வேலை படிவம். ஒரு நிறுவனத்தின் வணிகக் கடிதம், கட்டமைப்பு அலகு மற்றும் அதிகாரப்பூர்வ: படிவங்கள் மற்றும் வடிவமைப்பு. நிறுவனத்தின் லோகோவைச் செருகவும்

அதிகாரிகள் தங்கள் சொந்த வடிவங்களைக் கொண்டிருக்கலாம் - படிவம் அதிகாரி. இந்த பிரிவின் தலைவருக்கு ஆவணங்களில் கையொப்பமிட உரிமை இருந்தால், கட்டமைப்பு அலகு அல்லது அதிகாரியின் படிவங்கள் உருவாக்கப்படுகின்றன.

ஒவ்வொரு வகை ஆவணத்தின் படிவங்களும் கோண மற்றும் நீளமான விவரங்களின் அடிப்படையில் உருவாக்கப்படலாம். மூலை விருப்பத்திற்காக ஒதுக்கப்பட்ட பகுதிக்குள் விவரங்கள் வைக்கப்படும் சந்தர்ப்பங்களில், ஒரு மூலையில் அமைந்துள்ள விவரங்களுடன் படிவங்களை உருவாக்குவது நல்லது. படிவங்களுக்கு பின்வரும் காகித வடிவங்கள் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்:

A4 (210 x 297 மிமீ) - ஆர்டர்கள், அறிவுறுத்தல்கள், அதிகாரப்பூர்வ கடிதங்கள் மற்றும் தட்டச்சு செய்யப்பட்ட உரையின் 15 வரிகளுக்கு மேல் உள்ள பிற உரைப் பொருட்களுக்கு;

A5 (148 x 210 மிமீ) - ஆர்டர்கள், கவர் கடிதங்கள் மற்றும் பிற ஆவணங்களில் இருந்து 15 வரிகள் வரையிலான தட்டச்சு செய்யப்பட்ட உரை, கையொப்பத்துடன்.

பின்வரும் வடிவங்களில் காகிதத்தில் படிவங்களை உருவாக்கவும் முடியும்:

A3 (297 x 420mm) - அதிக எண்ணிக்கையிலான நெடுவரிசைகள் (படிவங்கள், அட்டவணைகள், வரைபடங்கள் போன்றவை) கொண்ட அட்டவணைகளைக் கொண்ட ஆவணங்களைச் செயலாக்குவதற்கு

A6 (105 x 148 மிமீ) - சில வகையான உத்தியோகபூர்வ படிவங்களின் வடிவமைப்பிற்காக, தீர்மானங்களின் வடிவமைப்பிற்காக, அட்டைகள் மற்றும் அஞ்சல் அட்டைகளுக்கு.

படிவங்களைத் தயாரிக்கப் பயன்படுத்தப்படும் காகிதம் வெள்ளை நிறமாக இருக்க வேண்டும், விதிவிலக்கான சந்தர்ப்பங்களில், கிரீம் அல்லது மஞ்சள் நிற டோன்களில் லேசாக நிறமாக இருக்க வேண்டும்.

ஆவணப் படிவங்களில், இடது விளிம்பு குறைந்தபட்சம் 20 மிமீ, வலது விளிம்பு குறைந்தது 10 மிமீ, மேல் விளிம்பு குறைந்தது 20 மிமீ மற்றும் கீழ் விளிம்பு குறைந்தது 20 மிமீ இருக்க வேண்டும்.

ஆவணப் படிவங்கள் முதன்மையாக அச்சிடுவதன் மூலம் தயாரிக்கப்பட வேண்டும். தற்காலிக சேமிப்பக காலம் கொண்ட ஆவணங்களுக்கு, ஆன்லைன் அச்சிடும் கருவிகளைப் (புகைப்பட நகல்) பயன்படுத்தி பெறப்பட்ட படிவங்களின் நகல்களைப் பயன்படுத்த அனுமதிக்கப்படுகிறது, அத்துடன் தனிப்பட்ட கணினியில் ஒரு குறிப்பிட்ட வகை ஆவணத்தை உருவாக்கும்போது படிவத்தின் தேவையான அனைத்து விவரங்களையும் நேரடியாக மீண்டும் உருவாக்கவும்.

உத்தியோகபூர்வ கடிதங்களுக்கு, பல்கலைக்கழக படிவங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, அச்சிடுவதன் மூலம் மட்டுமே தயாரிக்கப்படுகின்றன, பொதுத் துறையின் உத்தரவின்படி, அவை PSU கோட் ஆஃப் ஆர்ம்ஸை அவசியமாகக் கொண்டுள்ளன மற்றும் கண்டிப்பாக அறிக்கையிடும் படிவங்களாகும். துணை ரெக்டர் மற்றும் பிரிவின் தலைவர் கையொப்பமிட்ட விண்ணப்பத்தின் பேரில் பொதுத் துறையில் உள்ள கட்டமைப்பு அலகுகளுக்கு படிவங்கள் வழங்கப்படுகின்றன. சேதமடைந்த படிவங்கள் அறிக்கையிடுவதற்காக பொதுத் துறைக்கு சமர்ப்பிக்கப்படுகின்றன. ஆவணங்களை உருவாக்கும்போது இந்தப் படிவங்களின் நகல்களைப் பயன்படுத்துவது அனுமதிக்கப்படாது. இலவச படிவங்களைப் பயன்படுத்த அனுமதிக்கப்படவில்லை. பல்கலைக்கழகத் துறைகள், பல்கலைக்கழகத்தின் பொதுத் துறையுடன் ஒப்பந்தம் செய்து, தளவாடத் துறை மூலம் கட்டமைப்பு அலகுக்கான படிவங்களைத் தயாரிப்பதற்கான ஆர்டர்களை இடுகின்றன.

4. ஆவண விவரங்களின் பதிவு

01. ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் மாநில சின்னத்தின் படம் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் மாநில சின்னத்தின் மீதான ஒழுங்குமுறைகளுக்கு ஏற்ப ஆவண வடிவங்களில் வைக்கப்பட்டுள்ளது.

02. ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் கோட் ஆஃப் ஆர்ம்ஸின் படம் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் சட்ட நடவடிக்கைகளுக்கு ஏற்ப ஆவண வடிவங்களில் வைக்கப்பட்டுள்ளது.

03. அமைப்பின் சின்னம் அல்லது வர்த்தக முத்திரை (சேவை முத்திரை) சாசனத்தின் (அமைப்பின் விதிமுறைகள்) படி நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட்டில் வைக்கப்பட்டுள்ளது. சின்னம் இருந்தால் படிவத்தில் மீண்டும் உருவாக்கப்படாது தேசிய சின்னம்ரஷ்ய கூட்டமைப்பு அல்லது ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் ஒரு அங்கமான அமைப்பின் சின்னம்.

04. அனைத்து ரஷ்ய நிறுவனங்களும் நிறுவனங்களும் (OKPO) வகைப்பாட்டின் படி நிறுவனக் குறியீடு ஆவணத்தின் மேல் பகுதியில் வைக்கப்பட்டுள்ளது.

05. ஆல்-ரஷியன் கிளாசிஃபையர் ஆஃப் மேனேஜ்மென்ட் டாகுமெண்டேஷன் (OKUD) இன் படி ஆவணப் படிவக் குறியீடும் ஆவணத்தின் மேல் பகுதியில் வைக்கப்பட்டுள்ளது.

06. ஆவணத்தின் ஆசிரியராக இருக்கும் அமைப்பின் பெயர் அதன் தொகுதி ஆவணங்களில் உள்ள பெயருடன் ஒத்திருக்க வேண்டும். இது ஆவணத்தின் மேற்புறத்திலும் வைக்கப்பட்டுள்ளது. அமைப்பின் பெயருக்கு மேலே சுருக்கமான பெயரைக் குறிக்கிறது, அது இல்லாத நிலையில், பெற்றோர் அமைப்பின் முழுப் பெயரையும் குறிப்பிடுகிறது. ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் அமைப்புகளின் பெயர்கள், எங்கே மாநில மொழிகள்ரஷ்ய மற்றும் தேசிய இரண்டும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, இரண்டு மொழிகளில் அச்சிடப்படுகின்றன - ரஷ்ய மற்றும் தேசிய. அமைப்பின் சுருக்கமான பெயர் அது அமைப்பின் தொகுதி ஆவணங்களில் பொறிக்கப்பட்ட சந்தர்ப்பங்களில் வழங்கப்படுகிறது. சுருக்கமான பெயர் (அடைப்புக்குறிக்குள்) முழுப் பெயருக்குக் கீழே வைக்கப்பட்டுள்ளது. பெயர் மீது அந்நிய மொழிசாசனத்தில் (அமைப்பின் விதிமுறைகள்) பொறிக்கப்பட்ட சந்தர்ப்பங்களில் மீண்டும் உருவாக்கப்படுகிறது. ஒரு வெளிநாட்டு மொழியில் உள்ள பெயர் ரஷ்ய மொழியில் பெயருக்கு கீழே வைக்கப்பட்டுள்ளது. இந்த அமைப்பு ஆவணத்தின் ஆசிரியராக இருந்தால், நிறுவனத்தின் பெயருக்குக் கீழே அமைந்திருந்தால், கிளை, பிராந்திய அலுவலகம், பிரதிநிதி அலுவலகம், அமைப்பின் கட்டமைப்பு அலகு ஆகியவற்றின் பெயர் சுட்டிக்காட்டப்படுகிறது. ஆவணத்தின் ஆசிரியர் நிறுவனத்தைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் அதிகாரியாக இருக்கலாம்.

07. நிறுவனத்தைப் பற்றிய குறிப்புத் தகவல்களில் அஞ்சல் முகவரி, தொலைபேசி எண்கள் மற்றும் நிறுவனத்தின் விருப்பப்படி (தொலைநகல் எண்கள், டெலக்ஸ் எண்கள், வங்கிக் கணக்குகள், மின்னஞ்சல் முகவரி போன்றவை) பிற தகவல்கள் அடங்கும்.

08. ஒரு நிறுவனத்தால் வரையப்பட்ட அல்லது வெளியிடப்பட்ட ஆவணத்தின் பெயர் சாசனத்தால் (நிறுவனங்கள் மீதான விதிமுறைகள்) ஒழுங்குபடுத்தப்படுகிறது மற்றும் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்கள் OKUD (வகுப்பு 0200000) வழங்கிய ஆவணங்களின் வகைகளுடன் ஒத்திருக்க வேண்டும். .

கடிதம் எந்த வகையான ஆவணத்தின் பெயரைக் குறிப்பிடவில்லை.

09. ஒரு ஆவணத்தின் தேதி அதன் கையொப்பம் அல்லது ஒப்புதல் தேதி, நெறிமுறைக்கு - கூட்டத்தின் தேதி (முடிவெடுத்தல்), செயலுக்கு - நிகழ்வின் தேதி. ஆவணத்தின் ஆசிரியர்கள் பல நிறுவனங்களாக இருந்தால், ஆவணத்தின் தேதி கையொப்பமிடுவதற்கான சமீபத்திய தேதியாக இருக்கும்.

ஆவணத்தின் தேதி பின்வரும் வரிசையில் அரபு எண்களில் எழுதப்பட்டுள்ளது: மாதம், மாதம், ஆண்டு. மாதம் மற்றும் மாதத்தின் நாள் ஒரு புள்ளியால் பிரிக்கப்பட்ட இரண்டு ஜோடி அரபு எண்களால் குறிக்கப்படுகிறது; ஆண்டு - நான்கு அரபு எண்கள். உதாரணமாக: 01/06/2000. தேதியை வேறு வரிசையில் உள்ளிடவும் முடியும்: ஆண்டு, மாதம், மாதத்தின் நாள். உதாரணமாக: 2000.01.06.

ஒழுங்குமுறை மற்றும் நிதி ஆவணங்களைத் தயாரிக்கும் போது, ​​தேதிகளை (மேற்கோள்கள் இல்லாமல்) வடிவமைப்பதற்கான வாய்மொழி-எண் முறை அனுமதிக்கப்படுகிறது. உதாரணமாக: மார்ச் 1, 2000

10. ஒரு ஆவணத்தின் பதிவு எண் அதன் வரிசை எண்ணைக் கொண்டுள்ளது, இது வழக்குகளின் பெயரிடல், நிருபர், செயல்படுத்துபவர்கள் பற்றிய தகவல்கள் போன்றவற்றின் படி ஒரு வழக்கு குறியீட்டுடன் நிறுவனத்தின் விருப்பப்படி கூடுதலாக வழங்கப்படலாம். ஒரு ஆவணத்தின் பதிவு எண் இரண்டு அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட நிறுவனங்களால் கூட்டாக தொகுக்கப்பட்டது, இந்த நிறுவனங்களின் ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் ஒதுக்கப்பட்ட பதிவு எண்களைக் கொண்டுள்ளது. இந்த எண்கள் ஆவணத்தில் ஆசிரியர்கள் குறிப்பிடப்பட்ட வரிசையில் ஒரு சாய்வு மூலம் பிரிக்கப்படுகின்றன.

12. "அமைப்பின் பெயர்" மற்றும் "நிறுவனத்தைப் பற்றிய குறிப்புத் தகவல்" என்ற விவரங்களைப் பயன்படுத்தி அதைத் தீர்மானிப்பது கடினமாக இருந்தால், ஆவணத்தின் தொகுத்தல் அல்லது வெளியிடப்படும் இடம் சுட்டிக்காட்டப்படுகிறது. தத்தெடுக்கப்பட்ட நிர்வாக-பிராந்தியத் துறையை கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு தொகுத்தல் அல்லது வெளியிடும் இடம் குறிக்கப்படுகிறது, மேலும் இது பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட சுருக்கங்களை மட்டுமே உள்ளடக்கியது.

13. ஆவணத்திற்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்தும் முத்திரை (ரகசியம், ரகசியம் போன்றவை) ஆவணத்தின் முதல் தாளில் மேற்கோள் குறிகள் இல்லாமல் ஒட்டப்பட்டுள்ளது. மாநில இரகசியங்கள் மற்றும் இரகசியத் தகவல்கள் என வகைப்படுத்தப்பட்ட தகவல்களின் சட்டத்தால் வழங்கப்பட்ட தரவுகளுடன் இது கூடுதலாக வழங்கப்படலாம்.

14. முகவரியாளர் நிறுவனங்கள், அவற்றின் கட்டமைப்பு பிரிவுகள், அதிகாரிகள் அல்லது தனிநபர்களாக இருக்கலாம். ஒரு அதிகாரியிடம் ஒரு ஆவணத்தை உரையாற்றும் போது அல்லது ஒரு தனிநபருக்குகுடும்பப்பெயருக்கு முன் முதலெழுத்துக்கள் குறிக்கப்படுகின்றன.அமைப்பின் பெயர் மற்றும் அதன் கட்டமைப்புப் பிரிவு ஆகியவை பெயரிடப்பட்ட வழக்கில் குறிப்பிடப்படுகின்றன. உதாரணத்திற்கு:

ஆவணம் முகவரியிடப்பட்ட நபரின் நிலை, டேட்டிவ் வழக்கில் சுட்டிக்காட்டப்படுகிறது. உதாரணத்திற்கு:

நோவோசிபிர்ஸ்க் பிராந்தியத்தின் நிர்வாகம்

கட்டுப்பாடு மற்றும் சட்ட மேலாண்மை

தலைமை நிபுணரிடம்

ஏ.எஸ். சிடோரோவ்

ஒரு ஆவணம் ஒரே மாதிரியான பல அமைப்புகளுக்கு அல்லது ஒரு அமைப்பின் பல கட்டமைப்பு பிரிவுகளுக்கு அனுப்பப்பட்டால், அவை பொதுவாகக் குறிக்கப்பட வேண்டும்.

உதாரணத்திற்கு:

மாவட்டங்கள், நகரங்களின் நிர்வாகம்

நோவோசிபிர்ஸ்க் பகுதி

தேவைப்பட்டால், "முகவரியாளர்" விவரங்களில் அஞ்சல் முகவரி இருக்கலாம். அஞ்சல் விதிகளால் நிறுவப்பட்ட வரிசையில் முகவரி கூறுகள் குறிக்கப்படுகின்றன.

ஆவணத்தில் நான்கு முகவரிகளுக்கு மேல் இருக்கக்கூடாது. "நகல்" என்ற வார்த்தை இரண்டாவது, மூன்றாவது, நான்காவது முகவரிகளுக்கு முன் குறிப்பிடப்படவில்லை. அதிகமான பெறுநர்கள் இருந்தால், ஆவண விநியோக பட்டியல் உருவாக்கப்படும்.

கடிதம் ஒரு நிறுவனத்திற்கு அனுப்பப்பட்டிருந்தால், அதன் பெயரைக் குறிப்பிடவும், பின்னர் அஞ்சல் முகவரி. உதாரணத்திற்கு:

"புதிய உலகம்" இதழின் ஆசிரியர் பணியாளர்கள்

103806, GSP, மாஸ்கோ, K-6

மாலி புடென்கோவ்ஸ்கி லேன், 1/2

ஒரு நபருக்கு ஒரு ஆவணத்தை உரையாற்றும் போது, ​​அஞ்சல் முகவரியைக் குறிப்பிடவும், பின்னர் பெறுநரின் குடும்பப்பெயர் மற்றும் முதலெழுத்துக்கள். உதாரணத்திற்கு:

630102, நோவோசிபிர்ஸ்க்

செயின்ட். மீரா, 11, பொருத்தமானது. 12

ஒரு. குல்யாவ்

15. ஆவண ஒப்புதல் முத்திரை. ஆவணம் ஒரு அதிகாரி (அதிகாரிகள்) அல்லது சிறப்பாக வழங்கப்பட்ட ஆவணத்தால் அங்கீகரிக்கப்படுகிறது. ஒரு ஆவணம் அதிகாரியால் அங்கீகரிக்கப்படும் போது, ​​ஆவணத்தின் ஒப்புதல் முத்திரையில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட (மேற்கோள் குறிகள் இல்லாமல்), ஆவணத்தை அங்கீகரிக்கும் நபரின் பதவியின் தலைப்பு, அவரது கையொப்பம், முதலெழுத்துகள், குடும்பப்பெயர் மற்றும் ஒப்புதல் தேதி ஆகியவை இருக்க வேண்டும். . உதாரணத்திற்கு:

நான் ஆமோதிக்கிறேன்

துணை நிர்வாகத்தின் தலைவர்

A.A இன் தனிப்பட்ட கையொப்பம். இவனோவா

ஒரு ஆவணம் பல அதிகாரிகளால் அங்கீகரிக்கப்பட்டால், அவர்களின் கையொப்பங்கள் ஒரே அளவில் வைக்கப்படும்.

தீர்மானம், முடிவு, ஒழுங்கு, நெறிமுறை ஆகியவற்றின் மூலம் ஒரு ஆவணத்தை அங்கீகரிக்கும் போது, ​​ஒப்புதல் முத்திரையில் நான் அங்கீகரிக்கும் வார்த்தை (மேற்கோள் குறிகள் இல்லாமல்), கருவி வழக்கில் அங்கீகரிக்கும் ஆவணத்தின் பெயர், அதன் தேதி மற்றும் எண் ஆகியவை அடங்கும். உதாரணத்திற்கு:

நான் ஆமோதிக்கிறேன்

பொது நெறிமுறை

பங்குதாரர்களின் கூட்டங்கள்

மார்ச் 15, 2000 எண். 12 தேதியிட்டது

நான் ஆமோதிக்கிறேன்

தலைவரின் உத்தரவு

வங்கி வாரியம்

தேதி 30.09.2000 எண். 82

ஆவண ஒப்புதல் முத்திரை ஆவணத்தின் மேல் வலது மூலையில் அமைந்துள்ளது.

16. தீர்மானம். தீர்மானம், ஆவணத்தில் பதிவு செய்யப்பட்ட தீர்மானம், தீர்மானம் போன்றவற்றை செயல்படுத்துவதற்கான வழிமுறைகளை வழங்குகிறது. தீர்மானம் சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரியால் ஒரு ஆவணத்தில் எழுதப்பட்டுள்ளது மற்றும் நிறைவேற்றுபவர்களின் பெயர்கள், உத்தரவின் உள்ளடக்கங்கள், நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடு, கையொப்பம் மற்றும் தேதி ஆகியவை அடங்கும். உதாரணத்திற்கு:

ஏ.வி. ஜைட்சேவா

பி.எஸ். நிகிடின்

ஒரு திட்டத்தை தயார் செய்யவும்

பொது ஒப்பந்தம்

"HITEK" நிறுவனத்துடன்

தனிப்பட்ட கையொப்பம்

தீர்மானத்தில் பல பெயர்கள் இருந்தால், பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவர் குறிப்பிடப்படுவார், அத்தகைய அறிவுறுத்தல்கள் இல்லை என்றால், தீர்மானத்தில் முதலில் பெயரிடப்பட்ட நபர் செயல்படுத்துபவர். செயல்படுத்த கூடுதல் வழிமுறைகள் தேவைப்படாத ஆவணங்களில், தீர்மானம் நிறைவேற்றுபவர், தீர்மானத்தின் ஆசிரியரின் கையொப்பம் மற்றும் தேதி ஆகியவற்றைக் குறிக்கிறது.

17. உரையின் தலைப்பு. ஆவணத்தின் உள்ளடக்கங்களின் சுருக்கம் உரையின் தலைப்பில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. இது முடிந்தவரை சுருக்கமாகவும் சுருக்கமாகவும் இருக்க வேண்டும், உரையின் அர்த்தத்தை துல்லியமாக தெரிவிக்க வேண்டும். தலைப்பு ஆவணத்தின் தலைப்புடன் இலக்கண ரீதியாக ஒத்துப்போக வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக: ஆர்டர் (எதைப் பற்றி?) "2000 ஆம் ஆண்டின் முதல் பாதியில் வேலையின் முடிவுகளில்"; நிமிடங்கள் (என்ன?) "கல்வியியல் கவுன்சிலின் கூட்டங்கள்."

A5 ஆவணங்களில் உள்ள உரைக்கு தலைப்பை வழங்காமல் இருக்க அனுமதிக்கப்படுகிறது.

18. கட்டுப்பாட்டு குறி. ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடு மேலாளரின் தீர்மானத்தில் சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளது. அது குறிப்பிடப்படவில்லை என்றால், கட்டுப்பாட்டு ஆவணத்தின் காலம் ஒரு மாதமாக அல்லது ஆவணத்தில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளபடி தீர்மானிக்கப்படுகிறது. "K" என்ற எழுத்து அல்லது "கட்டுப்பாட்டு" முத்திரையுடன் குறிக்கப்பட்டது.

19. உரை. ஆவணங்களின் உரைகள் அவற்றை அனுப்பும் போது ரஷ்ய மொழியில் எழுதப்பட்டுள்ளன: அ) கூட்டாட்சி அரசு அமைப்புகள், ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் அரசு அமைப்புகள்; b) ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் கொடுக்கப்பட்ட தொகுதி நிறுவனத்தின் அதிகார வரம்பிற்கு உட்பட்ட அல்லது ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் பிற தொகுதி நிறுவனங்களின் பிரதேசத்தில் அமைந்துள்ள நிறுவனங்கள், நிறுவனங்கள் மற்றும் அவற்றின் சங்கங்களுக்கு.

ஆவண நூல்கள் கேள்வித்தாள், அட்டவணை, இணைக்கப்பட்ட உரை அல்லது இவற்றின் கலவையின் வடிவத்தில் வழங்கப்படலாம். கேள்வித்தாள் வடிவத்தில் ஒரு உரையைத் தொகுக்கும்போது, ​​வகைப்படுத்தப்பட்ட பொருளின் பண்புகளின் பெயர்கள் பெயரிடப்பட்ட வழக்கில் ஒரு பெயர்ச்சொல் அல்லது இரண்டாவது நபர் வினைச்சொல்லுடன் ஒரு சொற்றொடர் மூலம் வெளிப்படுத்தப்பட வேண்டும். பன்மைநிகழ்காலம் அல்லது கடந்த காலம் ("உள்ளது", "உடைமை", "இருந்தது", "இருந்தது" போன்றவை). வாய்மொழியாக வெளிப்படுத்தப்படும் பண்புகள் குணாதிசயங்களின் பெயர்களுடன் ஒத்துப்போக வேண்டும்.

அட்டவணையின் நெடுவரிசைகள் மற்றும் வரிசைகள் பெயரிடப்பட்ட வழக்கில் பெயர்ச்சொல் மூலம் வெளிப்படுத்தப்படும் தலைப்புகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். நெடுவரிசைகள் மற்றும் வரிசைகளின் துணைத் தலைப்புகள் தலைப்புகளுடன் ஒத்துப்போக வேண்டும். ஒரு அட்டவணை ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பக்கங்களில் அச்சிடப்பட்டால், அட்டவணை நெடுவரிசைகள் எண்ணிடப்பட்டு, இந்த நெடுவரிசைகளின் எண்கள் மட்டுமே அடுத்தடுத்த பக்கங்களில் அச்சிடப்படும்.

இணைக்கப்பட்ட உரை பொதுவாக இரண்டு பகுதிகளைக் கொண்டுள்ளது. முதல் பகுதியில், ஆவணத்தை வரைவதற்கான காரணங்கள், காரணங்கள் மற்றும் குறிக்கோள்கள் சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளன; இரண்டாவது, இறுதிப் பகுதியில், முடிவுகள், முடிவுகள், கோரிக்கைகள், முன்மொழிவுகள், பரிந்துரைகள் ஆகியவை சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளன. உரையில் இறுதிப் பகுதி மட்டுமே இருக்கலாம் (எடுத்துக்காட்டாக, ஆர்டர்கள் - அறிக்கை இல்லாத நிர்வாகப் பகுதி; கடிதங்கள், அறிக்கைகள் - விளக்கம் இல்லாத கோரிக்கை; சான்றிதழ்கள், குறிப்புகள் - உண்மைகளின் மதிப்பீடு, முடிவுகள்).

பிற நிறுவனங்களின் ஆவணங்கள் அல்லது முன்னர் வெளியிடப்பட்ட ஆவணங்களின் அடிப்படையில் தயாரிக்கப்பட்ட ஆவணத்தின் உரையில், அவற்றின் விவரங்கள் சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளன: ஆவணத்தின் பெயர், அமைப்பின் பெயர் - ஆவணத்தின் ஆசிரியர், ஆவணத்தின் தேதி, அதன் பதிவு எண், உரையின் தலைப்பு.

உரையில் பல முடிவுகள், முடிவுகள் போன்றவை இருந்தால், அது அரபு எண்களில் எண்ணப்பட்ட பிரிவுகள், துணைப்பிரிவுகள், பத்திகளாக பிரிக்கப்பட வேண்டும்.

கட்டளையின் ஒற்றுமையின் கொள்கைகளின் அடிப்படையில் செயல்படும் நிறுவனங்களின் நிர்வாக ஆவணங்களில் (ஆர்டர்கள், அறிவுறுத்தல்கள், முதலியன), அதே போல் நிறுவனத்தின் நிர்வாகத்திற்கு உரையாற்றப்பட்ட ஆவணங்களில், உரை முதல் நபர் ஒருமையில் வழங்கப்படுகிறது ("நான் ஆர்டர்", " நான் வழங்குகிறேன்", "நான் கேட்கிறேன்"). கூட்டு அமைப்புகளின் நிர்வாக ஆவணங்களில், உரை மூன்றாம் நபர் ஒருமையில் வழங்கப்படுகிறது ("தீர்கிறது", "முடிவு"). கூட்டு நிர்வாக ஆவணங்களில், உரை முதல் நபர் பன்மையில் வழங்கப்படுகிறது ("நாங்கள் ஆர்டர் செய்கிறோம்", "முடிவு").

நெறிமுறையின் உரை மூன்றாம் நபர் பன்மையில் வழங்கப்படுகிறது ("கேட்டது", "பேசப்பட்டது", "தீர்மானித்தது").

நிறுவனங்களின் உரிமைகள் மற்றும் கடமைகளை நிறுவும் ஆவணங்கள் மற்றும் அவற்றின் கட்டமைப்பு பிரிவுகள் (விதிமுறைகள், அறிவுறுத்தல்கள்), அத்துடன் ஒரு விளக்கம், உண்மைகள் அல்லது முடிவுகளின் மதிப்பீடு (செயல்கள், சான்றிதழ்கள்), மூன்றாம் நபரின் ஒருமையில் உரையை வழங்குவதற்கான வடிவம் அல்லது பன்மை பயன்படுத்தப்படுகிறது ("திணைக்களம் செயல்பாடுகளை மேற்கொள்கிறது" , "சங்கம் உள்ளடக்கியது", "கமிஷன் நிறுவப்பட்டது").

விளக்கக்காட்சியின் பின்வரும் வடிவங்கள் கடிதங்களில் பயன்படுத்தப்படுகின்றன: முதல் நபர் பன்மை ("தயவுசெய்து அனுப்பவும்", "நாங்கள் பரிசீலனைக்கு அனுப்புகிறோம்"); முதல் நபர் ஒருமையில் ("தயவுசெய்து முன்னிலைப்படுத்தவும்", "அது அவசியம் என்று நான் கருதுகிறேன்"); மூன்றாம் நபர் ஒருமையில் இருந்து ("அமைச்சகம் ஆட்சேபிக்கவில்லை", "VNIIDAD அதை சாத்தியமாகக் கருதுகிறது").

20. விண்ணப்பத்தின் இருப்பைக் குறிக்கவும். ஆவணத்தில் உரையில் பெயரிடப்பட்ட இணைப்புகள் இருந்தால், அவற்றைப் பற்றிய குறிப்பு பின்வரும் வடிவத்தில் செய்யப்படுகிறது:

விண்ணப்பம்: 10லி. 3 பிரதிகளில்.

விண்ணப்பங்கள் உரையில் பெயரிடப்படவில்லை என்றால், அவற்றின் பெயர்கள், தாள்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் ஒவ்வொன்றின் நகல்களையும் பட்டியலிடுவது அவசியம். உதாரணத்திற்கு:

விண்ணப்பங்கள்: 1. 4 தாள்களுக்கான பணியாளர் அட்டவணை. 3 பிரதிகளில்.

2. 3 லிட்டருக்கான செலவு மதிப்பீடு. 3 பிரதிகளில்.

நிர்வாக ஆவணத்தின் இணைப்பில், மேல் வலது மூலையில் நிர்வாக ஆவணத்தின் பெயர், அதன் தேதி மற்றும் எண் ஆகியவற்றைக் குறிக்கும் ஒரு குறி செய்யப்பட வேண்டும். உதாரணத்திற்கு:

இணைப்பு 1

தீர்மானத்திற்கு

நிர்வாகம்

10.01.99 எண். 30 முதல்

21. கையொப்பம். இந்த விவரம் ஆவணத்தில் கையொப்பமிடும் நபரின் நிலையின் தலைப்பை உள்ளடக்கியது (ஆவணம் ஒரு லெட்டர்ஹெட்டில் செயல்படுத்தப்படாவிட்டால் முழுமையாகவும், லெட்டர்ஹெட்டில் செயல்படுத்தப்பட்ட ஆவணத்திற்கு சுருக்கமாகவும்), தனிப்பட்ட கையொப்பம் மற்றும் அதன் டிரான்ஸ்கிரிப்ட். உதாரணத்திற்கு:

22. ஒப்புதல் முத்திரையானது ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட வார்த்தை, ஆவணம் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபரின் பதவியின் தலைப்பு (அமைப்பின் பெயர் உட்பட), தனிப்பட்ட கையொப்பம், அதன் டிரான்ஸ்கிரிப்ட் மற்றும் தேதி ஆகியவற்றைக் கொண்டுள்ளது. உதாரணத்திற்கு:

ஒப்புக்கொண்டது

துறை தலைவர்

ஆரம்ப தொழில்முறை

கல்வி

கல்வி அமைச்சு

கையொப்பம் E.Ya.Butko

23. ஆவணத்தின் ஒப்புதல் விசாவுடன் வழங்கப்படுகிறது, இதில் பார்வையாளரின் கையொப்பம், கையொப்பத்தின் டிரான்ஸ்கிரிப்ட் (இனிஷியல், குடும்பப்பெயர்) மற்றும் தேதி ஆகியவை அடங்கும். தேவைப்பட்டால், விசா வைத்திருப்பவரின் நிலையைக் குறிப்பிடவும். உதாரணத்திற்கு:

சட்டத்துறை தலைவர்

கையொப்பம் வி.ஏ. சிடோரோவ்

ஆவணத்தில் கருத்து இருந்தால், விசா பின்வருமாறு வழங்கப்படுகிறது:

கருத்துகள் இணைக்கப்பட்டுள்ளன

கையொப்பம் ஏ.எஸ். ஓர்லோவ்

அசல் நிர்வாக ஆவணத்தின் கடைசிப் பக்கத்தில், அனுப்பப்படும் ஆவணத்தின் (கடிதம்) நகலில் விசாக்கள் ஒட்டப்பட்டுள்ளன. ஒரு தனி தாளில் நிர்வாக ஆவண விசாக்களை வழங்குவது சாத்தியமாகும்.

24. அச்சு. அதிகாரிகளின் உரிமைகளை சான்றளிக்கும் ஆவணங்களில், செலவினங்களின் உண்மையை பதிவு செய்தல் பணம்மற்றும் பொருள் சொத்துக்கள், அத்துடன் சட்டச் செயல்களால் சிறப்பாக வழங்கப்படும், பொறுப்பான நபரின் கையொப்பம் ஒரு முத்திரை (முத்திரை, சுற்று) மூலம் சான்றளிக்கப்பட வேண்டும். ஆவணத்தில் கையொப்பமிடும் நபரின் வேலைப் பெயரின் ஒரு பகுதியை உள்ளடக்கும் வகையில் முத்திரை பதிக்கப்பட வேண்டும். உதாரணத்திற்கு:

துறையின் தலைவர் முத்திரை கையொப்பம் ஜி.வி. சிடோரோவ்

25. ஆவணத்தின் நகலின் சான்றிதழில் குறிக்கவும். ஒரு ஆவணத்தின் நகலை சான்றளிக்கும் போது, ​​"கையொப்பம்" தேவைக்கு கீழே, சான்றிதழ் கல்வெட்டு "உண்மை", நகலை சான்றளித்த நபரின் நிலைப்பெயர், அவரது தனிப்பட்ட கையொப்பம், அதன் டிரான்ஸ்கிரிப்ட் மற்றும் சான்றிதழ் தேதி ஆகியவை ஒட்டப்பட்டுள்ளன. உதாரணத்திற்கு:

HR துறை இன்ஸ்பெக்டர் கையொப்பம் A.S. ஸ்மிர்னோவ்

ஆவணங்களின் நகல்களை மற்ற நிறுவனங்களுக்கு அனுப்பும்போது அல்லது அவற்றை ஒப்படைக்கும்போது, ​​சான்றிதழ் கையொப்பம் ஒரு முத்திரையால் சான்றளிக்கப்படுகிறது.

26. நிறைவேற்றுபவரின் குடும்பப்பெயர் (தொகுப்பாளர்) மற்றும் அவரது தொலைபேசி எண் முன் பக்கத்தில் அல்லது இடம் இல்லை என்றால், கீழ் இடது மூலையில் உள்ள ஆவணத்தின் கடைசி தாளின் பின்புறத்தில் அமைந்துள்ளது. உதாரணத்திற்கு:

அக்செனோவ் யூரி மிகைலோவிச்

27. ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவது மற்றும் அதை கோப்பிற்கு அனுப்புவது பற்றிய குறிப்பு

பின்வரும் தரவைச் சேர்க்க வேண்டும்: அ) செயல்படுத்தல் பற்றிய சுருக்கமான தகவல் அல்லது தொடர்புடைய ஆவணம் இருந்தால், அதன் தேதி மற்றும் எண்ணுக்கான இணைப்பு; b) "வேலைக்குச் செல்லுங்கள்" என்ற வார்த்தைகள்; c) ஆவணம் சேமிக்கப்படும் வழக்கு எண்.

ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவது மற்றும் அதை கோப்பிற்கு அனுப்புவது பற்றிய குறிப்பு, ஆவணத்தை நிறைவேற்றுபவர் அல்லது ஆவணம் செயல்படுத்தப்பட்ட கட்டமைப்பு அலகுத் தலைவரால் கையொப்பமிடப்பட்டு தேதியிடப்பட வேண்டும்.

28. ஆவணத்தைப் பெறுவதற்கான குறி ஆவணத்தின் முதல் தாளின் கீழே அமைந்துள்ளது மற்றும் அமைப்பின் சுருக்கமான பெயரை உள்ளடக்கியது - ஆவணத்தின் பெறுநர், ஆவணத்தைப் பெற்ற தேதி மற்றும் அதன் குறியீட்டு.

29. ஆவணத்தின் மின்னணு நகலின் அடையாளங்காட்டி, ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு பக்கத்தின் கீழ் இடது மூலையில் வைக்கப்பட்டு, கணினி ஊடகத்தில் கோப்பின் பெயர், தேதி மற்றும் நிறுவனத்தில் நிறுவப்பட்ட பிற தேடல் தரவு ஆகியவற்றைக் கொண்டுள்ளது.

GOST R 7.0.97-2016 “SIBID. நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்கள். ஆவணங்களைத் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்" (இனி - GOST R 7.0.97-2016) மூன்று வகையான கடிதப் படிவங்களை நிறுவுகிறது: ஒரு நிறுவனத்திற்கான கடிதப் படிவம், ஒரு கட்டமைப்பு அலகு (ஆலோசனை, நிபுணர், வழிமுறை அமைப்பு) மற்றும் ஒரு அதிகாரி. ஒவ்வொரு வகை படிவத்தையும் பார்த்து, GOST R 7.0.97-2016 என்ன தேவைகளை விதிக்கிறது மற்றும் வணிக கடிதங்களை எவ்வாறு வரையலாம் என்பதை உங்களுக்குக் கூறுவோம்.

எந்தவொரு அமைப்பின் ஆவண ஓட்டத்திலும் வணிக கடித- உள் மற்றும் வெளிப்புறம் - குறிப்பிடத்தக்க அளவிலான ஆவணங்களை உருவாக்குகிறது. வணிக கடிதங்களின் வகைகள் மற்றும் கடிதத்தின் அளவு ஆகியவை நிறுவனத்தின் செயல்பாட்டின் பகுதியால் தீர்மானிக்கப்படுகின்றன. வகையைப் பொருட்படுத்தாமல் - வணிக முன்மொழிவு முதல் கூட்டாளர்களுக்கு அரசாங்க நிறுவனத்திற்கான கோரிக்கைக்கு பதில் வரை - கடிதங்கள் GOST R 7.0.97-2016 இன் படி வரையப்பட வேண்டும்.

GOST R 7.0.97-2016 இன் தேவைகளுக்கு ஏற்ப கடிதங்களை வரைவது ஒரு நிறுவனத்தின் வணிகப் படத்தை வடிவமைப்பதில் ஒரு பெரிய பாத்திரத்தை வகிக்கிறது மற்றும் எதிர் கட்சிகள் மற்றும் மேற்பார்வை அதிகாரிகளுடன் நீதிமன்றத்தில் தகராறுகளில் ஒரு முக்கிய வாதமாக இருக்கலாம்.

கடிதங்கள் பின்வரும் படிவங்களில் தயாரிக்கப்பட வேண்டிய ஆவணங்களைக் குறிக்கின்றன:

GOST R 7.0.97-2016 இன் பிரிவு 6.6 இன் படி, ஒரு நிறுவனத்தில் மூன்று வகையான படிவங்களைப் பயன்படுத்தலாம்:

பொது வடிவம்;

கடித வடிவம் (கட்டமைப்பு அலகு, அதிகாரப்பூர்வ);

ஒரு குறிப்பிட்ட வகை ஆவணத்திற்கான படிவம் (ஒழுங்கு, அறிவுறுத்தல், நெறிமுறை).

பெரிய நிறுவனங்களில், அலுவலக மேலாண்மை சேவையானது சில ஆவணங்களின் படிவங்களை ஒழுங்குபடுத்துவதன் மூலம் உருவாக்குகிறது, அங்கீகரிக்கிறது மற்றும் நடைமுறைப்படுத்துகிறது மற்றும் சில சந்தர்ப்பங்களில் கார்ப்பரேட் பாணி புத்தகத்தில் (பிராண்ட் புத்தகம்) சேர்க்கப்பட்டுள்ளது.

சிறிய நிறுவனங்களில், ஆவணப் படிவங்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்டு நடைமுறைப்படுத்தப்பட்டு, அலுவலகப் பணிகளுக்கான விதிமுறைகளில் பரிந்துரைக்கப்பட்டு ஊழியர்களின் கவனத்திற்கு கொண்டு வரப்படுகின்றன.

GOST கடிதங்களுக்கான தனி படிவங்களை வழங்குகிறது. அடுத்து, ஒவ்வொரு வகை படிவத்தையும் தனித்தனியாகக் கருதுவோம். ஆனால் முதலில், லெட்டர்ஹெட்டில் விவரங்களை ஏற்பாடு செய்வதற்கான கோண மற்றும் நீளமான, மையப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் கொடி விருப்பங்களைப் பார்ப்போம்.

விவரங்களின் நிலை: மூலை மற்றும் நீளம், மையம் மற்றும் கொடி

GOST R 7.0.97-2016 இன் பிரிவு 6.4 இன் படி, விவரங்கள் மற்றும் கட்டுப்பாட்டு மதிப்பெண்களின் இருப்பிடத்தைப் பொறுத்து, வடிவங்களை வடிவமைப்பதற்கான இரண்டு விருப்பங்கள் நிறுவப்பட்டுள்ளன - கோண (எடுத்துக்காட்டு 1) மற்றும் நீளமான (எடுத்துக்காட்டு 2).

கடிதப் படிவங்களை உருவாக்கும் போது, ​​ஒவ்வொரு நிறுவனமும் (பதிவு சேவை) விவரங்களை எவ்வாறு ஏற்பாடு செய்வது என்பதைத் தேர்வு செய்யலாம். இது மாநிலத் தரங்களின் தேவைகள் மற்றும் அமைப்பின் கட்டமைப்பைப் பொறுத்தது (பெற்றோர் கட்டமைப்பின் இருப்பு / இல்லாமை, சிக்கலான பெயர்கள் போன்றவை).

விவரங்கள் ஒரு கோணத்தில் அமைந்திருக்கும் போது மிக நீளமான விவரங்களின் நீளம் 7.5 செமீக்கு மேல் இல்லை (GOST R 7.0.97-2016 இன் பிரிவு 3.5 இன் இரண்டாவது பத்தி).

விவரங்களின் மூலையில் வைப்பது ஆவணத் தாளின் பரப்பளவில் 20% வரை சேமிக்கிறது.

கோணத்திற்கு மாறாக, விவரங்களின் நீளமான அமைப்பு, பருமனான பெயர்களைக் கொண்ட நிறுவனங்களுக்கு ஏற்றது. அதே நேரத்தில், மிக நீளமான கோட்டின் நீளமும் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது - 12 செ.மீ க்கும் அதிகமாக இல்லை (GOST R 7.0.97-2016 இன் 3.5 வது பத்தியின் மூன்றாவது பத்தி).

படிவங்களின் வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, ​​கடிதத்தின் அழகியல் தோற்றத்தை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வது அவசியம். வெறுமனே ஒப்பிடுவதன் மூலம் விவரங்களின் இருப்பிடத்தை நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கலாம் பொது வடிவம்இரண்டு தளவமைப்புகள்.

சேவை கடிதங்களின் விவரங்கள் பின்வரும் வழிகளில் ஒன்றில் சீரமைக்கப்படுகின்றன:

. மையம் கொண்டது- விவரங்களின் ஒவ்வொரு வரியின் தொடக்கமும் முடிவும் விவரங்கள் அமைந்துள்ள பகுதியின் எல்லைகளிலிருந்து சமமாக தொலைவில் உள்ளன:

. கொடி- விவரங்களின் ஒவ்வொரு வரியும் விவரங்கள் அமைந்துள்ள பகுதியின் இடது எல்லையிலிருந்து தொடங்குகிறது:

பிரிவு 4 GOST R 6.30-2003 “ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகள். நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் அமைப்பு. ஆவணங்களைத் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்" என்பதை நிறுவுகிறது அமைப்பு, அதன் கட்டமைப்பு பிரிவுகள் மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அதிகாரிகள் ஒவ்வொருவரும்பின்வரும் வகையான படிவங்கள் இருக்கலாம்:

• பொது வடிவம்;
• கடித வடிவம்;
• ஒரு குறிப்பிட்ட வகை ஆவணத்தின் வடிவம்.

ஒரு காகித படிவத்தின் வளர்ச்சி மற்றும் பயன்பாட்டின் பொருளாதார செயல்திறனுக்கான அளவுகோல் அல்லது ஒரு ஆவணத்தின் நிலையான ஒருங்கிணைந்த வடிவம் நிறுவப்பட்டது மற்றும் ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகளை உருவாக்கும் செயல்பாட்டில் நியாயப்படுத்தப்பட்டது மற்றும் அவற்றின் வகைப்பாடு. இந்த அளவுகோல் எளிதானது - இந்த வகையின் ஒரு வடிவம் ஒரு வருடத்திற்கு 100 முறைக்கு மேல் நிறுவனத்தில் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.

எந்தவொரு நிறுவனத்தின் ஆவண ஓட்டத்தில் ஏறத்தாழ 80% கடிதப் பரிமாற்றம் இருப்பதால், கிட்டத்தட்ட ஒவ்வொரு சட்ட நிறுவனமும் ஒரு கடிதப் படிவத்தைக் கொண்டுள்ளது (ஒரு காகிதப் படிவம் அல்லது அங்கீகரிக்கப்பட்ட மின்னணு கடிதப் படிவ வார்ப்புரு, அச்சிடுவதற்கான கட்டாயப் படிவமாக).

ஒரு நிறுவனம் ஆண்டுக்கு 100 ஆர்டர்களுக்கு மேல் வழங்கினால், ஆர்டர் படிவம் உருவாக்கப்பட்டு, அங்கீகரிக்கப்பட்டு பயன்படுத்தப்படும்.

சிறிய நிறுவனங்களில், ஒரு பொதுவான படிவத்தை உருவாக்கலாம், அது அனைத்தையும் முடிக்கப் பயன்படுகிறது உள் ஆவணங்கள்(பணியாளர் அட்டவணை, ஒழுங்கு, அறிவுறுத்தல், ஒழுங்குமுறை, மெமோ, சட்டம், அறிவுறுத்தல், விதிகள், ஒழுங்குமுறைகள், வழக்கறிஞரின் அதிகாரம் போன்றவை).

எனவே, ஒவ்வொரு நிறுவனமும் எந்த வகையான படிவங்களை உருவாக்க வேண்டும் மற்றும் கட்டாய பயன்பாட்டிற்கு அங்கீகரிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை சுயாதீனமாக தீர்மானிக்கிறது. நிச்சயமாக, அலுவலக மேலாண்மை சேவை ஆவணப்படுத்தல் செயல்முறைகளின் பகுப்பாய்வின் அடிப்படையில் பொருத்தமான முன்மொழிவுகளை வழங்குகிறது, மேலும் ஒரு பெரிய நிறுவனத்தில் அதன் பரிந்துரைகளை "பிராண்டு புத்தகத்தில்" செய்கிறது, ஏனெனில் படிவம் "ஒரு சட்ட நிறுவனத்தின் முகம்" - ஒரு உறுப்பு அதன் நிறுவன பாணி.

அமைப்பின் அதிகாரிகளுக்கு படிவங்களைப் பயன்படுத்துவதற்கான ஆலோசனையைத் தீர்மானிக்கும் போது, பின்வரும் அம்சங்களை கூடுதலாக கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்:

முதலாவதாக, முதல் மேலாளருக்கும் அவரது பிரதிநிதிகளுக்கும் இடையில் அதிகாரங்களை வழங்குதல் மற்றும் பொறுப்பு பகுதிகளை விநியோகித்தல் அமைப்பு. பிரதிநிதித்துவம் தெளிவாக ஒழுங்குபடுத்தப்பட்டு, துணை மேலாளர்கள் முடிவுகளை எடுப்பதற்கும், ஆர்டர்கள் அல்லது அறிவுறுத்தல்களில் கையெழுத்திடுவதற்கும், குறிப்பாக நிறுவப்பட்ட சிக்கல்களில் கடிதப் பரிமாற்றங்களை நடத்துவதற்கும் உரிமைகளைப் பெற்றால் (பொறுப்புகளின் விநியோகம், ஒவ்வொரு துணை மற்றும் பதவி விதிமுறைகள் மற்றும் பொறுப்புகளின் விநியோகம் குறித்த தொடர்புடைய வரிசையில் அவை பொறிக்கப்பட வேண்டும். வழக்கறிஞரின் அதிகாரங்களில்), பின்னர் அமைப்பு உருவாக்கப்படலாம் துணை மேலாளரிடமிருந்து ஒரு கடிதப் படிவம், சில சமயங்களில் துணை மேலாளரிடமிருந்து உத்தரவு/அறிவுறுத்தல் படிவம்.

எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு துணை மேலாளரிடமிருந்து கடிதப் படிவத்தைப் பயன்படுத்துவது அறிவுறுத்தப்படுகிறது, குறைந்தபட்சம் ஒரு பிரதிநிதியாவது அவரது / அவள் திறன் தொடர்பான சிக்கல்களில் விரிவான கடிதங்களை நடத்தினால்:

எடுத்துக்காட்டு 1

சுருக்கு நிகழ்ச்சி

மற்றும் இங்கே அமைப்பின் தலைவருக்குநிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் அனைத்து பகுதிகளிலும் சாசனத்தின் அடிப்படையில் ஒரு சட்ட நிறுவனத்தின் சார்பாக வெளிப்புற சூழலில் செயல்பட உரிமை உள்ளவர், ஒரு அதிகாரிக்கு கடிதப் படிவத்தை உருவாக்குவது பொருத்தமற்றது - நிறுவனத்தின் கடிதப் படிவம் அவரது நடவடிக்கைகளில் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும். .

இரண்டாவதாக, ஒரு அதிகாரியின் கடிதப் படிவத்தை இயல்புநிலையாகப் பயன்படுத்துவது என்பது, படிவத்தில் பெயர் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள சட்டப்பூர்வ நிறுவனத்தின் சார்பாக செயல்பட இந்த அதிகாரிக்கு உரிமை உண்டு, நிறுவனத்தின் பிரச்சினை/தலைப்பு மற்றும் திசையில் முடிவெடுக்கும் அதிகாரம் உள்ளது. செயல்பாடுகள், அவை அவர் கையொப்பமிடப்பட்ட ஆவணத்தில் பிரதிபலிக்கின்றன. ஒரு அதிகாரியின் சொந்த கடிதப் படிவத்தின் இருப்பு அவரது அதிகாரங்களின் கனமான தன்மையைக் குறிக்கிறது, மேலும் அதன் சொந்த பதிவு எண்ணைக் கொண்ட அச்சிடப்பட்ட படிவத்தைப் பயன்படுத்துவதும் ஆவணத்தின் சட்டப்பூர்வ சக்தியை வலியுறுத்தும் ஒரு காரணியாகும்.

நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் படிவங்கள் ஒரு நிறுவனத்திற்கும், ஒரு கட்டமைப்பு அலகுக்கும் மற்றும் ஒரு அதிகாரிக்கும் உருவாக்கப்படலாம்.

கையொப்பமிட அதிகாரிக்கு உரிமை இருந்தால், ஒரு அதிகாரிக்கான படிவம் உருவாக்கப்படுகிறது. 1

அதிகாரியின் லெட்டர்ஹெட் நிறுவனத்தின் பெயரின் கீழ் பதவியின் பெயரைக் குறிக்க வேண்டும்.

அரிசி. 1.பொது இயக்குனரின் கடிதப் படிவம்

ஒரு அதிகாரியின் படிவத்தின் மாதிரி படம் B.4, பின் இணைப்பு B க்கு GOST R 6.30-2003 இல் காட்டப்பட்டுள்ளது "ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகள். நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு. ஆவணம் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்."

அதிகாரப்பூர்வ படிவத்தின் எடுத்துக்காட்டுகள் கடிதப் படிவப் பிரிவில் வழங்கப்பட்டுள்ளன.

1 நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்கள். ஆவணம் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்: GOST R 6.30-2003 செயல்படுத்துவதற்கான வழிகாட்டுதல்கள். / ரோசார்கிவ்; VNIIDAD; கம்ப்யூட்டர்: எம்.எல். காவ்லின், ஏ.எஸ். க்ராசவின், எல்.வி. குஸ்நெட்சோவ் மற்றும் பலர்; பொது எட். எம்.வி. லாரின், ஏ.என். சோகோவா. - எம்., 2003. - 90 பக்.

ஆவண வடிவம்

நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் படிவங்களுக்கான இரண்டு நிலையான வடிவங்கள் நிறுவப்பட்டுள்ளன - A4 (210 x 297 மிமீ) மற்றும் A5 (148 x 210 மிமீ).

படிவத்தின் வடிவம் உரையின் அளவு மற்றும் ஆவணத்தைத் தயாரிக்கும் போது வைக்கப்பட வேண்டிய விவரங்களின் எண்ணிக்கையைப் பொறுத்து தேர்ந்தெடுக்கப்படுகிறது.

நடைமுறையில், மற்ற காகித வடிவங்களையும் பயன்படுத்தலாம் (மேலாண்மை ஆவணங்களின் மற்ற வகுப்புகளுக்கு). எடுத்துக்காட்டாக, ஆவணங்களைத் தயாரிப்பதற்கு, பல நெடுவரிசைகளைக் கொண்ட அட்டவணையின் வடிவத்தில் வடிவமைக்கப்பட்ட உரை உள்ளடக்கம், A3 வடிவ வடிவம் (420 x 297 மிமீ) பயன்படுத்தப்படலாம்.

நுகர்வோர் காகித வடிவங்கள் GOST 9327-60 "காகிதம் மற்றும் காகித தயாரிப்புகள். நுகர்வோர் வடிவங்கள்" மூலம் நிறுவப்பட்டுள்ளன.

1 GOST R 6.30-2003. ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகள். நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு. ஆவண தேவைகள். - உள்ளிடவும். 2003-07-01. – M.: Gosstandart of Russia: Standards Publishing House, 2003. – பிரிவு 4.1.

விளிம்பு அளவுகள்

GOST R 6.30-2003 "ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகள். நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு. ஆவணம் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்" குறைந்தபட்ச புல அளவுகளை நிறுவுகிறது.

ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு தாளும், ஒரு படிவத்தில் இருந்தாலும் அல்லது அது இல்லாமல் இருந்தாலும், குறைந்தபட்சம்: 1 புலங்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்

20 மிமீ - இடது;

10 மிமீ - வலது;

20 மிமீ - மேல்;

20 மிமீ - குறைந்த.

பல தாள்களில் ஒரு ஆவணத்தைத் தயாரிக்கும் போது, ​​எல்லாத் தாள்களும் ஒரே மாதிரியான விளிம்பு அளவுகளைக் கொண்டிருக்கும். 2

பல்வேறு வகையான ஆவணங்களுக்கு எந்த விளிம்பு அளவுகளை அமைப்பது நல்லது என்பதைத் தீர்மானிக்க நிறுவனத்திற்கு உரிமை உண்டு, ஆனால் GOST ஆல் நிறுவப்பட்ட அளவுகளைக் காட்டிலும் குறைவாக இல்லை. 3

இடது விளிம்பிற்கு சிறப்பு கவனம் தேவை - கோப்பில் ஆவணத்தை தாக்கல் செய்வதற்கான புலம். இதிலிருந்து நாம் ஒரு தற்காலிக சேமிப்பக காலத்துடன் (10 ஆண்டுகள் வரை) ஆவணப் படிவங்களை உருவாக்கும்போது, ​​எடுத்துக்காட்டாக, கடிதப் படிவங்கள், இடது விளிம்பை 20 மிமீ அகலத்தில் விட்டுவிடலாம், மேலும் ஆவணப் படிவங்களை நீண்ட காலத்திற்கு (மேல்) உருவாக்கும்போது 10 ஆண்டுகள்) மற்றும் நிரந்தர சேமிப்பு காலம், இடது விளிம்பு 30-35 மிமீ அமைப்பது நல்லது.

காகிதம் தேய்மானம் ஏற்பட்டால் வலது மற்றும் கீழ் ஓரங்கள் விடப்படும், மேல் ஓரம் பல பக்க ஆவணங்களில் பக்கங்களைக் குறிக்கும்.

தாளின் தலைகீழ் பக்கத்தைப் பயன்படுத்தும் போது, ​​இடது விளிம்பு குறைந்தபட்சம் 10 செ.மீ., வலது விளிம்பு குறைந்தபட்சம் 20 மிமீ இருக்க வேண்டும், அதாவது, முன் பக்கத்துடன் ஒப்பிடும்போது எதிர்.

1 GOST R 6.30-2003. ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகள். நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு. ஆவண தேவைகள். - உள்ளிடவும். 2003-07-01. – M.: Gosstandart of Russia: Standards Publishing House, 2003. – பிரிவு 4.1. 2 நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்கள். ஆவணம் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்: GOST R 6.30-2003 செயல்படுத்துவதற்கான வழிகாட்டுதல்கள். / ரோசார்கிவ்; VNIIDAD; கம்ப்யூட்டர்: எம்.எல். காவ்லின், ஏ.எஸ். க்ராசவின், எல்.வி. குஸ்நெட்சோவ் மற்றும் பலர்; பொது எட். எம்.வி. லாரின், ஏ.என். சோகோவா. - எம்., 2003. - 90 பக். 3 ஐபிட்.

கடிதப் படிவமானது, நிறுவனத்தின் தொகுதி ஆவணங்களைப் பொறுத்து, பின்வரும் விவரங்களை உள்ளடக்கியது:

01 - ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் மாநில சின்னம் (02 - ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் ஒரு அங்கத்தின் கோட் அல்லது 03 - ஒரு அமைப்பு அல்லது வர்த்தக முத்திரையின் சின்னம் (சேவை முத்திரை));
04 - நிறுவன குறியீடு
05 - ஒரு சட்ட நிறுவனத்தின் முக்கிய மாநில பதிவு எண் (OGRN).
06 - வரி செலுத்துவோர் அடையாள எண்/பதிவுக்கான காரணக் குறியீடு (TIN/KPP)
08 - அமைப்பின் பெயர்
09 - அமைப்பு பற்றிய பின்னணி தகவல்
அத்துடன் விவரங்களுக்கு கட்டுப்படுத்தப்பட்ட மதிப்பெண்கள்:
11 - ஆவண தேதி
12 - ஆவண பதிவு எண்
13 - ஆவணத்தின் பதிவு எண் மற்றும் தேதிக்கான இணைப்பு
மேலும், தேவைப்பட்டால், விவரங்கள் அமைந்துள்ள பகுதிகளின் மேல் எல்லைகளுக்கான மதிப்பெண்களை வரம்பிடவும்.
15 - முகவரியாளர்
18 - உரையின் தலைப்பு
19 - கட்டுப்பாட்டு குறி
20 - ஆவண உரை

விவரங்களின் நீளமான அல்லது கோண ஏற்பாட்டின் அடிப்படையில் கடிதப் படிவத்தை உருவாக்கலாம்.

அரிசி. 1. கடிதப் படிவத்தின் விவரங்களின் இருப்பிடம் (மூலை பதிப்பு) (பரிமாணங்கள் மில்லிமீட்டரில் குறிக்கப்படுகின்றன)

அரிசி. 2. கடிதப் படிவத்தின் விவரங்களின் இருப்பிடம் (நீள்வெட்டு பதிப்பு) (பரிமாணங்கள் மில்லிமீட்டரில் குறிக்கப்படுகின்றன)

தாள் பகுதியின் பயன்பாட்டின் அடிப்படையில் செயலாக்கத்திற்கு மிகவும் வசதியானது மற்றும் சிக்கனமானது மூலை வடிவமாகும். இந்த வழக்கில், தாளின் மேல் வலது பக்கத்தில் "முகவரி", "தீர்மானம்" என்ற விவரங்களை வைக்க பயன்படுத்தலாம்.

நிறுவனத்தின் பெயரில் அதிக எண்ணிக்கையிலான அச்சிடப்பட்ட எழுத்துக்கள் இருக்கும் சந்தர்ப்பங்களில், ஒரு நீளமான எழுத்துப் படிவத்தைப் பயன்படுத்துவது அறிவுறுத்தப்படுகிறது, எடுத்துக்காட்டாக, படிவ விவரங்கள் இரண்டு அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட மொழிகளில் கொடுக்கப்படும் போது இது இருக்கலாம். இந்த வழக்கில், விவரங்கள் இடதுபுறத்தில் ரஷ்ய மொழியிலும், வலதுபுறத்தில் தேசிய மொழியிலும், அதே மட்டத்தில் அச்சிடப்பட வேண்டும். பயன்படுத்தப்படும் தேசிய மொழிகளின் எண்ணிக்கை ஒன்றுக்கு மேற்பட்டதாக இருந்தால், விவரங்கள் மேலே ரஷ்ய மொழியிலும், கீழே உள்ள தேசிய மொழியிலும், வரியை வலது விளிம்பின் எல்லை வரை நீட்டிக்க வேண்டும்.

கடிதப் படிவத்தை ஒரு அமைப்பு, ஒரு கட்டமைப்பு அலகு அல்லது ஒரு அதிகாரிக்கு தயார் செய்யலாம்.

எழுத்து வடிவ வடிவமைப்பின் எடுத்துக்காட்டுகள்:

அரிசி. 3. விவரங்களின் கோண (மையப்படுத்தப்பட்ட) இருப்பிடத்துடன் நிறுவனத்திடமிருந்து கடிதத்தின் படிவம்.

அரிசி. 4. ஒரு மூலையில் (கொடி) விவரங்களின் ஏற்பாட்டுடன் நிறுவனத்திலிருந்து ஒரு கடிதத்தின் படிவம்.

அரிசி. 5. விவரங்களின் நீளமான ஏற்பாட்டுடன் நிறுவனத்திலிருந்து ஒரு கடிதத்தின் படிவம்.

பொதுவான ஆவணப் படிவத்தின் மாதிரிகள் பின்வரும் ஆவணங்களில் வழங்கப்பட்டுள்ளன:
GOST R 6.30-2003 "ஒருங்கிணைந்த ஆவண அமைப்புகள். நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு. ஆவணம் தயாரிப்பதற்கான தேவைகள்" (பின் இணைப்பு B, புள்ளிவிவரங்கள் B.2, B.3, B.4);
- நிலையான வழிமுறைகள்நவம்பர் 8, 2005 எண் 536 தேதியிட்ட ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் கலாச்சார மற்றும் வெகுஜன தகவல்தொடர்பு அமைச்சகத்தின் உத்தரவின் மூலம் அங்கீகரிக்கப்பட்ட கூட்டாட்சி நிர்வாக அதிகாரிகளில் அலுவலகப் பணிகளில் (பின் இணைப்புகள் எண். 13, 14, 15, 16, 17, 18).