Los funcionarios pueden tener sus propios formularios - formulario oficial. Se crean formularios de una unidad estructural o funcionario si el jefe de esta unidad tiene derecho a firmar documentos.
Las formas de cada tipo de documento se pueden producir basándose en la disposición de detalles tanto angular como longitudinal. En los casos en que los detalles se coloquen dentro del área asignada para la opción de esquina, es recomendable realizar formularios con los detalles ubicados en una esquina. Se deben utilizar los siguientes formatos de papel para los formularios:
A4 (210 x 297 mm): para pedidos, instrucciones, cartas oficiales y otros materiales de texto de más de 15 líneas de texto mecanografiado;
A5 (148 x 210 mm): para extractos de pedidos, cartas de presentación y otros documentos de hasta 15 líneas de texto mecanografiado, junto con una firma.
También es posible producir formularios en papel en los siguientes formatos:
A3 (297 x 420 mm): para procesar documentos que contienen tablas con una gran cantidad de columnas (formularios, horarios, gráficos, etc.),
A6 (105 x 148 mm): para el diseño de ciertos tipos de formularios oficiales, para el diseño de resoluciones, para tarjetas y postales.
El papel utilizado para la elaboración de los formularios deberá ser de color blanco, en casos excepcionales, de color claro en tonos crema o amarillo.
En los formularios de documentos, el margen izquierdo debe tener al menos 20 mm, el margen derecho debe tener al menos 10 mm, el margen superior debe tener al menos 20 mm y el margen inferior debe tener al menos 20 mm.
Los formularios de los documentos deben producirse principalmente mediante impresión. Para documentos con un período de almacenamiento temporal, se permite utilizar copias de formularios obtenidos mediante herramientas de impresión en línea (fotocopias), así como reproducir todos los detalles necesarios del formulario directamente al crear un tipo específico de documento en una computadora personal.
Para las cartas oficiales se utilizan formularios universitarios, elaborados únicamente mediante imprenta, por orden del departamento general, que tienen como requisito el escudo de la PSU y son formularios estrictamente informativos. Los formularios se emiten a las unidades estructurales del departamento general previa solicitud firmada por el vicerrector y el jefe de la unidad. Los formularios dañados se envían al departamento general para su informe. No se permite el uso de fotocopias de estos formularios al crear documentos. No se permite el uso de formularios de formato libre. Los departamentos universitarios realizan pedidos para la producción de formularios para una unidad estructural a través del departamento de logística de acuerdo con el departamento general de la universidad.
4. Registro de datos del documento.
01. La imagen del emblema estatal de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de documentos de conformidad con el Reglamento sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia.
02. La imagen del escudo de armas de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de documentos de conformidad con los actos jurídicos de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia.
03. El emblema o marca registrada (marca de servicio) de la organización se coloca en el membrete de la organización de acuerdo con los estatutos (reglamentos de la organización). El emblema no se reproduce en el formulario si contiene emblema nacional Federación de Rusia o escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia.
04. El código de organización según el Clasificador de empresas y organizaciones de toda Rusia (OKPO) se encuentra en la parte superior del documento.
05. El código de formulario del documento según el Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD) también se encuentra en la parte superior del documento.
06. El nombre de la organización autora del documento debe corresponder al nombre consagrado en sus documentos constitutivos. También se coloca en la parte superior del documento. Sobre el nombre de la organización indicar el nombre abreviado y, en su defecto, el nombre completo de la organización matriz. Nombres de organizaciones de entidades constitutivas de la Federación de Rusia, donde como lenguas estatales Se utilizan tanto el ruso como el nacional, impresos en dos idiomas: ruso y nacional. El nombre abreviado de la organización se proporciona en los casos en que esté consagrado en los documentos constitutivos de la organización. El nombre abreviado (entre paréntesis) se coloca debajo del nombre completo. Nombre en idioma extranjero reproducido en los casos en que esté consagrado en el estatuto (reglamento de la organización). El nombre en idioma extranjero se coloca debajo del nombre en ruso. El nombre de la sucursal, oficina territorial, oficina de representación, unidad estructural de la organización se indica si esta estructura es la autora del documento, y se ubica debajo del nombre de la organización. El autor del documento podrá ser un funcionario representante de la organización.
07. La información de referencia sobre la organización incluye dirección postal, números de teléfono y otra información a discreción de la organización (números de fax, números de télex, cuentas bancarias, dirección de correo electrónico, etc.).
08. El nombre del tipo de documento elaborado o publicado por una organización está regulado por el estatuto (reglamento sobre organizaciones) y debe corresponder a los tipos de documentos previstos por el Sistema Unificado de Documentos Organizativos y Administrativos OKUD (clase 0200000) .
La carta no indica el nombre del tipo de documento.
09. La fecha de un documento es la fecha de su firma o aprobación, para el protocolo - la fecha de la reunión (toma de decisiones), para el acto - la fecha del evento. Si los autores del documento son varias organizaciones, la fecha del documento será la última fecha de firma.
La fecha del documento está escrita en números arábigos en la siguiente secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes están representados por dos pares de números arábigos separados por un punto; año: cuatro números arábigos. Por ejemplo: 06/01/2000. También es posible ingresar la fecha en una secuencia diferente: año, mes, día del mes. Por ejemplo: 2000.01.06.
Al preparar documentos regulatorios y financieros, se permite un método verbal-numérico para formatear las fechas (sin comillas). Por ejemplo: 1 de marzo de 2000
10. El número de registro de un documento consta de su número de serie, el cual puede complementarse a discreción de la organización con un índice de casos según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, albaceas, etc. El número de registro de un documento compilado conjuntamente por dos o más organizaciones consta de los números de registro asignados al documento de cada una de estas organizaciones. Estos números se colocan separados por una barra en el orden en que se indican los autores en el documento.
12. El lugar de compilación o publicación de un documento se indica si es difícil determinarlo utilizando los detalles "nombre de la organización" e "información de referencia sobre la organización". El lugar de compilación o publicación se indica teniendo en cuenta el departamento administrativo-territorial adoptado, e incluye únicamente abreviaturas generalmente aceptadas.
13. El sello que restringe el acceso al documento (secreto, confidencial, etc.) se coloca sin comillas en la primera hoja del documento. Puede complementarse con los datos previstos por la legislación sobre información clasificada como secreto de Estado e información confidencial.
14. El destinatario podrán ser organizaciones, sus divisiones estructurales, funcionarios o particulares. Al dirigir un documento a un funcionario o a un individuo las iniciales se indican antes del apellido, el nombre de la organización y su unidad estructural se indica en el caso nominativo. Por ejemplo:
En el caso dativo se indica el cargo de la persona a quien se dirige el documento. Por ejemplo:
Administración de la región de Novosibirsk
Control y gestión jurídica
Al especialista jefe
COMO. Sidorov
Si un documento se envía a varias organizaciones homogéneas o a varias divisiones estructurales de una organización, entonces se deben indicar de forma general.
Por ejemplo:
Administraciones de distritos y ciudades.
región de novosibirsk
Si es necesario, los datos del “destinatario” podrán incluir una dirección postal. Los elementos de la dirección se indican en la secuencia establecida por las Reglas Postales.
El documento no debe contener más de cuatro destinatarios. La palabra "Copia" no se indica antes del segundo, tercer o cuarto destinatario. Si hay más destinatarios, se crea una lista de distribución de documentos.
Si la carta está dirigida a una organización, indique su nombre y luego la dirección postal. Por ejemplo:
Redacción de la revista "Nuevo Mundo"
103806, GSP, Moscú, K-6
Calle Maly Putenkovsky, 1/2
Al dirigir un documento a una persona física, indique la dirección postal, luego el apellido y las iniciales del destinatario. Por ejemplo:
630102, Novosibirsk
calle. Mira, 11 años, apto. 12
UN. Gulyaev
15. Sello de aprobación del documento. El documento es aprobado por un funcionario (funcionarios) o un documento emitido especialmente. Cuando un documento es aprobado por un funcionario, el sello de aprobación del documento debe constar de la palabra APROBADO (sin comillas), el título del cargo de quien aprueba el documento, su firma, iniciales, apellido y fecha de aprobación. . Por ejemplo:
lo apruebo
Diputado Jefe Administrativo
Firma personal de A.A. ivanova
Cuando un documento es aprobado por varios funcionarios, sus firmas se colocan al mismo nivel.
Al aprobar un documento mediante resolución, decisión, orden, protocolo, el sello de aprobación consta de la palabra apruebo (sin comillas), el nombre del documento aprobatorio en el caso instrumental, su fecha y número. Por ejemplo:
lo apruebo
protocolo general
asambleas de accionistas
de fecha 15 de marzo de 2000 No. 12
lo apruebo
Orden del presidente
junta bancaria
de 30.09.2000 No. 82
El sello de aprobación del documento se encuentra en la esquina superior derecha del documento.
16. Resolución. La resolución proporciona instrucciones para la implementación de la decisión, resolución, etc., registradas en el documento. La resolución está redactada en un documento del funcionario correspondiente e incluye los nombres de los ejecutores, el contenido de la orden, el plazo de ejecución, la firma y la fecha. Por ejemplo:
AV. Zaitseva
PD Nikitin
Por favor prepara un proyecto
acuerdo General
con la empresa "HITEK"
Firma personal
Si en la resolución hay varios nombres, se indica el albacea responsable, y si no existen tales instrucciones, la persona nombrada primero en la resolución es el albacea. En los documentos que no requieran instrucciones adicionales para su ejecución, la resolución indica el albacea, la firma del autor de la resolución y la fecha.
17. Título del texto. En el título del texto se indica un resumen del contenido del documento. Debe ser lo más breve y conciso posible, transmitiendo con precisión el significado del texto. El título debe ser gramaticalmente coherente con el título del documento. Por ejemplo: orden (¿sobre qué?) “Sobre los resultados del trabajo del primer semestre de 2000”; Actas de (¿qué?) “Reuniones del Consejo Pedagógico”.
Está permitido no proporcionar título al texto en documentos A5.
18. Marca de control. El plazo para la ejecución de los documentos se indica en la resolución del administrador. Si no se especifica, el período del documento de control se determina en un mes o según lo especificado en el documento. Marcado con la letra “K” o el sello “Control”.
19. Texto. Los textos de los documentos se redactan en ruso cuando se envían: a) a los órganos del gobierno federal, órganos gubernamentales de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia; b) a empresas, organizaciones y sus asociaciones que no están bajo la jurisdicción de una determinada entidad constitutiva de la Federación de Rusia ni están ubicadas en el territorio de otras entidades constitutivas de la Federación de Rusia.
Los textos de los documentos se pueden presentar en forma de cuestionario, tabla, texto conectado o una combinación de estos. Al redactar un texto en forma de cuestionario, los nombres de las características del objeto caracterizado deben expresarse mediante un sustantivo en el caso nominativo o una frase con un verbo en segunda persona. plural tiempo presente o pasado (“have”, “posess”, “were”, “were”, etc.). Las características expresadas verbalmente deben ser consistentes con los nombres de las características.
Las columnas y filas de la tabla deben tener títulos expresados por un sustantivo en caso nominativo. Los subtítulos de columnas y filas deben ser coherentes con los títulos. Si una tabla se imprime en más de una página, las columnas de la tabla están numeradas y solo los números de estas columnas se imprimen en las páginas siguientes.
Un texto conectado suele constar de dos partes. En la primera parte se indican los motivos, fundamentos y objetivos de la elaboración del documento, en la segunda parte final se indican decisiones, conclusiones, solicitudes, propuestas, recomendaciones. El texto puede contener solo la parte final (por ejemplo, órdenes - parte administrativa sin declaración; cartas, declaraciones - solicitud sin explicación; certificados, memorandos - evaluación de los hechos, conclusiones).
En el texto de un documento elaborado sobre la base de documentos de Otras organizaciones o documentos publicados previamente, se indican sus detalles: nombre del documento, nombre de la organización - autor del documento, fecha del documento, su número de registro, título al texto.
Si el texto contiene varias decisiones, conclusiones, etc., entonces debe dividirse en secciones, subsecciones y párrafos, que están numerados con números arábigos.
En los documentos administrativos (órdenes, instrucciones, etc.) de las organizaciones que operan según los principios de unidad de mando, así como en los documentos dirigidos a la dirección de la organización, el texto se presenta en la primera persona del singular (“Yo ordeno”, “ Ofrezco”, “pido”). En los documentos administrativos de órganos colegiados, el texto se presenta en tercera persona del singular (“resuelve”, “decide”). En los documentos administrativos conjuntos, el texto se presenta en primera persona del plural (“ordenamos”, “decidimos”).
El texto del protocolo se presenta en tercera persona del plural (“escuchó”, “habló”, “decidió”).
En los documentos que establezcan los derechos y obligaciones de las organizaciones y sus divisiones estructurales (reglamentos, instrucciones), además de contener una descripción, valoración de hechos o conclusiones (actas, certificados), la forma de presentación del texto en tercera persona del singular o Se utiliza el plural (“el departamento realiza funciones”, “la asociación incluye”, “la comisión establecida”).
En las cartas se utilizan las siguientes formas de presentación: primera persona del plural (“envíe por favor”, “enviamos para su consideración”); en primera persona del singular (“por favor resalte”, “lo considero necesario”); de la tercera persona del singular (“el ministerio no se opone”, “VNIIDAD lo considera posible”).
20. Marcar la presencia de la solicitud. Si el documento tiene anexos nombrados en el texto, se realiza una nota sobre los mismos de la siguiente forma:
Aplicación: para 10l. en 3 ejemplares.
Si las solicitudes no aparecen nombradas en el texto, es necesario indicar sus nombres, el número de hojas y ejemplares de cada una. Por ejemplo:
Aplicaciones: 1. Mesa de personal de 4 hojas. en 3 ejemplares.
2. Estimación de coste por 3 litros. en 3 ejemplares.
En el adjunto al documento administrativo se deberá hacer una marca en la esquina superior derecha indicando el nombre del documento administrativo, su fecha y número. Por ejemplo:
Anexo 1
a la resolución
administración
del 10.01.99 №30
21. Firma. Este detalle incluye el cargo de la persona que firma el documento (completo si el documento no está redactado con membrete y abreviado para un documento redactado con membrete), firma personal y su transcripción. Por ejemplo:
22. El sello de aprobación consta de la palabra ACORDADO, el nombre del cargo de la persona con quien se aprueba el documento (incluido el nombre de la organización), firma personal, su transcripción y fecha. Por ejemplo:
ACORDADO
Jefe del departamento de
profesional inicial
educación
Ministerio de Educación
Firma E.Ya.Butko
23. La aprobación del documento se emite con visa, que incluye la firma del visor, transcripción de la firma (iniciales, apellido) y fecha. Si es necesario, indique el cargo del titular de la visa. Por ejemplo:
jefe del departamento legal
Firma V.A. Sidorov
Si hay un comentario sobre el documento, la visa se emite de la siguiente manera:
Se adjuntan comentarios
Firma A.S. Orlov
Las visas se colocan en la última página del documento administrativo original, en una copia del documento (carta) que se envía. Es posible emitir visas de documentos administrativos en una hoja separada.
24. Imprimir. Sobre los documentos que acrediten los derechos de los funcionarios, registrando el hecho del gasto. Dinero y bienes materiales, así como especialmente previstos por actos jurídicos, la firma del responsable debe estar certificada mediante un sello (timbre, redondo). La impresión del sello debe colocarse de tal manera que cubra parte del puesto de trabajo de la persona que firma el documento. Por ejemplo:
Jefe de Departamento Sello Firma G.V. Sidorov
25. Marca en la certificación de una copia del documento. Al certificar una copia de un documento, debajo del requisito de "firma", se coloca la inscripción de certificación "Verdadero", el nombre del cargo de la persona que certificó la copia, su firma personal, su transcripción y la fecha de certificación. Por ejemplo:
Firma del inspector del departamento de recursos humanos A.S. Smirnov
Al enviar copias de documentos a otras organizaciones o entregarlos, la firma de certificación se certifica mediante un sello.
26. El apellido del albacea (compilador) y su número de teléfono se encuentran en el anverso o, si no hay espacio, en el reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda. Por ejemplo:
Aksenov Yuri Mijáilovich
27. Nota sobre la ejecución del documento y envío al expediente.
deberá incluir los siguientes datos: a) breve información sobre la ejecución o, si existe el documento correspondiente, un enlace a su fecha y número; b) las palabras “Ponte a trabajar”; c) el número de expediente en el que se almacenará el documento.
Una nota sobre la ejecución del documento y su envío al expediente debe estar firmada y fechada por el ejecutor del documento o el jefe de la unidad estructural en la que se ejecutó el documento.
28. La marca de recepción del documento se encuentra en la parte inferior de la primera hoja del documento e incluye el nombre abreviado de la organización: el destinatario del documento, la fecha de recepción del documento y su índice.
29. Identificador de la copia electrónica del documento, ubicado en la esquina inferior izquierda de cada página del documento y que contiene el nombre del archivo en el soporte informático, fecha y otros datos de búsqueda instalados en la organización.
GOST R 7.0.97-2016 “SIBID. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" (en adelante, GOST R 7.0.97-2016) establece tres tipos de formularios de carta: un formulario de carta para una organización, una unidad estructural (organismo asesor, de expertos, metodológico) y un funcionario. Consideremos cada tipo de formulario y le diremos qué requisitos les impone GOST R 7.0.97-2016 y cómo redactar cartas comerciales.
En el flujo de documentos de cualquier organización. correspondencia de negocios-tanto interna como externa- constituye un volumen importante de documentos. Los tipos de cartas comerciales y el volumen de correspondencia están determinados por el área de actividad de la organización. Independientemente del tipo, desde una propuesta comercial a socios hasta una respuesta a una solicitud a una agencia gubernamental, las cartas deben redactarse de acuerdo con GOST R 7.0.97-2016.
La redacción de cartas de acuerdo con los requisitos de GOST R 7.0.97-2016 juega un papel importante en la configuración de la imagen comercial de una organización y puede ser un argumento importante en disputas judiciales con contrapartes y autoridades supervisoras.
Las cartas se refieren a documentos que deben prepararse en los siguientes formularios:
Según la cláusula 6.6 de GOST R 7.0.97-2016, se pueden utilizar tres tipos de formularios en una organización:
Forma general;
Formulario de carta (unidad estructural, oficial);
Un formulario para un tipo específico de documento (orden, instrucción, protocolo).
En las grandes organizaciones, el servicio de gestión de oficina desarrolla, aprueba y pone en vigor por encargo las formas de determinados documentos y en algunos casos se incluyen en el libro de estilo corporativo (libro de marca).
En las organizaciones pequeñas, los formularios de documentos se aprueban y ponen en vigor mediante orden, prescritos en las normas sobre trabajo de oficina y comunicados a los empleados.
GOST proporciona formularios separados para cartas. A continuación, consideraremos cada tipo de formulario por separado. Pero primero, veamos las opciones angulares y longitudinales, centradas y de bandera para organizar los detalles en el membrete.
POSICIÓN DE DETALLES: ESQUINA Y LONGITUDINAL, CENTRADO Y BANDERA
De acuerdo con la cláusula 6.4 de GOST R 7.0.97-2016, dependiendo de la ubicación de las piezas y las marcas restrictivas, se establecen dos opciones para diseñar formas: angular (Ejemplo 1) y longitudinal (Ejemplo 2).
Al crear formularios de cartas, cada organización (servicio de registros) puede elegir cómo organizar los detalles. Esto depende de los requisitos de las normas estatales y de la estructura de la organización (presencia/ausencia de una estructura matriz, nombres voluminosos, etc.).
La longitud de la línea de detalles más larga cuando los detalles están ubicados en ángulo no es más de 7,5 cm (segundo párrafo de la cláusula 3.5 de GOST R 7.0.97-2016).
La colocación de detalles en las esquinas ahorra hasta un 20% del área de la hoja del documento.
La disposición longitudinal de las piezas, a diferencia de la angular, es adecuada para organizaciones con nombres voluminosos. Al mismo tiempo, también está regulada la longitud de la línea más larga: no más de 12 cm (tercer párrafo del párrafo 3.5 de GOST R 7.0.97-2016).
Al elegir el tipo de formas, es necesario tener en cuenta el aspecto estético de la letra. Puede seleccionar la ubicación de los detalles simplemente comparando forma general dos diseños.
Los detalles de las cartas de servicio se alinean de una de las siguientes maneras:
. centrado- el principio y el final de cada línea de detalles están igualmente alejados de los límites del área donde se encuentran los detalles:
. bandera- cada línea de detalles comienza desde el borde izquierdo del área donde se encuentran los detalles:
Sección 4 GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" establece que la organización, sus divisiones estructurales y cada uno de los funcionarios autorizados Puede tener los siguientes tipos de formas:
- forma general;
- formato de carta;
- forma de un tipo específico de documento.
El criterio para la eficiencia económica del desarrollo y uso de un formulario en papel o un formulario unificado estándar de un documento se estableció y justificó en el proceso de creación de sistemas de documentación unificados y su clasificación. Este criterio es simple: un formulario de este tipo debe usarse en la organización más de 100 veces al año.
Dado que la correspondencia constituye aproximadamente el 80% del flujo de documentos de cualquier organización, casi todas las entidades legales tienen un formulario de carta (un formulario en papel o una plantilla de formulario de carta electrónica aprobada, como formulario obligatorio para imprimir).
Si una organización emite más de 100 pedidos por año, se desarrolla, aprueba y aplica un formulario de pedido.
En organizaciones pequeñas, se puede desarrollar un formulario común que se utilice para completar todos documentos internos(cuadro de personal, orden, instrucción, reglamento, memorando, acto, instrucción, reglas, reglamentos, poder, etc.).
Por lo tanto, cada organización decide de forma independiente qué tipos de formularios deben desarrollarse y aprobarse para su uso obligatorio. Por supuesto, el servicio de gestión de oficina hace propuestas adecuadas basadas en un análisis de los procesos de documentación, y en una organización grande hace sus recomendaciones en el "libro de marca", ya que el formulario es la "cara de una persona jurídica", un elemento de su estilo corporativo.
Al decidir sobre la conveniencia de utilizar formularios para los funcionarios de la organización, Además es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
En primer lugar, un sistema de delegación de competencias y distribución de áreas de responsabilidad entre el primer director y sus adjuntos. Si la delegación está claramente regulada y los subdirectores reciben los derechos para tomar decisiones, firmar órdenes o instrucciones y mantener correspondencia sobre temas específicamente establecidos (deben estar consagrados en la correspondiente orden sobre distribución de responsabilidades, el reglamento del cargo de cada suplente y en poderes), entonces la organización podrá desarrollarse un formulario de carta de un subdirector y, a veces, un formulario de orden/instrucciones de un subdirector.
Por ejemplo, es aconsejable utilizar un formulario de carta de un subdirector si al menos uno de los adjuntos mantiene una correspondencia extensa sobre temas de su competencia:
Ejemplo 1
Contraer Mostrar
Y aquí para el jefe de la organización quién tiene derecho a actuar en el entorno externo en nombre de una entidad legal sobre la base de los estatutos en todas las áreas de las actividades de la organización, desarrollar un formulario de carta para un funcionario no es apropiado; el formulario de carta de la organización debe usarse en sus actividades .
En segundo lugar, el uso del formulario de carta de un funcionario por defecto significa que este funcionario tiene derecho a actuar en nombre de la entidad jurídica cuyo nombre se indica en el formulario, tiene la autoridad para tomar decisiones sobre el tema/tema y la dirección de la organización. actividades, que quedan reflejadas en el texto firmado por él documento. La presencia del formulario de carta del funcionario indica la importancia de sus poderes, y el uso de un formulario impreso, que tiene su propio número de registro, también es un factor que enfatiza la fuerza legal del documento.
Se pueden desarrollar formularios de documentos organizativos y administrativos para una organización, para una unidad estructural y para un funcionario.
Se crea un formulario para un funcionario si el funcionario tiene derecho a firmar. 1
El membrete del funcionario debe indicar el nombre del puesto bajo el nombre de la organización.
Arroz. 1.Formulario de carta del director general
Una muestra del formulario de un funcionario se muestra en la Figura B.4, Apéndice B de GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos".
También se proporcionan ejemplos del formulario oficial en la sección de formulario de carta.
1 Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos: Directrices para la implementación de GOST R 6.30-2003. / Rosarkhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov y otros; General ed. MV Larín, A.N. Soková. – M., 2003. – 90 p.
Formato del documento
Se establecen dos formatos estándar para formularios de documentos organizativos y administrativos: A4 (210 x 297 mm) y A5 (148 x 210 mm).
El formato del formulario se selecciona en función del volumen de texto y la cantidad de detalles que se deben colocar al preparar el documento.
En la práctica, también se pueden utilizar otros formatos en papel (para otras clases de documentación de gestión). Por ejemplo, para la producción de documentos cuyo contenido de texto está formateado en forma de tabla con muchas columnas, se puede utilizar un formato A3 (420 x 297 mm).
Los formatos de papel de consumo están establecidos en GOST 9327-60 "Papel y productos de papel. Formatos de consumo".
1 GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. - Ingresar. 2003-07-01. – M.: Gosstandart de Rusia: Standards Publishing House, 2003. – Cláusula 4.1.
Tamaños de margen
GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" establece los tamaños mínimos de campo.
Cada hoja del documento, ya sea en formulario o sin él, debe tener campos de al menos: 1
20 mm - izquierda;
10 mm - derecha;
20 mm - superior;
20 mm - más bajo.
Al preparar un documento en varias hojas, todas las hojas tienen el mismo tamaño de margen. 2
La organización tiene derecho a decidir por sí misma qué tamaños de márgenes es aconsejable establecer para varios tipos de documentos, pero no menos que los tamaños establecidos por GOST. 3
Atención especial requiere el margen izquierdo: el campo para archivar el documento en el expediente. De esto podemos concluir que al desarrollar formularios de documentos con un período de almacenamiento temporal (hasta 10 años), por ejemplo, formularios de cartas, se puede dejar el margen izquierdo de 20 mm de ancho, y al desarrollar formularios de documentos con un período de almacenamiento a largo plazo (más 10 años) y el período de almacenamiento permanente, es mejor establecer el margen izquierdo entre 30 y 35 mm.
Los márgenes derecho e inferior se dejan en caso de desgaste del papel, el margen superior es para indicar páginas en documentos de varias páginas.
Cuando se utiliza el reverso de la hoja, el margen izquierdo debe ser de al menos 10 cm, el margen derecho debe ser de al menos 20 mm, es decir, lo opuesto al anverso.
1 GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. - Ingresar. 2003-07-01. – M.: Gosstandart de Rusia: Standards Publishing House, 2003. – Cláusula 4.1. 2 Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos: Directrices para la implementación de GOST R 6.30-2003. / Rosarkhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov y otros; General ed. MV Larín, A.N. Soková. – M., 2003. – 90 p. 3 Ibídem.
El formulario de carta, según los documentos constitutivos de la organización, incluye los siguientes detalles:
01 - Emblema estatal de la Federación de Rusia (02 - Escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia o 03 - Emblema de una organización o marca comercial (marca de servicio));
04 - código de organización
05 - número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad jurídica
06 - número de identificación del contribuyente/código de motivo de registro (TIN/KPP)
08 - nombre de la organización
09 - antecedentes de la organización
así como marcas restrictivas para detalles:
11 - fecha del documento
12 - número de registro del documento
13 - enlace al número de registro y fecha del documento
Y, si es necesario, marcas de límite para los límites superiores de las áreas donde se ubican las piezas.
15 – destinatario
18 - título del texto
19 - marca de control
20 - texto del documento
La forma de la letra se puede realizar en función de la disposición longitudinal o angular de los detalles.
Arroz. 1. Ubicación de las piezas (versión de esquina) del formulario de letra (las dimensiones se indican en milímetros)
Arroz. 2. Ubicación de las piezas (versión longitudinal) de la forma de la letra (las dimensiones se indican en milímetros)
La forma más conveniente de procesar y económica en términos de uso del área de la hoja es la forma de esquina. En este caso, se puede utilizar el lado derecho de la parte superior de la hoja para colocar los datos “Destinatario”, “Resolución”
El uso de un formulario de letra longitudinal es aconsejable en los casos en que el nombre de la organización contiene una gran cantidad de caracteres impresos; por ejemplo, puede darse el caso cuando los detalles del formulario se proporcionan en dos o más idiomas. En este caso, los datos deben imprimirse en ruso a la izquierda y en el idioma nacional a la derecha, al mismo nivel. Si el número de idiomas nacionales utilizados es más de uno, los detalles deberán indicarse en ruso en la parte superior, y en el idioma nacional debajo, extendiendo la línea hasta el borde del margen derecho.
El formulario de carta se puede preparar para una organización, una unidad estructural o un funcionario.
Ejemplos de diseño de formularios de letras:
Arroz. 3. Formulario de carta de la organización con ubicación angular (centrada) de los detalles.
Arroz. 4. Formulario de carta de la organización con una disposición de detalles en una esquina (bandera).
Arroz. 5. Modelo de carta de la organización con disposición longitudinal de detalles.
También se proporcionan ejemplos del formulario de documento general en los siguientes documentos:
GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" (Apéndice B, Figuras B.2, B.3, B.4);
- Instrucciones estándar sobre trabajos de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobado por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones de la Federación de Rusia de 8 de noviembre de 2005 No. 536 (Apéndices No. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
