ලේඛනගත කිරීම යනු ස්ථාපිත නීතිරීතිවලට අනුව නිශ්චිත මාධ්යයක් පිළිබඳ තොරතුරු වාර්තා කිරීමේ ක්රියාවලියයි. ලේඛන වර්ගය, එහි ව්යුහය මෙන්ම කළමනාකරණ ක්ෂේත්‍රය සඳහා එහි වැදගත්කම ලේඛන ක්රියාවලිය මත රඳා පවතී. ලේඛනගත තොරතුරු වාහකයක් යනු පරිවර්තනය කරන ලද ආකෘති පත්‍රය ඇතුළුව කථන, ශ්‍රව්‍ය හෝ දෘශ්‍ය තොරතුරු සවි කිරීම සහ ගබඩා කිරීම සඳහා භාවිතා කරන ද්‍රව්‍යමය වස්තුවකි. ලේඛන මෙවලම් යනු ලේඛන නිර්මාණය කිරීම සඳහා මිනිසුන් විසින් භාවිතා කරන මෙවලම් (සරල, යාන්ත්‍රික, විද්‍යුත් යාන්ත්‍රික). ලේඛනගත කිරීම යනු යතුරු ලියනය, පරිගණක උපකරණ, ටේප් රෙකෝඩර, හඬ පටිගත කිරීම්, ඡායාරූප, චිත්‍රපට සහ වීඩියෝ උපකරණ ඇතුළත් වේ.
භාවිතා කරන ලේඛන මෙවලම මත පදනම්ව, ලේඛන ක්රම ද වෙන්කර හඳුනාගත හැකිය.
පෙළ ලියකියවිලි. පෙළ ලේඛනය: ඕනෑම ආකාරයක ලිවීම් හෝ ඕනෑම ශබ්ද පටිගත කිරීමේ පද්ධතියකින් පටිගත කරන ලද ශ්‍රව්‍ය තොරතුරු අඩංගු ලේඛනයක්. 2. තාක්ෂණික ලියකියවිලි. තාක්ෂණික ලියකියවිලි යනු තාක්ෂණික චින්තනය ග්‍රහණය කර ගැනීමේ ක්‍රමයකි. තාක්ෂණික ලේඛන ද්රව්ය ශ්රම ක්රියාවලීන්, නිෂ්පාදන මාධ්යයන් (ඇඳීම්, ඇඳීම්, ගණනය කිරීම්, ප්රස්ථාර, තාක්ෂණික විස්තර, ආදිය) වාර්තා තබා ගනී 3. ඡායාරූප සහ වීඩියෝ ලේඛනගත කිරීම. ලේඛනවල පිටපත් සෑදීම සඳහා මයික්‍රොෆොටෝකොපි කිරීම භාවිතා කරයි.
චිත්‍රපට ලේඛනයක් යනු සිනමා ආකාරයෙන් නිර්මාණය කරන ලද දෘශ්‍ය සහ ශ්‍රව්‍ය දෘශ්‍ය ලේඛනයකි. චිත්‍රපට ලේඛනය ගතිකත්වයේ සහ චලනයේ සිදුවීම් පිළිබිඹු කරයි. වර්තමානයේ, චුම්බක පටල මත රූගත කරන ලද වීඩියෝ ලේඛන පුළුල් ලෙස ව්යාප්ත වී ඇත.
ශබ්ද ලේඛනයක් යනු ඕනෑම ශබ්ද පටිගත කිරීමේ පද්ධතියකින් පටිගත කරන ලද ශබ්ද තොරතුරු අඩංගු ලේඛනයකි. ශ්‍රව්‍ය දෘශ්‍ය ලේඛන බහුලව භාවිතා වේ.
පරිගණක මාධ්‍ය පිළිබඳ ලේඛන. ඉලෙක්ට්රොනික ලියකියවිලි. පරිගණක මාධ්‍ය පිළිබඳ ලේඛනයක් යනු විද්‍යුත් පරිගණකයක් මඟින් එහි තොරතුරු සැකසීම සහතික කරන මාධ්‍ය සහ පටිගත කිරීමේ ක්රම භාවිතයෙන් නිර්මාණය කරන ලද ලේඛනයකි.
ලේඛන ප්රවාහය යනු ලේඛන ලැබුණු මොහොතේ සිට ක්රියාත්මක කිරීම අවසන් වන තෙක්, ලිපිනකරු වෙත යැවීම හෝ තැන්පත් කිරීම දක්වා ලේඛන චලනය වේ. ලේඛන ප්රවාහය නිසි ලෙස සංවිධානය කිරීම කළමනාකරණ උපකරණවල ලේඛන කඩිනමින් ගමන් කිරීමට දායක වේ, දෙපාර්තමේන්තු වල ඒකාකාර කාර්ය භාරය සහ නිලධාරීන්, සමස්තයක් ලෙස කළමනාකරණ ක්රියාවලිය කෙරෙහි ධනාත්මක බලපෑමක් ඇත.
ලේඛන ප්රවාහය සමස්ත උපකරණයේ කාර්යයට විශාල බලපෑමක් ඇති බැවින්, එය තාර්කික කිරීම සඳහා ආයතනය තුළ නිරතුරුවම කටයුතු සිදු කරනු ලැබේ.
ආයතනයක, ලේඛන ප්රවාහය සිදු කරනු ලබන්නේ තොරතුරු සැකසුම් ස්ථාන සහ තාක්ෂණික ලේඛන සැකසුම් ලක්ෂ්‍ය අතර සංසරණය වන ලේඛන ප්රවාහ ස්වරූපයෙන් ය.
කාර්යාල වැඩ සංකල්පය සහ එහි වර්ග.
කාර්යාලීය වැඩ යනු ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, විස්තර කිරීම සහ ඔවුන් සමඟ වැඩ කිරීම සංවිධානය කිරීම සහතික කරන ක්රියාකාරකමකි.
සාමාන්ය, විශේෂ, රහස් සහ රහසිගත නොවන කාර්යාල කටයුතු තිබේ.
සාමාන්ය කාර්යාල කාර්යය යනු ඕනෑම රාජ්ය ආයතනයකට ආවේනික වූ සාමාන්ය කළමනාකරණ ක්‍රියාකාරකම්වල ලේඛනගත කිරීම සහ මෙම ක්රියාකාරකම් සිදු කිරීමේ ක්‍රියාවලියේදී නිර්මාණය කරන ලද ලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීමයි. කළමනාකරණ උපකරණවල ආධාරක කාර්යයන් (මූල්ය, ආර්ථික ක්රියාකාරකම්, පුද්ගල වැඩ ආදිය) ක්රියාත්මක කිරීමට එය සේවය කරයි.
පාලක මණ්ඩලයේ ප්රධාන කාර්යයන් ක්රියාත්මක කිරීම, i.e. එහි විශේෂ (බාහිර) ක්රියාකාරකම් විශේෂ කාර්යාල වැඩ මගින් සේවය කරනු ලැබේ. මේ අනුව, මහජන සාමය ආරක්ෂා කිරීම සහ අපරාධවලට එරෙහි සටන තුළ අභ්යන්තර කටයුතු ආයතනවල ක්රියාකාරකම් පිළිබිඹු කරන අපරාධ පරිපාටිමය, මෙහෙයුම් විමර්ශන, පරිපාලන ක්රියා පටිපාටි ලේඛන සකස් කිරීම සහ ක්රියාත්මක කිරීම සහ එවැනි ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සංවිධානය කිරීම විශේෂ කාර්යාලයකි. කාර්යය.
රාජ්ය සහ නිල රහස් අඩංගු තොරතුරු ලේඛනගත කිරීම සහ එවැනි තොරතුරු අඩංගු ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සංවිධානය කිරීම අභ්යන්තර කටයුතු ආයතනවල සිදු කරනු ලබන්නේ අදාළ ලේඛන අහම්බෙන් නැතිවීම සහ මෙම ලේඛනවල අඩංගු තොරතුරු කාන්දු වීම වැළැක්වීම සඳහා විශේෂ නීතිරීති අනුව ය. මෙම විශේෂ නීතිවලට අනුව සිදු කෙරෙන කාර්යාල කටයුතු රහස් කාර්යාල වැඩ ලෙස හැඳින්වේ. අභ්යන්තර කටයුතු ආයතනවල රහස්‍ය කාර්යාල කාර්යයේ නීතිරීතිවලට අනුව සාමාන්ය හා විශේෂ කාර්යාල කටයුතු සිදු කළ හැකි බව මතක තබා ගත යුතුය.
41. "පිළිවෙල සහ දිශාව" අර්ථ දැක්වීම
නියෝගයක් යනු මෙහෙයුම් සහ නිල ක්රියාකාරකම් පිළිබඳ ගැටළු සම්බන්ධයෙන් කළමනාකරණ තීරණ ස්ථාපිත කරන නීතිමය පනතකි.
නියෝගයක් යනු මෙහෙයුම් සහ නිල ක්රියාකාරකම් පිළිබඳ ගැටළු සම්බන්ධයෙන් නිකුත් කරන ලද ලේඛනයක් වන අතර එය සංවිධානාත්මක හා පරිපාලන ස්වභාවයක් ඇත.
42. "වාර්තාව සහ සංදේශය" යන සංකල්පය.
වාර්තාවක් යනු යම් යම් ගැටළු, නිගමන සහ යෝජනා පිළිබඳ ප්‍රකාශයක් අඩංගු ලේඛනයකි.
සංදේශයක් යනු නිගමන සහ යෝජනා සහිත ඕනෑම ගැටළුවක් පිළිබඳ සවිස්තරාත්මක ඉදිරිපත් කිරීමක් අඩංගු අභ්යන්තර කටයුතු දෙපාර්තමේන්තුවේ ප්‍රධානියා වෙත යොමු කරන ලද ලේඛනයකි.
කාර්යාල කටයුතු(GOST R-51141-98 අනුව "කාර්යාල වැඩ සහ ලේඛනගත කිරීම. නියමයන් සහ නිර්වචන", පෙබරවාරි 27, 1998 අංක 28 දරන රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රාජ්ය ප්රමිතියේ නියෝගය මගින් අනුමත කර ඇත - මෙය ලේඛනගත කිරීම සහතික කරන ක්රියාකාරකම් ශාඛාවක් සහ නිල ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ සංවිධානය හෝ, කාර්යාලීය කටයුතු යනු කළමනාකරණ ක්රියාවලීන් ක්රියාත්මක කිරීමේ ක්‍රියාවලියේදී ලියකියවිලි සමඟ වැඩ කිරීමේ ගැටළු ආවරණය කරන ක්රියාකාරකම් වේ (රූපය 1.1.):
- - ලේඛනගත කිරීම - ස්ථාපිත නීතිරීතිවලට අනුව විවිධ මාධ්යවල තොරතුරු වාර්තා කිරීම;
- - ලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීම, ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීම, ව්යවසායයේ වත්මන් ක්රියාකාරකම් වලදී ලේඛන ගබඩා කිරීම සහ භාවිතා කිරීම සමන්විත වේ.
රූපය 1.1. කාර්යාලීය වැඩ වල සංරචක සන්නිවේදනය
එබැවින්, අපට වෙන්කර හඳුනාගත හැකිය සංරචක දෙකක්කාර්යාල වැඩ: ලේඛන කටයුතු ලේඛනගත කිරීම සහ නිල ලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීම.
ප්රායෝගිකව, සංවිධානය ලේඛන ඇඳීම සහ ඔවුන් සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා ඒකාකාර ක්රියා පටිපාටියක් ස්ථාපිත කළ යුතුය. කිසියම් ව්යවසායක ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ නීති රීති කාර්යාල කළමනාකරණ පද්ධතියකි, එය සමූහයකි: ලේඛන සැකසීමේ සාමාන්‍යයෙන් පිළිගත් මූලධර්ම සහ විශේෂිත ව්යවසායක ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ ශිල්පීය ක්රම.
නූතන සංවිධානවල පහත සඳහන් දේ ඇත කාර්යයන්කාර්යාල වැඩ:
- ලියාපදිංචි කිරීමලේඛන යනු ලියාපදිංචි කිරීමේ පෝරමයකට ඇතුළත් කිරීම, අංකයක් ලබා දීම සහ ලේඛනය පිළිබඳ මූලික දත්ත සටහන් කිරීම මගින් නිශ්චිත වේලාවක ලේඛනයක් සෑදීමේ හෝ ලැබීමේ කාරණය තහවුරු කිරීමකි, එමඟින් ඔබට සියලුම ලේඛනවල දත්ත සමුදායක් නිර්මාණය කිරීමට ඉඩ සලසයි. පසුකාලීන පාලනය සහ තොරතුරු සහ විමර්ශන කටයුතු සඳහා සංවිධානය. අර්ථ දැක්වීමෙන් පහත පරිදි, ලියාපදිංචිය මූලික වශයෙන් ලේඛනයට නීතිමය බලය ලබා දෙයි. ලැබුණු ලේඛනය ලියාපදිංචි කර නොමැති නම්, ලැබීමේ කාරනය තහවුරු කර නොමැති නම්, සංවිධානය ඒ සඳහා වගකිව යුතු නොවේ. ගිණුම්කරණය, ක්රියාත්මක කිරීම සහ විමර්ශන අරමුණු සඳහා (පරිපාලන, සැලසුම්, වාර්තාකරණය, ගිණුම්කරණය, සංඛ්‍යානමය, ගිණුම්කරණය, මූල්ය යනාදිය) අවශ්ය වන සියලුම ලේඛන, සංවිධානය තුළ නිර්මාණය කර භාවිතා කරන සහ වෙනත් සංවිධානවලට යවන ලද, ලියාපදිංචියට යටත් වේ; උසස්, යටත් සහ වෙනත් සංවිධාන සහ පුද්ගලයින්ගෙන් පැමිණේ.
නමුත් ලියාපදිංචි නොවූ ලේඛන ද ඇත, ඒවාට සාමාන්‍යයෙන් ඇතුළත් වේ: දැන්වීම් සහ සුබ පැතුම් ලිපි, ආරාධනා, සම්මන්ත්‍රණ වැඩසටහන්, රැස්වීම් සහ සම්මන්ත්‍රණ, මුද්‍රිත ප්‍රකාශන, “පෞද්ගලිකව” ලෙස සලකුණු කර ඇති පැකේජ, නියාමන ලේඛනවල පිටපත්, රජයේ ආයතනවල නියෝග සහ නියෝග යනාදිය. .
- සම්බන්ධීකරණයලේඛන, ක්‍රියාකාරකම්වල වැදගත්ම ක්ෂේත්‍රවල ගනු ලබන තීරණ සංවර්ධනය, නිවැරදිව ක්රියාත්මක කිරීම සහ ක්රියාත්මක කිරීම සහතික කිරීම අරමුණු කරගත් ක්‍රියාමාර්ග සමූහයකි. අනුමත කිරීමේ ක්‍රියාවලියේදී, අවම කිරීම සඳහා තීරණ ගැනීමට බලපාන නීතිමය, ආර්ථික සහ මූල්ය සාධක පිළිබඳ සවිස්තරාත්මක විශ්ලේෂණයක් සැපයීම අවශ්ය වේ. හැකි අවදානම්සහ තීරණය බලාත්මක කරන බවට සහතික වන්න. අනුමත කිරීමේ ප්රධාන ලක්ෂණය වන්නේ ලේඛන චලනය වන කාලය සහ මාර්ගය, i.e. ලේඛන ප්රවාහයේ එක් ලකුණක්.
මේ මොහොතේ, සම්බන්ධීකරණයේ ලක්ෂණ තුනක් තිබේ.
පළමුව: සංවිධානය විසින් ස්ථාපිත කර ඇති නීතිරීතිවලට අනුකූලව සම්පුර්ණයෙන්ම සකස් කර ක්රියාත්මක කරන ලද කෙටුම්පත් ලේඛනයක් අනුමැතිය සඳහා යැවිය යුතුය.
දෙවනුව: කළමනාකරණ තීරණය සකස් කළ ලේඛනයේ සංවර්ධකයා නිශ්චිත වර්ගයක හෝ විවිධ ලේඛනවල ව්‍යාපෘතියක් අනුමත කිරීමේ ක්රියාවලිය ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා වගකිව යුතුය, එනම් ක්රියා පටිපාටියට අනුකූල වීම සහ සාමාන්ය අනුමත කාලසීමාවන් නිරීක්ෂණය කිරීම, අනුමත කරන්නන්ගේ අදහස් සැලකිල්ලට ගනිමින්. දෙපාර්තමේන්තු සහ ව්‍යාපෘතියේ පෙළෙහි ඒවායේ පරාවර්තනය.
තෙවනුව: අනුමත කිරීමේ ක්රියා පටිපාටියට සහභාගී වන ඒකකය, කෙටුම්පත් ලේඛනය තක්සේරු කිරීම, එහි විෂය ක්ෂේත්රයේ රාමුව තුළ අදහස් සහ යෝජනා ඉදිරිපත් කිරීම සහ ඒකකයේ රෙගුලාසි වල ස්ථාපිත කර ඇති වගකීම් පැවරීම. මෙම අදහස් සහ යෝජනා, එබැවින් ව්යාපෘතිය පිළිබඳ අදාළ විශේෂඥ අදහස් අනිවාර්ය වේ.
- - ක්රියාත්මක කිරීමේ පාලනයලේඛන, වඩාත් වැදගත් කාර්යයන්ගෙන් එකක් වන අතර, එහි අරමුණ වන්නේ ලේඛන කාලෝචිත හා උසස් තත්ත්වයේ ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා පහසුකම් සැලසීම, ව්යුහාත්මක අංශ, ශාඛා සහ විශේෂිත සේවකයින්ගේ ක්රියාකාරකම් තක්සේරු කිරීම සඳහා අවශ්ය විශ්ලේෂණාත්මක තොරතුරු ලැබීම සහතික කිරීමයි. ඒ තියෙන්නේ:
- - ගැටළුව විසඳීමේ කුසලතා පාලනය කිරීම, උපදෙස් ඉටු කිරීම;
- - කාර්යයන් සම්පූර්ණ කිරීම සඳහා නියමිත කාලසීමාවන් පාලනය කිරීම.
නියෝගයක් ක්රියාත්මක කිරීමේ ද්‍රව්‍යය පාලනය කිරීම හෝ ගැටළුවක් විසඳීම සිදු කරනු ලබන්නේ ප්‍රධානියා (සංවිධානයක හෝ ව්යුහාත්මක ඒකකයක) හෝ විශේෂයෙන් බලයලත් පුද්ගලයින් විසිනි. කුසලතා පාලනය කිරීම යනු ගැටලුව කෙතරම් නිවැරදිව, සාර්ථක ලෙස සහ සම්පූර්ණයෙන් විසඳා ඇත්ද යන්න තක්සේරු කිරීමකි.
ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා නියමිත කාලසීමාවන් පාලනය කිරීම සංවිධානයේ සිදු කරනු ලබන්නේ කළමනාකරණයේ ප්‍රලේඛන ආධාරක සේවාවට ඇතුළත් කර ඇති අංශයක් හෝ පාලන කණ්ඩායමක් විසින් හෝ ලේකම් විසිනි. ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා නියමිත කාලසීමාවන් පාලනය කිරීම වත්මන් සහ වැළැක්වීම ලෙස බෙදිය හැකිය.
- ක්රියාත්මක කිරීමහෝ වැඩි වැඩියෙන්, මෑතකදී, එය නිර්මාණය වේ දත්ත සමුදාය,කිසියම් ලේඛනයක් කුමන කාර්යයේ අදියරේදී සහ නිශ්චිත ගැටළුවක් පිළිබඳ තොරතුරු සොයා ගත හැකි ලේඛනවල තීරණය කරයි.
සමස්ත තොරතුරු සහ ලේඛන සම්පත් සමූහයේ හිමිකාරිත්වය කාර්යාල කාර්යයේ වැදගත්ම කාර්යය වේ. තවද, පළමුවෙන්ම, මෙම විශේෂිත කාර්යය ඉටු කිරීම සඳහා, ලේඛන පිළිබඳ සියලු දත්ත ලියාපදිංචි කිරීමේ ආකෘති පත්රවල සටහන් කර ඇත.
- සංරක්ෂිත ගබඩාව, කාර්යාල වැඩ ක්රියාවලියේ අවසාන කාර්යය වේ. තවද එය ලේඛනාගාර ගබඩා කිරීම සඳහා ක්රියාත්මක කරන ලද ලේඛන සකස් කිරීමේ ස්වරූපයෙන් ප්‍රකාශ වේ. කාර්යාලයේ වැඩ කිරීමේ ක්රියාවලිය තුළ ජනනය කරන ලද සංවිධානයේ ලේඛන පසුව දිගු කාලීන ලේඛනාගාර ගබඩා කිරීම සඳහා ඉතිරි වේ, නැතහොත් කෙටි කාලයක් සඳහා ගබඩා කර විනාශ කිරීම සඳහා වෙන් කරනු ලැබේ. ලේඛනාගාර ගබඩා කිරීම සහ භාවිතය සඳහා ක්රියාත්මක කරන ලද ලේඛන සකස් කිරීම ඇතුළත් වේ: ලේඛනවල විද්යාත්මක හා ප්රායෝගික වටිනාකම පරීක්ෂා කිරීම (තක්සේරු කිරීම); නඩු ඉන්වෙන්ටරි; නඩු ලියාපදිංචි කිරීම; ස්ථිර හා දිගු කාලීන ගබඩා කිරීමේ ලේඛන විස්තර කිරීම; ඔවුන්ගේ ආරක්ෂාව සහතික කිරීම; ආයතන ලේඛනාගාරයට, එනම් දෙපාර්තමේන්තු ලේඛනාගාරයට නඩු පැවරීම.
කාර්යාල කළමනාකරණය ව්‍යාපාර ක්රියාකාරකම් අතරතුර ලේඛන නිර්මාණය කරන හෝ භාවිතා කරන වෙනත් ඕනෑම පුද්ගලයෙකුට ලේඛන කළමනාකරණය කරන පුද්ගලයින්ගේ ප්රායෝගික ක්රියාකාරකම් දක්වා විහිදේ. සංවිධානයේ කාර්යාල කටයුතු පහත සඳහන් දේ ඇතුළත් වේ කාර්යයන්:
- - වාර්තා කළමනාකරණ ප්‍රතිපත්ති හෝ ප්‍රමිතීන් අනුගමනය කිරීම;
- - ලේඛන කළමනාකරණය සඳහා වගකීම් / අධිකාරීන් බෙදා හැරීම;
- - ක්රියා පටිපාටි, මාර්ගෝපදේශ ස්ථාපිත කිරීම / බෙදා හැරීම;
- - කාර්යාලීය කටයුතු හා ලේඛන භාවිතය සම්බන්ධ සේවාවන් ගණනාවක් සැපයීම;
- - ලේඛන කළමනාකරණය ව්‍යාපාර පද්ධතිවලට ඒකාබද්ධ කිරීම.
වාර්තා කළමනාකාරිත්වය සංවිධානයේ ක්රියාකාරකම් පිළිබඳ තොරතුරු සම්පතක් නිර්මාණය කරන අතර එමඟින් පසුකාලීන ක්රියාකාරකම් සහ පුද්ගල කළමනාකරණ තීරණ සඳහා සහාය විය හැකි අතර සියලුම පාර්ශවකරුවන්ට වගවීම සහතික කරයි.
ලේඛන කළමනාකරණය සහ කාර්යාල කටයුතු අතර සම්බන්ධය වන්නේ සංවිධානයේ ක්රියාකාරකම් සහ කළමනාකරණ තීරණ සඳහා සහාය වන තොරතුරු සම්පතයි.
දැන් අපි ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ සමහර ආකාර සලකා බැලිය යුතුය.
අද වන විට, පුහුණුවීම් තුනක් වර්ධනය වී ඇත වැඩ සංවිධානයේ ආකෘතිඕනෑම පරිපාලන උපකරණයක ලේඛන සමඟ - මධ්යගත, විමධ්යගත සහ මිශ්ර.
මධ්යගත ආකෘතියඑක් විශේෂිත ව්යුහාත්මක ඒකකයක (කාර්යාලය, සාමාන්ය දෙපාර්තමේන්තුව) හෝ එක් සේවකයෙකු (ආයතනික ලේකම්) අධිකරණ බලය යටතේ ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා සියලුම තාක්ෂණික මෙහෙයුම් සාන්ද්‍රණය කිරීම ඇතුළත් වේ.
මෙම දෙපාර්තමේන්තුව (හෝ මෙම සේවකයා) ලේඛන ලැබුණු මොහොතේ සිට ලේඛනාගාරයට භාරදීම සඳහා ලේඛන සැකසීම සඳහා සම්පූර්ණ තාක්ෂණික මෙහෙයුම් චක්‍රයක් සිදු කරයි: පැමිණෙන ලේඛන පිළිගැනීම සහ සැකසීම, ඒවා ලියාපදිංචි කිරීම, ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම, විමර්ශන තොරතුරු කටයුතු, ක්‍රමානුකූල කිරීම සහ ලේඛන ගබඩා කිරීම, ලේඛන යැවීම -පොලිස්, ලේඛනාගාරයට මාරු කිරීම සඳහා ලේඛන සැකසීම.
තනි ලේඛන සැකසුම් මෙහෙයුම් මධ්යගත කිරීම කාර්යාල කටයුතු සංවිධානය කිරීමේ වඩාත්ම තාර්කික ආකාරය වන අතර, එය ඔබට ලේඛන සැකසීමේ පිරිවැය අඩු කිරීමටත්, තනි සේවකයින්ගේ විශේෂීකරණය සහ හුවමාරු හැකියාව තුළින් නිෂ්පාදන සේවා සේවකයින්ගේ වැඩ සංවිධානය වැඩි දියුණු කිරීමටත්, කාර්යාල උපකරණ effectively ලදායී ලෙස භාවිතා කිරීමටත් ඉඩ සලසයි. ලේඛන ප්‍රතිපාදන ආයතනික හා ක්‍රමවේද කළමනාකරණයේ එකමුතුව සාක්ෂාත් කර ගැනීම.
කෙසේ වෙතත්, ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ සම්පූර්ණ මධ්යගතකරණය කළ හැක්කේ වසරකට ලේඛන 10 දහසක් දක්වා ලේඛන ප්රවාහ පරිමාවක් සහිත කුඩා ආයතනවල පමණි.
විමධ්යගත ආකෘතියලේඛන සේවා සංවිධානය කිරීම මධ්යගත සේවාවක ප්‍රතිවිරුද්ධයයි. එක් සංවිධානයක සෑම ව්යුහාත්මක ඒකකයක්ම ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා තමන්ගේම සේවාවක් නිර්මාණය කරන අතර, මෙම ව්යුහාත්මක ඒකකයේ ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, ගබඩා කිරීම සහ ක්‍රමානුකූල කිරීම සඳහා වූ සමස්ත මෙහෙයුම් චක්‍රය ස්වයංක්‍රීයව සිදු කෙරේ. මෙම පෝරමය භූගෝලීය වශයෙන් විසිරී ඇති උපකරණ ඇති සංවිධාන සහ ආයතන සඳහා මෙන්ම ලේඛනගත කිරීමේ ක්‍රියාකාරකම්වල විශේෂිත ලක්ෂණ ඇති අය සඳහාද සාමාන්ය වේ (නිදසුනක් ලෙස, තොරතුරු ආරක්ෂාව පිළිබඳ සලකා බැලීම් හෝ ව්යුහාත්මක ඒකකවල ක්‍රියාකාරකම්වල ස්වාධීනත්වය මත පදනම්ව).
මිශ්ර ආකෘතියලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීම වඩාත් පොදු වේ. ඒ අතරම, මෙහෙයුම්වල කොටසක් (බොහෝ විට පැමිණෙන සහ පිටතට යන ලියකියවිලි පිළිගැනීම සහ සැකසීම, ඒවායේ ලියාපදිංචිය, නියමිත කාලසීමාවන් පාලනය කිරීම, නිෂ්පාදනය, පිටපත් කිරීම, ලේඛනාගාරය ගබඩා කිරීම) මධ්යම කාර්යාල කළමනාකරණ සේවාව තුළ සංකේන්ද්රනය වී ඇත. තවද සෑම ව්යුහාත්මක ඒකකයකම (දෙපාර්තමේන්තු, අධ්‍යක්ෂ මණ්ඩල, දෙපාර්තමේන්තු) ලේඛන නිර්මාණය කිරීම (මුද්‍රණය කිරීම), ඒවා සංවිධානය කිරීම, ගොනු ගබඩා කිරීම සහ පූර්ව ලේඛනාගාර සැකසීම සඳහා මෙහෙයුම් සිදු කරනු ලැබේ.
මිශ්ර පෝරමයේ ප්‍රභේදයක් යනු කාර්යාලයේ මධ්‍යගතව සමහර ලේඛන කට්ටල සඳහා එකම තාක්ෂණික කාර්යය (උදාහරණයක් ලෙස ලේඛන ලියාපදිංචි කිරීම හෝ ඒවා ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම) සිදු කරන ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ සංවිධානයක් වන අතර අනෙක් ඒවා සඳහා - විමධ්යගත ව්යුහාත්මක බෙදීම් වලදී. සාම්ප්‍රදායික (අත්පොත) වැඩ ක්රම භාවිතා කිරීමේදී ලේඛන අරා වෙන් කිරීම ආමන්ත්‍රණය කිරීමේ නිර්ණායකයට අනුව සිදු කෙරේ - ලේඛනය සංවිධානයේ කළමනාකාරිත්වයට යොමු කරන්නේ නම්, එය කාර්යාලයේ, කළමනාකරණයට නම් ලියාපදිංචි කර ඇත. ව්යුහාත්මක ඒකකයක, පසුව මෙම ඒකකයේ. බොහෝ විට, ව්යුහාත්මක ඒකක ලියාපදිංචි වේ අභ්යන්තර ලේඛන- ඔවුන්ගේ නිර්මාණයේ ස්ථානය අනුව. උදාහරණයක් ලෙස, ගිණුම්කරණයේදී - ගිණුම් ලේඛන, පිරිස් දෙපාර්තමේන්තුවේ - පිරිස් පිළිබඳ ලේඛන ආදිය.
නවතම පරිගණක තාක්ෂණයන් භාවිතා කිරීම, ෆැක්ස් යන්ත්‍ර තිබීම, පරිගණකයේ ඇති ෆැක්ස්-මොඩම උපාංග, ලැබෙන ලේඛන පිළිගැනීම සහ ලියාපදිංචි කිරීම, ඒවා ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම සහ ව්යුහාත්මක අංශවල තොරතුරු සහ විමර්ශන කටයුතු සංවිධානය කිරීමට හැකි වේ.
කාර්යාල කළමනාකරණ සේවාවක් නිර්මාණය කිරීම සහ සංවිධානය කිරීමේදී, ආයතනික ආකාරයේ වැඩ තෝරා ගැනීමේ ප්රශ්නය නොමිලේ. වත්මන් රාජ්ය නියාමන සහ ක්රමවේදය ලේඛන සමාගමෙහි ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ ස්වරූපය නියාමනය නොකරයි. එක් එක් විශේෂිත අවස්ථාවෙහිදී, ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා ආයතනික පෝරමය තෝරා ගැනීම කාර්යාල කළමනාකරණ සේවාවේ සහ කළමනාකරණයේ පරමාධිකාරීත්වය ලෙස පවතී. මෙම ගැටලුවට විසඳුම කාර්යාල කළමනාකරණ සේවාවේ ආරම්භක සංවිධානයට සම්බන්ධ වේ. සංවිධානයේ (සමාගමේ) පරිවර්තනයන් හා ලේඛන සැකසීමේ තාක්ෂණය නවීකරණය කිරීම සම්බන්ධව සිදුවන වෙනස්කම් මත පදනම්ව, ලේඛන සැකසීමේ මධ්යගත කිරීම සහ විමධ්යගත කිරීමේ මට්ටම ද වෙනස් වේ.
ලේඛන කටයුතු සමාලෝචනය කිරීමෙන් පසුව, ලේඛන ප්රවාහයේ සමහර සංරචක හෙළිදරව් කිරීම අවශ්ය වේ.
ලේඛන ප්රවාහය- මෙය ව්යවසායක ලේඛන නිර්මාණය කළ හෝ ලැබුණු මොහොතේ සිට පිටතට යැවීම සඳහා හෝ සංරක්ෂණය කිරීම සඳහා ක්රියාත්මක කිරීම අවසන් වන තුරු සංවිධානය කිරීමේ ක්රියාකාරකමකි. ප්රායෝගිකව, ලේඛන ප්රවාහය යනු සංවිධානයක කළමනාකාරිත්වයට සහාය වන යාන්ත්‍රණයකි.
ලේඛන විද්යාව තුළ ලේඛන ප්රවාහය පිළිබඳ නූතන සලකා බැලීමේ අදාළත්වය එහි සාරය තුළ පවතී. තනි මධ්යගත සාරයනවීන ලේඛන ප්රවාහය යනු සංවිධානයක තොරතුරු ගලා යන අතර එය තොරතුරු සමඟ අන්තර් ක්රියා කරයි පරිසරය(රාජ්ය, සමාජය, ව්යාපාරික ආයතන, ආදිය) සහ එහි විධායක ආයතන, ව්යුහාත්මක බෙදීම් සහ තනි සේවකයින් අතර අභ්යන්තර අන්තර්ක්රියා සිදු කිරීම.
මේ අනුව, අපට ප්රධාන කිහිපයක් ඉස්මතු කළ හැකිය ලේඛන ප්රවාහ කාර්යයන්:
- - සන්නිවේදනකාර්යය තොරතුරු අභ්යන්තර සහ බාහිර අන්තර්ක්රියා සපයයි. වඩාත් පොදු අර්ථයෙන් සන්නිවේදනය යන්නෙන් අදහස් කරන්නේ තොරතුරු මූලාශ්‍රයකින් පණිවිඩයක් එහි ලබන්නාට නිශ්චිත නාලිකාවක් හරහා සම්ප්රේෂණය කිරීමයි;
- - නියෝගයකාර්යයන් සැකසීමෙන් සහ ඒවා ක්රියාත්මක කිරීම අධීක්ෂණය කිරීමෙන් ශ්රිතය සෘජු පාලනය සපයයි;
- - ගිණුම්කරණයනියමිත පෝරමයේ ලේඛනයක අක්තපත්‍ර පටිගත කිරීම සඳහා ශ්රිතය සපයයි.
- - සවි කිරීමලේඛනයක් නිර්මාණය කිරීම, යැවීම හෝ ලැබුණු බව ශ්රිතය ලියාපදිංචි කරයි. ලේඛන වැරදි ලෙස ක්රියාත්මක කිරීම (ඒවායේ සමහර විස්තර නොමැති වීම) සංවිධානයට අතිශයින්ම අහිතකර ප්රතිවිපාකවලට තුඩු දිය හැකිය.
- - පාලනය කිරීමකාර්යය ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම මෙන්ම ඒවායේ සෙවීම් නිරීක්ෂණය කිරීම පාලනය කරයි.
ලේඛන ප්රවාහයේ ලක්ෂණඑහි පරිමාවයි, එය සංවිධානය විසින් ලැබුණු ලේඛන සංඛ්යාව සහ යම් කාල පරිච්ඡේදයක් තුළ එය විසින් නිර්මාණය කරන ලදී. මෙම දර්ශකය වැදගත් වන්නේ ලේඛන ප්‍රවාහයක් (සාම්ප්‍රදායික, ස්වයංක්‍රීය) තෝරාගැනීමේදී එය නිර්ණායකයක් ලෙස භාවිතා කළ යුතු අතර කාර්යාල කළමනාකරණ සේවාවේ ව්‍යුහයට සහ එහි කාර්ය මණ්ඩලයට බලපෑම් කළ යුතුය.
ලේඛන විද්‍යාවේ (අඛණ්ඩ හා අනුපූරක විද්‍යාවක් ලෙස) සහ ලේඛන කළමනාකරණයේ (ලේඛන විද්‍යාවේ ආරම්භකයකු ලෙස) සම්බන්ධක සම්බන්ධකය වන ලේඛනයේ ආකෘති වේ.
නූතන සංවිධානවල කළමනාකරණ ක්රියාවලීන් ක්‍රමානුකූලව සමාන වන අතර සාමාන්ය වේ, එහි ප්රතිඵලයක් ලෙස ලේඛන ප්රවාහයේ වර්ග වෙන්කර හඳුනාගත හැකිය. එමගින් ලේඛන ප්‍රවාහයෙන් පැහැදිලිව නිර්වචනය කරන ලද ලේඛන-නැඹුරු ක්‍රියාකාරකම්වල යම් යම් කාර්යයන් ඉටු කරන වඩාත් නිශ්චිත, පුද්ගලික ලේඛන ප්‍රවාහයෙන් ඉස්මතු කරයි.
සාමාන්ය ආකෘතියසියලුම නවීන සංවිධාන සඳහා ලේඛන ප්රවාහය සාමාන්ය වේ (රූපය 1.2.). මෙය මූලික වශයෙන් සිදු වන්නේ ඒවායේ භාවිතා වන කළමනාකරණ ආකෘතියේ ඒකාකාරිත්වය සහ ඒකාබද්ධතාවය හේතුවෙනි. සාමාන්ය ලේඛන ප්‍රවාහයම බාහිර, අභ්යන්තර සහ ආධාරක ලේඛන ප්රවාහය ලෙස හැඳින්වෙන ලේඛන-නැඹුරු ක්රියා පටිපාටි වර්ග කිහිපයකට බෙදිය හැකිය.
රූපය 1.2. සංවිධානයේ ලේඛන ප්රවාහය
ලේඛන ප්රවාහ ක්රියා පටිපාටිවල පළමු වර්ග දෙක මඟින් සංවිධානය පිළිබඳ එන සහ පිටතට යන තොරතුරු නියෝජනය කරයි. සහ උපකාරක ලේඛන ප්රවාහය යනු, ප්‍රථමයෙන්ම, දර්ශක සාදන වර්ගීකරණයට (නඩු නාමකරණයට) අනුකූලව ලිපිගොනු බවට ලේඛන ඒකාබද්ධ කිරීමේ ක්රියා පටිපාටි සමඟ කාර්යාලීය කටයුතු සහ සම්මත සහ විමර්ශන තොරතුරු කළමනාකරණය කිරීමයි.
පුද්ගලික දසුන්ලේඛන ප්රවාහය තනි තනි ආකාරයේ ක්රියාකාරකම් සඳහා සහාය වීම සඳහා නිර්මාණය කර ඇති විශාල ලේඛන ප්රවාහ පද්ධති සමූහයකට ආවේනික වන අතර, එය සංවිධානයේ ක්‍රියාවලි භූ දර්ශනයේ අනිවාර්ය අංගයක් විය හැකිය, නැතහොත් සම්පූර්ණයෙන්ම නොපැවතී.
පුද්ගලික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිවල විවිධත්වය පිළිබඳව විස්තරාත්මකව වාසය කිරීම අර්ථවත් නොවේ: ලේඛනාගාර කටයුතු (ලේඛනගත ලේඛන කළමනාකරණය සඳහා වූ ක්රියා පටිපාටි සමූහයක්); පිරිස් ලේඛන ප්රවාහය (HR ක්රියා පටිපාටි); ගිණුම් ලේඛන ප්රවාහය; රහස් සහ රහසිගත වාර්තා කළමනාකරණය; තාක්ෂණික හා තාක්ෂණික ලේඛන ප්රවාහය; තත්ත්ව කළමනාකරණ පද්ධතියේ ලේඛන ප්රවාහය.
ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීම අවම කාලයක් සමඟ කෙටිම මාර්ගය ඔස්සේ ලේඛන කඩිනමින් ගමන් කිරීම සහතික කරන ඇතැම් මූලධර්ම හෝ නීති මත පදනම් විය යුතුය. ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීමේ මෙම මූලධර්මවලට පහත සඳහන් දේ ඇතුළත් වේ:
- - ලේඛන ලබා ගැනීම, ප්රාථමික සැකසීම සහ යැවීම සඳහා මෙහෙයුම් මධ්යගත කිරීම (මෙයින් අදහස් කරන්නේ සංවිධානයට සියලුම බෙදාහැරීමේ ක්රම මගින් (තැපැල්, ෆැක්ස්, විද්‍යුත් තැපෑලෙන්) ලැබුණු සහ සංවිධානයෙන් එවන ලද සියලුම ලේඛන DOW සේවාව තුළ සකසන බවයි. );
- - ව්යාපාරික අවශ්යතා නිසා නොවන ලේඛනයක ඡේදයේ අවස්ථා ගණනේ උපරිම අඩු කිරීම සහ ආපසු හැරීම් ඉවත් කිරීම (ලේඛනයක ආපසු යාමක් එය දැනටමත් සකස් කර ඇති අධිකාරියට පැමිණෙන පරිදි සලකනු ලැබේ) ;
- - ඇතැම් වර්ගවල ලේඛන මාර්ගගත කිරීම (ලේඛන ප්රවාහ ප්රස්ථාර සංවර්ධනය කිරීම);
- - ලේඛන එක් වරක් ලියාපදිංචි කිරීම (සංවිධානයට ඇතුළු වන සහ සංවිධානය තුළ නිර්මාණය කරන ලද ලේඛන එක් වරක් ලියාපදිංචි කරනු ලැබේ: පැමිණෙන - ලැබීමෙන් පසු, අභ්යන්තර සහ පිටතට යන - නිර්මාණය කිරීමෙන් පසු; ලේඛන ලියාපදිංචි කිරීම පෙර පාසල් අධ්‍යාපන ආයතන සේවාවේ හෝ ව්‍යුහාත්මකව සිදු කළ හැකිය. ඒකකය);
- - ලේඛනවල මූලික සමාලෝචන සංවිධානය කිරීම (සංවිධානයට ලැබුණු ලේඛන කළමනාකරුට, ඔහුගේ නියෝජිතයින්ට විසඳා ගැනීම සඳහා යවන ලද ලේඛනවලට බෙදා හැරීම සහ ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා කෙලින්ම දෙපාර්තමේන්තු වෙත මාරු කිරීම; මූලික සමාලෝචනය සිදු කරනු ලබන්නේ පෙර පාසල් අධ්‍යාපන සේවයේ (ලේකම්) - සහකාර හෝ සහකාර කළමනාකරු);
- - හැකි නම්, ක්රියාත්මක කරන්නා, පැවරුම සහ අවසාන දිනය නිවැරදිව නිර්වචනය කරන නිශ්චිත යෝජනා නිකුත් කිරීම;
- - අසාධාරණ අනුමත කිරීම් බැහැර කිරීම, එකවර සේවකයින් කිහිප දෙනෙකු විසින් ලේඛන සමාන්තරව අනුමත කිරීම සංවිධානය කිරීම (කෙටුම්පත් ලේඛනයක් පිටපත් කිරීම හෝ සියලුම උනන්දුවක් දක්වන පාර්ශ්ව වෙත එකවර විද්‍යුත් තැපෑලෙන් සම්ප්රේෂණය කිරීම);
- - ලේඛන අත්සන් කිරීමේ මට්ටම අඩු කිරීම.
නිල පත්රිකා පිළිගැනීම, සකස් කිරීම සහ සැකසීමෙන් තොරව ඕනෑම ව්යවසායක ක්රියාකාරකම් ඉදිරියට යා නොහැක.
මෙම ක්රියාවලිය අඛණ්ඩව සහතික කිරීම සඳහා, සමාගම විසින් විශේෂ ව්යුහාත්මක ඒකකයක් නිර්මාණය කළ යුතුය. මෙම දෙපාර්තමේන්තුවේ සේවකයින්ගේ කාර්යය වන්නේ ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීමයි.
අර්ථ දැක්වීම සහ අරමුණ
ලේඛන ප්රවාහය වේ නිල ලිපි ලේඛන චලනය කිරීමේ ක්රියාවලිය, ඒවා ලැබුණු විට හෝ නිර්මාණය කළ විට ආරම්භ වන අතර ඒවා යවන ලද හෝ ක්රියාත්මක කරන විට අවසන් වේ.
ලේඛන කළමනාකරණ තීරණ වල නිවැරදි බව සහ වලංගුභාවය සහතික කරයි. ඔවුන් සමාගමේ සෑම ක්‍රියාවකටම අනුගත වේ.
ලේඛන ප්රවාහ ක්රියාවලියේ ක්රියාකාරිත්වය සහතික කිරීම ව්යවසායයේ වඩාත් වැදගත් කාර්යයන්ගෙන් එකකි. සංවිධානයේ නොමැතිකම, නිසි ගබඩා කිරීම සහ කඩදාසි සැකසීම සමාගමේ කාර්යයට බෙහෙවින් හානි කළ හැකිය. ලේඛන සඳහා දිගු සෙවීම, පාඩුව, යැවීමේ සහ ලැබීමේ ප්‍රමාදයන්, අනුපිටපත් සාමාන්ය ව්‍යාපාරයේ ගමන් මග මන්දගාමී කරයි. සමාගමට දුරස්ථ ව්යුහාත්මක බෙදීම් තිබේ නම්, යම් මෙහෙයුමක නීත්‍යානුකූලභාවය තහවුරු කිරීමට අවශ්ය නම්, සමාගමේ වැඩ සම්පූර්ණයෙන්ම අඩාල කළ හැකිය.
නිසි ලෙස සංවිධානය වූ ලේඛන ප්රවාහය ඵලදායී කළමනාකරණයේ අනිවාර්ය අංගයකි. මෙම ක්රියාවලියේ සාමාන්ය ක්රියාකාරීත්වය නොමැතිව, මූල්ය හා කළමනාකරණ ගිණුම්කරණය සහතික කිරීමට නොහැකි ය.
ලේඛන වර්ග
ව්යවසායක ලේඛන ප්රවාහයට පත්රිකා වර්ග තුනක් සම්බන්ධ වේ:
- එන ලිපි. මේවා තෙවන පාර්ශවයන්ගෙන් සංවිධානයට ලැබුණු ලිපි සහ ඉල්ලීම් වේ. ඔවුන්ගේ කුවිතාන්සිය මගින් සුදුසු පිටතට යන දැනුම්දීම් සකස් කිරීම ඇතුළත් වේ. මෙම පත්රිකා ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා වන අවසාන දිනය නීතියෙන් හෝ ලිපියේ පෙළෙහි දක්වා ඇති කාල සීමාව අනුව තීරණය වේ.
- පිටතට යන. ඒවා පහත සඳහන් අරමුණු සඳහා සම්පාදනය කර ඇත:
- කලින් ලැබුණු ලිපියකට ප්රතිචාරයක් ලෙස;
- පසු ප්රතිචාර සඳහා ඉල්ලීමක් ආකාරයෙන්.
අභ්යන්තර ලේඛන මත පදනම්ව ඒවා සකස් කර ඇත.
- දේශීය. ව්යවසායයේ සාමාන්ය ක්රියාකාරීත්වය සහතික කිරීම සඳහා ඒවා භාවිතා කරනු ලැබේ. මෙම වර්ගයට අයත් සියලුම ලිපි ලේඛන කාර්යාලය හරහා ගමන් නොකරයි, නමුත් කළමනාකරුගේ නියෝග, ව්යුහාත්මක අංශ අතර ලිපි හුවමාරුව සහ පිටතට යන ලේඛනය සැකසීමේ පදනම ලෙස සේවය කරන ලියකියවිලි පමණි.
ඒ සෑම එකක්ම නිශ්චිත ගුණාංග අඩංගු විය යුතුය. සාමාන්ය සහ විශේෂ විස්තර දෙකම ඇත. සම්පාදනය කරන ලද පත්‍රිකාව නිල බවට පත් කරන්නේ ඔවුන්ගේ පැමිණීමයි.
පොදු ගුණාංගවලට ඇතුළත් වන්නේ:
- ලියාපදිංචි අංකය. කාර්යාලය හරහා ගමන් කරන සෑම ලියවිල්ලකටම අනන්‍ය අංකයක් ලැබේ. පිටතට යන සහ පැමිණෙන කඩදාසි සඳහා එහි ව්යුහය වෙනස් විය හැක. සංවිධාන විසින්ම එය ස්ථාපනය කරයි.
- කේත අනුව කේත නාමකරණය. මෙම අවශ්‍යතාවය සමාගම සිය කාර්යය අතරතුර විසඳන යම් ආකාරයක ගැටලුවකට පත්‍රය සම්බන්ධ කරයි.
- මූලාශ්රය. මෙම ගුණාංගය මඟින් නිල ලේඛනය ලබා ගත්තේ කොහෙන්ද යන්න පෙන්නුම් කරයි. පිටතට යන පණිවිඩවල ව්යුහාත්මක ඒකකයේ නම අඩංගු වේ. පැමිණෙන පරිශීලකයින් සඳහා - ඉල්ලීම එවූ තෙවන පාර්ශවීය සංවිධානයේ නම.
- විධායකය. මෙම විස්තරය ලේඛනය ක්රියාත්මක කිරීමට භාර දී ඇති සේවකයාගේ තනතුර සහ වාසගම පෙන්නුම් කරයි. පිටතට යන සහ අභ්යන්තරයේ එය ආරම්භකයා වේ.
සමහර ගුණාංග ඒවා කුමන වර්ගයේ ලේඛන මත පදනම්ව සකසා ඇත. 
සාමාන්ය තොරතුරු වලට අමතරව එන ලිපි වලට විශේෂ ඒවා ද ඇත:
- ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා අවසාන දිනය තීරණය වන්නේ පෙළ මත පදනම්ව හෝ ව්යවස්ථාදායක සම්මතයන්ට අනුකූලවය.
- පාලනය කරන පුද්ගලයා - ඔහු කළමනාකරු හෝ නියෝජ්ය විසින් පත් කරනු ලැබේ, ලේඛන සැකසීම අවසන් වූ පසු, මෙම කරුණ නිශ්චිත සේවකයාගේ අවධානයට යොමු කෙරේ.
අභ්යන්තර ඒවාට පහත ගුණාංග තිබිය හැකිය:
- රංගන ශිල්පීන්ගේ ලැයිස්තුව, එනම් සම්පාදකයින්;
- ක්රියාත්මක කිරීමේ කාලය;
- කඩදාසි සමඟ හුරුපුරුදු විය යුතු දෙපාර්තමේන්තු ලැයිස්තුවක්.
පිට පෙට්ටිවල අමතර විස්තර ද ඇත:
- තැපැල් ලැයිස්තුව, එනම් ඉල්ලීමක් හෝ දැනුම්දීමක් යැවිය යුතු පුද්ගලයින්ගේ ලැයිස්තුවක්;
- ප්රතිචාර දැක්වීමේ කාලය, බොහෝ විට මෙම ගුණාංගය නිශ්චිතව දක්වා නැත;
- පදනම, මෙම විස්තරය අනිවාර්ය වේ, එහි ලියාපදිංචි අංකය ලේඛනයේ දක්වා ඇත.
කළමනාකරණ ගිණුම්කරණය සහතික කිරීම සඳහා මෙය අවශ්ය යැයි සලකන්නේ නම් ව්‍යවසායයන්ට ලේඛනවලට අමතර ගුණාංග එකතු කළ හැකිය.
ලේඛන සැකසීමේ නීති සහ අදියර
සියලුම ලියකියවිලි සංවිධානයේ ප්රධානියාගේ පාලනය යටතේ පවතී. ඔවුන්ගේ ආරක්ෂාව පිළිබඳ පෞද්ගලික වගකීම ඔහු දරයි.
සියලුම වර්ගවල නිල පත්රිකා පිළිගැනීම සහ සැකසීම සිදු කරනු ලබන්නේ විශේෂයෙන් නම් කරන ලද සේවකයෙකු හෝ සහකාර ලේකම්වරයෙකු විසිනි. ලේඛනගත කිරීම සමාලෝචනයේ අදියර කිහිපයක් හරහා ගමන් කරයි:
- ප්රාථමික සැකසුම්. මෙම අවස්ථාවෙහිදී, ලිපියේ නිවැරදි භාරදීම තහවුරු කරනු ලැබේ. පුද්ගලික ලිපි හුවමාරුව හැර සියලුම ලියුම් කවර විවෘත වේ. ඊළඟට, ඇමුණුම්වල අඛණ්ඩතාව පරීක්ෂා කරනු ලැබේ. මෙය සිදු කිරීම සඳහා, ලේඛනවල සැබෑ පැවැත්ම බඩු තොගයට ගැලපෙන බව තහවුරු වේ. කඩදාසි එකක් හෝ කිහිපයක් අතුරුදහන් වී ඇත්නම්, යවන්නාට දැනුම් දෙනු ලැබේ, ලේඛනයේ සහ එහි සලකුණක් තබා ඇත. පහත සඳහන් අවස්ථා හැරුණු විට ලියුම් කවර බොහෝ විට විනාශ වේ:
- ආපසු ලිපිනය එහි පමණක් ඇත;
- ලියුම් කවරය ලිපි හුවමාරුව සඳහා ගෙවීම තහවුරු කරන ලියවිල්ලකි;
- ලියන දිනය සහ පත්රිකා එවන වේලාව වෙනස් වේ;
- ලියුම් කවරයේ යවන්නාගේ සටහන් අඩංගු වේ.
ලැබීමෙන් පසු, ලේඛනවලට යටත් වන ඒවා සහ ලියාපදිංචිය අවශ්ය නොවන ඒවා ලෙස වර්ග කරනු ලැබේ. පළමු වර්ගයේ කඩදාසි මත, ලබන්නා, දිනය සහ පැමිණෙන අංකය පිළිබඳ තොරතුරු අඩංගු රිසිට්පත පිළිබඳ සටහනක් සාදා ඇත. සඟරා, නාමාවලි, වෙළඳ ප්‍රචාරණ පත්රිකා සහ තැපැල් කිරීම් වැනි අයදුම්පත් ලියාපදිංචි කර නොමැත. විද්‍යුත් තැපෑලෙන් හෝ ෆැක්ස් මගින් ලැබෙන ලිපි ලේඛන වර්ග කර සකස් කළ යුතුය.
- පූර්ව සමාලෝචනය. මෙම අදියරේදී, භාරව සිටින පුද්ගලයා කළමනාකරු වෙත මාරු කළ යුතු වැදගත්ම ලියකියවිලි තීරණය කරයි. රීතියක් ලෙස, ඔවුන්ගේ සම්පූර්ණ පරිමාව 20% ක් පමණි. ඉතිරි ලිපි ලේඛන නියෝජිතයින්, ව්යුහාත්මක ඒකක ප්‍රධානීන් හෝ සෘජුවම රංගන ශිල්පීන් වෙත යවනු ලැබේ. ඒවා ලැබෙන දවසට එවනවා. පළමුවෙන්ම, විදුලි පණිවුඩ සහ හදිසි ලිපි සලකා බලනු ලැබේ.
- ලියාපදිංචි කිරීම. මෙම අදියරේදී, ලේඛනවලට අද්විතීය අංකයක් පවරනු ලැබේ. එය නිල පත්‍රිකාවේ මෙන්ම විශේෂ සඟරාවක ද දක්වා ඇත. ආරක්ෂාව, සෙවීමේ පහසුව සහ ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම සඳහා මෙම ක්රියා පටිපාටිය අවශ්ය වේ. ඕනෑම ලේඛනයක් ලියාපදිංචි කළ හැක්කේ එක් වරක් පමණි. ක්රියාවලියේ සියලුම ලියකියවිලි කණ්ඩායම් කිහිපයකට බෙදා ඇත, ඒ සෑම එකක්ම වෙන වෙනම සැලකිල්ලට ගනී:
- අභ්යන්තර;
- පැමිණෙන;
- පිටතට යන;
- රහසිගත;
- වෙළඳ දැන්වීමක්.
සුරැකුම්පත් සඳහා පවරා ඇති කේත විශේෂ ව්යුහයක් ඇත:
- ගෘහස්ථ සහ වාණිජ සඳහා - සඟරාවට අනුව අනුක්රමික අංකය, උදාහරණයක් ලෙස, 01 හෝ 46;
- පැමිණෙන සහ පිටතට යන කේත සමන්විත වන්නේ දෙපාර්තමේන්තුවේ නම් කිරීම, නඩුව, සඟරාවේ අනුක්රමික අංකය, උදාහරණයක් ලෙස, 05-11/86.
- අධීක්ෂක සමාලෝචනය. ඊළඟ අදියරේදී, සංවිධානයේ කළමනාකාරිත්වය විසින් ලේඛන විශ්ලේෂණය කරනු ලබන අතර, ඒවා ක්රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ තීරණයක් ගනු ලැබේ. ප්රතිඵලය විභේදන ස්වරූපයෙන් පිළිබිඹු වේ. මෙම විස්තරයේ පහත තොරතුරු අඩංගු වේ:
- රංගන ශිල්පියාගේ වාසගම සහ ස්ථානය;
- නියමිත කාලසීමාවන්.
මෙම තොරතුරු ලියාපදිංචි ලොගයට ද ඇතුළත් කර ඇත.
- ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා දිශාව. මෙම අදියරේදී වගකිවයුතු පුද්ගලයා ලේඛනය ක්රියාත්මක කරයි. අවශ්ය නම්, කාර්යයේ ප්රගතිය ලොගයේ දැක්වේ. ප්රතිඵලය ලේඛනය සකස් කරන ලද පදනම මත සියලුම ලිපි ලේඛන සමඟ සත්යාපනය සඳහා ලේකම්-යොමු කරන්නා වෙත මාරු කරනු ලැබේ. මෙම ව්යාපෘතිය අත්සන් කර, ලියාපදිංචි කර, පසුව ඉදිරිපත් කිරීම සඳහා යවනු ලැබේ.
- ක්රියාත්මක කිරීමේ පාලනය. මෙම අදියරේදී, නියමිත කාලසීමාවන්ට අනුකූල වීම පරීක්ෂා කරනු ලබන අතර, ක්රියාත්මක කිරීමේ ප්රතිඵල ද විශ්ලේෂණය කරනු ලැබේ. පාලන වර්ග තුනක් තිබේ:
- වත්මන්, ලේකම්වරයා දිනපතා නියමිත කාලසීමාවන් අවසන් වන ලේඛනවල වැඩ අදියර පරීක්ෂා කරන අතර;
- පූර්වාරක්ෂාව, එය සමන්විත වන්නේ ව්යාපෘති සකස් කිරීමේ කාලසීමාව ආසන්නයේ අවසානය පිළිබඳව කොන්ත්‍රාත්කරුට දින 2-3 කට පෙර දැනුම් දීමෙනි;
- අවසාන වශයෙන්, කැපී පෙනෙන ලිපි ලේඛන විශ්ලේෂණයක් සිදු කරනු ලබන අතර ප්‍රමාදයන් සඳහා හේතු පැහැදිලි කෙරේ.
මසකට වරක්, කාර්යාල සේවකයෙකු සියලු කැපී පෙනෙන ව්යාපෘති ලැයිස්තුවක් සම්පාදනය කරයි.
- බයින්ඩර්. මෙම අදියර අවසාන අදියරයි. ප්රතිචාර පත්‍රය සහ ව්යාපෘතිය සැකසීමේ පදනම ලෙස සේවය කරන ලේඛනය ගොනුවේ ගොනු කර ඇත. මෙම ක්රියා පටිපාටිය සහකාර ලේකම් විසින් සිදු කරනු ලැබේ. නඩු සෑදෙන්නේ කාර්යාල සේවකයින් විසින් පමණක් නොවේ. ව්යුහාත්මක ඒකකවල සේවකයින්ට ද එවැනි ක්රියාකාරකම් සිදු කළ හැකිය. ලියාපදිංචිය සහ කටයුතු කළමනාකරණය කිරීමේ නිරවද්‍යතාවය කාර්යාලයේ ප්‍රධානියා හෝ ලේකම් විසින් පරීක්ෂා කරනු ලැබේ.
සමාන ගැටළුවක් පිළිබඳ තොරතුරු අඩංගු ලේඛන ගොනුවේ ගොනු කර ඇත. උදාහරණයක් ලෙස, මෘදුකාංග භාවිතයෙන් සම්පාදනය කරන ලද ලේඛනයක් යනු ඩිජිටල් ආකාරයෙන් ඉදිරිපත් කර සහතික කරන ලද තොරතුරු එකතුවකි.එය පහත අවශ්යතා සපුරාලිය යුතුය:
- මෘදුකාංග භාවිතයෙන් නිර්මාණය, ගබඩා කිරීම සහ සම්ප්රේෂණය කිරීම;
- කඩදාසි ආකාරයෙන් ඉදිරිපත් කළ හැකිය;
- අවශ්ය සියලු ගුණාංග අඩංගු වේ;
- කඩදාසි ලේඛනවලට අනුකූල ව්යුහයක් ඇත.
කාර්යාලීය කටයුතු ඉලෙක්ට්රොනිකව සිදු කිරීමේ හැකියාව කාර්යාල කාර්ය මණ්ඩලයේ කාර්යය බෙහෙවින් සරල කරයි. කෙසේ වෙතත්, මෙම පෝරමයේ මුල් පිටපත් ලබා ගැනීම නීතියට අවශ්ය බැවින් කඩදාසි ලේඛන සම්පූර්ණයෙන්ම ඉවත් කළ නොහැක.
ව්යවසායක ලේඛන ප්රවාහයේ ස්වයංක්‍රීයකරණය සපයන්නේ කුමක් දැයි බැලීමට, පහත වීඩියෝව බලන්න:
පා course මාලාව හැදෑරීමට පටන් ගන්නා විට, ඔබ මුලින්ම ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේදී නිරන්තරයෙන් මුහුණ දෙන මූලික වෘත්තීය නියමයන් සහ නිර්වචන පිළිබඳව හුරුපුරුදු විය යුතුය.
කාර්යාලීය කාර්යය යනු නිල ලේඛන සමඟ වැඩ ලේඛනගත කිරීම සහ සංවිධානය කිරීම සපයන ක්රියාකාරකම් ශාඛාවකි.
මෙම පදය මුලින් දර්ශනය විය වාචික කථාව(අනුමාන වශයෙන් 17 වන සියවසේදී) සහ නඩුවක් විසඳීමේ (නිෂ්පාදනය කිරීමේ) ක්රියාවලිය අදහස් කරයි: "නඩුවක් නිෂ්පාදනය කිරීම" - ගැටළුවක් විසඳීම. තීරණය අතරතුර, ප්රතිඵලය තහවුරු කිරීමට අවශ්ය විය, උදාහරණයක් ලෙස, එකඟ වූ ගිවිසුම. පුරාණ කාලයේ සිටම, මේ සඳහා ලියකියවිලි නිර්මාණය කර ඇත, කථා කරන වචනය කෙටි කාලීන බැවින්, සම්ප්රේෂණය කිරීමේදී අමතක වීම, විකෘති කිරීම හෝ වරදවා වටහා ගත හැකිය. දැනටමත් 16 වන සියවසේ. යන වචනය භාවිතා වේ නඩුවයම් කරුණක් හෝ ගැටලුවක් සම්බන්ධ ලේඛන එකතුවක් ලෙස. මෙම සංකල්පයේ පළමු වරට "ඔප්පුව" යන වචනය 1584 දී ලේඛනවල සටහන් විය.
නවීන කාර්යාල වැඩවලට ඇතුළත් වන්නේ:
ලේඛන කාලෝචිත හා නිවැරදිව නිර්මාණය කිරීම සහතික කිරීම (ලේඛනගත කිරීම);
ලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීම (රිසිට්පත්, මාරු කිරීම, සැකසීම, ගිණුම්කරණය, ලියාපදිංචිය, පාලනය, ගබඩා කිරීම, ක්රමවත් කිරීම, ලේඛනගත කිරීම සඳහා ලේඛන සකස් කිරීම, විනාශ කිරීම).
මෑත දශක කිහිපය තුළ "කාර්යාල වැඩ" යන යෙදුමට සමාන්තරව මෙම යෙදුම භාවිතා කර ඇත කළමනාකරණ ලේඛන සහාය(DOW). එහි පෙනුම පරිගණක පද්ධති කළමනාකරණයට හඳුන්වා දීම සහ පරිගණක වැඩසටහන් සහ සාහිත්‍යයේ භාවිතා වන පාරිභාෂිතයට සමීප කිරීම සඳහා ඔවුන්ගේ ආයතනික, මෘදුකාංග සහ තොරතුරු සහාය සමඟ සම්බන්ධ වේ. දැනට, "ලේඛන කටයුතු" සහ "ලේඛන කළමනාකරණය" යන යෙදුම් සමාන වන අතර එකම ක්‍රියාකාරකම සඳහා යොමු කිරීමට භාවිතා වේ. ප්‍රලේඛන ක්රියාවලීන් සංවිධානය කිරීම නියාමනය කරන ලියකියවිලි වල නම්, පද දෙකම සොයාගත හැකිය: " රාජ්ය පද්ධතියකළමනාකරණය සඳහා ලියකියවිලි සහාය" සහ "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ අමාත්යාංශ සහ දෙපාර්තමේන්තු වල කාර්යාල කටයුතු සඳහා සම්මත උපදෙස්."
ලේඛනගත කිරීම ලේඛනයක් නිර්මාණය කිරීම සහ සැකසීමේ ක්රියාවලියයි.රාජ්ය ප්රමිතිය ලේඛන නිර්වචනය කරන්නේ "ස්ථාපිත නීතිවලට අනුව විවිධ මාධ්යවල තොරතුරු වාර්තා කිරීම" ලෙසය.
තොරතුරු වාර්තා කිරීමේ අවශ්‍යතාවය පුරාණ කාලයේ මිනිසුන් අතර දක්නට ලැබුණි. මැටි පුවරු, බර්ච් පොතු, ගල් කුට්ටි ආදිය මත නිර්මාණය කරන ලද විවිධ යුගවල "ලේඛන" අද දක්වාම පවතී. තොරතුරු යෙදීමේ ක්රම ද වෙනස් විය: ඇඳීම, චිත්රක, ලිවීම. වර්තමානයේ, කළමනාකරණ භාවිතයේදී, ඔවුන් ප්රධාන වශයෙන් භාවිතා කරන්නේ ඕනෑම ලිවීමේ ක්‍රමයක් මගින් නිර්මාණය කරන ලද ලේඛන - අතින් ලියන ලද, ටයිප් කරන ලද, මුද්‍රණ, පරිගණක, මෙන්ම ග්‍රැෆික්ස්, චිත්‍ර, ඡායාරූප, ශබ්ද සහ වීඩියෝ පටිගත කිරීම් සහ විශේෂ ද්රව්ය (කඩදාසි, චිත්‍රපට සහ ඡායාරූප චිත්‍රපට) මත ය. , චුම්බක ටේප්, තැටිය, ආදිය). ලේඛනගත කිරීමේ සහ ගබඩා කිරීමේ මාධ්‍ය ක්රම සංවර්ධනය කිරීම අධ්‍යයනය කරන විද්යාත්මක විනය වේ ලේඛන කළමනාකරණය
ලේඛන සමඟ වැඩ සංවිධානය කිරීම - කළමනාකරණ උපකරණවල ලේඛන චලනය සහතික කිරීම, විමර්ශන අරමුණු සහ ගබඩා කිරීම සඳහා ඒවා භාවිතා කිරීම.මෙම පදය රාජ්ය ප්‍රමිතියෙන් අර්ථ දක්වා ඇත්තේ "ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීම, ආයතනයේ වත්මන් ක්‍රියාකාරකම්වල ලේඛන ගබඩා කිරීම සහ භාවිතය" ලෙසිනි.
ලේඛන ප්රවාහය සම්මත ඇමතුම් සංවිධානයක ලේඛන නිර්මාණය කළ හෝ ලැබුණු මොහොතේ සිට අවසන් වන තෙක් ඒවා චලනය කිරීමක්රියාත්මක කිරීම හෝ යැවීම.ලේඛන සැකසීමේ තාක්ෂණයට ඇතුළත් වන්නේ:
පිළිගැනීම සහ ප්රාථමික සැකසුම්ලේඛන;
ඔවුන්ගේ මූලික සලකා බැලීම සහ බෙදා හැරීම;
ලේඛන ලියාපදිංචි කිරීම;
ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම;
තොරතුරු සහ විමර්ශන කටයුතු;
ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම;
ඔවුන් පිටතට යැවීම;
පද්ධතිකරණය (ගොනු සෑදීම) සහ ලේඛනවල වත්මන් ගබඩා කිරීම.
ලැයිස්තුගත සංකල්ප කිහිපයක් ගවේෂණය කරමු. ඒ නිසා, ලියාපදිංචි කිරීමයන්නෙන් අදහස් වේ ස්ථාපිත පෝරමයේ ලේඛනයක් පිළිබඳ ගිණුම්කරණ දත්ත වාර්තා කිරීම, එය නිර්මාණය කිරීම, යැවීම හෝ ලැබීම පිළිබඳ කාරණය වාර්තා කිරීම, ලේඛන ක්රියාත්මක කිරීම පාලනය කිරීම - ඒවා කාලෝචිත ලෙස ක්රියාත්මක කිරීම සහතික කරන ක්රියා මාලාවක්, නඩුවක් ගොඩනැගීම - ක්රියාත්මක කරන ලද ලේඛන කාණ්ඩගත කිරීම නඩු නාමකරණයට අනුකූලව නඩුවක් (සංවිධානය තුළ විවෘත කරන ලද නඩු වල නම් ක්‍රමානුකූලව ලැයිස්තුවක්, ඒවායේ ගබඩා කිරීමේ කාල සීමාවන් දක්වයි, නියමිත ආකාරයට සකස් කර ඇත) සහ ගොනුව තුළ ලේඛන ක්‍රමානුකූල කිරීම.
ඕනෑම කළමනාකරණ තීරණයක් සෑම විටම සලකා බලනු ලබන ගැටලුව හෝ කළමනාකරණය කරන ලද වස්තුව පිළිබඳ තොරතුරු මත පදනම් වේ. තොරතුරු සංකල්පවලට සමාන වේ: "දත්ත", "තොරතුරු", "දර්ශක". පහත සඳහන් පදය නීත්‍යානුකූලව ස්ථාපිත කර ඇත:
"තොරතුරු යනු පුද්ගලයන්, වස්තු, කරුණු, සිදුවීම්, සංසිද්ධි සහ ක්රියාවලීන් පිළිබඳ තොරතුරු, ඔවුන්ගේ ඉදිරිපත් කිරීමේ ස්වරූපය කුමක් වුවත්."
මානව ක්‍රියාකාරකම්වල එක් එක් ක්ෂේත්‍රය තුළ, තොරතුරු වලට තමන්ගේම විශේෂතා ඇති අතර ඒ අනුව එය වෛද්‍ය, විද්යාත්මක, තාක්ෂණික, තාක්ෂණික යනාදී ලෙස බෙදා ඇත. ෆෙඩරල් බලධාරීන් සහ කළමනාකරණය තුළ, ආයතන, සංවිධාන සහ ව්‍යවසායන්හි (ක්‍රියාකාරකම්වල දිශාව කුමක් වුවත්. සහ හිමිකාරිත්වයේ ස්වරූපය) ඕනෑම වස්තුවක් හෝ ව්යුහයක් කළමනාකරණය කිරීමේ අරමුණු සඳහා භාවිතා කරන කළමනාකරණ තොරතුරු. කළමනාකරණ තොරතුරු සඳහා අවශ්යතා ගණනාවක් තිබේ: සම්පූර්ණත්වය, කාර්යක්ෂමතාව, විශ්වසනීයත්වය, නිරවද්‍යතාවය, ඉලක්ක කිරීම, මානව සංජානනය සඳහා ප්‍රවේශය.
ලේඛන විවිධ ක්රියාකාරකම් ක්ෂේත්‍රවල, දැනුමේ ශාඛාවල, ජීවන ක්ෂේත්‍රවල භාවිතා වන අතර බොහෝ විද්යාත්මක විෂයයන් වල අධ්‍යයනයේ පරමාර්ථය වේ. එබැවින්, "ලේඛනය" යන සංකල්පයේ අන්තර්ගතය බහු-වටිනාකමක් වන අතර එය භාවිතා කරන කර්මාන්තය සහ කුමන අරමුණු සඳහාද යන්න මත රඳා පවතී. මේ අනුව, නීතිඥයින් සඳහා, ලේඛනයක් යනු, පළමුව, යමක් ඔප්පු කිරීමට හෝ සාක්ෂි දීමට මාර්ගයකි, ඉතිහාසඥයෙකුට එය ඓතිහාසික මූලාශ්‍රයක් වේ, සයිබර්නෙටික්ස් වාර්තාකරුවෙකු යනු තොරතුරු වාහකයක් වන අතර කළමනාකරණ ක්ෂේත්රයේ විශේෂඥයින් එය සලකනු ලැබේ. කළමනාකරණ තීරණ පටිගත කිරීම සහ සම්ප්රේෂණය කිරීමේ මාධ්යයන්.
ෆෙඩරල් නීතිය "තොරතුරු, තොරතුරු සහ තොරතුරු ආරක්ෂණය" යන සංකල්පය "ලේඛනය" පිළිබඳ පහත අර්ථ දැක්වීම සපයයි:
ලේඛනය - මෙය එය හඳුනා ගැනීමට ඉඩ සලසන විස්තර සහිත ස්පර්ශ මාධ්‍යයක වාර්තා කර ඇති තොරතුරු."කාර්යාල වැඩ සහ ලේඛනාගාරය" යන නියමයන් සහ නිර්වචන සඳහා රාජ්ය සම්මතයේ එකම නිර්වචනය ලබා දී ඇත. තවදුරටත් සම්පූර්ණ ලක්ෂණ"ලේඛන" සංකල්පය මෙන්ම "මුක්කු" යන සංකල්පය ද පුළුල් කළ යුතුය.
සෑම ලේඛනයක්ම එහි සංඝටක මූලද්රව්ය ගණනාවකින් සමන්විත වන අතර ඒවා විස්තර ලෙස හැඳින්වේ (නම, කර්තෘ, ලිපිනය, පෙළ, දිනය, අත්සන, ආදිය). GOST පහත අර්ථ දැක්වීම ස්ථාපිත කරයි:
ලේඛන විස්තර - අවශ්ය නිර්මාණ අංගයක්නිල ලේඛනය?
විවිධ ලේඛන විවිධ විස්තර කට්ටල වලින් සමන්විත වේ. ලේඛනය නිර්මාණය කිරීමේ අරමුණු, එහි අරමුණ, මෙම ලේඛනයේ අන්තර්ගතය සහ ආකෘතිය සඳහා අවශ්යතා අනුව විස්තර ගණන තීරණය වේ. බොහෝ ලේඛන සඳහා, විස්තර සංඛ්යාව දැඩි ලෙස සීමා වේ. ලේඛන ගණනාවක් සඳහා, විස්තර සංඛ්යාව සහ සංයුතිය ව්යවස්ථාදායක සහ නියාමන පනත් මගින් ස්ථාපිත කර ඇත. නමුත් ඕනෑම අවස්ථාවක, අර්ථ දැක්වීමෙන් පහත පරිදි, ස්පර්ශ්‍ය මාධ්‍යයක සටහන් කර ඇති තොරතුරු අවශ්ය විස්තර ඇතුළත් කිරීමෙන් විධිමත් කළ යුතුය. එතකොටයි ඒක ලියවිල්ලක් වෙන්නේ.
ලේඛන විද්‍යාවේදී, ලේඛනයක් විශේෂ ද්රව්ය මත ඕනෑම පහසු ආකාරයකින් කරුණු, සිදුවීම්, වෛෂයික යථාර්ථයේ සංසිද්ධි සහ මානව මානසික ක්රියාකාරකම් සවි කිරීමේ (පෙන්වීමේ) ප්රතිඵලයක් ලෙස සැලකේ.
ලේඛන, වාර්තාගත (දර්ශණය) තොරතුරු තිබීම, එමගින් එහි සංරක්ෂණය සහ සමුච්චය සහතික කිරීම, වෙනත් පුද්ගලයෙකුට මාරු කිරීමේ හැකියාව, නැවත නැවත භාවිතා කිරීම, කාලයත් සමඟ එය නැවත නැවත සහ නැවත නැවත පැමිණීම සහතික කරයි. ඒවා මානව ක්‍රියාකාරකම්වල විවිධ ක්ෂේත්‍රවලට බලපාන අතර ඒවා පෙළ සහ ග්‍රැෆික්, සම්ප්‍රදායික (අතින් අකුරු, ටයිප් කරන ලද) සහ පරිගණක මාධ්‍ය, විද්යාත්මක, තාක්ෂණික, පුද්ගලික සහ නිල යනාදී ලෙස බෙදා ඇත.
නිල ලේඛන - මෙය නීතිමය හෝ විසින් නිර්මාණය කරන ලද ලේඛන පුද්ගලයින්, නියමිත ආකාරයෙන් ක්රියාත්මක කර සහතික කර ඇත.ඔවුන් අතර, විශේෂ කාණ්ඩයක් සමන්විත වේ නිල (කළමනාකාරී)සංවිධානයේ වත්මන් ක්‍රියාකාරකම්වල භාවිතා වන නිල ලේඛන ලෙස රාජ්ය ප්‍රමිතියෙන් අර්ථ දක්වා ඇති ලේඛන.
තොරතුරු වාහකයන් ලෙස, ලේඛන ඕනෑම ආයතනයක, ව්යවසායක, ඕනෑම සමාගමක අභ්යන්තර සංවිධානයේ අත්‍යවශ්‍ය අංගයක් ලෙස ක්රියා කරයි, ඒවායේ ව්යුහාත්මක කොටස් සහ තනි සේවකයින්ගේ අන්තර් ක්රියාකාරිත්වය සහතික කරයි. ඒවා කළමනාකරණ තීරණ ගැනීම සඳහා පදනම වේ, ඒවා ක්රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ සාක්ෂි සහ සාමාන්‍යකරණයන් සහ විශ්ලේෂණය සඳහා මූලාශ්‍රයක් ලෙස මෙන්ම යොමු සහ සෙවුම් කටයුතු සඳහා ද්රව්ය ද වේ. කළමනාකරණ ක්රියාකාරකම් වලදී, ලේඛනයක් ශ්රමයේ වස්තුවක් ලෙසත්, ශ්රමයේ ප්රතිඵලයක් ලෙසත් ක්රියා කරයි.
කාර්යාලීය වැඩ පාරිභාෂිතයේ ප්රධාන මූලාශ්‍රවලින් එකක් වන්නේ GOST R 7.0.8-2013 "තොරතුරු, පුස්තකාලය සහ ප්‍රකාශන සඳහා ප්රමිති පද්ධතිය. කාර්යාල කටයුතු සහ ලේඛනගත කිරීම. නියමයන් සහ අර්ථ දැක්වීම්."
GOST R 7.0.8-2013 අනුව කළමනාකරණය සඳහා ලේඛන සහාය (DOU)ලේඛන කළමනාකරණ කාර්යයන් හිතාමතාම සපයන ක්රියාකාරකමකි.
පෙර පාසල් අධ්‍යාපනය ක්‍රියාවලියක් ලෙස වටහා ගැනීම සඳහා, බොහෝ කලකට පෙර දර්ශනය වූ වෙනත් සංකල්පයකට හැරීම වඩා හොඳය:
කාර්යාල කටයුතු- මෙය ලේඛනගත කිරීම, ලේඛන ප්රවාහය, මෙහෙයුම් ගබඩා කිරීම සහ ලේඛන භාවිතය සහතික කරන ක්රියාකාරකමකි.
අර්ථ දැක්වීමෙන් දැකිය හැකි පරිදි, ලේඛන කළමනාකරණ කාර්යයන් සැපයීම සඳහා ප්රධාන කාර්යාල ක්රියාවලීන් සංවිධානය කිරීම අවශ්ය වේ:
1) ලේඛනගත කිරීම- ස්ථාපිත නීතිරීතිවලට අනුව මාධ්යයක් පිළිබඳ තොරතුරු වාර්තා කිරීම.
2) ලේඛන ප්රවාහය- සංවිධානයක ලේඛන නිර්මාණය කළ හෝ ලැබුණු මොහොතේ සිට ක්රියාත්මක කිරීම හෝ යැවීම අවසන් වන තෙක් ඒවා චලනය කිරීම.
3) ලේඛන ඉක්මනින් ගබඩා කිරීම- ලේඛන සංවිධානයේ ලේඛනාගාරයට මාරු කරන තුරු හෝ විනාශ කරන තුරු ව්යුහාත්මක ඒකකයක ගබඩා කිරීම.
4) ලේඛන භාවිතා කිරීම- සංස්කෘතික, විද්යාත්මක, දේශපාලන, ආර්ථික අරමුණු සඳහා සහ පුරවැසියන්ගේ නෛතික අයිතිවාසිකම් සහ අවශ්යතා සහතික කිරීම සඳහා ලේඛන තොරතුරු භාවිතා කිරීම.
ව්යවසාය ලේඛන ඇඳීම සහ ඔවුන් සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා ඒකාකාර ක්රියා පටිපාටියක් ස්ථාපිත කළ යුතුය.
කිසියම් සංවිධානයක ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේ නීති කළමනාකරණ ලේඛන පද්ධතියක් සමන්විත වේ.
පෙර පාසල් අධ්‍යාපන ක්‍රමයලේඛන කටයුතු ක්රියාවලිය සහතික කරන අන්තර් සම්බන්ධිත මූලද්රව්ය සමූහයකි.
පෙර පාසල් අධ්‍යාපන ආයතනයේ මූලිකාංග:
කිසියම් ව්යවසායක ලේඛන සැකසීමේ මෙහෙයුම් මූලධර්ම සහ ක්රම ස්ථාපිත කරන නියාමන (සම්මත) පරිසරය;
නිශ්චිත ව්යවසායක කාර්ය මණ්ඩලය (ව්යුහාත්මක ඒකක සහ කාර්යාල කළමනාකරණ කාර්යයන් ඉටු කරන නිලධාරීන්);
ලොජිස්ටික් සහාය (දෘඪාංග සහ මෘදුකාංග);
බාහිර පරිශීලකයින් යනු රාජ්ය ආයතන, පළාත් පාලන, හෝ නීතිමය ආයතන හෝ අවශ්ය තොරතුරු ලබා ගැනීමට සහ භාවිතා කිරීමට ලේඛන වෙත නීත්‍යානුකූලව ප්‍රවේශ වන පුද්ගලයන් වේ.
ව්යවසායයේ කළමනාකරුවන් ව්යවසායයේ වාර්තාමය අරමුදල සඳහා පුද්ගලික වගකීම දරයි සහ කාර්යාල වැඩ සහ ලේඛනාගාර ක්ෂේත්රයේ රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ මූලික නීති පිළිබඳව හුරුපුරුදු විය යුතුය.
එක් එක් සංවිධානයේ ව්යුහය තුළ, කාර්යාල කළමනාකරණ සේවාවක් නිර්මාණය කර හෝ සාමාන්ය කාර්යාල කටයුතු පවත්වාගෙන යාමේ කාර්යයන් භාර දී ඇති නිලධාරියෙකු මෙන්ම අනෙකුත් ව්යුහාත්මක අංශවල කාර්යාල කටයුතු සඳහා වගකිව යුතු පුද්ගලයින් ද පවරනු ලැබේ.
කළමනාකරණයේ ලේඛන සහාය සඳහා නියාමන සහ නීතිමය රාමුව
පෙර පාසල් අධ්‍යාපන ආයතනයක නියාමන සහ ක්‍රමවේද රාමුව යනු ආයතනයේ ක්රියාකාරකම් වලදී ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, සැකසීම, ගබඩා කිරීම සහ භාවිතය පිළිබඳ තාක්ෂණය නියාමනය කරන නීති, රෙගුලාසි සහ නෛතික ක්රියා සමූහයකි.
සියළුම සංවිධාන ඔවුන්ගේ ක්රියාකාරකම් පාලනය කරන පරිසරය සහ ඔවුන්ගේ ක්රියාකාරකම් ලේඛනගත කිරීමේ අවශ්යතා හඳුනා ගත යුතුය. සංවිධානවල ප්‍රතිපත්ති සහ ක්රියා පටිපාටි නියාමන පරිසරය සැලකිල්ලට ගත යුතුය. සංවිධානයේ ක්රියාකාරකම් පිළිබිඹු කරන නියාමන ලේඛනවල නියාමන පරිසරයට අනුකූල වීම පිළිබඳ සුදුසු සාක්ෂි අඩංගු විය යුතුය.
නියාමන පරිසරයට ඇතුළත් වන්නේ:
අ) නීති සහ රෙගුලාසිලේඛන, ලේඛනාගාර, ප්‍රවේශය, රහස්‍යභාවය, සාක්ෂි, ඊ-වාණිජ්‍යය, දත්ත ආරක්ෂණය, තොරතුරු වලට සෘජුවම සම්බන්ධ නීති සහ රෙගුලාසි ඇතුළුව පොදුවේ සහ විශේෂිත කර්මාන්තවල ව්යාපාරික ක්‍රියාකාරකම්වල විෂය පථය නියාමනය කිරීම;
ආ) ප්රායෝගික ක්රියාකාරකම් සම්බන්ධ ප්රමිති; ඇ) හොඳම භාවිතයන් පිළිබිඹු කරන උපදේශන රීති;
d) ස්වේච්ඡා ආචාර ධර්ම සහ ආචාර ධර්ම;
e) කිසියම් කර්මාන්තයක හෝ සංවිධානයක පිළිගත හැකි හැසිරීම් සම්බන්ධයෙන් හඳුනාගත හැකි සමාජ අපේක්ෂාවන්.
පෙර පාසල් අධ්‍යාපන ආයතනවල ගැටළු නීතිමය පනත් මගින් නියාමනය කරනු ලැබේ:
1) ආණ්ඩුක්රම ව්යවස්ථාව රුසියානු සමූහාණ්ඩුව.
රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ සිවිල් සංග්රහය (කොටස් 1, 2, 3, 4)
රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ කම්කරු සංග්රහය
රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ බදු කේතය (කොටස් 1, 2)
පරිපාලන වැරදි පිළිබඳ රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ කේතය
රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ අපරාධ සංග්රහය
3) නීති:
2000 දෙසැම්බර් 25 දිනැති ෆෙඩරල් ව්යවස්ථා නීතිය අංක 2-FKZ "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රාජ්ය ලාංඡනය මත"
2005 ජූනි 1 දින ෆෙඩරල් නීතිය අංක 53-FZ "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රාජ්ය භාෂාව මත"
2006 ජූලි 27 දිනැති ෆෙඩරල් නීතිය අංක 149-FZ "තොරතුරු, තොරතුරු තාක්ෂණයන් සහ තොරතුරු ආරක්ෂාව පිළිබඳ"
2004 ඔක්තෝබර් 22 දිනැති ෆෙඩරල් නීතිය අංක 125-FZ "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ ලේඛනාගාරයේ"
2006 මැයි 2 දිනැති ෆෙඩරල් නීතිය අංක 59-FZ "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ පුරවැසියන්ගෙන් අභියාචනා සලකා බැලීමේ ක්රියා පටිපාටිය මත"
1993 ජූලි 21 දින රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ නීතිය අංක 5485-1 "රාජ්ය රහස් මත"
1991 ඔක්තෝබර් 25 දින රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ නීතිය N 1807-1 "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ ජනතාවගේ භාෂා මත"
1992 සැප්තැම්බර් 23 දිනැති රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ නීතිය අංක 3520-1 "වෙළඳ ලකුණු, සේවා ලකුණු සහ භාණ්ඩ සම්භවය පිළිබඳ අභියාචනා මත"
4) රෙගුලාසි:
1995 දෙසැම්බර් 27 දිනැති අංක 1268 දරන රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රජයේ නියෝගය "රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රාජ්ය ලාංඡනය ප්‍රතිනිෂ්පාදනය කිරීමත් සමඟ මුද්‍රා සහ ආකෘති නිෂ්පාදනය, භාවිතය, ගබඩා කිරීම සහ විනාශ කිරීම විධිමත් කිරීම පිළිබඳ"
2005 අප්රේල් 15 දිනැති රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රජයේ නියෝගය අංක 221 "තැපැල් සේවා සැපයීම සඳහා වන රීති අනුමත කිරීම මත"
රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රජයේ නියෝගය "මත වැඩ පොත්"2003 අප්රේල් 16 දිනැති අංක 225
2003 ඔක්තෝබර් 10 දිනැති රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ කම්කරු අමාත්යාංශයේ යෝජනාව අංක 69 "වැඩ පොත් පිරවීම සඳහා උපදෙස් අනුමත කිරීම මත"
2004 ජනවාරි 5 දිනැති රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ සංඛ්යා ලේඛන පිළිබඳ රාජ්ය කමිටුවේ යෝජනාව "ශ්රමය වාර්තා කිරීම සහ එහි ගෙවීම සඳහා ප්රාථමික ගිණුම් ලේඛනවල ඒකාබද්ධ ආකෘති පත්රවල අනුමැතිය මත"
5) ප්රමිති:
GOST R ISO 15489-1-2007 තොරතුරු, පුස්තකාලය සහ ප්රකාශනය සඳහා වන ප්රමිති පද්ධතිය. ලේඛන කළමනාකරණය. මූලික අවශ්යතා.
GOST R 7.0.8-2013 රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ ජාතික සම්මතය. තොරතුරු, පුස්තකාලය සහ ප්රකාශනය පිළිබඳ ප්රමිති පද්ධතිය. වාර්තා තබා ගැනීම සහ සංරක්ෂණය කිරීම. නියමයන් සහ අර්ථ දැක්වීම්.
GOST R 6.30-2003. ඒකාබද්ධ ලේඛන පද්ධති. ආයතනික හා පරිපාලන ලේඛනවල ඒකාබද්ධ පද්ධතිය. ලේඛන අවශ්යතා
6) සමස්ත රුසියානු වර්ගීකරණ:
කළමනාකරණ ප්‍රලේඛනයේ සමස්ත රුසියානු වර්ගීකරණය (OKUD). හරි 011-93
ව්යවසාය සහ සංවිධාන පිළිබඳ සමස්ත රුසියානු වර්ගීකරණය (OKPO)
7) කාර්යාල වැඩ සඳහා නීති, උපදෙස්:
කළමනාකරණය සඳහා රාජ්ය ලේඛන ආධාරක පද්ධතිය. මූලික විධිවිධාන. ලේඛන සහ ලේඛන ආධාරක සේවා සඳහා පොදු අවශ්යතා.
2010 අගෝස්තු 25 දිනැති රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ සංස්කෘතික අමාත්යාංශයේ නියෝගයෙන් අනුමත කරන ලද රාජ්ය ආයතන, පළාත් පාලන සහ සංවිධානවල ක්රියාකාරකම් ක්‍රියාවලියේදී ජනනය කරන ලද සම්මත කළමනාකරණ ලේඛනාගාර ලේඛන ලැයිස්තුව, ගබඩා කාල සීමාවන් දක්වයි.
සංවිධාන ලේඛනාගාරයේ වැඩ සඳහා මූලික නීති (02/06/2002 දිනැති Rosarkhiv මණ්ඩලයේ තීරණය මගින් අනුමත කර ඇත)
ෆෙඩරල් විධායක බලධාරීන්ගේ කාර්යාල කටයුතු සඳහා නීති (2009 ජූනි 15, N 477 රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ රජයේ නියෝගය මගින් අනුමත කර ඇත)
ගිණුම්කරණයේ ලේඛන සහ ලේඛන ප්රවාහය පිළිබඳ රෙගුලාසි (1983 ජූලි 29 N 105 USSR මුදල් අමාත්‍යාංශය විසින් අනුමත කරන ලදී)
ආයතනික සහ පරිපාලන ලියකියවිලි. ලේඛන අවශ්යතා. GOST R 6.30-2003 ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා ක්‍රමවේද නිර්දේශ (Rosarkhiv විසින් අනුමත කරන ලදී)
8) ව්‍යවසායන්හි දේශීය නියාමන සහ ක්‍රමවේද ලේඛන:
ප්‍රඥප්තිය, රෙගුලාසි (සංවිධානය, ව්යුහාත්මක අංශ, සාමූහික ආයතන), සේවකයින්ගේ රැකියා විස්තර;
නිශ්චිත ව්යවසායක කාර්යාල කටයුතු සඳහා ප්රමිති, රෙගුලාසි, උපදෙස්;
කාල සටහන්, ඇල්බම, ව්යවසාය ලේඛන ආකෘති;
ව්යවසායයේ නියෝග සහ අනෙකුත් දේශීය රෙගුලාසි.
