contabilidad primaria representa la etapa inicial de percepción sistémica del registro de transacciones individuales que caracterizan los procesos y fenómenos económicos que ocurren en la organización. Sus objetos son: aprovisionamiento, adquisición y consumo de recursos materiales, costos de producción, movimiento de productos semiacabados y saldos de trabajos en curso, volumen de producción de productos, su envío y venta, liquidaciones con proveedores, compradores, clientes, bancos, autoridades financieras. , fundadores, etc.
La información inicial sobre los procesos y fenómenos económicos se refleja en los documentos primarios.
Documento contable primario- este es un certificado escrito de una transacción comercial que tiene fuerza legal y no requiere más explicaciones o detalles.
El documento contable primario debe tener:
- nombre: contenido financiero y económico de una transacción comercial. Un documento que no tenga nombre, así como un documento con un nombre poco claro y difícil de leer, no tendrá fuerza legal;
- nombre y, en algunos casos, direcciones y cuentas bancarias de las partes (personas jurídicas y personas naturales) que participan en esta transacción comercial. Un documento primario que no contiene el nombre y los atributos correspondientes de al menos una de las partes de la transacción comercial pierde su direccionabilidad y no puede ejecutarse;
- fecha de compilación. Si la fecha está ausente o no está clara, el documento pierde su direccionabilidad en el tiempo. De hecho, dicho documento no tiene fuerza legal;
- el contenido de una transacción comercial (objeto de documentación), resultante del nombre del documento en el que aparece en forma general;
- metros de la operación comercial que se realiza. La ausencia de contadores en el documento lo priva de una base contable y de liquidación;
- firmas de las personas responsables: el director de la organización y el jefe de contabilidad.
Los empleados de contabilidad completan los documentos de forma clara y legible mediante escritura manual con tinta o bolígrafo, en una máquina de escribir o utilizando tecnología informática.
Como regla general, para los documentos se utilizan formularios estándar en forma de espacios en blanco de carácter interdepartamental. Esto incluye formularios de pedidos, facturas, facturas, cupones, extractos, etc. Los documentos primarios deben redactarse en el momento de la transacción y, si esto es imposible por razones objetivas, inmediatamente después de su finalización.
Si se produce un error en las cuentas agrícolas, puede utilizar el método de entrada negativa o de reversión. En este caso, la entrada errónea se repite en tinta roja o en colores estándar (azul, negro) y se encierra en un marco rectangular.
Un color rojo o un marco rectangular anularán una entrada errónea, tras lo cual se realizará una entrada correcta. Es posible corregir errores en los registros contables tachando y corrigiendo más (la entrada errónea se tacha con una línea y debajo se hace una entrada correcta indicando la fecha de corrección y la firma del contador; si es necesario, un certificado se redacta revelando la necesidad de corrección y el motivo del error).
No debe haber correcciones, tachaduras o borrones en efectivo y documentos bancarios.
Al trabajar con cualquier documento, un contador se basa en ciertos principios y fundamentos metodológicos consagrados en los documentos oficiales.
A partir de documentos primarios, se realizan anotaciones en registros contables, tarjetas, extractos, diarios, así como en disquetes, disquetes y otros soportes.
Los documentos contables pueden ser externos e internos.
Documentos externos llegan a la organización desde el exterior: de organismos gubernamentales, organizaciones superiores, bancos, inspecciones fiscales, de fundadores, proveedores, compradores, etc., se compilan de acuerdo con formularios estándar. Ejemplos de dichos documentos incluyen orden de solicitud de pago, solicitud de pago, factura de proveedor, etc.
Documentos internos compilado directamente por la organización.
Se distinguen los siguientes tipos de documentos internos:- administrativo;
- exculpatorio (ejecutivo);
- conjunto;
- registro contable.
Administrativo- Se trata de documentos que contienen pedidos, instrucciones de producción y realización de determinadas operaciones comerciales. Estos incluyen órdenes del jefe de la organización y personas autorizadas por él para realizar transacciones comerciales.
Justificante Los documentos (ejecutivos) certifican el hecho de las transacciones comerciales. Estos incluyen órdenes de recepción, actos de aceptación de materiales; actos de aceptación y enajenación de activos fijos; documentos sobre la aceptación de productos manufacturados por parte de los trabajadores, etc.
Conjunto Los documentos son tanto administrativos como ejecutivos. Esto incluye órdenes de efectivo entrantes y salientes, extractos de nómina para el pago de salarios a los empleados de la organización, informes anticipados de personas responsables, etc.
Documentos contables se compilan en el caso de que no existan documentos estándar para los registros de transacciones comerciales, así como al resumir y procesar documentos administrativos y de respaldo. Se trata de certificados, hojas de distribución, etc.
Los documentos contables también se dividen en únicos y acumulativos. Los documentos primarios únicos se utilizan al completar cada transacción comercial. Los documentos de acumulación se elaboran durante un cierto período de acumulación gradual de transacciones comerciales homogéneas. Al final del período, estos documentos calculan los resultados de los indicadores correspondientes. Ejemplos de documentos acumulativos son órdenes de trabajo mensuales de dos semanas, tarjetas de límite para la liberación de materiales de los almacenes de la organización, etc.
Los documentos contables se dividen en primarios y resumidos.
Documentos fuente compilado en el momento de una transacción comercial. Un ejemplo de tales documentos son las facturas por la entrega de materiales desde los almacenes de la organización a los talleres.
Documentos resumidos compilado sobre la base de documentos primarios, por ejemplo, extractos de nómina.
Al momento de registrar datos en documentos primarios, aparece información contable que no se registra automáticamente. Todas sus características cuantitativas y cualitativas están sujetas a control lógico, aritmético y legal antes de la elaboración de documentos primarios. Dicho control lo llevan a cabo tanto los empleados involucrados en el mantenimiento de la contabilidad primaria como los empleados de los servicios de gestión.
Al firmar órdenes de efectivo entrantes y salientes, extractos de nómina, órdenes y demandas de pago y otros documentos bancarios, el jefe de la organización analiza minuciosamente cada transacción comercial.
En el proceso de obtención de información contable se distinguen las siguientes etapas:- trabajo preliminar antes de la elaboración de documentos primarios;
- preparación de documentos primarios;
- aprobación de documentos primarios;
- el trabajo del departamento de contabilidad en la preparación y procesamiento de documentos primarios.
La recopilación de información contable implica el trabajo adecuado de los diversos servicios de la organización. Esta etapa se caracteriza por el más alto nivel de analítica y eficiencia de la contabilidad.
La segunda etapa del proceso contable es el procesamiento de la información contable. Implica la participación directa de los empleados de los servicios de gestión funcional en la obtención de información contable. Por lo tanto, al contabilizar artículos de inventario sobre la base de documentos primarios, se prevé agrupar y resumir datos en tarjetas de almacén de materiales. Cada mes, los datos de tarjetas y libros se transfieren a informes sobre el movimiento de activos materiales. A su debido tiempo, los jefes de almacén y jefes de departamento envían estos informes al departamento de contabilidad de la organización.
Los directivos también participan en el tratamiento de datos. Así, con la ayuda de empleados de diversos servicios de gestión, se identifican los culpables de la escasez y las pérdidas.
Después de verificar los cálculos aritméticos, la legalidad y conveniencia de las transacciones comerciales realizadas, se registran los documentos contables y luego se realiza la agrupación económica de sus datos en un sistema de cuentas contables sintéticas y analíticas mediante su inscripción en registros contables.
Los registros contables son tablas de conteo de una determinada forma, construidas de acuerdo con la agrupación económica de datos sobre la propiedad y las fuentes de su formación. Sirven para reflejar las transacciones comerciales.
Los registros contables, según su estructura, se dividen en cronológicos y sistemáticos. En los registros cronológicos, las transacciones comerciales se reflejan en la secuencia de su finalización. Los registros contables sistemáticos sirven para agrupar las transacciones comerciales según características establecidas.
Los registros contables se mantienen en forma de libros de contabilidad, tarjetas, extractos, diarios y medios informáticos.
La contabilidad sintética se lleva a cabo en registros sistemáticos y la contabilidad analítica se lleva a cabo en registros analíticos. Las inscripciones en los registros se realizan tanto manualmente como mediante tecnología informática.
La totalidad y ubicación de los datos en el registro determinan su forma, que depende de las características de los objetos que se tienen en cuenta, la finalidad de los registros y los métodos de registro contable. El registro contable se refiere al registro de transacciones comerciales en registros contables.
En los libros de contabilidad, todas las páginas están numeradas y encuadernadas. El número está indicado en la última página y certificado por las firmas de las personas autorizadas. En algunos libros, por ejemplo los libros de caja, las páginas no sólo están numeradas, sino que también están atadas con cordeles y selladas con un sello de cera. Dependiendo del volumen de cuentas del libro, se asignan una o más páginas para una cuenta en particular. Los libros de contabilidad se utilizan para la contabilidad sintética y analítica.
Las tarjetas están hechas de papel grueso o cartón suelto sin estar unidas. Se almacenan en cajas especiales llamadas archivadores. Las tarjetas se abren durante un año y se inscriben en un registro especial para garantizar el control de su seguridad.
Las hojas se diferencian de las tarjetas en que están hechas de papel menos denso y tienen un formato más grande. Se almacenan en carpetas especiales llamadas registradores. Los extractos se abren, por regla general, durante un mes o un trimestre.
Los asientos en los registros contables deben ser claros, concisos, claros y legibles. Después de inscribir una transacción comercial en el registro contable, se hace una marca adecuada en el documento principal para facilitar la verificación posterior de la contabilización correcta. Al final del mes, se resumen los resultados de cada página de los registros contables. Las anotaciones finales de los registros sistemáticos y analíticos deberán verificarse mediante la elaboración de hojas de facturación.
Tras la aprobación del informe anual, los registros contables se agrupan, encuadernan y depositan en el archivo vigente de la organización.
Métodos para corregir asientos erróneos en registros contables.
Existir Tres formas de corregir asientos erróneos en los registros contables.: revisión, entrada adicional, reversión.
Método correctivo sólo puede aplicarse si los errores se descubrieron antes de la elaboración del balance o se produjeron en los registros contables sin afectar la correspondencia de las cuentas. Este método consiste en tachar con una línea fina el texto, número, importe e inscripción incorrectos al lado o encima del texto o importe correcto con la cláusula adecuada.
Por ejemplo, si en lugar de 100 rublos. Si se reflejan 200 rublos, entonces se deben tachar 200 rublos. y escriba “100 rublos” en la parte superior, y en el costado indique: “200 rublos tachados y 100 rublos escritos en la parte superior, creencia corregida (fecha, firma)”.
No se permiten correcciones ni borrones en los documentos monetarios, ni siquiera en los especificados, especialmente en los números.
Entradas adicionales se realizan en los casos en que se subestima erróneamente el monto de una transacción comercial. Por ejemplo, el proveedor transfirió 150 rublos de la cuenta corriente. Esta transacción comercial se refleja en la correspondencia correcta de las cuentas, pero su monto se subestima a 100 rublos. Se realizó el siguiente asiento contable: débito en la cuenta "Liquidaciones con proveedores", crédito en la cuenta "Cuenta corriente" - 100 rublos.
Pero como los proveedores deben transferir 150 rublos, entonces falta la cantidad de 50 rublos. es necesario realizar entradas adicionales: débito en la cuenta "Liquidaciones con proveedores", crédito en la cuenta "Cuenta corriente" - 50 rublos.
Se realizan publicaciones adicionales en el mes actual o en el próximo. Esta regla de corrección de errores se aplica en dos casos: si los datos del documento primario no se registran en una línea separada en el registro contable y cuando en el registro contable se refleja un monto erróneamente subestimado de una transacción comercial.
Método de reversión es que el asiento incorrecto, principalmente digital, se elimina mediante un número negativo, es decir, la correspondencia incorrecta y el importe se repiten en tinta roja. Al mismo tiempo, se realiza una entrada correcta con tinta normal. Las reversiones ocurren cuando las cuentas se contabilizan incorrectamente o cuando se registra una cantidad exagerada.
Al resumir los resultados de las operaciones, se restan las entradas realizadas en tinta roja.
La contabilidad es un sistema complejamente organizado. Sobre esta base, la información se recopila en documentos primarios, registros y su análisis posterior. Aquellos. La contabilidad es la expresión de todas las transacciones financieras y económicas en términos monetarios. Cómo se lleva a cabo la contabilidad primaria, aprenderá en el artículo.
todo tiene su precio
La contabilidad le permite llevar todas las transacciones a términos monetarios. Por ejemplo, relaciones laborales, relaciones entre compradores y proveedores, mantenimiento de registros de horas de trabajo, relaciones con el estado: pago de impuestos. Refleja no sólo la realización de dichas operaciones, sino también su análisis. Esto nos permite entonces sacar una conclusión sobre la solvencia y solvencia de la organización en su conjunto. Y sobre esta base, eliminar las debilidades de la política financiera y elegir la dirección de un mayor desarrollo.
Importante: la base para la dirección de un mayor desarrollo de la organización es el mantenimiento de la contabilidad primaria.
Esta es la base que le permite recopilar toda la información necesaria.
Documentos fuente
Arriba, llamamos a la documentación primaria la base de la contabilidad en una empresa. También se puede comparar con las raíces de un árbol, de las que luego crecen un tronco y ramas (registros). Las hojas son contabilidad sintética de las cuentas, que le permite evaluar de forma precisa y completa el trabajo de la empresa.
Demos una definición. La documentación primaria es un documento específico de una forma claramente establecida por la ley, completado de acuerdo con todas las reglas de contabilidad, recomendaciones de impuestos, banca, estadística y una serie de otras autoridades interesadas en esto.
La aprobación de la documentación primaria se realiza en las autoridades estadísticas. Los departamentos emiten documentos más especializados y con un enfoque más limitado para tipos individuales de actividades.
Dicha documentación le permite registrar y rastrear las transacciones financieras y económicas en la empresa. Aquellos. Esta es la base de los equipos usados en empresas individuales.
Reglas de llenado
Además de que las autoridades estadísticas son responsables de aprobar los documentos, han desarrollado una serie de requisitos para completarlos.
Relleno requerido:
- Nombre completo del documento (no se permiten abreviaturas);
- Fecha de emisión del documento;
- Información completa sobre la organización que redacta el documento y a quién va dirigido;
- Datos bancarios completos de la contraparte, si es necesario;
- Información completa sobre la operación del negocio, expresada cuantitativa y monetariamente;
- Información sobre el empleado que tiene derecho a certificar el documento (cargo, firma, transcripción);
- Sello o sello (húmedo).
A pesar de que los requisitos anteriores son obligatorios, en algunos casos, por falta de atención u otras razones, se pueden perder uno o más puntos. Esta infracción no implica la nulidad de la contabilidad primaria.
Tipos de documentación primaria
Se emite un documento específico para cada transacción financiera y económica individual. Enumeremos los principales.
- Factura – para compradores, que indica el nombre del producto o servicio, datos bancarios del proveedor;
- Orden de pago: para el proveedor por parte del comprador, que confirma el hecho del pago, en forma no monetaria;
- Recibo: para el comprador, según el cual pagó al proveedor en efectivo;
- Extracto bancario: le permite ver el movimiento de fondos en la cuenta corriente de la empresa durante un período determinado;
- Orden de efectivo: le permite ver el movimiento de fondos en la caja registradora de la organización;
- Carta de porte o documentos de transferencia universal, factura: confirma el envío de material o prestación de servicios después del pago. Indica el nombre del producto, volumen y costo.
- Conocimiento de embarque: para transportar materiales del proveedor al comprador. Indica el nombre completo del proveedor y del comprador, número de identificación fiscal, domicilio legal, lugar desde donde se transporta la carga e información sobre el transportista.
- Un recibo de compra, como un albarán de entrega, confirma el envío de mercancías del proveedor al comprador. Debe tener fecha, número y estar registrado en la oficina de impuestos.
- El informe anticipado es un documento de informe que confirma cómo se gastaron los fondos contables emitidos al empleado. Además, en la hoja A4 se adjuntan recibos de caja, recibos, acuerdos de solicitud que confirman los gastos.
- Hoja de tiempo: registra la cantidad de horas que el empleado trabajó en la organización por mes;
- Nómina, nómina o nómina: sobre la base de la primera, se calculan los salarios y, sobre la base de la segunda, se emite la nómina.
Importante: Los documentos anteriores son estándar y están estrictamente unificados por ley. No pueden dejar de realizarse a petición del líder o modificarse de alguna manera.
Se permite ingresar documentación adicional en función de las particularidades del trabajo.
Correcciones en documentación primaria.
No siempre es posible completar el formulario correctamente. Algunos permiten correcciones, otros necesitan ser reescritos. A continuación se detalla cómo se produce la corrección.
Correcciones en documentación primaria:
- No se permiten correcciones en un documento de informe no estricto; debe reescribirse por completo;
- En un documento de informe estricto: tache el error con una línea roja en diagonal en una celda y marque "cancelado", si el formulario es incorrecto, asegúrese de guardarlo;
- Cualquier corrección: táchala, escribe arriba la versión correcta y escribe “creer al corregido”, sello y firma del empleado corrector;
- Nunca sombree ni haga una línea gruesa a través del tachado; la entrada incorrecta debe ser visible.
Duración
La vida útil de las diferentes formas varía. Deben almacenarse durante un mínimo de 5 años. Por ejemplo, todos los documentos relacionados con los empleados (salarios, impuestos, archivos personales) deben conservarse durante al menos 75 años. Esto se debe a las frecuentes solicitudes de cálculos de pensiones por parte de ex empleados.
Si decide vaciar los estantes de documentos antiguos, una vez transcurrido el plazo de almacenamiento, redacte un acta especial y constituya una comisión para la eliminación de la documentación primaria.
Resultados
Entonces, analizamos cómo se mantiene la documentación primaria. Es la base de toda la contabilidad de la empresa. Por lo tanto, la contabilidad primaria debe manejarse con toda responsabilidad y cuidado.
Los documentos contables primarios están unificados. Son desarrollados por las autoridades estadísticas. La organización no tiene derecho a realizarles sus propios cambios. Se deberá completar el título del documento, la fecha de ejecución, el nombre completo de la contraparte del comprador y proveedor, el nombre del producto en términos de valor y cantidad, y la firma de una persona autorizada.
Se permiten correcciones en la documentación primaria. Para ello se deberá tachar la entrada incorrecta y escribir encima la versión correcta, atribuyendo “creencia corregida”, la fecha, firma y sello de la organización.
El período de almacenamiento de la documentación primaria es de 5 años o más.
La Ley Federal 402-FZ "Sobre Contabilidad" describe todos los documentos contables y primarios. Se necesitan principalmente a efectos fiscales, como documentos que confirman los gastos en los que ha incurrido y la exactitud de la determinación de la base imponible.
Los documentos primarios deben almacenarse durante 4 años. Durante este tiempo, la oficina de impuestos podrá solicitarles en cualquier momento que le controlen a usted o a sus contrapartes. "Primario" también se utiliza en litigios en disputas con contrapartes.
Los documentos contables primarios se elaboran en el momento de las transacciones comerciales e indican su finalización. La lista de documentos que acompañan a una transacción en particular puede variar según el tipo de transacción. La preparación de todos los documentos primarios necesarios normalmente la lleva a cabo el proveedor. Se debe prestar especial atención a aquellos documentos que surgen durante las transacciones en las que usted es el comprador, porque estos son sus gastos y, por lo tanto, está más interesado en cumplir con la letra de la ley que su proveedor.
Separación de documentos primarios por etapas comerciales.
Todas las transacciones se pueden dividir en 3 etapas:
Etapa 1. Aceptas los términos del trato.
El resultado será:
- contrato;
- una factura de pago.
Etapa 2. Se produce el pago de la transacción.
Confirmar pago:
- recibos de efectivo, recibos de pedidos de recibos de efectivo, formularios de informes estrictos, si el pago se realizó en efectivo. En la mayoría de los casos, sus empleados utilizan este método de pago cuando toman dinero en cuenta. Los acuerdos entre organizaciones rara vez se realizan en efectivo.
un extracto de la cuenta corriente, si el pago se realizó mediante transferencia bancaria, mediante adquisición, o mediante sistemas de pago donde se transfiere dinero desde su cuenta corriente;
Etapa 3. Recepción de bienes o servicios
Es imperativo confirmar que efectivamente se han recibido los bienes y se ha prestado el servicio. Sin esto, la oficina de impuestos no le permitirá reducir el impuesto sobre el dinero gastado. Confirmar recibo:
- carta de porte - para mercancías;
- recibo de compra: generalmente emitido junto con un recibo de caja, o si el producto lo vende un empresario individual;
- certificado de trabajo realizado/servicios prestados.
Documentos primarios obligatorios.
A pesar de la variabilidad de las transacciones, existe una lista de documentos obligatorios que se elaboran para cualquier tipo de transacción:
- contrato;
- controlar;
- formularios de informes estrictos, caja registradora, recibo de compra;
- factura;
- certificado de trabajo realizado (servicios prestados).
Acuerdo
Al realizar una transacción, se concluye un acuerdo con el cliente, en el que se especifican todos los detalles de las próximas transacciones comerciales: procedimientos de pago, envío de mercancías, plazos para la finalización del trabajo o condiciones para la prestación de servicios.
El contrato regula los derechos y obligaciones de las partes. Idealmente, cada transacción debería ir acompañada de un contrato separado para el suministro de bienes o servicios. Sin embargo, con una cooperación a largo plazo y la implementación de operaciones similares, se puede llegar a un acuerdo general. El acuerdo se redacta en dos ejemplares con sellos y firmas de cada parte.
Algunas transacciones no requieren un contrato escrito. Por ejemplo, un contrato de compraventa se concluye desde el momento en que el comprador recibe el efectivo o el recibo de venta.
Una factura para el pago
.png)
Una factura es un acuerdo según el cual un proveedor fija el precio de sus bienes o servicios.
El comprador acepta los términos del acuerdo realizando el pago correspondiente. La forma de factura de pago no está estrictamente regulada, por lo que cada empresa tiene derecho a desarrollar su propia forma de este documento. En la factura se pueden especificar los términos de la transacción: plazos, notificación de anticipo, procedimientos de pago y entrega, etc.
De acuerdo con el artículo 9-FZ “Sobre Contabilidad”, para este documento no se requiere la firma del director o jefe de contabilidad ni el sello. Pero no se deben descuidar para evitar preguntas de las contrapartes y del Estado. La factura no le permite exigir al proveedor, solo fija el precio del producto o servicio. Al mismo tiempo, el comprador se reserva el derecho de exigir un reembolso en caso de enriquecimiento injusto del proveedor.
Documentos de pago: recibos de efectivo, formularios de informes estrictos (SSR)
Este grupo de documentos primarios le permite confirmar el hecho del pago de los bienes o servicios adquiridos.
Los documentos de pago incluyen recibos de ventas y efectivo, estados financieros, solicitudes de pago y pedidos. El comprador puede recibir el pedido del banco pagando mediante transferencia bancaria. El comprador recibe del proveedor un recibo de caja o de mercancías al pagar en efectivo.
Conocimiento de embarque o recibo de compra
Los recibos de ventas, como dijimos anteriormente, se emiten cuando se venden productos a particulares o por los propios particulares.
Las facturas son utilizadas principalmente por personas jurídicas para registrar la liberación/venta de bienes o artículos de inventario y su posterior recepción por parte del cliente.
La factura debe prepararse en dos copias. La primera permanece en poder del proveedor como documento que confirma el hecho de la transferencia de la mercancía, y la segunda copia se transfiere al comprador.
Los datos de la factura deben coincidir con los números de la factura.
El responsable autorizado del despacho de mercancías deberá poner su firma y el sello de la organización en la factura. El destinatario de la mercancía también está obligado a firmarlo y certificarlo con un sello en el albarán de entrega. Se permite el uso de firma facsímil, pero ésta deberá constar en el contrato.
Certificado de servicios prestados (trabajo realizado)
es un documento primario de dos caras que confirma el hecho de una transacción, el costo y el momento de los servicios o el trabajo.
El acto es emitido por el contratista a su cliente con base en los resultados de la prestación de los servicios o trabajos realizados. Este documento principal confirma el cumplimiento de los servicios prestados (trabajo realizado) con los términos del contrato celebrado.
Factura
Una factura es un documento que se necesita únicamente para controlar el movimiento del IVA. Las facturas suelen emitirse junto con albaranes o actas de entrega. Hay facturas por pagos anticipados.
Este documento primario está estrictamente regulado. El contiene:
- información sobre montos de fondos;
- parte de textura.
Una factura es la base para aceptar la deducción de los importes del IVA presentados. Todas las empresas que pagan el IVA están obligadas a redactarlo.
Últimamente se ha popularizado el documento de transferencia universal (UPD). Este documento sustituye al par factura + factura o acto + factura.
Realice negocios en un conveniente servicio en línea para calcular salarios y enviar informes al Servicio de Impuestos Federales, al Fondo de Pensiones y al Fondo de Seguro Social. El servicio genera automáticamente documentos primarios y UPD.
La contabilidad es un sistema científicamente organizado diseñado para recopilar, procesar, registrar y analizar información utilizada en actividades financieras y económicas. La contabilidad refleja las transacciones comerciales expresadas en términos monetarios.
Brevemente sobre contabilidad podemos decir: “¡Todo tiene su precio!” Cualquier transacción de compra y venta de bienes y servicios, relaciones contractuales entre socios, proveedores y clientes, relaciones laborales relacionadas con el registro de horas de trabajo y remuneración: todo se puede reducir a un "denominador" monetario.
Con la ayuda de la contabilidad se refleja la ejecución de diversas transacciones comerciales, que refleja las actividades de cualquier empresa, independientemente de la forma de propiedad y el tipo de actividad.
La totalidad de los datos contables le permite determinar el resultado financiero final del trabajo, realizar un análisis y determinar las perspectivas de trabajo futuro. para mejorar los indicadores de desempeño.
Documentación primaria en contabilidad: ¿qué es?
La documentación primaria en contabilidad es la base de la contabilidad. Si imagina visualmente el sistema contable como un árbol extendido con un follaje denso, entonces las hojas son los principales documentos contables.
Las hojas se recogen en "ramas", registros a partir de los cuales se crea una poderosa "corona" de un árbol, una contabilidad sintética para las cuentas contables, y una poderosa corona verde es la clave para un árbol en flor. aquellos. contabilidad correcta y completa de la empresa.
En qué orden se realiza, podrás conocerlo en nuestra nueva publicación en el enlace.
Muestra de un documento contable primario: una hoja de horas. ¿Qué es un documento principal en contabilidad?
El documento principal es un formulario estándar de una determinada muestra, completado de acuerdo con los requisitos contables, recomendaciones metodológicas de las autoridades estadísticas, tributarias, de seguros, bancarias y otras.
Los formularios estándar de documentos primarios son aprobados por las autoridades estadísticas estatales. Los ministerios y departamentos aprueban varios documentos específicos por tipo de actividad.
Los documentos primarios son necesarios para el registro de transacciones comerciales, confirman la implementación de una transacción de compra-venta, arrendamiento, recibo y gasto de dinero, pago a proveedores. Los documentos primarios son la base de la contabilidad en una organización.
Correcciones en documentos primarios.
1. Si este no es un formulario de informe estricto, entonces el documento debe reescribirse correctamente y el documento dañado debe destruirse.
2. Tache el formulario de informe estricto con una línea oblicua roja de una esquina de la hoja a la otra y haga la entrada "cancelada". No destruyas la forma dañada.
Los documentos contables primarios son importantes no solo en materia de contabilidad, sino también en materia de legislación fiscal, en particular para determinar el alcance de las obligaciones. Por tanto, es de suma importancia que los responsables de la elaboración de la documentación primaria conozcan todos los matices de la contabilidad y, además, comprendan su clasificación para simplificar el trabajo.
¿Qué son los documentos contables primarios?
Se consideran documentos primarios aquellos que registran determinadas acciones empresariales que ya han sido realizadas. Puede dejar una entrada en contabilidad e ingresarla en el registro solo si tiene documentación contable primaria. Se considera una parte integral del sistema de gestión empresarial. En base a esto, podemos decir con seguridad que los documentos contables primarios son evidencia documental de transacciones completadas relacionadas con las actividades económicas de la entidad y que produjeron algún efecto económico.
Clasificación
Todos los puntos que afecten la cuestión del tema principal están sujetos a las disposiciones y normas de 402-FZ. El reglamento establece que estos certificados son necesarios al interactuar con las autoridades fiscales como confirmación de la exactitud de los cálculos. Esto significa que los funcionarios tributarios no tendrán ninguna queja sobre el proceso de determinación de la base imponible.
De acuerdo con la normativa vigente, la documentación primaria está sujeta a almacenamiento obligatorio durante 4 años. Durante este período, las autoridades tributarias pueden solicitar documentos para estudio y verificación en cualquier momento. Además, la documentación primaria suele actuar como prueba en un litigio.
Vale la pena señalar que las formas específicas de documentación primaria no están fijadas a nivel legislativo. En este tema, una entidad comercial tiene la oportunidad de elegir una opción que satisfaga sus necesidades y le sirva de gran ayuda en el trabajo futuro.
Documentos contables primarios: lista
Como regla general, la lista completa de certificados que realizan funciones fundamentales permanece sin cambios y está aprobada al más alto nivel. Actualmente esta categoría incluye:
- Acuerdo. Estipulan los términos específicos de la transacción, las responsabilidades de las partes y las cuestiones financieras. En general, aquí se indican todas las condiciones que de una forma u otra están relacionadas con la transacción. Tenga en cuenta que para algunas transacciones no se requiere un contrato escrito. Así, desde el momento en que el comprador recibe el recibo de compra, la transacción se considera concluida.
- Cuentas. Con la ayuda de documentos de este tipo, el comprador confirma su disposición a pagar por los bienes (servicios) del vendedor. Además, las facturas pueden contener términos adicionales de la transacción y registrar precios específicos que el vendedor establece para sus productos y servicios. Si por alguna razón el comprador no está satisfecho con el producto (servicio) que se le presenta, tiene derecho a exigir el reembolso de sus fondos con base en la factura.
- Lista de embalaje. Muestra una lista completa de todos los bienes o materiales que se transfieren. La factura debe redactarse en varias versiones según el número de participantes en la transacción.
- El acto de aceptación y transferencia. Se elabora en base a los resultados de la prestación del servicio como confirmación de que el resultado del trabajo cumple con los criterios previamente establecidos y está totalmente aprobado por el receptor.
- Recibos de nómina. Muestran todas las cuestiones relacionadas con la liquidación de nóminas con el personal contratado. Además, aquí debe mostrarse toda la información sobre bonificaciones, pagos adicionales y otros mecanismos de incentivos económicos para los empleados.
- Certificados de aceptación y transferencia No. OS-1. Este tipo de documentación se utiliza para registrar cualquier actividad relacionada con la entrada o salida de activos fijos.
- Documentos en efectivo, que incluyen las órdenes de efectivo entrantes y salientes, y además, el libro de caja. Contienen información sobre transacciones financieras realizadas como parte de la venta.
Clasificación
Los tipos de documentos primarios en contabilidad son bastante diversos y dependen principalmente del propósito específico de utilizar el documento en el futuro previsible. Sin embargo, la característica de clasificación más popular es la división de la documentación primaria en interna y externa.
Un documento interno es propiedad de la empresa y es emitido por ésta para resolver determinadas cuestiones. Es elaborado por los especialistas de la empresa y se aplica exclusivamente dentro de la jurisdicción de esta empresa. Por tanto, esta categoría se compone de aquellos documentos que son necesarios para la realización eficaz de las actividades comerciales dentro de una empresa. Al mismo tiempo, si un documento es recibido por una empresa desde el exterior o es redactado por especialistas de la empresa y posteriormente transferido a otras personas jurídicas (autoridades fiscales, clientes, etc.), se reconocerá como externo.
A su vez, los documentos internos también tienen características de clasificación propias, que permiten agruparlos en tres categorías:
- Administrativo (organizativo). Indican información que debe ser comunicada a los empleados de la empresa, divisiones estructurales y sucursales y a sus gerentes. Con su ayuda, la empresa emite determinadas órdenes que deben seguirse atentamente. Este grupo incluye una variedad de órdenes, instrucciones y mucho más.
- Ejecutiva (exculpatoria), que inicialmente muestran hechos que confirman la realización de determinadas operaciones comerciales y su finalización.
- Documentos contables. Esta categoría es general y es necesaria para sistematizar la información contenida en otros artículos y su recopilación posterior en un solo documento.
En determinadas circunstancias, la documentación también podrá combinarse. Este grupo incluye aquellos documentos que pueden contener simultáneamente características clave de documentación organizativa y de respaldo. Los ejemplos más llamativos aquí son varias órdenes de pago en efectivo, requisitos, informes anticipados y mucho más.
Registros contables y su clasificación.
Al realizar cualquier transacción, se prepara la documentación primaria. Una vez cumplimentado en su totalidad, toda la información especificada en el mismo deberá duplicarse en el registro contable correspondiente. Y es una especie de transportista que acumula información básica sobre la transacción. Según la esencia del registro, se pueden identificar varios criterios de clasificación. Por ejemplo, en apariencia, los registros se presentan a los usuarios en forma de libros, hojas simples y fichas.
Según los mecanismos de mantenimiento del registro, se pueden distinguir tres grupos más:
- Cronológico, en el que se indican todos los hechos ocurridos en estricto cumplimiento del plazo. Es decir, primero debe indicar aquellas operaciones que ocurrieron antes y así sucesivamente. Estos registros son los más complejos, ya que contienen una gran cantidad de información y, muy a menudo, algunas acciones pueden omitirse.
- Sistemático, en el que inicialmente todas las transacciones se ingresan en forma de indicadores económicos. Así, los registros de este tipo reflejan el efecto económico de las transacciones comerciales realizadas y analizan indicadores de gastos e ingresos. El ejemplo más sorprendente de un registro sistemático es el libro de caja.
- Conjunto, que tienen las características fundamentales de registros tanto sistemáticos como cronológicos.
Contenido de la documentación primaria.
Muchos usuarios tienen preguntas sobre qué constituyen los documentos contables primarios y qué requisitos se les aplican. A nivel legislativo se consagran varias disposiciones que establecen que cierta información debe estar presente en los documentos de la pareja principal. En particular, de conformidad con el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal-402, la documentación primaria debe contener la siguiente información:
- Título del documento;
- Fecha de preparación;
- información sobre la persona que redactó el documento especificado (nombre completo de la empresa);
- la esencia de la actividad económica relacionada con este documento;
- cálculos financieros relacionados con la transacción;
- firmas de los funcionarios responsables de la transacción y sus iniciales.
Muestra de documento contable primario.
Reglas para la preparación de documentos.
El legislador establece ciertas reglas para la preparación de documentos contables primarios. Por lo tanto, uno de los requisitos clave es la precisión y la ausencia de errores gramaticales, de puntuación y tipográficos. Si el servicio de impuestos descubre ciertas deficiencias, el infractor deberá rehacer el documento y, si la infracción se repite, puede estar sujeto a sanciones. En general, sobre este tema conviene prestar mucha atención a las siguientes recomendaciones:
- Se permite el uso de bolígrafos y bolígrafos, equipos informáticos especiales y ordenadores.
- La compilación puede comenzar cuando se planea realizar determinadas transacciones comerciales que deben mostrarse. Al mismo tiempo, en situaciones excepcionales, es perfectamente posible redactar un documento una vez finalizada la transacción.
- Todos los datos de cálculo deben mostrarse tanto en forma numérica como escrita. Por lo tanto, debería haber un título al lado de cada número.
- Es sumamente importante completar todos los datos indicados en el formulario. Si por algún motivo no hay información no puedes dejar una línea en blanco. Debería aparecer un guión en él.
Si no sigue estas recomendaciones, puede encontrar dificultades importantes. Así, si el servicio tributario encuentra el documento incorrecto durante una auditoría, surgirán dudas sobre la exactitud de los cálculos realizados y la determinación de la base imponible.
Si por alguna razón es necesario realizar ciertos ajustes, bajo ningún concepto se deben utilizar correctores y sombreadores, ya que son inaceptables. Las correcciones se pueden realizar de las siguientes maneras:
- Corrección de contorno. Si se proporciona información incorrecta, se deberá tachar con una línea fina y al lado se indicará la información correcta. En este caso, debe haber una nota a pie de página en lugar de cada corrección. "Creencia corregida" indicando la fecha de la corrección y la firma del funcionario que realizó la corrección. Sin embargo, observamos que en el caso de documentos que demuestren el recibo y gasto de fondos, este método será inapropiado.
- Entrada adicional. Este método se utiliza en situaciones en las que los valores totales de las transacciones se ejecutan con indicadores significativamente reducidos. Para no redactar el documento de una forma nueva, puede realizar entradas adicionales para los importes faltantes en el período actual o en el siguiente.
- Inversión. Una entrada incorrecta se corrige utilizando valores negativos. Toda la información incorrecta se repite en tinta roja y las entradas correctas se indican al lado.
El informe primario se puede redactar tanto en formato escrito como electrónico. Recientemente, muchas empresas han duplicado información y compilado versiones tanto impresas como electrónicas. Los primeros se utilizan posteriormente para intereses internos, pero, previa solicitud, se envían copias electrónicas para su verificación al Servicio de Impuestos Federales.
Se pueden sacar varias conclusiones. El estado no aprueba ningún formulario obligatorio para la documentación primaria, lo que otorga a las entidades comerciales el derecho de determinar de forma independiente la forma del documento que se utilizará en la práctica en el futuro. Inmediatamente después del registro del documento, todos los datos del mismo deben transferirse al registro contable.
