Pareigūnai gali turėti savo blankus – formą pareigūnas. Struktūrinio padalinio ar pareigūno formos sudaromos, jeigu šio padalinio vadovas turi teisę pasirašyti dokumentus.
Kiekvienos rūšies dokumentų formos gali būti gaminamos tiek kampiniu, tiek išilginiu detalių išdėstymu. Tais atvejais, kai detalės dedamos į kampiniam variantui skirtą plotą, patartina gaminti formas su detalėmis kampe. Formoms turėtų būti naudojami šie popieriaus formatai:
A4 (210 x 297 mm) - užsakymams, instrukcijoms, oficialiems laiškams ir kitai tekstinei medžiagai, daugiau nei 15 eilučių spausdinto teksto;
A5 (148 x 210 mm) – užsakymų, motyvacinių laiškų ir kitų dokumentų išrašams iki 15 eilučių spausdinto teksto, kartu su parašu.
Taip pat galima gaminti formas popieriuje šiais formatais:
A3 (297 x 420 mm) - dokumentams, kuriuose yra lentelės su daugybe stulpelių (formos, tvarkaraščiai, grafikai ir kt.), tvarkyti,
A6 (105 x 148 mm) - tam tikrų tipų oficialių blankų apipavidalinimui, rezoliucijų dizainui, atvirukams ir atvirukams.
Blankų gamybai naudojamas popierius turi būti baltas, išimtiniais atvejais – švelniai kreminiais arba geltonais atspalviais.
Dokumentų blankuose kairioji paraštė turi būti ne mažesnė kaip 20 mm, dešinė – 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.
Dokumentų blankai pirmiausia turėtų būti gaminami spausdinant. Dokumentams, kurių laikino saugojimo terminas, leidžiama naudoti blankų kopijas, gautas naudojant internetines spausdinimo priemones (fotokopijas), taip pat tiesiogiai atgaminti visus reikalingus formos duomenis, kuriant konkretaus tipo dokumentą asmeniniame kompiuteryje.
Oficialiems laiškams naudojami universitetų blankai, gaminami tik spausdinant, bendrojo skyriaus užsakymu, kurie turi būtiną PSU herbą ir yra griežtai ataskaitinės formos. Formos išduodamos struktūriniams padaliniams Bendrajame skyriuje gavus prašymą, pasirašytą prorektoriaus ir padalinio vadovo. Sugadintos formos pateikiamos bendrajam skyriui pranešti. Kuriant dokumentus neleidžiama naudoti šių blankų fotokopijų. Neleidžiama naudoti laisvos formos formų. Universiteto padaliniai, susitarę su universiteto bendruoju padaliniu, teikia užsakymus blankų gamybai struktūriniam padaliniui per logistikos skyrių.
4. Dokumento rekvizitų registravimas
01. Rusijos Federacijos valstybės herbo atvaizdas dedamas ant dokumentų blankų pagal Rusijos Federacijos valstybės herbo nuostatus.
02. Rusijos Federaciją sudarančių subjektų herbo atvaizdas dedamas ant dokumentų blankų pagal Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktus.
03. Organizacijos emblema ar prekės ženklas (paslaugos ženklas) dedamas ant organizacijos firminio blanko pagal įstatus (organizacijos nuostatus). Emblema neatkurta formoje, jei joje yra Nacionalinis herbas Rusijos Federacija arba Rusijos Federaciją sudarančio subjekto herbas.
04. Organizacijos kodas pagal Visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO) dedamas dokumento viršuje.
05. Dokumento formos kodas pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD) taip pat dedamas dokumento viršuje.
06. Organizacijos, kuri yra dokumentą, pavadinimas turi atitikti pavadinimą, įrašytą jos steigimo dokumentuose. Jis taip pat dedamas dokumento viršuje. Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra, visą pagrindinės organizacijos pavadinimą. Rusijos Federaciją sudarančių subjektų organizacijų pavadinimai, kur kaip valstybines kalbas Naudojamos ir rusų, ir nacionalinės, spausdinamos dviem kalbomis - rusų ir nacionaline. Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai tai yra įrašyta organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu. Vardas įjungtas užsienio kalba atgaminti tais atvejais, kai tai yra įtvirtinta chartijoje (organizacijos nuostatuose). Vardas užsienio kalba dedamas po pavadinimu rusų kalba. Nurodomas organizacijos filialo, teritorinio padalinio, atstovybės, struktūrinio padalinio pavadinimas, jei ši struktūra yra dokumento autorius ir yra po organizacijos pavadinimu. Dokumento autoriumi gali būti organizacijai atstovaujantis pareigūnas.
07. Informaciją apie organizaciją sudaro pašto adresas, telefono numeriai ir kita organizacijos nuožiūra priklausanti informacija (fakso numeriai, telekso numeriai, banko sąskaitos, el. pašto adresas ir kt.).
08. Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimą reglamentuoja chartija (organizacijų nuostatai) ir jis turi atitikti Vieningos organizacinių ir administracinių dokumentų sistemos OKUD (klasė 0200000) numatytus dokumentų tipus. .
Laiške nenurodomas dokumento rūšies pavadinimas.
09. Dokumento data – jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui – susirinkimo (sprendimo priėmimo) data, akto – įvykio data. Jei dokumento autoriai yra kelios organizacijos, tada dokumento data bus paskutinė pasirašymo data.
Dokumento data rašoma arabiškais skaitmenimis tokia seka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio ir mėnesio dieną žymi dvi poros arabiškų skaitmenų, atskirtų tašku; metai – keturi arabiški skaitmenys. Pavyzdžiui: 2000-01-06. Taip pat galima įvesti datą kitokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena. Pavyzdžiui: 2000.01.06.
Rengiant norminius ir finansinius dokumentus, leidžiamas žodinis-skaitinis datų formatavimo būdas (be kabučių). Pavyzdžiui: 2000 m. kovo 1 d
10. Dokumento registracijos numerį sudaro jo eilės numeris, kuris organizacijos nuožiūra gali būti papildytas bylų indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus ir kt. Dokumento registracijos numeris Dviejų ar daugiau organizacijų kartu sudarytas registracijos numeriai, priskirti kiekvienos iš šių organizacijų dokumentams. Šie skaičiai pateikiami atskirti pasviruoju brūkšniu tokia tvarka, kokia dokumente nurodyti autoriai.
12. Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma, jei ją sunku nustatyti naudojant rekvizitus „organizacijos pavadinimas“ ir „informacija apie organizaciją“. Sudarymo ar publikavimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį padalinį ir apima tik visuotinai priimtas santrumpas.
13. Antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento (slaptas, konfidencialus ir pan.), dedamas be kabučių pirmame dokumento lape. Jis gali būti papildytas teisės aktų numatytais duomenimis apie valstybės paslaptims priskirtą informaciją ir konfidencialią informaciją.
14. Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Kreipdamasis į dokumentą pareigūnui ar asmeniui prieš pavardę nurodomi inicialai Organizacijos pavadinimas ir jos struktūrinis padalinys nurodomas vardininku. Pavyzdžiui:
Duomenų byloje nurodoma asmens, kuriam skirtas dokumentas, pareigos. Pavyzdžiui:
Novosibirsko srities administracija
Kontrolė ir teisinis valdymas
Vyriausiajam specialistui
A.S. Sidorovas
Jei dokumentas siunčiamas kelioms vienarūšėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams, jie turi būti nurodyti bendrai.
Pavyzdžiui:
Rajonų, miestų administracijos
Novosibirsko sritis
Jei reikia, „adresato“ duomenys gali apimti pašto adresą. Adreso elementai nurodomi Pašto taisyklių nustatyta tvarka.
Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturi adresatai. Žodis „Kopija“ nenurodomas prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatą. Jei yra daugiau gavėjų, sukuriamas dokumentų platinimo sąrašas.
Jei laiškas skirtas organizacijai, nurodykite jos pavadinimą, tada pašto adresą. Pavyzdžiui:
Žurnalo „Naujasis pasaulis“ redakcija
103806, GSP, Maskva, K-6
Maly Putenkovsky Lane, 1/2
Siųsdami dokumentą asmeniui, nurodykite pašto adresą, tada gavėjo pavardę ir inicialus. Pavyzdžiui:
630102, Novosibirskas
Šv. Mira, 11 m., apt. 12
A.N. Guliajevas
15. Dokumento patvirtinimo antspaudas. Dokumentas tvirtinamas pareigūno (pareigūnų) arba specialiai išduotu dokumentu. Kai dokumentą tvirtina pareigūnas, dokumento patvirtinimo antspaudą turi sudaryti žodis PATVIRTINTA (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas, jo parašas, inicialai, pavardė ir tvirtinimo data. . Pavyzdžiui:
Patvirtinu
pavaduotojas administracijos vadovas
Asmeninis A. A. parašas. Ivanova
Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.
Tvirtinant dokumentą nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudas susideda iš žodžio aš pritariu (be kabučių), patvirtinančio dokumento pavadinimo instrumentinėje byloje, jo datos ir numerio. Pavyzdžiui:
Patvirtinu
Bendrasis protokolas
akcininkų susirinkimai
2000-03-15 Nr.12
Patvirtinu
Pirmininko įsakymas
Banko valdyba
2000-09-30 Nr.82
Dokumento patvirtinimo antspaudas yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.
16. Nutarimas. Nutarime pateikiami dokumente užfiksuoto sprendimo, nutarimo ir kt. vykdymo nurodymai. Nutarimą atitinkamas pareigūnas surašo ant dokumento ir jame nurodomi vykdytojų vardai, pavardės, įsakymo turinys, įvykdymo terminas, parašas ir data. Pavyzdžiui:
A.V. Zaiceva
P.S. Nikitinas
Prašau parengti projektą
bendras susitarimas
su kompanija "HITEK"
Asmeninis parašas
Jeigu nutarime yra keli vardai, pavardės, nurodomas atsakingas vykdytojas, o jei tokių nurodymų nėra, – vykdytojas yra nutarime pirmas nurodytas asmuo. Ant dokumentų, kuriems vykdyti nereikia papildomų nurodymų, nutarime nurodomas vykdytojas, nutarimo autoriaus parašas ir data.
17. Teksto pavadinimas. Dokumento turinio santrauka nurodoma teksto pavadinime. Jis turėtų būti kuo trumpesnis ir glaustas, tiksliai perteikti teksto prasmę. Pavadinimas gramatiškai turi atitikti dokumento pavadinimą. Pavyzdžiui: įsakymas (apie ką?) „Dėl 2000 m. I pusmečio darbo rezultatų“; (ko?) „Pedagoginės tarybos posėdžių“ protokolas.
A5 formato dokumentuose leidžiama nepavadinti teksto.
18. Kontrolinis ženklas. Dokumentų įforminimo terminas nurodytas vadovo nutarime. Jei nenurodyta, kontrolinio dokumento terminas yra vienas mėnuo arba toks, koks nurodytas dokumente. Pažymėta raide „K“ arba „Control“ antspaudu.
19. Tekstas. Dokumentų tekstai rašomi rusų kalba juos siunčiant: a) federalinėms valdžios įstaigoms, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valdžios įstaigoms; b) įmonėms, organizacijoms ir jų asociacijoms, kurios nepriklauso tam tikro Rusijos Federaciją sudarančio subjekto jurisdikcijai arba yra kitų Rusijos Federaciją sudarančių vienetų teritorijoje.
Dokumentų tekstai gali būti pateikiami anketos, lentelės, susieto teksto arba jų derinio pavidalu. Rengiant tekstą anketos forma, charakterizuojamo objekto požymių pavadinimai turi būti išreikšti daiktavardžiu vardininko linksniu arba fraze su antrojo asmens veiksmažodžiu. daugiskaita esamasis arba buvęs laikas („turėti“, „turėti“, „buvo“, „buvo“ ir tt). Žodžiu išreikštos savybės turi atitikti savybių pavadinimus.
Lentelės stulpeliai ir eilutės turi turėti antraštes, išreikštas daiktavardžiu vardininko linksniu. Stulpelių ir eilučių paantraštės turi atitikti antraštes. Jei lentelė spausdinama daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai yra sunumeruoti, o kituose puslapiuose spausdinami tik šių stulpelių numeriai.
Susietas tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodomos dokumento rengimo priežastys, pagrindai, tikslai, antroje, paskutinėje dalyje – sprendimai, išvados, prašymai, pasiūlymai, rekomendacijos. Tekste gali būti tik baigiamoji dalis (pvz., įsakymai – administracinė dalis be pareiškimo; raštai, pareiškimai – prašymas be paaiškinimo; pažymos, pažymos – faktų vertinimas, išvados).
Kitų organizacijų ar anksčiau paskelbtų dokumentų pagrindu parengto dokumento tekste nurodomi jų rekvizitai: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas - dokumento autorius, dokumento data, jo registracijos numeris, teksto pavadinimas.
Jei tekste yra keli sprendimai, išvados ir pan., tuomet jį reikia suskirstyti į skyrius, poskyrius, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis.
Vadovavimo vienybės principais veikiančių organizacijų administraciniuose dokumentuose (įsakymuose, instrukcijose ir kt.), taip pat dokumentuose, skirtuose organizacijos vadovybei, tekstas pateikiamas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („Įsakau“, „ Siūlau“, „prašau“). Kolegialių organų administraciniuose dokumentuose tekstas pateikiamas vienaskaitos trečiuoju asmeniu („sprendžia“, „nusprendė“). Bendruose administraciniuose dokumentuose tekstas pateikiamas daugiskaitos pirmuoju asmeniu („užsakome“, „nusprendėme“).
Protokolo tekstas pateikiamas daugiskaitos trečiuoju asmeniu („išklausė“, „kalbėjo“, „nusprendė“).
Dokumentuose, nustatančiuose organizacijų ir jų struktūrinių padalinių teises ir pareigas (nuostatuose, instrukcijose), taip pat kuriuose aprašomas, įvertinamas faktai ar išvados (aktai, pažymos), teksto pateikimo forma vienaskaitos trečiuoju asmeniu arba vartojama daugiskaita („skyrius vykdo funkcijas“ , „asociacija apima“, „sukurta komisija“).
Raidėse vartojamos šios pateikimo formos: daugiskaitos pirmasis asmuo („prašome siųsti“, „siunčiame svarstyti“); vienaskaitos pirmuoju asmeniu („prašome pabrėžti“, „manau, kad tai būtina“); iš vienaskaitos trečiojo asmens („ministerija neprieštarauja“, „VNIIDAD mano, kad tai įmanoma“).
20. Pažymėkite paraiškos buvimą. Jei dokumente yra tekste įvardytų priedų, apie juos daroma pastaba tokia forma:
Naudojimas: už 10l. 3 egzemplioriais.
Jei paraiškos tekste neįvardytos, būtina nurodyti jų pavadinimus, lapų skaičių ir kiekvienos kopijos. Pavyzdžiui:
Naudojimas: 1. Stalas 4 lapams. 3 egzemplioriais.
2. 3 litrų išlaidų sąmata. 3 egzemplioriais.
Administracinio dokumento priede viršutiniame dešiniajame kampe turi būti padaryta žyma, nurodanti administracinio dokumento pavadinimą, datą ir numerį. Pavyzdžiui:
1 priedas
į rezoliuciją
administracija
nuo 10.01.99 Nr.30
21. Parašas. Į šią detalę įtraukiamas dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas (pilnas, jei dokumentas surašytas ne firminiame blanke, o sutrumpintas dokumentas, įformintas firminiame blanke), asmens parašas ir jo nuorašas. Pavyzdžiui:
22. Patvirtinimo antspaudas susideda iš žodžio SUTARTA, asmens, su kuriuo tvirtinamas dokumentas, pareigų pavadinimo (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmens parašo, jo nuorašo ir datos. Pavyzdžiui:
SUTINKA
Katedros vedėjas
pradinis profesionalas
išsilavinimas
Mokslo Ministerija
Parašas E.Ya.Butko
23. Dokumento patvirtinimas išduodamas su viza, kurioje yra skydelio parašas, parašo nuorašas (inicialai, pavardė) ir data. Jei reikia, nurodykite vizos turėtojo pareigas. Pavyzdžiui:
Teisės skyriaus vedėjas
Parašas V.A. Sidorovas
Jei dokumente yra pastabų, viza išduodama taip:
Komentarai pridedami
Parašas A.S. Orlovas
Vizos klijuojamos paskutiniame administracinio dokumento originalo puslapyje, ant siunčiamo dokumento (laiško) kopijos. Administracinių dokumentų vizas galima išduoti atskirame lape.
24. Spausdinti. Ant pareigūnų teises patvirtinančių dokumentų, fiksuojančių išlaidų faktą Pinigai ir materialines vertybes, taip pat specialiai numatytus teisės aktuose, atsakingo asmens parašas turi būti patvirtintas antspaudu (antspaudu, apvaliu). Antspaudo atspaudas turi būti užklijuotas taip, kad jis uždengtų dalį dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimo. Pavyzdžiui:
Skyriaus vedėjas Antspaudas Parašas G.V. Sidorovas
25. Pažyma ant dokumento kopijos patvirtinimo. Tvirtinant dokumento kopiją, po rekvizitu „parašas“ tvirtinamas patvirtinimo įrašas „Tiesa“, kopiją tvirtinusio asmens pareigos, jo asmeninis parašas, nuorašas ir patvirtinimo data. Pavyzdžiui:
Personalo skyriaus inspektorius Parašas A.S. Smirnovas
Siunčiant kitoms organizacijoms dokumentų kopijas ar jas perduodant, atestavimo parašas patvirtinamas antspaudu.
26. Vykdytojo (sudarytojo) pavardė ir jo telefono numeris nurodomi dokumento paskutinio lapo priekinėje pusėje, o jei tarpo nėra – galinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe. Pavyzdžiui:
Aksenovas Jurijus Michailovičius
27. Pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą
turi būti šie duomenys: a) trumpa informacija apie vykdymą arba, jei yra atitinkamas dokumentas, nuoroda į jo datą ir numerį; b) žodžiai „Kiek į darbą“; c) bylos numeris, kuriame bus saugomas dokumentas.
Pažymą apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą turi pasirašyti ir nurodyti dokumento vykdytojo arba struktūrinio padalinio, kuriame dokumentas buvo įformintas, vadovas.
28. Dokumento gavimo žyma yra pirmojo dokumento lapo apačioje ir jame yra sutrumpintas organizacijos pavadinimas - dokumento gavėjas, dokumento gavimo data, rodyklė.
29. Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius, patalpintas kiekvieno dokumento puslapio apatiniame kairiajame kampe ir kuriame yra failo pavadinimas kompiuterinėje laikmenoje, data ir kiti organizacijoje įdiegti paieškos duomenys.
GOST R 7.0.97-2016 „SIBID. Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentų rengimui“ (toliau – GOST R 7.0.97-2016) nustato trijų tipų laiškų formas: organizacijos, struktūrinio padalinio (patariamojo, ekspertinio, metodinės įstaigos) ir pareigūno rašto blanką. Pažvelkime į kiekvieną formos tipą ir papasakokime, kokius reikalavimus jiems kelia GOST R 7.0.97-2016 ir kaip sudaryti verslo laiškus.
Bet kurios organizacijos dokumentų sraute verslo korespondencija- tiek vidaus, tiek išorės - sudaro nemažą dokumentų kiekį. Verslo laiškų rūšis ir susirašinėjimo apimtį lemia organizacijos veiklos sritis. Nepriklausomai nuo tipo - nuo komercinio pasiūlymo partneriams iki atsakymo į prašymą vyriausybinei įstaigai - laiškai turi būti surašyti pagal GOST R 7.0.97-2016.
Laiškų rengimas pagal GOST R 7.0.97-2016 reikalavimus vaidina svarbų vaidmenį formuojant organizacijos verslo įvaizdį ir gali būti svarbus argumentas ginčuose teisme su sandorio šalimis ir priežiūros institucijomis.
Laiškai nurodo dokumentus, kurie turi būti parengti šiose formose:
Pagal GOST R 7.0.97-2016 6.6 punktą organizacijoje gali būti naudojamos trijų tipų formos:
Bendra forma;
Rašto forma (struktūrinis padalinys, pareigūnas);
Tam tikros rūšies dokumento forma (įsakymas, nurodymas, protokolas).
Didelėse organizacijose biuro valdymo tarnyba parengia, tvirtina ir pagal užsakymą įgyvendina tam tikrų dokumentų formas, o kai kuriais atvejais įtraukiama į firmos stiliaus knygą (prekių ženklų knygą).
Mažose organizacijose dokumentų blankai tvirtinami ir įforminami įsakymu, nustatytais Tarnybos nuostatuose ir supažindinami su darbuotojais.
GOST pateikia atskiras laiškų formas. Toliau mes apsvarstysime kiekvieną formos tipą atskirai. Tačiau pirmiausia pažvelkime į kampinius ir išilginius, centruotus ir vėliavėlių variantus, skirtus detalių išdėstymui ant firminio blanko.
DUOMENŲ PADĖTIS: KAMPAS IR ILGINIS, CENTRUOTAS IR VĖLIA
Pagal GOST R 7.0.97-2016 6.4 punktą, atsižvelgiant į detalių vietą ir ribojančius ženklus, nustatomos dvi formų projektavimo galimybės - kampinės (1 pavyzdys) ir išilginės (2 pavyzdys).
Kurdama laiškų formas, kiekviena organizacija (įrašų tarnyba) gali pasirinkti, kaip sutvarkyti detales. Tai priklauso nuo valstybės standartų reikalavimų ir nuo organizacijos struktūros (pagrindinės struktūros buvimas / nebuvimas, sudėtingi pavadinimai ir pan.).
Ilgiausios detalių linijos ilgis, kai detalės yra kampu, yra ne daugiau kaip 7,5 cm (GOST R 7.0.97-2016 3.5 punkto antra pastraipa).
Detalių išdėstymas kampe leidžia sutaupyti iki 20% dokumento lapo ploto.
Išilginis detalių išdėstymas, priešingai nei kampinis, tinka organizacijoms su dideliais pavadinimais. Tuo pačiu metu reguliuojamas ir ilgiausios linijos ilgis - ne daugiau kaip 12 cm (GOST R 7.0.97-2016 3.5 punkto trečia pastraipa).
Renkantis formų tipą, būtina atsižvelgti į estetinę raidės išvaizdą. Galite pasirinkti detalių vietą tiesiog palygindami bendra forma du išdėstymai.
Išsami informacija apie paslaugų raides sulygiuojama vienu iš šių būdų:
. centre- kiekvienos detalių eilutės pradžia ir pabaiga yra vienodai nutolusios nuo teritorijos, kurioje yra detalės, ribų:
. vėliava- kiekviena detalių eilutė prasideda nuo kairiosios srities, kurioje yra detalės, ribos:
4 skirsnis GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“ nustato, kad organizacija, jos struktūriniai padaliniai ir kiekvienas įgaliotas pareigūnas gali turėti šių tipų formas:
- bendra forma;
- laiško forma;
- tam tikros rūšies dokumento forma.
Popierinės formos ar standartinės vieningos dokumento formos rengimo ir naudojimo ekonominio efektyvumo kriterijus buvo nustatytas ir pagrįstas kuriant vieningas dokumentacijos sistemas ir jų klasifikaciją. Šis kriterijus paprastas – tokio tipo forma organizacijoje turi būti naudojama daugiau nei 100 kartų per metus.
Kadangi korespondencija sudaro apie 80% bet kurios organizacijos dokumentų srauto, beveik kiekvienas juridinis asmuo turi laiško formą (popierinę formą arba patvirtintą elektroninio laiško formos šabloną, kaip privalomą spausdinimo formą).
Jei organizacija per metus išduoda daugiau nei 100 užsakymų, tada parengiama, patvirtinama ir taikoma užsakymo forma.
Mažose organizacijose gali būti sukurta bendra forma, kuri naudojama viskam užpildyti vidaus dokumentai(darbuotojų lentelė, įsakymas, instrukcija, reglamentas, atmintinė, aktas, instrukcija, taisyklės, nuostatai, įgaliojimas ir kt.).
Taigi kiekviena organizacija savarankiškai nusprendžia, kokių tipų formas turėtų būti kuriamos ir patvirtintos privalomai naudoti. Žinoma, biuro valdymo tarnyba pateikia atitinkamus pasiūlymus, remdamasi dokumentacijos procesų analize, o didelėje organizacijoje savo rekomendacijas pateikia „firminio stiliaus“ knygoje (prekės ženklo knygoje), nes forma yra „teisininko veidas“. subjektas“ – jos firminio stiliaus elementas.
Sprendžiant, ar tikslinga naudoti formas organizacijos pareigūnams, Reikia papildomai atsižvelgti į šiuos aspektus:
Pirma, įgaliojimų delegavimo ir atsakomybės sričių paskirstymo tarp pirmojo vadovo ir jo pavaduotojų sistema. Jeigu delegavimas yra aiškiai reglamentuotas, o vadovo pavaduotojai gauna teises priimti sprendimus, pasirašyti įsakymus ar nurodymus, susirašinėti konkrečiai nustatytais klausimais (jos turi būti įtvirtintos atitinkamoje pareigų pasiskirstymo įsakyme, kiekvieno pavaduotojo pareigybės nuostatuose ir įgaliojimuose), tada organizacija gali būti plėtojama laiško forma iš vadovo pavaduotojo, o kartais ir vedėjo pavaduotojo įsakymo/instrukcijų blankas.
Pavyzdžiui, patartina naudoti vadovo pavaduotojo laiško formą, jei bent vienas iš pavaduotojų daug susirašinėja savo kompetencijos klausimais:
1 pavyzdys
Sutraukti šou
Ir čia organizacijos vadovui kuris turi teisę veikti išorinėje aplinkoje juridinio asmens vardu pagal įstatus visose organizacijos veiklos srityse, parengti pareigūnui skirtą laiško formą yra netikslinga – jo veikloje turi būti naudojama organizacijos laiško forma. .
Antra, pareigūno laiško formos naudojimas pagal nutylėjimą reiškia, kad šis pareigūnas turi teisę veikti juridinio asmens, kurio pavadinimas nurodytas formoje, vardu, turi įgaliojimus priimti sprendimus organizacijos klausimo/temos ir krypties klausimais. veikla, kuri atsispindi jo pasirašytame dokumente. Pareigūno laiško formos buvimas rodo jo įgaliojimų svarbą, o spausdintos formos, turinčios savo registracijos numerį, naudojimas taip pat yra veiksnys, pabrėžiantis dokumento teisinę galią.
Organizacinių ir administracinių dokumentų formos gali būti rengiamos organizacijai, struktūriniam padaliniui ir pareigūnui.
Forma pareigūnui sudaroma, jei pareigūnas turi teisę pasirašyti. 1
Pareigūno firminiame blanke po organizacijos pavadinimu turi būti nurodytas pareigybės pavadinimas.
Ryžiai. 1.Generalinio direktoriaus laiško forma
Pareigūno blanko pavyzdys pateiktas GOST R 6.30-2003 B priedo B.4 paveiksle "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui".
Oficialios formos pavyzdžiai taip pat pateikiami laiško formos skiltyje.
1 Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentų rengimui: GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo gairės. / Rosarchiv; VNIIDAD; Sudėtis: M.L. Gavlinas, A.S. Krasavinas, L.V. Kuznecovas ir kiti; Generolas red. M.V. Larinas, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 p.
Dokumento formatas
Nustatyti du standartiniai organizacinių ir administracinių dokumentų formų formatai - A4 (210 x 297 mm) ir A5 (148 x 210 mm).
Formos formatas parenkamas priklausomai nuo teksto apimties ir detalių, kurias reikia įdėti rengiant dokumentą, skaičių.
Praktikoje gali būti naudojami ir kiti popieriniai formatai (kitų klasių valdymo dokumentacijai). Pavyzdžiui, dokumentų, kurių tekstinis turinys suformatuotas lentelės su daugybe stulpelių forma, gamybai gali būti naudojama A3 formato forma (420 x 297 mm).
Vartojimo popieriaus formatai nustatyti GOST 9327-60 "Popierius ir popieriaus gaminiai. Vartotojų formatai".
1 GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. – Įeikite. 2003-07-01. – M.: Gosstandart of Russia: Standarts Publishing House, 2003. – 4.1 punktas.
Margų dydžiai
GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui" nustato minimalius laukų dydžius.
Kiekviename dokumento lape, tiek formoje, tiek be jo, turi būti bent šie laukai: 1
20 mm - kairėje;
10 mm - dešinė;
20 mm - viršuje;
20 mm - žemesnė.
Rengiant dokumentą ant kelių lapų, visų lapų paraštės yra vienodos. 2
Organizacija turi teisę pati nuspręsti, kokius maržos dydžius patartina nustatyti įvairių tipų dokumentams, bet ne mažesnius nei GOST nustatyti dydžiai. 3
Ypatingo dėmesio reikalauja kairioji paraštė – dokumento padavimo į bylą laukas. Iš to galime daryti išvadą, kad kuriant dokumentų blankus su laikino saugojimo terminu (iki 10 metų), pavyzdžiui, laiškų blankus, galite palikti kairę 20 mm pločio paraštę, o kuriant dokumentų blankus su ilgalaikiu (virš 10 metų) ir nuolatinio saugojimo laikotarpį, geriau nustatyti kairiąją paraštę 30-35 mm.
Dešinė ir apatinė paraštės paliekamos susidėvėjus popieriui, viršutinė paraštė skirta kelių puslapių dokumentų puslapiams nurodyti.
Naudojant kitą lapo pusę, kairioji paraštė turi būti ne mažesnė kaip 10 cm, dešinė – ne mažesnė kaip 20 mm, tai yra priešinga, palyginti su priekine puse.
1 GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. – Įeikite. 2003-07-01. – M.: Gosstandart of Russia: Standarts Publishing House, 2003. – 4.1 punktas. 2 Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentų rengimui: GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo gairės. / Rosarchiv; VNIIDAD; Sudėtis: M.L. Gavlinas, A.S. Krasavinas, L.V. Kuznecovas ir kiti; Generolas red. M.V. Larinas, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 p. 3 Ten pat.
Laiško formoje, atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, pateikiama ši informacija:
01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas (02 - Rusijos Federaciją sudarančio subjekto herbas arba 03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas));
04 - organizacijos kodas
05 - juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN).
06 – mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN/KPP)
08 - organizacijos pavadinimas
09 - pagrindinė informacija apie organizaciją
taip pat ribojantys ženklai išsamiai:
11 - dokumento data
12 - dokumento registracijos numeris
13 - nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą
Ir, jei reikia, viršutinių zonų, kuriose yra detalės, ribos žymės.
15 – adresatas
18 - teksto pavadinimas
19 - kontrolinis ženklas
20 - dokumento tekstas
Laiško forma gali būti pagaminta pagal išilginį arba kampinį detalių išdėstymą.
Ryžiai. 1. Laiško formos detalių vieta (kampinė versija) (matmenys nurodomi milimetrais)
Ryžiai. 2. Laiško formos detalių vieta (išilginė versija) (matmenys nurodyti milimetrais)
Patogiausia apdirbti ir ekonomiškiausia lakšto ploto naudojimo požiūriu yra kampinė forma. Tokiu atveju dešinėje lapo viršaus pusėje galima įdėti duomenis „Adresatas“, „Rezoliucija“
Išilginę raidžių formą patartina naudoti tais atvejais, kai organizacijos pavadinime yra daug spausdintų simbolių, pavyzdžiui, gali būti, kad formos duomenys pateikiami dviem ar daugiau kalbų. Šiuo atveju duomenys turėtų būti spausdinami rusų kalba kairėje, o valstybine kalba - dešinėje, tuo pačiu lygiu. Jei vartojamų nacionalinių kalbų skaičius yra daugiau nei viena, duomenys turi būti nurodyti viršuje rusų kalba, o toliau – valstybine kalba, pratęsiant eilutę iki dešiniosios paraštės ribos.
Laiško forma gali būti rengiama organizacijai, struktūriniam padaliniui ar pareigūnui.
Laiško formos dizaino pavyzdžiai:
Ryžiai. 3. Organizacijos laiško forma su kampine (centruota) detalių vieta.
Ryžiai. 4. Organizacijos laiško forma su kampiniu (vėliavos) detalių išdėstymu.
Ryžiai. 5. Organizacijos laiško forma su išilginiu detalių išdėstymu.
Bendrosios dokumento formos pavyzdžiai taip pat pateikiami šiuose dokumentuose:
GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui" (B priedas, B.2, B.3, B.4 pav.);
- Standartinės instrukcijos dėl kanceliarinio darbo federalinėse vykdomosiose institucijose, patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536 (priedai Nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
