ডকুমেন্টেশন - প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুসারে একটি নির্দিষ্ট মাধ্যমের তথ্য ঠিক করার প্রক্রিয়া। নথির ধরন, এর গঠন, সেইসাথে ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রের তাত্পর্য ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়ার উপর নির্ভর করে। নথিভুক্ত তথ্যের বাহক হল একটি বস্তুগত বস্তু যা একটি রূপান্তরিত ফর্ম সহ এটিতে বক্তৃতা, শব্দ বা ভিজ্যুয়াল তথ্য ঠিক করতে এবং সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। ডকুমেন্টেশনের উপায় - নথি তৈরি করতে একজন ব্যক্তির দ্বারা ব্যবহৃত সরঞ্জাম (সরল, যান্ত্রিক, ইলেক্ট্রোমেকানিকাল)। ডকুমেন্টেশন টুল টাইপরাইটার, কম্পিউটার সরঞ্জাম, টেপ রেকর্ডার, ভয়েস রেকর্ডার, ছবি, সিনেমা, ভিডিও সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত।
কোন ডকুমেন্টিং টুল ব্যবহার করা হয় তার উপর নির্ভর করে ডকুমেন্ট করার উপায়ও রয়েছে।
টেক্সট ডকুমেন্টেশন। পাঠ্য নথি: কোনো ধরনের লেখা বা কোনো সাউন্ড রেকর্ডিং সিস্টেম দ্বারা রেকর্ড করা শব্দ তথ্য ধারণকারী একটি নথি। 2. প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন। প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন প্রযুক্তিগত চিন্তা ক্যাপচার একটি উপায়. প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টারি উপকরণ শ্রম প্রক্রিয়া, উৎপাদনের উপায় (অঙ্কন, অঙ্কন, গণনা, গ্রাফ, প্রযুক্তিগত বিবরণ, ইত্যাদি) রেকর্ড রাখে 3. ফিল্ম এবং ভিডিও ডকুমেন্টেশন। মাইক্রোফটোকপি ডকুমেন্টের কপি তৈরি করে।
ফিল্ম ডকুমেন্ট হল একটি ভিজ্যুয়াল এবং অডিওভিজ্যুয়াল ডকুমেন্ট যা সিনেমাটোগ্রাফিক উপায়ে তৈরি করা হয়। একটি ফিল্ম নথি গতিবিদ্যা, আন্দোলনের ঘটনা প্রতিফলিত করে। এখন ম্যাগনেটিক ফিল্মের উপর ফিল্ম করা ভিডিও নথিগুলি ব্যাপক হয়ে উঠেছে।
একটি ফোনো ডকুমেন্ট হল একটি নথি যাতে কোনো সাউন্ড রেকর্ডিং সিস্টেম দ্বারা রেকর্ড করা সাউন্ড তথ্য থাকে। অডিওভিজ্যুয়াল ডকুমেন্ট ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।
মেশিন ক্যারিয়ারের নথি। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন। একটি মেশিন ক্যারিয়ারের একটি নথি হল একটি নথি যা মিডিয়া এবং রেকর্ডিং পদ্ধতি ব্যবহার করে তৈরি করা হয় যা একটি ইলেকট্রনিক কম্পিউটার দ্বারা তার তথ্যের প্রক্রিয়াকরণ নিশ্চিত করে।
ডকুমেন্ট ফ্লো হল ডকুমেন্ট প্রাপ্তির মুহূর্ত থেকে সঞ্চালন বা সৃষ্ট হওয়ার মুহূর্ত থেকে সম্পাদনা শেষ না হওয়া পর্যন্ত, ঠিকানার কাছে পাঠানো বা জমা করা। কার্যপ্রবাহের সঠিক সংগঠন ব্যবস্থাপনা যন্ত্রপাতিতে নথির দ্রুত উত্তরণ, বিভাগ এবং কর্মকর্তাদের অভিন্ন লোডিংয়ে অবদান রাখে এবং সামগ্রিকভাবে ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলে।
যেহেতু কর্মপ্রবাহের পুরো যন্ত্রপাতির কাজের উপর একটি বড় প্রভাব রয়েছে, তাই এটিকে যুক্তিযুক্ত করার জন্য প্রতিষ্ঠানে ক্রমাগত কাজ করা হচ্ছে।
একটি প্রতিষ্ঠানে, তথ্য প্রক্রিয়াকরণ পয়েন্ট এবং প্রযুক্তিগত নথি প্রক্রিয়াকরণ পয়েন্টগুলির মধ্যে প্রবাহিত নথি প্রবাহের আকারে নথির প্রচলন করা হয়।
অফিসের কাজের ধারণা এবং এর ধরন।
অফিসের কাজ এমন একটি ক্রিয়াকলাপ যা নথি তৈরি, বিবরণ এবং তাদের সাথে কাজের সংস্থান নিশ্চিত করে।
সাধারণ, বিশেষ, গোপন ও নন-সিক্রেট অফিসের কাজ রয়েছে।
সাধারণ অফিসের কাজ হল যেকোন সরকারি সংস্থার অন্তর্নিহিত সাধারণ ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন এবং এই কার্যকলাপের সময় তৈরি করা নথিগুলির সাথে কাজের সংগঠন। এটি ব্যবস্থাপনা যন্ত্রপাতির সহায়ক ফাংশন (আর্থিক, অর্থনৈতিক কার্যক্রম, কর্মীদের কাজ, ইত্যাদি) বাস্তবায়নে কাজ করে।
গভর্নিং বডির প্রধান কার্যাবলীর বাস্তবায়ন, যেমন এর বিশেষ (বাহ্যিক) কার্যকলাপ বিশেষ অফিসের কাজ দ্বারা পরিসেবা করা হয়। এইভাবে, ফৌজদারি প্রক্রিয়াগত, অপারেশনাল অনুসন্ধান, প্রশাসনিক প্রক্রিয়াগত নথিগুলির প্রস্তুতি এবং কার্যকর করা যা জনশৃঙ্খলা রক্ষা এবং অপরাধের বিরুদ্ধে লড়াইয়ের জন্য অভ্যন্তরীণ বিষয়ক সংস্থাগুলির কার্যকলাপকে প্রতিফলিত করে এবং এই জাতীয় নথিগুলির সাথে কাজ করার সংগঠন একটি বিশেষ ধরণের। অফিসের কাজ.
রাষ্ট্র এবং সরকারী গোপনীয়তা গঠনকারী তথ্যের ডকুমেন্টেশন, এবং এই ধরনের তথ্য সম্বলিত নথিগুলির সাথে কাজের সংস্থান, বিশেষ নিয়ম অনুসারে অভ্যন্তরীণ বিষয়ক সংস্থাগুলিতে পরিচালিত হয়, যার উদ্দেশ্য প্রাসঙ্গিক নথির দুর্ঘটনাজনিত ক্ষতি এবং ফাঁস রোধ করা। এই নথিতে থাকা তথ্যের। এই বিশেষ নিয়ম অনুযায়ী রেকর্ড রাখাকে গোপন রেকর্ড রাখা বলে। এটি মনে রাখা উচিত যে অভ্যন্তরীণ বিষয়ক সংস্থাগুলিতে গোপন অফিসের কাজের নিয়ম অনুসারে, সাধারণ এবং বিশেষ উভয় অফিসের কাজ করা যেতে পারে।
41. "ক্রম এবং আদেশ" এর সংজ্ঞা
একটি আদেশ একটি আইনী কাজ যা অপারেশনাল এবং অফিসিয়াল ক্রিয়াকলাপের বিষয়ে ব্যবস্থাপক সিদ্ধান্ত স্থাপন করে।
আদেশটি অপারেশনাল এবং অফিসিয়াল ক্রিয়াকলাপের বিষয়ে জারি করা একটি নথি, যার একটি সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক চরিত্র রয়েছে।
42. "প্রতিবেদন এবং স্মারকলিপি" ধারণা।
রিপোর্ট - নির্দিষ্ট বিষয়, উপসংহার এবং প্রস্তাবের একটি বিবৃতি ধারণকারী একটি নথি।
স্মারকলিপি - অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগের প্রধানকে সম্বোধন করা একটি নথি, যেখানে উপসংহার এবং পরামর্শ সহ যেকোনো সমস্যার বিশদ বিবৃতি রয়েছে।
অফিসের কাজ(GOST R-51141-98 "অফিস ওয়ার্ক এবং আর্কাইভিং। শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা" অনুসারে, 27 ফেব্রুয়ারী, 1998 নং 28-এর রাশিয়ান ফেডারেশনের স্টেট স্ট্যান্ডার্ডের ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত - এটি কার্যকলাপের একটি শাখা যা ডকুমেন্টেশন সরবরাহ করে এবং অফিসিয়াল ডকুমেন্টের সাথে কাজের সংস্থান। অথবা, অফিসের কাজ হল ক্রিয়াকলাপ যা নথিপত্রের সাথে কাজ পরিচালনার বিষয়গুলিকে কভার করে এবং ব্যবস্থাপকীয় ক্রিয়াগুলি বাস্তবায়নের প্রক্রিয়ায় নথির সাথে কাজ সংগঠিত করে... এইভাবে, অফিসের কাজ দুটি অবিচ্ছিন্নভাবে সংযুক্ত উপাদান নিয়ে গঠিত (চিত্র 1.1।) :
- - ডকুমেন্টেশন - প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুযায়ী বিভিন্ন মিডিয়াতে তথ্য রেকর্ড করা;
- - নথিগুলির সাথে কাজের সংগঠন, যা এন্টারপ্রাইজের বর্তমান ক্রিয়াকলাপে কার্যপ্রবাহ, সঞ্চয়স্থান এবং নথিগুলির ব্যবহার সংগঠনের অন্তর্ভুক্ত।
চিত্র 1.1। অফিসের কাজে উপাদানের যোগাযোগ
অতএব, এক একক আউট করতে পারেন দুটি উপাদানঅফিসের কাজ: অফিসিয়াল নথির সাথে কার্যক্রমের নথিভুক্ত করা এবং কাজ সংগঠিত করা।
অনুশীলনে, সংস্থাটিকে নথি সংকলন এবং তাদের সাথে কাজ করার জন্য একটি ঐক্যবদ্ধ পদ্ধতি স্থাপন করা উচিত। একটি নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজে নথিগুলির সাথে কাজ করার নিয়মগুলি হল অফিসের কাজের একটি সিস্টেম, যা নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য সাধারণত গৃহীত নীতিগুলির সংমিশ্রণ এবং একটি নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজের নথিগুলির সাথে কাজ করার কৌশলগুলি।
আজকের সংস্থাগুলিতে, আছে ফাংশনঅফিসের কাজ:
- নিবন্ধননথি, একটি নির্দিষ্ট সময়ে একটি নথি তৈরি বা প্রাপ্তির সত্যতার একটি নিশ্চিতকরণ যা একটি নম্বরের অ্যাসাইনমেন্ট সহ নিবন্ধন ফর্মে প্রবেশ করে এবং নথি সম্পর্কে প্রাথমিক ডেটা রেকর্ড করে, যা আপনাকে সমস্ত নথির একটি ডাটাবেস তৈরি করতে দেয় পরবর্তী নিয়ন্ত্রণ এবং তথ্য এবং রেফারেন্স কাজের জন্য সংস্থার। সংজ্ঞা থেকে নিম্নরূপ, নিবন্ধনটি প্রথমে নথিতে আইনি শক্তি দেয়। যদি প্রাপ্ত নথি নিবন্ধিত না হয়, প্রাপ্তির সত্যতা নিশ্চিত না হয়, তাহলে সংস্থা এটির জন্য দায়ী নয়। রেফারেন্সের উদ্দেশ্যে (প্রশাসনিক, পরিকল্পনা, রিপোর্টিং, অ্যাকাউন্টিং, অ্যাকাউন্টিং, আর্থিক, ইত্যাদি) নিবন্ধন, সম্পাদন এবং ব্যবহারের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত নথি নিবন্ধন সাপেক্ষে, সংস্থার মধ্যে তৈরি এবং ব্যবহার করা এবং অন্যান্য সংস্থাগুলিতে পাঠানো উভয়ই; উচ্চতর, অধস্তন এবং অন্যান্য সংস্থা এবং ব্যক্তিদের কাছ থেকে আসছে।
তবে অনিবন্ধিত নথিও রয়েছে, যার মধ্যে সাধারণত অন্তর্ভুক্ত থাকে: বিজ্ঞাপন এবং অভিনন্দন পত্র, আমন্ত্রণপত্র, সেমিনারের প্রোগ্রাম, সভা এবং সম্মেলন, মুদ্রিত প্রকাশনা, "ব্যক্তিগতভাবে" চিহ্নিত প্যাকেজ, নিয়ন্ত্রক নথির অনুলিপি, রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলির রেজুলেশন এবং আদেশ ইত্যাদি।
- চুক্তিনথি, কার্যকলাপের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলিতে গৃহীত সিদ্ধান্তগুলির বিকাশ, সঠিক বাস্তবায়ন এবং কার্যকরকরণ নিশ্চিত করার লক্ষ্যে কর্মের একটি সেট। সমন্বয়ের প্রক্রিয়ায়, সিদ্ধান্ত গ্রহণকে প্রভাবিত করে এমন আইনী, অর্থনৈতিক এবং আর্থিক কারণগুলির একটি ব্যাপক বিশ্লেষণ প্রদান করা প্রয়োজন, কমানোর জন্য সম্ভাব্য ঝুঁকিএবং নিশ্চিত করুন যে সিদ্ধান্ত কার্যকর হয়। সমন্বয়ের প্রধান বৈশিষ্ট্য হল নথির চলাচলের সময় এবং রুট, যেমন একটি নথি প্রবাহ লক্ষণ এক.
আজ অবধি, সমন্বয়ের তিনটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে।
প্রথমত, একটি খসড়া নথি সম্পূর্ণরূপে প্রস্তুত এবং সংস্থায় প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুসারে কার্যকর করা অনুমোদনের জন্য প্রেরণ করা উচিত।
দ্বিতীয়ত: একটি নির্দিষ্ট ধরনের বা নথির বৈচিত্র্যের একটি প্রকল্পের অনুমোদনের প্রক্রিয়া বাস্তবায়নের জন্য, যেমন প্রক্রিয়া এবং অনুমোদনের জন্য সাধারণ শর্তাবলীর সাথে সম্মতি পর্যবেক্ষণ করা, সমন্বয়কারী বিভাগগুলির মন্তব্য এবং এর পাঠ্যে তাদের প্রতিফলন বিবেচনায় নেওয়া। প্রকল্প, নথির বিকাশকারী যিনি পরিচালনার সিদ্ধান্তটি তৈরি করেছেন তিনি দায়ী।
তৃতীয়ত: অনুমোদনের পদ্ধতিতে অংশগ্রহণকারী ইউনিট, খসড়া নথির মূল্যায়ন করে, তার বিষয় এলাকা এবং দায়িত্বের অর্পিত ক্ষেত্রগুলির মধ্যে মন্তব্য করে এবং পরামর্শ দেয়, যা ইউনিটের প্রবিধানে প্রতিষ্ঠিত হয়। এই মন্তব্য এবং পরামর্শ, এবং সেইজন্য প্রকল্পের সংশ্লিষ্ট বিশেষজ্ঞের মতামত বাধ্যতামূলক।
- - মৃত্যুদন্ড নিয়ন্ত্রণনথিগুলি, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফাংশনগুলির মধ্যে একটি, যার উদ্দেশ্য হল নথিগুলির সময়োপযোগী এবং উচ্চ-মানের সম্পাদন প্রচার করা, কর্মক্ষমতা মূল্যায়নের জন্য প্রয়োজনীয় বিশ্লেষণাত্মক তথ্যের প্রাপ্তি নিশ্চিত করা। কাঠামোগত বিভাগ, শাখা, নির্দিষ্ট কর্মচারী। পার্থক্য করা:
- - সমস্যার সমাধানের যোগ্যতার উপর নিয়ন্ত্রণ, কার্য সম্পাদন;
- - কার্য সম্পাদনের জন্য সময়সীমার উপর নিয়ন্ত্রণ।
কার্য সম্পাদনের যোগ্যতার উপর নিয়ন্ত্রণ, সমস্যার সমাধান প্রধান (সংস্থা বা কাঠামোগত ইউনিট) বা বিশেষভাবে অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পরিচালিত হয়। মূল নিয়ন্ত্রণ হল কীভাবে সঠিকভাবে, সফলভাবে এবং সম্পূর্ণভাবে সমস্যাটি সমাধান করা হয়েছে তার একটি মূল্যায়ন।
নথি সম্পাদনের সময় নিয়ন্ত্রণ সংস্থায় একটি ইউনিট বা নিয়ন্ত্রণ গোষ্ঠী দ্বারা পরিচালিত হয় যা নথি ব্যবস্থাপনা পরিষেবা বা সচিবের অংশ। নথি সম্পাদনের সময় নিয়ন্ত্রণ বর্তমান এবং প্রতিরোধমূলক বিভক্ত করা যেতে পারে।
- মৃত্যুদন্ডবা ক্রমবর্ধমান, ইদানীং, এটি সৃষ্টি তথ্যশালা,কাজের কোন পর্যায়ে কোন নথি এবং কোন নথিতে আপনি একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে তথ্য পেতে পারেন তা নির্ধারণ করে।
তথ্য এবং ডকুমেন্টেশন সম্পদের সম্পূর্ণ সেটের দখল অফিসের কাজের প্রধান কাজ। এবং, প্রথমত, এই বিশেষ কাজটি সম্পাদন করার জন্য, নথি সম্পর্কে সমস্ত ডেটা নিবন্ধন ফর্মগুলিতে রেকর্ড করা হয়।
- আর্কাইভাল স্টোরেজ, অফিস ওয়ার্কফ্লো চূড়ান্ত ফাংশন. এবং এটি আর্কাইভাল স্টোরেজের জন্য নির্বাহিত নথির প্রস্তুতির আকারে নিজেকে প্রকাশ করে। অফিসের কাজের প্রক্রিয়ায় গঠিত সংস্থার নথিগুলি, ভবিষ্যতে হয় দীর্ঘমেয়াদী সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের জন্য থাকে, বা অল্প সময়ের জন্য সংরক্ষণ করা হয় এবং তারপর ধ্বংসের জন্য বরাদ্দ করা হয়। সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ এবং ব্যবহারের জন্য সম্পূর্ণ নথির প্রস্তুতির মধ্যে রয়েছে: নথির বৈজ্ঞানিক এবং ব্যবহারিক মূল্যের পরীক্ষা (মূল্যায়ন); মামলার বিবরণ; মামলা দায়ের করা; স্থায়ী এবং দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ নথির বিবরণ; তাদের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা; প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষণাগারে মামলা স্থানান্তর, অর্থাৎ বিভাগীয় সংরক্ষণাগারে।
রেকর্ড রাখা ব্যাবসা চলাকালীন রেকর্ড তৈরি বা ব্যবহার করে এমন অন্য কোনো ব্যক্তির কাছে রেকর্ড পরিচালনা করার অনুশীলন পর্যন্ত প্রসারিত। প্রতিষ্ঠানের অফিসের কাজ নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত কাজ:
- - রেকর্ড পরিচালনার ক্ষেত্রে নীতি বা মান গ্রহণ;
- - নথি ব্যবস্থাপনার জন্য দায়িত্ব/কর্তৃপক্ষের বণ্টন;
- - পদ্ধতি, নির্দেশিকা প্রতিষ্ঠা/প্রচার;
- - অফিসের কাজ এবং নথির ব্যবহার সম্পর্কিত বেশ কয়েকটি পরিষেবার বিধান;
- - ব্যবসায়িক সিস্টেমে রেকর্ড ব্যবস্থাপনা একীভূত করা।
রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট আপনাকে সংস্থার কার্যকলাপ সম্পর্কে তথ্যের একটি সংস্থান তৈরি করতে দেয়, যা পরবর্তী কার্যক্রম এবং ব্যক্তিগত ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তগুলিকে সমর্থন করতে পারে, সেইসাথে সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের কাছে জবাবদিহিতা নিশ্চিত করতে পারে।
এটি সংস্থার কার্যক্রম এবং পরিচালনার সিদ্ধান্তগুলিকে সমর্থন করে এমন তথ্যের সংস্থান যা নথি ব্যবস্থাপনা এবং অফিসের কাজের মধ্যে লিঙ্ক।
এখন নথি সহ কাজের কিছু ফর্ম বিবেচনা করা প্রয়োজন।
আজ অবধি, অনুশীলনটি তিনটি বিকাশ করেছে কাজের সংগঠনের ফর্মযেকোন প্রশাসনিক যন্ত্রের নথি সহ - কেন্দ্রীভূত, বিকেন্দ্রীকৃত এবং মিশ্রিত।
কেন্দ্রীভূত ফর্মএকটি বিশেষ কাঠামোগত ইউনিট (অফিস, সাধারণ বিভাগ) বা একজন কর্মচারী (প্রতিষ্ঠানের সচিব) এর এখতিয়ারের অধীনে নথিগুলির সাথে কাজ করার জন্য সমস্ত প্রযুক্তিগত ক্রিয়াকলাপের ঘনত্ব জড়িত।
এই বিভাগ (বা এই কর্মচারী) নথিগুলি প্রাপ্ত হওয়ার মুহুর্ত থেকে সংরক্ষণাগারভুক্ত হওয়ার মুহুর্ত থেকে প্রক্রিয়াকরণের জন্য প্রযুক্তিগত ক্রিয়াকলাপের একটি সম্পূর্ণ চক্র সম্পাদন করে: আগত নথি গ্রহণ এবং প্রক্রিয়াকরণ, তাদের নিবন্ধন, সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ, রেফারেন্স এবং তথ্যের কাজ, পদ্ধতিগতকরণ এবং স্টোরেজ নথিপত্র, নথি পাঠানো - পুলিশ, সংরক্ষণাগারে তাদের স্থানান্তরের জন্য নথি প্রক্রিয়াকরণ।
স্বতন্ত্র নথি প্রক্রিয়াকরণ ক্রিয়াকলাপগুলির কেন্দ্রীকরণ হল অফিসের কাজ সংগঠিত করার সবচেয়ে যুক্তিসঙ্গত রূপ, কারণ এটি আপনাকে নথি প্রক্রিয়াকরণের ব্যয় হ্রাস করতে, পৃথক কর্মীদের বিশেষীকরণ এবং বিনিময়যোগ্যতার কারণে উত্পাদন পরিষেবায় কর্মীদের কাজের সংগঠন উন্নত করতে দেয়, অফিস সরঞ্জাম কার্যকরভাবে ব্যবহার করুন, ডকুমেন্টেশন নিরাপত্তার সাংগঠনিক এবং পদ্ধতিগত ব্যবস্থাপনার ঐক্য অর্জন করুন।
যাইহোক, নথিগুলির সাথে কাজের সম্পূর্ণ কেন্দ্রীকরণ শুধুমাত্র ছোট প্রতিষ্ঠানগুলিতে প্রতি বছর 10 হাজার নথির নথির প্রবাহ সহ সম্ভব।
বিকেন্দ্রীকৃত ফর্মডকুমেন্টারি পরিষেবাগুলির সংগঠন একটি কেন্দ্রীভূত পরিষেবার ঠিক বিপরীত। একটি সংস্থার প্রতিটি কাঠামোগত ইউনিট নথিগুলির সাথে কাজ করার জন্য নিজস্ব পরিষেবা তৈরি করে, যেখানে এই কাঠামোগত ইউনিটের নথিগুলি তৈরি, সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করার জন্য ক্রিয়াকলাপের পুরো চক্রটি স্বায়ত্তশাসিতভাবে সঞ্চালিত হয়। এই ফর্মটি সেইসব সংস্থা এবং প্রতিষ্ঠানের জন্য সাধারণ যার যন্ত্রপাতি আঞ্চলিকভাবে বিচ্ছুরিত হয়, সেইসাথে তাদের জন্য যেখানে ক্রিয়াকলাপের ডকুমেন্টেশনের নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য রয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, তথ্য সুরক্ষা বা কাঠামোগত বিভাগের কার্যকলাপের স্বাধীনতার বিবেচনার ভিত্তিতে)।
মিশ্র ফর্মনথিগুলির সাথে কাজের সংগঠন - সবচেয়ে সাধারণ। একই সময়ে, অপারেশনগুলির অংশ (প্রায়শই আগত এবং বহির্গামী নথিগুলির অভ্যর্থনা এবং প্রক্রিয়াকরণ, তাদের নিবন্ধন, সম্পাদনের সময় নিয়ন্ত্রণ, উত্পাদন, প্রতিলিপিকরণ, সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ) অফিসের কাজের কেন্দ্রীয় কার্যালয়ে কেন্দ্রীভূত হয়। এবং প্রতিটি কাঠামোগত ইউনিটে (বিভাগ, বিভাগ, বিভাগগুলিতে) নথি তৈরি (মুদ্রণ) করার জন্য, সেগুলিকে সংগঠিত করা, ফাইলগুলি সংরক্ষণ করা এবং সেগুলিকে প্রাক-আর্কাইভ করার জন্য কাজ করা হয়।
মিশ্র ফর্মের একটি বৈকল্পিক হল নথিগুলির সাথে কাজের এমন একটি সংস্থা যেখানে একই প্রযুক্তিগত ফাংশন (উদাহরণস্বরূপ, নথির নিবন্ধন বা তাদের সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ) অফিসে কেন্দ্রীয়ভাবে কিছু নথির অ্যারের জন্য এবং অন্যদের জন্য - কাঠামোগত বিভাগে বিকেন্দ্রীকৃত। কাজের প্রথাগত (ম্যানুয়াল) পদ্ধতি ব্যবহার করার ক্ষেত্রে নথির বিন্যাসের বিভাজন ঠিকানার মাপকাঠি অনুসারে পরিচালিত হয় - যদি নথিটি সংস্থার পরিচালনাকে সম্বোধন করা হয় তবে এটি অফিসে নিবন্ধিত হয়, যদি ব্যবস্থাপনা স্ট্রাকচারাল ইউনিটের, তারপর এই ইউনিটে। প্রায়শই, অভ্যন্তরীণ নথিগুলি কাঠামোগত বিভাগে নিবন্ধিত হয় - তাদের তৈরির জায়গায়। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং - অ্যাকাউন্টিং নথি, কর্মী বিভাগে - কর্মীদের নথি ইত্যাদি।
অত্যাধুনিক কম্পিউটার প্রযুক্তির ব্যবহার, ফ্যাক্স মেশিনের প্রাপ্যতা, কম্পিউটারের ফ্যাক্স-মডেম ডিভাইসগুলি আগত নথিগুলির অভ্যর্থনা এবং নিবন্ধন, তাদের সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ, কাঠামোগত বিভাগে তথ্য এবং রেফারেন্স কাজকে সংগঠিত করা সম্ভব করে তোলে।
অফিসের কাজের সৃষ্টি এবং সংগঠনে, কাজের একটি সাংগঠনিক ফর্ম নির্বাচন করার প্রশ্নটি বিনামূল্যে। বর্তমান রাষ্ট্রীয় নিয়ন্ত্রক এবং পদ্ধতিগত নথিগুলি কোম্পানির নথিগুলির সাথে কাজের ফর্মকে নিয়ন্ত্রণ করে না। প্রতিটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে, নথিগুলির সাথে কাজের সাংগঠনিক ফর্মের পছন্দটি কেরানি পরিষেবা এবং পরিচালনারই বিশেষাধিকার থাকে। এই সমস্যার সমাধান অফিস কাজের পরিষেবার প্রাথমিক সংস্থার সাথে সংযুক্ত। নথি প্রক্রিয়াকরণ প্রযুক্তির আধুনিকীকরণ থেকে সংস্থার (কোম্পানি) রূপান্তরের সাথে সম্পর্কিত পরিবর্তনের উপর নির্ভর করে, নথিগুলির সাথে কাজের কেন্দ্রীকরণ এবং বিকেন্দ্রীকরণের ডিগ্রিও পরিবর্তিত হয়।
কাগজপত্র পর্যালোচনা করার পরে, কর্মপ্রবাহের কিছু উপাদান প্রকাশ করা প্রয়োজন।
নথি প্রবাহ- এটি হল এন্টারপ্রাইজে নথিগুলির নড়াচড়া সংগঠিত করার ক্রিয়াকলাপ যেগুলি তৈরি বা প্রাপ্তির মুহূর্ত থেকে বাইরে পাঠানোর জন্য বা সংরক্ষণাগারে রাখার জন্য সম্পাদন শেষ না হওয়া পর্যন্ত। বাস্তবে, কর্মপ্রবাহ হল একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনাকে সমর্থন করার একটি প্রক্রিয়া।
নথি বিজ্ঞানে কর্মপ্রবাহের আধুনিক বিবেচনার প্রাসঙ্গিকতা এর সারমর্মে নিহিত। একক কেন্দ্রীভূত সারাংশআধুনিক কর্মপ্রবাহ, হল তথ্যের প্রবাহ যে সংস্থাগুলি থেকে তথ্যের সাথে যোগাযোগ করে পরিবেশ(রাষ্ট্র, সমাজ, ব্যবসায়িক সত্তা, ইত্যাদি) এবং এর নির্বাহী সংস্থা, কাঠামোগত বিভাগ এবং পৃথক কর্মচারীদের মধ্যে অভ্যন্তরীণ মিথস্ক্রিয়া চালায়।
সুতরাং, কিছু প্রধান আছে নথি ব্যবস্থাপনা ফাংশন:
- - যোগাযোগমূলকফাংশন তথ্যগত অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক মিথস্ক্রিয়া প্রদান করে। সবচেয়ে সাধারণ অর্থে যোগাযোগ বলতে একটি নির্দিষ্ট চ্যানেলের মাধ্যমে তথ্যের উত্স থেকে প্রাপকের কাছে একটি বার্তা প্রেরণকে বোঝায়;
- - নির্দেশফাংশন কাজ সেট করে এবং তাদের সম্পাদন নিরীক্ষণ দ্বারা সরাসরি নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে;
- - অ্যাকাউন্টিংফাংশনটি নির্ধারিত ফর্মে একটি নথিতে শংসাপত্রের রেকর্ডিংয়ের জন্য সরবরাহ করে।
- - স্থিরকারীফাংশনটি নথি তৈরি, প্রেরণ বা গ্রহণের ঘটনা নিবন্ধন করে। নথিগুলির ভুল সম্পাদন (তাদের মধ্যে কিছু বিবরণের অভাব) সংগঠনের জন্য অত্যন্ত বিরূপ পরিণতি ঘটাতে পারে।
- - নিয়ন্ত্রণফাংশন নথির সম্পাদন নিয়ন্ত্রণ করে, সেইসাথে তাদের অনুসন্ধান ট্র্যাক করে।
কর্মপ্রবাহের বৈশিষ্ট্যএটির ভলিউম, যা সংস্থার দ্বারা প্রাপ্ত নথির সংখ্যা বোঝায় এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য এটি দ্বারা তৈরি করা হয়। এই সূচকটি গুরুত্বপূর্ণ, কর্মপ্রবাহের ফর্ম (ঐতিহ্যগত, স্বয়ংক্রিয়) নির্বাচন করার সময় এটি একটি মানদণ্ড হিসাবে ব্যবহার করা উচিত এবং অফিস পরিচালনা পরিষেবা এবং এর কর্মীদের গঠনকেও প্রভাবিত করে।
এটি নথির রূপ যা নথি ব্যবস্থাপনার সংযোগকারী লিঙ্ক (একটি অবিরত এবং পরিপূরক বিজ্ঞান হিসাবে) এবং নথি ব্যবস্থাপনা (ডকুমেন্ট পরিচালনার প্রতিষ্ঠাতাদের একজন হিসাবে)।
আধুনিক সংস্থাগুলিতে ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলি পদ্ধতিগতভাবে একই এবং সাধারণ, ফলস্বরূপ, কর্মপ্রবাহে প্রকারগুলিকে আলাদা করা যায়। এইভাবে, ওয়ার্কফ্লো থেকে হাইলাইট করা আরও সুনির্দিষ্ট, বিশেষ ধরণের ওয়ার্কফ্লো যা সুনির্দিষ্ট ধরণের নথি-ভিত্তিক ক্রিয়াকলাপগুলিতে নির্দিষ্ট ফাংশন সম্পাদন করে।
সাধারণ ফর্মকর্মপ্রবাহ সব আধুনিক প্রতিষ্ঠানের জন্য সাধারণ (চিত্র 1.2।)। এটি প্রাথমিকভাবে তাদের মধ্যে ব্যবহৃত ব্যবস্থাপনা মডেলের অভিন্নতা এবং একীকরণের কারণে। সাধারণ ওয়ার্কফ্লো নিজেই বিভিন্ন ধরণের নথি-ভিত্তিক পদ্ধতিতে বিভক্ত করা যেতে পারে, যাকে বলা হয় বাহ্যিক, অভ্যন্তরীণ এবং সহায়ক কর্মপ্রবাহ।
চিত্র 1.2। সংস্থার নথি প্রবাহ
প্রথম দুই ধরনের ওয়ার্কফ্লো পদ্ধতি হল প্রতিষ্ঠানের ইনকামিং এবং আউটগোয়িং তথ্য। এবং সহায়ক নথির প্রবাহ হল, সর্বপ্রথম, সূচক-গঠন শ্রেণীবিন্যাসকারী (মামলার নামকরণ) এবং নিয়ন্ত্রক ও রেফারেন্স তথ্যের ব্যবস্থাপনা অনুসারে মামলাগুলিতে নথিগুলিকে একত্রিত করার পদ্ধতিগুলির সাথে অফিসের কাজ।
ব্যক্তিগত মতামতওয়ার্কফ্লো নির্দিষ্ট ধরণের ক্রিয়াকলাপকে সমর্থন করার জন্য ডিজাইন করা ওয়ার্কফ্লো সিস্টেমের একটি বৃহত্তর গোষ্ঠীতে অন্তর্নিহিত, যা হয় সংস্থার প্রক্রিয়া ল্যান্ডস্কেপের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হতে পারে বা সম্পূর্ণ অনুপস্থিত হতে পারে।
প্রাইভেট ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সম্পূর্ণ বৈচিত্র্যের উপর চিন্তা করার কোন মানে হয় না, আসুন কিছু তালিকায় ফোকাস করা যাক: আর্কাইভাল ব্যবসা (আর্কাইভাল ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট পদ্ধতির একটি সেট); কর্মী নথি প্রবাহ (কর্মী অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি); অ্যাকাউন্টিং নথি প্রবাহ; গোপন এবং গোপনীয় অফিসের কাজ; প্রযুক্তিগত এবং প্রযুক্তিগত নথি প্রবাহ; মান ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের নথি প্রবাহ।
কর্মপ্রবাহের সংগঠনটি নির্দিষ্ট নীতি বা নিয়মের উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত যা ন্যূনতম সময়ের সাথে সংক্ষিপ্ততম পথ বরাবর নথিগুলির দ্রুত উত্তরণ নিশ্চিত করে। নথি পরিচালনার এই নীতিগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
- - নথি গ্রহণ, প্রাথমিক প্রক্রিয়াকরণ এবং প্রেরণের জন্য ক্রিয়াকলাপের কেন্দ্রীকরণ (এর মানে হল যে সমস্ত নথিগুলি সমস্ত বিতরণ পদ্ধতি দ্বারা (মেল, ফ্যাক্স, ই-মেইল, ইত্যাদি) দ্বারা সংস্থায় প্রবেশ করা এবং সংস্থা থেকে পাঠানো DOW পরিষেবাতে প্রক্রিয়া করা হয়) ;
- - উত্তরণের দৃষ্টান্তের সংখ্যা সর্বাধিক হ্রাস এবং ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তার কারণে নয় এমন একটি নথির রিটার্ন মুভমেন্ট বাদ দেওয়া (রিটার্ন হল একটি নথির এমন একটি নড়াচড়া যেখানে এটি ইতিমধ্যেই প্রক্রিয়া করা হয়েছে এমন উদাহরণে প্রবেশ করে) ;
- - নির্দিষ্ট ধরণের নথির রাউটিং (নথিপত্রের উত্তরণের জন্য স্কিমগুলির বিকাশ);
- - নথিগুলির এককালীন নিবন্ধন (সংস্থায় প্রবেশ করা এবং সংস্থায় তৈরি করা দলিলগুলি একবার নিবন্ধিত হয়: আগত - প্রাপ্তির পরে, অভ্যন্তরীণ এবং বহির্গামী - তৈরির পরে; নথিগুলির নিবন্ধন প্রতিষ্ঠানের প্রাক বিদ্যালয়ের প্রতিষ্ঠানের পরিষেবাতে বা এর মধ্যে করা যেতে পারে একটি কাঠামোগত ইউনিট);
- - নথিগুলির প্রাথমিক বিবেচনার সংগঠন (প্রধান, তার ডেপুটিদের কাছে রেজোলিউশনের জন্য প্রেরিত নথিতে সংস্থার প্রাপ্ত নথিগুলির বিতরণ এবং সরাসরি ইউনিটগুলিতে কার্যকর করার জন্য স্থানান্তরিত করা হয়; প্রাথমিক বিবেচনা প্রাক বিদ্যালয়ের শিক্ষার পরিষেবাতে একজন বিশেষজ্ঞ দ্বারা সঞ্চালিত হয় প্রতিষ্ঠান (সচিব-রেফারেন্ট বা প্রধানের সহকারী);
- - নির্দিষ্ট রেজোলিউশন জারি যা, যদি সম্ভব হয়, সঠিকভাবে পারফর্মার, অ্যাসাইনমেন্ট, সময়সীমা নির্ধারণ করে;
- - অযৌক্তিক অনুমোদন বাদ দেওয়া, একই সময়ে একাধিক কর্মচারী দ্বারা নথিগুলির সমান্তরাল অনুমোদনের সংগঠন (একটি খসড়া নথি অনুলিপি করা বা সমস্ত আগ্রহী পক্ষকে একযোগে ই-মেইলে পাঠানো);
- - নথি স্বাক্ষর করার মাত্রা হ্রাস।
অফিসিয়াল কাগজপত্র গ্রহণ, সংকলন এবং প্রক্রিয়াকরণ ছাড়া যে কোনও উদ্যোগের কার্যকলাপ চলতে পারে না।
এই প্রক্রিয়ার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে, কোম্পানিকে একটি বিশেষ কাঠামোগত ইউনিট তৈরি করতে হবে। এই বিভাগের কর্মচারীদের কাজ নথির প্রবাহ সংগঠিত করা।
সংজ্ঞা এবং উদ্দেশ্য
ডকুমেন্টেশন হল অফিসিয়াল কাগজপত্র চলাচলের প্রক্রিয়া A যেটি শুরু হয় যখন সেগুলি প্রাপ্ত হয় বা তৈরি হয় এবং শেষ হয় যখন সেগুলি পাঠানো বা কার্যকর করা হয়৷
নথিগুলি ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তগুলির সঠিকতা এবং বৈধতা নিশ্চিত করে। তারা কোম্পানির প্রতিটি কাজের সাথে থাকে।
কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়ার কার্যকারিতা নিশ্চিত করা এন্টারপ্রাইজের অন্যতম প্রধান কাজ। সংগঠনের অভাব, সঠিক স্টোরেজ এবং কাগজপত্র পরিচালনার অভাব কোম্পানির কাজের ব্যাপক ক্ষতি করতে পারে। নথিগুলির জন্য দীর্ঘ অনুসন্ধান, ক্ষতি, প্রেরণ এবং গ্রহণে বিলম্ব, নকলগুলি ব্যবসার স্বাভাবিক গতিকে ধীর করে দেয়। যদি কোম্পানির দূরবর্তী কাঠামোগত বিভাগ থাকে, তাহলে, যদি প্রয়োজন হয়, কিছু অপারেশনের বৈধতা প্রতিষ্ঠা করার জন্য, কোম্পানির কাজ সম্পূর্ণরূপে অচল হয়ে যেতে পারে।
সঠিকভাবে সংগঠিত নথি প্রবাহ কার্যকর ব্যবস্থাপনার একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। এই প্রক্রিয়ার স্বাভাবিক কার্যকারিতা ছাড়া, আর্থিক এবং ব্যবস্থাপনা অ্যাকাউন্টিং নিশ্চিত করা অসম্ভব।
নথির ধরন
তিন ধরনের কাগজপত্র এন্টারপ্রাইজের নথি প্রবাহে জড়িত:
- ইনবক্স. এগুলি হল তৃতীয় পক্ষের কাছ থেকে সংস্থার প্রাপ্ত চিঠি, অনুরোধ। তাদের রসিদ উপযুক্ত বহির্গামী বিজ্ঞপ্তি প্রস্তুতি entails. এই সিকিউরিটিজ সম্পাদনের মেয়াদ আইন দ্বারা বা চিঠির পাঠ্যের মধ্যে নির্দিষ্ট সময়ের দ্বারা নির্ধারিত হয়।
- বহির্গামী. তারা নিম্নলিখিত উদ্দেশ্যে সংকলিত হয়:
- পূর্বে প্রাপ্ত একটি আগত চিঠির প্রতিক্রিয়া হিসাবে;
- একটি পরবর্তী প্রতিক্রিয়া জন্য একটি অনুরোধ আকারে.
তারা অভ্যন্তরীণ নথির ভিত্তিতে প্রস্তুত করা হয়।
- অভ্যন্তরীণ. এগুলি এন্টারপ্রাইজের স্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপ নিশ্চিত করতে ব্যবহৃত হয়। এই ধরনের সমস্ত কাগজপত্র অফিসের মধ্য দিয়ে যায় না, তবে শুধুমাত্র প্রধানের আদেশ, কাঠামোগত বিভাগের মধ্যে চিঠিপত্র এবং ডকুমেন্টেশন যা বহির্গামী সংকলনের ভিত্তি হিসাবে কাজ করে।
তাদের প্রত্যেকের অবশ্যই নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য থাকতে হবে। সাধারণ এবং বিশেষ উভয় বিবরণ আছে। এটি তাদের উপস্থিতি যা খসড়া কাগজটিকে অফিসিয়াল করে তোলে।
সাধারণ গুণাবলী অন্তর্ভুক্ত:
- নিবন্ধন নম্বর. অফিসের মধ্য দিয়ে যাওয়া প্রতিটি নথি একটি অনন্য নম্বর পায়। বহির্গামী এবং আগত কাগজপত্রের জন্য এর গঠন ভিন্ন হতে পারে। সংস্থাগুলি নিজেরাই এটি স্থাপন করে।
- মামলার নামকরণ কোড. এই প্রয়োজনীয় কাগজটি একটি নির্দিষ্ট ধরণের সমস্যাকে বোঝায় যা কোম্পানি তার কাজের সময় সমাধান করে।
- উৎস. এই বৈশিষ্ট্যটি নির্দেশ করে যে অফিসিয়াল নথিটি কোথা থেকে প্রাপ্ত হয়েছিল। বহির্গামী বার্তাগুলিতে স্ট্রাকচারাল ইউনিটের নাম থাকে। ইনবাউন্ডের জন্য, অনুরোধ পাঠানো তৃতীয় পক্ষের নাম।
- নির্বাহক. এই বৈশিষ্ট্যটি সেই কর্মচারীর অবস্থান এবং উপাধি নির্দেশ করে যাকে নথিটি কার্যকর করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে। বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ, এটি প্রবর্তক।
নথিগুলি কী ধরনের অন্তর্গত তার উপর নির্ভর করে কিছু বৈশিষ্ট্য নিচে রাখা হয়। 
আগত কাগজপত্র, সাধারণ বিবরণ ছাড়াও, বিশেষগুলিও রয়েছে:
- সময়সীমা - এটি পাঠ্যের ভিত্তিতে বা আইনী নিয়ম অনুসারে নির্ধারিত হয়।
- নিয়ন্ত্রক ব্যক্তি - তিনি প্রধান বা ডেপুটি দ্বারা নিযুক্ত হন, নথির প্রক্রিয়াকরণ সম্পন্ন হওয়ার পরে, এই সত্যটি নির্দিষ্ট কর্মচারীর নজরে আনা হয়।
অভ্যন্তরীণ নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য থাকতে পারে:
- পারফর্মারদের তালিকা, অর্থাৎ কম্পাইলার;
- মৃত্যুদন্ডের সময়কাল;
- কাগজের সাথে নিজেদের পরিচিত হওয়া উচিত এমন বিভাগের একটি তালিকা।
বহির্গামী এছাড়াও কিছু অতিরিক্ত বিবরণ আছে:
- মেইলিং লিস্ট, অর্থাৎ, সেই ব্যক্তিদের তালিকা যাদের কাছে একটি অনুরোধ বা বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে হবে;
- প্রতিক্রিয়া সময়, প্রায়শই এই বৈশিষ্ট্যটি নির্দিষ্ট করা হয় না;
- কারণ, এই প্রয়োজনীয়তা বাধ্যতামূলক, এর রেজিস্ট্রেশন নম্বর নথিতে নির্দেশিত।
এন্টারপ্রাইজগুলি নথিতে অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য যুক্ত করতে পারে যদি তারা ম্যানেজমেন্ট অ্যাকাউন্টিং সমর্থন করার জন্য প্রয়োজনীয় মনে করে।
নথি প্রক্রিয়াকরণের নিয়ম এবং ধাপ
সমস্ত নথি সংস্থার প্রধান দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। তিনি তাদের নিরাপত্তার জন্য ব্যক্তিগত দায়িত্ব বহন করেন।
সমস্ত ধরণের অফিসিয়াল কাগজপত্র গ্রহণ এবং প্রক্রিয়াকরণ একটি বিশেষভাবে নিযুক্ত কর্মচারী বা সহকারী সচিব দ্বারা বাহিত হয়। ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনার বিভিন্ন পর্যায়ে যায়:
- প্রাথমিক প্রক্রিয়াকরণ. এই পর্যায়ে, চিঠির বিতরণের সঠিকতা পরীক্ষা করা হয়। ব্যক্তিগত চিঠিপত্র ছাড়া সমস্ত খাম খোলা হয়। এর পরে, সংযুক্তিগুলির অখণ্ডতা পরীক্ষা করা হয়। এটি করার জন্য, ইনভেন্টরির সাথে নথির প্রকৃত প্রাপ্যতার চিঠিপত্র প্রতিষ্ঠিত হয়। এক বা একাধিক কাগজপত্রের অনুপস্থিতিতে, প্রেরককে জানানো হয়, এবং নথিতে এবং ভিতরে একটি চিহ্ন তৈরি করা হয়। নিম্নলিখিত ক্ষেত্রেগুলি বাদ দিয়ে খামগুলি প্রায়শই ধ্বংস করা হয়:
- রিটার্ন ঠিকানা শুধুমাত্র এটি;
- খাম চিঠিপত্রের জন্য অর্থ প্রদানের নিশ্চিতকরণ একটি নথি;
- লেখার তারিখ এবং কাগজপত্র পাঠানোর সময় ভিন্ন;
- খামের উপর প্রেরকের চিহ্ন রয়েছে।
প্রাপ্তির উপর ডকুমেন্টেশন বিষয়ের মধ্যে বাছাই করা হয় এবং নিবন্ধনের প্রয়োজন হয় না। প্রথম ধরণের কাগজপত্রে, রসিদে একটি নোট তৈরি করা হয়, যাতে প্রাপক, তারিখ, আগত নম্বর সম্পর্কে তথ্য থাকে। অ্যাপ্লিকেশন নিবন্ধিত হয় না, সেইসাথে ম্যাগাজিন, ক্যাটালগ, বিজ্ঞাপন ব্রোশিওর এবং মেইলিং তালিকা। ই-মেইল বা ফ্যাক্সের মাধ্যমে প্রাপ্ত নথিগুলিকে অবশ্যই বাছাই এবং প্রক্রিয়াকরণ করতে হবে।
- প্রাথমিক পর্যালোচনা. এই পর্যায়ে, দায়ী ব্যক্তি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি নির্ধারণ করে যা ম্যানেজারের কাছে স্থানান্তর করা উচিত। একটি নিয়ম হিসাবে, তাদের মোট আয়তন মাত্র 20%। বাকি কাগজপত্র ডেপুটি, কাঠামোগত বিভাগের প্রধান বা সরাসরি নির্বাহকদের কাছে পাঠানো হয়। প্রাপ্তির দিনেই পাঠানো হয়। প্রথমত, টেলিগ্রাম, জরুরী চিঠি বিবেচনা করা হয়।
- নিবন্ধন. এই পর্যায়ে, নথিগুলিকে একটি অনন্য নম্বর বরাদ্দ করা হয়। এটি সরকারী কাগজের পাশাপাশি একটি বিশেষ জার্নালে নির্দেশিত হয়। নিরাপত্তা, অনুসন্ধানের সহজতা এবং মৃত্যুদন্ডের উপর নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করার জন্য এই পদ্ধতিটি প্রয়োজনীয়। যেকোন দলিল একবারই নিবন্ধন করা যায়। প্রক্রিয়ার সমস্ত ডকুমেন্টেশন বিভিন্ন গ্রুপে বিভক্ত, যার প্রতিটি আলাদাভাবে বিবেচনা করা হয়:
- অভ্যন্তরীণ;
- ইনকামিং
- বহির্গামী
- গোপনীয়;
- বিজ্ঞাপন.
সিকিউরিটির জন্য নির্ধারিত কোডগুলির একটি বিশেষ কাঠামো রয়েছে:
- অভ্যন্তরীণ এবং বাণিজ্যিক জন্য - ম্যাগাজিন অনুযায়ী সিরিয়াল নম্বর, উদাহরণস্বরূপ, 01 বা 46;
- ইনকামিং এবং আউটগোয়িং কোডে ইউনিটের উপাধি, কেস, জার্নাল অনুসারে সিরিয়াল নম্বর থাকে, উদাহরণস্বরূপ, 05-11/86।
- সুপারভাইজার পর্যালোচনা. পরবর্তী পর্যায়ে, নথিগুলি সংস্থার ব্যবস্থাপনা দ্বারা বিশ্লেষণ করা হয়, তাদের বাস্তবায়নের বিষয়ে একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। ফলাফল একটি রেজোলিউশন আকারে প্রতিফলিত হয়. এই প্রপটিতে নিম্নলিখিত তথ্য রয়েছে:
- উপাধি এবং অভিনয়কারীর অবস্থান;
- সময়সীমা
এই তথ্য নিবন্ধন লগ প্রবেশ করা হয়.
- মৃত্যুদন্ড কার্যকর করার নির্দেশনা. এই পর্যায়ে, দায়িত্বশীল ব্যক্তি নথিটি সম্পাদন করে। প্রয়োজনে, কাজের অগ্রগতি লগে প্রদর্শিত হয়। যার ভিত্তিতে নথিটি প্রস্তুত করা হয়েছিল তার সমস্ত কাগজপত্র সহ যাচাইয়ের জন্য ফলাফল সহকারী সচিবের কাছে স্থানান্তর করা হয়। এই প্রকল্পটি স্বাক্ষরিত, নিবন্ধিত এবং তারপর প্রেরণের জন্য জমা দেওয়া হয়।
- মৃত্যুদন্ড নিয়ন্ত্রণ. এই পর্যায়ে, সময়সীমার সাথে সম্মতি পরীক্ষা করা হয় এবং বাস্তবায়নের ফলাফলগুলি বিশ্লেষণ করা হয়। তিন ধরনের নিয়ন্ত্রণ আছে:
- বর্তমান, যখন সচিব প্রতিদিন সেই দিনে মেয়াদ শেষ হওয়া নথিগুলির কাজের পর্যায় পরীক্ষা করেন;
- সতর্কতামূলক, এটি প্রকল্পের প্রস্তুতির সময়কালের আসন্ন সমাপ্তির 2-3 দিন আগে ঠিকাদারকে অবহিত করা;
- চূড়ান্ত, একই সময়ে, অসামান্য সিকিউরিটিজের একটি বিশ্লেষণ করা হয়, বিলম্বের কারণগুলির ব্যাখ্যা।
মাসে একবার, একজন অফিস কর্মী সমস্ত অসামান্য প্রকল্পের একটি তালিকা তৈরি করে।
- বাইন্ডার. এই পর্যায় চূড়ান্ত এক. প্রতিক্রিয়া কাগজ এবং প্রকল্প আঁকার ভিত্তি হিসাবে পরিবেশন করা নথি মামলায় দায়ের করা হয়। এই পদ্ধতি সচিব-রেফারেন্ট দ্বারা বাহিত হয়. কেস শুধুমাত্র অফিস কর্মীদের দ্বারা গঠিত হয় না. স্ট্রাকচারাল ডিভিশনের কর্মচারীরাও এ ধরনের কার্যক্রম পরিচালনা করতে পারেন। নিবন্ধন এবং কার্য পরিচালনার সঠিকতা অফিসের প্রধান বা সচিব দ্বারা পরীক্ষা করা হয়।
একটি অনুরূপ সমস্যা তথ্য ধারণকারী নথি ফাইল ফাইল করা হয়. উদাহরণস্বরূপ, একটি সফ্টওয়্যার-উত্পন্ন নথি হল ডিজিটালভাবে প্রমাণীকৃত তথ্যের একটি সংগ্রহ।এটি নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে:
- সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে তৈরি, সংরক্ষণ এবং প্রেরণ করা;
- কাগজ আকারে জমা দেওয়া যেতে পারে;
- সমস্ত প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে;
- কাগজের নথির সাথে সম্পর্কিত একটি কাঠামো রয়েছে।
ইলেকট্রনিক আকারে অফিসের কাজ পরিচালনা করার সম্ভাবনা অফিস কর্মীদের কাজকে ব্যাপকভাবে সরল করে। যাইহোক, কাগজের নথিগুলিকে সম্পূর্ণরূপে বাদ দেওয়া অসম্ভব, যেহেতু আইনটির জন্য এই ফর্মটিতে আসলগুলির প্রাপ্যতা প্রয়োজন।
একটি এন্টারপ্রাইজে কর্মপ্রবাহের অটোমেশন কী দেয় সে সম্পর্কে তথ্যের জন্য, নিম্নলিখিত ভিডিওটি দেখুন:
কোর্সটি অধ্যয়ন করা শুরু করে, প্রথমত, আপনাকে প্রধান পেশাদার শর্তাবলী এবং সংজ্ঞাগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করা উচিত যা নথিগুলির সাথে কাজ করার সময় ক্রমাগত সম্মুখীন হয়।
অফিসের কাজ হল কার্যকলাপের একটি শাখা যা অফিসিয়াল নথির সাথে ডকুমেন্টেশন এবং কাজের সংগঠন প্রদান করে।
প্রাথমিকভাবে, শব্দটি মৌখিক বক্তৃতায় উপস্থিত হয়েছিল (সম্ভবত 17 শতকে) এবং একটি মামলার সমাধান (উৎপাদন) প্রক্রিয়াকে বোঝায়: "একটি মামলা তৈরি করা" - একটি সমস্যা সমাধান করা। সিদ্ধান্তের সময়, ফলাফলকে একীভূত করা প্রয়োজন, উদাহরণস্বরূপ, একটি চুক্তিতে পৌঁছেছে। এর জন্য, নথিগুলি প্রাচীনকাল থেকে তৈরি করা হয়েছিল, যেহেতু কথ্য শব্দটি স্বল্পস্থায়ী, ভুলে যেতে পারে, সংক্রমণের সময় বিকৃত হতে পারে বা এতটা বোঝা যায় না। ইতিমধ্যে XVI শতাব্দীতে। শব্দটি ব্যবহার করা হয় মামলাযেকোন মামলা, ইস্যু সম্পর্কিত নথির সংগ্রহ হিসাবে। এই ধারণায় প্রথমবারের মতো, 1584 সালে নথিতে "কেস" শব্দটি রেকর্ড করা হয়েছিল।
আধুনিক অফিসের কাজ অন্তর্ভুক্ত:
সময়মত এবং সঠিক নথি তৈরি নিশ্চিত করা (ডকুমেন্টেশন);
নথিগুলির সাথে কাজের সংস্থান (রসিদ, স্থানান্তর, প্রক্রিয়াকরণ, অ্যাকাউন্টিং, নিবন্ধন, নিয়ন্ত্রণ, সঞ্চয়, পদ্ধতিগতকরণ, সংরক্ষণাগারের জন্য নথির প্রস্তুতি, ধ্বংস)।
সাম্প্রতিক দশকে "অফিস ওয়ার্ক" শব্দটির সাথে সমান্তরালভাবে, শব্দটি ব্যবস্থাপনা ডকুমেন্টেশন(হরিণী). কম্পিউটার প্রোগ্রাম এবং সাহিত্যে ব্যবহৃত পরিভাষা আনুমানিক করার জন্য ব্যবস্থাপনায় কম্পিউটার সিস্টেমের প্রবর্তন এবং তাদের সাংগঠনিক, সফ্টওয়্যার এবং তথ্য সহায়তার সাথে এর উপস্থিতি জড়িত। বর্তমানে, "ক্লারিকাল ওয়ার্ক" এবং "ডকুমেন্টারি ম্যানেজমেন্ট" শব্দগুলি সমার্থক এবং একই কার্যকলাপকে বোঝাতে ব্যবহৃত হয়। উভয় পদ পাওয়া যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াগুলির সংগঠনকে নিয়ন্ত্রণকারী নথির শিরোনামে: " রাষ্ট্র ব্যবস্থাব্যবস্থাপনার ডকুমেন্টারি সমর্থন" এবং "রাশিয়ান ফেডারেশনের মন্ত্রণালয় এবং বিভাগগুলিতে অফিসের কাজের জন্য স্ট্যান্ডার্ড নির্দেশাবলী"।
ডকুমেন্টেশন একটি নথি তৈরি এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়া।রাষ্ট্রীয় মান ডকুমেন্টেশনকে "প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুসারে বিভিন্ন মিডিয়াতে তথ্য রেকর্ড করা" হিসাবে সংজ্ঞায়িত করে।
তথ্য রেকর্ড করার প্রয়োজনীয়তা প্রাচীনকালে মানুষের মধ্যে উপস্থিত হয়েছিল। মাটির ট্যাবলেট, বার্চের ছাল, পাথরের স্টিল ইত্যাদিতে তৈরি বিভিন্ন যুগের "নথিপত্র" আমাদের সময় পর্যন্ত টিকে আছে। তথ্য প্রয়োগের পদ্ধতিগুলিও ভিন্ন ছিল: অঙ্কন, গ্রাফিক্স, লেখা। বর্তমানে, পরিচালনার অনুশীলনে, তারা প্রধানত লেখার যে কোনও পদ্ধতি দ্বারা তৈরি নথিগুলি ব্যবহার করে - হাতে লেখা, টাইপ লেখা, টাইপোগ্রাফিক, কম্পিউটার, সেইসাথে গ্রাফিক্স, অঙ্কন, ফটোগ্রাফি, শব্দ এবং ভিডিও রেকর্ডিং এবং বিশেষ উপাদানগুলিতে (কাগজ, ফিল্ম এবং ফিল্ম, চৌম্বকীয় টেপ, ডিস্ক, ইত্যাদি)। বৈজ্ঞানিক অনুশাসন- ডকুমেন্টেশন ব্যবস্থাপনা।
নথি সহ কাজের সংগঠন - এটি নিয়ন্ত্রণ যন্ত্রে নথিগুলির চলাচলের বিধান, রেফারেন্সের উদ্দেশ্যে এবং স্টোরেজের জন্য তাদের ব্যবহার।শব্দটিকে রাষ্ট্রীয় মান দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে "প্রতিষ্ঠানের বর্তমান কার্যক্রমে নথির সঞ্চালন, সঞ্চয়স্থান এবং নথির ব্যবহারের সংগঠন"।
নথি ব্যবস্থাপনা স্ট্যান্ডার্ড কল একটি সংস্থায় নথিগুলির নড়াচড়ার মুহূর্ত থেকে সেগুলি তৈরি বা প্রাপ্তি সম্পূর্ণ হওয়া পর্যন্তমৃত্যুদন্ড বা প্রেরণ।নথিগুলির সাথে কাজ করার প্রযুক্তির মধ্যে রয়েছে:
অভ্যর্থনা এবং প্রাথমিক প্রক্রিয়াকরণনথিপত্র;
তাদের প্রাথমিক বিবেচনা এবং বিতরণ;
নথি নিবন্ধন;
নথি সম্পাদন নিয়ন্ত্রণ;
তথ্য এবং রেফারেন্স কাজ;
নথি সম্পাদন;
তাদের প্রেরণ;
পদ্ধতিগতকরণ (কেস গঠন) এবং নথির বর্তমান স্টোরেজ।
আসুন এই ধারণাগুলির কিছু অন্বেষণ করা যাক। তাই, নিবন্ধনমানে নির্ধারিত ফর্মে একটি নথি সম্পর্কে শংসাপত্র রেকর্ড করা, এটির তৈরির সত্যতা নির্ধারণ, প্রেরণ বা গ্রহণ, নথির সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ - একটি ক্রিয়াকলাপের সেট যা তাদের সময়মত সম্পাদন নিশ্চিত করে, একটি মামলা গঠন - একটি মামলায় মৃত্যুদন্ডপ্রাপ্ত নথিগুলিকে দলবদ্ধ করে মামলার নামকরণ (সংস্থায় শুরু করা মামলার নামের একটি পদ্ধতিগত তালিকা, তাদের স্টোরেজের শর্তাবলী নির্দেশ করে, নির্ধারিত পদ্ধতিতে আঁকা) এবং মামলার মধ্যে নথিগুলির পদ্ধতিগতকরণের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ।
যেকোনো ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্ত সর্বদা বিবেচনাধীন বিষয় বা পরিচালিত বস্তুর তথ্যের উপর ভিত্তি করে হয়। তথ্য ধারণার সাথে অভিন্ন: "ডেটা", "তথ্য", "সূচক"। নিম্নলিখিত শব্দটি আইনত স্থির:
"তথ্য - ব্যক্তি, বস্তু, ঘটনা, ঘটনা, ঘটনা এবং প্রক্রিয়া সম্পর্কে তথ্য, তাদের উপস্থাপনার ফর্ম নির্বিশেষে।"
মানব ক্রিয়াকলাপের প্রতিটি ক্ষেত্রে, তথ্যের নিজস্ব সুনির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য রয়েছে এবং তাই এটিকে চিকিৎসা, বৈজ্ঞানিক, প্রযুক্তিগত, প্রযুক্তিগত, ইত্যাদি ব্যবস্থাপনা তথ্যে উপবিভক্ত করা হয় যা কোনও বস্তু বা কাঠামো পরিচালনার উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়। ব্যবস্থাপনার তথ্যের উপর বেশ কিছু প্রয়োজনীয়তা আরোপ করা হয়েছে: সম্পূর্ণতা, দক্ষতা, নির্ভরযোগ্যতা, নির্ভুলতা, লক্ষ্য নির্ধারণ, মানুষের উপলব্ধির জন্য অ্যাক্সেসযোগ্যতা।
নথিগুলি কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্র, জ্ঞানের শাখা, জীবনের ক্ষেত্রগুলিতে ব্যবহৃত হয় এবং অনেক বৈজ্ঞানিক শাখার অধ্যয়নের বস্তু। অতএব, "নথিপত্র" ধারণার বিষয়বস্তু অস্পষ্ট এবং শিল্পের উপর নির্ভর করে এবং কোন উদ্দেশ্যে এটি ব্যবহার করা হয়। সুতরাং, আইনজীবীদের জন্য, একটি নথি প্রাথমিকভাবে কিছু প্রমাণ করার বা সাক্ষ্য দেওয়ার একটি উপায়, একজন ঐতিহাসিকের জন্য এটি একটি ঐতিহাসিক উত্স, একটি সাইবারনেটিক্স-ডকুমেন্টারি তথ্যের বাহক এবং ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞরা এটিকে ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তগুলি নির্ধারণ এবং প্রেরণের একটি উপায় বলে মনে করেন। .
ফেডারেল আইন "অন ইনফরমেশন, ইনফরম্যাটাইজেশন এবং ইনফরমেশন প্রোটেকশন" "ডকুমেন্ট" এর ধারণার নিম্নলিখিত সংজ্ঞা প্রদান করে:
দলিল - এই বিশদ বিবরণ সহ একটি উপাদান ক্যারিয়ারে রেকর্ড করা তথ্য যা এর সনাক্তকরণের অনুমতি দেয়।একই সংজ্ঞা "অফিস ওয়ার্ক এবং আর্কাইভিং" এর শর্তাবলী এবং সংজ্ঞাগুলির জন্য রাষ্ট্রীয় স্ট্যান্ডার্ডে দেওয়া হয়েছে। আরো বেশী সম্পূর্ণ বৈশিষ্ট্য"ডকুমেন্ট" এর ধারণাটি প্রকাশ করা উচিত এবং "প্রপস" এর ধারণা।
প্রতিটি নথিতে তার কয়েকটি উপাদান উপাদান থাকে, যাকে বলা হয় বিশদ বিবরণ (নাম, লেখক, ঠিকানা, পাঠ্য, তারিখ, স্বাক্ষর ইত্যাদি)। GOST নিম্নলিখিত সংজ্ঞা ঠিক করে:
নথি প্রপস - বাধ্যতামূলক নকশা উপাদানঅফিসের নথিপত্র?
বিভিন্ন নথিতে বিশদ বিবরণের একটি ভিন্ন সেট থাকে। বিবরণের সংখ্যা নথি তৈরির উদ্দেশ্য, এর উদ্দেশ্য, এই নথির বিষয়বস্তু এবং ফর্মের প্রয়োজনীয়তা দ্বারা নির্ধারিত হয়। অনেক নথির জন্য, বিবরণের সংখ্যা কঠোরভাবে সীমিত। বেশ কয়েকটি নথির জন্য, বিবরণের সংখ্যা এবং রচনা আইনী এবং নিয়ন্ত্রক আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। কিন্তু যে কোনো ক্ষেত্রে, সংজ্ঞা থেকে নিম্নরূপ, একটি উপাদান ক্যারিয়ারে নথিভুক্ত তথ্য প্রয়োজনীয় বিবরণ নিচে রেখে আনুষ্ঠানিক করা আবশ্যক। তবেই তা দলিল হয়ে যায়।
নথি ব্যবস্থাপনায়, একটি নথিকে বিশেষ উপাদানের উপর যে কোনো সুবিধাজনক উপায়ে তথ্য, ঘটনা, বস্তুনিষ্ঠ বাস্তবতার ঘটনা এবং মানুষের মানসিক কার্যকলাপ ঠিক করার (প্রদর্শন) ফলাফল হিসাবে বিবেচনা করা হয়।
দস্তাবেজ, স্থির (প্রদর্শিত) তথ্য থাকা, এর ফলে এটির সংরক্ষণ এবং সঞ্চয়, অন্য ব্যক্তির কাছে এটি স্থানান্তর করার সম্ভাবনা, একাধিক ব্যবহার, সময়মতো এটিতে বারবার এবং বারবার ফিরে আসার সম্ভাবনা। এগুলি মানুষের কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্রকে প্রভাবিত করে এবং পাঠ্য এবং গ্রাফিক, ঐতিহ্যগত (হস্তলিখিত, টাইপ লেখা) এবং মেশিন-ভিত্তিক, বৈজ্ঞানিক, প্রযুক্তিগত, ব্যক্তিগত এবং অফিসিয়াল ইত্যাদিতে বিভক্ত।
সরকারী নথি - এই আইনী সত্ত্বা বা ব্যক্তিদের দ্বারা তৈরি নথি, নির্ধারিত পদ্ধতিতে সম্পাদিত এবং প্রত্যয়িত।তাদের মধ্যে একটি বিশেষ শ্রেণী রয়েছে সেবা ব্যবস্থাপনা)রাষ্ট্রীয় মান দ্বারা সংজ্ঞায়িত নথিগুলি সংস্থার বর্তমান কার্যক্রমে ব্যবহৃত অফিসিয়াল নথি হিসাবে।
তথ্য বাহক হিসাবে, নথিগুলি যে কোনও প্রতিষ্ঠান, এন্টারপ্রাইজ, যে কোনও সংস্থার অভ্যন্তরীণ সংস্থার একটি অপরিহার্য উপাদান হিসাবে কাজ করে, তাদের কাঠামোগত অংশ এবং পৃথক কর্মচারীদের মিথস্ক্রিয়া নিশ্চিত করে। তারা পরিচালনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ভিত্তি, তাদের বাস্তবায়নের প্রমাণ এবং সাধারণীকরণ এবং বিশ্লেষণের জন্য একটি উত্স হিসাবে কাজ করে, সেইসাথে রেফারেন্স এবং অনুসন্ধান কাজের জন্য উপাদান। ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমে, নথিটি শ্রমের বস্তু এবং শ্রমের ফলস্বরূপ উভয়ই কাজ করে।
অফিসের কাজের পরিভাষার একটি প্রধান উৎস হল GOST R 7.0.8-2013 "তথ্য, গ্রন্থাগারিকতা এবং প্রকাশনার জন্য মানগুলির সিস্টেম। অফিসের কাজ এবং সংরক্ষণাগার। শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা"।
GOST R 7.0.8-2013 অনুযায়ী ডকুমেন্টেশন ম্যানেজমেন্ট সাপোর্ট (DOE)একটি কার্যকলাপ যা উদ্দেশ্যমূলকভাবে নথি ব্যবস্থাপনা ফাংশন প্রদান করে।
একটি প্রক্রিয়া হিসাবে DOE বোঝার জন্য, আরও আগে প্রদর্শিত অন্য ধারণার দিকে ফিরে যাওয়া ভাল:
অফিসের কাজ- এটি এমন একটি কার্যকলাপ যা ডকুমেন্টেশন, ওয়ার্কফ্লো, অপারেশনাল স্টোরেজ এবং নথির ব্যবহার প্রদান করে।
সংজ্ঞা থেকে দেখা যায়, নথি ব্যবস্থাপনার কার্যাবলী নিশ্চিত করার জন্য, প্রধান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সংগঠিত করা প্রয়োজন:
1) ডকুমেন্টেশন- প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুযায়ী মিডিয়াতে তথ্য রেকর্ড করা।
2) নথি প্রবাহ- সংগঠনে নথির নড়াচড়ার মুহূর্ত থেকে তারা তৈরি বা প্রাপ্তির সময় থেকে মৃত্যুদন্ড বা প্রেরণের সমাপ্তি পর্যন্ত।
3) নথির অপারেশনাল স্টোরেজ- সংস্থার সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত না হওয়া বা ধ্বংস না হওয়া পর্যন্ত একটি কাঠামোগত ইউনিটে নথি সংরক্ষণ করা।
4) নথির ব্যবহার- সাংস্কৃতিক, বৈজ্ঞানিক, রাজনৈতিক, অর্থনৈতিক উদ্দেশ্যে এবং নাগরিকদের বৈধ অধিকার এবং স্বার্থ নিশ্চিত করার জন্য তথ্য নথির ব্যবহার।
এন্টারপ্রাইজের উচিত নথি সংকলন এবং তাদের সাথে কাজ করার জন্য একটি একীভূত পদ্ধতি স্থাপন করা।
একটি নির্দিষ্ট সংস্থায় নথিগুলির সাথে কাজ করার নিয়মগুলি পরিচালনার জন্য ডকুমেন্টারি সমর্থনের একটি সিস্টেম গঠন করে।
DOW সিস্টেমআন্তঃসম্পর্কিত উপাদানগুলির একটি সেট যা অফিসের কাজের প্রক্রিয়া নিশ্চিত করে।
DOW সিস্টেমের উপাদান:
নিয়ন্ত্রক (আদর্শ) পরিবেশ যা কাজের নীতি এবং একটি নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজের নথি প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতি স্থাপন করে;
একটি নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজের কর্মীরা (কাঠামোগত বিভাগ এবং অফিস পরিচালনার কার্য সম্পাদনকারী কর্মকর্তারা);
লজিস্টিকস (হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার);
বহিরাগত ব্যবহারকারীরা - রাষ্ট্রীয় সংস্থা, স্থানীয় সরকার বা আইনি সত্ত্বা বা ব্যক্তিরা প্রয়োজনীয় তথ্য প্রাপ্ত এবং ব্যবহার করার জন্য আইনত নথি অ্যাক্সেস করছে।
এন্টারপ্রাইজের প্রধানরা ব্যক্তিগতভাবে এন্টারপ্রাইজের ডকুমেন্টারি ফান্ডের জন্য দায়ী এবং অফিসের কাজ এবং সংরক্ষণাগারের ক্ষেত্রে রাশিয়ান ফেডারেশনের আইনের মূল বিষয়গুলির সাথে পরিচিত হতে হবে।
প্রতিটি সংস্থার কাঠামোতে, একটি রেকর্ড রাখার পরিষেবা তৈরি করা হয় বা একজন কর্মকর্তা নিয়োগ করা হয় যাকে সাধারণ অফিসের কাজ পরিচালনার দায়িত্ব দেওয়া হয়, সেইসাথে অন্যান্য কাঠামোগত বিভাগে অফিসের কাজ রক্ষণাবেক্ষণের জন্য দায়ী ব্যক্তিদের।
ব্যবস্থাপনার ডকুমেন্টেশন সমর্থনের জন্য আইনি এবং নিয়ন্ত্রক কাঠামো
একটি প্রি-স্কুল শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের আদর্শিক এবং পদ্ধতিগত কাঠামো হল আইনের একটি সেট, নিয়ন্ত্রক আইনি আইন যা একটি প্রতিষ্ঠানের কার্যকলাপে নথি তৈরি, প্রক্রিয়াকরণ, সংরক্ষণ এবং ব্যবহারের জন্য প্রযুক্তি নিয়ন্ত্রণ করে।
সমস্ত সংস্থাকে তাদের নিয়ন্ত্রক পরিবেশ এবং তাদের ক্রিয়াকলাপ নথিভুক্ত করার জন্য প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করতে হবে। সাংগঠনিক নীতি এবং পদ্ধতিগুলি নিয়ন্ত্রক পরিবেশকে বিবেচনায় নেওয়া উচিত। সংস্থার ক্রিয়াকলাপগুলিকে প্রতিফলিত করে নিয়ন্ত্রক নথিগুলিতে অবশ্যই নিয়ন্ত্রক পরিবেশের সাথে সম্মতির উপযুক্ত প্রমাণ থাকতে হবে।
নিয়ন্ত্রক পরিবেশের মধ্যে রয়েছে:
ক) আইন এবং আইননথি, সংরক্ষণাগার, অ্যাক্সেস, গোপনীয়তা, প্রমাণ, ই-কমার্স, ডেটা সুরক্ষা, তথ্যের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত আইন ও প্রবিধান সহ সাধারণভাবে এবং নির্দিষ্ট শিল্পগুলিতে ব্যবসায়িক কার্যকলাপের সুযোগ নিয়ন্ত্রণ করা;
খ) অনুশীলন সম্পর্কিত মান; গ) একটি সুপারিশমূলক প্রকৃতির নিয়ম, সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি প্রতিফলিত করে;
ঘ) স্বেচ্ছাসেবী আচরণবিধি এবং নৈতিকতা;
e) একটি নির্দিষ্ট শিল্প বা সংস্থায় গ্রহণযোগ্য আচরণ সম্পর্কিত শনাক্তযোগ্য সামাজিক প্রত্যাশা।
প্রি-স্কুল শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের সমস্যাগুলি নিয়ন্ত্রক আইনি আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়:
1) সংবিধান রাশিয়ান ফেডারেশন.
রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোড (অংশ 1, 2, 3, 4)
রাশিয়ান ফেডারেশনের শ্রম কোড
রাশিয়ান ফেডারেশনের ট্যাক্স কোড (অংশ 1, 2)
প্রশাসনিক অপরাধ সংক্রান্ত রাশিয়ান ফেডারেশনের কোড
রাশিয়ান ফেডারেশনের ফৌজদারি কোড
3) আইন:
25 ডিসেম্বর, 2000 এর ফেডারেল সাংবিধানিক আইন নং 2-এফকেজেড "রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় প্রতীকে"
ফেডারেল আইন 1 জুন, 2005 নং 53-এফজেড "রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় ভাষায়"
27 জুলাই, 2006 এর ফেডারেল আইন নং 149-FZ "তথ্য, তথ্য প্রযুক্তি এবং তথ্য সুরক্ষা"
22 অক্টোবর, 2004 এর ফেডারেল আইন নং 125-এফজেড "রাশিয়ান ফেডারেশনে আর্কাইভ করার বিষয়ে"
02.05.2006 এর ফেডারেল আইন নং 59-এফজেড "রাশিয়ান ফেডারেশনের নাগরিকদের কাছ থেকে আপিল বিবেচনা করার পদ্ধতিতে"
21 জুলাই, 1993 এর রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন নং 5485-1 "রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তায়"
রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন 25 অক্টোবর, 1991 N 1807-1 "রাশিয়ান ফেডারেশনের জনগণের ভাষার উপর"
23 সেপ্টেম্বর, 1992 এর রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন নং 3520-1 "ট্রেডমার্ক, পরিষেবা চিহ্ন এবং মূলের আবেদনের উপর"
4) প্রবিধান:
27 ডিসেম্বর, 1995 নং 1268 তারিখের রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের ডিক্রি "রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় প্রতীকের পুনরুত্পাদন সহ সিল এবং ফর্মগুলির উত্পাদন, ব্যবহার, সঞ্চয়স্থান এবং ধ্বংসকে স্ট্রিমলাইন করার বিষয়ে"
15 এপ্রিল, 2005 এর রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের ডিক্রি নং 221 "ডাক পরিষেবার বিধানের জন্য বিধিগুলির অনুমোদনের উপর"
16 এপ্রিল, 2003 তারিখের "কাজের বইগুলিতে" রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের ডিক্রি নং 225
10 অক্টোবর, 2003 এর রাশিয়ান ফেডারেশনের শ্রম মন্ত্রকের ডিক্রি নং 69 "কাজের বইগুলি পূরণ করার নির্দেশাবলীর অনুমোদনের ভিত্তিতে"
5 জানুয়ারী, 2004 তারিখের পরিসংখ্যান সম্পর্কিত রাশিয়ান ফেডারেশনের স্টেট কমিটির ডিক্রি নং 1 "শ্রমের অ্যাকাউন্টিং এবং এর অর্থ প্রদানের জন্য প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের একীভূত ফর্মের অনুমোদনের বিষয়ে"
5) মানদণ্ড:
GOST R ISO 15489-1-2007 তথ্য, লাইব্রেরিয়ানশিপ এবং প্রকাশনার মানদণ্ডের সিস্টেম। নথি ব্যবস্থাপনা. সাধারণ আবশ্যকতা.
GOST R 7.0.8-2013 রাশিয়ান ফেডারেশনের জাতীয় মান। তথ্য, গ্রন্থাগারিকতা এবং প্রকাশনার মানদণ্ডের সিস্টেম। অফিস কাজ এবং সংরক্ষণাগার. শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা.
GOST R 6.30-2003। ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা
6) অল-রাশিয়ান ক্লাসিফায়ার:
ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশনের অল-রাশিয়ান ক্লাসিফায়ার (OKUD)। ঠিক আছে 011-93
এন্টারপ্রাইজ এবং সংস্থার অল-রাশিয়ান ক্লাসিফায়ার (ওকেপিও)
7) অফিসের কাজের জন্য নিয়ম, নির্দেশাবলী:
ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন রাষ্ট্র ব্যবস্থা. মৌলিক বিধান। নথি এবং ডকুমেন্টেশন সমর্থন পরিষেবাগুলির জন্য সাধারণ প্রয়োজনীয়তা।
08.25.2010 N 558 তারিখের রাশিয়ান ফেডারেশনের সংস্কৃতি মন্ত্রকের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত রাষ্ট্রীয় সংস্থা, স্থানীয় সরকার এবং সংস্থাগুলির ক্রিয়াকলাপের সময় উত্পন্ন স্ট্যান্ডার্ড ম্যানেজারিয়াল আর্কাইভাল নথিগুলির তালিকা, স্টোরেজের সময়কাল নির্দেশ করে।
সংস্থাগুলির সংরক্ষণাগারগুলির কাজের জন্য মৌলিক নিয়ম (ফেব্রুয়ারি 6, 2002-এর ফেডারেল আর্কাইভের কলেজিয়ামের সিদ্ধান্ত দ্বারা অনুমোদিত)
ফেডারেল কার্যনির্বাহী সংস্থাগুলিতে কাগজপত্রের নিয়ম (15 জুন, 2009 N 477 এর রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত)
অ্যাকাউন্টিং-এ নথি এবং কর্মপ্রবাহের প্রবিধান (ইউএসএসআর অর্থ মন্ত্রণালয় 29 জুলাই, 1983 N 105-এ অনুমোদিত)
সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা. GOST R 6.30-2003 বাস্তবায়নের জন্য নির্দেশিকা (Rosarkhiv দ্বারা অনুমোদিত)
8) উদ্যোগের স্থানীয় নিয়ন্ত্রক এবং পদ্ধতিগত নথি:
চার্টার, প্রবিধান (সংস্থা, কাঠামোগত বিভাগ, কলেজিয়েট সংস্থা), কর্মচারীদের কাজের বিবরণ;
একটি নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজের অফিস কাজের জন্য মান, প্রবিধান, নির্দেশাবলী;
রিপোর্ট কার্ড, অ্যালবাম, এন্টারপ্রাইজের নথির ফর্ম;
এন্টারপ্রাইজের আদেশ এবং অন্যান্য স্থানীয় প্রবিধান।
