองค์ประกอบที่สมเหตุสมผลของระบบการฝึกอบรมขององค์กร ให้เรานำเสนอเทคโนโลยีของการฝังการบริหารเวลาดังกล่าวลงในโปรแกรมของมหาวิทยาลัยองค์กรหรือ ศูนย์ฝึกบนตัวอย่างโครงการจริง

Natalya Bekker ผู้จัดการ Corporate University of Wimm-Bill-Dann กล่าวว่า:

“ในการพัฒนาโปรแกรมมหาวิทยาลัยของบริษัท ในขั้นตอนแรกของการฝึกอบรม เราระบุทักษะสำคัญสี่ประการที่ผู้จัดการของเราต้องการ: ทักษะการจัดการ การเจรจา การนำเสนอ และการบริหารเวลา การเข้าร่วมในโปรแกรมการฝึกอบรมไม่เพียงแต่เป็นความสมัครใจเท่านั้น แต่ยังได้รับสิทธิพิเศษในบางแง่มุมอีกด้วย
พนักงานของ บริษัท ต้องแสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการเข้าร่วมโปรแกรม สิ่งนี้จะเพิ่มแรงจูงใจในการเรียนรู้อย่างมาก

การฝึกอบรมการบริหารเวลาในหลักสูตรของมหาวิทยาลัยองค์กรเกิดขึ้นตามรูปแบบต่อไปนี้:

1) ผู้เข้าร่วมการฝึกอบรมกรอกแบบสอบถามโปรไฟล์ที่ช่วยให้ประเมินระดับความสามารถ TM ของพวกเขาและทำให้การฝึกอบรมเป็นรายบุคคลมากขึ้น

2) การฝึกอบรมสองวันดำเนินการภายใต้โปรแกรม "การบริหารเวลา: วิธีการที่ยืดหยุ่น" ซึ่งปรับให้เข้ากับกิจกรรมเฉพาะของ บริษัท ในมอสโก การฝึกอบรมดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญจากบริษัท Time Organisation ในภูมิภาค - ผู้ฝึกสอนองค์กรที่สำเร็จหลักสูตรฝึกอบรมพิเศษ

3) ในระหว่างการฝึกอบรม ผู้เข้าร่วมจะเริ่มทำงานกับคู่มือ "Training Organizer" ของผู้เขียน ซึ่งเป็น "แบบฝึกหัดการบริหารเวลา" แบบหนึ่ง ประกอบด้วยแบบฝึกหัดง่ายๆ และแผนภูมิเปล่าที่ให้คุณรวมเนื้อหาการฝึกอบรมได้ หลังจากการฝึกอบรม ผู้เข้าร่วมจะไม่ถูกปล่อยให้ "ตัวต่อตัว" กับการจัดการเวลา เขามีอัลกอริธึมการดำเนินการที่ชัดเจน

4) หนึ่งเดือนหลังการฝึก จะดำเนินการหลังการฝึก 4 ชั่วโมง จะวิเคราะห์ความสำเร็จและความล้มเหลวของขั้นตอนแรกของการประยุกต์ใช้การบริหารเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้เข้าร่วมทุกคนที่เสร็จสิ้น "Training Organizer" อย่างสมบูรณ์จะได้รับรางวัล - หนังสือ "Time Drive";

5) สองสามเดือนหลังจากจบหลักสูตร ผู้เข้าร่วมจะเขียนเรียงความที่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในการจัดระเบียบงานของพวกเขา

โครงการดังกล่าวสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการฝึกอบรมได้อย่างมาก ในแต่ละขั้นตอน มหาวิทยาลัยของบริษัทจะโต้ตอบกับพนักงาน ผู้จัดการ และผู้ฝึกอบรม TM อย่างกระตือรือร้น เพื่อให้เทคนิคที่ศึกษาทั้งหมดสามารถนำไปใช้ได้จริง ผลข้างเคียงที่น่าสงสัยอย่างหนึ่งของการฝึกอบรมคือ ผู้จัดการระดับสูง เมื่อเห็นความสำเร็จที่ชัดเจนของผู้ใต้บังคับบัญชาในการจัดเวลา ตนเองก็แสดงความปรารถนาที่จะเข้าร่วมในการฝึกอบรมที่คล้ายคลึงกัน

นี่คือสิ่งที่ Yevgeny Ivanov หัวหน้าแผนกของ Timashevsk Dairy Plant เขียนในเรียงความตามหลักสูตร:

ฉันได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ ในเรื่องนี้ขอบเขตความรับผิดชอบและอำนาจได้ขยายออกไปอย่างมากเมื่อเทียบกับงานที่ดำเนินการก่อนหน้านี้ งานที่ได้รับมอบหมายบางงานอาจไม่เสร็จตามกำหนดเวลา แต่งานเหล่านั้นต้องล่าช้าออกไปอย่างมาก และสิ่งนี้นำไปสู่ความขัดแย้งในครอบครัว
หลังจากการฝึกอบรมเรื่องประสิทธิภาพส่วนบุคคลแล้ว สิ่งแรกที่ฉันทำคือเริ่มจับเวลาเป็นประจำ เป็นผลให้มีการระบุการจมเวลา โครงสร้างของต้นทุนเวลาที่ได้รับ ข้อมูลวัตถุประสงค์ปรากฏขึ้น กลุ่มของกรณีใช้เวลาเท่าใด ฉันยังสร้างออร์กาไนเซอร์ของตัวเองใน MS Excel ซึ่งฉันได้สรุปเป้าหมาย งานเชิงกลยุทธ์ ยุทธวิธี และการปฏิบัติงานสำหรับช่วงเวลาของปีปัจจุบัน จัดทำตารางงานสัปดาห์สองมิติ และสร้างหน้าสำหรับงานปกติ พนักงานแต่ละคนของแผนกมีหน้าของตัวเองซึ่งมีการป้อนงานสำหรับพนักงานและทำเครื่องหมายความสำเร็จ ไฟล์นี้ช่วยได้มากในการจัดระเบียบงานของฉันและงานของแผนก กรณีและปัญหาตามแผนส่วนใหญ่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จตรงเวลา
งานใหญ่ที่ “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” ได้เปลี่ยนไปอย่างมาก ตัวอย่างเช่น เพื่อสร้างการจัดการใบอนุญาตซอฟต์แวร์ที่โรงงาน ซึ่งต้องใช้มาตรการทั้งหมด ปรับปรุงความสามารถในการดูส่วนต่างๆ ของงานขนาดใหญ่ เพื่อจัดลำดับความสำคัญของโซลูชัน ส่งผลให้งานขนาดใหญ่ที่ดูเหมือนล้นหลามสามารถแก้ไขได้

7.4. การวินิจฉัยและการรับรองทักษะ TM

ขั้นตอนต่อไปหลังจากการจัดระบบการฝึกอบรมการบริหารเวลาคือการวินิจฉัยการบริหารเวลาในแผนกและการรับรองทักษะ TM ของพนักงาน

การวินิจฉัยจะดำเนินการในรูปแบบของแบบสอบถามตามเกณฑ์สำคัญหลายประการ ผลลัพธ์คือการสร้างโปรไฟล์ TM ซึ่งเป็นไดอะแกรมอย่างง่ายที่สะท้อนถึงสถานการณ์ในบริษัทหรือแผนกในทุกด้านของการบริหารเวลา (รูปที่ 7.1)

โปรไฟล์นี้สร้างขึ้นจากข้อมูลที่ได้จากการสำรวจทีมผู้จัดการใน 3 ประเด็นหลักในการดำเนินการบริหารเวลาในบริษัท:

การบริหารเวลาส่วนบุคคล - ระดับของทักษะการจัดการเวลาโดยเฉลี่ยสำหรับผู้จัดการกลุ่มนี้
การบริหารเวลาของทีม - คุณภาพของปฏิสัมพันธ์ TM ในแนวนอนภายในทีม
การบริหารเวลาขององค์กรคือคุณภาพของปฏิสัมพันธ์ TM ระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา

การวิเคราะห์โปรไฟล์ TM ที่สร้างขึ้นช่วยให้คุณสามารถระบุองค์ประกอบ TM ที่มีปัญหาของกิจกรรมประจำวันของพนักงาน แผนก และองค์กรแต่ละคนโดยรวม การทำแบบสำรวจครั้งที่สอง (หลังจากเสร็จสิ้นการฝึกอบรม) ช่วยให้คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพของการสำรวจได้

ข้าว. 7.1. OJSC "Bank24.ru" - TM-profile ของทีมผู้จัดการระดับสูง

TM-diagnostics ช่วยให้คุณประเมินการครอบครองทักษะ TM โดยรวมของทีมผู้จัดการ สามารถใช้เทคนิคพร้อมกันหรือแยกกันได้ ใบรับรองTMซึ่งทำหน้าที่ประเมินทักษะ TM ส่วนบุคคลของผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญแต่ละคน

“ในระหว่างการพัฒนาธุรกิจของเรา เราได้ข้อสรุปว่าหากไม่มีการเพิ่มประสิทธิภาพภายในองค์กร และอย่างแรกเลย ประสิทธิภาพส่วนบุคคล การพัฒนาอย่างรวดเร็ว และการชนะในสาขาที่มีการแข่งขันสูงนั้นเป็นไปไม่ได้ โดยส่วนตัวแล้ว การใช้ผู้จัดฝึกอบรมช่วยฉันได้มาก เครื่องมือนี้กลับกลายเป็นว่าเหมาะสำหรับฉัน - ทุกอย่างถูกเคี้ยวและพร้อมใช้งานทันที อย่างไรก็ตาม มีโอกาสที่จะปรับเปลี่ยนทุกอย่างสำหรับตัวคุณเอง
จนถึงปัจจุบัน พนักงานธนาคารของเราทุกคนได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารเวลาขององค์กร เราฝึกอบรมพนักงานทุกคนในเรื่องพื้นฐานของการบริหารเวลาอย่างสม่ำเสมอ น่าแปลกที่เจ้าหน้าที่มองว่าการศึกษาครั้งนี้ไม่ใช่ "สิ่งที่ปลูกฝังจากเบื้องบน" แต่เป็นโอกาสในการเรียนรู้ "ศิลปะแห่งการตรงต่อเวลา" อย่างแม่นยำ ความจำเป็นในการเรียนรู้ซึ่งเกินกำหนดมานาน ในเวลาเดียวกัน การวินิจฉัยการบริหารเวลาได้ดำเนินการในระดับผู้จัดการระดับสูงและในแผนก ตลอดจนการรับรองทักษะ TM ของบุคลากร
Bank24.ru เป็นสถาบันสินเชื่อแห่งแรกของรัสเซียที่ได้รับใบรับรองการปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพสากล ISO 9001:2000 ขั้นตอนการเตรียมการรับรองแสดงให้เห็นว่า TM เป็นเพื่อนที่ดีและช่วยเหลือเรา วันนี้การบริหารเวลาเป็นมาตรฐานขององค์กรสำหรับบุคลากรของธนาคารทุกคน”
Dyakonov B. ปริญญาเอก เท้า. วิทย์ กรรมการบริหาร OJSC Bank24.ru

“บัญญัติสิบประการของการบริหารเวลา”

โปรไฟล์การวินิจฉัย TM สร้างขึ้นจากคะแนนตามเกณฑ์หลักสิบประการ ซึ่งครอบคลุมประเด็นสำคัญๆ ทั้งหมดของการบริหารเวลา หมายเลข "สิบ" ถูกเลือกโดยพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่าแต่ละเกณฑ์เปรียบเทียบกับ "คำสั่งของการบริหารเวลา" ดังที่หัวหน้าโครงการ TM ขององค์กรท่านหนึ่งกล่าวไว้ว่า “บางสิ่งจะต้องคงอยู่หลังจากทุกสิ่งถูกลืมไปแล้ว” “สารตกค้างแห้ง” ดังกล่าวควรเป็น “บัญญัติสิบประการของการบริหารเวลา” (ตารางที่ 7.1)

ตารางที่ 7.1. หลักเกณฑ์และบัญญัติของการบริหารเวลา

เกณฑ์ TM	บัญญัติ TM
การทำให้เป็นรูปธรรมและการมองเห็นของงานและข้อมูล	ทำให้ความคิดและงานเป็นรูปธรรม อยู่ "ในหัว" ก็ไม่ถูกควบคุม
การวัดผล เวลา และประสิทธิภาพ	ถ้าต้องการจัดการวัด จัดการตามข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความคิดเห็น
ความสม่ำเสมอ ความสม่ำเสมอ การประสานงานของงาน	จัดระบบงาน: รวมกันตามความหมายโครงสร้าง ไม่มีระบบ - ไม่มีผลลัพธ์
ความยืดหยุ่นของกิจกรรม ความสะดวกในการวางแผน การตอบสนอง	วางแผนให้เรียบง่ายและคล่องตัวที่สุด เพิ่มการตอบสนองของคุณต่อการเปลี่ยนแปลง
มุ่งเป้าหมาย ทิศทางที่แน่นอน	กำหนดเป้าหมาย ประเมินการกระทำใด ๆ โดยการมีส่วนร่วมทำให้บรรลุเป้าหมาย
จัดลำดับความสำคัญ เน้นสิ่งสำคัญ	เน้นสิ่งสำคัญที่สุด เริ่มที่มัน ให้มัน เวลาที่ดีที่สุดและความแข็งแกร่ง
การลงทุน การวางแนวทางการพัฒนา	ลงทุนเวลาในอนาคต ทำยากแต่ได้ผล
ความทันเวลาของการดำเนินการ	คว้าโอกาสที่ดี แผนคือวิธีการทำ ไม่ใช่จุดจบในตัวเอง
ความสามารถในการควบคุมการดำเนินการ	สร้างภาพรวมของงานที่ได้รับมอบหมายและการตรวจสอบประสิทธิภาพ ทุกคนควรรู้ว่าคุณ "ลืมอะไร" และไปตามทางของคุณเสมอ
ใช้งานง่าย	จัดการปริมาณงานของคุณ ทำงาน "น้อยลง แต่ฉลาดขึ้น" ผู้จัดการที่ขับเหมือนม้าไม่เหมาะสม
ใส่ใจในประสิทธิภาพ	พัฒนา "ความรู้สึกของเวลา" และ "ความรู้สึกของประสิทธิภาพ" ที่เหลือจะตามมา

ลองดูที่แต่ละเกณฑ์แยกกันโดยสังเขป

1. การทำให้เป็นรูปธรรมการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการทำให้งาน ความคิด แผนงาน ข้อตกลงกลายเป็นจริง การมีอยู่ของงานทั้งหมดบนสื่อภายนอก (ควรเป็นงานอิเล็กทรอนิกส์) ช่วยให้คุณมีอิสระในการคิดสำหรับประเด็นสำคัญในงานส่วนตัวของคุณ และลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล ในการจัดการเวลาของทีม การทำให้เป็นรูปธรรมช่วยหลีกเลี่ยง "สิ่งที่ขาดไม่ได้จากความระส่ำระสาย" จึงง่ายต่อการถ่ายโอนงานในแนวนอน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดรูปแบบงานให้เป็นรูปธรรมช่วยลดความเสี่ยงจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างพนักงาน พนักงานที่เกษียณแล้วสามารถนำไดอารี่กระดาษที่มีรายชื่อติดต่อที่มีประโยชน์ติดตัวไปด้วย แต่เขาจะไม่สามารถนำระบบการตรวจสอบงานที่สร้างขึ้นใน MS Outlook ออกไป ซึ่งมีโครงสร้างตามกฎเกณฑ์ที่เป็นที่รู้จักบางประการ

2. ความสามารถในการวัดความจำเป็นในการวัดตัวชี้วัดเชิงปริมาณในการจัดการทั่วไปนั้นเป็นความจริง เช่นเดียวกับการบริหารเวลาส่วนตัวและในทีม มีเพียงการแนะนำตัวบ่งชี้เชิงปริมาณตามวัตถุประสงค์เท่านั้นที่จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างเป็นระบบอย่างแท้จริง ตามกฎแล้ว ตัวบ่งชี้จะใช้ในการจับเวลาเพื่อวิเคราะห์เวลาที่ใช้ไป ตัวอย่างเช่น "ส่วนแบ่งของเวลากับงานสำคัญ", "เวลาที่ใช้ในงานที่เขาทำ แม้ว่าเขาจะมอบหมายงานได้"

ในโครงการของ บริษัท ในกลุ่ม บริษัท MC-Bauchemie-Russia ซึ่งเป็นหนึ่งในสามผู้นำในตลาดส่วนผสมของอาคารของรัสเซียหัวหน้าแผนกกำลังมองหาวิธีที่จะ "กระตุ้น" ของเขา ผู้ใต้บังคับบัญชาใช้การจัดการเวลาอย่างอิสระเพื่อเอาชนะความไม่ไว้วางใจตามธรรมชาติของเทคโนโลยีใหม่ เคล็ดลับง่ายๆได้ผล กระดาษชิ้นหนึ่งถูกแขวนไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดเจนซึ่งในระหว่างวันทำงานงานหลักได้รับการแก้ไขในระหว่างวัน ในตอนท้ายของวัน งาน "เร่งด่วน" จะถูกทำเครื่องหมายด้วยสีแดง ซึ่งมักจะมากกว่า 50% เครื่องวัดอย่างง่ายนี้ทำให้พนักงานสามารถเห็นถึงความสำคัญของการบำรุงรักษาเชิงป้องกันได้อย่างชัดเจน ซึ่งก่อนหน้านี้มีการจัดสรรเวลาด้วยความยากลำบาก นอกจากนี้ พนักงานยังได้จัดทำตารางงานป้องกันตามแผนและแจกจ่ายความรับผิดชอบในการดำเนินการให้กันเอง ต้องขอบคุณเครื่องวัดง่ายๆ ที่ทำให้ผู้คนตระหนักว่าทุกวันนี้การใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการป้องกันอัคคีภัยนั้นทำกำไรได้มากกว่าในวันพรุ่งนี้เพื่อพยายามดับไฟอย่างกล้าหาญเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์

3. ความสม่ำเสมอในงานส่วนตัว เกณฑ์นี้จะประเมินความสอดคล้องของงานและโครงการ ซึ่งเป็น "ผลเสริมฤทธิ์กัน" ของการมีปฏิสัมพันธ์ ในการบริหารเวลาของทีม นี่เป็นหนึ่งในเกณฑ์สำคัญที่ตอบคำถาม: “ทีมเป็นหน่วยงานเดียวหรือไม่ ซึ่งผลงานนั้นสูงกว่าผลรวมของผู้จัดการแต่ละคนที่รวมอยู่ในทีมหรือไม่”

4. ความยืดหยุ่นการจัดการเวลามักถูกระบุด้วยการวางแผนอย่างหนัก แต่แผนไม่ใช่จุดจบในตัวมันเอง แผนสำหรับการทำงานส่วนตัวและการทำงานเป็นทีมควรเรียบง่ายที่สุด ยืดหยุ่นได้ ทำให้ง่ายต่อการ "จับ" โอกาสที่เกิดขึ้นใหม่

5. มุ่งเน้นเป้าหมายกิจกรรมอาจเป็นการตอบสนองที่เร่งรีบต่อสิ่งเร้าภายนอกหรือลำดับงานที่ชัดเจนซึ่งเป็นไปตามเป้าหมายที่ชัดเจน ในการทำงานเป็นทีม เกณฑ์นี้จะประเมินความชัดเจนของเป้าหมายสำหรับสมาชิกในทีมทั้งหมดและความสอดคล้องของการเคลื่อนไหวในทิศทางเดียว

6. จัดลำดับความสำคัญเกณฑ์นี้ช่วยให้คุณประเมินระดับของ "ปริมาณงาน" ซึ่งเป็นสัดส่วนของเวลาที่จัดสรรให้กับงานที่มีลำดับความสำคัญสูง ตามกฎแล้วมันอยู่ในทิศทางของการจัดลำดับความสำคัญที่การดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในระยะแรกของการดำเนินการบริหารเวลาอยู่ ท้ายที่สุดแล้ว เกือบทุกองค์กรต่างก็ตระหนักดีถึงปัญหาของ "การปั่นป่วน" ซึ่งตามกฎธรรมชาติที่เข้าใจยากบางอย่าง มักจะมีปริมาณเพิ่มขึ้นเสมอ

7. การลงทุน.งานใด ๆ ที่ทำในส่วนตัวหรือการทำงานเป็นทีมสามารถสร้างผลลัพธ์ได้ แต่งานเพื่อการพัฒนาสามารถสร้างโอกาสใหม่ ๆ สำหรับผลลัพธ์ในอนาคตได้ในระดับมากหรือน้อย ตามหลักการแล้ว งานทั้งหมดทำงานเพื่อการพัฒนา สร้าง "การลงทุนในอนาคต"

ในโครงการ TM ขององค์กรในธนาคารไซบีเรีย OJSC "Omskbank" ได้มีการแนะนำ "15 นาทีสำหรับการบริหารเวลา" ที่จำเป็นในการประชุมคณะกรรมการ ในระหว่างการประชุม TM เหล่านี้ ประธานกรรมการจะแบ่งปันประสบการณ์ของเขาในการควบคุมเครื่องมือตัวต่อไปของ "ผู้จัดการฝึกอบรม" และรับรายงานย่อจากผู้จัดการระดับสูงเกี่ยวกับขั้นตอน TM ที่พวกเขาได้ดำเนินการ รองประธานกรรมการคนหนึ่งมีการประชุมที่คล้ายคลึงกันกับผู้จัดการระดับกลางเป็นประจำ ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะแก้ปัญหาเรื่องการบริหารเวลาอย่างใดอย่างหนึ่ง: “จะจัดสรรเวลาสำหรับการจัดเวลาอย่างไร”

8. ความทันท่วงทีเกณฑ์นี้ประเมินทั้งความตรงเวลาในแง่ของการบรรลุเส้นตายสำหรับการทำงานให้เสร็จ และความตรงต่อเวลาของการดำเนินโครงการที่ไม่ผูกติดอยู่กับช่วงเวลาที่ยากลำบาก ซึ่งเป็นไปได้เฉพาะกับระบบการวางแผนที่ยืดหยุ่นซึ่งตอบสนองต่อโอกาสที่ดีที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วเท่านั้น

9. ความสามารถในการควบคุมหากคุณกำหนดงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือตกลงกับเพื่อนร่วมงาน คุณจะมั่นใจแค่ไหนในการดำเนินการ? คุณจำเป็นต้องได้รับการเตือนของงานนี้หลายครั้งหรือไม่?

ในโครงการ TM ฝ่ายการค้าของ Comstar Telecommunications ได้พัฒนารูปแบบ Excel อย่างง่ายสำหรับการควบคุมงานโดยเลขานุการ รวมถึงระเบียบข้อบังคับสำหรับเลขานุการ แบบฟอร์มการควบคุมงาน และแบบฟอร์มการตรวจสอบโครงการ (กระบวนการ) มีการแนะนำขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลโดยเลขานุการ - อีเมลคำสั่งด้วยวาจาของผู้อำนวยการฝ่ายการค้าการถอดเสียงการบันทึกเสียงที่ทำระหว่างการประชุมและหลังเวลาทำการ ด้วยความถี่ที่แน่นอน เลขานุการตามระเบียบจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของงานและโครงการจากนักแสดงเพื่อรายงานต่อผู้จัดการระดับสูง จากผลการดำเนินโครงการ TM ขั้นต่อไป ผู้อำนวยการฝ่ายการค้าของบริษัท ยกให้ “ระบบ Excel สำหรับเลขานุการ” เป็นหนึ่งในสามผลลัพธ์อันดับต้นๆ พร้อมเปิดตัวเครื่องบันทึกเสียงและระบบทบทวนกลยุทธ์ งาน

10. ผ่อนปรน.เกณฑ์นี้ประเมินระดับความรุนแรงของงานส่วนตัวและความสัมพันธ์ในทีมและผู้ใต้บังคับบัญชา ด้วยการจัดการเวลาส่วนตัว ทีมงาน และองค์กร การทำงานส่วนตัวและการมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานจะไม่ "เครียด" อีกต่อไป ไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามที่เจ็บปวดอย่างต่อเนื่อง

นอกจากการประเมินตามเกณฑ์สิบประการแล้ว สถานการณ์ยังได้รับการประเมินตามเกณฑ์หนึ่งประการ - "การเอาใจใส่ต่อประสิทธิภาพ" ซึ่งอธิบายระดับความเคารพต่อเวลาของตนเองและผู้อื่นโดยทั่วไป การตระหนักรู้ถึงความสำคัญของปัญหา "การนำไปปฏิบัติ" ในระดับหลักการปฏิสัมพันธ์ของทีมอย่างชัดเจน

การซักถามและการประเมินความน่าเชื่อถือของข้อมูล

ในการสร้างโปรไฟล์ TM พนักงานของหน่วยที่ได้รับการวินิจฉัยจะตอบคำถามของแบบสอบถามที่มี "ตัวเลือกหลายตัวเลือก" 33 ข้อ (เกณฑ์ 11 ข้อ แต่ละรายการประเมินใน 3 ด้าน) ตัวอย่างของการประเมินความเป็นรูปธรรมของการจัดการเวลาในพื้นที่ส่วนบุคคลและทีมสามารถดูได้ในตาราง 7.2.

ตารางที่ 7.2. ตัวอย่างคำถามในการวินิจฉัยโรค

เกณฑ์ที่ 1: การทำให้เป็นรูปธรรมและการมองเห็นของงานและข้อมูล
	1. การบริหารเวลาส่วนตัว	2. การบริหารเวลาของทีม
	งานและความคิดที่เป็นประโยชน์เกือบทั้งหมดของฉัน (ข้อมูลที่มีความหมาย ฯลฯ) มีอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มองเห็นได้ง่าย (ใน MS Outlook ในรูปแบบของอีเมลหรือไฟล์แยก ฯลฯ)	งานเกือบทั้งหมดถูกโอนไปยังเพื่อนร่วมงานทางอิเล็กทรอนิกส์ จากผลของการสนทนาด้วยวาจา ความคิดที่สำคัญจะต้องถูกบันทึกและส่ง
	งานและความคิดส่วนใหญ่ของฉันอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนเล็ก ๆ (มากถึง 20-30%) อยู่ในรูปแบบกระดาษ ภาพรวมของงานค่อนข้างง่ายและสะดวก	งานส่วนใหญ่จะถูกถ่ายโอน "ในแนวนอน" ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นส่วนเล็ก ๆ ในกระดาษ ผลของการอภิปรายด้วยวาจาส่วนใหญ่จะถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
	งานและความคิดส่วนใหญ่ของฉัน (70% ขึ้นไป) ถูกบันทึกลงบนกระดาษ (ในไดอารี่ ในรูปแบบของเอกสารแยกต่างหาก) ส่วนที่เหลือ - ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์	งานส่วนใหญ่จะส่งเป็นกระดาษ ส่วนที่ไม่สำคัญของข้อตกลงด้วยวาจาได้รับการแก้ไข
	งานและข้อมูลสำคัญไม่เกิน 20-30% จะไม่ถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร	มากถึง 20-30% ของงาน (คำขอ ข้อตกลง) จะถูกส่ง "ในแนวนอน" ด้วยวาจา
	งานส่วนใหญ่และข้อมูลที่สำคัญของฉันที่ฉันเก็บไว้ในความทรงจำ	งานส่วนใหญ่ผ่านปากเปล่า
บัญญัติ 1: ทำให้ความคิดและงานเป็นรูปธรรม อยู่ "ในหัว" ก็ไม่ถูกควบคุม

ในทำนองเดียวกัน ผู้ตอบจะประเมินสถานการณ์ตามหลักเกณฑ์และทิศทางอื่นๆ เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่าคำตอบที่ "คาดหวังจากสังคม" นั้นสามารถมองเห็นได้จากคำถาม ในความคาดหวังทางสังคมนี้ นอกเหนือไปจากข้อเสียที่เห็นได้ชัด (การบิดเบือนข้อมูลในทิศทางของคำตอบที่ "ถูกต้อง") ยังมีข้อดีอีกด้วย พวกเขาอยู่ในรูปแบบของแบบสอบถาม การนำหลักการ TM มาใช้ในวัฒนธรรมองค์กรนั้นเกิดขึ้นจริง เมื่อเปรียบเทียบตัวเองกับ TM-ideal ที่เห็นได้ชัดจากแบบสอบถาม ผู้จัดการพยายามใช้อุดมคตินี้สำหรับตัวเองและเข้าใจว่าเขาควรมุ่งมั่นเพื่ออะไร นี่เป็นผลกระทบที่สำคัญมากของการนำวิธีการนี้ไปใช้: การรู้หนังสือในเรื่องเกี่ยวกับการบริหารเวลามักจะทำให้ผู้บริหารของบริษัทที่ห่างไกลจากบริษัทรัสเซียหลังๆ

เพื่อต่อต้านผลกระทบของความคาดหวังทางสังคม การสำรวจจะดำเนินการโดยไม่ระบุชื่อเท่านั้น และผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้ โปรไฟล์นี้รวบรวมโดยทีมผู้บริหารโดยรวมและไม่ใช่พื้นฐานสำหรับ "การปราบปราม" ใดๆ สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงว่าวิธี TM-diagnostics ไม่ใช่วิธีการประเมินพนักงานหรือแผนก งานของระเบียบวิธีวิจัยคือการระบุส่วนที่มีความสำคัญมากที่สุดสำหรับการพัฒนาทักษะ TM ของผู้จัดการและการปฏิสัมพันธ์ในทีม

การตอบสนอง "เกินจริง" จะถูกระบุในระหว่างการวิเคราะห์รายละเอียดของโปรไฟล์ TM และเมทริกซ์การตอบสนอง

ตัวอย่าง
สารสกัดจากรายงานการบริหารการถือครองทางการเงิน
« คะแนนสูงในแง่ของการจัดลำดับความสำคัญอาจถูกตั้งคำถามเมื่อเปรียบเทียบกับอัตราการลงทุนที่ต่ำ เป็นไปได้ว่าทีมหาย ความคิดทั่วไปว่า "งานสำคัญ" คืออะไร บางทีลำดับความสำคัญอาจเข้าใจว่าเป็น "เร่งด่วนและ / หรือบังคับ / หลีกเลี่ยงไม่ได้" แต่ไม่ใช่ "ทำงานเพื่อมุมมองเชิงกลยุทธ์สร้างโอกาสในการเข้าถึงระดับคุณภาพใหม่"

อีกตัวอย่างหนึ่งที่ค่อนข้างปกติคือเมื่อ “โดยรวมแล้วทุกอย่างเรียบร้อยดี” แต่การวิเคราะห์โดยละเอียดแสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้ไม่เป็นความจริงทั้งหมด

ตัวอย่าง
ให้ความสนใจกับความขัดแย้งระหว่างการประเมินระดับสูงของทัศนคติของทีมต่อเวลาในสัดส่วนที่มีนัยสำคัญของผู้ตอบแบบสอบถาม (50%) และการประเมินความตรงต่อเวลาของการปฏิบัติงานที่ "ถ่ายโอนในแนวนอน" ในการปฏิสัมพันธ์ของทีมในระดับต่ำ ระบุไว้ในการวิเคราะห์ โดยเกณฑ์ของความทันเวลา
การประเมิน "ทัศนคติต่อเวลาในทีมเป็นสิ่งที่ดี" กับพื้นหลังของ "บ่อยครั้งเพื่อนร่วมงานไม่ตรงตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้"หมายความว่าทีมไม่มีความเข้าใจชัดเจนว่า “การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ” คืออะไร

สุดท้าย การประเมินความน่าเชื่อถือของผลลัพธ์จะดำเนินการระหว่างการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ภายในในเมทริกซ์การตอบสนอง

นอกเหนือจากคำถามที่เป็นทางการเกี่ยวกับชุดเกณฑ์แล้ว แบบสอบถามยังประกอบด้วยคำถามปลายเปิดอีกหกข้อ ขอให้ผู้จัดการที่กรอกแบบสอบถามอธิบายเงื่อนไขปัจจุบันและสถานะที่ต้องการของการจัดการเวลาส่วนบุคคล ทีมงาน และองค์กรตามอำเภอใจ

ตัวอย่าง
การประเมินสถานะการบริหารเวลาส่วนบุคคลของหัวหน้าแผนกของ บริษัท กลั่นน้ำมัน
หมุนเวียน.“ฉันพยายามจัดระบบการไหลของข้อมูลและวางแผนกิจกรรมของฉัน ถึงตอนนี้ฉันดูเหมือนจะมีเวลา แต่กลัวว่ากระแสน้ำนี้จะท่วมท้น แล้วฉันจะต้องแหวกว่ายทวนกระแสน้ำ
ที่ต้องการ“ข้อมูลเข้า - จัดระบบ - กระจาย - ดำเนินการ ตัวฉันเองจัดการกับปัญหาหลักในโหมดที่วางแผนไว้”

คำถามปลายเปิดทำให้สามารถชี้แจงและ "เติมสี" ด้วยการประเมินที่ได้รับในแบบสอบถามที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น ในกรณีข้างต้น คำตอบของผู้จัดการสัมพันธ์อย่างชัดเจนกับตัวบ่งชี้ที่ต่ำในแง่ของการทำให้เป็นจริง เช่น การทบทวนงานและข้อมูล และการลงทุน กล่าวคือ ความสามารถในการจัดสรรเวลาสำหรับงานระยะยาวที่ไม่ได้ให้ ผลลัพธ์ทันที

การตีความผลการวินิจฉัย

ผลการสำรวจถูกนำเสนอในสามช่วงหลัก

1. การวิเคราะห์โปรไฟล์ทั่วไป

2. วิเคราะห์ตามเกณฑ์ที่ "มีปัญหา" มากที่สุดโดยคำนึงถึงสถิติการแจกแจงคำตอบของผู้ตอบในกลุ่ม

4. การวิเคราะห์โปรไฟล์ทั่วไปช่วยให้คุณระบุปัญหาหลักและความสัมพันธ์ของพวกเขาได้ ตัวอย่างเช่น การขาดเวลาสำหรับงานระยะยาว (คะแนนต่ำในเกณฑ์การลงทุน) มักจะเกี่ยวข้องกับการทบทวนและการจัดโครงสร้างข้อมูลที่ไม่ดี (คะแนนต่ำในการทำให้เป็นจริง) และผู้จัดการที่มีคำขอที่ไม่มีนัยสำคัญจำนวนมากจากเพื่อนร่วมงานและมากเกินไป ผู้ใต้บังคับบัญชา (คะแนนต่ำใน "การเอาใจใส่ต่อเวลา" ในทีมและ / หรือหน่วย)

ในรูป 7.2 แสดงสถิติการแจกแจงคำตอบตามเกณฑ์ “มูลค่าการลงทุน” แกนนอนแสดงคะแนนการให้คะแนน และแกนตั้งแสดงจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามที่เลือกการให้คะแนนนี้

ข้าว. 7.2. การแจกแจงคำตอบของผู้ตอบภายในกลุ่ม

การวิเคราะห์นี้แสดงการถอดเสียงของคำตอบที่มีนัยสำคัญทางสถิติมากที่สุดที่นำมาจากแบบสอบถาม (เช่น การให้คะแนนโดยสมาชิกในทีมส่วนใหญ่) ตัวบ่งชี้ที่แสดงบนกราฟ (รูปที่ 7.2) ถูกถอดรหัสดังนี้:

การบริหารเวลาส่วนตัว,คะแนน 0: เวลาสำหรับ "การลงทุนในตัวเอง" อยู่ในหลักการจัดสรร แต่ยังห่างไกลจากสิ่งที่เราต้องการ
การบริหารเวลาของทีม,การประเมิน 1: ทีมงานของเราจัดสรรเวลา พลังงาน และทรัพยากรให้กับโครงการที่มีลักษณะเป็น "การลงทุน" อย่างมีสติ เราไม่มีปัญหาเรื่อง "ไม่มีเวลาเรียนรู้" "ไม่มีเวลาแนะนำเทคโนโลยีใหม่" แต่ในขณะเดียวกัน 20-30% ของเวลายังคงถูกครอบครองโดยกิจกรรมที่ให้ผลลัพธ์ในระยะสั้นเท่านั้น
การบริหารเวลาขององค์กรคะแนน 0: โดยหลักการแล้ว ในหน่วยของฉันและผู้ใต้บังคับบัญชาของฉัน ความสนใจจะจ่ายให้กับงานที่มีแนวโน้มว่าจะมีแนวโน้มดี แต่การโฟกัสยังคงอยู่ที่ผลลัพธ์ในระยะสั้น ซึ่งง่ายต่อการวัดและประเมินผลการปฏิบัติงานของเรา

การประเมินเหล่านี้เองให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสถานการณ์ ผลลัพธ์ของการประมวลผลแบบสอบถามคือ "ภาพเหมือน" ที่ประกอบด้วยคำตอบที่เลือกที่มีนัยสำคัญทางสถิติมากที่สุด การวิเคราะห์และเปรียบเทียบการประเมินช่วยให้เราได้ข้อสรุปเพิ่มเติม

ตัวอย่าง
โดยทั่วไป สถานการณ์การลงทุนตามข้อมูลที่นำเสนอสามารถประเมินได้ดังนี้ “ในทีมผู้บริหารระดับสูงของเรา เวลามีการจัดสรรในปริมาณที่เพียงพอสำหรับธุรกิจที่มีแนวโน้ม แต่ในการทำงานส่วนตัวและในหน่วยงานที่มอบหมายให้ฉัน , ไม่."
ในความเป็นจริง นี่หมายความว่าฝ่ายบริหารของลูกค้าให้ความสนใจอย่างมากกับงานในลักษณะ "การลงทุน" และสร้างแรงกดดันที่เหมาะสมให้กับผู้จัดการระดับสูง แต่ผู้บริหารส่วนใหญ่ไม่ได้แปลความกดดันนี้ไปยังแผนกของตนเช่นเดียวกับงานส่วนตัว

ข้าว. 7.3. ตัวอย่างขององค์ประกอบ "แผนที่ปัญหาและวิธีแก้ปัญหา"

ในระหว่างการวิเคราะห์ทั้งแบบทั่วไปและแบบละเอียดของโพรไฟล์ TM นั้น วิทยานิพนธ์แต่ละชุดของการวิเคราะห์จะแสดงด้วยแผนภาพของความสัมพันธ์แบบเหตุและผลของปัญหาและแหล่งที่มา (รูปที่ 7.3)

3. ขั้นตอนสุดท้ายของการวิเคราะห์คือการกำหนดคำแนะนำและการลดรูปแบบทั้งหมดลงในรายการเดียว แผนที่ปัญหาและแนวทางแก้ไขให้ภาพรวมของกิจกรรม TM ที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด

7.5. วิธีการรับรอง TM

การวินิจฉัย TM ช่วยให้คุณประเมินสถานการณ์โดยรวมด้วยการบริหารเวลาในทีมผู้บริหาร สามารถใช้วิธีการรับรอง TM พร้อมกันหรือแยกกันได้ ซึ่งใช้ในการประเมินทักษะ TM ส่วนบุคคลของผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญแต่ละคน

หนึ่งในวิธีคลาสสิกในการประเมินผู้จัดการคือ "การรับรอง 360/270/180 องศา"แนวคิดหลักของเธอ:

1. หนึ่งในแรงจูงใจที่แข็งแกร่งที่สุดสำหรับบุคคลคือความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานเพื่อถ่ายทอดให้พนักงานทราบถึงความจำเป็นในการพัฒนาและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จำเป็นต้องใช้ขั้นตอนแบบสอบถามเพื่อให้เขามีโอกาสค้นหาว่าเพื่อนร่วมงานคิดอย่างไรเกี่ยวกับคุณสมบัติการจัดการของเขาจริงๆ

2. ผู้ที่ทำงานร่วมกับเขาจะสามารถประเมินบุคคลได้ดีที่สุดในการรับรองแบบ 360° ความคิดเห็นที่มีโครงสร้างเกี่ยวกับพนักงานของทุกคนที่โต้ตอบกับเขาอย่างใกล้ชิดที่สุดจะถูกรวบรวมไว้: ผู้บริหาร เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา บางครั้งลูกค้า ในการรับรอง 270 ° - เฉพาะเพื่อนร่วมงานและผู้บริหาร ในการรับรอง 180° - เฉพาะเพื่อนร่วมงานเท่านั้น การรับรองแบบ 270° ใช้เพื่อวิเคราะห์การจัดการเวลา

3. การรับรองเป็นเครื่องมือในการจัดการ ไม่ใช่พื้นฐานสำหรับ "การปราบปราม"คำติชมจากเพื่อนร่วมงานเป็นแรงจูงใจที่ดี หากเป็นไปตามวัตถุประสงค์ ความเที่ยงธรรมสามารถบรรลุได้ก็ต่อเมื่อไม่เปิดเผยตัวตนของการสำรวจและไม่มี "ข้อสรุปขององค์กร" ตามผลการรับรอง

ประเด็นสำคัญของการรับรองคือการทำความคุ้นเคยกับผลการประเมินโดยเพื่อนร่วมงานในรูปแบบของการสนทนาที่มีโครงสร้างกับหัวหน้างานทันที ระหว่างการสนทนา ให้กรอก แผนการปรับปรุงประสิทธิภาพส่วนบุคคลซึ่งมีการเฝ้าติดตามอย่างสม่ำเสมอ

สำหรับการรับรองจะใช้แบบสอบถามซึ่งกรอกโดยไม่ระบุชื่อโดยเพื่อนร่วมงานหลายคนของบุคคลที่ได้รับการรับรอง โครงสร้างของคำถามสะท้อนถึงโครงสร้างของ "บัญญัติ TM" ซึ่งทำให้ผลลัพธ์ของการวินิจฉัย TM และการรับรอง TM เปรียบเทียบกันได้ และทำให้สามารถใช้ในคอมเพล็กซ์เดียวได้ ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้คือคำถามสองสามข้อแรกที่สอดคล้องกับเกณฑ์ของ "การทำให้เป็นวัตถุ":

1. ในระหว่างการประชุมและการประชุมเชิงปฏิบัติการ พนักงานที่ผ่านการรับรองจะบันทึกความคิดหลัก (ผลลัพธ์ ข้อตกลง) เป็นลายลักษณ์อักษร แล้วจึงใช้บันทึกเหล่านี้ เช่น ในการประชุมครั้งต่อๆ ไป

3. พนักงานที่ผ่านการรับรองสามารถค้นหาและออกข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วตามคำขอของคุณหรือคำขอของเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ

ประเมินยาก

7.6. มาตรฐาน TM ขององค์กร

การแนะนำการบริหารเวลาในบริษัทอาจไม่จำกัดเฉพาะการวินิจฉัยและการรับรอง เพื่อรวมเทคนิคการวางแผนเวลา มาตรฐาน TM ขององค์กรสามารถพัฒนาได้ พวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นหลายระดับตรรกะ

1. ภาษา อภิธานศัพท์ของการจัดการเวลาคำว่า "เร่งด่วน" "ความสำคัญ" และความคล้ายคลึงกันสามารถเข้าใจได้ในวิธีที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง สำหรับหน่วยหนึ่ง งาน “สำคัญ”—งานหนึ่งที่มีความหมายทางการเงิน—สำหรับอีกหน่วยหนึ่ง—งานที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง ตามหลักการแล้ว ควรมีการระบุคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนเวลาในบริษัท ไม่ว่าในกรณีใด "ในการประมาณครั้งแรก" งานของการสร้างภาษาทั่วไปได้รับการแก้ไขในการฝึกอบรม

2. การจัดเตรียม- "กฎมารยาทที่ดี" ทั่วไปเกี่ยวกับเวลา

ตัวอย่าง
มีคำถามสำหรับเพื่อนร่วมงาน - อย่าโทรทันที จดบันทึกแล้วถามคำถามหลายข้อในบล็อกเดียว

กฎดังกล่าวสามารถพูดด้วยวาจาหรือแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษร ในรูปแบบของโปสเตอร์ แท็บเล็ต ฯลฯ

3. ข้อบังคับ— ข้อตกลง ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากการคว่ำบาตร (ทั้งองค์กรที่เป็นทางการและการเล่นเกม)

ตัวอย่าง
“บุคคลที่ได้รับอีเมลโดยไม่มีฟิลด์ Subject ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนมีสิทธิ์ที่จะลบโดยไม่ต้องอ่าน ข้อบกพร่องสำหรับปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไขจะอยู่ที่ผู้ส่ง "หรือ" ผู้นำผู้วางแผนรายวันตามมาตรฐานการวางแผนที่กำหนดมีสิทธิ์พิเศษในองค์ประกอบของตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น

4. สิ่งของ เครื่องมือ- กระดานวางแผน ช่องว่างสำเร็จรูป หัวจดหมาย ฯลฯ "รวบรวม" เทคนิคการทำงานที่มีความสามารถ

เครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับการนำมาตรฐานองค์กรไปใช้คือการตั้งค่าสำเร็จรูปในระบบองค์กรสำหรับการวางแผนส่วนบุคคลและทีม ตามกฎแล้วคือ MS Outlook หรือ Lotus Notes การตั้งค่าปฏิทินและงานใช้หลักการและเทคนิคของการจัดการเวลา

ตัวอย่าง
“การประชุมที่ยากลำบากจะถูกเน้นในปฏิทินเป็นสีน้ำเงิน การประชุมตามงบประมาณเป็นสีเขียว หมวดหมู่ "วัน" มีงานสำหรับวันนี้ หมวดหมู่ "7 ตัวควบคุม" จะถูกดูสัปดาห์ละครั้ง
กรมไม่ได้มีมาตรฐานเดียวสำหรับการบริหารเวลาส่วนบุคคล MS Outlook เช่นเดียวกับบริษัทรัสเซียส่วนใหญ่ ถูกใช้เป็นโปรแกรมอีเมลและบางส่วนเป็นปฏิทิน มีการใช้งานน้อยลง การจัดกำหนดการโดยใช้เฉพาะส่วนปฏิทิน (การตั้งเวลาแบบตายตัว) ไม่ได้ให้ความยืดหยุ่นในสภาพแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงไป
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารเวลาของทีม มีการใช้เทคนิคการวางแผนตามบริบท ซึ่งช่วยเสริมการวางแผนแบบฮาร์ด (ปฏิทิน) แบบคลาสสิก งานที่ "ยืดหยุ่น" ถูกแจกจ่ายตาม "บริบท" ที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านี้ - ผู้คน สถานที่ โครงการ ฯลฯ ด้วยวิธีนี้ งานจะเสร็จเร็วขึ้นมาก และคุณไม่จำเป็นต้องผลักดันตัวเองให้เข้าสู่ แผนแข็งซึ่งต่อไปจะไม่เป็นจริง ความสามารถในการปรับแต่งทาสก์บาร์ใน MS Outlook ช่วยให้สอดคล้องกับอุดมการณ์ทั่วไปของการวางแผนเพื่อปรับภาพรวมของงานสำหรับตัวคุณเอง
วิธีการที่ยืดหยุ่นในการจัดตารางงานมีความสอดคล้องกับงานเฉพาะหลายโครงการของเรา การเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนและการปฏิบัติงานสามารถประมาณได้อย่างน้อย 10-15% โดยประมาณ เราไม่ได้คำนวณผลกระทบทางการเงินโดยตรง แต่สำหรับแผนกของเราซึ่งจัดการโครงการจำนวนมากด้วยงบประมาณหลายหมื่นและหลายแสนดอลลาร์ การประหยัดที่เป็นไปได้สำหรับบริษัทนั้นสูงกว่าต้นทุนของเราสำหรับการบริหารเวลาอย่างน้อยหลายเท่า
Selyutin A. รองผู้ว่าการ ผู้อำนวยการภาควิชาสารสนเทศของ JSC "RAO UES ของรัสเซีย"

กฎ TM และข้อตกลงของทีม

ขั้นตอนแรกในการดำเนินการตามมาตรฐาน TM ขององค์กรคือการทำให้ภาษาเป็นทางการ เครื่องมือแนวคิด: อะไรคือ "ลำดับความสำคัญ" ของงาน "ความเร่งด่วน" ฯลฯ

ขั้นตอนต่อไปหลังจากการกำหนดมาตรฐานของภาษาของกิจกรรมคือการกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับองค์กรซึ่งเป็นทางการในระบบข้อบังคับขององค์กรหรือที่มีอยู่ในรูปแบบของข้อตกลงทีมที่ไม่เป็นทางการ ในขณะเดียวกัน ปัญหาที่ละเอียดอ่อนที่สุดคือการรักษาสมดุลระหว่างเสรีภาพและการบีบบังคับ การแทรกแซงขององค์กรในด้านเทคนิคการทำงานส่วนบุคคลของพนักงานที่มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพของบริษัท

ตัวอย่างมาตรฐาน: อัลกอริทึมการจัดกำหนดการวัน

การกำหนดมาตรฐานของการจัดการเวลาขององค์กรนั้นควรเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เข้าใจได้ง่ายและนำไปใช้ได้ง่ายที่สุด ขั้นตอนแรกง่ายๆ ขั้นตอนแรกเหล่านี้คือมาตรฐานของการวางแผนวันทำงาน (ในไดอารี่หรือ MS Outlook) พื้นฐานของมาตรฐานดังกล่าวอาจเป็นอัลกอริธึมการวางแผนวันที่ "เข้มงวดและยืดหยุ่น" ซึ่งช่วยให้สามารถจัดการงานหลักได้โดยไม่ต้องใช้การวางแผนที่เข้มงวดเกินไป มาตรฐานซึ่งเดิมสร้างขึ้นสำหรับหนึ่งในบริษัทมอสโกมีดังนี้
มาตรฐาน : กฎในการจดไดอารี่
การจัดเวลาของพนักงานของ บริษัท ไม่ใช่ "ธุรกิจส่วนตัว" ของเขา
องค์กรของคุณเป็นตัววัดความเคารพต่อเพื่อนร่วมงานและลูกค้า
การตรงต่อเวลาของคุณเป็นสัญญาณบ่งบอกว่าคุณสมบัติทางธุรกิจของคุณได้รับการตัดสินอย่างแน่นอน
มาประชุมตรงเวลา โทรกลับทันทีเมื่อตกลงกัน ตรงตามกำหนดเวลา นี่เป็นสัญญาณเดียวกับการแปรงฟันทุกวัน
กฎการวางแผนไดอารี่
1. "ความทรงจำที่เฉียบคม ย่อมโง่กว่าดินสอที่โง่ที่สุด"การประชุม งาน และผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร
2. ความเกียจคร้านในการทบทวนคดีเป็นสัญญาณของความเลอะเทอะในหัวเขียนด้วยลายมือที่ชัดเจน ใช้สีต่างๆ หากคุณกำลังใช้ อนุสัญญาอย่าลืมใส่ไว้ในหน้าแรกของไดอารี่
3. ผู้ติดต่อเป็นสกุลเงินของธุรกิจบันทึกข้อมูลการติดต่อใด ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในกระดาษฉีกขาด แต่ในส่วนแยกต่างหากของไดอารี่ อย่าลืมระบุหัวเรื่องแบบเต็มของผู้ติดต่อ, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุล, บริษัท, ตำแหน่ง, ผู้ปฏิบัติงาน และม็อบ โทรศัพท์ อีเมล ฯลฯ
ทบทวนแผนตลอดทั้งวันและปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป แผนไม่ใช่ "กฎหมาย" แผนเป็นเครื่องมือสำหรับการกำหนดทิศทางในสถานการณ์ แผนเป็นเครื่องมือในการบรรลุผล

"สิ่งของ" ในฐานะผู้ให้บริการมาตรฐานองค์กร

มาตรฐาน กฎหมาย กฎที่ต้องอ่านก่อนแล้วจึงนำไปใช้ไม่ได้ผลที่สุด มาตรฐานองค์กรในอุดมคติไม่ได้เขียนไว้บนกระดาษ มาตรฐานในอุดมคตินั้นรวมอยู่ในบางสิ่งที่ "ไม่อนุญาตให้คุณทำผิด" ซึ่งกำหนดแนวทางการดำเนินการที่ต้องการ

ตัวอย่าง
โปรโตซัว
แจกันคริสตัลในห้องประชุมธนาคารแห่งหนึ่ง มันมีกฎที่ไม่ได้เขียนไว้ที่ใด แต่ทุกคนรู้จัก: บุคคลที่มาสายในการประชุมจะต้องใส่เงิน 500 รูเบิลเข้าไปในกองทุนของกิจกรรมวัฒนธรรมองค์กร
ยากขึ้น
ในการสัมมนาการบริหารเวลา พนักงานขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรมีส่วนร่วมในการดำเนินการระหว่างประเทศ โปรแกรมการศึกษาและโครงการที่ได้มาตรฐาน วิธีที่มีประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมกับหน่วยงานราชการ มีการตัดสินใจที่จะวางแผ่นกระดาษวาดรูปไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดเจนซึ่งพนักงานแต่ละคนซึ่งกำลังจะไปที่คณะกรรมการหรือกระทรวงด้วยภารกิจที่จริงจังได้ติดสติกเกอร์พร้อม "ประกาศ" ที่เหมาะสมสำหรับส่วนที่เหลือ เพื่อนร่วมงานของเขาสามารถเพิ่มสติกเกอร์ด้วยงานเล็กๆ น้อยๆ ได้: “โปรดถาม Ivanov จากแผนกใกล้เคียงเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว”, “นำเอกสารดังกล่าวและจาก Petrov มาให้ฉัน” เป็นต้น ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะลดเวลาที่ใช้ไปอย่างมาก การเดินทางแนะนำกฎใหม่ในการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องสร้างกฎระเบียบที่เป็นทางการ

หากมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างแข็งขันในกิจกรรมของบริษัท บล็อกข้อความสำเร็จรูปและแบบฟอร์มในโปรแกรมที่เกี่ยวข้องจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่น ใน MS Outlook คุณสามารถตั้งค่าแบบฟอร์มการนำเสนองานที่กำหนดเองได้ รวมถึงฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับการตั้งค่า งาน. แบบฟอร์มดังกล่าวซึ่งปรากฏต่อหน้าผู้จัดการเมื่อตั้งค่างานสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาจะ "เตือน" ว่าต้องระบุพารามิเตอร์ที่สำคัญของงานอย่างไร

“งานด้านหนึ่งในโครงการดำเนินการบริหารเวลาคือการกำหนดกระบวนการเจรจาสัญญาให้เป็นทางการ ในการจัดการกระบวนการ แบบฟอร์มงานได้รับการพัฒนาซึ่งกำหนดพารามิเตอร์หลักของสัญญาที่ตรวจสอบ (รูปที่ 7.4, 7.5) แบบฟอร์มถูกสร้างขึ้นโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมตามความสามารถ "ปกติ" ของ MS Outlook และมีสองแท็บ: "การควบคุม" (สำหรับผู้จัดการที่ตั้งค่างาน) และ "การดำเนินการ" (สำหรับพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามสัญญา ).
ข้าว. 7.4. แบบฟอร์มการเจรจาสัญญา
ผู้จัดการตั้งค่าพารามิเตอร์หลักของสัญญาบนแท็บ "การควบคุม" แล้วส่งงานไปยังนักแสดงโดยใช้ฟังก์ชัน "มอบหมาย" พนักงานที่ได้รับงานจะเห็นลำดับการกระทำทั้งหมดของเขาในแท็บ "การดำเนินการ" และบันทึกการใช้งาน
การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำโดยผู้ดำเนินการกับงานจะแสดงในงาน "พาเรนต์" ของผู้จัดการ นอกจากนี้ ผู้จัดการยังมีมุมมองตารางแบบกำหนดเองที่กำหนดค่าไว้ซึ่งให้ภาพรวมของสัญญาทั้งหมด ในมุมมองนี้ ผู้จัดการสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญของสัญญาได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบัน ควบคุมระยะเวลาในการอนุมัติ ดูสถานะของสัญญา - ความสอดคล้องกับแผนกต่างๆ เครื่องมือการจัดรูปแบบอัตโนมัติทำให้สามารถตั้งค่าระบบการส่งสัญญาณอย่างง่ายที่เน้นสัญญาในสีและแบบอักษรที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับความใกล้เคียงของวันที่อนุมัติที่วางแผนไว้จนถึงวันนี้ เมทริกซ์ภาพรวมอย่างง่ายนี้ทำให้กระบวนการเจรจาสัญญา "โปร่งใส" และสามารถจัดการได้มากขึ้น และทำให้สามารถกำหนดและติดตามเป้าหมายสำหรับเงื่อนไขของสัญญาได้เข้มงวดยิ่งขึ้น
Selyutin A. รองผู้ว่าการ ผู้อำนวยการภาควิชาสารสนเทศของ JSC "RAO UES ของรัสเซีย"

ข้าว. 7.5. แสดงขั้นตอนการเจรจาข้อตกลง

ในการสรุปหัวข้อของมาตรฐานองค์กร เป็นที่น่าสังเกตว่า ดังที่ชาวโรมันโบราณกล่าวไว้ว่า กฎหมายที่ดีที่สุดเป็นเพียงการตรึงธรรมเนียมปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับ มาตรฐานที่ดีที่สุดในหลายๆ กรณีคือ การทำให้เทคนิคต่างๆ เป็นแบบแผนซึ่งผู้คนได้ค้นพบและนำมาใช้ในชีวิตประจำวัน ตัวพวกเขาเอง.เป็นมาตรฐานที่มีประสิทธิภาพ เรียบง่าย และมีประสิทธิภาพมากที่สุด

7.7. แนวทางการวิจัยต่อไป

หัวข้อของการดำเนินการขององค์กรในการบริหารเวลานั้นมีอายุเพียงไม่กี่ปี มันถูกระบุไว้ครั้งแรกในเอกสารโดย G. A. Arkhangelsky "การจัดระเบียบเวลา: จากประสิทธิภาพส่วนบุคคลสู่การพัฒนาของ บริษัท" ซึ่งตีพิมพ์ครั้งแรกในปี 2546 โดยธรรมชาติแล้วในการบริหารเวลาในรูปแบบใหม่เช่นนี้มีมากมาย โอกาสที่น่าสนใจสำหรับนักวิจัย

หนึ่งในประเด็นสำคัญเหล่านี้คือ การประเมินประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจการดำเนินการบริหารเวลาขึ้นอยู่กับลักษณะของกิจกรรมของหน่วยงานที่จะดำเนินการ มีหลายทิศทางสำหรับการวิจัยดังกล่าว ตัวอย่างเช่น ในแผนกที่ "ขายเวลา" ของพนักงานโดยตรง (ผู้ตรวจสอบ ที่ปรึกษา ทนายความ) การประหยัดเวลาจะแสดงเป็นเงินโดยตรง ขึ้นอยู่กับค่าใช้จ่ายของผู้เชี่ยวชาญรายชั่วโมงสำหรับลูกค้ารายนี้

1.ฝ่ายขาย. ด้วยการลดเวลาที่ผู้จัดการฝ่ายขายใช้ในการปฏิบัติการเสริมและการสื่อสารโดยตรงกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่เพิ่มขึ้น ทำให้สามารถคาดการณ์ปริมาณการขายที่เพิ่มขึ้นตามสัดส่วนได้โดยตรง (อาจมีข้อยกเว้นเนื่องจากสถานการณ์ในตลาด) ขอแนะนำให้ประเมินความเร็วในการตอบสนองต่อคำขอจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและเปรียบเทียบกับพารามิเตอร์ประสิทธิภาพที่คล้ายคลึงกันของคู่แข่งซึ่งเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญของความสามารถในการแข่งขัน

2. ฝ่ายบริการโต้ตอบโดยตรงกับลูกค้า ในกรณีนี้ ด้วยการจัดเวลาที่มีประสิทธิภาพ คุณภาพการบริการสำหรับลูกค้าจะเพิ่มขึ้น ซึ่งสามารถเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพทางการเงินผ่านนโยบายการกำหนดราคา นโยบายส่วนลด การเปรียบเทียบกับนโยบายการกำหนดราคาและระดับการบริการของคู่แข่ง

3. หน่วยงานภายในที่ไม่โต้ตอบกับลูกค้า ในกรณีนี้ ความเชื่อมโยงระหว่างตัวบ่งชี้เวลาและตัวบ่งชี้ทางการเงินสามารถวาดผ่านขนาดของกองทุนเงินเดือนหรือระดับความภักดีของพนักงาน (กิจกรรมที่จัดระเบียบและคาดการณ์ได้มากขึ้น ความเครียดน้อยลง และ "การทำงานล่วงเวลา" เพิ่มความภักดีของพนักงาน ซึ่งสามารถเชื่อมโยงได้ง่าย ด้วยตัวชี้วัดทางการเงินในเงื่อนไขคุณภาพไม่เพียงพอของข้อเสนอในตลาดแรงงาน)

การจัดการเวลาในการทำงานของผู้บริหารระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญหลักสมควรได้รับการศึกษาแยกต่างหาก มีการประเมินที่เป็นไปได้สองแบบที่นี่:

1. การประเมินคุณค่าของเวลาที่บันทึกไว้โดยตรงผ่านจำนวนเงินค่าตอบแทนของผู้บริหารระดับสูง

2. การประมาณความเร็วของการส่งเสริมโครงการสำคัญผ่านการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างการเพิ่มงบประมาณรายสัปดาห์ของเวลาที่ผู้จัดการระดับสูงสามารถอุทิศให้กับโครงการที่เขาจัดการโดยลดระยะเวลาของโครงการนี้ ความเร็วในการดำเนินโครงการที่มุ่งเป้าไปที่การพัฒนาของบริษัท (การนำระบบการจัดการใหม่ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ฯลฯ ) ตามกฎแล้ว อนุญาตให้มีการเชื่อมต่อโดยตรงหรือโดยอ้อมกับประสิทธิภาพทางการเงินของบริษัท

การแก้ไขงานที่ระบุในการประเมินประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจของการแนะนำการจัดการเวลาขององค์กรเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญสำหรับการพัฒนาโรงเรียนวิทยาศาสตร์แห่งการบริหารเวลาของรัสเซีย การแก้ปัญหาของพวกเขาจะเป็นส่วนสำคัญทั้งต่อการพัฒนาวินัยทางวิทยาศาสตร์ของการบริหารเวลาและการให้คำปรึกษาด้านการจัดการและการเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการแข่งขันของวิสาหกิจรัสเซีย