Minit mesyuarat lanjutan. Protokol oss. Apakah perbezaan antara protokol penuh dan protokol pendek?

Mesyuarat peserta dan merekodkan keputusan mereka

Badan tertinggi LLC, selaras dengan peruntukan Bahagian 1 Seni. 32 Undang-undang “Mengenai Syarikat Liabiliti Terhad” bertarikh 02/08/1998 No. 14-FZ (selepas ini dirujuk sebagai Undang-undang Persekutuan No. 14), ialah mesyuarat agung pesertanya.

Ia membuat keputusan:

1. Untuk semua kuasa dalam kecekapannya menurut undang-undang.
2. Mengenai isu dalam bidang kuasanya oleh piagam organisasi.

Berdasarkan Bahagian 1 Seni. 32 Undang-undang Persekutuan No. 14, keputusan boleh dibuat dalam mesyuarat biasa dan luar biasa. Pada masa yang sama, adalah tidak boleh diterima untuk mempertimbangkan semasa mesyuarat isu-isu yang pada awalnya tidak dimasukkan dalam agenda.

Satu-satunya dokumen rasmi yang mengesahkan fakta mengadakan mesyuarat, merekodkan isu yang dipertimbangkan pada mereka dan keputusan yang dibuat ke atasnya, adalah mengikut Bahagian 6 Seni. 37 Undang-undang Persekutuan No. 14, protokol. Menyimpan minit mesyuarat agung peserta LLC mesti dianjurkan oleh badan eksekutif (kolej atau tunggal) organisasi.

Keperluan untuk kandungan protokol

Perundangan tidak menetapkan keperluan untuk minit mesyuarat agung peserta LLC, bagaimanapun, Seni. 181.2 Kanun Sivil (selepas ini dirujuk sebagai Kanun Sivil Persekutuan Rusia) mengawal isu-isu membuat keputusan di mesyuarat LLC.

Berdasarkan norma ini, maklumat berikut disertakan dalam minit mesyuarat atau keputusan tunggal peserta syarikat:

• tarikh dan masa permulaan dan akhir mesyuarat badan tertinggi LLC;
• petunjuk tempat mesyuarat diadakan;
• maklumat tentang peserta syarikat yang datang ke mesyuarat;
• agenda dan keputusan yang diambil terhadap isu yang dikenal pasti;
• maklumat tentang ahli suruhanjaya pengiraan;
• maklumat tentang mereka yang mengundi menentang isu tertentu, jika memasukkan data sedemikian adalah perlu kerana keperluan organisasi.

Keperluan di atas adalah wajib, oleh itu ia mesti disertakan dalam mana-mana minit mesyuarat agung, tanpa sebarang pengecualian.

Selain perundangan keperluan yang ditetapkan dokumen korporat yang berkenaan, menurut adat perniagaan, mesti mengandungi:

• ciri yang memperindividukannya (contohnya, nombor siri);
• maklumat tentang orang yang bercakap pada mesyuarat (penceramah utama, peserta yang bercakap dan bertanya soalan);
• pengagihan undi (untuk, menentang dan berkecuali);
• keputusan pengundian (keputusan dibuat, cadangan ditolak, dsb.);
• tandatangan orang yang diberi kuasa.

Borang protokol, notarisasi

Kod Sivil Persekutuan Rusia dalam perenggan 3 Seni. 181.2 menentukan bahawa bentuk minit mesyuarat agung peserta LLC mesti ditulis . Pada masa yang sama, berdasarkan sub. 3 ms 3 seni. 67.1 Kanun Sivil, untuk mengesahkan mengadakan mesyuarat sedemikian dan fakta bahawa keputusan dibuat mengenai isu tertentu (hasil pengundian mengenainya), notari minit mungkin diperlukan.

Secara penuh, jika kita meneruskan dari surat undang-undang, notari minit mesyuarat agung LLC tidak dijalankan. Hanya diperakui:

• hakikat bahawa keputusan telah dibuat oleh mesyuarat agung;
• senarai peserta yang hadir pada mesyuarat tertentu.

Walau bagaimanapun, disebabkan fakta bahawa maklumat yang dinyatakan dimasukkan dalam protokol sebagai bahagian konstituennya, dalam praktiknya ia adalah ungkapan "mengesahkan protokol" yang digunakan. Pada masa yang sama, peserta syarikat boleh mengelakkan keperluan untuk memenuhi kewajipan untuk mendapatkan pengesahan protokol oleh notari dengan menyatakan kaedah pensijilan yang berbeza dalam piagam organisasi atau dengan membuat keputusan sebulat suara yang sesuai untuk semua peserta.

Tidak tahu hak anda?

Kanun Sivil Persekutuan Rusia dalam sub. 3 ms 3 seni. 67.1 membenarkan kaedah berikut:

1. Menandatangani protokol oleh semua peserta.
2. Menandatangani dokumen oleh sebahagian daripada peserta yang mengambil bahagian dalam mesyuarat.
3. Dengan menggunakan cara rakaman teknikal (dalam amalan, rakaman video sering digunakan).

Norma tidak mengehadkan senarai ini, menunjukkan bahawa kaedah lain yang tidak bercanggah dengan undang-undang boleh digunakan untuk membuktikan dengan jelas fakta keputusan yang dibuat.

Keperluan sub-klausa tidak terpakai. 3 ms 3 seni. 67.1 Kanun Sivil Persekutuan Rusia dan berhubung dengan syarikat-syarikat yang mempunyai peserta tunggal, yang secara langsung ditunjukkan oleh Dewan Notari Persekutuan dalam suratnya bertarikh 01.09.2014 No. 2405/03-16-3.

Butiran lanjut mengenai isu yang sedang dipertimbangkan boleh didapati dalam artikel "Notarisasi minit mesyuarat agung LLC."

Ciri-ciri individu dan penomboran

Amalan perhubungan undang-undang sivil telah berkembang sedemikian rupa sehingga dokumen rasmi (terutama yang korporat) mesti mempunyai ciri-ciri individu. Ini juga terpakai kepada minit mesyuarat agung.

Tanda-tanda ini termasuk:

1. Penomboran minit mesyuarat agung peserta LLC.
2. Petunjuk tarikh pembentukan dan penandatanganan setiap dokumen.

Butiran yang dinyatakan membolehkan anda mengenal pasti protokol tertentu, yang memudahkan prosedur kertas kerja. Selain itu, para. 2 jam 6 sudu besar. 37 Undang-undang Persekutuan No. 14 menyatakan bahawa semua protokol mesti difailkan dalam lejar am, ekstrak daripadanya boleh diminta oleh peserta LLC pada bila-bila masa. Perundangan tidak mengandungi sebarang keperluan lain untuk prosedur untuk menyimpan protokol.

Siapa yang menandatangani minit mesyuarat agung peserta LLC?

Jawapan kepada soalan yang sedang dipertimbangkan diberikan dalam perenggan 3 Seni. 181.2 Kanun Sivil Persekutuan Rusia, mengikut mana tandatangan berikut mesti dilekatkan pada protokol:

• pengerusi mesyuarat;
• setiausaha mesyuarat.

Pada masa yang sama, berdasarkan klausa 5 Seni. 37 Undang-undang Persekutuan No. 14, pegawai pengerusi mungkin salah seorang peserta LLC, yang dipilih sedemikian selepas pembukaan mesyuarat dan sebelum permulaan pertimbangan isu utama dalam agenda.

Pemilihan pengerusi mesyuarat dijalankan oleh orang yang membuka mesyuarat, yang, mengikut perenggan 4 norma ini, boleh:

• badan eksekutif tunggal;
• Pengerusi badan pengurusan kolegial syarikat;
• Pengerusi Lembaga Pengarah;
• juruaudit;
• juruaudit;
• ahli syarikat daripada kalangan pemula mesyuarat.

Peraturan untuk menghantar protokol kepada peserta

Orang yang menyimpan minit mesyuarat agung peserta LLC, mengikut perenggan. 3 perenggan 6 seni. 37 Undang-undang Persekutuan No. 14, wajib menghantar salinannya kepada semua peserta organisasi. Peruntukan ini menyediakan tempoh 10 hari untuk pematuhan permintaan untuk rujukan.

Protokol siap dihantar mengikut keperluan berikut:

1. Dihantar melalui surat berdaftar.
2. Dihantar ke alamat pendaftaran setiap peserta.

Jika piagam LLC menyatakan apa-apa keperluan tambahan atau keperluan lain mengenai prosedur untuk menghantar salinan minit, ia terpakai. Jadi, sebagai alternatif, penghantaran dokumen dengan tangan, menggunakan perkhidmatan kurier, dsb. mungkin ditunjukkan.

Jadi, minit adalah pengesahan mesyuarat dan merekodkan fakta bahawa keputusan tertentu telah dibuat. Dokumen itu mempunyai bentuk bertulis yang mudah dan mesti disahkan oleh notari atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh piagam atau keputusan semua peserta. Pada masa yang sama, ia mesti mempunyai ciri-ciri individu (nombor dan tarikh), ditandatangani oleh orang yang mempengerusikan mesyuarat dan setiausaha mesyuarat, dan kemudian dihantar kepada peserta LLC dalam masa 10 hari.

Mengambil minit mesyuarat ialah amalan biasa yang membolehkan anda merekodkan semua butiran perbincangan yang paling penting, termasuk keputusan yang dibuat hasil daripadanya. Siapa yang hadir dalam mesyuarat itu, siapa yang bercakap, apa isu yang dibangkitkan, apa keputusan yang dibuat - semua ini boleh didapati dalam dokumen akhir - minit bengkel.

Apakah minit mesyuarat?

Dokumen pentadbiran ini tidak mempunyai bentuk bersatu, tetapi sentiasa disediakan mengikut struktur tertentu. Memandangkan ia perlu mencerminkan semua yang berlaku pada mesyuarat (sesi, mesyuarat), perkara utamanya akan mengandungi nama yang sesuai:

• agenda
• hadir
• bercakap
• memutuskan, dsb.

Bagaimana untuk mengambil minit mesyuarat?

Borang minit mesyuarat biasanya diisi oleh setiausaha yang hadir di mesyuarat atau mana-mana orang yang diberi kuasa. Berdasarkan tujuan merangka dokumen, orang yang bertanggungjawab untuk merangka dokumen merangka sama ada jenis protokol yang pendek atau penuh. Yang pertama hanya menyediakan nama penceramah dan topik laporan mereka, manakala pilihan kedua melibatkan menyimpan rekod setiap laporan.

Templat minit mesyuarat universal boleh dimuat turun dari tapak web kami:

Muat turun contoh dokumen

Untuk memahami cara merekod mesyuarat dengan betul, anda boleh mempertimbangkan contoh protokol berikut:

Muat turun contoh dokumen

Di antara banyak bentuk protokol, yang paling kerap digunakan juga ialah dokumen yang disediakan semasa rundingan perniagaan. Di tapak web kami, anda boleh memuat turun contoh protokol mesyuarat dengan rakan kongsi perniagaan:

Muat turun contoh dokumen

Soalan Lazim:

Bagaimana untuk merekodkan mesyuarat dengan betul?

Sebelum mesyuarat bermula, setiausaha perlu menyediakan borang dokumen, mengisi nombor minit, serta tarikh dan tempat mesyuarat. Kemudian anda perlu menyenaraikan semua yang hadir dan mengenal pasti orang yang akan membuat pembentangan. Keputusan (resolusi) mesyuarat hendaklah ditulis dalam perenggan yang berasingan.

Apakah tarikh protokol?

Sebagai peraturan, versi akhir dokumen sedemikian disediakan selepas mesyuarat, jadi tarikhnya ialah hari mesyuarat. Jika mesyuarat sedemikian berlangsung beberapa hari, tarikh mesti ditunjukkan termasuk semua hari mesyuarat: 07/5-7/15.

Muka surat baru 1

Persediaan untuk merangka minit bermula dengan menetapkan tarikh dan masa mesyuarat, menentukan pelbagai isu yang akan dipertimbangkan padanya. Keputusan ini biasanya diformalkan dalam agenda, yang, apabila membuat minit, akan membentuk salah satu bahagiannya, dan sebelum mesyuarat adalah dokumen dengan bantuan yang dimaklumkan kepada para peserta mesyuarat. Minit tersebut disediakan berdasarkan rekod yang disimpan dalam mesyuarat oleh setiausaha secara manual atau menggunakan perakam suara.

Protokol disediakan dalam bentuk umum, yang biasanya termasuk butiran berikut: nama institusi (organisasi, perusahaan), jenis dokumen (protokol), tempat untuk meletakkan nombor dan tarikh, tempat untuk teks protokol, tempat untuk tajuk teks.

Tarikh protokolialah hari mesyuarat (minit, sebagai peraturan, disediakan selepas mesyuarat). Jika mesyuarat berlangsung beberapa hari, maka tarikh minit termasuk tarikh permulaan dan tamatnya, contohnya: 01/21–24/2002.

Nombor protokol (indeks) ialah nombor siri mesyuarat itu. Penomboran protokol dijalankan dalam tahun kalendar atau tempoh jawatan badan kolegial.

Tajuk untuk ujian Protokol berbeza daripada reka bentuk butiran ini dalam dokumen lain. Sebagai peraturan, tajuk mengandungi petunjuk jenis aktiviti kolegial (mesyuarat, mesyuarat, mesyuarat, dll.) dan nama badan kolegial dalam kes genitif, contohnya: minit mesyuarat lembaga; mesyuarat kakitangan; mesyuarat ketua unit struktur.

Teks protokol termasuk bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian pengenalan protokol, selepas tajuk, parap dan nama keluarga pengerusi dan setiausaha mesyuarat diberikan. Pengerusi - pegawai yang mengendalikan mesyuarat; kedudukannya tidak dinyatakan dalam minit; Setiausaha – seseorang yang bertanggungjawab untuk menganjurkan mesyuarat dan mendokumentasikan aktivitinya, i.e. penyediaan dan pelaksanaan protokol. Dalam badan kolegial tetap, setiausaha ialah seorang pegawai (Setiausaha Majlis Akademik, Setiausaha Kolegium, dsb.).

Daripada baris baharu selepas perkataan "Hadir", parap dan nama keluarga ahli tetap badan kolegial disenaraikan dalam susunan abjad, serta parap, nama keluarga dan jawatan orang yang dijemput ke mesyuarat daripada organisasi lain. Setiausaha menyusun senarai peserta mesyuarat pada hari mesyuarat, kerana senarai itu mungkin tidak bertepatan dengan apa yang dimaksudkan pada asalnya. Penyediaan minit dimulakan dengan menyusun senarai nama peserta mesyuarat.

Semasa merangka minit mesyuarat lanjutan, nama peserta tidak disenaraikan dalam minit, tetapi jumlah bilangan mereka ditunjukkan dengan nombor. Ia ditentukan berdasarkan keputusan pendaftaran. Senarai pendaftaran dipindahkan kepada setiausaha mesyuarat dan menjadi salah satu lampiran minit mesyuarat. Dalam kes ini, protokol menunjukkan: Hadir: 57 orang. (senarai dilampirkan).

Agenda dimasukkan dalam bahagian pengenalan minit. Ia terdiri daripada senarai isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, dan menetapkan urutan perbincangan mereka dan nama penceramah (pelapor). Agenda mesyuarat, yang telah disediakan terlebih dahulu, harus merangkumi bilangan optimum isu yang boleh dipertimbangkan dan dibincangkan pada mesyuarat. Kandungannya ditentukan oleh ketua yang akan mempengerusikan mesyuarat. Setiap item dalam agenda dinomborkan dalam angka Arab dan bermula dengan preposisi "Mengenai" atau "Mengenai" (menjawab soalan "Mengenai apa?"). Untuk setiap item, parap dan nama keluarga pelapor ditunjukkan - pegawai yang menyediakan laporan mengenai isu ini.

Teks bahagian utama protokol disediakan mengikut urutan isu yang ditetapkan oleh agenda.

Badan teks harus mengandungi seberapa banyak bahagian yang terdapat dalam agenda. Bahagian dinomborkan dengan penomboran yang sama dengan agenda. Setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian: “MENDENGAR”, “BERCAKAP”, “MEMUTUSKAN”, yang dicetak dari jidar kiri. Selepas perkataan "MENDENGAR" dalam ujian protokol, rakaman ucapan penceramah utama dibentangkan; selepas perkataan "SPEAKED" - rekod kenyataan yang dibuat oleh peserta dalam perbincangan isu; selepas perkataan "RESOLVED" - pernyataan bahagian operasi item agenda yang sepadan. Jika beberapa keputusan dibuat dalam satu isu, mereka dinomborkan dalam angka Arab, digit pertama menunjukkan nombor item agenda, yang kedua - nombor keputusan yang diambil. Sebagai contoh:

Amalan biasa membuat minit tidak menyediakan untuk merekodkan keputusan pengundian, bagaimanapun, dalam beberapa minit (contohnya, minit mesyuarat agung pemegang saham) jumlah bilangan orang yang mengambil bahagian dalam undian dan pengagihan undian "Untuk", "Menentang", "Berkecuali" ditunjukkan.

Keputusan yang dibuat pada mesyuarat dibawa kepada perhatian pekerja dengan menghantar salinan minit atau cabutan bahagian operasi. Ia juga diamalkan untuk menyediakan dokumen pentadbiran lain berdasarkan keputusan yang diterima pakai, contohnya, keputusan badan kolegial atau perintah daripada ketua organisasi.

Dalam teks protokol, setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam bentuk kes nominatif. Pernyataan entri ucapan (biasanya dalam bentuk tunggal diri ketiga) dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.

Bergantung pada jenis mesyuarat dan status badan kolegial, bentuk protokol dipilih. Ia boleh pendek, penuh atau ringkas. Borang protokol berbeza antara satu sama lain hanya dalam kelengkapan liputan prosiding mesyuarat; mereka tidak mempunyai perbezaan dalam reka bentuk.

Protokol ringkas – ini adalah dokumen yang merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Minit sedemikian, sebagai peraturan, disimpan hanya dalam kes di mana mesyuarat itu distenografi atau apabila mesyuarat itu bersifat operasi. Menggunakan protokol sedemikian, adalah mustahil untuk membayangkan perjalanan perbincangan isu itu, pendapat yang dinyatakan, ulasan, proses membangunkan bahagian pentadbiran protokol, i.e. keputusan pengurusan.

DALAM protokol penuh Bukan sahaja isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah direkodkan, malah kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat, segala pendapat yang diutarakan, soalan dan teguran disuarakan, komen, pendirian juga turut ditularkan. Minit penuh membolehkan anda mendokumenkan gambar terperinci mesyuarat.

Protokol Verbatim disusun berdasarkan laporan verbatim mesyuarat (transkrip) dan menyampaikan secara verbatim proses membincangkan setiap isu dan membangunkan keputusan mengenainya. Selepas bahagian pengenalan dalam protokol sedemikian, entri "Mesyuarat itu diambil secara ringkas" dibuat. Transkrip adalah lampiran wajib kepada protokol.

Minit disusun daripada rakaman tulisan tangan, stenografi atau pita yang diambil semasa mesyuarat. Nota tulisan tangan disimpan oleh setiausaha; kualiti protokol bergantung pada kelayakannya. Dalam kes ini, keupayaan untuk memahami intipati isu yang dibincangkan dan dapat menulisnya dengan tepat diperlukan. Rekod ini adalah bahan draf untuk penyediaan selanjutnya protokol. Dalam beberapa kes, penceramah dalam mesyuarat memberikan setiausaha nota (tesis) ucapan mereka, yang kemudiannya dimasukkan ke dalam teks minit. Walau bagaimanapun, lebih kerap setiausaha mesti bergantung hanya pada kemahirannya dalam menulis kursif, mencatat nota dan trengkas. Selepas mesyuarat, nota setiausaha ditaip, disunting dan difailkan sebagai dokumen rasmi. Masa penyediaan untuk protokol pada masa ini ditetapkan pada tiga hari.

Dalam amalan pengurusan, jenis protokol tersebut digunakan sebagai protokol niat, protokol kelulusan dan protokol untuk rampasan bukti material (dokumen). Antara dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, undang-undang menamakan minit mesyuarat dan minit suruhanjaya pengiraan.

Di samping itu, protokol boleh disediakan oleh seorang pegawai semasa pelaksanaan fungsi pentadbiran - protokol untuk kemalangan jalan raya, protokol untuk penangkapan, dll. Setiap jenis protokol ini mempunyai bentuk standard yang sepadan.

Dalam artikel ini kita akan bercakap tentang protokol yang disediakan berdasarkan keputusan tindakan pengurusan kolegial- mesyuarat, persidangan atau sesi. Dokumen ini bertujuan untuk mendokumentasikan perbincangan bersama tentang isu dan membuat keputusan.

Dalam kerja pejabat Rusia, protokol telah digunakan sejak awal abad ke-18, dari tempoh ia mula diamalkan dalam amalan pengurusan untuk membincangkan sesuatu isu sebelum membuat keputusan. Dari segi sejarah, protokolnya ialah:

• dan dokumen maklumat (yang mendokumentasikan kemajuan perbincangan),
• dan dokumen pentadbiran (keputusan yang dibuat hasil perbincangan direkodkan).

Dalam amalan pengurusan moden, minit disediakan untuk mendokumentasikan aktiviti mesyuarat yang diadakan oleh pengurus yang berlainan pangkat. Minit juga digunakan untuk mencerminkan kerja persidangan, mesyuarat, seminar, dll.

Keputusan mengenai keperluan untuk merangka minit semasa mesyuarat operasi dibuat oleh pengurus yang melantik dan mengendalikannya. Jika mesyuarat itu adalah mengenai memaklumkan orang bawahan tentang beberapa masalah, tentang menjelaskan keputusan yang dibuat sebelum ini, dsb., maka protokol mungkin tidak diperlukan. Tetapi keperluan untuk merangka minit mesyuarat operasi sedemikian juga mungkin. Dalam kes ini, protokol akan merekodkan komposisi mereka yang hadir, pendapat atau cadangan yang dinyatakan.

Bersedia untuk mesyuarat

Ciri-ciri mendokumentasikan kerja badan kolegial tetap

Badan kolegial tetap (majlis, lembaga, komisen) dibezakan oleh tahap organisasi kerja mereka yang tinggi.

Ini dinyatakan dalam ketersediaan:

• peraturan kerja;
• rancangan kerja untuk tahun yang akan datang;
• peralatan sendiri, diketuai oleh seorang setiausaha.

Senarai tiga mata (program maksimum) ini dalam realiti boleh dikurangkan kepada seorang setiausaha tunggal badan kolegial (program minimum). Sekarang mari kita ulas tiga perkara ini dengan lebih terperinci.

DALAM peraturan Badan kolegial menentukan kekerapan mesyuarat, jenis keputusan yang dibuat, prosedur untuk mendokumentasikan aktiviti, hari dan masa mesyuarat. Kadang-kadang di perusahaan terdapat peraturan untuk mengadakan mesyuarat yang berkaitan dengan kerja bukan hanya satu badan kolegial, tetapi sebarang aktiviti kolegial.

Protokol adalah antara dokumen yang diperlukan, pertama sekali, kerana ia merekodkan fakta mesyuarat, keputusan yang dibuat pada mesyuarat itu, dan masa pelaksanaannya. Dokumen ini kemudiannya boleh menjadi asas untuk mengeluarkan keputusan atau resolusi (iaitu, dokumen pentadbiran) badan kolegial ini.

Badan kolegial tetap mesti ada rancangan kerja untuk tahun tersebut, yang merangkumi isu utama yang dijadualkan untuk perbincangan.

Badan kolegial tetap biasanya mempunyai radas, yang memastikan fungsi organ ini. Bahagian ini diketuai oleh seorang setiausaha (setiausaha majlis akademik, setiausaha lembaga, dsb.), yang tergolong dalam kategori pakar atau pengurus. Pegawai ini bertanggungjawab untuk penganjuran mesyuarat, dan untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial tetap, dan untuk keselamatan dokumen.

Bersedia untuk mesyuarat

Tetapi mesyuarat sebagai satu bentuk pengambilan keputusan kolegial boleh diadakan dengan mana-mana komposisi peserta, bukan sahaja ahli badan kolegial. Ini boleh menjadi mesyuarat ketua jabatan atau mesyuarat pakar tertentu bahagian struktur pada isu tertentu. Walau apa pun, apabila menganjurkan mesyuarat melebihi 3 orang, ia tidak boleh dibiarkan begitu sahaja. Semakin baik penyediaan mesyuarat, semakin sedikit masa yang akan diluangkan untuk perbincangan semasa mesyuarat itu sendiri, dan lebih-lebih lagi penyelesaian yang berkesan akan diterima.

Semasa penyediaan mesyuarat, dokumen muncul berturut-turut, yang kemudiannya menjadi lampiran kepada minit, atau maklumat daripadanya mengalir ke dalamnya.

Dokumen pertama dalam siri ini ialah agenda saya. Ia disusun oleh setiausaha berdasarkan arahan pengerusi (badan kolegial atau mesyuarat tertentu ini) dan peruntukan peraturan (jika ada). Semasa membentuk agenda, perlu mengambil kira kerumitan isu yang dibincangkan supaya perbincangan menepati masa yang diperuntukkan untuk mesyuarat.

Agenda dihantar kepada peserta mesyuarat dan jemputan. Beberapa salinan saman kekal dengan setiausaha. Mereka digunakan untuk merangka minit masa depan dan untuk mengendalikan mesyuarat.

Agenda menunjukkan bilangan dan urutan isu yang dibincangkan, nama penceramah, tarikh dan masa mesyuarat, serta lokasinya. Oleh itu, agenda adalah kedua-dua dokumen pemberitahuan tentang mesyuarat yang akan datang dan jemputan kepada peserta.

Agenda boleh dalam apa jua bentuk. Berikut adalah dua pilihan; yang pertama adalah lebih formal (lihat Contoh 1), dan yang kedua juga sesuai untuk menjalankan mesyuarat operasi (lihat Contoh 2). Walaupun tepat ketika menyediakan mesyuarat operasi, setiausaha sering tidak mengendahkan menghantar agenda secara bertulis, mengehadkan dirinya hanya untuk memaklumkan secara lisan kepada peserta.

Semasa penyediaan setiap mesyuarat, adalah kebiasaan untuk mengumpul maklumat daripada penceramah terlebih dahulu. abstrak laporan atau ucapan , serta maklumat dan dokumen rujukan yang menggambarkannya (jadual, graf, pengiraan ekonomi, sijil, dsb.). Semua bahan ini direplikasi mengikut bilangan peserta mesyuarat dan diedarkan kepada mereka.

Dokumen ini mesti disertakan draf keputusan pada setiap isu yang dimasukkan dalam agenda. Pelapor menyediakan draf keputusan sedemikian. Tugas setiausaha adalah untuk menerima dokumen ini tepat pada masanya dan mengeluarkannya semula dalam bilangan salinan yang diperlukan (mengikut bilangan peserta). Bahan untuk mesyuarat hendaklah dihantar 48 jam sebelum ia bermula, supaya orang ramai mempunyai masa untuk membacanya dan bersedia untuk perbincangan. E-mel sering digunakan untuk pengedaran.

Semasa penyediaan mesyuarat, persediaan boleh dibuat lembaran pendaftaran atau senarai penampilan pesertanya (Lihat Contoh 13). Dokumen sedemikian disediakan apabila bilangan peserta lebih daripada 15 orang (maka orang ini tidak disenaraikan dalam kalangan mereka yang hadir dalam protokol; sebaliknya, dokumen ini adalah lampiran kepada protokol), serta semasa menyediakan mesyuarat badan kolegial tetap (kehadiran kuorum adalah penting padanya). Apabila kehadiran kuorum adalah penting dalam mesyuarat, penyediaan helaian pendaftaran sedemikian menjadi wajib - senarai ini diperlukan untuk mendokumentasikan kehadiran orang tertentu pada mesyuarat, yang disahkan, sebagai peraturan, dengan tandatangan peribadi pada senarai.

Pada permulaan mesyuarat, tandatangan peribadi dikumpulkan oleh setiausaha, berjalan di sekitar mereka yang tiba di mesyuarat. Cara biasa kedua untuk mengumpul tandatangan dan mengawal bilangan orang yang hadir adalah dengan mendaftarkan peserta. Pendaftaran biasanya bermula 30 minit dan berakhir 5 minit sebelum permulaan mesyuarat.

Oleh itu, sebelum mesyuarat/mesyuarat bermula, setiausaha mesti mempunyai dokumen berikut: agenda, abstrak ucapan dan draf keputusan setiap isu, senarai peserta.

Peraturan standard untuk merangka protokol

Prosedur untuk merangka protokol ditentukan oleh GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi." GOST ini mentakrifkan peraturan untuk reka bentuk tajuk dan bahagian akhir dokumen ini, serta keperluan untuk teksnya.

Pengepala protokol

Butiran berikut diletakkan di bahagian pengepala protokol:

• nama penuh organisasi;
• jenis dokumen (PROTOKOL);
• nombor dan tarikh;
• tempat merangka protokol;
• tajuk kepada teks.

Nama syarikat sentiasa ditunjukkan bersama-sama dengan bentuk organisasi dan undang-undang dan mesti sepadan dengan nama yang ditubuhkan secara rasmi (dalam piagam atau peraturan organisasi). Dalam kes ini, bentuk organisasi dan undang-undang harus ditulis bukan sebagai singkatan, tetapi sepenuhnya.

Jika organisasi mempunyai nama singkatan yang didaftarkan secara rasmi, maka ia juga mungkin terdapat dalam kurungan dalam baris di bawah nama penuh(Lihat Contoh 3).

Jika organisasi mempunyai organisasi induk, maka namanya ditunjukkan di atas nama organisasi yang mengarang dokumen itu, sebaik-baiknya dalam bentuk singkatan (lihat Contoh 5).

Jadi, lihat pilihan reka bentuk yang mungkin:

Contoh 3

perbadanan awam
Agensi "Pengedaran, pemprosesan, pengumpulan akhbar"
(Agensi JSC "Rospechat")

Contoh 4

Syarikat Saham Bersama Tertutup "Teknologi Baharu"

Contoh 5

AGENSI PENDIDIKAN PERSEKUTUAN

Institusi pendidikan negeri
lebih tinggi pendidikan vokasional
Universiti Politeknik Voronezh

Tarikh minit adalah hari mesyuarat. Jika mesyuarat berlangsung beberapa hari, maka tarikh minit termasuk tarikh permulaan dan tamatnya (dan bukan tarikh menandatangani minit, yang mungkin disediakan beberapa hari selepas tamat acara itu sendiri).

Contoh 6

Mesyuarat lembaga pengarah syarikat saham bersama itu berlangsung selama 2 hari: 13 dan 14 Januari 2009. Protokol telah disediakan pada hari berikutnya dan ditandatangani sehari selepas tamat mesyuarat - 16 Januari.

Dalam keadaan ini, tarikh protokol ialah "01/13 - 14/2009" atau tempoh yang sama, tetapi dalam ejaan yang lebih lengkap "01/13/2009 - 01/14/2009". Kaedah verbal-numerik untuk menunjukkan tarikh "13-14 Januari 2009" juga boleh dilakukan.

Protokol nombor dalam tahun kalendar, oleh itu nombor (indeks) minit adalah nombor siri mesyuarat. Nombor berurutan diberikan secara berasingan untuk setiap kumpulan minit yang disusun dalam organisasi: minit mesyuarat agung pemegang saham, minit mesyuarat direktorat, minit mesyuarat majlis teknikal, minit mesyuarat tenaga kerja, dsb. secara berasingan.

Terdapat "fesyen" untuk menulis nombor dan tarikh dokumen, yang terdiri daripada satu digit, dalam dua digit: untuk melakukan ini, tambah sifar pada permulaan. Di sini anda boleh mendengar penjelasan untuk harta berikut: kehadiran sifar ("No. 01" atau "Disember 01, 2008") tidak akan membenarkan anda menambah nombor lain di tempatnya dan dengan itu menukar 1 kepada 11, 21 atau 31 .Tetapi kami menekankan bahawa tidak ada tanda-tanda bahawa tulisan tersebut tidak terkandung dalam rangka kerja kawal selia. Ia hanya satu amalan yang agak biasa.

Tempat penyusunan Adalah penting untuk menunjukkan dokumen dalam kes di mana sukar untuk ditentukan dengan nama organisasi, serta dalam kes di mana mesyuarat diadakan di tempat lain. lokaliti, dan bukan di mana organisasi yang mengarang dokumen itu berada. Selaras dengan GOST R 6.30-2003 (klausa 3.12), tempat penyediaan dokumen ditunjukkan dengan mengambil kira bahagian pentadbiran-wilayah yang diterima, hanya menggunakan singkatan yang diterima umum.

Tajuk kepada teks Protokol mengandungi petunjuk jenis aktiviti kolegial (mesyuarat, perhimpunan, mesyuarat, dll.) dan nama badan kolegial dalam kes genitif.

Contoh 7

Mesyuarat majlis metodologi

Mesyuarat tenaga kerja

Mesyuarat ketua bahagian struktur

Butiran bahagian pengepala boleh diletakkan secara membujur (Contoh 8) atau bersudut (Contoh 9). Pilihan pilihan kekal dengan organisasi.

Contoh 9

Syarikat saham bersama tertutup
"Kilang Bekas Kaca"

PROTOKOL

13 - 14.01.2009 № 1
Kamyshin

Mesyuarat eksekutif
bahagian struktur

Bahagian pengenalan teks

Teks protokol termasuk bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian pengenalan protokol, inisial dan nama keluarga diberikan selepas tajuk pengerusi dan setiausaha mesyuarat . Perlu diingat bahawa dalam minit pengerusi adalah pegawai yang mengendalikan mesyuarat; kedudukannya mengikut jadual kakitangan tidak ditunjukkan dalam teks.

Setiausaha - orang yang bertanggungjawab untuk menganjurkan mesyuarat dan mendokumentasikan aktivitinya, i.e. penyediaan dan pelaksanaan protokol. Setiausaha mesyuarat (sesi) tidak semestinya setiausaha berdasarkan kedudukannya. Tanggungjawab kerja ini mungkin tambahan kepada pekerja. Ia harus termaktub dalam huraian tugasnya jika ia dilakukan secara berterusan. Kerja ini boleh diserahkan kepada pekerja oleh penyelia jika ia dilakukan sebagai tugasan sekali sahaja.

Contoh 10

Runtuhkan Rancangan

Fungsi pengerusi mesyuarat ketua bahagian boleh dilakukan oleh Timbalan Ketua Pengarah Pankov, dan fungsi setiausaha mesyuarat boleh dilakukan oleh pembantu peribadinya Egorova. Dalam kes ini, jawatan mereka mengikut senarai kakitangan (timbalan pengarah besar dan pembantu peribadi kepada timbalan pengarah besar) tidak termasuk dalam protokol. Mereka ini akan muncul di dalamnya hanya sebagai pengerusi dan setiausaha mesyuarat (lihat contoh berikut).

Contoh 11

Pengerusi - Pankov Yu.P.

Setiausaha - Egorova D.L.

Sekarang: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Dijemput: Pengarah Eksekutif OJSC SMU No. 15 Shuvalov T.B., Pengarah Kewangan OJSC SMU No. 14 Osmanova M.T.

Dari baris baru selepas perkataan "Hadir" senaraikan dalam susunan abjad nama dan nama keluarga pegawai organisasi yang mengambil bahagian dalam perbincangan dan membuat keputusan pada mesyuarat.

Jika pegawai lain dalam organisasi mereka dijemput ke mesyuarat, mereka disenaraikan dalam bahagian "Dijemput" dalam susunan abjad (nama akhir dan inisial) tanpa menunjukkan kedudukan. Jika wakil organisasi lain mengambil bahagian dalam mesyuarat, maka jawatan mereka dan nama organisasi ditunjukkan (lihat Contoh 11).

Senarai peserta yang hadir dan orang jemputan dicetak dengan jarak 1 baris. Seterusnya, satu baris kosong ditinggalkan dan agenda dicetak selepas jarak 1 baris. Tetapi bahagian utama teks protokol biasanya dicetak pada jarak 1.5 baris.

Menyusun senarai nama peserta mesyuarat adalah tanggungjawab setiausaha. Senarai itu disusun lebih awal seperti yang diarahkan oleh pengurus (ia diperlukan untuk memberitahu peserta tentang tarikh mesyuarat dan agenda; pengedaran awal bahan rujukan untuk mengkaji isu dan persediaan untuk perbincangan adalah wajar). Pada hari mesyuarat, senarai mereka yang hadir diselaraskan berdasarkan kehadiran sebenar pegawai.

Semasa merangka minit mesyuarat lanjutan (lebih daripada 15 orang) atau badan kolegial tetap, nama peserta tidak disenaraikan dalam minit, tetapi jumlah bilangan mereka ditunjukkan oleh angka. Ia ditentukan berdasarkan keputusan pendaftaran; senarai pendaftaran dalam kes ini menjadi salah satu lampiran kepada protokol (lihat Contoh 13). Dalam kes ini, protokol menunjukkan:

Contoh 12

Hadir: 19 orang (senarai dilampirkan).

Bahagian pengenalan protokol termasuk agenda . Kandungannya ditentukan oleh ketua yang menjadualkan mesyuarat dan akan mengetuainya. Sekiranya dokumen sedemikian dihantar kepada peserta sebelum mesyuarat, maka maklumat daripadanya harus dipindahkan ke minit.

Agenda dalam minit mengandungi senarai isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, menetapkan urutan perbincangan mereka dan nama penceramah (pelapor).

Item agenda dinomborkan dalam angka Arab dan bermula dengan preposisi “O” atau “Tentang”, menjawab soalan “tentang apa?” Untuk setiap item, protokol mesti menunjukkan parap dan nama keluarga pelapor - pegawai yang menyediakan isu ini.

Contoh 14

Agenda:

1. Mengenai kelulusan peraturan keselamatan maklumat.
   Laporan ketua jabatan maklumat Doronina Yu.R.
2. Mengenai perubahan pada meja kakitangan.
   Ucapan Timbalan Pengarah Besar I.N. Sergeev

Bahagian utama teks

Perbezaan antara bentuk pendek dan penuh protokol - sebelum semuanya mudah

Mengikut bentuk persembahan teks, protokol dibahagikan kepada pendek dan lengkap.

Bentuk protokol yang berbeza berbeza antara satu sama lain hanya dalam kesempurnaan liputan prosiding mesyuarat. Tiada perbezaan dalam reka bentuk antara borang ini. Postulat ini beroperasi berdasarkan pengalaman praktikal, yang dinyatakan dalam mana-mana buku teks mengenai pengurusan pejabat.

Protokol ringkas ialah dokumen yang merekodkan:

• isu yang dibincangkan dalam mesyuarat,
• nama penceramah dan
• keputusan yang dibuat.

Protokol sedemikian biasanya dijalankan dalam kes berikut:

• apabila mesyuarat di stenografi (transkrip ucapan akan menjadi lampiran minit) atau direkodkan pada diktafon;
• apabila mesyuarat itu bersifat operasi dan adalah penting untuk merekodkan keputusan yang dibuat tanpa memperincikan perjalanan perbincangan.

Menggunakan protokol pendek, adalah mustahil untuk membayangkan perjalanan perbincangan isu, pendapat yang dinyatakan, ulasan, proses membangunkan bahagian pentadbiran, i.e. keputusan pengurusan. Satu contoh diberikan dalam Contoh 22.

Protokol penuh(lihat Contoh 21) membolehkan anda mendokumentasikan gambaran terperinci tentang apa yang sedang berlaku, menyampaikan kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat yang dinyatakan, soalan dan teguran disuarakan, komen, pendirian.

Oleh itu, dalam protokol penuh untuk setiap isu yang sedang dipertimbangkan terdapat 3 bahagian: "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN" ("MEMUTUSKAN"). Dan ringkasnya hanya ada dua: "MENDENGAR" dan "MEMUTUSKAN" ("MEMUTUSKAN").

Badan utama protokol mengandungi seberapa banyak bahagian kerana terdapat item yang disertakan dalam agenda. Selaras dengannya, bahagian dinomborkan. Setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian untuk protokol penuh - "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN" ("MEMUTUSKAN") - atau dua untuk yang pendek. Perkataan ini dicetak dengan huruf besar dari birai kiri.

Selepas perkataan "MENDENGAR" dalam ujian protokol, nama keluarga dan inisial penutur utama ditunjukkan dalam kes genitif (mendengar kepada siapa?), dan rakaman ucapannya diberikan melalui sengkang. Persembahan biasanya dalam bentuk orang ketiga tunggal dalam kala lampau (lihat Contoh 15). Jika teks laporan disediakan secara bertulis dan diserahkan kepada setiausaha, maka dalam protokol anda boleh menunjukkan hanya topik laporan dan kemudian tulis "teks laporan dilampirkan" (Contoh 16).

Contoh 15

1. DIDENGAR:

Petrova V.Yu. - mengenai hasil pelaksanaan rancangan kerja jabatan jualan untuk suku ke-4 2008. Beliau menyatakan bahawa rancangan itu 100% dipenuhi.

Contoh 16

1. DIDENGAR:

Petrova V.Yu. - Teks laporan dilampirkan.

Dalam protokol penuh, selepas perkataan "SPEAKED", nama keluarga dan parap peserta dalam perbincangan isu itu ditunjukkan. Dalam teks protokol, setiap nama keluarga dan parap pembesar suara dicetak pada baris baru masuk kes nominatif(siapa yang bercakap?). Penyampaian rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang; ia dibentangkan dalam orang ketiga tunggal. Dalam bahagian teks yang sama, soalan yang ditanya semasa laporan atau selepas selesai, serta jawapan kepada mereka, direkodkan.

Jika tidak ada perbincangan atau soalan dalam minit mesyuarat, bahagian "BERCAKAP" akan ditinggalkan, dan serpihan teks ini hanya terdiri daripada dua bahagian: "MENDENGAR" dan "MEMUTUSKAN" ("DIPUTUSKAN"). Ini juga boleh dilakukan dalam protokol penuh mengenai beberapa isu dalam agenda.

Selepas perkataan "DECIDED" (atau "DECIDED"), teks bahagian operasi item agenda yang sepadan dicetak. Jika beberapa keputusan dibuat dalam satu isu, mereka dinomborkan dalam angka Arab, digit pertama menunjukkan nombor item agenda, yang kedua - nombor keputusan yang diambil.

Contoh 17

Jika tiga keputusan dibuat pada perkara pertama dalam agenda, mereka akan diberi nombor 1.1, 1.2 dan 1.3.

Jika hanya satu keputusan telah dibuat pada item kedua agenda, maka bilangannya ialah 2.1, dan bukan 2, kerana sesetengah orang tersilap menulis.

Teks bahagian operasi dirumus mengikut model standard yang diterima pakai dalam dokumen pentadbiran dan menjawab soalan: siapa yang harus melakukan apa dan pada masa apa (dalam kes ini, pelaksana yang bertanggungjawab boleh ditunjukkan pada permulaan teks atau pada akhir).

Contoh 18

1.1. Sediakan program untuk meningkatkan kelayakan jurujual menggunakan pakar sepenuh masa Syarikat untuk suku ke-2 2009 menjelang 03/03/2009. Bertanggungjawab - ketua perkhidmatan kakitangan Ushakov L.B.

1.1. Ketua Perkhidmatan HR L.B. Ushakov menyediakan program untuk latihan lanjutan jurujual menggunakan pakar sepenuh masa Syarikat untuk suku ke-2 2009. Tarikh Akhir - 03/03/2009.

Amalan biasa merangka protokol tidak menyediakan untuk merekodkan keputusan pengundian. Tetapi jika ia berlaku, maka ini harus dicerminkan dalam perenggan operasi. Dalam versi yang lebih mudah, ini ditunjukkan dalam Contoh 19. Terdapat banyak butiran dalam minit mesyuarat agung pemegang saham, termasuk. ia juga mengikut susunan untuk mencerminkan keputusan pengundian atas keputusan yang dibuat; keputusan ini direkodkan dalam minit suruhanjaya pengiraan dan dalam minit mesyuarat agung pemegang saham (lihat Contoh 20).

Contoh 19

1.1. Luluskan pencalonan A.E. Fedorov. ke jawatan pengarah kewangan Syarikat.

Contoh 20

Runtuhkan Rancangan

1.1. Meluluskan laporan tahunan, kunci kira-kira, penyata untung rugi bagi tahun 2007; Pelan pembangunan dan senarai tugas paling penting untuk tahun 2008.

Keputusan undian: “UNTUK” - 78 undi (97.5% daripada jumlah undi yang mengambil bahagian dalam mesyuarat); “MELAWAN” - tidak; “DILARANG” - 2 undian (2.5% daripada jumlah undi yang mengambil bahagian dalam mesyuarat). Keputusan itu dibuat dengan 78 undi. Protokol No. 2 suruhanjaya pengiraan dilampirkan.

Bahagian rasmi protokol

Minit disusun daripada rakaman tulisan tangan, stenografi atau audio yang diambil semasa mesyuarat. Selepas mesyuarat, setiausaha menaip semula nota, memformatkannya mengikut keperluan yang dinyatakan dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk diedit. Dengan mengambil kira pindaannya, protokol itu ditandatangani dan menjadi dokumen rasmi.

Kuasa undang-undang protokol, i.e. formaliti, kebolehpercayaan, tidak dapat dipertikaikan, bergantung bukan sahaja pada peraturan pendaftaran. Menurut definisi standard, "kuasa undang-undang ialah hak milik dokumen rasmi yang diberikan kepadanya oleh undang-undang semasa, kecekapan badan yang mengeluarkannya dan prosedur yang ditetapkan." Tertakluk kepada peraturan pelaksanaan yang dinyatakan, protokol memperoleh kuasa undang-undang selepas menandatangani dua orang: pengerusi dan setiausaha.

Pendaftaran props ini tidak menyebabkan sebarang kesulitan, kerana... ia adalah sama untuk semua bentuk protokol yang kami pertimbangkan dalam artikel (lihat Contoh 21, 22). Tandatangan dipisahkan daripada teks dengan jarak 2 atau 3 baris. Perkataan "Pengerusi" dan "Setiausaha" dicetak dari sempadan jidar kiri, huruf terakhir nama keluarga dihadkan pada jidar kanan.

Oleh itu, protokol adalah dokumen dalaman meterai Ia biasanya tidak diletakkan di atasnya.

Jika protokol mengambil beberapa halaman, halaman kedua dan seterusnya mesti dinomborkan. Nombor halaman ditulis dalam angka Arab tanpa perkataan "halaman" (halaman), tanpa menggunakan tanda sempang, tanda petikan atau aksara lain.

Masa penyediaan protokol Oleh peraturan Am tidak boleh melebihi 5 hari. Tarikh khusus untuk kesediaan protokol boleh ditetapkan oleh ketua yang mempengerusikan mesyuarat atau pengerusi badan kolegial tetap. Tarikh akhir untuk merangka protokol juga boleh ditetapkan dalam peraturan badan kolegial.

Tetapi sesetengah dokumen menetapkan tarikh akhir yang jelas mereka sendiri untuk jenis protokol tertentu. Sebagai contoh, Undang-undang "Mengenai Syarikat Saham Bersama" menghendaki syarikat saham bersama merangka minit mesyuarat Lembaga Pengarah dalam masa 3 hari, tetapi mengambil masa sehingga 15 hari untuk menyediakan dokumen yang kompleks seperti minit mesyuarat agung pemegang saham.

Keputusan yang diambil dalam mesyuarat disampaikan kepada pekerja sama ada dalam bentuk menghantar salinan keseluruhan protokol, atau ekstrak bahagian operasi. Dalam organisasi kecil, membiasakan pekerja dengan keputusan yang dibuat kadangkala diatur dengan tandatangan, yang mana lembaran pembiasaan disediakan untuk protokol.

Ia juga diamalkan untuk menyediakan dokumen pentadbiran lain berdasarkan keputusan yang diterima pakai, contohnya, keputusan badan kolegial atau perintah daripada ketua organisasi.

"Apabila tidak ada kesepakatan di antara rakan seperjuangan"

Seseorang boleh bertenang dengan semua perkara di atas, tetapi dengan kemasukan berkuat kuasa yang baharu Arahan standard Mengenai kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan (diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536), banyak yang telah berubah. Sekurang-kurangnya dokumen ini diperkenalkan penyediaan protokol pendek untuk pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang mana peruntukan dokumen kawal selia ini adalah wajib.

Dan mereka berbeza daripada amalan merangka bentuk pendek protokol yang telah dibangunkan sehingga ke tahap ini. Kami membentangkan hasil perbandingan kami dalam bentuk jadual (lihat Jadual 1).

Bagi kertas kerja badan persekutuan tertentu, setiap orang mempunyai arahan mereka sendiri, yang mungkin tidak bertepatan dengan Model satu (perhatikan perenggan 1.2 dan 1.3 dokumen kawal selia ini yang dipetik di bawah). Ia adalah tepat mengikut arahan pengeluaran tempatan mereka bahawa semua orang bekerja. Dan bagi mereka yang tidak bekerja dalam badan persekutuan, saya sentiasa menasihati anda untuk menganggap Arahan Model sebagai contoh (iaitu, tidak wajib untuk dilaksanakan). Di samping itu, GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistem piawaian untuk maklumat, perpustakaan dan penerbitan" kini telah berkuat kuasa di Rusia. Pengurusan dokumen. Keperluan am". Dan idea utamanya ialah organisasi perlu "menetapkan", meluluskan peraturan untuk pengurusan dokumen dan mengikutinya. Dan contoh dengan protokol pendek ini sangat menunjukkan - dalam semua kes apabila tiada arahan khusus dalam rangka kerja perundangan dan kawal selia atau terdapat percanggahan, mana-mana organisasi terpaksa mewujudkan peraturannya sendiri. Dalam kes ini, adalah mungkin untuk memastikan kejelasan dan kejelasan reka bentuk, dan yang paling penting, kuasa undang-undang dokumen.

Serpihan dokumen

Runtuhkan Rancangan

Arahan standard untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan (diluluskan melalui perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536)

1.2. Arahan standard untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan (selepas ini dirujuk sebagai Arahan Model) menetapkan keperluan umum untuk berfungsi dengan perkhidmatan dokumentasi pengurusan, dokumentasi aktiviti pengurusan dan organisasi kerja dengan dokumen dalam pihak berkuasa eksekutif persekutuan - kementerian, perkhidmatan, agensi.

1.3. Pihak berkuasa eksekutif persekutuan mengatur dan menjalankan kerja pejabat berdasarkan Peraturan Model untuk organisasi dalaman pihak berkuasa eksekutif persekutuan... arahan individu mengenai kerja pejabat, peraturan pihak berkuasa eksekutif persekutuan, dokumen normatif dan metodologi lain dan Arahan Model ini. Arahan individu untuk kerja pejabat diluluskan oleh ketua pihak berkuasa eksekutif persekutuan selepas persetujuan dengan Agensi Arkib Persekutuan.

Merangka ekstrak daripada protokol

Amalan dokumentasi yang sangat biasa ialah membuat ekstrak daripada protokol.

Cabutan daripada minit itu ialah salinan tepat sebahagian daripada teks minit asal yang berkaitan dengan item agenda yang cabutan itu sedang disediakan. Pada masa yang sama, semua butiran borang, bahagian pengenalan teks, item agenda di mana ekstrak sedang disediakan, serta teks yang mencerminkan perbincangannya dan keputusan yang dibuat mengenainya diterbitkan semula.

Ekstrak daripada protokol hanya ditandatangani oleh setiausaha, yang juga merangka pensijilan. Ia terdiri daripada perkataan "Benar", petunjuk kedudukan orang yang mengesahkan ekstrak, tandatangan peribadinya, nama keluarga, inisial dan tarikh (lihat Contoh 24).

Jika ekstrak daripada protokol dikeluarkan untuk diserahkan kepada organisasi lain, maka ia diperakui oleh meterai.

Bagaimana untuk menyimpan protokol dengan betul?

Protokol disimpan bergantung pada bentuk kerja pejabat yang ada dalam organisasi. Jika kerja pejabat dijalankan secara berpusat, maka protokol boleh disimpan bersama setiausaha organisasi, dalam perkhidmatan kerja pejabat. Dalam pengurusan rekod terdesentralisasi, lokasi penyimpanan ditentukan oleh struktur organisasi, biasanya di sekretariat pegawai-pegawai yang menjalankan mesyuarat.

Dalam kes, protokol dibentuk mengikut tatanama kes, tetapi dalam apa jua keadaan ia harus dibentuk menjadi kes berasingan bergantung pada jenis mesyuarat atau nama badan kolegial.

Contoh 23

Mesyuarat pengurusan dipengerusikan oleh Ketua Pengarah. Sebuah majlis pakar telah diwujudkan dalam struktur organisasi, yang juga diketuai oleh pengarah besar. Minit mesyuarat dan majlis pakar hendaklah disusun menjadi dua fail berasingan.

Banyak jenis protokol mempunyai tempoh pengekalan kekal. Ini termasuk protokol badan eksekutif kolegial (kolej, direktorat, lembaga, dll.), badan kawalan dan audit, saintifik, pakar, nasihat metodologi, mesyuarat dengan ketua organisasi, mesyuarat agung pemegang saham, pemegang saham (item 5 Senarai dokumen pengurusan standard yang dihasilkan dalam aktiviti organisasi, menunjukkan tempoh penyimpanan).

Nota kaki

Runtuhkan Rancangan

"Minit mesyuarat sampel kolektif buruh" - permintaan ini mungkin tidak biasa dalam pelbagai enjin carian. Pada masa yang sama, hasil carian juga termasuk varian dokumen ini yang paling sesuai untuk tidak digunakan. Dalam artikel itu kita akan bercakap tentang cara menyusun protokol ini dengan betul dan menawarkan sampel yang dijamin sesuai untuk digunakan.

Bagaimana untuk merangka minit mesyuarat kolektif buruh

Mesyuarat agung tenaga kerja diadakan berhubung dengan acara dan aktiviti yang penting bagi semua pekerja untuk mengenal pasti masalah sedia ada, menyelesaikan perselisihan faham, memaksa majikan mematuhi peraturan dalaman yang diterima pakai di perusahaan, dsb. Pada masa yang sama, bilangan mereka yang hadir adalah mengikut keperluan Kod Buruh Persekutuan Rusia , boleh berbeza-beza dari 1/2 hingga 2/3 daripada jumlah bilangan pasukan, dan bilangan peserta yang diperlukan secara langsung bergantung pada isu pada agenda itu. Keputusan dibuat dengan majoriti mudah undi (separuh daripada mereka yang hadir + 1 undi).

Minit mesyuarat kolektif buruh pada asasnya adalah protokol biasa - oleh itu, keperluan yang sama untuk penggubalan digunakan untuknya seperti dokumen lain yang serupa, iaitu, minit mesti menunjukkan:

• tempat, tarikh dan masa penyediaannya;
• topik yang akan dibincangkan oleh kolektif kerja, data tentang jumlah pekerja perusahaan dan bilangan orang yang sebenarnya hadir pada mesyuarat (senarai semua peserta dalam mesyuarat ini juga diperlukan - ia boleh disediakan sebagai dokumen berasingan, yang akan menjadi lampiran kepada minit);
• maklumat tentang setiausaha dan pengerusi mesyuarat, agenda, penceramah semasa mesyuarat dan cadangan yang dibuat;
• keputusan mesyuarat agung yang diterima pakai dengan mengira undi menyokong dan menentang cadangan yang dikemukakan.

Sebagai peraturan am, minit disediakan pada kepala surat organisasi dan disahkan oleh tandatangan setiausaha dan pengerusi mesyuarat. Semua pembesar suara disenaraikan dalam minit, menunjukkan kedudukan mereka.

Jika beberapa isu diletakkan dalam agenda, kolektif kerja mesti mempertimbangkan setiap isu secara individu dan mengundi setiap satu secara berasingan. Pada penghujung minit, keputusan dirumuskan, menunjukkan isu-isu yang mesyuarat membuat keputusan positif dan isu-isu yang keputusannya negatif.

Contoh minit mesyuarat kolektif buruh

SYARIKAT LIABILITI TERHAD "GLOBUS"

KHABAROVSK, JALAN SUVOROVA, BANGUNAN 19

PROTOKOL No 1

mesyuarat agung kolektif buruh

12 jam 45 minit waktu tempatan

Pengerusi: Ketua Akauntan Ivanova M.F.

Setiausaha: jurutera Semenova A. A.

Jumlah pekerja: 30 orang

Tidak tahu hak anda?

Hadir: 28 orang (senarai mereka yang hadir dilampirkan).

AGENDA

Kelulusan keperluan untuk majikan mematuhi klausa 1.5 perjanjian kolektif untuk pengiraan bayaran insentif tambahan kepada pekerja yang telah bekerja di perusahaan selama lebih daripada 10 tahun.

Mendengarkan: setiausaha mesyuarat agung kolektif buruh, A. A. Semenova, yang membentangkan agenda untuk pertimbangan dengan tujuan membuat perubahan dan penambahan kepadanya dan mengadakan undian.

Penceramah: penjaga stor D.S. Zaikin, yang bercakap menyokong penggunaan agenda dalam versi yang dicadangkan.

Keputusan: agenda telah diterima pakai sebulat suara.

Didengar: pengerusi mesyuarat agung kolektif buruh, M. F. Ivanova, mengenai keperluan majikan untuk memenuhi klausa 1.5 perjanjian kolektif mengenai akruan pembayaran insentif tambahan kepada pekerja yang telah bekerja di perusahaan selama lebih dari 10 tahun , dengan permintaan untuk membuat perubahan dan penambahan, dan untuk mengadakan undian.

Penceramah:

1. Akauntan Mukhina R.S., yang mencadangkan untuk meluluskan keperluan untuk majikan yang disuarakan oleh pengerusi mesyuarat agung pekerja dalam perkataan asal.
2. Mekanik Dybov M.P., yang menyokong pandangan akauntan Mukhina R.S.

Keputusan: keperluan yang dicadangkan untuk majikan telah diluluskan sebulat suara.

KEPUTUSAN MESYUARAT AGUNG PEKERJA

Keperluan yang dicadangkan untuk majikan mematuhi klausa 1.5 perjanjian kolektif mengenai akruan bayaran insentif tambahan kepada pekerja yang telah bekerja di perusahaan selama lebih daripada 10 tahun hendaklah diterima dalam perkataan asal mereka.

PENGERUSI: (tandatangan peribadi)

SETIAUSAHA: (tandatangan peribadi).”

Marilah kita ambil perhatian bahawa jika kita bercakap tentang protokol yang diberikan sebagai sampel, maka ia harus disertakan dengan senarai pekerja yang hadir pada mesyuarat itu (dirangka dalam bentuk percuma), serta keperluan yang dirumus dan diformalkan untuk majikan pada isu dalam agenda. Kami menekankan bahawa beberapa isu boleh dimasukkan ke dalam agenda, tetapi bilangan keputusan yang sama mesti dibuat.