La recepción de los documentos recibidos por la organización se realiza de forma centralizada por la expedición o por los empleados del servicio de gestión de soporte documental (DOU). Los mensajes de fax y los mensajes recibidos por correo electrónico pueden ser recibidos de forma descentralizada: tanto por el servicio de la institución de educación preescolar como por la secretaria, subsecretaria, responsable del trabajo de oficina de la unidad estructural. Al mismo tiempo, toda la correspondencia recibida por la organización, incluida la registrada y confidencial, debe someterse a un procesamiento de reenvío.
Al recibir los documentos, en primer lugar, se comprueba la exactitud de su entrega y la integridad del embalaje:
- la correspondencia recibida erróneamente se devuelve a la oficina de correos o se envía al destinatario;
- La correspondencia recibida en embalaje dañado se controla con especial atención para comprobar la integridad de los materiales enviados y la presencia de daños mecánicos.
Cuando se recibe un mensaje de fax, se comprueba el número de páginas recibidas y su legibilidad. Se informa al remitente de la recepción incompleta de un mensaje o de la mala calidad de las páginas individuales.
Durante la expedición se abre toda la correspondencia, excepto la marcada “Personalmente”.
Después de abrir los sobres, se comprueba la exactitud del contenido y su integridad, es decir, Disponibilidad de todas las páginas del documento y todos los archivos adjuntos. Si es necesario, se debe adjuntar una lista de defectos identificados a los documentos recibidos. En casos particularmente graves de daño o recepción de juegos de documentos incompletos, el empleado que recibe la correspondencia redacta un acta que se adjunta a los documentos y, junto con ellos, la presenta para su aprobación y toma de decisiones sobre este hecho.
Una vez abierto, el embalaje se destruye, salvo en los siguientes casos:
- los documentos recibidos no contienen la dirección del remitente ni el apellido del remitente, pero están en el paquete;
- los documentos no contienen fecha y deben establecerse mediante matasellos;
- correspondencia adicional recibida;
- el documento recibido es de carácter personal y el sobre no lleva estampado el sello “Personalmente”. 1
También se conservan los sobres de los documentos recibidos que ya estén vencidos. En este caso, el sello del sobre puede servir como prueba del día en que se recibió el documento. 2
Todos los documentos entrantes deben estar marcados. marca de recibo de documento a la organización ( accesorios 29), que consta de la fecha de recepción y el número de serie. Un error típico que se comete al procesar la correspondencia entrante es tener en cuenta únicamente los documentos que están sujetos a un registro posterior. El resto de los documentos (cartas publicitarias e informativas, invitaciones y muchos otros) siguen desaparecidos, aunque una vez recibidos se dedicó tiempo a abrir el sobre, familiarizarse con el contenido, determinar qué empleado podría necesitar la información recibida y transferir el documento a este empleado. En este caso, se indica que el flujo de documentos entrantes se reduce significativamente y no se puede calcular el tiempo para procesar la correspondencia no contabilizada. Esto a menudo conduce a malentendidos entre los empleados que reciben y procesan la correspondencia entrante y la dirección, que no puede ver el trabajo completado en su totalidad. 3
La marca de recibo se puede colocar en la esquina inferior derecha de la primera página del documento en forma de sello, a mano o con sello eléctrico. 4
A la hora de marcar la recepción de un documento por parte de una organización, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
- si la correspondencia no se abre, se coloca una marca en los sobres y el embalaje del paquete;
- si se adjuntan documentos a la carta, es aconsejable duplicar la marca en la primera hoja del documento adjunto;
- si el documento está sujeto a almacenamiento centralizado en el servicio de una institución de educación preescolar, se coloca una marca adicional (posiblemente con un sello) en la primera hoja del documento en la esquina superior derecha o inferior izquierda del documento (posiblemente con un sello): “Para ser devuelto al servicio de la institución de educación preescolar”;
- si el sobre contiene las inscripciones “Urgente”, “Entregar inmediatamente” y otras, se anota tiempo exacto recibirlos;
- si el documento se repite, al recibirlo, se establece la ubicación del documento enviado previamente sobre este tema utilizando el sistema de recuperación de información y se hace la marca correspondiente en el documento recibido.
Si los documentos se reciben fuera del horario laboral, son aceptados por el empleado de turno. La tramitación inicial de los documentos debe realizarse el día de su recepción por el servicio de la institución de educación preescolar o el primer día hábil si los documentos se reciben fuera del horario laboral. 5
Es aconsejable que la organización establezca un procedimiento uniforme según el cual todos los documentos, incluidos los recibidos por los empleados en viajes de negocios en otras organizaciones y por los visitantes, se sometan a un procesamiento de reenvío.
(http://www.edou.ru/enc/razdel31/index.php?COURSE_ID=5&LESSON_ID=108)
Los documentos que llegan a la organización forman un flujo de correspondencia entrante que, después de pasar por las etapas necesarias de procesamiento, dividiéndose en "flujos" en forma de instrucciones específicas, finalmente llega a empleados específicos para su revisión y ejecución.
En los departamentos, los flujos de documentos también se forman a partir de documentos preparados por los empleados, que como resultado se fusionan en un único flujo de correspondencia enviada.
Además, las organizaciones, por regla general, distribuyen documentos creados dentro de ellas y que no están destinados a traspasar sus fronteras: flujos de documentación interna. Su viaje comienza con algunos empleados (autores) y termina con otros empleados (artistas). Entonces el comienzo del viaje es el envío de documentos y la continuación es la recepción de documentos.
Otra característica del flujo de documentos es el tipo de documentos, por ejemplo:
1. documentos administrativos de autoridades y organismos superiores;
2. actas y certificados de inspecciones no departamentales;
3. informes estadísticos;
4. cartas de consulta sobre las actividades de la organización;
5. cartas de respuesta a solicitudes proactivas de sus empleados;
6. materiales (invitaciones, resúmenes de discursos, decisiones, protocolos, etc.) sobre la participación en las actividades de órganos colegiados y eventos científicos, públicos, etc.
Cada tipo de documento tiene su propia ruta de movimiento, que se le puede rastrear, describir y asignar.
La autoría de los documentos es de gran importancia en la organización del flujo de documentos.
Propuestas, declaraciones y quejas de ciudadanos, informes y notas explicativas, contratos de trabajo, documentos recibidos de agencias gubernamentales y otros cuentan con diferentes tecnologías de procesamiento.
Una de las principales características del flujo de documentos no es solo el volumen de los flujos de documentos, sino también su naturaleza cíclica. Teniendo en cuenta estos factores, se organiza todo el trabajo de los servicios de soporte documental para la dirección, se determina el número de empleados, el horario de trabajo de los gerentes directamente involucrados en la organización del paso de documentos en la institución y la provisión del equipo organizativo necesario.
Los métodos y etapas de procesamiento de la documentación varían significativamente según el método de transmisión, la urgencia de ejecución, el grado de restricción de acceso al contenido de la información y otros parámetros que tienen un impacto significativo en las tecnologías de procesamiento y transmisión de documentación.
Tecnologías para procesar documentos entrantes.
Como sabe, actualmente se utilizan en paralelo varios métodos para transmitir documentos de un destinatario a otro. Los documentos, como antaño, se envían por correos oficiales o comunicaciones de campo, transmitidos por mensajeros no oficiales “en ocasiones”, enviados por correo o telégrafo. Para transmitir información documental, se utilizan y métodos modernos: teléfono, fax, ordenadores.
Procedimiento de recepción de documentos.
Si hace apenas unos años la inmensa mayoría de los documentos se recibían y procesaban centralmente en una unidad especial: las expediciones, y el proceso de procesamiento de los documentos recibidos y enviados se llamaba procesamiento de reenvío, ahora una cantidad cada vez mayor de información se suministra directamente a las unidades estructurales. a empleados específicos, en computadoras personales, sin pasar por la expedición. El factor limitante de la transición masiva hacia más maneras rápidas El reenvío de correspondencia en este caso no supone una dificultad técnica, sino más bien un problema de validez jurídica de la correspondencia.
Por lo tanto, no solo la entrega rápida de documentos a los usuarios finales (ejecutantes), sino también una organización clara, registrando el hecho mismo de recibir y enviar documentos se vuelve de suma importancia para toda la organización del flujo de documentos.
En el flujo de documentos, o el orden de movimiento de los documentos en una organización, se distinguen varias etapas:
1. remitir la tramitación de los documentos recibidos por la organización y registrar el hecho mismo de su recepción;
2. revisión preliminar de documentos por parte del servicio de la institución de educación preescolar;
3. organizar el movimiento de documentos dentro de la organización, incluido llevar documentos a los albaceas y dar fuerza legal a los borradores de documentos;
4. Tramitación de documentos ejecutados y enviados.
Sería aconsejable establecer un procedimiento uniforme según el cual todos los documentos, incluidos los recibidos por los empleados no por correo, necesariamente pasarían por un proceso de reenvío, es decir, Independientemente del destinatario, la correspondencia debe transferirse a los funcionarios para su inclusión en las bases de datos de registro a fin de registrar el hecho mismo (y el momento) de la recepción de los documentos.
Diagrama de flujo de trabajo con documentos entrantes.
Procesamiento primario de recibos.
El procesamiento de reenvío de correspondencia entrante es bastante tradicional y no causa dificultades si se siguen ciertas reglas. Así, la correspondencia entregada por mensajeros, incluidos los empleados que actúan como mensajeros, que llega por correo, fax, telégrafo u otros medios, debe ser aceptada y procesada por un funcionario (personas) especialmente designado: el secretario de la empresa, un empleado del servicio DOU (oficina, departamento general, etc.), secretarias de divisiones estructurales. En las pequeñas empresas esto es ejecutivo debe haber uno.
Si es necesario, el empleado que recibe la información firma el libro de recepción de documentos, diario o recibo y anota la fecha de su recepción.
Si el sobre contiene las inscripciones "Urgente", "Entregar inmediatamente", etc., se anota la hora exacta de su recepción, como en los documentos recibidos por transferencia bancaria, por ejemplo:
15.05.2003 10.35.
Una muestra de la gráfica de una revista (libro de entrega) para un mensajero.
Si la organización tiene empleados de turno, recibir documentos de los mensajeros fuera del horario laboral debe ser su responsabilidad, pero el procesamiento completo de reenvío de los documentos entrantes se puede realizar inmediatamente después de la recepción o el primer día hábil, según la naturaleza del las actividades de la organización, el corresponsal y otros factores.
Antes de abrir la correspondencia, se deberá comprobar la exactitud de su entrega y la integridad del embalaje. La correspondencia entregada por error por los expedicionarios deberá enviarse al destinatario sin demora.
En caso de embalaje dañado, se controla especialmente la integridad del material enviado y los daños mecánicos. Al recibir dicha correspondencia, se registran los defectos identificados, en casos graves se redacta un certificado (memorándum, acta), que se adjunta a los documentos recibidos para que la dirección tome una decisión sobre este hecho, por ejemplo:
Diputado director general
El embalaje de la correspondencia recibida de JSC Zemfira contiene signos evidentes de manipulación. No se indica el número total de hojas adjuntas,
Cabeza oficina de n.p. Silov
Pero el incidente no debería provocar una parada o una ralentización en el procesamiento de los documentos entrantes.
No toda la correspondencia está abierta.
Durante la expedición no se abrirá correspondencia marcada como “personal”, documentos en soporte informático o dirigida a organizaciones públicas (sindicatos, estudiantes, etc.).
Al abrir la correspondencia, se destruye el embalaje (sobres), se hacen excepciones únicamente en los siguientes casos:
1. los documentos recibidos no contienen la dirección del remitente ni el apellido del remitente, pero sí están en el paquete;
2. el documento no contiene fecha y debe establecerse mediante matasellos;
3. si el documento recibido es de carácter personal en su significado y no había ningún sello "personal" en el paquete (sobre);
4. si lo desea, cobrar un pago adicional del corresponsal al Departamento Postal.
Marcas en la correspondencia entrante
Se coloca una marca en los documentos entrantes (sellados o a mano), incluido el número de serie del recibo, la fecha de recepción y, si es necesario, el número de hojas y la firma del empleado. Los sellos de registro suelen colocarse en la primera hoja del documento, en la esquina derecha del margen inferior.
A veces, para aumentar la disciplina ejecutiva, además de los requisitos de los GOST, los líderes de la organización obligan a los empleados a firmar al procesar el correo. Se coloca sin decodificar.
La numeración de cartas, telegramas y faxes se realiza durante un año en orden bruto general o por separado por tipo de correspondencia. A menudo, cuando hay un gran número de telegramas, se numeran sólo durante un mes, comenzando próximo mes por unidad.
Si la correspondencia no se abre, se podrá colocar un sello de registro en los sobres y en el embalaje del paquete. Al recibir documentos con una carta de presentación, es recomendable reorganizar (duplicar) los sellos de registro en la carta y la primera página de la solicitud, ya que los empleados no trabajan con cartas de presentación, sino con archivos adjuntos.
En los documentos sujetos a almacenamiento centralizado en el servicio de la institución de educación preescolar, se podrá colocar una marca adicional (agregada con un sello) en los márgenes de la primera hoja: “Sujeto a devolución”.
Si se envía un documento nuevamente, debe utilizar la base de datos de recuperación de información para determinar la ubicación del documento enviado anteriormente y marcarlo en la copia recibida, por ejemplo:
Documento principal del 10 de septiembre de 1998 en el departamento de ventas de Kulin.
También es más conveniente utilizar para ello la esquina superior derecha o inferior izquierda de la primera hoja del documento.
El procesamiento de reenvío de los documentos entrantes debe realizarse el día de su recepción o el primer día hábil después de la recepción de la correspondencia después de su finalización, así como en los días no hábiles.
(http://docrev.ru/organizaciya-dokumentooborota/3/)
Recepción de documentos.
Recepción de documentos a la organización. , aquellos. recibirlos en la oficina de correos o a través de otros canales, realizado por un empleado autorizado de la institución. Fuera del horario laboral, la correspondencia es recibida por un empleado de turno en la institución.
La correspondencia puede ser entregada a la expedición por trabajadores postales o recibida por la expedición de mensajeros de otras instituciones y visitantes.
Obtención de documentos sobre medios técnicos de comunicación.(teléfono, telégrafo, telefax, correo electrónico) lo realizan empleados autorizados directamente en la organización. Se solicita confirmación para mensajes particularmente importantes. El contenido de dichos documentos no se informa hasta que se recibe la confirmación.
Los telegramas recibidos por la organización se aceptan contra recibo con fecha y hora de recepción. Se registran según las mismas reglas que las cartas.
Recepción y procesamiento primario de documentos, incluidos los creados con herramientas. tecnologia computacional, en organizaciones con un pequeño volumen de flujo de documentos, lo realiza una persona especialmente designada (secretaria, secretario, gerente de oficina, inspector de registros), y en organizaciones con un volumen significativo de flujo de documentos, lo realiza uno de los estructurales. divisiones del servicio de trabajo de oficina, por ejemplo, una expedición.
Cuando llegan los documentos, primero verifican direccionamiento correcto. Luego se comprueba seguridad del embalaje. Si el embalaje está dañado, se comprueba con especial atención que el material enviado esté completo. Examen número de hojas y disponibilidad de aplicaciones al documento principal se realiza con fines de control y contabilidad. Si en el formulario de inscripción no existen anexos u hojas, se realiza la nota correspondiente en la columna “Notas”.
Al recibir dicha correspondencia se registran los defectos identificados, en casos graves se redacta un certificado (memorándum, acta), que se adjunta a los documentos recibidos para que la dirección tome una decisión sobre este hecho.
Pero el incidente no debería provocar una parada o una ralentización en el procesamiento de los documentos entrantes.
En daño al documento en sí haga una nota correspondiente en el margen inferior de la última hoja “El documento fue recibido dañado”, anotar los daños mecánicos e informar al respecto al corresponsal. En algunos casos, por los motivos enumerados anteriormente, el documento podrá ser devuelto.
Cartas certificadas y valiosas, paquetes después comprobando su cantidad, en casos necesarios – Peso del artículo y seguridad de los precintos. , además de los telegramas, los empleados reciben contra firma en registros, recibos y diarios contables.
Procesamiento primario de documentos (desempacar, clasificar)
Apertura de sobres. Todos los sobres se abren, a excepción de la correspondencia personal (cartas marcadas como "personal") y la correspondencia dirigida a organizaciones públicas.
Todos los documentos sin excepción están marcados. marca al recibir el documento por parte de la organización . Se coloca en forma de sello a mano o con sello eléctrico en la esquina inferior derecha de la primera hoja del documento. Para las cartas sin abrir, se coloca un sello en el sobre, tras lo cual las cartas se entregan a los destinatarios.
En la primera etapa, solo se sella la fecha de recepción, si es necesario, horas y minutos, lo que confirma el hecho y la hora de recepción del documento en la institución. El sello indica el nombre de la organización y deja espacio para la posterior colocación del número de registro entrante.
Clasificar documentos- esta es la distribución de los documentos recibidos, registrados y no registrados. Los documentos que no se abren se transfieren inmediatamente a su destino. Luego se apartan los documentos no registrados. Y por último, los documentos a registrar.
Cuando en la expedición se reciben documentos legibles por máquina (disquetes, cintas, mecanografiados, etc.), se procesa la carta de acompañamiento y el soporte de la máquina se transfiere al centro de cómputo sin abrir el embalaje.
3. Revisión preliminar y distribución de documentos. lo llevan a cabo los empleados más calificados del servicio de documentación, que conocen bien las funciones de las divisiones estructurales, la gama de responsabilidades laborales de los gerentes y especialistas.
El propósito de la revisión preliminar es la distribución de documentos que requieren una revisión obligatoria por parte de la dirección y se envían directamente a las unidades estructurales y ejecutores responsables.
Se transfieren sin revisión previa los siguientes documentos:
· dirigido al director de la empresa y a sus adjuntos,
· dirigido a unidades estructurales específicas,
· Dirigido a funcionarios específicos.
Asistencia efectiva durante la revisión preliminar de la correspondencia, proporciono los siguientes materiales normativos, metodológicos y de referencia:
· reglamentos sobre la organización y sus divisiones estructurales;
· nomenclatura de casos;
· lista de documentos que requieren consideración obligatoria por parte de la dirección;
· diagramas gráficos tecnológicos de la secuencia de procesamiento de reenvío y distribución de diversos documentos entrantes, etc.
Se generan los siguientes grupos de documentos:
1) un grupo de documentos dirigidos a la dirección de una institución o institución sin indicar una unidad estructural;
2) un grupo de documentos dirigidos a unidades estructurales, incluidos documentos específicos (planificación, adquisiciones, contabilidad, etc.) de unidades estructurales funcionales y documentos de respuesta a solicitudes de unidades;
3) un conjunto de propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos, incluidas las dirigidas a unidades estructurales.
1) Los documentos dirigidos a la dirección de la organización o sin indicar una unidad estructural y oficial específica son revisados previamente por el servicio de la institución de educación preescolar (por ejemplo, en la oficina).
Los documentos dirigidos a una organización sin indicar una unidad estructural o funcionario específico están sujetos a una revisión preliminar obligatoria por parte de un empleado del servicio de la institución de educación preescolar.
El jefe de la oficina o su adjunto (referente) se familiariza con el contenido de los documentos recibidos por la oficina y los distribuye entre gerentes, unidades estructurales y especialistas, según la naturaleza de las cuestiones planteadas en los documentos.
2) Los documentos que no requieren una decisión a nivel de la dirección de la institución se distribuyen entre unidades estructurales. Se anota en el documento indicando el índice del departamento o el nombre del especialista. Tal marca tiene la fuerza de una resolución de la cabeza.
La mayor parte de los documentos recibidos (alrededor del 80%) se envía desde la oficina a las unidades estructurales para su ejecución o familiarización y uso en el trabajo. Se sellan los documentos que posteriormente deben conservarse en los archivos de la oficina. "Reintegrable". En las copias del RKK, se anota sobre la transferencia del documento: se indican el índice de la unidad, la fecha y el apellido de la persona a quien se transfirió el documento. Una copia del RKK se guarda en el archivo de referencia de la oficina, la segunda copia, junto con el documento, se envía al servicio de documentación de la unidad estructural. Se transfiere una copia adicional del RKK para documentos controlados al grupo de control de la oficina.
3) Sugerencias, declaraciones y quejas de los ciudadanos son transferidos a una unidad especial: la Oficina de Letras. La Oficina registra y examina preliminarmente las solicitudes escritas de los ciudadanos y las transmite al funcionario cuya competencia incluye el derecho a tomar una decisión final sobre la cuestión planteada en la carta.
Los documentos recibidos vía correo electrónico deben procesarse de la siguiente manera:
· el remitente del correo electrónico inicia el programa de envío de correo y crea un archivo de mensaje, indicando su nombre, fecha y hora de envío;
· el destinatario recibe una imagen del documento en la pantalla del ordenador y luego lo imprime en papel;
· a cada abonado se le asigna un buzón individual, al que se le asigna un código de usuario, y a través de estos buzones se intercambian mensajes electrónicos;
· Si el correo electrónico está disponible, los documentos se procesan y ejecutan mediante registro automatizado. El remitente deberá marcar “corresponde al original”.
Los documentos recibidos vía fax deberán procesarse de la siguiente manera:
· el volumen del documento transmitido (texto, diagrama, imagen gráfica), elaborado en papel A4 en color negro, no debe exceder las 5 hojas;
· el documento para su transmisión por fax se presenta junto con una solicitud en el formulario establecido, firmada por el jefe del departamento (las solicitudes se conservan durante 1 año);
· la responsabilidad por el contenido de la información transmitida por fax recae en el ejecutor que preparó el documento y el jefe del departamento correspondiente;
· está prohibido transmitir el texto de un documento marcado "Para uso oficial";
· el documento a transferir se registra en un diario de la forma establecida sin colocar un sello de registro y se transfiere a los destinatarios contra firma el día de su recepción, los urgentes, inmediatamente;
· faxes a idiomas extranjeros se entregan al destinatario sin traducción.
4. Registro de documentos: El registro de un documento es un registro de datos contables sobre un documento en una forma establecida que registra el hecho de su creación, envío o recepción.
El registro tiene tres finalidades:
· contabilidad de documentos,
· control sobre su implementación,
· obra de referencia sobre documentos.
Los documentos sujetos a registro se ingresan en el formulario de registro establecido en la organización (revista, tarjeta, tarjeta electrónica).
En general, la tramitación significativa de un documento en un sentido amplio es la implementación de cualquier acción que mejore la vida de la población o la eficiencia del funcionamiento de los servicios municipales. Sin embargo, en el aparato de gestión de las organizaciones municipales, el procesamiento de documentos se entiende en un sentido más estricto: como el desarrollo de ciertas decisiones de gestión, que nuevamente se formulan en forma de documentos.
Estrechamente relacionado con el concepto de procesamiento está el concepto informal de ejecución de documentos. El orden de ejecución depende en gran medida del tipo de documento, a qué área de trabajo se refiere, etc.
Al mismo tiempo, tengamos en cuenta que el procesamiento automatizado de documentos nunca proporciona un trabajo 100% sin papel, sino que siempre va de la mano con el procesamiento de copias en papel del documento. La tecnología de automatización se combina con el procesamiento manual en las etapas de ingresar un documento en una computadora e imprimirlo. Además, a menudo, cuando se almacenan datos de documentos en una computadora, es necesario compararlos con notas escritas a mano en papel (resoluciones, visas, firmas). Por ello, seguiremos paso a paso la tramitación de documentos, tanto en entorno informático como en papel.
Damos un procedimiento aproximado para ejecutar un documento entrante de correspondencia oficial.
1. Determinar el destinatario del documento dentro de la organización municipal. El destinatario puede ser un funcionario que tenga derecho a firmar correspondencia con organizaciones externas o una unidad estructural. La etapa se realiza sobre la expedición de la organización.
2. Registro de la carta. A la carta se le asigna un número de cuenta y una fecha de entrada. Esta etapa se realiza en la oficina (o su división en grandes organizaciones) que atiende al funcionario a quien se envía la correspondencia de la expedición.
3. Imposición de resolución. El tomador de decisiones, habiendo familiarizado con el documento, le impone una resolución, lo pone (o no) bajo control, indicando la fecha y las firmas. En este caso se determina la unidad o persona que ejecutará el documento.
4. Determinación del albacea, en el caso de que la carta sea de control. El jefe del departamento cuyas funciones se ocuparán del documento determinará el ejecutor específico, indicando, si es necesario, los detalles de la orden, el plazo para su emisión y el tiempo previsto de ejecución. Dependiendo de la estructura de la organización, esta operación se puede repetir: el documento se devuelve a la oficina, donde se lleva a cabo la operación de volver a marcarlo y ponerlo bajo control.
5. Fin de la ejecución. Con base en el informe personal del ejecutante o cualquier documento, se registra la fecha y el resultado de la ejecución. Por ejemplo: se rechaza una propuesta sobre la base de tal o cual cláusula de tal o cual ley. La ejecución puede dar como resultado una decisión sobre la necesidad de transferir el documento a otra organización (según el perfil del documento o para su examen, etc.).
6. Revisión del documento en otra organización. Esta etapa, por regla general, comienza con el envío de un documento con una carta de presentación a otra organización y finaliza con la recepción de una respuesta de allí (Correspondencia).
7. Control adicional. Si, después de la consideración de otra organización o por algún otro motivo, la ejecución del documento no se completa y el período de control ha expirado, el documento se somete a control adicional, rellenándose los detalles pertinentes nuevamente.
La experiencia en la operación de sistemas informáticos para el procesamiento automatizado de documentos nos permite clasificar claramente las operaciones que implementan la tecnología de procesamiento de documentos "en papel" descrita:
Ingresar información, es decir completar la “tarjeta electrónica” (pasaporte) del documento e instalar enlaces a archivos de información fáctica;
Almacenar información ingresada en una base de datos;
Ajuste periódico de la información ingresada;
Búsqueda de documentos en la base de datos;
Generar certificados, resúmenes, informes y mostrarlos en pantalla e impresos;
Seguimiento de la ejecución de los documentos (impresión de recordatorios a los ejecutores y controladores un determinado número de días antes de la fecha límite).
La ejecución de un documento saliente (iniciativa, respuesta), o dentro de él de un documento ejecutivo, el protocolo en un entorno de procesamiento automatizado de documentos será el siguiente:
1. Elaboración y aprobación del documento original. El documento se prepara directamente en la computadora del ejecutante y se acuerda con el gerente. Puede consistir en archivos de texto, archivos de hojas de cálculo, imágenes rasterizadas, archivos de bases de datos o una combinación de cualquiera de estos.
Operación: preparación de información fáctica.
El resultado es un archivo o conjunto de archivos de cualquier formato.
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