Carta de solicitud– uno de los tipos más comunes de correspondencia comercial. Entre los empresarios, estas cartas se utilizan cuando representantes de una organización se comunican con otra para solicitar un servicio. Estos mensajes se pueden utilizar en situaciones completamente diferentes, por ejemplo, cuando es necesario obtener información sobre productos, ver muestras de productos, conocer a un viajero de negocios, coordinar algunas acciones, etc.
Reglas para escribir una carta de solicitud.
Le informamos sobre una plantilla general de dicho documento para descargar:
ARCHIVOS
Por razones obvias, la carta rogatoria no tiene muestra estándar, pero a pesar de esto es una forma de documento oficial. Por eso, a la hora de redactarlo, conviene adherirse a ciertos estándares establecidos por las normas del trabajo de oficina y la ética empresarial. Antes de pasar directamente a las normas básicas para su elaboración, cabe señalar que puede dirigirse tanto a un grupo de personas (por ejemplo, directivos, empleados del departamento de contabilidad, abogados, etc.) como a un destinatario concreto.
Como cualquier otro documento, esta carta debe contener parte introductoria, a saber:
- información sobre la empresa remitente que realiza la solicitud y la empresa a la que va dirigida;
- motivo de la solicitud (“por retraso”, “por recepción”, “en base a los resultados”, etc.);
- referencias a la base (“basada en un acuerdo oral”, “basada en negociaciones”, “basada en una conversación telefónica”, etc.);
- propósito de la apelación (“resolver el problema”, “evitar conflictos”, “eliminar violaciones”, etc.).
Seguido por parte principal directamente relacionado con la solicitud. Debe expresarse utilizando cualquier forma derivada del verbo “pedir” (“te pedimos”, “hacemos una petición”, etc.), y dado que dicho mensaje es, en cualquier caso, una petición de algún tipo de servicio, debe estar escrito de manera respetuosa. Es bueno que la solicitud vaya precedida de un cumplido ("conocer sus grandes capacidades", "admirar sus talentos organizativos", etc.).
Si la carta contiene varias solicitudes a la vez, deben indicarse en párrafos o párrafos separados.
Las reglas tácitas de correspondencia entre organizaciones establecen que una respuesta a una solicitud de varias etapas también se puede enviar en un solo mensaje, con comentarios separados para cada elemento. Cabe señalar que este tipo de correspondencia reduce el volumen de circulación de documentos y, por tanto, reduce el tiempo de lectura y procesamiento de dichas cartas.
Si la carta implica recibir una respuesta dentro de un cierto período de tiempo, entonces esto debe indicarse de la manera más correcta posible en el texto del mensaje.
Como regla general, las secretarias de la organización envían y reciben cartas (en las grandes empresas, esto lo hacen departamentos enteros). Después de compilarlos o leerlos, los pasan al director de la empresa para su revisión. Las excepciones son los mensajes marcados como "confidenciales" o "entrega personal": dichas cartas se envían directamente al destinatario.
Instrucciones para escribir una carta de solicitud.
Dado que este mensaje forma parte de correspondencia corporativa, primero se debe indicar el autor, es decir: el nombre de la empresa remitente, su dirección real y teléfono de contacto. Luego deberá ingresar información sobre el destinatario: también el nombre de la empresa y el destinatario específico. Más adelante, en el medio de la línea, puede indicar inmediatamente que se trata de una carta de solicitud (pero esto no es necesario).
La siguiente parte de la carta se refiere a la solicitud en sí. Primero es recomendable justificarlo y solo luego expresar la esencia de la solicitud. Al final, se debe firmar la carta (es mejor si lo hace el director de la empresa o una persona autorizada y de confianza), y también indicar la fecha de creación del documento.
Cómo enviar una carta
La carta se puede enviar por correo electrónico o fax; esto es rápido y conveniente, pero el envío conservador a través del Correo Ruso permitirá que la carta se presente de manera sólida y atractiva. Por ejemplo, puede hacer una solicitud por escrito a mano con una hermosa letra caligráfica o imprimir el texto en papel bueno y caro.
La atención a estos pequeños detalles dejará claro al destinatario cuán respetuoso es el oponente hacia él y también enfatizará una vez más el significado de la solicitud. Lo único que hay que recordar es que las cartas por correo postal tardan mucho tiempo, por lo que el mensaje debe enviarse con antelación para que el documento llegue a tiempo al destinatario.
Después de enviar la carta
Este mensaje, como cualquier otro documento, debe quedar registrado en el diario de documentación saliente. Del mismo modo, el destinatario de la carta registra la llegada de la correspondencia. En caso de malentendidos que surjan en las relaciones comerciales, registrar el hecho de enviar y recibir cartas ayudará a comprender rápidamente la situación.
Ejemplos de redacción de cartas de solicitud con explicaciones.
Entonces, hemos entendido que una carta de solicitud es una carta que contiene una solicitud al destinatario. El propósito del texto es inducir al destinatario a realizar una acción que sea beneficiosa para el emisor. La carta debe contener una solicitud formulada y su justificación. Es aconsejable formular la solicitud de tal manera que se justifique por qué debería ser beneficioso para el destinatario cumplir con la solicitud. El remitente no sólo debe conocer las reglas de redacción del texto, sino también tener en cuenta los matices psicológicos. A continuación, consideraremos plantillas de ejemplo específicas según la situación.
Carta de solicitud de fondos
La carta se redacta si es necesario obtener la asignación de fondos del estado, patrocinadores o particulares.
De la ONG “Ayuda a los Pensionistas”
Miembro de la Asamblea Legislativa
Ivanov I. I.
Hola Iván Ivanovich. Soy representante de la organización sin fines de lucro “Ayuda para Pensionistas”. Ayudamos a los jubilados solitarios: les llevamos comida, ayudamos con la limpieza y las reparaciones.
Nuestra organización existe desde hace 5 años. Anteriormente, lográbamos financiar nuestras actividades nosotros mismos, sin embargo, debido a la expansión de las ONG, los fondos comenzaron a agotarse. Necesitamos dinero para alquilar locales, pagar salarios a los empleados y comprar equipos.
En una reciente reunión del Gobierno, el Presidente mencionó la difícil situación de los pensionistas y señaló que es urgente cambiar la situación. En este sentido, le pido 200.000 rublos para las necesidades de la ONG "Ayuda a los pensionistas".
Atentamente, Petrova A. A.
Explicación:
El texto anterior está redactado de acuerdo con todas las reglas. Él tiene:
- El nombre de la OSFL y una explicación de sus actividades.
- Una solicitud de dinero, una explicación de su necesidad (se necesita dinero para el alquiler y los salarios).
- Mención del Presidente. Es necesario justificar los beneficios del patrocinio para el funcionario. ¿Qué le interesa al diputado? En crecimiento profesional. Ayudar a la organización ayudará a lograr este objetivo.
También se indica la cantidad específica de fondos que necesita la organización comercial.
Carta de solicitud de entrega de mercancías.
La carta suele enviarse a los socios de la empresa. Es recomendable justificar en el texto el beneficio mutuo para ambas empresas.
Al director de la empresa "AAA"
Ivanov I. I.
Del director de la empresa BBB.
Petrova B.B.
Hola Iván Ivanovich. Nos gustaría pedir un conjunto de productos de su empresa (por especificar). Nos interesamos por su producto en una exposición regional.
Si está de acuerdo, infórmenos sobre los términos de entrega y los términos que le convengan. Garantizamos el pago oportuno. Esperamos que este sea el comienzo de una cooperación mutuamente beneficiosa.
Nuestros contactos: (especificar).
Saludos cordiales, Boris Borisovich.
Carta solicitando un descuento
Normalmente, estos textos se envían a los proveedores de la empresa. Por ejemplo, una organización organiza exposiciones. Tiene un proveedor: una imprenta que suministra folletos, stands, folletos, etc. El costo de los servicios es bastante alto. Llegó la crisis y a la empresa le resultó difícil pagar los productos de impresión. Este bien puede ser un motivo para solicitar un descuento.
Al director de la empresa Vostok
Ivanov I. I.
Del director de la empresa "Zapad"
Petrova B.B.
Hola Iván Ivanov. Nuestra organización se vio afectada por la crisis financiera. El número de contratos celebrados con nosotros ha disminuido un 20%. Desafortunadamente, la crisis no sólo nos afectó a nosotros, sino también a nuestros clientes. La gente no puede pagar la misma cantidad por nuestros servicios que antes. Por ello, hemos ofrecido un 25% de descuento en las entradas.
Debido a la difícil situación financiera, nuestra empresa le solicita un descuento del 15% durante los seis meses restantes de cooperación bajo el contrato.
Enviamos cartas pidiendo un descuento a todos nuestros proveedores. Si el 20% de nuestros socios nos ofrece condiciones favorables, nuestra empresa sobrevivirá tiempos difíciles y no cerrará. Nuestros propietarios y nuestra compañía telefónica ya nos han dado un descuento.
Saludos cordiales, Boris Petrov.
Explicación:
La carta contiene los siguientes puntos importantes:
- Explicación de la necesidad de un descuento.
- Indicación del importe exacto del descuento y del momento.
- Una indicación indirecta de que si la imprenta no ofrece un descuento, la empresa rescindirá el contrato.
El texto debe redactarse de tal forma que la carta se lea hasta el final y se acepten las condiciones propuestas.
Carta de solicitud de reducción de alquiler
El alquiler consume los presupuestos de la mayoría de las organizaciones. Su reducción permite a la empresa mantenerse a flote en tiempos difíciles. La carta debe enviarse al propietario.
Jefe de la empresa "Plus"
Ivanov P. P.
Del director de la empresa "Minus"
Petrova I. I.
Hola, Petr Petrovich. Nuestra empresa se vio afectada por la crisis financiera. El poder adquisitivo de los consumidores ha disminuido y los ingresos de las empresas han disminuido. En este sentido, te pedimos que reduzcas el alquiler en un 10%.
A lo largo de nuestra cooperación, nunca hemos retrasado los pagos. Esperamos que nos haga concesiones y mantengamos nuestra relación comercial. Garantizamos el pago puntual del alquiler, a pesar de las difíciles condiciones financieras.
Saludos cordiales, Iván Ivanovich.
Explicación:
Es importante mencionar en la carta que anteriormente la empresa cumplió íntegramente con sus obligaciones. El propietario debe tener confianza en que seguirá realizando los pagos. El destinatario también debe comprender que si no acepta los términos propuestos, el inquilino rechazará sus servicios.
Carta de solicitud de pago de deuda
Las deudas surgen muy a menudo en interacciones entre empresas. Si la organización se compromete a seguir cooperando con la contraparte que ha contraído la deuda, se envía una carta de solicitud.
Ivanov I. I.
Sidorova P. P.
Estimado Ivan Ivanovich, le pedimos que pague la deuda con nuestra empresa por un monto de 200.000 rublos. Durante todo este tiempo, continuamos cooperando con usted, esperando continuar nuestra relación comercial. Sin embargo, ahora nos vemos obligados a suspender la prestación de servicios por falta de pagos.
El importe de su deuda es de 200.000 rublos. Te pedimos que lo pagues antes del 1 de marzo de 2017. Si la deuda no se paga, nos veremos obligados a resolver el problema en los tribunales.
Saludos cordiales, Petr Petrovich.
Explicación:
La carta debe incluir los siguientes puntos:
- El monto exacto de la deuda.
- La fecha en la que se debe pagar la deuda.
- Medidas que tomará la empresa si no se reciben los pagos.
El texto puede mencionar una cooperación exitosa a largo plazo con la organización. Esto debería ser una petición, no una exigencia. El requisito se elabora utilizando una plantilla diferente.
Carta de solicitud de pago diferido a proveedor
La organización suministró a la empresa un lote de productos, pero no pagó por ello. Ha surgido una deuda, pero el deudor no tiene medios para pagarla. En este caso, tiene sentido escribir una carta solicitando un aplazamiento.
Al director de la empresa "¿Dónde está el dinero?"
Sidorov P. P.
Del director de la empresa “El dinero está por llegar”
Ivanova I. I.
Estimado Petr Petrovich, no hemos pagado una deuda de 200.000 rublos. No rehuimos nuestra deuda, pero ahora no podemos realizar los pagos completos debido a nuestra difícil situación financiera.
Durante 2 años, hemos mantenido relaciones comerciales exitosas con usted y no hemos incumplido los plazos de pago. Hoy solicitamos el pago en cuotas. Nuestra empresa está dispuesta a pagar la deuda en dos etapas:
- Depositaremos 100.000 rublos antes del 1 de marzo de 2017.
- Se depositarán 100.000 rublos antes del 1 de abril de 2017.
Le prometemos realizar los pagos a tiempo. Gracias por entender.
Saludos cordiales, Iván Ivanovich.
Carta solicitando pago para otra organización
La deuda de la empresa puede ser pagada por otra organización. Por supuesto, una entidad jurídica no pagará por acciones así como así. Normalmente, la carta de solicitud se envía a un deudor de la empresa u otra persona que tiene obligaciones con la empresa.
Al director de la empresa “El dinero está por llegar”
Ivanov I. I.
Del director de la empresa "¿Dónde está el dinero?"
Sidorova P. P.
Estimado Ivan Ivanovich, tiene una deuda con nuestra empresa por un importe de 300.000 rublos. Nuestra organización también tenía una deuda con otra empresa por valor de 200.000 rublos. Le pedimos que pague nuestra deuda al acreedor por un monto de 200.000 rublos. A cambio, le proporcionaremos un plan de cuotas para el saldo de la deuda, que usted solicitó previamente. Gracias por entender.
Saludos cordiales, Petr Petrovich.
Carta de solicitud de asistencia para resolver el problema.
Todas las empresas pueden enfrentarse a problemas complejos que no pueden resolverse sin ayuda externa. Se puede enviar una carta de solicitud de asistencia si es necesario, por ejemplo, para la realización de eventos. La petición se envía a organizaciones comerciales y agencias gubernamentales.
Director de la empresa "AAA"
Petrov B.B.
De una organización pública
"Damos bien"
Estimado Boris Borisovich, soy representante de la organización pública "Giving Good". Organizamos y realizamos fiestas para niños del orfanato.
Le pedimos su ayuda para organizar el suministro de alimentos para las vacaciones. Por supuesto, le mencionaremos a usted y a su empresa en el evento. En la celebración estarán presentes representantes de la asamblea legislativa y el público en general.
Puedes contactar con nosotros al teléfono XXX
Saludos cordiales, Iván Ivanovich.
resumiendo
Combinemos todas las reglas para escribir una carta de solicitud. Primero debes presentarte y hablar sobre tus actividades. Pero la parte introductoria no debería prolongarse. Nuestro objetivo es animar al destinatario a leer la carta. Si el texto es demasiado largo, es poco probable que el destinatario lo lea hasta el final. Entonces debes comenzar a presentar tu solicitud. Se requiere precisión: indicación de plazos, cantidad de fondos. Es importante entender que el destinatario debe sentir el beneficio. Por lo tanto, la carta debe indicar por qué sería beneficioso para la organización cumplir con la solicitud. Al final, es necesario despedirse cortésmente y sin congraciarse.
1) Una carta comercial suele constar de:
título;
texto principal;
terminaciones.
El encabezado contiene:
nombre de la empresa (institución) que envía la carta;
dirección postal y telegráfica;
teletipo y telefax;
números de teléfono;
cuenta de cheques;
fecha de salida: el mes se escribe como una palabra. Por lo general, estos detalles están presentes en el membrete.
En el encabezado junto a la fecha suele haber un enlace al contenido de la carta o al motivo por el que fue escrita.
Ejemplo:
"Con respecto a (con respecto a) ..."
"Sobre el tema de la entrega (pedido)".
“NaNo. de..."
“En tu no. de..."
En una carta comercial, coloque el número original. No se recomienda poner un número de salida en cartas dirigidas al extranjero. Allí están limitados por la fecha de envío y el contenido de la carta.
En la correspondencia comercial, además de la dirección y el nombre de la empresa o institución escritos en el sobre, los atributos nombrados también se colocan en el encabezado (en la parte superior derecha de la carta).
Si la carta está dirigida a una empresa o fundador, primero indique el nombre de la empresa (institución) en caso nominativo y luego la dirección postal. En un documento enviado al director (organización), el nombre de la organización se incluye en el título del puesto del gerente.
Ejemplo: “Al Presidente de la empresa... Sr...” En una carta dirigida a un particular se escribe primero la dirección postal, y luego el apellido e iniciales del destinatario. Puede preceder el nombre del destinatario con la palabra Attn., por ejemplo Attn. Señor. Negro (Atención Sr. Black).
Si se conoce el cargo del destinatario, es aconsejable indicarlo después del nombre. Por ejemplo: A la atención de Señor. Black, Jefe de Departamento (Atención Sr. Black, Jefe de Departamento). Cuando se dirige a personas individuales, se utiliza la expresión informal Estimado. Por ejemplo, Estimado señor, Estimada señora, Estimado señor. Brawn, Estimado John, y cuando se comunique con una empresa, formalmente Dears Sirs (Europa), Gentleman (EE.UU.).
Hay que tener en cuenta que los nombres, direcciones, direcciones, cada palabra del nombre oficial, cargo, nombres de los objetos de correspondencia se escriben con mayúscula (ABC de la comunicación empresarial // Negocios para todos. M., 1991. Edición 1.P.33, 34).
La dirección suele ir seguida de una frase introductoria. Se formula en función del tipo de carta y su finalidad.
En la parte superior derecha de la carta se coloca en caso nominativo el nombre de la empresa: el destinatario de la carta, y luego la dirección postal.
En el documento enviado al gerente, el nombre de la organización se incluye en el título del puesto del gerente.
En una carta dirigida a un particular, se escribe primero la dirección postal y luego el apellido e iniciales del destinatario.
La apelación suele ir seguida de una frase introductoria, que se formula según el tipo de carta y su finalidad.
Por tanto, la introducción se caracteriza por una gran variedad. Al mismo tiempo, hay una serie de frases de etiqueta que se utilizan con mayor frecuencia al escribir y son estereotipadas. Conocerlos o tenerlos a mano reduce el tiempo de redacción de un mensaje y en muchos casos mejora la cultura de la escritura. Ejemplos de algunas fórmulas de etiqueta estables:
Recibimos su carta No.... del 1 de noviembre del presente año, de la cual nos alegró saber
(nos alegró saber) que...
Recibimos su carta del 15 de mayo de este año. junto con los documentos adjuntos al mismo.
Estamos satisfechos con la rápida respuesta a nuestra solicitud.
Gracias por la carta de... o No. ...En respuesta le informamos...
Confirmamos recepción de su carta de... con todos los archivos adjuntos
Por la presente confirmamos que hemos recibido su carta de fecha 14 de marzo del presente año y le informamos que...
Estamos muy sorprendidos por su carta de... en la que informa...
Nos sorprendió saber por su telegrama (télex) que...
Además de nuestra carta del 12 de febrero de este año. Le informamos que...
Permíteme escribirte...
Tenemos que recordarte...
Por la presente recordamos (informamos) una vez más...-
Lamentamos (expresamos arrepentimiento) su negativa (silencio).
Lamentablemente, todavía no hemos recibido su respuesta a nuestra carta de... y nos vemos obligados a recordárselo (preguntarle) nuevamente.
En relación con su carta de... le informamos que, a nuestro pesar...
En respuesta (contestación, referencia) a su carta, le informamos que...
En confirmación de nuestro telegrama de...les informamos que...
En confirmación de nuestra conversación telefónica que tuvo lugar el 5 de junio del presente año, les informamos que...
Tomamos nota de su carta de. y reportar.
Nos vemos obligados a comunicárselo.
Le informamos que...
Nos gustaría informarle...
Por favor, esté informado...
A petición suya, le enviamos...
Por favor, perdónanos por el retraso en responder a tu carta de...
Por favor acepte nuestras disculpas por.
Le agradecemos (le agradecemos, le expresamos nuestro agradecimiento) por el servicio brindado (ayuda, apoyo).
El contenido de la carta depende de los problemas y tareas que deben resolverse a través de la correspondencia. En una carta comercial no debe ser extenso. A menudo el contenido se limita a una o unas pocas frases que expresan una petición, un acuerdo o una negativa.
Ejemplos de frases que pueden formar la base de cartas cortas:
Le rogamos nos informe sobre el tiempo de entrega...
Por favor acelera el envío...
Por favor háganoslo saber.
Por favor, háganos saber su decisión sobre el tema... Le pedimos que envíe... Necesitamos información adicional sobre...
Háganos saber si nuestra oferta es aceptable para usted. Por favor confirme la aceptación de nuestra orden de ejecución. Su solicitud de... ha sido concedida.
En respuesta a su carta de... le informamos que su solicitud de entrega... ha sido resuelta positivamente.
Le informamos que su solicitud (pedido, oferta) ha sido aceptada por nosotros. En atención a sus demandas... le informamos que hemos tomado las siguientes medidas... En atención a su solicitud (pedido), lamentamos informarle (debemos, estamos obligados a informarle) que no podemos ( no tenemos la oportunidad) de cumplirlo. Lamentablemente, nos vemos obligados a rechazar su oferta. Desafortunadamente, su solicitud no puede ser atendida por las siguientes razones...
Su solicitud (propuesta) está bajo consideración. Al recibir los resultados de la revisión, le informaremos inmediatamente.
Su propuesta será aceptada con mucho gusto (gratitud) si acepta realizar los siguientes cambios en ella...
Su pedido se cumplirá sujeto a (por ejemplo, si acepta una fecha de entrega posterior para los productos que necesita. La fecha de envío es aceptable para nosotros).
Al escribir el texto principal de una carta, se utilizan las siguientes frases:
En relación con (de acuerdo con) su solicitud... En relación con lo anterior... Al mismo tiempo... En primer lugar... en segundo lugar... etc. En primer lugar...
Además... además.además de eso... Sin embargo... a pesar de... A continuación nos vemos obligados... Ni que decir tiene...
Lo consideramos necesario (importante, necesario, apropiado).
De acuerdo con su solicitud (documentos adjuntos).
Estamos absolutamente seguros.
Expresamos nuestra confianza...
Esto se refiere a su solicitud (sugerencia)...
El hecho es que.
De lo contrario nos vemos obligados. En la situación actual... En nuestra opinión...
No estamos de acuerdo con su punto de vista por las siguientes razones... En caso de su negativa (falta de pago). A continuación escribes. Además.
Además de lo anterior (arriba, anotado arriba), les informamos...
Es necesario (necesario, necesario, debe, querer, considerar necesario) ser añadido (marcado, notado).
En vista de lo anterior (indicado anteriormente), se sigue (queremos, debemos, necesitamos).
Resumiendo (concluyendo, resumiendo, resumiendo). Así (en conclusión). Para evitar demoras... Es necesario (debe, debe) admitir que... Estamos teniendo dificultades con. De hecho...
Respecto a su solicitud (comentario), llamamos la atención sobre el hecho de que
Qué...
Expresamos pesar (duda, desconcierto, satisfacción). Lamentamos...
En nuestra defensa, queremos informarle... En respuesta a su reproche, queremos informarle. Lo admitimos... Nosotros también te compraríamos...
Las entregas se realizarán (realizarán).
Confirmamos recepción...
Llama tu atención sobre...
Sin duda (obviamente) lo sabes.
Al final de una carta comercial hay solicitudes para escribir o informar, así como deseos, esperanzas de una mayor cooperación, recepción de pedidos, etc. También puede haber disculpas y agradecimientos aquí.
La carta termina con una fórmula de cortesía que indica el cargo, apellido e iniciales de la persona que firma la carta y, en algunos casos, se coloca un sello.
Como en otros elementos estructurales de una carta comercial, al final se utilizan expresiones estables, por ejemplo:
Por favor indique su consentimiento. Atentamente. Por favor escriba sobre su decisión. Atentamente.
Le rogamos que confirme la recepción de su pedido y le preste la debida atención. Atentamente...
Esperamos una respuesta rápida. Atentamente.
Le rogamos amablemente que no demore su respuesta. Tuyo sinceramente. Por favor déjanos saber. Atentamente. Le pedimos que nos informe sobre las medidas que ha tomado. Atentamente. Esperamos su respuesta en los próximos días. Atentamente. Agradeceríamos su pronta respuesta. Atentamente. Esperamos recibir una respuesta en un futuro próximo y gracias de antemano. Atentamente...
Esperando una respuesta favorable. Atentamente. Esperamos que cumpla con nuestra solicitud. Atentamente. Estamos esperando sus pedidos (aprobación, consentimiento, confirmación). Atentamente. Con respeto y esperanza de una mayor cooperación... Gracias de antemano por el servicio brindado. Sinceramente... Con la esperanza de una solución positiva al problema. Tuyo sinceramente. Por favor contáctenos si necesita ayuda (asistencia). Atentamente...
Esperando una cooperación fructífera. Atentamente. Al recibir la carta, le pedimos que la confirme por escrito (telégrafo, fax). Atentamente. Te aseguramos que... Saludos cordiales.
Si se adjunta documentación, dibujos, etc. a la carta, al final se indica la presencia de un archivo adjunto, por ejemplo:
"Adjunto: del No..."
Según la etiqueta oficial, la carta de respuesta la firma un empleado de igual (o superior) puesto. Entonces, si la carta de iniciativa fue firmada por el director (presidente, presidente), entonces la respuesta también la firma el mismo director o, en casos extremos, su suplente.
xxxxxxxxxxx
3.11. 5.
18 156 746 0
Un empleado de cualquier campo, tarde o temprano, se enfrenta al problema de escribir una carta comercial. La pregunta principal es ¿cómo empezar y cómo terminar? Muchos sitios ofrecen reglas básicas y ejemplos, prestando poca atención a la parte final de los documentos.
La carta debe ser perfecta en todos los sentidos. Incluso el más mínimo incumplimiento de las normas puede perjudicar su autoridad o el prestigio de la empresa.
EN forma corta Le sugerimos que se familiarice con las reglas principales de las cartas comerciales y que se detenga con más detalle en la parte final de una carta oficial.
Necesitará:
Las principales reglas de las cartas comerciales.
- Al escribir una carta, recuerde que no está expresando su propia opinión, sino que habla en nombre de una entidad jurídica (institución, organización o empresa).
- Es tu responsabilidad tener claro los resultados que quieres conseguir con esta carta y hacer un uso efectivo de todas las características del texto.
- Defina claramente el plan de presentación, destacando la información de la introducción, parte principal o final.
- En la introducción, después del discurso, preparamos al destinatario para la percepción. Este puede ser un resumen de los eventos que llevaron a la aparición del documento. La parte principal contiene una exposición de la esencia del problema con la argumentación necesaria (explicación, cálculos digitales, enlaces a actos legislativos).
Un texto más eficaz y de fácil comprensión, en el que primero se expresa la propuesta, petición o demanda, luego la argumentación, y no hay ninguna parte introductoria.
Parte del final - aplicaciones
Ciertos documentos tienen apéndices que complementan, aclaran o detallan temas específicos. Deben anotarse al final de la carta, apartándose unas líneas del último párrafo.
Métodos de diseño de aplicaciones:
1) Aplicaciones mencionadas en el texto, luego se redacta una nota al respecto de la siguiente manera:
Apéndice: 5 páginas, 3 copias.
2) Se deberán enumerar las solicitudes que no figuren en el texto, asegurándose de indicar el título, número de páginas de cada solicitud y número de ejemplares.
Anexo: “Certificado de valoración del costo de construcción inacabada”, 2 páginas, 3 copias.
3) A veces existen varias aplicaciones. Luego se enumeran por nombre y numerados. Si hay una gran cantidad de solicitudes, se compila una lista de ellas por separado y en la carta que sigue al texto se indica lo siguiente:
Apéndice: según la lista en... página.
Adjunte copias de los documentos a la carta en el orden en que fueron numerados en el archivo adjunto.
La solicitud suele estar firmada por los directivos. divisiones estructurales. En los casos en que las solicitudes estén encuadernadas, no será necesario indicar el número de páginas.
La cortesía y la corrección son la base del final.
Hay varias opciones para construir el final. Depende de lo que se dijo en la carta.
Los ejemplos de finalización más utilizados:
1) Repetir el agradecimiento dado al principio o simplemente agradecer por tu ayuda:
Gracias de nuevo...
Déjame agradecerte de nuevo...
Nos gustaría expresar una vez más nuestro más sincero agradecimiento...
Gracias por la ayuda …
2) Expresar esperanzas:
Esperamos que el acuerdo sea mutuamente beneficioso...
Esperamos que nuestra oferta sea de su interés...
Esperamos una cooperación estrecha y mutuamente beneficiosa...
Espero que pronto pueda conocerte en persona...
Espero recibir pronto tu respuesta...
3) Tranquilizar al destinatario (normalmente tiene un efecto psicológicamente positivo en el destinatario):
Te aseguramos que puedes contar plenamente con nuestro apoyo...
Estaremos encantados de cooperar con usted...
Estaré encantado de colaborar con usted y espero su respuesta...
4) Solicitud:
Por favor lea atentamente los materiales y responda...
Les pedimos informar urgentemente...
Le pedimos que tome medidas inmediatas. para mejorar la situación...
Por favor llámame en cualquier momento que te resulte conveniente...
5) Repitiendo las disculpas ya expresadas por las molestias:
Una vez más me disculpo por las molestias ocasionadas...
Nos disculpamos sinceramente por este retraso forzado en el pago...
De despedida
1) En la correspondencia oficial puedes despedirte de diferentes formas:
Atentamente…
Saludos cordiales y Los mejores deseos…
Con un sincero respeto hacia usted...
Le deseamos éxito.
2) Si conoce bien al destinatario o coopera con éxito con él, puede finalizar la carta con frases amistosas (no familiares):
Tuyo sinceramente…
Los mejores deseos…
Con gratitud y mejores deseos.
¡Puedes terminar el documento sin utilizar estas estructuras!
Características inglesas de las letras finales.
- Generalmente termina carta oficial entonces: Sinceramente tuyo (Atentamente tuyo) o simplemente Tuyo(Suyo) y una firma, indicando su apellido y cargo debajo del mismo.
- Para evitar poner a tu pareja en una situación difícil o obligarla a hacer suposiciones sobre tu género, tómate la molestia de escribir tu nombre completo, es decir, no P.R. Dovzhenko, sino Pavel Dovzhenko.
Firma
Los funcionarios firman documentos de su competencia.
El atributo “firma” consta del cargo, iniciales y apellido de la persona que firmó el documento.
Director de la planta de Mramor (firma) A.B. Koval
Los documentos celebrados en instituciones que operan según el principio de unidad de mando están firmados por un funcionario (gerente, diputado o empleado encargado de ello).
Los documentos de los órganos colegiados (protocolos, decisiones) se estampan con dos firmas (el titular y el secretario). La orden está firmada por el gerente.
Se colocan dos o más firmas en documentos de cuyo contenido son responsables varias personas:
- Los documentos monetarios y financieros están firmados por el director de la institución y el jefe de contabilidad;
- Los acuerdos son firmados por representantes de las partes contratantes.
Las firmas de varias personas en los documentos se colocan una debajo de la otra en una secuencia correspondiente a la jerarquía de servicios.
Director (firma) S.P. Antonyuk
Contador jefe (firma) V.T.Dudko
Si un documento está firmado por varias personas que ocupan el mismo cargo, sus firmas deberán colocarse al mismo nivel.
Director de la planta de Luch Director de la planta de Svet
(firma) V.R. Sakhno (firma) L.P. Kotov
La firma comienza con las iniciales (colocadas antes del apellido), seguidas del apellido. ¡No es necesario poner el descifrado de la firma entre paréntesis!
Sello
Para asegurar fuerza legal, algunos documentos se sellan con un sello: contratos, decretos, conclusiones, etc. El sello debe incluir parte del cargo y firma personal.
fecha
La fecha se coloca debajo de la firma a la izquierda.
Una carta oficial está fechada el día en que fue firmada o aprobada por el director de la institución.
Existe un orden de citas generalmente aceptado:
- Los elementos de fecha se escriben en una línea utilizando tres pares de números arábigos en el orden de día, mes y año;
- si el número de serie del día o mes es el número de los primeros diez (del 1 al 9), entonces se coloca un cero delante: 03.01.15 .
- Palabra año, reducción GRAMO. no lo ponen.
- Cuando termine, revise la carta en busca de errores gramaticales y asegúrese de que no haya nada superfluo.
- Entregue la carta a un colega o, si es posible, a un gerente para que la lea. Una perspectiva externa ayudará a identificar deficiencias que de otro modo podrían pasarse por alto.
- No olvide incluir su teléfono/dirección de correo electrónico. Esto suele ser necesario para solución rápida problema especificado en la carta.
- Además de los requisitos universales generales y las reglas de diseño, se debe tener en cuenta que cada tipo de documento tiene sus propias características de diseño.
Recuerde que no todos los documentos tienen una lista completa de los detalles enumerados anteriormente, sino solo un conjunto específico de aquellos que brindan fuerza legal e integridad a este tipo particular de documento.
¡Buena suerte con tus transacciones y las respuestas deseadas!
Preguntas y respuestas frecuentes
¿Qué es bueno escribir al final de una propuesta comercial?
No utilice en la etapa final palabras y frases que puedan considerarse manipulación (“esperamos una cooperación mutuamente beneficiosa”, “gracias de antemano por su respuesta”, “estaremos esperando su carta de respuesta”, etc.).
¿Deberías escribir “mis mejores deseos” o “con respeto” al final de la carta?
Definitivamente, “con respeto”, es necesario adherirse a un estilo de comunicación empresarial.
¿Qué suelen escribir al final de una carta si piden una respuesta rápida?
Nada como esto está escrito en una carta comercial.
¿Debería escribir “saludos” o “mejores deseos” en su firma de correo electrónico?
"Atentamente".
¿Cómo sustituir la firma "con respeto"?
“Con todo respeto”, “Con respeto”.
¿Cómo finalizar una carta de presentación?
Gracias por su atención.
¿De qué otra manera puedes escribir "Me gustaría notificar"?
“Me gustaría informar”, “notificar”, “informar”, “anunciar”, “llamar la atención de”.
¿Es correcta la frase: “Terminaré mi informe con palabras”?
Probablemente todo el mundo se ha tenido que enfrentar al menos una vez a la necesidad de escribir una carta comercial. Al compilarlo, involuntariamente llegas a la conclusión de que no es nada fácil. Existen muchas reglas y regulaciones sobre redacción de cartas comerciales que necesita conocer. El artículo describe en detalle el proceso de elaboración de un documento, proporciona ejemplos de cartas comerciales y analiza sus tipos y diseño.
Forma
Los formularios confeccionados agregarán solidez e indicarán la confiabilidad de la empresa. Contienen la información necesaria sobre la organización, como por ejemplo:
- Nombre.
- DIRECCIÓN.
- Números de teléfono de contacto.
- Sitio web.
- Correo electrónico.
- Logo.
- Otros datos de contacto.
No existen reglas estrictas con respecto a los formularios. Por tanto, cada organización decide de forma independiente qué información incluir en ellas.
¿Cómo redactar correctamente cartas comerciales? Preparación
Las cartas comerciales se escriben y formatean de cierta manera, sujetas a sus reglas y requisitos inherentes. Dependiendo del objetivo, el autor piensa en detalle el contenido para obtener el resultado que está calculando. Debe comprender claramente qué información ya conoce el destinatario sobre el tema de la carta, en qué basarse y qué habrá de nuevo en ella. Los argumentos dependen del objetivo que persiga el autor. El proceso de elaboración de una carta comercial se puede dividir en las siguientes etapas:
- Estudiando el tema.
- Escribir un borrador de carta.
- Su aprobación.
- Firma.
- Registro.
- Envío al destinatario.
Estructura de cartas comerciales.
A la hora de redactar una carta es necesario saturarla de información, es decir, poner todo ahí. Información necesaria. Puede ser simple o complejo. En una carta sencilla, el contenido transmite de forma clara y concisa información que generalmente no requiere respuesta por parte del destinatario. Uno complejo puede constar de varias secciones, puntos y párrafos. Cada párrafo presenta un aspecto de la información. Estos tipos de ejemplos de cartas comerciales suelen constar de una sección de introducción, un cuerpo y una sección de cierre.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo escribir una carta comercial: su parte introductoria.
La parte principal describe situaciones y eventos, proporciona su análisis y evidencia. Es en esta parte donde convencen de que es necesario actuar de una forma u otra, demostrar cómo fueron las cosas e informar sobre la necesidad de participar en cualquier evento, dando diversos argumentos.
La conclusión contiene conclusiones que se formulan en forma de sugerencias, solicitudes, recordatorios, negativas, etc.
A continuación se presenta un ejemplo de cómo escribir una carta comercial, su parte final. Esto resume el requisito establecido en el principal.
Toda la información proporcionada debe ser óptimamente coherente y comprensible.
Cada letra comienza con una dirección centrada. Esta pequeña parte es sumamente importante. A la hora de elegirlo, el autor deberá considerar:
- Posición del destinatario.
- La naturaleza de la relación.
- Formalidad.
- Etiqueta.
Debe haber una forma educada al final de la carta. Por ejemplo: “...expreso esperanza de una mayor cooperación (agradecimiento por la invitación)...” Estas frases van seguidas de la firma del autor.
Estilo
Todas las cartas deben estar escritas en un estilo comercial oficial, lo que significa el uso del lenguaje para las relaciones comerciales oficiales. Las características de dicho lenguaje se forman en las siguientes circunstancias:
- Los principales participantes en las relaciones comerciales son las personas jurídicas, en nombre de cuyos gerentes y funcionarios se escriben cartas.
- Las relaciones en las organizaciones están estrictamente reguladas.
- El tema de la comunicación son las actividades de la empresa.
- Los documentos de gestión generalmente tienen un destinatario específico.
- A menudo, en el curso de las actividades de una organización, ocurren las mismas situaciones.
En este sentido, la información contenida en una carta comercial debe ser:
- Oficial, impersonal, enfatizando la distancia entre los participantes en la comunicación.
- Dirigido, destinado a un destinatario específico.
- Actual al momento de escribir este artículo.
- Confiable e imparcial.
- Razonado para inducir al destinatario a realizar cualquier acción.
- Completo para la toma de decisiones.
Requisitos
Una carta comercial debe cumplir con los siguientes requisitos:
- El habla está estandarizada en todos los niveles: léxico, morfológico y sintáctico. Contiene muchas expresiones, términos y fórmulas.
- El tono de la escritura es neutro, sobrio y estricto, sin el uso de un lenguaje emocional y expresivo.
- Exactitud y claridad del texto, sin errores lógicos, claridad y consideración de la redacción.
- Concisión y brevedad, sin utilizar expresiones que tengan un significado adicional.
- El uso de fórmulas lingüísticas formadas como resultado de situaciones repetidas.
- El uso de términos, es decir, palabras o frases que tienen conceptos especiales.
- El uso de abreviaturas, que pueden ser léxicas (es decir, palabras compuestas formadas eliminando letras de partes de palabras: LLC, GOST, etc.) y gráficas (es decir, designaciones de palabras en forma abreviada: grn, zh-d, etc.).
- El uso de construcciones en los casos genitivo e instrumental.
- Frases con sustantivos verbales (“brindar apoyo” en lugar de “apoyo”).
- Utilizando oraciones simples y comunes.
Los ejemplos de cartas comerciales anteriores se muestran en la versión completa (con cuerpo) a continuación. La información cumple con todos los requisitos de un estilo comercial oficial.
Tipos de cartas comerciales
Lo mejor es escribir una carta comercial sobre un tema específico. Si es necesario resolver varios problemas a la vez, se recomienda elaborar varias opciones diferentes.
Las cartas comerciales pueden tener el siguiente contenido:
- Acompañamiento. Por lo general, estas cartas son necesarias para informarle dónde enviar los documentos.
(¿Cómo escribir una carta comercial? Un modelo de carta de presentación ayudará a quienes necesiten redactar este tipo de documento).
- Garantizado. Están escritos para confirmar cualquier promesa o condición. Por ejemplo, se puede garantizar el pago del trabajo, el alquiler, los plazos de entrega, etc.
- Gracias. Han comenzado a utilizarse con especial frecuencia recientemente. Estas cartas demuestran un buen tono de colaboración. Se pueden emitir en papel con membrete normal o en papel de colores con una bonita impresión.
(¿Cómo escribir una carta comercial? Una muestra de la variedad de agradecimiento se elabora de forma libre, dependiendo de las tareas que resuelve. En este caso, la carta expresa su esencia en la forma más breve. Tal muestra, hecha en papel de colores con un adorno, se puede colgar en la pared de la habitación de la empresa en un lugar de honor).
- Informativo.
- Instructivo.
- Felicidades.
- Publicidad.
También hay cartas:
- Propuestas de cooperación. Bastante habituales en los últimos tiempos, los enviados a organizaciones, suelen ser de carácter publicitario, como por ejemplo este ejemplo. Es bastante difícil escribir cartas comerciales, hay que tener en cuenta muchos matices para llamar la atención y, más aún, interesarse. Pero si lo redacta según el ejemplo siguiente, tiene todas las posibilidades de éxito.
- Invitaciones. Se les envía invitándolos a participar en diversos eventos. Generalmente van dirigidas al gerente o oficial, pero también puede dirigirse a todo el equipo.
- Peticiones.
- Avisos.
- Solicitudes y muchas otras.
Cómo escribir una respuesta a una carta. Ejemplo
La respuesta deberá comenzar repitiendo la petición expresada en la primera carta. Luego se dan los resultados de su consideración y se expresa la aprobación o el motivo del rechazo. Una carta de respuesta comercial puede contener una solución alternativa a la información esperada. Normalmente cumple con los siguientes principios:
- Disponibilidad de un enlace a la primera carta y su contenido.
- Medios lingüísticos idénticos.
- Aspectos de alcance y contenido comparables.
- Cumplimiento de una determinada secuencia.
Decoración
Además de utilizar membretes corporativos para cartas comerciales, es necesario tener en cuenta otras sutilezas a la hora de diseñarlas. Estos son detalles, reglas para abreviaturas, direcciones de escritura, encabezados, longitud del texto, ancho de campos y más.
Los ejemplos de una carta comercial le ayudarán a redactarla, teniendo en cuenta todas las sutilezas y matices. Son utilizados tanto por trabajadores de oficina principiantes como por trabajadores experimentados. Gracias a las muestras aprenden a escribir letras correctamente y ahorran mucho tiempo.
1. Los documentos comerciales están redactados en un tono distante: no se permiten expresiones de excesiva cortesía, así como negligencia que roce la mala educación.
2. No inste al destinatario a apresurarse al tomar decisiones sobre solicitudes escritas presentadas por usted con las palabras "urgentemente", "inmediatamente" o en el menor tiempo posible. Recuerda que ayunar nunca es bueno. Es mejor indicar cuándo le gustaría conocer la decisión: “Le pido” que responda en tal o cual fecha” o “Le insto a que me informe inmediatamente sobre su decisión”.
3. Sea moderado en sus peticiones, comedido en sus valoraciones de los acontecimientos, objetivo en la presentación de los hechos, humano en la determinación de las medidas disciplinarias, generoso en el cuidado y estímulo de los dignos, tacaño y ahorrativo en el gasto. Dinero. Sea también prolífico con sugerencias prácticas; y las conclusiones son extremadamente específicas.
4. El contenido (o subtexto) del documento no debe imponer al destinatario el resultado esperado del tema tratado en la carta, por ejemplo, así: estudie y resuelva el tema positivamente o le pido que apruebe esta candidatura. Deje que el destinatario piense por sí mismo.
5. No debe insinuar al destinatario de la carta sobre su supuesta atención introduciendo la siguiente redacción en el texto final de la carta: “Propongo estudiar detenidamente”: un subordinado concienzudo puede guardar rencor, un no tan- El jefe inteligente puede enfurecerse y tomar una insinuación involuntaria demasiado literalmente.
6. Si notifica a alguien que no es posible cumplir con su pedido o solicitud, no comience el mensaje con una declaración de rechazo; indique el motivo de su decisión y deje claro que bajo ciertas circunstancias puede volver a considerar el pedido. asunto nefasto.
7. Muestre diplomacia en los casos en que informe algo positivo: deje en claro que cumplir con la solicitud de alguien le costó una cierta cantidad de trabajo. De lo contrario, corre el riesgo de encontrarse con nuevas solicitudes persistentes de problemas no muy urgentes, cuya solución, además, a veces ni siquiera entra en el ámbito de sus responsabilidades directas.
9. Su carta debe ser absolutamente limpia en el sentido legal (esto se aplica principalmente a los documentos monetarios y personales), impecable en contenido y ejecución, las palabras deben ser precisas y los pensamientos espaciosos.
10. Escriba con menos frecuencia y lo más breve posible. La abundancia de documentos y palabras que contienen no acelera, sino que ralentiza la solución del caso. Si decides escribir, hazlo en un lenguaje comprensible.
Sobre el uso de expresiones estándar en cartas comerciales.
En muchos casos, el contenido de las cartas comerciales, que exponen cuestiones (direcciones) esencialmente similares de las actividades de la empresa, puede estandarizarse (unificarse) hasta cierto punto.
Un papel especial en la estandarización (unificación) del contenido de una carta comercial lo desempeña el uso justificado de clichés y clichés: combinaciones establecidas de palabras, así como palabras individuales en su forma generalmente aceptada (teniendo en cuenta las características específicas de la correspondencia comercial). ) interpretación.
A continuación se presentan pautas específicas para el uso de algunas de las palabras más utilizadas y frases estables al preparar el contenido de las cartas comerciales. Hacemos hincapié en que el uso de dichas palabras y frases debe ser apropiado.
1. Construcciones sintácticas utilizadas para presentar motivos y explicar los motivos para realizar determinadas acciones:
Para poder brindarles asistencia les pido... ·
Para intercambiar experiencias te envío...
Como una excepción...
Debido a circunstancias especiales...
Debido a la finalización de los trabajos de...
En relación con la decisión de... .
De conformidad con el acuerdo previamente alcanzado... De mutuo acuerdo entre... -
Conforme a su solicitud...
A pesar de esto y aquello, sigue sucediendo...
2.Formulaciones para expresar rechazo:
A pesar de los esfuerzos realizados por nosotros (la organización), sus instrucciones siguen sin cumplirse debido a...
Desafortunadamente, no es posible satisfacer su solicitud porque...
Su pedido no puede ejecutarse antes de la fecha de vencimiento por las siguientes razones...
No podemos brindarle la información que le interesa, porque... La organización no tiene la capacidad para realizar esta tarea por falta de... , "
3. Formulaciones para expresar una advertencia (notificación):
Tenga en cuenta que después de tal o cual momento el acuerdo expira...
La organización se ve obligada a advertirles que...
Consideramos necesario recordarles una vez más que...
La organización se reserva el derecho de suspender unilateralmente el acuerdo por...
Las obligaciones de garantía asumidas por la organización pierden su fuerza.
Nos gustaría informarle que...
La organización anuncia...
Te informo... ,
Me gustaría informarte que...
Estoy informando...
4. Rotación administrativa sostenible:
Para poner en funcionamiento...
Obligar al gerente...
Encomendar el control de la aplicación de la presente Directiva a
Ordenar una investigación sobre el hecho...
Encontrar características adicionales Para...
5. Formulaciones para expresar solicitudes:
Por favor enviar a mi dirección... .
Debido a la urgente necesidad de... les pido urgentemente
Le pido amablemente que resuelva el problema...
Como parte de un acuerdo preliminar con un representante de su organización, le pido que considere la posibilidad...
En base al límite anual de... les pido que busquen para las necesidades de la organización...
6.Formulaciones para enfatizar la importancia particular de la información:
Seguridad garantizada...
La documentación ha sido enviada a su dirección por mensajería...
Se están tomando medidas enérgicas para...
Se garantiza la confidencialidad de la información...
Las deficiencias identificadas ya están siendo eliminadas...
Se han asignado fondos adicionales para... Se han planificado las actividades necesarias", destinadas a...
Nos organizaremos lo antes posible...
Proporcionado cada día: control estricto sobre...
7. Figuras retóricas sostenidas:
menos complicado...
el más importante...
mejor efecto...
peor resultado...
ayuda...
realizar una inspección... ~ la dirección lo considera posible...
A la organización no le importa...
por favor infórmame urgentemente...
eliminarlo inmediatamente...
garantizar el cumplimiento...
crear las condiciones necesarias... informar propuestas para
solucion optima...
momento probable...
Confirmar recibo...
envíamelo a mi dirección...
decide por ti mismo...
8. Más a menudo verbos utilizados: ejecutar (ejecutar); decidir (resolver); obligar; completo; detener; enviar enviar); enfatizar acerca de...); poner en funcionamiento); planificar (coordinar); implementar (realizar); crear; reponer; organizar; proporcionar; informar (informar); presentar (proporcionar); especificar; instalar; eliminar; revelar (descubrir).
9. La mayoría adjetivos de uso frecuente: urgente (operativo); secundario; perspectiva; importante; Principal Principal); principal; grave (significativo); planificado; adicional; lleno; inadecuado; final; intermedio; general; específico; más alto; Primario; lo mejor de lo peor).
10. Prohibiciones estilísticas: En lugar de... En relación con, respecto... Por el hecho de que... Adquirir... Tener en cuenta... Adjunto... Influencia... Excepto... Para el propósito de... En el caso de que Actualmente... Enumeración... Incrementar el ritmo... Hacer un esfuerzo... Debería utilizar... Acerca de... Porque... Comprar... Considerar... Aplicación:... Influencia... Excepto... Para... Si... Ahora... Pago. .. Acelera... Prueba...
Finalmente, aquí hay algunas consideraciones prácticas más. Su significado se reduce a lo siguiente:
1. Al enviar una carta comercial a alguien, preste siempre atención no solo al contenido del mensaje, sino también a la forma de su presentación. Tenga en cuenta que una carta comercial escrita esencialmente correctamente puede tener exactamente el efecto opuesto al deseado en el destinatario debido a un tono incorrecto o un estilo de presentación tosco.
2. Intenta ubicarte lo más correctamente posible a lo largo del camino. El contenido de una carta comercial es semántico. acentos. Comience su presentación con Idea principal, constituyendo el tema (materia) del documento, que luego desarrollas consistentemente.
3. No escriba cartas comerciales en un estado de fuerte ira o bajo la influencia de otras emociones; esto tendrá el efecto más indeseable en su contenido. Sin embargo, si su mano “llega a la pluma”, entonces, después de haber escrito la última línea, no se apresure a enviar esta obra; pospóngala, al menos hasta el día siguiente.
4. Y por último, evite utilizar palabras y expresiones de dudosa interpretación en las cartas comerciales, ya que la ambigüedad en el contenido conduce a malentendidos. Esfuércese por garantizar que lo que escriba esté escrito de la forma más sencilla e inteligible posible. Siga cuidadosamente el “fairway” estilístico en cada caso de comunicación escrita.
La comunicación, como se señaló anteriormente, en sentido estricto es intercambio de información. A grandes rasgos se pueden distinguir cuatro tipos principales. Estos son: transmisión de información (informar); transmisión de instrucciones; estimulación, persuasión (ajuste y aclaración de instrucciones o información previamente transmitida); recolección, procesamiento, sistematización y análisis de la información recibida.
Lo mismo ocurrirá con la correspondencia comercial. Sin embargo, para comprender mejor las diferencias entre cada uno de los tipos enumerados, analicemos este punto con un poco más de detalle.
La transferencia de información se realiza con el objetivo de informar a la otra parte sobre el estado de las cosas en el área de interés (o interés potencial) para el uso de esta información en el proceso de desarrollo y toma de decisiones. Formas posibles: una declaración escrita de los hechos o sus conclusiones y juicios basados en estos hechos, o su percepción e interpretación de los hechos a su disposición. La transmisión de instrucciones tiene como objetivo lograr que la otra parte adopte acciones que son bastante específicas en cuanto a dirección y momento. Posibles formas: orden escrita para realizar una tarea determinada a una o más personas, de forma independiente o en colaboración con alguien, casi siempre con notificación posterior obligatoria de su ejecución.
Independientemente de la forma elegida, la indicación es siempre específica. Las instrucciones efectivas casi siempre ofrecen (aunque en forma directiva) formas generales de resolver un problema, pero el ejecutor de las instrucciones debe abordar su aplicación en la práctica de manera creativa, de acuerdo con la situación actual. "
La adaptación y la aclaración tienen como objetivo influir en el desarrollo posterior de acontecimientos, cuyo curso ya está en parte predeterminado por la información (instrucciones) transmitida previamente. Para que este impacto sea positivo, el ajuste debe realizarse en el momento oportuno y, como suele decirse, dar en el blanco.
Aunque es realmente útil observar el desarrollo de una situación desde fuera, el destinatario de información adicional tiene derecho a utilizarla o no, según la situación. Comentario con el remitente en este caso debe reflejar la decisión (sí - no) y los motivos de esta decisión, pero no limitarse a esto únicamente.
La recopilación, procesamiento, sistematización y análisis de información tiene como objetivo preparar nuestra próxima decisión o la siguiente porción de información necesaria para realizar cualquier acción. Las formas posibles son bastante variadas, ya que la información escrita puede llegarnos en forma de carta de respuesta (u otro documento), por fax, por teléfono (como mensaje telefónico) y por correo electrónico.
La acción es incluso más rápida de lo que esperaba: tres o cuatro horas después recibe un telegrama notificándole que todos los conjuntos de documentación se enviaron hace tres meses, incluida (una copia) para usted. También se menciona que sus subcontratistas de una empresa ubicada en la misma ciudad que usted “recibieron la documentación especificada y no tienen quejas”. La reexportación no es posible ya que la circulación de la documentación era limitada.
Luego te responsabilizas y contactas por teléfono con representantes de la empresa U -la misma que ya recibió la documentación- para solicitarles un uso temporal (o mejor aún, fotocopiarla). Sin embargo, el señor con el que está hablando no tiene prisa por brindarle ese servicio: “Lo siento, pero esto es imposible. ¿No sabes que esta documentación es secreta? Debe enviarnos una solicitud por escrito y, además, contactar con la institución X, que da el visto bueno a la transferencia y reproducción de este tipo de documentación. Tengo el honor..." Por lo tanto, la empresa Y y la institución X entablan gradualmente correspondencia comercial, no sólo con su empresa, sino también entre sí.
Lo más probable es que la situación simulada se resuelva con éxito, siempre que cada uno de los participantes en el polílogo escrito asuma sus responsabilidades (remitente y destinatario) de manera responsable.
Antecedentes(del inglés) - esto es material informativo para los medios, presentando información sobre la organización, su perfil, productos y servicios, historia de creación, desarrollo, etc. A diferencia de un comunicado de prensa, la información de fondo no contiene información de noticias, pero es una posible adición necesaria al comunicado de prensa. en caso de que al escribir un artículo basado en la información presentada en el comunicado de prensa, el periodista necesite información más detallada sobre la organización que emitió el comunicado de prensa.
El objetivo del documento informativo es informar y dar respuestas objetivas a posibles preguntas que los representantes de los medios puedan tener después de leer el comunicado de prensa. A menudo, para que sea más conveniente para los periodistas, al escribir antecedentes, utilizan subtítulos que ya contienen una breve respuesta a la pregunta, y la información que se presenta a continuación solo revela esta respuesta de manera más amplia y completa.
En segundo plano, no conviene centrarse en un titular llamativo y en el primer párrafo, aunque, como en un comunicado de prensa, la información principal y más necesaria debe aparecer al principio. El título de fondo debe revelar el tema de este material de la manera más precisa e informativa posible. Antes de pasar al tema principal, es posible hacer un poco de historia de este tema, haciendo referencia a varios instituciones del Estado, organizaciones de investigación, etc. Lo que sigue es información detallada sobre el tema, que debe basarse en hechos y datos precisos.
El fondo puede estar dedicado a toda la organización, o a su producto o servicio individual, o a un evento que ha ocurrido o se espera en esta organización.
conferencia de prensa- un evento mediático celebrado en los casos en que hay noticias socialmente significativas, y una organización o individuo persona famosa directamente relacionados con esta noticia deseamos brindar comentarios sobre esta noticia que sean de interés e importancia para el público. Normalmente, durante una conferencia de prensa, sus participantes responden preguntas de los periodistas relacionadas directa o indirectamente con el tema de la conferencia de prensa.
