3 laiko valdymo tobulinimas darbuotojų veikloje. Įmonės laiko valdymas. vyksta dviejų dienų mokymų programa „Laiko valdymas: lankstūs metodai“, pritaikyta įmonės veiklos specifikai.

Daugumos šiuolaikinių žmonių gyvenimo tempą vargu ar galima pavadinti pamatuotu ar ramiu. Tai nuolatinis laiko ir skubių darbų trūkumas, nuolatinis buvimas tokioje būsenoje, kai neaišku, kokio darbo griebtis dabar. Visa tai neigiamai veikia ne tik emocinę būseną, bet ir asmeninį produktyvumą. Tik laiko planavimas padės išspręsti tokias problemas ir organizuoti laiką taip, kad būtų galima gyventi visavertį gyvenimą, o ne apsiriboti amžinais darbais.

Psichologų teigimu, net ir „katastrofiškai pritrūkus laiko“ išeitis yra.

Esamos laiko valdymo priemonės padeda suprasti: svarbiausia turėti bent šiek tiek noro ir persvarstyti savo požiūrį į asmeninį laiką. Daugelis gali būti pavyzdžiu, kai teisingas naudojimas laiko valdymas duoda puikių rezultatų. Juk kiekvienas iš jų moka ne tik daug planuoti, bet ir daug ką spėti nuveikti.

Taikymo privalumai

Racionalaus laiko panaudojimo įgūdis suteikia žmogui daug įvairių privalumų ir gali būti naudingas beveik bet kurioje veiklos srityje. Paaugliams ir moksleiviams laiko organizavimo dėsnių išmanymas ir jų panaudojimas padeda išmokti gyventi taip, kad užtektų laiko ne tik studijoms, bet ir poilsiui, bendravimui su draugais. Suaugusiesiems laiko planavimo panaudojimo pagrindai padės darbe, kūryboje, šeimos santykiuose, versle ir kitose srityse.

Kokią konkrečią naudą žmogus gauna naudodamasis šia sistema:

jam pavyksta pasiekti daugiau tikslų;
jam sekasi visose veiklos srityse;
jis pasiekia savo tikslus greičiau nei tie, kurie nežino, kas yra laiko valdymas ir jo nenaudoja;
per trumpą laiką gali atlikti daug įvairių užduočių;
žmogus turi daug daugiau laiko savęs tobulinimui, poilsiui, pomėgiams ir buvimui su artimaisiais;
jo nekankina nuolatinis nuovargis, mažiau linkęs į stresą;
jis visada turi aiškų veiksmų planą;
turi vidinę laisvę ir gebėjimą valdyti savo gyvenimą.

Motyvacijos vaidmuo gebėjimui organizuoti savo laiką

Prieš pradedant tiesiogiai išsiaiškinti, kas yra laiko valdymas, būtina išsiaiškinti pagrindines laiko stokos priežastis. Pirmoji ir bene pagrindinė priežastis – nenoras eiti tam tikrų pareigų. Antrasis kaltininkas – nesidomėjimas byla, trečias – netvarkingumas. Ketvirta laiko stokos priežastis – per ilgas pasiruošimas bet kokiai užduočiai.

Laiko valdymas – tai laiko organizavimo ir jo panaudojimo efektyvumo didinimo technologija.

Pavyzdžiui, jei nenorite dirbti kokio nors darbo, turėtumėte ieškoti jo privalumų. Galbūt tai gali prisidėti prie atlyginimo padidėjimo, paaukštinimo, suteikti pasitenkinimo gerai atliktu darbu jausmą ar prieš puikias atostogas.

Kaip viena iš efektyviausių laiko valdymo priemonių, ji turėtų būti naudojama ir namų ruošos darbams. Juk jei jis nebus įvykdytas, šeimoje bus sunaikinta išorinė ir vidinė komforto atmosfera. Nors kova su chaosu padės atsikratyti vidinio netvarkingumo ir nukreipti energiją tinkama linkme.

Laiko analizė

Nusprendę dėl motyvacijos, neturėtumėte iš karto skubėti spręsti savo problemų. Kadangi efektyvus laiko valdymas grindžiamas laiko kontrole ir neproduktyvių jo kaštų mažinimu, būtina pradėti nuo esamos dienos struktūros analizės. Kiekvienu atveju turite nustatyti pagrindinius parametrus: pradžios ir pabaigos laiką, trumpą aprašymą, efektyvumą ar momentus, kurie neleido atlikti užduoties. Geriausia tai padaryti lentelės pavidalu.

Žinoma, galite pataisyti kitus dalykus. Pvz., įtraukite stulpelius, atskiriančius užduotis į asmenines ir darbo užduotis, arba nurodykite visas dūmų pertraukėles ir arbatos pertraukėles, blaškymąsi, kad galėtumėte peržiūrėti naujienas socialiniuose tinkluose arba skaityti laiškus iš el. Ateityje, naudojant laiko valdymą, tai padės išsiaiškinti, kokių užduočių reikėtų atsisakyti, kad spėtų atlikti pagrindines užduotis ir kaip paskirstyti užduotis per dieną.

Pasistenkite iš savo gyvenimo pašalinti „laiko švaistytojus“.

Kiek efektyvus gali būti laiko valdymas, galima įvertinti pažiūrėjus, kiek daug laiko žudo ir vagia iš savęs. Deja, tiek suaugusiems, tiek paaugliams valandų valandas praleisti tikrinant el. paštą, socialinius tinklus ar žaidžiant kompiuterinius žaidimus dažniausiai laikomas norma.

Nusprendus nuveikti ką nors tikrai naudingo, reikia kuriam laikui nuo tokios veiklos pailsėti ir susikoncentruoti į užduoties atlikimą. Jei kiekvieną dieną tuo pačiu metu naudositės laiko planavimo pagrindais ir darysite svarbius dalykus, po kelių mėnesių tai susiformuos įprotį.

Taip pat pravers vesti dienoraštį ir surašyti į jį visą veiklą, kuri tik ryja laiką.

Gebėjimas pasakyti „ne“ taip pat sutaupys daug laiko. Be to neįmanoma įsivaizduoti laiko valdymo, nes sunku išmokti organizuoti savo laiką, jei jį be tikslo švaistote nereikalingoms užduotims. Kartais verta atsakyti tvirtu „ne“ konkretiems žmonėms, kurie moka tik skųstis, o taip pat stengtis padaryti viską, kad kažkas kitas atliktų savo darbą.

Informacijos filtravimas

Studijuojant laiko valdymo įrankius, neįmanoma neapsigyventi ties gebėjimu filtruoti įvairius duomenis. Daugelis žmonių turi įprotį prikimšti į galvą daug nenaudingos informacijos. Pavyzdžiui, prieš įsigydami bet kokius buitinius prietaisus ar drabužius, jie keletą dienų įvairiose svetainėse tiria jų savybes.

Viena vertus, tokia informacija atrodo naudinga, tačiau tai bus efektyvus laiko planavimas tik tuo atveju, jei neskaitysite visko iš eilės, o sugebėsite susikoncentruoti ties svarbiausiais ir būtiniausiais bruožais. Išmokite perskaityti informaciją ir prisiminkite tik tai, kas tikrai naudinga. Nereikia gaišti brangaus laiko ir persotinti smegenų daugybe nereikalingos informacijos!

Planavimas yra raktas į sėkmę

Efektyvus laiko valdymas – tai planavimas, leidžiantis produktyvumą padidinti 25%.

Jei neįrašyta, tai neegzistuoja. Užduočių sąrašas šiuo atveju yra žemėlapis, kuris neleis jums nuklysti siekiant šio tikslo.

Įvairūs padėjėjai padės palengvinti užduotį. Pavyzdžiui, matomoje kambario dalyje galite pakabinti lentą ir padalinti ją per pusę. Laiko valdymo pagrindus šiuo atveju galima pritaikyti taip: vienoje pusėje yra visos idėjos, kurias norite įgyvendinti artimiausiu metu.

Antrąją pusę reikėtų suskirstyti į tris stulpelius: kas planuojama, kokios užduotys vykdomos ir kas jau atlikta. Kiekvieną savaitę užduotys iš pirmosios lentos pusės gali būti perkeltos į stulpelį Suplanuota. Jei laikysitės taisyklių, reikalaujančių laiko planavimo, savaitgalį jos visos bus stulpelyje „Atlikta“.

Taip pat galite naudoti dienoraštį arba planuoti. Arba užpildykite kompaktišką kalendorių, kad nustatytumėte ateinančių savaičių ir mėnesių planus. Gali būti užduočių, kurias patogiausia surašyti lentelės forma.

Planavimo metodo pasirinkimas

Šiandien yra daugybė planavimo būdų. Tarp populiariausių yra:

Metodas "ABV" (taip pat galite naudoti "ABC"). Jo esmė – prie kiekvienos užduoties iš sąrašo įdėti raidę, nurodant vykdymo prioritetą. Sudarant planą pagal laiko planavimą, svarbiausi dalykai nurodomi raide „A“. Kol jos nebaigtos, užduočių, pažymėtų „B“, pradėti negalima.
Laiko matavimas yra metodas, kuris atliekamas matuojant ir fiksuojant laiką, reikalingą tam tikriems tikslams pasiekti. Kas yra laiko valdymas naudojant laiką? Tai laiko jausmo ir darbo efektyvumo ugdymas. Norėdami tai išmokti, per 2–3 savaites turite įrašyti visus savo veiksmus 5 minučių tikslumu. Tai padės atpažinti vadinamuosius „laiko grimzdžius“ ir rasti atsargų svarbioms užduotims atlikti.
Tarp geriausių pasaulyje laiko valdymo įrankių, padedančių planuoti, verta paminėti SMART techniką. Ši santrumpa sudaryta iš pirmųjų žodžių raidžių, apibūdinančių tikslą. Ji turėtų būti: konkreti, išmatuojama, pasiekiama, proporcinga kitiems tikslams ir turėti aiškų laikotarpį.

Nežinau, kaip padaryti daugiau - kiekvieną rytą „suvalgyk varlę“

Laiko valdymo sistemoje ši technika yra gana paprasta ir efektyvi. Jo esmė slypi tame, kad ryte (geriausia ryte) atlikite reikalingą, bet nelabai malonų dalyką. Tokie užsiėmimai dažniausiai atidedami ir dažnai visai nevykdomi. Vargu ar efektyvus laiko valdymas reikalauja labai didelių laiko investicijų tokiems tikslams įgyvendinti. Be to, nemalonūs dalykai linkę kauptis. Tokiu atveju jų įgyvendinimas gali trukti mėnesius ir metus.

Varlių vaidmenyje laiko valdymas dažniausiai lemia atvejus, į kuriuos nežinai, kaip kreiptis. Tai taip pat gali būti užduotys, kurioms tikimasi tam tikrų idealių sąlygų. Jei tokios užduotys bus atliekamos pakaitomis kiekvieną rytą, laikui bėgant neatliktų užduočių skaičius sumažės. Šios technologijos tikslas valdant laiką – išsiugdyti naudingą įprotį susitelkti ties einamaisiais reikalais ir juos atlikti greičiau.

Jei tikslas didelis, jį galima padalinti

Daugelis pasiduoda, kai reikia imtis visuotinės užduoties, pavyzdžiui, sudėtingo projekto. Kokias laiko valdymo priemones galima panaudoti tokioje situacijoje? Visų pirma, reikia suskirstyti pagrindinę užduotį į keletą pagalbinių ir kiekvieną iš jų atlikti atskirai. Tai padės ne tik greičiau įgyvendinti projektą, bet ir geriau jį suprasti.

Tarp tų, kurie užsiima laiko valdymu, daugelis palengvina šią užduotį nupiešdami savotišką medį. Pagrindinė užduotis veikia kaip jos kamienas, o antrinės užduotys yra šakos. Reikia šakotis tol, kol visas tikslo siekimo procesas taps aiškus ir itin paprastas.

Yra laikas dirbti, yra laikas ilsėtis

Naudodamiesi laiko valdymu savo gyvenime, neturime pamiršti, kad kiekvienas žmogus turi savo biologinį laikrodį. Jie turi įtakos tam, koks paros laikotarpis bus didžiausias aktyvumo pikas. Pavyzdžiui, jei šis laikas yra nuo 6.00 iki 10.00, būtent šioms valandoms reikėtų susiplanuoti svarbiausius dalykus ir užduotis.

Vadovaudamiesi laiko valdymo principais šiuo atveju galėsite atlikti maksimalų užduočių skaičių. Kadangi kitu metu reakcija bus lėtesnė, o našumas sumažės.

Remiantis savo biologinio laikrodžio stebėjimais, taip pat verta skirti laiko poilsiui. Nereikėtų pamiršti, kad nuo to daugiausia priklauso, koks bus efektyvus laiko valdymas. Poilsio metu atkuriami organizmo resursai, jis geriau ir greičiau susidoroja su jam keliamais tikslais. Jei žmogus nukrenta nuo nuovargio, vargu ar darbo kokybė bus gera.

Visada palikite laiko

Visų pirma, verta paminėti, kad laiko valdymas turėtų palengvinti gyvenimą ir išmokyti išnaudoti laiką naudingai. Tačiau tai nėra priežastis sudaryti tokius įtemptus grafikus, kad juose nėra nė vienos laisvos minutės. Kiekvieną dieną reikia palikti tam tikrą laiko ribą. Galų gale, kad ir koks apgalvotas būtų laiko valdymas, sunku tiksliai nustatyti laiką, reikalingą visoms užduotims atlikti.

Todėl, norint nepanikuoti dėl to, kad jau reikia pradėti kitą užduotį, geriau planuoti šiek tiek daugiau laiko iš anksto. Net jei tai padarysite laiku, likusį laiką galėsite skirti ne tokiems svarbiems klausimams spręsti ar atsipalaiduoti.

„Vadybos uždavinys XXI amžiuje – išmokti valdyti vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumą“.

P. Druckeris

Keli skaičiai rodo, kokia aktuali Rusijos įmonėms yra darbo našumo didinimo ir efektyvaus darbuotojų motyvavimo problema:

dirbančiųjų Rusijos ekonomikoje darbo našumas auga vidutiniškai 6,5% per metus, tai yra lėčiau nei BVP augimas;

2008 m. realusis darbo užmokestis, lyginant su ankstesniais metais, padidėjo 5,9 proc., o 2009 m., Ekonominės plėtros ministerijos prognozėmis, jo augimas, palyginti su 2008 m., sieks 3,6 proc.;

ūkyje dirbančių gyventojų bendro nominaliojo darbo užmokesčio ir BVP apimties santykis 2006 m. buvo 33,3%.

Šie skaičiai reiškia:

žmogiškojo kapitalo kainų augimas gerokai lenkia paties produkto augimą;

teigiama žmogiškojo kapitalo kainos dinamika nėra lydima atitinkamo jo naudojimo grąžos padidėjimo;

santykinė darbo jėgos kaina Rusijoje, atsižvelgiant į vidaus potencialą, jau yra didelė.

Kol kas neaišku, ar krizė galės paveikti šias aplinkybes ir kokiu būdu. Tačiau visiškai akivaizdu, kad krizės metu įmonėms tenka spręsti sudėtingesnius ir dažnai nestandartinius gamybos, pardavimų, rinkodaros efektyvumo didinimo uždavinius, taip pat – didinti likusių darbuotojų lojalumą. , kurias galima išspręsti, įskaitant kompetentingą, naudojant motyvacijos ir laiko valdymo priemones.

Poreikis įgyvendinti įmonės laiko valdymą atsiranda dėl šių veiksnių:

1. Augantis ekonominės aplinkos pokyčių tempas reikalauja didesnių galių perdavimo organizacijos darbuotojams, operatyvaus jų savarankiškų sprendimų priėmimo bei savarankiško savo darbo organizavimo ir planavimo.

2. Nematerialiojo turto dalis organizacijos vertėje auga; pagrindinių aukščiausio lygio vadovų ir specialistų veikla tampa pagrindiniu veiksniu, lemiančiu vis daugiau įmonių sėkmės. Tuo pačiu metu išorinė darbuotojo veiklos kontrolė, kuri yra kūrybinio pobūdžio, yra itin sunki, tačiau išauga tokio darbuotojo savarankiško darbo organizavimo aktualumas.

3. Organizacijoms tampa norma, ne reta išimtimi, nuolatiniai reikšmingi veiklos pokyčiai – naujų produktų kūrimas, žengimas į naujas rinkas, naujų įrankių ir valdymo sistemų diegimas. Atitinkamai aukščiausiems vadovams ir organizacijos specialistams tampa norma nuolat didinti sprendžiamų užduočių skaičių ir apimtis, būtinybė nuolat rasti laiko rezervų projektų įgyvendinimui, kurie leistų organizacijai nuolat tobulėti.

Paprastai laiko valdymo technologijų naudojimą ar nenaudojimą organizacijos vadovybė paliko darbuotojo nuožiūra. Todėl mokslinėje vadyboje savitvarkos ir asmeninio darbo organizavimo klausimai buvo liečiami palyginti retai. Mokslo vadybos klasikai, pavyzdžiui, F.W. Tayloras pirmą kartą iškėlė klausimą apie centralizuotą asmeninio darbo organizavimo technologijų diegimą, daugiausia nagrinėdamas fizinį darbą.

XX amžiaus 20-aisiais. Centrinio darbo instituto direktorius A. K. Gastevas mechaniniam požiūriui tokiame įvade „iš viršaus“ priešinosi „organizacinės darbo bacilos“ idėja, skatinančia organizacijos darbuotoją savarankiškai tobulinti darbo procesus. „Vremya“ lygos pirmininkas P. M. Keržencevas perkėlė dėmesį nuo bendro darbo organizavimo į laiką, ėmė tai laikyti vienu svarbiausių organizacijos ir darbuotojo išteklių.

Galiausiai Vakarų vadybos teorijos klasikas P. Druckeris, atkreipdamas dėmesį į kūrybinio ir vadybinio darbo valdymo sudėtingumą „iš viršaus“, neįtraukiant savarankiškos darbuotojo iniciatyvos, pagrindiniu uždaviniu išskyrė vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumo didinimą. valdymui XXI amžiuje.

Taigi organizacijos darbuotojo laiko valdymo klausimo istorijoje galima išskirti dvi pagrindines tyrimų šakas: klasikinį laiko valdymą ir bendrojo valdymo sritis, vienaip ar kitaip paliečiančias asmeninio darbo organizavimo klausimus. Plėtros metu šios šakos susilieja, todėl natūralu kelti klausimą apie laiko valdymo įtraukimo į įmonės valdymą metodų kūrimo klausimą.

Įmonės laiko valdymas – tai technologijų visuma, skirta laiko valdymo metodams „įterpti“ į organizacijos valdymo sistemą.

Taigi, jei įmonės valdymas yra „iš viršaus į apačią“ kelias, nuo sistemos sukūrimo iki jos elementų efektyvumo, ypač efektyvaus darbuotojo laiko panaudojimo, tai asmeninis laiko valdymas yra kelias „iš apačios į viršų“, nuo asmeninis darbuotojų efektyvumas didinant efektyvumą.padaliniai ar organizacijos.

RUSIJOS SBERBANK LAIKO VALDYMO ĮMONĖS STANDARTŲ ANALIZĖ

Įmonės laiko valdymas leidžia paversti asmeninį darbuotojų laiko valdymą įmonės efektyvumo didinimo įrankiu.

Įmonės laiko valdymas sujungia du požiūrius – asmeninį laiko valdymą ir įmonės darbo organizavimą. Laiko valdymo diegimo užduotis šiuo atveju yra atsakymas į klausimą: "Kaip padidinti įmonės ir darbuotojų valdomumą, neprarandant privalumų, suteikiančių žmonių laisvę ir iniciatyvą?"

Įmonės laiko valdymo samprata

"Vadybos uždavinys XXI amžiuje – išmokti valdyti vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumą“ (P. Druckeris Archangelskis G.A. Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros / G.A. Archangelskas. - 2 leidimas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2005. - 442 p. )

Pirmą kartą įmonės laiko valdymo temą monografijoje išsakė G.A. Archangelskio „Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros“ 2003 m. Nuo tada centralizuoto korporatyvinio laiko valdymo technologijų diegimo idėja tapo pripažintu poreikiu vis daugiau įmonių ir organizacijų.

Laiko valdymas iš pradžių buvo sukurtas kaip praktinė disciplina, kurią labiau plėtojo vadybos konsultantai nei akademikai. Nemažai šalies ir Vakarų vadybos specialistų sukūrė praktines planavimo technologijas, siūlydami jas praktikuojantiems vadovams knygų ir mokymo kursų forma. Paprastai laiko valdymo technologijų naudojimą ar nenaudojimą organizacijos vadovybė paliko darbuotojo nuožiūra. Todėl mokslinėje vadyboje savitvarkos ir asmeninio darbo organizavimo klausimai buvo liečiami palyginti retai. Mokslo vadybos klasikai, pavyzdžiui, F.W. Taylor, pirmiausia iškėlė klausimą centralizuotas asmeninio darbo organizavimo technologijų diegimas, daugiausia atsižvelgiant į fizinį darbą. XX amžiaus 20-aisiais. Centrinio darbo instituto direktorius A.K. Mechanistinį požiūrį tokiame įvade „iš viršaus“ Gastevas supriešino su „organizacinės-darbo bacilos“ idėja, kuri skatina organizacijos darbuotoją savarankiškai tobulinti darbo procesus. Lygos „Time“ pirmininkas P.M. Keržencevas perkėlė dėmesį nuo bendro darbo organizavimo į laiką, ėmė jį laikyti vienu svarbiausių organizacijos ir darbuotojo išteklių.

Įmonės laiko valdymas- technologijų rinkinys, skirtas laiko valdymo metodams „įterpti“ į organizacijos valdymo sistemą.

Taigi, jei įmonės valdymas yra „iš viršaus į apačią“ kelias, nuo sistemos kūrimo iki jos elementų efektyvumo, ypač efektyvaus darbuotojo laiko panaudojimo, tai asmeninis laiko valdymas yra kelias „iš apačios į viršų“, nuo asmeninio darbuotojų efektyvumą didinant efektyvumą.departamentai ar organizacijos.

Laiko valdymas klasikine šio žodžio prasme apima visą planavimo technologijų rinkinį, kurį naudoja organizacijos darbuotojas. savarankiškai pagerinti darbo laiko panaudojimo efektyvumą. Tuo pačiu metu laiko valdymo naudojimas nėra privalomas. Pastaraisiais metais vis daugiau organizacijų suprato, kad reikia centralizuoto korporacinio laiko valdymo technologijų diegimo.

Vlasova Daria Aleksandrovna

5 kurso studentas, Ekonomikos, organizavimo ir gamybos valdymo katedra, TSOGU, Tiumenė

E- Paštas: vlasova- darja@ Paštas. lt

Simarova Irina Sergeevna

mokslinis patarėjas, Ekonomikos, organizavimo ir gamybos valdymo katedros asistentas, TSOGU, Tiumenė

Kaip pagerinti personalo efektyvumą, kai materialinės motyvacijos įrankiai nustoja veikti? Kaip gauti maksimalią naudą Bendrovei iš darbuotojo apmokamo laiko? Tai viena iš svarbiausių užduočių, su kuria susiduria kiekviena įmonė. Šių problemų sprendimas – įmonės laiko valdymo sistemos įdiegimas.

Laiko valdymas (TM) – laiko organizavimo ir jo panaudojimo efektyvumo didinimo technologija.

Asmeninio laiko valdymo technologijos iš pradžių buvo sukurtos laisvam naudojimui žmonių, orientuotų į asmeninį efektyvumą, tačiau laikui bėgant TM įrankiai įrodė savo efektyvumą įmonių kultūrose.

Asmeninio laiko valdymo įrankiai apima:

1. Laiko matavimas – laiko sąnaudų tyrimo metodas fiksuojant ir išmatuojant atliekamų veiksmų trukmę. Laikas leidžia atlikti laiko „auditą“ ir „inventorizaciją“, nustatyti „laiko švaistytojus“.

2. Dramblys – tai didelės ir didelės apimties užduotys, kurias reikia atlikti dalimis (vaizdžiai tariant, „suvalgyti dramblį gabalėliais-kepsniais“).

3. Varlė – tai smulkūs ir nemalonūs dalykai, kuriuos reikia padaryti kuo greičiau.

4. Šveicariškas sūris – principas, kuriuo vadovaujantis reikia pradėti projektą ne eilės tvarka, o iš pačios paprasčiausios ir suprantamiausios vietos.

TM įvedimo į įmonės kultūrą procesas galimas dviem būdais.

Pirmasis būdas – įgyvendinimas „išorėje“, t.y. specializuotos konsultacinės įmonės, kuri išanalizuos darbo eigą, surengs mokymus ir pasiūlys paruoštus sprendimus, įtraukimas. Įmonės, kurioje dirba apie 100 darbuotojų, išlaidos sieks 3-4 milijonus rublių. Laiko valdymo mokymų vedimas pastebimai pakeičia bendrą problemos supratimą, suteikia impulsą efektyvios įmonės kultūros kūrimui. Bet akivaizdu, kad TM-treniruotės, ne izoliuotos, o įtrauktos į tam tikrą įmonės mokymo sistemą, yra dar efektyvesnės.Palyginkime įmonės treniruotes laiko planavime su lankymusi fitneso klube. Be jokios abejonės, net viena treniruotė yra naudinga sveikatai ir fiziniam pasirengimui palaikyti. Tačiau norint pasiekti aukštų rezultatų, reikia sistemingos treniruočių programos, parengtos individualiai, atsižvelgiant į kūno ypatybes; reikia asmeninio trenerio turėtų būti griežtas treniruočių grafikas, kuris motyvuotų reguliariai lankytis kūno rengybos klube.

Antrasis metodas apima TM įvedimą „iš vidaus“ ir susideda iš kelių žingsnių.

1. Būtina įvesti vadinamąją TM-bacilą – (pagal Glebo Archangelskio, laiko valdymo srities eksperto, Laiko organizavimo įmonės generalinio direktoriaus, knygų apie laiko valdymą autorių, apibrėžimą) – tai yra racionalių ir emocinių idėjų ir nuostatų, susijusių su laiku ir efektyvumu, rinkinys, „įmestas“ į organizaciją, „įskiepytas“ į įmonės kultūrą ir sukuriantis joje analogą to, kas asmeniniame darbe vadinama „į efektyvumą orientuotu mąstymu“, t.y. efektyvumo troškimas, „įsiūtas“ į žmonių mąstymą, o ne tik nustatytas formaliose procedūrose.

TM bacilos veikimo mechanizmas – tai pradinio susidomėjimo racionaliu asmeninio (nepakeičiamo ir labai riboto) laiko valdymu sukūrimas, kuris veda į žmonių supratimą apie būtinybę optimizuoti įmonės procedūras ir veiklos schemas, taip pat į savarankišką veiklą. žmonių darbas šia kryptimi, be spaudimo „iš viršaus“. Sąvoka „TM-bacila“ siekia rusų darbo organizavimo klasiko A.K. Gastevo „organizacinės-darbo bacilos“, kuri jungiasi prie jo „darbo aplinkos“ sampratos, noro plėtoti ir tobulinti veiklą, kurią reikia skiepyti. darbuotoją, be to, kad reikia išmokyti tiksliai vykdyti standartą („instrukcijų kortelė“). Šiam žingsniui įgyvendinti Bendrovėje reikalingi du vidiniai treneriai, apmokyti TM kursuose (kainuoja 60-80 tūkst. rublių), kurie asmeniniu pavyzdžiu demonstruos priemonių efektyvumą ir išmokys šių priemonių savo kolegas. Siekiant pagerinti darbuotojų mokymo efektyvumą, instruktoriai turėtų būti iš skirtingų hierarchinių lygių.

2. Žingsnyje „Terminologija“ įvedami rašytiniai arba sakytiniai terminai. Pavyzdžiui, „skubi užduotis“ gali turėti kelias reikšmes: turintis tam tikrą datą, skubus arba beveik vėluojantis („prireikė vakar“). Dažnai didžioji dalis darbuotojų laiko praleidžiama šiam neatidėliotinam darbui kabutėse, o šių reaktyvių pastangų rezultatai su 80% tikimybe tampa nereikšmingi arba guli ant darbastalių be pretenzijų.

3. Įvedus terminiją, suformuluojamos organizacijos taisyklės, „surašomos“ įmonių reglamentų sistemoje, arba neformalių komandinių susitarimų forma. Jie skiriasi taip: susitarimai yra „geros manieros“ vienas kito laiko atžvilgiu; nuostatai – susitarimai, kurių įgyvendinimas remiamas bet kokiomis sankcijomis. Susitarimai gali būti skirtingi, pavyzdžiui, paprastos taisyklės, kurias patvirtino Wimm-Bill-Dann:

1) Skaičiuokite laiką kaip pinigus. Būkite pasirengę tam, kad laiku prarasite pinigus už klaidą;

2) telefonu - skubiai, likusieji - paštu;

3) viską, ką gali – daryk pats. Ateik ne su klausimu, o su sprendimais;

4) nesistenkite perkelti savo problemos kitam. Būkite pasirengę išgirsti tvirtą „ne“;

5) siųsdami el. laišką būtinai nurodykite tikrąją laiško temą ir svarbą;

6) vėluoti yra blogis. Bet jei jau vėluojate – perspėkite;

7) bet kuriame prašyme nurodyti faktinius terminus. „Neišpūsk“ jų kaip kainos turguje;

8) kritikuojate – pasiūlykite savo sprendimą. Kritika be sprendimo varianto nepriimama;

9) nevalgyti darbo vietoje, nes maisto kvapas gali ką nors atitraukti arba erzinti;

10) du kartus per dieną, 12:00 ir 16:00, visi išeina iš biuro 15 minučių, kad išvėdintų kambarį;

11) jei žmogui reikia 1-2 valandų laiko svarbiems darbams atlikti ir niekas jo neblaško, jis užsideda raudoną vėliavėlę ant darbo stalo. Visi jo kolegos apie tai žinos ir jo neblaškys.

4. „Įrankių“, kurie „neleidžia daryti neteisingai“ ir diktuoja veiksmų eigą, įvedimas. Įrankių, įterptų į įmonės kultūrą, pavyzdžiai:

paprastas vieno iš bankų instrumentas, kuris niekur neįrašytas, bet visiems gerai žinomas. Posėdžių salėje yra krištolinė vaza, vėluojantis į susirinkimą turi įdėti 500 rublių, o surinkti pinigai siunčiami į įmonių kultūros renginių fondą;
komandinio darbo su valstybinėmis įstaigomis įrankis, kuris standartizuotas vienoje iš ne pelno organizacijų. Gerai matomoje vietoje buvo įrengtas stendas, kuriame į komitetą ar ministeriją su rimta užduotimi vykstantis darbuotojas prie likusių priklijuoja lipduką su atitinkamu užrašu. Jo kolegos prideda lipdukų su „mažomis“ atsitiktinėmis užduotimis „apie ką nors informuoti Ivanovą“, „atimti iš Petrovo dokumentus“. Dėl to buvo galima žymiai sumažinti kelionėms skirtą laiką, efektyviai įvesti naują taisyklę į komandinį darbą be formalių nuostatų;
priemonė strateginiams tikslams pasiekti. Skyriuje gerai matomoje vietoje pastatomas informacinis stendas: viršuje parašyta pagrindinė skyriaus užduotis mėnesiui (ketvirčiui, metams); žemiau yra lipdukai su mažesnėmis užduotimis, kurios padės įgyvendinti bendrą tikslą; pačioje apačioje yra keli vokai su darbuotojų pavardėmis. Kiekvienas darbuotojas, baigęs pagrindinį darbą, paima jam „per sunkų“ lipduką ir pradeda atlikti šią užduotį, rezultatą derina su viršininku, patvirtinus įdeda lipduką į voką su savo pavarde ir užduoties dalis – specialiame aplanke. Mėnesio (ketvirčio, metų) pabaigoje vadovo nuožiūra darbuotojui, kuris labiausiai prisidėjo prie skyriaus pagrindinio tikslo siekimo, suteikiamas 1-2 dienos mokamo poilsio.

Asmeninių priemonių pavyzdžiu gali būti kasdieniame darbe naudojami specialiai sukurti įvairaus formato dienoraščiai, kuriuose yra visos reikalingos priemonės asmeniniam laikui tvarkyti; naudojant laiko ir užduočių valdymo įrankius MSOutlook.

Norint nuolat tobulinti įmonės TM sistemą, būtina kartą per 3-4 mėnesius rengti susitikimus, kurių trukmė neviršija 1 valandos, aptarti naujas darbo efektyvumo didinimo priemones.

TM diegimo įmonėse patirtis (MDM Bank, Alfa Bank, Megafon-Povolzhye, RusAl ir kt.) parodė, kad darbuotojų efektyvumas baigus mokymus minimaliomis sąnaudomis išaugo 10-20%.

Gana sunku apskaičiuoti TM ekonomiškumą, tačiau jei Bendrovės pelnas po TM įvedimo padidės 0,5%, tai tokia suma, pavyzdžiui, kai kuriai naftos ir dujų įmonei bus daugiau nei 25 mln. per metus, o tai gerokai viršija išlaidas.

Taigi TM reikia diegti į įmonių korporacines kultūras, taip pat skatinti TM kurso įtraukimą į mokymo planas universitetai.

Konkurencingoje aplinkoje laikas tampa svarbiu veiksniu, įtakojančiu įmonės sėkmę, todėl laiko valdymas yra nepakeičiamo resurso taupymo įrankis. Korporacinės TM rezultatas yra tas, kad yra daugiau laiko, yra galimybė daugiau nuveikti, daugiau uždirbti ir „nemokėti už darbuotojus, vaikštančius po parduotuvę“, kaip sakė amerikiečių pramonininkas Henry Fordas.

Bibliografija:

Archangelskis G. A. Laiko organizavimas. Nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros: monografija. – M.: Piteris, 2008. – 448 p.
Arkhangelsky G. A. Įmonės laiko valdymas: sprendimų enciklopedija. - M.: Alpina Business Books, 2008. - 160 p.

Poreikis įmonėje įgyvendinti laiko valdymą
Įmonės laiko valdymo pagrindas ir apibrėžimas
Laiko valdymas korporatyvinio universiteto programoje
TM įgūdžių diagnostika ir sertifikavimas
TM-sertifikavimo metodika
Įmonės TM standartai
Tolimesnių tyrimų nurodymai

„Vadybos uždavinys XXI amžiuje – išmokti valdyti vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumą“.

P. Druckeris

Pastaraisiais metais vis daugiau organizacijų suprato, kad reikia centralizuoto korporacinio laiko valdymo technologijų diegimo.

7.1. Poreikis įmonėje įgyvendinti laiko valdymą

Poreikis įgyvendinti įmonės laiko valdymą atsiranda dėl šių veiksnių:

1. Didėjantys ekonominės aplinkos pokyčių tempai reikalauti didesnių įgaliojimų perdavimo organizacijos darbuotojams, operatyvaus jų savarankiškų sprendimų priėmimo ir savarankiško jų darbo organizavimo bei planavimo.

2. Didėja nematerialiojo turto dalis organizacijos vertėje; pagrindinių aukščiausio lygio vadovų ir specialistų veikla tampa pagrindiniu veiksniu, lemiančiu vis daugiau įmonių sėkmės. Tuo pačiu metu išorinė darbuotojo veiklos kontrolė, kuri yra kūrybinio pobūdžio, yra itin sunki, tačiau išauga tokio darbuotojo savarankiško darbo organizavimo aktualumas.

3. Organizacijoms tampa norma, o ne reta išimtimi nuolatiniai reikšmingi veiklos pokyčiai— naujų produktų kūrimas, įėjimas į naujas rinkas, naujų įrankių ir valdymo sistemų diegimas. Atitinkamai aukščiausiems vadovams ir organizacijos specialistams tampa norma nuolat didinti sprendžiamų užduočių skaičių ir apimtis, būtinybė nuolat rasti laiko rezervų projektų įgyvendinimui, kurie leistų organizacijai nuolat tobulėti.

7.2. Įmonės laiko valdymo pagrindas ir apibrėžimas

Paprastai laiko valdymo technologijų naudojimą ar nenaudojimą organizacijos vadovybė paliko darbuotojo nuožiūra. Todėl mokslinėje vadyboje savitvarkos ir asmeninio darbo organizavimo klausimai buvo liečiami palyginti retai. Mokslo vadybos klasikai, tokie kaip F. W. Taylor, pirmiausia iškėlė klausimą apie centralizuotas asmeninio darbo organizavimo technologijų diegimas, daugiausia atsižvelgiant į fizinį darbą.

Įmonės laiko valdymas– technologijų rinkinys, skirtas laiko valdymo metodų „įterpimui“ į organizacijos valdymo sistemą.

7.3. Laiko valdymas korporatyvinio universiteto programoje

Pirmas žingsnis įgyvendinant įmonės laiko valdymą paprastai yra mokymas. Tačiau įprastos treniruotės neduoda maksimalių rezultatų, jei jos nėra lydimos tam tikros veiklos prieš ir po mokymų, jei jos nepadaromos logišku įmonės mokymo sistemos elementu. Pateiksime tokio laiko valdymo įtraukimo į korporatyvinio universiteto programą ar technologiją mokymo centras tikro projekto pavyzdžiu.

Natalya Bekker, Wimm-Bill-Dann korporatyvinio universiteto vadovė, sako:

„Kurdami verslo universitetų programą, pirmajame mokymų etape nustatėme keturis pagrindinius įgūdžius, kurių reikia mūsų vadovams: vadybinius įgūdžius, derybas, pristatymus ir laiko planavimą. Dalyvavimas mokymo programoje yra ne tik savanoriškas, bet ir tam tikra prasme privilegija.
Įmonės darbuotojas turi pagrįsti savo dalyvavimo programoje poreikį. Tai labai padidina motyvaciją mokytis.

Laiko valdymo mokymai verslo universitete vyksta pagal šią schemą:

1) mokymų dalyviai užpildo profiliavimo anketas, kurios leidžia įvertinti jų TM kompetencijos lygį ir padaryti mokymus labiau individualizuotus;

2) vykdomi dviejų dienų mokymai pagal programą „Laiko valdymas: lankstūs metodai“, pritaikytą įmonės veiklos specifikai. Maskvoje mokymus veda įmonės „Time Organization“ specialistai; regionuose - įmonių treneriai, baigę specialų mokymo kursą;

3) mokymų metu dalyviai pradeda dirbti su autoriniu vadovu „Mokymų organizatorius“, kuris yra savotiška „laiko valdymo pamoka“. Jame yra paprasti pratimai ir tuščios lentelės, kurios leidžia konsoliduoti mokymo medžiagą. Po mokymų dalyvis nelieka „vienas prieš vieną“ su laiko valdymu, jis turi aiškų veiksmų algoritmą;

4) praėjus mėnesiui po mokymų, atliekamas 4 valandų po treniruotės. Joje analizuojamos pirmojo laiko valdymo taikymo etapo sėkmės ir nesėkmės. Visų pirma, visi dalyviai, visiškai baigę „Mokymų organizatorius“, gauna prizą – knygą „Laiko važiavimas“;

5) praėjus keliems mėnesiams po kurso, dalyviai rašo rašinius, atspindinčius jų darbo organizavimo pokyčius.

Tokia schema gali žymiai padidinti mokymo efektyvumą. Kiekviename etape korporatyvinis universitetas aktyviai bendrauja su darbuotoju, jo vadovu ir TM treneriu, kad visi išnagrinėti metodai rastų realų pritaikymą. Vienas kurioziškų šalutinių mokymų padarinių – aukštesnio lygio vadovai, matydami aiškias pavaldinių sėkmes organizuojant laiką, patys išreiškia norą dalyvauti panašiuose mokymuose.

Štai ką Timaševsko pieno kombinato skyriaus vedėjas Jevgenijus Ivanovas rašė savo esė po kurso:

Buvau pakeltas į informacinių technologijų skyriaus vedėjo pareigas. Šiuo atžvilgiu, lyginant su anksčiau atliktais darbais, reikšmingai išsiplėtė pareigų ir įgaliojimų spektras. Ne visas pavestas užduotis pavyko atlikti laiku, tekdavo gerokai vėluoti darbe, dėl to šeimoje kilo konfliktai.
Po asmeninio efektyvumo mokymų pirmas dalykas, kurį padariau, buvo pradėti reguliarų laiką. Dėl to buvo nustatyti laiko grimzlės, gauta laiko sąnaudų struktūra, atsirado objektyvūs duomenys, kokios atvejų grupės kiek laiko sunaudoja. Taip pat MS Excel programoje sukūriau savo organizatorių, kuriame nubrėžiau einamųjų metų laikotarpio tikslus, strategines, taktines ir operatyvines užduotis, sudariau dvimatį darbo savaitės grafiką, sukūriau puslapį įprastoms užduotims atlikti. Kiekvienas skyriaus darbuotojas turi savo puslapį, kuriame įrašomos darbuotojo užduotys ir atlikimo pažyma. Ši byla labai padeda organizuoti mano ir skyriaus darbą. Dauguma suplanuotų bylų gali būti užbaigtos laiku.
Didelės, „svarbios, bet ne skubios“ užduotys gerokai pasislinko, pavyzdžiui, gamykloje įdiegti programinės įrangos licencijų valdymą, o tam prireikė daugybės priemonių. Pagerintas gebėjimas matyti didelių užduočių dalis, nustatyti jų sprendimo prioritetus. Dėl to gali būti išspręstos didelės, atrodytų, didžiulės užduotys.

7.4. TM įgūdžių diagnostika ir sertifikavimas

Kitas žingsnis po laiko planavimo mokymo sistemos organizavimo – laiko valdymo diagnostika skyriuose ir darbuotojų TM įgūdžių atestavimas.

Diagnostika atliekama klausimyno forma pagal kelis pagrindinius kriterijus. Rezultatas yra TM profilio konstravimas – paprasta diagrama, kuri atspindi situaciją įmonėje ar padalinyje visais laiko valdymo aspektais (7.1 pav.).

Profilis sukurtas remiantis duomenimis, gautais iš vadovų komandos apklausos trijose pagrindinėse laiko valdymo diegimo įmonėje srityse:

asmeninis laiko planavimas – vidutinis šios vadovų grupės laiko planavimo įgūdžių laipsnis;
komandos laiko valdymas – horizontalios TM sąveikos kokybė komandoje;
įmonės laiko valdymas – tai vadovo ir jo pavaldinių TM sąveikos kokybė.

Sukurto TM profilio analizė leidžia nustatyti probleminius TM komponentus kiekvieno darbuotojo, skyriaus ir visos organizacijos kasdienėje veikloje. Antrosios apklausos atlikimas (baigus mokymus) leidžia įvertinti jos efektyvumą.

Ryžiai. 7.1. OJSC "Bank24.ru" - aukščiausio lygio vadovų komandos TM profilis

TM diagnostika leidžia įvertinti bendrą vadovų komandos TM įgūdžių turėjimą. Technika gali būti naudojama kartu arba atskirai TM sertifikatai, kuri padeda įvertinti kiekvieno vadovo ar specialisto asmeninius TM įgūdžius.

„Plėtodami verslą priėjome prie išvados, kad nedidinant įmonės vidinio efektyvumo ir, visų pirma, asmeninio efektyvumo, sparti plėtra ir pergalė itin konkurencingoje srityje yra neįmanomi. Asmeniškai man labai padėjo mokymų organizatoriaus naudojimas, ši priemonė man pasirodė kaip tik - viskas sukramtyta ir paruošta naudoti iš karto, tačiau yra galimybė viską pakoreguoti patiems.
Iki šiol visi mūsų banko darbuotojai yra praėję korporacinius laiko valdymo mokymus. Nuosekliai, žingsnis po žingsnio, visus darbuotojus mokėme laiko valdymo pagrindų. Keista, kad darbuotojai šią studiją suvokė ne kaip „kažką implantuoto iš viršaus“, o kaip tik kaip galimybę išmokti „meno būti laiku“, kurio įvaldymo poreikis jau senokai. Tuo pačiu metu buvo vykdoma laiko valdymo diagnostika aukščiausio lygio vadovų lygiu ir padaliniuose bei personalo TM įgūdžių atestavimas.
Bank24.ru pirmoji iš Rusijos kredito įstaigų gavo ISO 9001:2000 tarptautinių kokybės standartų atitikties sertifikatą. Pasirengimo atestacijai procesas parodė, kad TM tapo geru mūsų draugu ir pagalbininku. Šiandien laiko valdymas yra įmonės standartas visiems banko darbuotojams.
Dyakonovas B., mokslų daktaras. ped. Sci., OJSC Bank24.ru vykdomasis direktorius.

„Dešimt laiko valdymo įsakymų“

Diagnostinis TM profilis sukurtas remiantis dešimties pagrindinių kriterijų balais, apimančiais visus pagrindinius laiko valdymo aspektus. Skaičius „dešimt“ buvo pasirinktas atsižvelgiant į tai, kad kiekvienas kriterijus lyginamas su „laiko valdymo įsakymu“. Kaip sakė vienas įmonės TM projekto vadovas, „kažkas turi likti viską pamiršus“. Tokia „sausa liekana“ turėtų būti „Dešimt laiko valdymo įsakymų“ (7.1 lentelė).

7.1 lentelė. Laiko valdymo kriterijai ir įsakymai

TM kriterijai	TM įsakymai
Užduočių ir informacijos materializavimas ir matomumas	Materializuokite mintis ir užduotis. Būdami „galvoje“, jie nevaldomi
Rezultatų, laiko ir efektyvumo išmatavimas	Jei nori tvarkytis, pamatuok. Valdykite remdamiesi faktais, o ne nuomonėmis.
Nuoseklumas, nuoseklumas, darbo koordinavimas	Susisteminti darbą: vienyti pagal reikšmę, struktūrą. Nėra sistemos – nėra rezultato
Veiklos lankstumas, planavimo paprastumas, reagavimas	Planuokite kuo paprasčiau ir lanksčiau. Padidinkite savo reagavimą į pokyčius
Orientuotas į tikslą, apibrėžta kryptis	Suformuluokite tikslus. Įvertinkite bet kokį veiksmą pagal jo indėlį siekiant tikslų.
Prioritetų nustatymas, dėmesys esminiams dalykams	Pažymėkite svarbiausią. Pradėkite nuo to, duok geriausias laikas ir jėga
Orientacija į investicijas, plėtrą	Investuokite laiką į ateitį. Tai padaryti labai sunku, bet apsimoka
Vykdymo savalaikiškumas	Pasinaudokite geromis progomis. Planas yra priemonė tai padaryti, o ne tikslas savaime
Vykdymo valdomumas	Sukurkite deleguotų užduočių ir veiklos stebėjimo apžvalgą. Visi turėtų žinoti, kad jūs „nieko nepamiršite“ ir visada pasieksite savo norą
Eksploatacijos paprastumas	Tvarkyti savo darbo krūvį; dirbti „mažiau, bet protingiau“. Vadovas, varomas kaip arklys, netinka
Dėmesys efektyvumui	Ugdykite „laiko pojūtį“ ir „efektyvumo jausmą“. Likusi dalis seks

Trumpai pažvelkime į kiekvieną kriterijų atskirai.

1. Materializacija. Efektyvus laiko valdymas prasideda nuo užduočių, minčių, planų, susitarimų materializavimo. Visų užduočių buvimas išorinėje laikmenoje (pageidautina elektroninėje) leidžia išlaisvinti mąstymą dėl prioritetinių asmeninio darbo klausimų ir sutrumpinti informacijos paieškos laiką. Komandos laiko valdyme materializavimas padeda išvengti „neabejotinumo nuo netvarkingumo“, lengva užduotis perkelti horizontaliai. Visų pirma, gerai organizuotas užduočių materializavimas sumažina daugybę su darbuotojų atleidimu susijusių rizikų. Išėjęs į pensiją darbuotojas gali pasiimti su savimi popierinį dienoraštį su naudingais kontaktais, tačiau negalės išsinešti MS Outlook sukurtos užduočių peržiūros sistemos, sutvarkytos pagal tam tikras, gerai žinomas taisykles.

2. Išmatuojamumas. Kiekybinio rodiklių matavimo poreikis bendrame valdyme yra praktiškai aksioma. Tas pats pasakytina apie asmeninio ir komandos laiko valdymą. Tik objektyvių kiekybinių rodiklių įvedimas leidžia tikrai sistemingai valdyti laiką. Paprastai laiko apskaitos rodikliai naudojami analizuojant praleistą laiką. Pavyzdžiui, „laiko dalis prioritetinėms užduotims“, „laikas, praleistas užduotims, kurias jis pats atliko, nors galėjo deleguoti“.

Vykdydamas korporacinį projektą įmonių grupėje „MC-Bauchemie-Russia“, kuri yra viena iš trijų Rusijos statybinių mišinių rinkos lyderių, vieno padalinio vadovas ieškojo būdo „motyvuoti“ savo pavaldiniams savarankiškai diegti laiko valdymą, įveikti natūralų nepasitikėjimą naujomis technologijomis. Suveikė paprastas triukas. Gerai matomoje vietoje buvo pakabintas popierius, ant kurio darbo dieną buvo surašytos pagrindinės per dieną išspręstos užduotys. Dienos pabaigoje raudonai buvo pažymėtos „skubios“ užduotys, kurių dažnai būdavo daugiau nei 50 proc. Šis paprastas matuoklis leido darbuotojams vaizdžiai parodyti profilaktinės priežiūros svarbą, kuriai laikas anksčiau buvo skiriamas sunkiai. Be to, patys darbuotojai sudarė planinių prevencinių darbų grafiką ir pasiskirstė atsakomybes už jo įgyvendinimą. Paprasto skaitiklio dėka žmonės suprato, kad šiandien pelningiau investuoti valandą į gaisro prevenciją, nei rytoj skirti savaitę herojiškų pastangų jam gesinti.

3. Nuoseklumas. Asmeniniame darbe šiuo kriterijumi vertinamas užduočių ir projektų nuoseklumas, jų sąveikos „sinerginis poveikis“. Komandos laiko valdyme tai yra vienas iš pagrindinių kriterijų, atsakantis į klausimą: „Ar komanda yra vientisas subjektas, kurio našumas yra didesnis nei kiekvieno komandoje esančio vadovo rezultatų suma?

4. Lankstumas. Laiko valdymas dažnai tapatinamas su sunkiu planavimu, „savo planavimu iki minutės“. Tačiau planas nėra savitikslis. Tiek asmeninio, tiek komandinio darbo planai turėtų būti kuo paprastesni, lankstesni, kad būtų lengva „pagauti“ atsirandančias galimybes.

5. Orentuotas į tikslą. Veikla gali būti audringa reakcija į išorinius dirgiklius arba aiški loginė užduočių seka, kurių kiekviena siekia aiškiai suformuluotų tikslų. Komandiniame darbe šis kriterijus įvertina tikslų aiškumą visiems komandos nariams ir jų judėjimo viena kryptimi nuoseklumą.

6. Prioritetų suteikimas.Šis kriterijus leidžia įvertinti „darbo krūvio“ laipsnį, laiko, skiriamo prioritetinėms užduotims, dalį. Kaip taisyklė, būtent prioritetų nustatymo kryptimi yra veiksmingiausi veiksmai ankstyvosiose laiko valdymo įgyvendinimo stadijose. Juk beveik bet kuri organizacija puikiai žino „suklysčio“ problemą, kuri pagal kažkokį nesuprantamą gamtos dėsnį visada auga.

7. Investicijos. Bet kuri užduotis, atliekama asmeniniame ar komandiniame darbe, gali duoti rezultatų. Tačiau ji didesniu ar mažesniu mastu gali padėti plėtrai, sukurti naujų galimybių ateities rezultatams. Idealiu atveju visos užduotys yra skirtos plėtrai, sukuria „investiciją į ateitį“.

Įmonės TM projekte Sibiro banke OJSC „Omskbank“ į valdybos posėdžių praktiką buvo įvestas privalomas „15 minučių laiko planavimui“. Šių TM susitikimų metu valdybos pirmininkas dalijasi savo patirtimi, kaip asmeniškai įsisavina kitą „Mokymų organizatoriaus“ įrankį, ir gauna aukščiausio lygio vadovų mini ataskaitas apie jų žengtus TM žingsnius. Vienas iš valdybos pirmininko pavaduotojų reguliariai rengia panašius susitikimus su viduriniosios grandies vadovais. Taigi galima išspręsti vieną iš laiko valdymo problemų: „Kaip paskirstyti laiką laiko organizavimui?

8. Savalaikiškumas. Pagal šį kriterijų įvertinamas tiek užduočių atlikimo terminų laikymasis, tiek su sunkiais laikais nesusietų projektų įgyvendinimo savalaikiškumas, o tai įmanoma tik turint lanksčią planavimo sistemą, greitai reaguojančią į atsirandančias palankias galimybes.

9. Valdomumas. Jei nustatote užduotį pavaldiniui arba dėl ko nors susitarėte su kolega, kiek galite būti tikri vykdydami? Ar reikia daug kartų priminti apie šią užduotį?

Vykdydamas TM projektą, Comstar Telecommunications komercijos skyrius parengė paprastas Excel formas, skirtas sekretoriui valdyti užduotis, įskaitant sekretoriaus nuostatus, užduočių valdymo formas ir projekto (proceso) stebėjimo formas. Įvesta sekretorės informacijos rinkimo tvarka - naudojamas elektroninis paštas, žodiniai komercijos direktoriaus įsakymai, posėdžių metu ir po darbo valandų padarytų balso įrašų transkripcija. Tam tikru dažnumu sekretorė, vadovaudamasi nuostatomis, iš vykdytojų renka informaciją apie užduočių ir projektų būklę, kad ji atsiskaitytų aukščiausiajam vadovui. Remiantis kito TM projekto etapo rezultatais, bendrovės komercijos direktorius „Excel-sistemą sekretoriui“ įvardijo kaip vieną iš trijų geriausių rezultatų kartu su diktofono ir strateginės peržiūros sistemos įdiegimu. užduotys.

10. Lengvumas.Šiuo kriterijumi įvertinamas tiek asmeninio darbo, tiek santykių komandoje ir su pavaldiniais intensyvumo laipsnis. Idealiai sureguliavus asmeninį, komandos ir įmonės laiko planavimą, asmeninis darbas ir bendravimas su kolegomis nustoja „stresuoti“, nereikalauja nuolatinių skausmingų pastangų.

Be vertinimo pagal dešimt kriterijų, situacija vertinama pagal vieną vientisą kriterijų – „Dėmesys efektyvumui“, kuris apibūdina pagarbos savo ir kitų žmonių laikui apskritai lygį, klausimo svarbos suvokimą, 2015 m. jos „įgyvendinimas“ savaime suprantamų komandos sąveikos principų lygmeniu.

Duomenų patikimumo apklausa ir įvertinimas

Norėdami sukurti TM profilį, diagnozuoto padalinio darbuotojai atsako į anketos klausimus, kuriuose yra 33 „keli pasirinkimai“ (11 kriterijų, kiekvienas vertinamas 3 srityse). Laiko valdymo materializavimo asmeninėse ir komandinėse srityse vertinimo pavyzdį galima pamatyti lentelėje. 7.2.

7.2 lentelė. Diagnostinio klausimyno klausimų pavyzdys

1 kriterijus: Užduočių ir informacijos materializavimas ir matomumas
	1. Asmeninis laiko planavimas	2. Komandos laiko valdymas
	Beveik visos mano užduotys ir naudingos mintys (prasminga informacija ir pan.) egzistuoja lengvai matoma elektronine forma (MS Outlook, el. pašto ar atskirų failų pavidalu ir pan.)	Beveik visos užduotys kolegoms perduodamos elektroniniu būdu. Remiantis žodinių diskusijų rezultatais, pagrindinės mintys būtinai įrašomos ir siunčiamos.
	Dauguma mano užduočių ir minčių egzistuoja elektronine forma, nedidelė dalis (iki 20-30%) – popierine forma. Užduočių apžvalga yra gana paprasta ir patogi	Dauguma užduočių perkeliamos „horizontaliai“ elektronine forma, nedidelė dalis – popieriuje. Daugumos žodinių diskusijų rezultatai įrašomi raštu.
	Didžioji dalis mano užduočių ir minčių (70% ir daugiau) įrašyta popieriuje (dienoraštyje, atskirų dokumentų pavidalu), likusios – elektroninėje.	Dauguma užduočių pateikiamos popieriuje. Nereikšminga žodinių susitarimų dalis yra fiksuota
	Raštu neužfiksuojama iki 20-30% užduočių ir reikšmingos informacijos	Iki 20-30% užduočių (prašymų, susitarimų) perduodama „horizontaliai“ žodžiu
	Daugumą savo užduočių ir prasmingos informacijos saugau atmintyje	Dauguma užduočių atliekamos žodžiu
1 įsakymas: Materializuokite mintis ir užduotis. Būdami „galvoje“, jie nevaldomi

Analogiškai respondentas situaciją vertina pagal kitus kriterijus ir kryptis. Nesunku pastebėti, kad iš klausimų matomi „socialiai laukiami“ atsakymai. Šiame socialiniame lūkestyje, be akivaizdžių trūkumų (duomenų iškraipymas „teisingų“ atsakymų kryptimi), yra ir privalumų. Jie slypi tame, kad anketos forma realiai vykdomas TM principų diegimas į įmonės kultūrą. Lygindamas save su anketoje akivaizdžiu TM idealu, vadovas išbando šį idealą sau ir supranta, ko jis turėtų siekti. Tai labai svarbus metodologijos taikymo efektas: raštingumas laiko valdymo klausimais dažnai palieka daug norimų rezultatų tarp toli gražu ne paskutinių Rusijos įmonių vadovų.

Siekiant neutralizuoti socialinio lūkesčio poveikį, apklausa atliekama tik anonimiškai, visi dalyviai apie tai įspėjami. Profilį sudaro visa vadovų komanda ir jis nėra jokių „represijų“ pagrindas. Svarbu atsižvelgti į tai, kad TM-diagnostikos metodas nėra darbuotojų ar padalinių vertinimo metodas. Metodikos uždavinys – nustatyti prioritetines vadovų TM įgūdžių ugdymo ir jų komandinės sąveikos sritis.

„Išpūsti“ atsakymai nustatomi atliekant išsamią TM profilio ir atsako matricos analizę.

PAVYZDYS
Išrašas iš finansinio holdingo valdymo ataskaitos
« Aukšti balai pagal prioritetų nustatymą gali kilti abejonių, palyginti su žemomis investicijų normomis. Gali būti, kad trūksta komandos bendra idėja apie tai, kas yra „prioritetinė užduotis“. Galbūt prioritetas suprantamas kaip „skubus ir/ar privalomas/neišvengiamas“, bet ne „darbas siekiant strateginės perspektyvos, sukuriantis galimybes pasiekti naują kokybinį lygį“.

Kitas gana tipiškas pavyzdys, kai „viskas gerai“, tačiau išsami analizė rodo, kad tai nėra visiškai tiesa.

PAVYZDYS
Atkreipiamas dėmesys į analizėje įvardytą prieštaravimą tarp didelės dalies respondentų (50 proc.) aukšto komandos požiūrio į laiką vertinimo ir žemo „horizontaliai perkeltų“ užduočių atlikimo savalaikiškumo komandos sąveikoje vertinimo. pagal savalaikiškumo kriterijų.
Vertinimas „Laiko požiūris kolektyve geras“ fone „Gana dažnai kolegos nesilaiko sutartų terminų“ reiškia, kad komanda neturi aiškaus supratimo, kas yra „efektyvus komandinis darbas“.

Galiausiai, rezultatų patikimumo vertinimas atliekamas atliekant vidinių koreliacijų atsako matricoje analizę.

Be formalizuotų klausimų apie kriterijų rinkinį, anketoje taip pat yra šeši atvirojo tipo klausimai. Anketą pildančio vadovo prašoma savavališkai apibūdinti esamą ir pageidaujamą asmens, komandos ir įmonės laiko valdymo būklę.

PAVYZDYS
Naftos perdirbimo įmonės skyriaus vadovo asmeninio laiko planavimo būklės įvertinimas
Dabartinė.„Stengiuosi kažkaip susisteminti informacijos srautą ir planuoti savo veiklą. Kol kas lyg ir turiu laiko, bet bijau, kad šis upelis mane užgrius, o tada teks plaukti prieš srovę.
Norima.„Informacija įvedama – susisteminama – paskirstoma – vykdoma, aš pats sprendžiu pagrindinius klausimus planiniu režimu“.

Atvirieji klausimai leidžia patikslinti ir „papildyti“ spalvomis formalizuotoje anketoje gautus vertinimus. Pavyzdžiui, minėtu atveju vadovo atsakymai aiškiai koreliavo su žemais materializavimo, t.y. užduočių ir informacijos peržiūros bei investicijų rodikliais, t.y., gebėjimu skirti laiko ilgalaikėms užduotims, kurios neduoda. greitus rezultatus.

Diagnostikos rezultatų interpretavimas

Apklausos rezultatai pateikiami trimis pagrindiniais blokais.

1. Apibendrinto profilio analizė.

2. Analizė pagal „problemiškiausius“ kriterijus atsižvelgiant į respondentų atsakymų pasiskirstymo grupėje statistiką.

4. Apibendrinta profilio analizė leidžia nustatyti pagrindines problemas ir jų ryšius. Pavyzdžiui, laiko trūkumas ilgalaikėms užduotims atlikti (maži balai pagal investicijų kriterijų) dažnai akivaizdžiai siejamas su prastai organizuotu informacijos peržiūrėjimu ir struktūrizavimu (mažai balų materializavimui) ir vadovo perkrovimu daugybe nereikšmingų kolegų prašymų ir prašymų. pavaldiniai (žemi balai už „dėmesį laikui“ komandoje ir (arba) padalinyje).

Ant pav. 7.2 rodoma atsakymų pasiskirstymo statistika pagal kriterijų „Investicijos vertė“. Horizontalioje ašyje rodomas įvertinimo balas, o vertikalioje – šį įvertinimą pasirinkusių respondentų skaičius.

Ryžiai. 7.2. Respondentų atsakymų pasiskirstymas grupės viduje

Analizė pateikia statistiškai reikšmingiausių atsakymų, paimtų iš klausimyno, transkriptą (t. y. daugumos komandos narių pateiktus įvertinimus). Grafike (7.2 pav.) pavaizduoti rodikliai iššifruojami taip:

asmeninis laiko valdymas, 0 balas: Laikas „investuoti į save“ iš esmės yra skirtas, bet toli gražu ne tiek, kiek norėtume;
komandos laiko valdymas, 1 įvertinimas: Mūsų komanda sąmoningai skiria laiką, energiją ir išteklius „investicinio“ pobūdžio projektams. Neturime „nėra laiko mokytis“, „nėra laiko diegti naujų technologijų“ problemos. Bet tuo pačiu 20-30% laiko vis dar užima veikla, kuri duoda tik trumpalaikius rezultatus;
įmonės laiko valdymas 0 balas: Mano padalinyje ir pavaldiniuose iš principo dėmesys kreipiamas į perspektyvaus pobūdžio darbą, bet vis tiek orientuojamasi į trumpalaikius rezultatus, juos lengva išmatuoti ir įvertinti mūsų veiklą.

Šie vertinimai patys leidžia šiek tiek suprasti situaciją. Anketos apdorojimo rezultatas yra „portretas“, sudarytas iš statistiškai reikšmingiausių atrinktų atsakymų. Vertinimų analizė ir palyginimas leidžia daryti papildomas išvadas.

PAVYZDYS
Apskritai situaciją su investicijomis, remiantis pateiktais duomenimis, galima vertinti taip: „Mūsų aukščiausio lygio vadovų komandoje pakankamai daug laiko skiriama perspektyviam verslui, tačiau mano asmeniniame darbe ir man patikėtame padalinyje. , ne“.
Realiai tai reiškia, kad kliento vadovybė didelį dėmesį skiria „investicinio“ pobūdžio užduotims ir sukuria atitinkamą spaudimą aukščiausio lygio vadovams. Tačiau dauguma vadovų šio spaudimo neperkelia tiek į savo skyrių, tiek į asmeninį darbą.

Ryžiai. 7.3. Elemento „Problemų ir sprendimų žemėlapiai“ pavyzdys

Atliekant tiek bendrąją, tiek išsamią TM profilio analizę, kiekviena analizės tezė iliustruojama problemų ir jų šaltinių priežasties-pasekmės ryšių diagrama (7.3 pav.).

3. Paskutinis analizės etapas – rekomendacijų formulavimas ir visų schemų sutrumpinimas į vieną Problemų ir sprendimų žemėlapis pateikiant visų būsimų TM įvykių apžvalgą.

7.5. TM-sertifikavimo metodika

TM diagnostika leidžia įvertinti bendrą situaciją valdant laiką valdymo komandoje. Kartu arba atskirai su juo galima naudoti TM-sertifikavimo metodiką, kuri padeda įvertinti kiekvieno vadovo ar specialisto asmeninius TM įgūdžius.

Vienas iš klasikinių vadovų vertinimo metodų yra „360/270/180 laipsnių sertifikatas“. Pagrindinės jos idėjos:

1. Vienas stipriausių motyvatorių žmogui – kolegų nuomonė. Norint perteikti darbuotojui poreikį tobulėti ir dirbti efektyviau, anketos tvarka būtina suteikti jam galimybę sužinoti, ką iš tiesų kolegos mano apie jo vadovaujamas savybes.

2. Su juo dirbantys geriausiai gali įvertinti žmogų. 360° sertifikavimo metu surenkama struktūrizuota nuomonė apie darbuotoją iš visų, kurie su juo bendrauja glaudžiausiai: vadovybės, kolegų, pavaldinių; kartais klientai. Sertifikuojant 270° – tik kolegos ir vadovybė, 180° – tik kolegos. Laiko valdymui diagnozuoti naudojamas 270° sertifikatas.

3. Sertifikavimas yra valdymo įrankis, o ne „represijų“ pagrindas. Kolegų atsiliepimai yra stiprus motyvatorius, jei jis objektyvus. Objektyvumą galima pasiekti tik esant anonimiškam apklausai ir nesant „organizacinių išvadų“, pagrįstų sertifikavimo rezultatais.

Svarbiausias sertifikavimo dalykas yra supažindinti darbuotoją su kolegų atlikto jo vertinimo rezultatais struktūrinio pokalbio su tiesioginiu vadovu forma. Pokalbio metu užpildykite Asmeninis efektyvumo didinimo planas kuri yra reguliariai stebima.

Sertifikavimui naudojama anketa, kurią anonimiškai užpildo keli atestuojamo asmens kolegos. Klausimų struktūra atspindi „TM įsakymų“ struktūrą, todėl TM diagnostikos ir TM sertifikavimo rezultatus galima palyginti ir juos panaudoti viename komplekse. Pavyzdžiui, keli pirmieji klausimai, atitinkantys „materializacijos“ kriterijų:

1. Susitikimų ir seminarų metu atestuotas darbuotojas raštu užfiksuoja pagrindines mintis (rezultatus, susitarimus) ir vėliau naudoja šiuos įrašus, pavyzdžiui, vėlesniuose susitikimuose.

3. Atestuotas darbuotojas Jūsų ar kitų kolegų prašymu lengvai ir greitai suranda bei išduoda reikiamą informaciją.

Sunku įvertinti

7.6. Įmonės TM standartai

Laiko valdymo diegimas įmonėje gali neapsiriboti diagnostika ir sertifikavimu. Norint konsoliduoti laiko planavimo metodus, galima sukurti įmonių TM standartus. Juos galima suskirstyti į kelis loginius lygius.

1. Kalba, laiko valdymo žodynėlis.Žodžius „skuba“, „svarbu“ ir panašiai galima suprasti visiškai įvairiai. Vienam padaliniui „svarbi“ užduotis – viena turi didelių finansinių pasekmių – kitam – aukšto lygio vadovo nustatyta užduotis. Idealiu atveju terminai, susiję su laiko planavimu, turėtų būti išdėstyti įmonėje. Bet kokiu atveju, „pirmuoju apytiksliu“ bendrinės kalbos formavimo uždavinys išsprendžiamas mokymuose.

2. Susitarimai- bendrosios „gerų manierų taisyklės“ dėl laiko.

PAVYZDYS
Iškilo klausimas kolegai – neskambinkite iš karto, užsirašykite, o tada užduokite kelis klausimus viename bloke.

Tokios taisyklės gali būti žodinės arba fiksuotos raštu, plakatų, planšetinių kompiuterių ir pan.

3. Reglamentas— susitarimai, kurių vykdymas remiamas sankcijomis (tiek formaliomis įmonių, tiek lošimų).

PAVYZDYS
„Asmuo, gavęs el. laišką be užpildyto Temos lauko, turi teisę jį ištrinti neperskaitęs; kaltė dėl neišspręstos problemos bus siuntėjo "arba" Vadovaujantis dienos planuotojas pagal nurodytą planavimo standartą turi pirmumo teisę į lankstaus darbo grafiko elementus.

4. Daiktai, įrankiai- planavimo lentos, paruošti ruošiniai, firminiai blankai ir kt., „įkūnijantys“ kompetentingą darbo techniką.

Svarbiausias įmonės standartų įgyvendinimo įrankis yra paruošti nustatymai įmonės asmeninio ir komandos planavimo sistemoje, paprastai tai yra MS Outlook arba Lotus Notes. Kalendoriaus ir užduočių nustatymuose taikomi laiko valdymo principai ir metodai.

PAVYZDYS
„Sunkūs susitikimai kalendoriuje pažymėti mėlyna spalva, biudžetiniai – žalia spalva, kategorijoje „Diena“ pateikiamos užduotys šiai dienai, kategorija „7 kontroliniai“ žiūrima kartą per savaitę.
Departamentas neturėjo vieno asmeninio laiko valdymo standarto. MS Outlook, kaip ir daugumoje Rusijos įmonių, buvo naudojama kaip elektroninio pašto programa ir iš dalies kaip kalendorius; užduotys buvo naudojamos rečiau. Planavimas naudojant tik Kalendoriaus skyrių (kietas planavimas) nesuteikė lankstumo besikeičiančioje išorinėje aplinkoje.
Komandos laiko valdymui optimizuoti buvo pritaikyta kontekstinio planavimo technika, kuri papildo klasikinį sunkų (kalendorinį) planavimą. „Lanksčios“ užduotys paskirstomos pagal „kontekstus“, su kuriais susietas šių užduočių vykdymas – žmones, vietas, projektus ir tt Taikant šį metodą, užduotys atliekamos daug greičiau ir nereikia veržtis į griežtas planas, kuris vis tiek neišsipildys. Galimybė pritaikyti užduočių juostą programoje MS Outlook leidžia, laikantis bendros planavimo ideologijos, pritaikyti užduočių apžvalgą sau.
Lankstus požiūris į užduočių planavimą visiškai atitinka mūsų kelių projektų darbo specifiką. Užduočių planavimo ir vykdymo efektyvumo padidėjimas gali būti apytiksliai įvertintas bent 10-15%. Tiesioginio finansinio efekto neskaičiavome, tačiau mūsų padaliniui, kuris valdo daugybę projektų, kurių biudžetai siekia dešimtis ir šimtus tūkstančių dolerių, galimas sutaupymas įmonei yra bent kelis kartus didesnis nei mūsų kaštai diegiant laiko valdymą.
Selyutinas A., pavaduotojas. UAB „RAO UES of Russia“ Informatizacijos departamento direktorius

TM-nuostatai ir komandinės sutartys

Pirmas žingsnis diegiant korporacinius TM standartus – kalbos, konceptualaus aparato formalizavimas: koks užduoties „prioritetas“, „skubumas“ ir kt.

Kitas žingsnis po veiklos kalbos standartizavimo yra jos organizavimo taisyklių, įformintų įmonių reglamentų sistemoje arba egzistuojančių neformalių komandos susitarimų forma, suformulavimas. Tuo pačiu subtiliausias klausimas yra balanso tarp laisvės ir prievartos išlaikymas, įmonės kišimasis į tuos darbuotojo asmeninės darbo technikos aspektus, kurie yra reikšmingi įmonės efektyvumui.

Standartinis pavyzdys: Dienos planavimo algoritmas

Įmonės laiko valdymo standartizavimą geriau pradėti nuo pačių suprantamiausių, lengvai įgyvendinamų dalykų. Vienas iš šių paprastų pirmųjų žingsnių yra darbo dienos planavimo standartas (dienoraštyje arba MS Outlook). Tokio standarto pagrindas gali būti „standartas-lankstus“ dienos planavimo algoritmas, leidžiantis, netaikant pernelyg griežto planavimo, vis tiek sugebėti atlikti pagrindines užduotis. Standartas, iš pradžių sukurtas vienai iš Maskvos įmonių, yra toks.
Standartas: dienoraščio vedimo taisyklės
Įmonės darbuotojo laiko organizavimas nėra jo „asmeninis reikalas“.
Jūsų organizacija yra jūsų pagarbos kolegoms ir klientams matas.
Jūsų punktualumas yra tikras ženklas, pagal kurį vertinamos jūsų verslo savybės.
Atvykti į susitikimus laiku, perskambinti tiksliai sutartu laiku, laikytis terminų – tai toks pat kultūringo žmogaus požymis, kaip ir kasdien valytis dantis.
Dienoraščio planavimo taisyklės
1. „Sunkiausia atmintis yra kvailesnė už blankiausią pieštuką“. Visi jūsų susitikimai, užduotys ir kontaktai turi būti suformuluoti raštu.
2. Aplaidumas bylų peržiūroje yra galvos aplaidumo požymis. Rašykite aiškiai įskaitoma rašysena, naudokite skirtingas spalvas. Jei naudojate konvencijas, būtinai surašyk juos pirmame dienoraščio puslapyje.
3. Kontaktai yra verslo valiuta. Bet kokią kontaktinę informaciją įrašykite ne ant suplėšytų popieriaus lapų, o į atskirą dienoraščio skyrių. Būtinai nurodykite visą kontakto temą, pavardę, vardą, patronimą, įmonę, pareigas, darbuotoją. ir mob. telefonai, el.paštas ir kt.
Visą dieną peržiūrėkite planą ir pakoreguokite jį pasikeitus aplinkybėms. Planas nėra „įstatymas“. Planas – orientavimosi situacijoje įrankis. Planas yra įrankis rezultatams pasiekti.

„Daiktai“ kaip įmonių standartų nešėjai

Standartas, įstatymas, taisyklė, kurią pirmiausia reikia perskaityti, o paskui taikyti, nėra pati efektyviausia. Idealus įmonės standartas nėra parašytas popieriuje, idealus standartas yra įkūnytas kažkokiame dalyke, kuris „neleidžia daryti neteisingai“, pats diktuoja norimą veiksmų eigą.

PAVYZDYS
Pirmuonys
Krištolinė vaza vieno banko posėdžių salėje. Jame yra niekur neužrašyta, bet visiems žinoma taisyklė: pavėlavęs į susitikimą žmogus turi įdėti 500 rublių į jį, į įmonių kultūros renginių fondą.
Sunkiau
Laiko valdymo seminare ne pelno organizacijos darbuotojai, užsiimantys įgyvendinant tarptautinę edukacinės programos ir projektai, standartizuoti efektyvus metodas komandinis darbas su valstybinėmis įstaigomis. Buvo nuspręsta gerai matomoje vietoje padėti piešimo popieriaus lapą, ant kurio kiekvienas darbuotojas, einantis į komitetą ar ministeriją su rimta užduotimi, likusiems užklijavo lipduką su atitinkamu „pranešimu“. Jo kolegos galėjo priklijuoti lipdukus su nedidelėmis atsitiktinėmis užduotimis: „paklausk Ivanovo iš kaimyninio skyriaus apie tokius ir tokius“, „paimk man tokius ir tokius dokumentus iš Petrovo“ ir tt Taip buvo galima žymiai sutrumpinti laiką. keliones, veiksmingai įveskite naują taisyklę į komandinį darbą, nesukurdami jokių formalių taisyklių.

Jei įmonės veikloje aktyviai naudojamos informacinės technologijos, paruošti teksto blokai ir formos atitinkamose programose gali būti itin naudingi, pavyzdžiui, programoje MS Outlook galima susikurti pasirinktines užduočių pateikimo formas, įskaitant laukus, reikalingus nustatyti užduotis. Tokia forma, atsirandanti prieš vadovą nustatant pavaldiniui užduotį, pati „primins“, kokius reikšmingus užduoties parametrus reikia nurodyti.

„Viena iš darbo sričių laiko valdymo įgyvendinimo projekte buvo sutarčių derybų proceso įforminimas. Procesui valdyti buvo sukurta užduoties forma, kuri apibrėžia pagrindinius stebimos sutarties parametrus (7.4, 7.5 pav.). Forma sukurta be programavimo, remiantis „įprastomis“ MS Outlook galimybėmis ir turi du skirtukus: „Valdymas“ (vadovui, kuris nustato užduotį) ir „Vykdymas“ (darbuotojui, atsakingam už sutarties įgyvendinimą ).
Ryžiai. 7.4. Sutarties derybų forma
Vadovas nustato pagrindinius sutarties parametrus skirtuke „Valdymas“, o tada siunčia užduotį atlikėjui, naudodamas funkciją „Priskirti“. Užduotį gavęs darbuotojas skirtuke „Vykdymas“ mato visą savo veiksmų eilę ir pažymi jų vykdymą.
Visi vykdytojo atlikti užduoties pakeitimai rodomi vadovo užduotyje „pagrindinė“. Be to, valdytojas turi sukonfigūruotą tinkintą lentelės vaizdą, kuriame pateikiama visų sutarčių apžvalga. Tokiu požiūriu vadovas gali keisti sutarčių prioritetą priklausomai nuo esamos situacijos, kontroliuoti jų patvirtinimo laiką, matyti sutarties statusą – jos derėjimą su įvairiais padaliniais. Automatinio formatavimo įrankiai leido sukurti paprastą signalizacijos sistemą, kuri paryškina sutartis skirtingomis spalvomis ir šriftais, atsižvelgiant į planuojamos patvirtinimo datos artumą šiandien. Dėl šios paprastos apžvalgos matricos derybų dėl sutarčių procesas tapo „skaidresnis“ ir lengviau valdomas bei leido griežčiau nustatyti ir sekti sutarties sąlygų tikslus.
Selyutinas A., pavaduotojas. UAB „RAO UES of Russia“ Informatizacijos departamento direktorius

Ryžiai. 7.5. Derybų dėl susitarimo etapų rodymas

Baigiant įmonių standartų temą, verta paminėti, kad, kaip sakė senovės romėnai, geriausias įstatymas yra tik nusistovėjusio papročio fiksacija. Geriausias standartas daugeliu atvejų yra metodų, kuriuos žmonės rado ir įdiegė į kasdienį gyvenimą, formalizavimas. patys. Būtent šie standartai yra patys efektyviausi, paprasčiausi ir efektyviausi.

7.7. Tolimesnių tyrimų nurodymai

Korporatyvinio laiko valdymo diegimo tema yra tik kelerių metų senumo. Pirmą kartą tai buvo konstatuota G. A. Archangelskio monografijoje „Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros“, kurios pirmasis leidimas išleistas 2003 m. Natūralu, kad tokioje jaunoje laiko valdymo kryptyje yra daug įdomių galimybių tyrėjui.

Viena iš šių pagrindinių sričių yra ekonominio naudingumo vertinimas laiko valdymo įgyvendinimas, priklausomai nuo padalinio, kuriame jis įgyvendinamas, veiklos pobūdžio. Yra keletas tokių tyrimų krypčių. Pavyzdžiui, padaliniuose, kurie tiesiogiai „parduoda“ darbuotojų laiką (auditorius, konsultantas, teisininkas), laiko sutaupymas tiesiogiai išreiškiamas pinigais, priklausomai nuo šio specialisto valandos kainos klientui.

1. Pardavimų skyriai. Sumažėjus pardavimų vadybininkų pagalbinėms operacijoms skiriamam laikui ir padaugėjus tiesioginiam bendravimui su potencialiais klientais, galima prognozuoti beveik tiesiogiai proporcingą pardavimo apimčių augimą (galimos išimtys dėl rinkos situacijos). Taip pat patartina įvertinti reagavimo į potencialių klientų užklausas greitį ir palyginti jį su panašiais konkurentų veiklos parametrais, kaip vieną iš esminių konkurencingumo veiksnių.

2. Aptarnavimo skyriai, tiesiogiai bendraujantys su klientu. Tokiu atveju, efektyviai organizuojant laiką, pakyla klientų aptarnavimo kokybė, kurią galima sieti su finansiniais rezultatais per kainų politiką, nuolaidų politiką, palyginimą su konkurentų kainodaros politika ir aptarnavimo lygiu.

3. Vidiniai padaliniai, kurie nebendrauja su klientu. Šiuo atveju ryšį tarp laiko rodiklių ir finansinių rodiklių galima nubrėžti per darbo užmokesčio fondo dydį arba darbuotojų lojalumo lygį (labiau organizuota ir nuspėjama veikla, mažiau stresų ir „viršvalandžių“ padidina darbuotojų lojalumą, kurį galima lengvai susieti). su finansiniais rodikliais nepakankamos pasiūlos darbo rinkoje sąlygomis).

Laiko valdymas aukščiausio lygio vadovų ir pagrindinių specialistų darbe nusipelno atskiro tyrimo. Čia yra du galimi vertinimai:

1. Tiesioginis sutaupyto laiko vertės įvertinimas per aukščiausiojo vadovo kompensacijos dydį.

2. Pagrindinių projektų skatinimo greičio įvertinimas nustatant ryšį tarp savaitės biudžeto padidėjimo, kurį aukščiausio lygio vadovas gali skirti savo vadovaujamam projektui, ir sutrumpėjusį šio projekto laiką. Projektų, skirtų įmonės plėtrai, įgyvendinimo greitis (naujų valdymo sistemų diegimas, naujų produktų pristatymas ir kt.), kaip taisyklė, leidžia tiesiogiai ar netiesiogiai susieti su įmonės finansiniais rezultatais.

Išspręsti nustatytas užduotis įvertinti įmonės laiko valdymo diegimo ekonominį efektyvumą yra viena iš prioritetinių Rusijos mokslo laiko valdymo mokyklos plėtros sričių. Jų sprendimas bus reikšmingas indėlis tiek plėtojant laiko valdymo mokslinę discipliną, tiek į vadybos konsultavimo praktiką ir atitinkamai didinant Rusijos įmonių efektyvumą ir konkurencingumą.