Príjem dokumentov prijatých organizáciou sa vykonáva centrálne expedíciou alebo pracovníkmi služby dokumentačnej podpory manažmentu (DOU). Faxové správy a správy prijaté e-mailom je možné prijímať decentralizovaným spôsobom: službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ako aj sekretárkou, asistentkou tajomníka, zodpovednou za kancelársku prácu štrukturálnej jednotky. Zároveň všetka korešpondencia prijatá organizáciou, vrátane registrovanej a dôvernej, musí prejsť zasielaním.
Po prijatí dokumentov sa v prvom rade skontroluje správnosť ich doručenia a neporušenosť obalu:
- chybne prijatá korešpondencia sa vráti na poštu alebo postúpi adresátovi;
- Korešpondencia prijatá v poškodenom obale je obzvlášť starostlivo kontrolovaná na úplnosť odoslaných materiálov a na prítomnosť mechanického poškodenia.
Po prijatí faxovej správy sa skontroluje počet prijatých strán a ich čitateľnosť. Neúplné prijatie správy alebo zlá kvalita jednotlivých strán je hlásená odosielateľovi.
Počas expedície sa otvára všetka korešpondencia, s výnimkou korešpondencie označenej „Osobne“.
Po otvorení obálok sa kontroluje správnosť obsahu a jeho neporušenosť, t.j. dostupnosť všetkých strán dokumentu a všetkých príloh. V prípade potreby by mal byť k prijatým dokladom priložený zoznam zistených nedostatkov. V obzvlášť závažných prípadoch poškodenia alebo prevzatia neúplných súborov písomností zamestnanec prijímajúci korešpondenciu vyhotoví úkon, ktorý je prílohou písomností a spolu s nimi ho predloží na schválenie a rozhodnutie o tejto skutočnosti.
Po otvorení sa obal zničí, s výnimkami v nasledujúcich prípadoch:
- prijaté dokumenty neobsahujú spiatočnú adresu a priezvisko odosielateľa, ale sú na balíku;
- doklady neobsahujú dátum a musia byť založené poštovou pečiatkou;
- prijatá dodatočná korešpondencia;
- prijatý dokument je osobnej povahy a na obálke nie je pečiatka „Osobne“. 1
Zachované sú aj obálky z prijatých dokumentov, ktoré sú už po lehote splatnosti. V tomto prípade pečiatka na obálke môže slúžiť ako dôkaz o dni prijatia dokumentu. 2
Všetky prichádzajúce doklady musia byť označené značka príjmu dokladu do organizácie ( rekvizity 29), ktorý pozostáva z dátumu prijatia a sériového čísla. Typickou chybou pri vybavovaní došlej korešpondencie je brať do úvahy len dokumenty, ktoré podliehajú ďalšej evidencii. Zostávajúce dokumenty (reklamné a informačné listy, pozvánky a mnohé ďalšie) ostávajú nezaznamenané, hoci po ich prijatí sa čas venoval otváraniu obálky, oboznamovaniu sa s obsahom, určovaniu, ktorý zamestnanec môže prijaté informácie potrebovať, a prenosu dokumentu na tohto zamestnanca. V tomto prípade je tok došlých dokumentov indikovaný ako výrazne znížený a nie je možné vypočítať čas na spracovanie nezaúčtovanej korešpondencie. To často vedie k nedorozumeniam medzi zamestnancami, ktorí prijímajú a spracúvajú prichádzajúcu korešpondenciu, a vedením, ktoré nevidí dokončenú prácu v celom rozsahu. 3
Potvrdzovaciu značku je možné umiestniť do pravého dolného rohu prvej strany dokladu formou pečiatky, ručne alebo elektrickou pečiatkou. 4
Pri označovaní prijatia dokumentu organizáciou je potrebné vziať do úvahy tieto body:
- ak sa korešpondencia neotvorí, potom sa na obálky a obaly balíkov umiestni značka;
- ak sú k listu pripojené dokumenty, odporúča sa duplikovať značku na prvom liste prílohy;
- ak dokument podlieha centralizovanému uloženiu v službe predškolského vzdelávacieho zariadenia, umiestni sa naň dodatočná značka (prípadne s pečiatkou) na prvom liste dokumentu v pravom hornom alebo dolnom ľavom rohu dokumentu (prípadne s pečiatka): „Vrátiť do služby predškolského výchovného zariadenia“;
- ak obálka obsahuje nápisy „Urgentné“, „Doručiť ihneď“ a iné, poznamená sa to presný čas ich prijímanie;
- ak sa dokument opakuje, po jeho prijatí sa pomocou systému vyhľadávania informácií určí umiestnenie predtým odoslaného dokumentu o tejto otázke a na prijatom dokumente sa urobí zodpovedajúca značka.
Ak sú doklady prijaté mimo pracovného času, preberá ich zamestnanec v službe. Počiatočné spracovanie dokumentov by sa malo uskutočniť v deň ich prijatia službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo v prvý pracovný deň, ak sú dokumenty prijaté mimo pracovného času. 5
Je vhodné, aby organizácia stanovila jednotný postup, podľa ktorého by všetky dokumenty, vrátane tých, ktoré dostanú zamestnanci na služobných cestách v iných organizáciách a od návštevníkov, prešli expedičným spracovaním.
(http://www.edou.ru/enc/razdel31/index.php?COURSE_ID=5&LESSON_ID=108)
Dokumenty prichádzajúce do organizácie tvoria tok prichádzajúcej korešpondencie, ktorá sa po nevyhnutných fázach spracovania rozdelí na „prúdy“ vo forme konkrétnych pokynov a nakoniec sa dostane ku konkrétnym zamestnancom na kontrolu a vykonanie.
Na oddeleniach sa toky dokumentov tvoria aj z dokumentov pripravených zamestnancami, ktoré sa v dôsledku toho spájajú do jedného toku odoslanej korešpondencie.
Okrem toho organizácie spravidla obiehajú dokumenty, ktoré sú v nich vytvorené a ktoré nie sú určené na to, aby presahovali ich hranice - toky internej dokumentácie. Ich cesta začína u niektorých zamestnancov – autorov a končí u iných zamestnancov – interpretov. Takže začiatok cesty je odosielanie dokumentov a pokračovanie prijímanie dokumentov.
Ďalšou charakteristikou toku dokumentov je typ dokumentov, napríklad:
1. administratívne dokumenty úradov a vyšších organizácií;
2. akty a osvedčenia o mimorezortných kontrolách;
3. štatistické vykazovanie;
4. list s dopytom o činnosti organizácie;
5. listy s odpoveďou na proaktívne požiadavky svojich zamestnancov;
6. materiály (pozvánky, abstrakty prejavov, rozhodnutia, protokoly a pod.) o účasti na činnosti kolegiálnych orgánov a vedeckých, verejných podujatiach a pod.
Každý typ dokumentu má svoju vlastnú dráhu pohybu, ktorú je možné sledovať, opísať a priradiť k nemu.
Autorstvo dokumentov má veľký význam pri organizovaní toku dokumentov.
Návrhy, vyjadrenia a sťažnosti občanov, správy a vysvetlivky, pracovné zmluvy, dokumenty prijaté od štátnych orgánov a iné majú rôzne technológie spracovania.
Jednou z hlavných charakteristík toku dokumentov je nielen objem tokov dokumentov, ale aj ich cyklickosť. Berúc do úvahy tieto faktory, je organizovaná všetka práca služieb dokumentačnej podpory pre manažment, určuje sa kvantitatívne zloženie zamestnancov, rozvrh práce manažérov priamo zapojených do organizácie prechodu dokumentov v inštitúcii a zabezpečenie potrebného organizačného vybavenia.
Spôsoby a stupne spracovania dokumentácie sa výrazne líšia v závislosti od spôsobu prenosu, naliehavosti vykonania, miery obmedzenia prístupu k obsahu informácií a ďalších parametrov, ktoré majú významný vplyv na technológie spracovania a odovzdávania dokumentácie.
Technológie na spracovanie prichádzajúcich dokumentov
Ako viete, v súčasnosti sa paralelne používa niekoľko spôsobov prenosu dokumentov od jedného príjemcu k druhému. Dokumenty, ako v minulosti, sú odosielané oficiálnymi kuriérmi alebo poľnou komunikáciou, prenášané neoficiálnymi poslami „príležitostne“, posielané poštou alebo telegraficky. Na prenos informácií o dokumente sa používajú a moderné metódy: telefón, fax, počítače.
Postup prijímania dokumentov
Ak sa ešte pred niekoľkými rokmi prevažná väčšina dokumentov prijímala a spracovávala centrálne v špeciálnej jednotke – expedícii a proces spracovania prijatých a odoslaných dokumentov sa nazýval zasielateľské spracovanie, v súčasnosti sa čoraz viac informácií dodáva priamo do štruktúrnych jednotiek, konkrétnym zamestnancom, na osobných počítačoch, obídenie expedície. Limitujúcim faktorom masového prechodu na viac rýchle spôsoby Preposielanie korešpondencie v tomto prípade nie je technickým problémom, ale skôr problémom právnej platnosti korešpondencie.
Preto je pre celú organizáciu toku dokumentov nanajvýš dôležité nielen rýchle doručenie dokumentov koncovým používateľom (performerom), ale aj prehľadná organizácia, zaznamenávajúca samotný fakt prijímania a odosielania dokumentov.
V toku dokumentov alebo v poradí pohybu dokumentov v organizácii existuje niekoľko fáz:
1. zasielanie spracovania dokumentov prijatých organizáciou a zaznamenávanie samotnej skutočnosti ich prijatia;
2. predbežné preskúmanie dokumentov službou predškolského vzdelávacieho zariadenia;
3. organizovanie pohybu dokumentov v rámci organizácie vrátane prinášania dokumentov exekútorom a udeľovania právnej sily návrhom dokumentov;
4. spracovanie vyhotovených a odoslaných dokumentov.
Bolo by vhodné zaviesť jednotný postup, podľa ktorého by všetky písomnosti, vrátane tých, ktoré zamestnanci nedostanú poštou, nevyhnutne prešli zasielateľským spracovaním, t. Bez ohľadu na adresáta sa korešpondencia musí preniesť na úradníkov na zaradenie do registračných databáz, aby sa zaznamenal samotný fakt (a čas) prijatia dokumentov.
Vývojový diagram práce s došlými dokumentmi.
Primárne spracovanie účteniek
Preposielanie prichádzajúcej korešpondencie je pomerne tradičné a pri dodržaní určitých pravidiel nespôsobuje ťažkosti. Korešpondenciu doručenú kuriérom, vrátane zamestnancov konajúcich ako kuriér, prichádzajúcu poštou, faxom, telegrafom alebo iným spôsobom, teda musí prijať a vybaviť osobitne určený úradník (osoby): tajomník spoločnosti, zamestnanec služby DOU (úrad, všeobecné oddelenie atď.), tajomníci štrukturálnych odborov. V malých firmách to tak je výkonný musí tam byť jeden.
Ak je to potrebné, zamestnanec prijímajúci informácie podpíše knihu príjmu dokumentov, denník alebo potvrdenie a zaznamená dátum ich prijatia.
Ak obálka obsahuje nápisy „Urgentné“, „Doručiť ihneď“ atď., Zaznamená sa presný čas ich prijatia, ako v dokumentoch prijatých drôtom, napríklad:
15.05.2003 10.35.
Ukážka grafickej úpravy časopisu (zásielkovej knihy) pre kuriéra.
Ak má organizácia zamestnancov v službe, prijímanie dokumentov od kuriérov v mimopracovnej dobe by malo byť v ich kompetencii, ale úplné preposielanie prichádzajúcich dokumentov je možné vykonať ihneď po ich prijatí alebo v prvý pracovný deň, podľa povahy činnosti organizácie, korešpondent a ďalšie faktory.
Pred otvorením korešpondencie je potrebné skontrolovať správnosť jej doručenia a neporušenosť obalu. Korešpondencia doručená omylom pracovníkmi expedície musí byť bezodkladne odoslaná adresátovi.
V prípade poškodenia obalu je obzvlášť starostlivo kontrolovaná úplnosť zaslaných materiálov a mechanické poškodenie. Po prijatí takejto korešpondencie sa zistené závady zaznamenajú, v závažných prípadoch sa vyhotoví osvedčenie (memorandum, akt), ktoré je priložené k prijatým dokumentom, aby vedenie o tejto skutočnosti rozhodlo, napríklad:
námestník generálny riaditeľ
Balenie korešpondencie prijatej od spoločnosti JSC Zemfira obsahuje zjavné známky neoprávneného zásahu. Celkový počet listov príloh nie je uvedený,
Hlava kancelária N.P. Silov
Incident by však nemal spôsobiť zastavenie alebo spomalenie spracovania prichádzajúcich dokumentov.
Nie je otvorená všetka korešpondencia
Počas expedície sa neotvára korešpondencia označená ako „osobná“, dokumenty na počítačových médiách alebo adresovaná verejným organizáciám (odbory, študenti a pod.).
Pri otváraní korešpondencie sa obal (obálky) zničí, výnimky sú len v týchto prípadoch:
1. prijaté dokumenty neobsahujú spiatočnú adresu a priezvisko odosielateľa, ale sú na balíku;
2. dokument neobsahuje dátum a musí byť potvrdený poštovou pečiatkou;
3. ak má prijatý dokument osobný charakter a na balíku (obálke) nebola pečiatka „osobná“;
4. ak si to želáte, vyžiadajte si dodatočnú platbu od korešpondenta poštového oddelenia.
Značky na prichádzajúcej korešpondencii
Na došlých dokladoch (s pečiatkou alebo ručne) sa umiestni značka s poradovým číslom potvrdenky, dátumom prevzatia a prípadne počtom listov a podpisom zamestnanca. Registračné pečiatky sa zvyčajne umiestňujú na prvý list dokumentu v pravom rohu dolného okraja.
Niekedy, s cieľom zvýšiť výkonnú disciplínu, okrem požiadaviek GOST, vedúci organizácie zaväzujú zamestnancov, aby pri spracovaní pošty podpísali. Je umiestnený bez dekódovania.
Číslovanie listov, telegramov, faxov sa vykonáva do roka vo všeobecnom hrubom poradí alebo samostatne podľa druhu korešpondencie. Často, keď existuje veľké množstvo telegramov, sú očíslované len na mesiac, počnúc ďalší mesiac za jednotku.
Ak sa korešpondencia neotvorí, na obálky a obaly balíkov možno umiestniť registračnú pečiatku. Pri preberaní dokumentov so sprievodným listom je vhodné preusporiadať (duplikovať) evidenčné pečiatky na liste a prvej strane žiadosti, keďže zamestnanci nepracujú so sprievodnými listami, ale s prílohami k nim.
Na dokumentoch, ktoré podliehajú centralizovanému ukladaniu v službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie, možno na okraje prvého hárku umiestniť dodatočnú značku (pridanú pečiatkou): „Vrátenie podlieha“.
Ak sa dokument odošle znova, mali by ste použiť databázu na vyhľadávanie informácií na určenie umiestnenia predtým odoslaného dokumentu a označiť ho na prijatej kópii, napríklad:
Primárny dokument z 10. septembra 1998 v oddelení predaja Kulina
Je tiež vhodnejšie použiť na to pravý horný alebo ľavý dolný roh prvého listu dokumentu.
Špedičné spracovanie prichádzajúcich dokumentov musí byť vykonané v deň ich prijatia alebo v prvý pracovný deň po prijatí korešpondencie po jej ukončení, ako aj v dňoch pracovného pokoja.
(http://docrev.ru/organizaciya-dokumentooborota/3/)
Príjem dokumentov.
Príjem dokumentov do organizácie , tie. ich prijímanie na pošte alebo prostredníctvom iných kanálov, vykonáva poverený zamestnanec inštitúcie. V mimopracovnom čase prijíma korešpondenciu zamestnanec v službe v ústave.
Korešpondenciu môžu expedícii doručovať pracovníci pošty, alebo ju môže expedícia prijímať od kuriérov iných inštitúcií a návštevníkov.
Získavanie dokladov o technických komunikačných prostriedkoch(telefón, telegraf, telefax, e-mail) vykonávajú poverení zamestnanci priamo v organizácii. Pri obzvlášť dôležitých správach sa vyžaduje potvrdenie. Obsah takýchto dokumentov sa neoznámi, kým nedostane potvrdenie.
Telegramy prijaté organizáciou sú akceptované proti prijatiu s dátumom a časom prijatia. Registrujú sa podľa rovnakých pravidiel ako listy.
Príjem a primárne spracovanie dokumentov, vrátane dokumentov vytvorených pomocou nástrojov počítačová technológia, v organizáciách s malým objemom toku dokumentov ju vykonáva špeciálne určená osoba (sekretár, referent, vedúci kancelárie, inšpektor evidencie) a v organizáciách so značným objemom toku dokumentov ju vykonáva niektorá zo štrukturálnych divízie kancelárskej práce, napríklad expedícia.
Keď dorazia dokumenty, najskôr ich skontrolujú správne adresovanie. Potom sa skontroluje bezpečnosť balenia. Pri poškodení obalu sa zvlášť starostlivo kontroluje úplnosť zaslaných materiálov. Vyšetrenie počet listov a dostupnosť aplikácií do hlavného dokladu sa vykonáva za účelom kontroly a účtovníctva. Ak v registračnom formulári nie sú žiadne prílohy alebo hárky, v stĺpci „Poznámky“ sa uvedie príslušná poznámka.
Po prijatí takejto korešpondencie sa zistené závady zaznamenajú, v závažných prípadoch sa vyhotoví osvedčenie (memorandum, akt), ktoré je prílohou prijatých dokumentov, aby vedenie o tejto skutočnosti rozhodlo.
Incident by však nemal spôsobiť zastavenie alebo spomalenie spracovania prichádzajúcich dokumentov.
O poškodenie samotného dokumentu urobte zodpovedajúcu poznámku na spodnom okraji posledného listu „Dokument bol prijatý poškodený“, zaznamenajte mechanické poškodenie a informujte o tom korešpondenta. V niektorých prípadoch z vyššie uvedených dôvodov môže byť dokument vrátený.
Doporučené a cenné listy, balíky po kontrola ich množstva, v nevyhnutných prípadoch - hmotnosť položky a bezpečnosť tesnení , ako aj telegramy dostávajú zamestnanci proti podpisu do registrov, potvrdení a účtovných denníkov.
Primárne spracovanie dokumentov (rozbalenie, triedenie)
Otváranie obálok. Otvárajú sa všetky obálky s výnimkou osobnej korešpondencie (listy označené ako „osobné“) a korešpondencie adresovanej verejným organizáciám.
Všetky dokumenty bez výnimky sú označené označiť pri prijatí dokumentu organizáciou . Nalepuje sa vo forme pečiatky ručne alebo elektrickou pečiatkou v pravom dolnom rohu prvého listu listiny. Pri neotvorených listoch sa na obálku umiestni pečiatka, po ktorej sa listy odovzdajú adresátom.
V prvej fáze sa opečiatkuje iba dátum prijatia, ak je to potrebné - hodiny a minúty, čo potvrdzuje skutočnosť a čas prijatia dokumentu v inštitúcii. Pečiatka označuje názov organizácie a poskytuje priestor na následné nalepenie došlého registračného čísla.
Triedenie dokumentov- ide o distribúciu prijatých dokumentov, evidovaných a neevidovaných. Dokumenty, ktoré sa neotvoria, sa okamžite prenesú na miesto určenia. Nezaevidované dokumenty sa potom odložia. A nakoniec dokumenty, ktoré sa majú zaregistrovať.
Pri prijatí strojovo čitateľných dokumentov (diskety, pásky, strojopisy a pod.) k nim expedícia spracuje sprievodný list a strojové médium sa bez otvárania obalu prenesie do výpočtového strediska.
3. Predbežná kontrola a distribúcia dokumentov je realizovaná najkvalifikovanejšími pracovníkmi dokumentačnej služby, ktorí dobre poznajú funkcie štrukturálnych divízií, rozsah pracovných povinností manažérov a špecialistov.
Účelom predbežného preskúmania je distribúcia dokumentov, ktoré vyžadujú povinné preskúmanie manažmentom a sú zasielané priamo štrukturálnym jednotkám a zodpovedným vykonávateľom.
Nasledujúce dokumenty sa prenášajú bez predchádzajúcej kontroly:
· adresované vedúcemu podniku a jeho zástupcom,
· adresované konkrétnym štrukturálnym jednotkám,
· adresované konkrétnym úradníkom.
Účinná pomoc pri predbežnej kontrole korešpondencie poskytujem tieto regulačné, metodické a referenčné materiály:
· predpisy o organizácii a jej štrukturálnych divíziách;
· popisy práce;
· nomenklatúra prípadov;
· zoznam dokumentov vyžadujúcich povinné posúdenie manažmentom;
· technologické grafické schémy postupnosti zasielateľského spracovania a distribúcie rôznych došlých dokumentov a pod.
Vygenerujú sa tieto skupiny dokumentov:
1) skupina dokumentov adresovaných vedeniu inštitúcie alebo inštitúcie bez uvedenia štrukturálnej jednotky;
2) skupina dokumentov adresovaných štrukturálnym jednotkám vrátane špecifických dokumentov (plánovanie, obstarávanie, účtovníctvo atď.) funkčných štrukturálnych jednotiek a dokumentov odpovedí na požiadavky jednotiek;
3) skupina návrhov, vyhlásení a sťažností občanov vrátane tých, ktoré sú adresované štrukturálnym jednotkám.
1) Dokumenty adresované vedeniu organizácie alebo bez uvedenia konkrétnej úradnej a štrukturálnej jednotky najskôr posúdi služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie (napríklad v kancelárii).
Dokumenty adresované organizácii bez uvedenia konkrétnej štrukturálnej jednotky alebo úradníka podliehajú povinnému predbežnému preskúmaniu zamestnancom služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie.
Vedúci úradu alebo jeho zástupca (referent) sa oboznámi s obsahom dokumentov, ktoré úrad dostane, a rozdelí ich medzi vedúcich pracovníkov, štrukturálne útvary a špecialistov v závislosti od povahy problémov uvedených v dokumentoch.
2) Dokumenty, ktoré si nevyžadujú rozhodnutie na úrovni vedenia inštitúcie, sa distribuujú medzi štrukturálne jednotky. Na dokumente je uvedená poznámka s uvedením indexu oddelenia alebo mena špecialistu. Takáto značka má silu rozlíšenia hlavy.
Prevažná časť prijatých dokumentov (asi 80 %) sa posiela z úradu do štruktúrnych jednotiek na vykonanie alebo oboznámenie a použitie v práci. Dokumenty, ktoré sa následne musia uchovávať v spisoch úradu, sú opečiatkované "vratné". V kópiách RKK sa o prevode dokumentu urobí poznámka: uvádza sa index jednotky, dátum a priezvisko osoby, ktorej bol dokument prevedený. Jedna kópia RKK sa vloží do referenčného spisu úradu, druhá kópia sa spolu s dokumentom odošle na dokumentačnú službu stavebnej jednotky. Dodatočná kópia RKK pre kontrolované doklady sa odovzdáva kontrolnej skupine úradu.
3) Podnety, vyjadrenia a sťažnosti občanov sú presunuté do špeciálnej jednotky - Letters Bureau. Predsedníctvo eviduje a predbežne posudzuje písomné žiadosti občanov a postupuje ich úradníkovi, ktorého kompetencia zahŕňa právo prijať konečné rozhodnutie o otázke uvedenej v liste.
Dokumenty prijaté e-mailom musia byť spracované nasledovne:
· odosielateľ e-mailu spustí program na odosielanie e-mailov a vytvorí súbor správ s uvedením názvu, dátumu a času odoslania;
· príjemca dostane obrázok dokumentu na obrazovku počítača a potom ho vytlačí na papier;
· každému účastníkovi je pridelená samostatná schránka, ktorej je pridelený užívateľský kód a prostredníctvom týchto schránok dochádza k výmene elektronických správ;
· Ak je k dispozícii e-mail, dokumenty sa spracúvajú a vykonávajú pomocou automatizovanej registrácie. Odosielateľ musí označiť „zodpovedá originálu“.
Dokumenty prijaté faxom musia byť spracované takto:
· objem prenášaného dokumentu (text, diagram, grafický obrázok), vyhotovený na papieri A4 v čiernej farbe, by nemal presiahnuť 5 listov;
· dokument na odoslanie faxom sa podáva so žiadosťou na ustanovenom tlačive, podpísanou vedúcim oddelenia (žiadosti sa uchovávajú 1 rok);
· zodpovednosť za obsah informácií prenášaných faxom má exekútor, ktorý písomnosť vyhotovil, a vedúci príslušného oddelenia;
· je zakázané posielať text dokumentu označeného „Na úradné použitie“;
· odovzdávaný dokument sa zaznamená do denníka v stanovenej forme bez odtlačku evidenčnej pečiatky a odovzdá sa príjemcom proti podpisu v deň ich prijatia, urgentné - ihneď;
· faxy na cudzie jazyky sa doručujú adresátovi bez prekladu.
4. Registrácia dokumentov: Evidencia dokumentu je záznam účtovných údajov o dokumente v zavedenej forme, ktorý zaznamenáva skutočnosť jeho vytvorenia, odoslania alebo prijatia.
Registrácia má tri účely:
· účtovanie dokladov,
· kontrola nad ich realizáciou,
· referenčné práce na dokumentoch.
Dokumenty podliehajúce evidencii sa zapisujú do registračného formulára zriadeného v organizácii (časopis, karta, elektronická karta).
Vo všeobecnosti je zmysluplným spracovaním dokumentu v širšom zmysle realizácia akýchkoľvek akcií, ktoré zlepšujú život obyvateľov alebo efektívnosť fungovania obecných služieb. V riadiacom aparáte mestských organizácií sa však spracovanie dokumentov chápe v užšom zmysle - ako vývoj určitých riadiacich rozhodnutí, ktoré sú opäť formulované vo forme dokumentov.
S pojmom spracovanie úzko súvisí aj neformálny pojem vyhotovenie dokumentu. Poradie vykonania silne závisí od typu dokumentu, oblasti práce, ktorej sa týka atď.
Zároveň budeme mať na pamäti, že automatizované spracovanie dokumentov nikdy nezabezpečí 100% bezpapierovú prácu, ale vždy ide ruka v ruke so spracovaním papierových kópií dokumentu. Automatizačná technika je kombinovaná s manuálnym spracovaním vo fázach zadávania dokumentu do počítača a jeho tlače. Okrem toho je často pri ukladaní údajov dokumentov do počítača potrebné ich porovnať s rukou písanými poznámkami na papieri (uznesenia, víza, podpisy). Postupne teda budeme postupovať pri spracovaní dokumentov v počítačovom prostredí aj na papieri.
Uvádzame približný postup na vykonanie došlého dokumentu úradnej korešpondencie.
1. Určenie príjemcu písomnosti v rámci mestskej organizácie. Príjemcom môže byť úradník, ktorý má právo podpisovať korešpondenciu s externými organizáciami alebo štrukturálnou jednotkou. Etapa sa vykonáva na výprave organizácie.
2. Registrácia listu. Listu je pridelené číslo účtu a dátum doručenia. Táto fáza sa vykonáva v kancelárii (alebo jej oddelení vo veľkých organizáciách) slúžiacej úradníkovi, ktorému sa posiela korešpondencia z expedície.
3. Uloženie uznesenia. Osoba s rozhodovacou právomocou, ktorá sa oboznámila s dokumentom, naň uloží uznesenie, dá ho (alebo nie) pod kontrolu, pričom uvedie dátum a podpíše. V tomto prípade je určená jednotka alebo osoba, ktorá dokument vykoná.
4. Určenie vykonávateľa, v prípade, že list je kontrolným listom. Vedúci oddelenia, ktorého povinnosti sa bude dokument zaoberať, určí konkrétneho vykonávateľa (exekútorov), v prípade potreby uvedie podrobnosti príkazu, lehotu na jeho vydanie a predpokladaný termín vykonania. V závislosti od štruktúry organizácie sa táto operácia môže opakovať - dokument sa vráti na úrad, kde sa vykoná operácia opätovného označenia a uvedenia pod kontrolu.
5. Koniec exekúcie. Na základe osobnej správy výkonného umelca alebo akéhokoľvek dokumentu je zaznamenaný dátum a výsledok vykonania. Napríklad: návrh je zamietnutý na základe takej a takej klauzuly toho a toho zákona. Výsledkom vykonania môže byť rozhodnutie o potrebe odovzdania dokumentu inej organizácii (podľa profilu dokumentu alebo na preskúmanie a pod.).
6. Kontrola dokumentu v inej organizácii. Táto fáza sa spravidla začína odoslaním dokumentu so sprievodným listom inej organizácii a končí prijatím odpovede od nej (korešpondencia).
7. Dodatočná kontrola. Ak po zvážení inou organizáciou alebo z iného dôvodu nie je vyhotovenie dokumentu ukončené a uplynie kontrolné obdobie, dokument sa podrobí dodatočnej kontrole, pričom sa príslušné údaje opäť vyplnia.
Skúsenosti s prevádzkou počítačových systémov na automatizované spracovanie dokumentov nám umožňujú jasne klasifikovať operácie, ktoré implementujú opísanú technológiu spracovania „papierových“ dokumentov:
Zadávanie informácií, t.j. vyplnenie „elektronickej karty“ (pasu) dokumentu a inštalácia odkazov na súbory s faktickými informáciami;
Ukladanie zadaných informácií do databázy;
Periodická úprava zadaných informácií;
Vyhľadávanie dokumentov v databáze;
Generovanie certifikátov, súhrnov, správ a ich zobrazovanie na obrazovke a v tlači;
Sledovanie plnenia dokumentov (tlač upomienok pre výkonných umelcov a kontrolórov určitý počet dní pred termínom).
Vyhotovenie odchádzajúceho dokumentu (iniciatíva, odpoveď), alebo v rámci neho vykonávacieho dokumentu, protokolu v prostredí automatizovaného spracovania dokumentov bude nasledovné:
1. Príprava a schválenie pôvodného dokumentu. Dokument je pripravený priamo na počítači výkonného umelca a dohodnutý s manažérom. Môže pozostávať z textových súborov, tabuľkových súborov, rastrových obrázkov, databázových súborov alebo ich kombinácie.
Prevádzka – príprava faktografických informácií.
Výsledkom je súbor alebo skupina súborov akéhokoľvek formátu.
spracovanie dokumentov- Vytvárajte, upravujte a ukladajte dokumenty pomocou špeciálneho softvéru. Spracovanie dokumentov je hlavným účelom textových procesorov. Témy informačné technológie všeobecne SK ...
Príprava dokumentov prijatých účtovným oddelením. V O.d. zahŕňa ich kontrolu z hľadiska zákonnosti, súladu s formulárom a prítomnosti povinných údajov. Potom sa dokumenty ocenia a zoskupia. O.d. končí...... Slovník obchodných pojmov
SPRACOVANIE DOKUMENTOV- príprava podkladov na zápis do príslušných účtovných registrov. Doklady prijaté účtovným oddelením sú v prvom rade kontrolované z hľadiska zákonnosti a účelnosti obchodných transakcií, dodržiavania formy dokladov a prítomnosti v nich... ... Veľký účtovný slovník
SPRACOVANIE DOKUMENTOV- príprava podkladov na zápis do príslušných účtovných registrov. Doklady prijaté účtovným oddelením sú v prvom rade kontrolované z hľadiska zákonnosti a účelnosti obchodných transakcií, dodržiavania formy dokladov a prítomnosti... ... Veľký ekonomický slovník
Spracovanie dokumentov, ktoré sa spolieha na medzinárodné normy, štandardný zovšeobecnený značkovací jazyk a sieťová služba ODA. Pozri tiež: Spracovanie dokumentov Finančný slovník Finam... Finančný slovník
distribuované spracovanie dokumentov-- [L.G. Sumenko. Anglicko-ruský slovník o informačných technológiách. M.: State Enterprise TsNIIS, 2003.] Témy informačné technológie vo všeobecnosti EN distribuované spracovanie dokumentov ... Technická príručka prekladateľa
elektronické spracovanie dokumentov- - Telekomunikačné témy, základné pojmy EN spracovanie elektronických dokumentovEDH ... Technická príručka prekladateľa
SPRACOVANIE DOKUMENTOV ZASLANÝCH POŠTOU- podľa bodu 3.4 Štandardné pokyny o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch, schválený nariadením Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruská federácia zo dňa 08.11.2005 č. 536, – konanie vrátane... ... Správa a archivácia záznamov v pojmoch a definíciách
spracovanie textu- Používanie počítača na zadávanie, úpravu, formátovanie a tlač textov a dokumentov. [GOST 15971 90] spracovanie textu Proces vytvárania, úpravy a ukladania textové dokumenty na počítači pomocou špeciálneho...... Technická príručka prekladateľa
Liečba- 7. Spracovanie* Matematická a (alebo) logická analýza výsledkov meraní Zdroj... Slovník-príručka termínov normatívnej a technickej dokumentácie
knihy
- , S. N. Smirnov. Kniha popisuje moderné metódy a nástroje na vytváranie systémov na spracovanie a zobrazovanie dokumentov pomocou webových technológií a DBMS na priemyselnej úrovni. Považované...
- Elektronické spracovanie dokumentov. XML, JavaScript, JDBC, Smirnov S.N.. Kniha popisuje moderné metódy a nástroje na vytváranie systémov na spracovanie a zobrazovanie dokumentov pomocou webových technológií a DBMS na priemyselnej úrovni. Považované...
