চাকরির ফর্ম। একটি সংস্থার ব্যবসায়িক চিঠি, কাঠামোগত ইউনিট এবং অফিসিয়াল: ফর্ম এবং নকশা। কোম্পানির লোগো সন্নিবেশ করান

কর্মকর্তাদের নিজস্ব ফর্ম-ফর্ম থাকতে পারে দাপ্তরিক. এই ইউনিটের প্রধানের নথিতে স্বাক্ষর করার অধিকার থাকলে কাঠামোগত ইউনিট বা অফিসিয়ালের ফর্ম তৈরি করা হয়।

বিশদ বিবরণের কৌণিক এবং অনুদৈর্ঘ্য উভয় বিন্যাসের ভিত্তিতে প্রতিটি ধরণের নথির ফর্ম তৈরি করা যেতে পারে। যে ক্ষেত্রে কোণার বিকল্পের জন্য বরাদ্দকৃত এলাকার মধ্যে বিশদ বিবরণ রাখা হয়, একটি কোণায় অবস্থিত বিবরণ সহ ফর্মগুলি তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া হয়। নিম্নলিখিত কাগজ বিন্যাস ফর্মের জন্য ব্যবহার করা উচিত:

A4 (210 x 297 মিমি) - অর্ডার, নির্দেশাবলী, অফিসিয়াল চিঠি এবং 15 টিরও বেশি লাইনের টাইপলিখিত পাঠ্যের অন্যান্য পাঠ্য সামগ্রীর জন্য;

A5 (148 x 210 মিমি) - অর্ডার, কভার লেটার এবং অন্যান্য নথি থেকে 15 লাইন পর্যন্ত টাইপলিখিত পাঠ্য, একটি স্বাক্ষর সহ।

নিম্নলিখিত ফর্ম্যাটে কাগজে ফর্মগুলি তৈরি করাও সম্ভব:

A3 (297 x 420mm) - প্রচুর সংখ্যক কলাম (ফর্ম, সময়সূচী, গ্রাফ, ইত্যাদি) সহ টেবিল ধারণকারী নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য,

A6 (105 x 148 মিমি) - নির্দিষ্ট ধরণের অফিসিয়াল ফর্মের ডিজাইনের জন্য, রেজোলিউশনের ডিজাইনের জন্য, কার্ড এবং পোস্টকার্ডগুলির জন্য।

ফর্ম তৈরির জন্য ব্যবহৃত কাগজটি সাদা হতে হবে, ব্যতিক্রমী ক্ষেত্রে, ক্রিম বা হলুদ টোনে হালকা রঙের।

নথির ফর্মগুলিতে, বাম মার্জিন কমপক্ষে 20 মিমি, ডান মার্জিনটি কমপক্ষে 10 মিমি, উপরের মার্জিনটি কমপক্ষে 20 মিমি এবং নীচের মার্জিনটি কমপক্ষে 20 মিমি হতে হবে।

ডকুমেন্ট ফর্ম প্রাথমিকভাবে মুদ্রণ দ্বারা উত্পাদিত করা উচিত. একটি অস্থায়ী স্টোরেজ সময়ের সাথে নথিগুলির জন্য, এটি অনলাইন প্রিন্টিং সরঞ্জামগুলি (ফটোকপি) ব্যবহার করে প্রাপ্ত ফর্মগুলির অনুলিপিগুলি ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয়, পাশাপাশি একটি ব্যক্তিগত কম্পিউটারে একটি নির্দিষ্ট ধরণের নথি তৈরি করার সময় সরাসরি ফর্মের সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ পুনরুত্পাদন করতে পারে।

অফিসিয়াল চিঠির জন্য, ইউনিভার্সিটি ফর্মগুলি ব্যবহার করা হয়, শুধুমাত্র মুদ্রণ দ্বারা, সাধারণ বিভাগের আদেশ দ্বারা উত্পাদিত হয়, যার পিএসইউ কোট অফ আর্মস একটি প্রয়োজনীয় এবং কঠোরভাবে রিপোর্টিং ফর্ম রয়েছে৷ ভাইস-রেক্টর এবং ইউনিটের প্রধানের স্বাক্ষরিত আবেদনের ভিত্তিতে সাধারণ বিভাগে কাঠামোগত ইউনিটগুলিতে ফর্মগুলি জারি করা হয়। ক্ষতিগ্রস্থ ফর্মগুলি রিপোর্ট করার জন্য সাধারণ বিভাগে জমা দেওয়া হয়। নথি তৈরি করার সময় এই ফর্মগুলির ফটোকপি ব্যবহার করার অনুমতি নেই। বিনামূল্যে ফর্ম ফর্ম ব্যবহার অনুমোদিত নয়. বিশ্ববিদ্যালয় বিভাগগুলি বিশ্ববিদ্যালয়ের সাধারণ বিভাগের সাথে চুক্তিতে লজিস্টিক বিভাগের মাধ্যমে কাঠামোগত ইউনিটের জন্য ফর্ম তৈরির জন্য অর্ডার দেয়।

4. নথির বিবরণ নিবন্ধন

01. রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় প্রতীকের চিত্রটি রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় প্রতীকের প্রবিধান অনুসারে নথির ফর্মগুলিতে স্থাপন করা হয়েছে।

02. রাশিয়ান ফেডারেশনের গঠনকারী সত্তাগুলির অস্ত্রের কোটের চিত্রটি নথির ফর্মগুলিতে রাশিয়ান ফেডারেশনের উপাদান সংস্থাগুলির আইনী আইন অনুসারে স্থাপন করা হয়েছে।

03. সংস্থার প্রতীক বা ট্রেডমার্ক (পরিষেবা চিহ্ন) সনদ (সংস্থার নিয়মাবলী) অনুসারে সংস্থার লেটারহেডে স্থাপন করা হয়। প্রতীকটি ফর্মটিতে পুনরুত্পাদন করা হয় না যদি এটি থাকে জাতীয় প্রতীকরাশিয়ান ফেডারেশন বা রাশিয়ান ফেডারেশনের একটি উপাদান সত্তার অস্ত্রের কোট।

04. অল-রাশিয়ান ক্লাসিফায়ার অফ এন্টারপ্রাইজ অ্যান্ড অর্গানাইজেশনস (ওকেপিও) অনুসারে সংস্থার কোডটি নথির শীর্ষে রাখা হয়েছে।

05. অল-রাশিয়ান ক্লাসিফায়ার অফ ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশন (OKUD) অনুসারে নথির ফর্ম কোডটিও নথির শীর্ষে রাখা হয়েছে।

06. নথিটির লেখক যে সংস্থার নাম অবশ্যই তার উপাদান নথিতে উল্লেখ করা নামের সাথে মিল থাকতে হবে। এটি নথির উপরেও স্থাপন করা হয়। প্রতিষ্ঠানের নামের উপরে সংক্ষিপ্ত নাম এবং এর অনুপস্থিতিতে মূল প্রতিষ্ঠানের পুরো নাম নির্দেশ করে। রাশিয়ান ফেডারেশনের গঠনমূলক সত্তার সংস্থার নাম, যেখানে হিসাবে রাষ্ট্র ভাষারাশিয়ান এবং জাতীয় উভয়ই ব্যবহৃত হয়, দুটি ভাষায় মুদ্রিত - রাশিয়ান এবং জাতীয়। সংস্থার সংক্ষিপ্ত নামটি সেই ক্ষেত্রে দেওয়া হয় যেখানে এটি সংস্থার উপাদান নথিতে অন্তর্ভুক্ত থাকে। সংক্ষিপ্ত নাম (বন্ধনীতে) পুরো নামের নিচে রাখা হয়েছে। নাম বিদেশী ভাষাসনদ (সংস্থার প্রবিধান) এ অন্তর্ভুক্ত করা হয় এমন ক্ষেত্রে পুনরুত্পাদন করা হয়। একটি বিদেশী ভাষায় নাম রাশিয়ান নামের নীচে স্থাপন করা হয়. শাখার নাম, আঞ্চলিক কার্যালয়, প্রতিনিধি অফিস, সংস্থার কাঠামোগত ইউনিট নির্দেশিত হয় যদি এই কাঠামোটি নথির লেখক হয় এবং সংস্থার নামের নীচে অবস্থিত। নথির লেখক সংস্থার প্রতিনিধিত্বকারী একজন কর্মকর্তা হতে পারেন।

07. সংস্থা সম্পর্কে তথ্যসূত্রের মধ্যে ডাক ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর এবং সংস্থার বিবেচনার ভিত্তিতে অন্যান্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে (ফ্যাক্স নম্বর, টেলেক্স নম্বর, ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট, ইমেল ঠিকানা, ইত্যাদি)।

08. একটি সংস্থার দ্বারা আঁকা বা প্রকাশিত নথির প্রকারের নাম চার্টার (সংস্থাগুলির উপর প্রবিধান) দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় এবং ইউনিফাইড সিস্টেম অফ অর্গানাইজেশনাল অ্যান্ড অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ ডকুমেন্টস OKUD (শ্রেণি 0200000) দ্বারা প্রদত্ত নথির প্রকারের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হতে হবে৷ .

চিঠিটি নথির প্রকারের নাম নির্দেশ করে না।

09. একটি নথির তারিখ হল তার স্বাক্ষর বা অনুমোদনের তারিখ, প্রোটোকলের জন্য - সভার তারিখ (সিদ্ধান্ত গ্রহণ), আইনের জন্য - ইভেন্টের তারিখ। যদি নথির লেখক একাধিক সংস্থা হয়, তাহলে নথির তারিখটি স্বাক্ষরের সর্বশেষ তারিখ হবে।

নথির তারিখটি নিম্নলিখিত ক্রমানুসারে আরবি সংখ্যায় লেখা হয়েছে: মাসের দিন, মাস, বছর। মাস এবং মাসের দিনগুলিকে একটি বিন্দু দ্বারা পৃথক করা দুটি জোড়া আরবি সংখ্যা দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়; বছর - চারটি আরবি সংখ্যা। উদাহরণস্বরূপ: 01/06/2000। একটি ভিন্ন ক্রমানুসারে তারিখটি প্রবেশ করাও সম্ভব: বছর, মাস, মাসের দিন। উদাহরণস্বরূপ: 2000.01.06।

নিয়ন্ত্রক এবং আর্থিক নথিগুলি প্রস্তুত করার সময়, তারিখগুলি বিন্যাস করার একটি মৌখিক-সংখ্যার পদ্ধতি (উদ্ধৃতি ছাড়া) অনুমোদিত। উদাহরণস্বরূপ: মার্চ 1, 2000

10. একটি নথির নিবন্ধন নম্বরে তার ক্রমিক নম্বর থাকে, যা প্রতিষ্ঠানের বিবেচনার ভিত্তিতে মামলার নামকরণ, সংবাদদাতা, নির্বাহক ইত্যাদির তথ্য অনুসারে একটি কেস সূচকের সাথে সম্পূরক হতে পারে৷ একটি নথির নিবন্ধন নম্বর দুই বা ততোধিক সংস্থার দ্বারা যৌথভাবে সংকলিত এই সংস্থাগুলির প্রতিটির নথিতে নির্ধারিত নিবন্ধন নম্বরগুলি নিয়ে গঠিত। এই সংখ্যাগুলি একটি স্ল্যাশ দ্বারা পৃথক করা হয় যে ক্রমে লেখকদের নথিতে নির্দেশ করা হয়েছে।

12. একটি নথির সংকলন বা প্রকাশের স্থান নির্দেশিত হয় যদি "সংস্থার নাম" এবং "সংস্থা সম্পর্কে তথ্যসূত্র" ব্যবহার করে এটি নির্ধারণ করা কঠিন হয়। সংকলন বা প্রকাশনার স্থানটি গৃহীত প্রশাসনিক-আঞ্চলিক বিভাগকে বিবেচনায় নিয়ে নির্দেশিত হয় এবং এতে শুধুমাত্র সাধারণভাবে গৃহীত সংক্ষিপ্ত রূপগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে।

13. নথিতে প্রবেশ সীমাবদ্ধকারী স্ট্যাম্প (গোপন, গোপনীয়, ইত্যাদি) নথির প্রথম শীটে উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়াই লাগানো হয়। এটি রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তা এবং গোপনীয় তথ্য হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ তথ্য সম্পর্কিত আইন দ্বারা প্রদত্ত ডেটার সাথে পরিপূরক হতে পারে।

14. সম্বোধনকারী প্রতিষ্ঠান, তাদের কাঠামোগত বিভাগ, কর্মকর্তা বা ব্যক্তি হতে পারে। যখন একজন কর্মকর্তার কাছে একটি নথি ঠিকানা বা একজন ব্যক্তির কাছেউপাধির আগে আদ্যক্ষরগুলি নির্দেশিত হয়। সংগঠনের নাম এবং এর কাঠামোগত বিভাগ মনোনীত ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়। উদাহরণ স্বরূপ:

যে ব্যক্তির কাছে নথিটি সম্বোধন করা হয়েছে তার অবস্থান ডেটিভ ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়। উদাহরণ স্বরূপ:

নোভোসিবিরস্ক অঞ্চলের প্রশাসন

নিয়ন্ত্রণ এবং আইনি ব্যবস্থাপনা

প্রধান বিশেষজ্ঞের কাছে

এ.এস. সিডোরভ

যদি একটি নথি একাধিক সমজাতীয় সংস্থায় বা একটি সংস্থার বিভিন্ন কাঠামোগত বিভাগে পাঠানো হয়, তবে সেগুলি সাধারণত নির্দেশ করা উচিত।

উদাহরণ স্বরূপ:

জেলা, শহর প্রশাসন

নোভোসিবিরস্ক অঞ্চল

প্রয়োজনে, "ঠিকানাদাতার" বিবরণে একটি ডাক ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। ঠিকানার উপাদানগুলি ডাক বিধি দ্বারা প্রতিষ্ঠিত অনুক্রমে নির্দেশিত হয়।

নথিতে চারটির বেশি ঠিকানা থাকা উচিত নয়৷ দ্বিতীয়, তৃতীয়, চতুর্থ ঠিকানার আগে "কপি" শব্দটি নির্দেশিত নয়। আরও প্রাপক থাকলে, একটি নথি বিতরণ তালিকা তৈরি করা হয়।

যদি চিঠিটি কোনও সংস্থাকে সম্বোধন করা হয় তবে তার নাম নির্দেশ করুন, তারপরে ডাক ঠিকানা। উদাহরণ স্বরূপ:

"নিউ ওয়ার্ল্ড" পত্রিকার সম্পাদকীয় কর্মীরা

103806, GSP, মস্কো, K-6

ম্যালি পুটেনকভস্কি লেন, 1/2

একজন ব্যক্তির কাছে একটি নথি সম্বোধন করার সময়, ডাক ঠিকানা, তারপর প্রাপকের উপাধি এবং আদ্যক্ষর নির্দেশ করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

630102, নভোসিবিরস্ক

সেন্ট মীরা, 11, উপযুক্ত। 12

একটি. গুলিয়ায়েভ

15. নথি অনুমোদন স্ট্যাম্প. নথিটি একজন কর্মকর্তা (কর্মকর্তা) বা বিশেষভাবে জারি করা নথি দ্বারা অনুমোদিত। যখন কোনও দস্তাবেজ কোনও কর্মকর্তা দ্বারা অনুমোদিত হয়, তখন নথির অনুমোদনের স্ট্যাম্পে অবশ্যই অনুমোদিত শব্দ (উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়া), নথিটি অনুমোদনকারী ব্যক্তির পদের শিরোনাম, তার স্বাক্ষর, আদ্যক্ষর, উপাধি এবং অনুমোদনের তারিখ থাকতে হবে। . উদাহরণ স্বরূপ:

আমি অনুমোদন করেছি

সহকারী প্রশাসনের প্রধান

A.A এর ব্যক্তিগত স্বাক্ষর ইভানোভা

যখন একটি নথি একাধিক কর্মকর্তা দ্বারা অনুমোদিত হয়, তাদের স্বাক্ষর একই স্তরে স্থাপন করা হয়।

রেজোলিউশন, সিদ্ধান্ত, আদেশ, প্রোটোকল দ্বারা একটি নথি অনুমোদন করার সময়, অনুমোদনের স্ট্যাম্পে আমি যে শব্দটি অনুমোদন করি (উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়া), ইন্সট্রুমেন্টাল ক্ষেত্রে অনুমোদনকারী নথির নাম, তার তারিখ এবং নম্বর থাকে। উদাহরণ স্বরূপ:

আমি অনুমোদন করেছি

সাধারণ প্রোটোকল

শেয়ারহোল্ডারদের মিটিং

তারিখ 15 মার্চ, 2000 নং 12

আমি অনুমোদন করেছি

চেয়ারম্যানের আদেশ

ব্যাংক বোর্ড

তারিখ 30.09.2000 নং 82

নথির অনুমোদন স্ট্যাম্পটি নথির উপরের ডানদিকে অবস্থিত।

16. রেজোলিউশন। রেজোলিউশনটি নথিতে লিপিবদ্ধ সিদ্ধান্ত, রেজোলিউশন ইত্যাদি বাস্তবায়নের জন্য নির্দেশনা প্রদান করে। রেজোলিউশনটি প্রাসঙ্গিক কর্মকর্তার দ্বারা একটি নথিতে লেখা হয় এবং এতে নির্বাহকদের নাম, আদেশের বিষয়বস্তু, কার্যকর করার সময়সীমা, স্বাক্ষর এবং তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে। উদাহরণ স্বরূপ:

এ.ভি. জাইতসেভা

পুনশ্চ. নিকিতিন

একটি প্রকল্প প্রস্তুত করুন

সাধারণ চুক্তি

কোম্পানির সাথে "HITEK"

ব্যক্তিগত স্বাক্ষর

যদি রেজোলিউশনে বেশ কয়েকটি নাম থাকে, তাহলে দায়ী নির্বাহক নির্দেশিত হয়, এবং যদি এমন কোন নির্দেশনা না থাকে, তাহলে রেজোলিউশনে প্রথম নাম দেওয়া ব্যক্তিটি নির্বাহক। যে নথিগুলিতে মৃত্যুদন্ড কার্যকর করার জন্য অতিরিক্ত নির্দেশাবলীর প্রয়োজন হয় না, রেজোলিউশনটি নির্বাহক, রেজোলিউশনের লেখকের স্বাক্ষর এবং তারিখ নির্দেশ করে।

17. পাঠ্যের শিরোনাম। নথির বিষয়বস্তুর একটি সারাংশ পাঠ্যের শিরোনামে নির্দেশিত হয়। এটি যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, পাঠ্যটির অর্থ সঠিকভাবে বোঝানো। শিরোনামটি অবশ্যই নথির শিরোনামের সাথে ব্যাকরণগতভাবে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ: অর্ডার (কি সম্পর্কে?) "2000 এর প্রথমার্ধের কাজের ফলাফলের উপর"; (কি?) "শিক্ষাগত কাউন্সিলের মিটিং।"

A5 নথিতে পাঠ্যের শিরোনাম প্রদান না করার অনুমতি রয়েছে।

18. নিয়ন্ত্রণ চিহ্ন। নথি সম্পাদনের সময়সীমা পরিচালকের রেজোলিউশনে নির্দেশিত হয়। যদি এটি নির্দিষ্ট করা না থাকে, তাহলে নিয়ন্ত্রণ নথির সময়কাল এক মাস বা নথিতে উল্লেখিত হিসাবে নির্ধারিত হয়। অক্ষর "K" বা "নিয়ন্ত্রণ" স্ট্যাম্প দিয়ে চিহ্নিত।

19. পাঠ্য। নথিগুলির পাঠ্যগুলি পাঠানোর সময় রাশিয়ান ভাষায় লেখা হয়: ক) ফেডারেল সরকারী সংস্থাগুলিতে, রাশিয়ান ফেডারেশনের সংবিধান সত্ত্বাগুলির সরকারী সংস্থাগুলিতে; খ) এন্টারপ্রাইজ, সংস্থা এবং তাদের অ্যাসোসিয়েশনগুলি যা রাশিয়ান ফেডারেশনের প্রদত্ত উপাদান সত্তার এখতিয়ারের অধীনে নয় বা রাশিয়ান ফেডারেশনের অন্যান্য উপাদান সত্তার অঞ্চলে অবস্থিত।

নথির পাঠ্যগুলি একটি প্রশ্নাবলী, টেবিল, সংযুক্ত পাঠ্য বা এইগুলির সংমিশ্রণ আকারে উপস্থাপন করা যেতে পারে। একটি প্রশ্নাবলীর আকারে একটি পাঠ্য সংকলন করার সময়, বৈশিষ্ট্যযুক্ত বস্তুর বৈশিষ্ট্যগুলির নামগুলিকে নামমাত্র ক্ষেত্রে একটি বিশেষ্য বা দ্বিতীয়-ব্যক্তি ক্রিয়া সহ একটি বাক্যাংশ দ্বারা প্রকাশ করতে হবে বহুবচনবর্তমান বা অতীত কাল ("হয়েছে", "দখল", "ছিল", "হয়", ইত্যাদি)। মৌখিকভাবে প্রকাশ করা বৈশিষ্ট্যগুলি অবশ্যই বৈশিষ্ট্যগুলির নামের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।

সারণির কলাম এবং সারিতে অবশ্যই নামীয় ক্ষেত্রে একটি বিশেষ্য দ্বারা প্রকাশ করা শিরোনাম থাকতে হবে। কলাম এবং সারির উপশিরোনাম অবশ্যই শিরোনামের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে। যদি একটি টেবিল একাধিক পৃষ্ঠায় মুদ্রিত হয়, তাহলে টেবিলের কলামগুলি সংখ্যাযুক্ত এবং শুধুমাত্র এই কলামগুলির সংখ্যাগুলি পরবর্তী পৃষ্ঠাগুলিতে মুদ্রিত হয়।

একটি সংযুক্ত পাঠ্য সাধারণত দুটি অংশ নিয়ে গঠিত। প্রথম অংশে, নথিটি আঁকার কারণ, ভিত্তি এবং লক্ষ্যগুলি নির্দেশিত হয়; দ্বিতীয়, চূড়ান্ত অংশে, সিদ্ধান্ত, উপসংহার, অনুরোধ, প্রস্তাব, সুপারিশগুলি নির্দেশিত হয়। পাঠ্যটিতে শুধুমাত্র চূড়ান্ত অংশ থাকতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, আদেশ - একটি বিবৃতি ছাড়াই একটি প্রশাসনিক অংশ; চিঠি, বিবৃতি - ব্যাখ্যা ছাড়াই একটি অনুরোধ; শংসাপত্র, মেমো - তথ্যের মূল্যায়ন, উপসংহার)।

অন্যান্য সংস্থার নথি বা পূর্বে প্রকাশিত নথির ভিত্তিতে প্রস্তুত করা একটি নথির পাঠ্যে, তাদের বিবরণ নির্দেশিত হয়: নথির নাম, সংস্থার নাম - নথির লেখক, নথির তারিখ, তার নিবন্ধন নম্বর, পাঠ্যের শিরোনাম।

যদি পাঠ্যটিতে বেশ কয়েকটি সিদ্ধান্ত, উপসংহার ইত্যাদি থাকে, তবে এটিকে বিভাগ, উপধারা, অনুচ্ছেদে বিভক্ত করা উচিত, যা আরবি সংখ্যায় সংখ্যাযুক্ত।

কমান্ডের ঐক্যের নীতিতে পরিচালিত সংস্থাগুলির প্রশাসনিক নথিতে (আদেশ, নির্দেশাবলী, ইত্যাদি) পাশাপাশি সংস্থার পরিচালনাকে সম্বোধন করা নথিতে, পাঠ্যটি প্রথম ব্যক্তি একবচনে উপস্থাপন করা হয় ("আমি আদেশ করি", " আমি অফার করি", "আমি জিজ্ঞাসা করি")। কলেজিয়াল সংস্থাগুলির প্রশাসনিক নথিতে, পাঠ্যটি তৃতীয় ব্যক্তির একবচনে উপস্থাপিত হয় ("মীমাংসিত হয়", "সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়")। যৌথ প্রশাসনিক নথিতে, পাঠ্যটি প্রথম ব্যক্তির বহুবচনে উপস্থাপিত হয় ("আমরা আদেশ", "সিদ্ধান্ত নিলাম")।

প্রোটোকলের পাঠ্যটি তৃতীয় ব্যক্তির বহুবচনে উপস্থাপিত হয়েছে ("শোনা হয়েছে", "কথ্য", "সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে")।

সংস্থাগুলির অধিকার এবং বাধ্যবাধকতা এবং তাদের কাঠামোগত বিভাগগুলি (নিয়ম, নির্দেশাবলী) প্রতিষ্ঠার নথিগুলিতে, সেইসাথে একটি বিবরণ, তথ্য বা উপসংহারের মূল্যায়ন (কাজ, শংসাপত্র), তৃতীয় ব্যক্তির একবচনে পাঠ্য উপস্থাপনের ফর্ম বা বহুবচন ব্যবহার করা হয় ("অধিদপ্তর কার্য সম্পাদন করে", "অ্যাসোসিয়েশন অন্তর্ভুক্ত", "কমিশন প্রতিষ্ঠিত")।

উপস্থাপনার নিম্নলিখিত ফর্মগুলি অক্ষরে ব্যবহৃত হয়: প্রথম ব্যক্তি বহুবচন ("দয়া করে পাঠান", "আমরা বিবেচনার জন্য পাঠাই"); প্রথম ব্যক্তি একবচনে ("দয়া করে হাইলাইট করুন", "আমি এটি প্রয়োজনীয় বলে মনে করি"); তৃতীয় ব্যক্তি একবচন থেকে ("মন্ত্রণালয় আপত্তি করে না", "ভিএনআইআইডিএডি এটি সম্ভব বলে মনে করে")।

20. আবেদনের উপস্থিতিতে চিহ্নিত করুন। যদি নথিতে পাঠ্যে নামযুক্ত সংযুক্তি থাকে, তবে সেগুলি সম্পর্কে একটি নোট নিম্নলিখিত ফর্মে তৈরি করা হয়:

আবেদন: 10 লিটার জন্য। 3 কপিতে।

যদি টেক্সটে অ্যাপ্লিকেশনগুলির নাম না থাকে তবে তাদের নাম, শীটের সংখ্যা এবং প্রতিটির কপি তালিকাভুক্ত করা প্রয়োজন। উদাহরণ স্বরূপ:

অ্যাপ্লিকেশন: 1. 4 শীট জন্য স্টাফিং টেবিল. 3 কপিতে।

2. 3 লিটারের জন্য খরচ অনুমান। 3 কপিতে।

প্রশাসনিক নথির সংযুক্তিতে, প্রশাসনিক নথির নাম, তারিখ এবং নম্বর নির্দেশ করে উপরের ডানদিকে একটি চিহ্ন তৈরি করা উচিত। উদাহরণ স্বরূপ:

অ্যানেক্স 1

রেজল্যুশনে

প্রশাসন

10.01.99 নং 30 থেকে

21. স্বাক্ষর। এই বিশদটির মধ্যে নথিতে স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির অবস্থানের শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে (যদি নথিটি একটি লেটারহেডে কার্যকর করা না হয় এবং একটি লেটারহেডে কার্যকর করা একটি নথির জন্য সংক্ষেপে বলা হয়), ব্যক্তিগত স্বাক্ষর এবং এর প্রতিলিপি। উদাহরণ স্বরূপ:

22. অনুমোদন স্ট্যাম্পে সম্মত শব্দটি রয়েছে, যার সাথে নথিটি অনুমোদিত হচ্ছে তার অবস্থানের শিরোনাম (সংস্থার নাম সহ), ব্যক্তিগত স্বাক্ষর, এর প্রতিলিপি এবং তারিখ। উদাহরণ স্বরূপ:

একমত

বিভাগিও প্রধান

প্রাথমিক পেশাদার

শিক্ষা

শিক্ষা মন্ত্রণালয়

স্বাক্ষর E.Ya.Butko

23. নথির অনুমোদন একটি ভিসার সাথে জারি করা হয়, যার মধ্যে ভিসারের স্বাক্ষর, স্বাক্ষরের একটি প্রতিলিপি (আদ্যক্ষর, উপাধি) এবং তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে। প্রয়োজনে ভিসাধারীর অবস্থান নির্দেশ করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

আইন বিভাগের প্রধান ড

স্বাক্ষর V.A. সিডোরভ

যদি নথিতে একটি মন্তব্য থাকে, তাহলে একটি ভিসা নিম্নরূপ জারি করা হয়:

মন্তব্য সংযুক্ত করা হয়

স্বাক্ষর A.S. অরলভ

ভিসা মূল প্রশাসনিক নথির শেষ পৃষ্ঠায়, নথির একটি অনুলিপি (চিঠি) পাঠানো হয়। একটি পৃথক শীটে প্রশাসনিক নথি ভিসা জারি করা সম্ভব।

24. প্রিন্ট। কর্মকর্তাদের অধিকার প্রত্যয়িত নথিতে, ব্যয়ের তথ্য রেকর্ড করা টাকাএবং বস্তুগত সম্পদ, সেইসাথে বিশেষভাবে আইনী ক্রিয়াকলাপের জন্য প্রদত্ত, দায়ী ব্যক্তির স্বাক্ষর একটি সীল (স্ট্যাম্প, বৃত্তাকার) দ্বারা প্রত্যয়িত করা আবশ্যক। সিল ছাপ এমনভাবে লাগানো উচিত যাতে এটি নথিতে স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির কাজের শিরোনামের অংশকে কভার করে। উদাহরণ স্বরূপ:

বিভাগের প্রধান সিল স্বাক্ষর জিভি সিডোরভ

25. নথির একটি অনুলিপি সার্টিফিকেশনে চিহ্নিত করুন। একটি নথির একটি অনুলিপি প্রত্যয়িত করার সময়, প্রয়োজনীয় "স্বাক্ষর" এর নীচে, সার্টিফিকেশন শিলালিপি "সত্য", যে ব্যক্তি অনুলিপিটি প্রত্যয়িত করেছেন তার অবস্থানের নাম, তার ব্যক্তিগত স্বাক্ষর, এর প্রতিলিপি এবং শংসাপত্রের তারিখ সংযুক্ত করা হয়। উদাহরণ স্বরূপ:

এইচআর বিভাগের পরিদর্শক স্বাক্ষর A.S Smirnov

অন্যান্য সংস্থার কাছে নথির অনুলিপি পাঠানো বা তাদের হস্তান্তর করার সময়, শংসাপত্র স্বাক্ষর একটি সীল দ্বারা প্রত্যয়িত হয়।

26. নির্বাহকের উপাধি (কম্পাইলার) এবং তার টেলিফোন নম্বর সামনের দিকে বা, যদি কোনও স্থান না থাকে, নীচের বাম কোণে নথির শেষ পত্রকের পিছনের দিকে অবস্থিত। উদাহরণ স্বরূপ:

আকসেনভ ইউরি মিখাইলোভিচ

27. নথির সম্পাদন এবং ফাইলে পাঠানোর বিষয়ে নোট করুন

নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক: ক) মৃত্যুদন্ড সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত তথ্য বা, যদি একটি সংশ্লিষ্ট নথি থাকে, তার তারিখ এবং নম্বরের একটি লিঙ্ক; খ) শব্দ "কাজে যান"; গ) কেস নম্বর যেখানে নথি সংরক্ষণ করা হবে।

নথির সম্পাদন এবং ফাইলে পাঠানোর বিষয়ে একটি নোট অবশ্যই নথির নির্বাহক বা স্ট্রাকচারাল ইউনিটের প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত এবং তারিখ দিতে হবে যেখানে নথিটি কার্যকর করা হয়েছিল।

28. নথির প্রাপ্তির চিহ্নটি নথির প্রথম পত্রকের নীচে অবস্থিত এবং এতে সংস্থার সংক্ষিপ্ত নাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে - নথির প্রাপক, নথির প্রাপ্তির তারিখ এবং এর সূচী৷

29. নথির ইলেকট্রনিক অনুলিপির শনাক্তকারী, নথির প্রতিটি পৃষ্ঠার নীচের বাম কোণে রাখা এবং কম্পিউটার মিডিয়াতে ফাইলের নাম, তারিখ এবং সংস্থায় ইনস্টল করা অন্যান্য অনুসন্ধান ডেটা রয়েছে

GOST R 7.0.97-2016 “SIBID. সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন। নথি প্রস্তুতের জন্য প্রয়োজনীয়তা" (এর পরে - GOST R 7.0.97-2016) তিন ধরনের চিঠি ফর্ম স্থাপন করে: একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি চিঠি ফর্ম, একটি কাঠামোগত ইউনিট (পরামর্শদাতা, বিশেষজ্ঞ, পদ্ধতিগত সংস্থা), এবং একজন কর্মকর্তা। আসুন প্রতিটি ধরণের ফর্ম দেখি এবং আপনাকে বলি যে GOST R 7.0.97-2016 তাদের উপর কী প্রয়োজনীয়তা আরোপ করে এবং কীভাবে ব্যবসায়িক চিঠিগুলি আঁকতে হয়।

যে কোনো প্রতিষ্ঠানের নথি প্রবাহে আমার স্নাতকের- উভয় অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক - নথির একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ গঠন করে। ব্যবসায়িক চিঠির ধরন এবং চিঠিপত্রের পরিমাণ সংস্থার কার্যকলাপের ক্ষেত্র দ্বারা নির্ধারিত হয়। প্রকার নির্বিশেষে - একটি বাণিজ্যিক প্রস্তাব থেকে অংশীদারদের কাছে একটি সরকারী সংস্থার অনুরোধের প্রতিক্রিয়া পর্যন্ত - GOST R 7.0.97-2016 অনুযায়ী চিঠিগুলি আঁকতে হবে৷

GOST R 7.0.97-2016-এর প্রয়োজনীয়তা অনুসারে অক্ষর আঁকা একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক চিত্র গঠনে একটি বড় ভূমিকা পালন করে এবং প্রতিপক্ষ এবং তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষের সাথে আদালতে বিরোধের ক্ষেত্রে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ যুক্তি হতে পারে।

চিঠিগুলি নিম্নলিখিত ফর্মগুলিতে প্রস্তুত করা আবশ্যক নথিগুলির উল্লেখ করে:

GOST R 7.0.97-2016 এর ধারা 6.6 অনুসারে, একটি প্রতিষ্ঠানে তিন ধরনের ফর্ম ব্যবহার করা যেতে পারে:

সাধারণ ফর্ম;

চিঠি ফর্ম (কাঠামোগত ইউনিট, অফিসিয়াল);

একটি নির্দিষ্ট ধরনের নথির জন্য একটি ফর্ম (অর্ডার, নির্দেশ, প্রোটোকল)।

বড় প্রতিষ্ঠানে, অফিস ম্যানেজমেন্ট সার্ভিস বিকাশ করে, অনুমোদন করে এবং কিছু নির্দিষ্ট নথির ফর্ম অর্ডারের মাধ্যমে কার্যকর করে এবং কিছু ক্ষেত্রে কর্পোরেট স্টাইল বইতে (ব্র্যান্ড বুক) অন্তর্ভুক্ত করা হয়।

ছোট সংস্থাগুলিতে, নথির ফর্মগুলি অনুমোদিত হয় এবং আদেশ দ্বারা কার্যকর করা হয়, অফিসের কাজের প্রবিধানে নির্ধারিত এবং কর্মচারীদের নজরে আনা হয়।

GOST চিঠির জন্য আলাদা ফর্ম প্রদান করে। এর পরে, আমরা প্রতিটি ধরণের ফর্ম আলাদাভাবে বিবেচনা করব। কিন্তু প্রথমে, লেটারহেডে বিশদগুলি সাজানোর জন্য কৌণিক এবং অনুদৈর্ঘ্য, কেন্দ্রীভূত এবং পতাকা বিকল্পগুলি দেখুন।

বিবরণের অবস্থান: কোণ এবং অনুদৈর্ঘ্য, কেন্দ্রীভূত এবং পতাকা

GOST R 7.0.97-2016 এর ধারা 6.4 অনুসারে, বিবরণ এবং সীমাবদ্ধ চিহ্নগুলির অবস্থানের উপর নির্ভর করে, ফর্ম ডিজাইন করার জন্য দুটি বিকল্প প্রতিষ্ঠিত হয়েছে - কৌণিক (উদাহরণ 1) এবং অনুদৈর্ঘ্য (উদাহরণ 2)।

চিঠির ফর্ম তৈরি করার সময়, প্রতিটি সংস্থা (রেকর্ড পরিষেবা) কীভাবে বিশদ সাজানো যায় তা চয়ন করতে পারে। এটি রাষ্ট্রীয় মানগুলির প্রয়োজনীয়তার উপর এবং সংস্থার কাঠামোর উপর নির্ভর করে (একটি অভিভাবক কাঠামোর উপস্থিতি/অনুপস্থিতি, জটিল নাম, ইত্যাদি)।

বিশদ বিবরণের দীর্ঘতম লাইনের দৈর্ঘ্য যখন একটি কোণে অবস্থিত থাকে তখন 7.5 সেন্টিমিটারের বেশি হয় না (GOST R 7.0.97-2016 এর 3.5 ধারার দ্বিতীয় অনুচ্ছেদ)।

বিবরণের কর্নার বসানো ডকুমেন্ট শীটের ক্ষেত্রফলের 20% পর্যন্ত সংরক্ষণ করে।

বিশদগুলির অনুদৈর্ঘ্য বিন্যাস, কৌণিকটির বিপরীতে, বিশাল নাম সহ সংস্থাগুলির জন্য উপযুক্ত। একই সময়ে, দীর্ঘতম লাইনের দৈর্ঘ্যও নিয়ন্ত্রিত হয় - 12 সেন্টিমিটারের বেশি নয় (GOST R 7.0.97-2016 এর 3.5 ধারার তৃতীয় অনুচ্ছেদ)।

ফর্মের ধরন নির্বাচন করার সময়, চিঠির নান্দনিক চেহারাটি বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন। আপনি কেবল তুলনা করে বিবরণের অবস্থান নির্বাচন করতে পারেন সাধারণ ফর্মদুটি লেআউট।

পরিষেবা পত্রের বিশদ বিবরণ নিম্নলিখিত উপায়গুলির মধ্যে একটিতে সারিবদ্ধ করা হয়:

. কেন্দ্রীভূত- বিশদ বিবরণের প্রতিটি লাইনের শুরু এবং শেষ বিশদগুলি অবস্থিত এলাকার সীমানা থেকে সমানভাবে দূরে:

. পতাকা- বিশদ বিবরণের প্রতিটি লাইন সেই এলাকার বাম সীমানা থেকে শুরু হয় যেখানে বিশদটি অবস্থিত:

বিভাগ 4 GOST R 6.30-2003 “ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। নথি প্রস্তুতের জন্য প্রয়োজনীয়তা" এটি প্রতিষ্ঠা করে সংস্থা, এর কাঠামোগত বিভাগ এবং প্রতিটি অনুমোদিত কর্মকর্তানিম্নলিখিত ধরনের ফর্ম থাকতে পারে:

• সাধারণ ফর্ম;
• চিঠি ফর্ম;
• একটি নির্দিষ্ট ধরনের নথির ফর্ম।

একটি কাগজের ফর্ম বা একটি নথির একটি স্ট্যান্ডার্ড ইউনিফাইড ফর্মের বিকাশ এবং ব্যবহারের অর্থনৈতিক দক্ষতার মানদণ্ড একীভূত ডকুমেন্টেশন সিস্টেম এবং তাদের শ্রেণীবিভাগ তৈরির প্রক্রিয়াতে প্রতিষ্ঠিত এবং ন্যায়সঙ্গত ছিল। এই মানদণ্ডটি সহজ - এই ধরনের একটি ফর্ম বছরে 100 বারের বেশি প্রতিষ্ঠানে ব্যবহার করা আবশ্যক।

যেহেতু চিঠিপত্র যে কোনও সংস্থার নথির প্রবাহের প্রায় 80% তৈরি করে, তাই প্রায় প্রতিটি আইনি সত্তার একটি চিঠি ফর্ম থাকে (একটি কাগজের ফর্ম বা একটি অনুমোদিত ইলেকট্রনিক চিঠি ফর্ম টেমপ্লেট, মুদ্রণের জন্য একটি বাধ্যতামূলক ফর্ম হিসাবে)।

যদি একটি সংস্থা প্রতি বছর 100 টির বেশি অর্ডার জারি করে, তাহলে একটি অর্ডার ফর্ম তৈরি, অনুমোদিত এবং প্রয়োগ করা হয়।

ছোট সংস্থাগুলিতে, একটি সাধারণ ফর্ম তৈরি করা যেতে পারে যা সমস্ত সম্পূর্ণ করতে ব্যবহৃত হয় অভ্যন্তরীণ নথি(স্টাফিং টেবিল, আদেশ, নির্দেশ, প্রবিধান, মেমো, আইন, নির্দেশ, নিয়ম, প্রবিধান, অ্যাটর্নি, ইত্যাদি)।

এইভাবে, প্রতিটি সংস্থা স্বাধীনভাবে সিদ্ধান্ত নেয় যে কোন ধরণের ফর্মগুলি তৈরি করা উচিত এবং বাধ্যতামূলক ব্যবহারের জন্য অনুমোদিত। অবশ্যই, অফিস ম্যানেজমেন্ট পরিষেবা ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণের উপর ভিত্তি করে উপযুক্ত প্রস্তাব তৈরি করে এবং একটি বৃহৎ সংস্থায় এটি "ব্র্যান্ড বুক" এ তার সুপারিশগুলি তৈরি করে, যেহেতু ফর্মটি "আইনি সত্তার মুখ" - একটি উপাদান এর কর্পোরেট শৈলীর।

সংস্থার কর্মকর্তাদের জন্য ফর্ম ব্যবহার করার পরামর্শের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, নিম্নলিখিত দিকগুলি অতিরিক্ত বিবেচনায় নেওয়া দরকার:

প্রথমত, প্রথম ব্যবস্থাপক এবং তার ডেপুটিদের মধ্যে ক্ষমতার অর্পণ এবং দায়িত্বের ক্ষেত্র বণ্টনের একটি ব্যবস্থা। যদি প্রতিনিধি দল স্পষ্টভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়, এবং ডেপুটি ম্যানেজাররা সিদ্ধান্ত নেওয়ার অধিকার পান, আদেশ বা নির্দেশাবলীতে স্বাক্ষর করেন এবং বিশেষভাবে প্রতিষ্ঠিত বিষয়গুলিতে চিঠিপত্র পরিচালনা করেন (তাদের অবশ্যই দায়িত্ব বণ্টনের প্রাসঙ্গিক আদেশে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, প্রতিটি ডেপুটির অবস্থানের নিয়মাবলী এবং অ্যাটর্নির ক্ষমতায়), তারপর সংস্থাটি বিকাশ করা যেতে পারে ডেপুটি ম্যানেজারের কাছ থেকে একটি চিঠি ফর্ম এবং কখনও কখনও ডেপুটি ম্যানেজারের কাছ থেকে একটি আদেশ/নির্দেশ ফর্ম.

উদাহরণস্বরূপ, একজন ডেপুটি ম্যানেজারের কাছ থেকে একটি চিঠি ফর্ম ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয় যদি অন্তত একজন ডেপুটি তার যোগ্যতার বিষয়ে ব্যাপক চিঠিপত্র পরিচালনা করে:

উদাহরণ 1

শো সঙ্কুচিত করুন

এবং এখানে সংস্থার প্রধানের জন্যসংগঠনের ক্রিয়াকলাপের সমস্ত ক্ষেত্রে চার্টারের ভিত্তিতে আইনী সত্তার পক্ষে বাহ্যিক পরিবেশে কাজ করার অধিকার যার আছে, একজন কর্মকর্তার জন্য একটি চিঠি ফর্ম তৈরি করা অনুপযুক্ত - সংস্থার চিঠি ফর্মটি অবশ্যই তার কার্যকলাপে ব্যবহার করা উচিত .

দ্বিতীয়ত, ডিফল্টরূপে একজন কর্মকর্তার চিঠির ফর্ম ব্যবহার করার অর্থ হল এই কর্মকর্তার আইনি সত্তার পক্ষে কাজ করার অধিকার রয়েছে যার নাম ফর্মটিতে নির্দেশিত হয়েছে, সংস্থার বিষয়/বিষয় এবং নির্দেশনার বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা রয়েছে। কার্যকলাপ, যা তার স্বাক্ষরিত নথিতে প্রতিফলিত হয়। একজন কর্মকর্তার নিজস্ব চিঠি ফর্মের উপস্থিতি তার ক্ষমতার ভারসাম্যপূর্ণ প্রকৃতি নির্দেশ করে এবং একটি মুদ্রিত ফর্মের ব্যবহার, যার নিজস্ব নিবন্ধন নম্বর রয়েছে, এটিও নথির আইনি শক্তির উপর জোর দেওয়ার একটি কারণ।

সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথির ফর্মগুলি একটি সংস্থার জন্য, একটি কাঠামোগত ইউনিটের জন্য এবং একজন কর্মকর্তার জন্য বিকাশ করা যেতে পারে।

কর্মকর্তার স্বাক্ষর করার অধিকার থাকলে একজন কর্মকর্তার জন্য একটি ফর্ম তৈরি করা হয়। 1

কর্মকর্তার লেটারহেড অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের নামের অধীনে অবস্থানের নাম নির্দেশ করবে।

ভাত। 1.মহাপরিচালকের চিঠির ফর্ম

একজন কর্মকর্তার ফর্মের একটি নমুনা চিত্র B.4, পরিশিষ্ট B থেকে GOST R 6.30-2003-এ দেখানো হয়েছে "ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্ট প্রস্তুতির প্রয়োজনীয়তা।"

অফিসিয়াল ফর্মের উদাহরণও চিঠি ফর্ম বিভাগে দেওয়া আছে।

1 সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন। নথি প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয়তা: GOST R 6.30-2003 বাস্তবায়নের জন্য নির্দেশিকা। / রোসারখিভ; VNIIDAD; Comp.: M.L. গ্যাভলিন, এ.এস. ক্র্যাসাভিন, এল.ভি. কুজনেটসভ এবং অন্যান্য; সাধারণ এড এম.ভি. লারিন, এ.এন. সোকোভা। - এম।, 2003। - 90 পি।

নথি বিন্যাস

সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথিগুলির ফর্মগুলির জন্য দুটি মানক বিন্যাস প্রতিষ্ঠিত হয়েছে - A4 (210 x 297 মিমি) এবং A5 (148 x 210 মিমি)।

ফর্মের বিন্যাসটি পাঠ্যের ভলিউম এবং নথিটি প্রস্তুত করার সময় যে বিশদগুলি রাখতে হবে তার উপর নির্ভর করে নির্বাচন করা হয়।

অনুশীলনে, অন্যান্য কাগজের বিন্যাসও ব্যবহার করা যেতে পারে (ব্যবস্থাপনা ডকুমেন্টেশনের অন্যান্য শ্রেণীর জন্য)। উদাহরণস্বরূপ, নথি তৈরির জন্য, যার পাঠ্য বিষয়বস্তু অনেকগুলি কলাম সহ একটি টেবিলের আকারে ফর্ম্যাট করা হয়েছে, একটি A3 ফর্ম্যাট ফর্ম (420 x 297 মিমি) ব্যবহার করা যেতে পারে।

ভোক্তা কাগজ বিন্যাস GOST 9327-60 দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয় "কাগজ এবং কাগজ পণ্য। ভোক্তা বিন্যাস"।

1 GOST R 6.30-2003। ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা. - প্রবেশ করুন। 2003-07-01। – এম.: রাশিয়ার গোস্ট্যান্ডার্ট: স্ট্যান্ডার্ডস পাবলিশিং হাউস, 2003। – ক্লজ 4.1।

মার্জিনের মাপ

GOST R 6.30-2003 "ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্ট প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয়তা" ন্যূনতম ক্ষেত্রের মাপ স্থাপন করে।

নথির প্রতিটি শীট, ফর্মে হোক বা এটি ছাড়াই, কমপক্ষে 1টির ক্ষেত্র থাকতে হবে

20 মিমি - বাম;

10 মিমি - ডান;

20 মিমি - শীর্ষ;

20 মিমি - কম।

একাধিক শীটে একটি নথি প্রস্তুত করার সময়, সমস্ত শীটে একই মার্জিন আকার থাকে। 2

বিভিন্ন ধরনের নথির জন্য কোন মার্জিন মাপ সেট করা বাঞ্ছনীয়, তবে GOST দ্বারা প্রতিষ্ঠিত মাপের চেয়ে কম নয় তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার অধিকার সংস্থার রয়েছে। 3

বাম মার্জিনে বিশেষ মনোযোগ প্রয়োজন - ফাইলে নথি ফাইল করার ক্ষেত্র। এর থেকে আমরা উপসংহারে আসতে পারি যে যখন অস্থায়ী স্টোরেজ পিরিয়ড (10 বছর পর্যন্ত) সহ ডকুমেন্ট ফর্মগুলি বিকাশ করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, চিঠির ফর্মগুলি, আপনি বাম মার্জিন 20 মিমি চওড়া ছেড়ে দিতে পারেন এবং দীর্ঘমেয়াদী (ওভার) সহ নথি ফর্মগুলি বিকাশ করার সময় 10 বছর) এবং স্থায়ী স্টোরেজ সময়কাল, বাম মার্জিন 30-35 মিমি সেট করা ভাল।

কাগজ পরিধানের ক্ষেত্রে ডান এবং নীচের মার্জিনগুলি বাকি থাকে, উপরের মার্জিনটি বহু-পৃষ্ঠার নথিতে পৃষ্ঠাগুলি নির্দেশ করার জন্য।

শীটের বিপরীত দিকটি ব্যবহার করার সময়, বাম মার্জিনটি কমপক্ষে 10 সেমি হতে হবে, ডান প্রান্তটি অবশ্যই কমপক্ষে 20 মিমি হতে হবে, অর্থাৎ সামনের দিকের তুলনায় বিপরীত।

1 GOST R 6.30-2003। ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা. - প্রবেশ করুন। 2003-07-01। – এম.: রাশিয়ার গোস্ট্যান্ডার্ট: স্ট্যান্ডার্ডস পাবলিশিং হাউস, 2003। – ক্লজ 4.1। 2 সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন। নথি প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয়তা: GOST R 6.30-2003 বাস্তবায়নের জন্য নির্দেশিকা। / রোসারখিভ; VNIIDAD; Comp.: M.L. গ্যাভলিন, এ.এস. ক্র্যাসাভিন, এল.ভি. কুজনেটসভ এবং অন্যান্য; সাধারণ এড এম.ভি. লারিন, এ.এন. সোকোভা। - এম।, 2003। - 90 পি। 3 Ibid.

চিঠির ফর্ম, সংগঠনের উপাদান নথির উপর নির্ভর করে, নিম্নলিখিত বিবরণগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:

01 - রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় প্রতীক (02 - রাশিয়ান ফেডারেশনের একটি উপাদান সত্তার অস্ত্রের কোট বা 03 - একটি সংস্থা বা ট্রেডমার্কের প্রতীক (পরিষেবা চিহ্ন));
04 - সংস্থার কোড
05 - একটি আইনি সত্তার প্রধান রাষ্ট্র নিবন্ধন নম্বর (OGRN)
06 - করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর/রেজিস্ট্রেশনের জন্য কারণ কোড (টিআইএন/কেপিপি)
08 - সংস্থার নাম
09 - সংগঠন সম্পর্কে পটভূমি তথ্য
পাশাপাশি বিশদ বিবরণের জন্য সীমাবদ্ধ চিহ্ন:
11 - নথির তারিখ
12 - নথি নিবন্ধন নম্বর
13 - নথির নিবন্ধন নম্বর এবং তারিখের লিঙ্ক
এবং, যদি প্রয়োজন হয়, বিশদটি অবস্থিত যেখানে এলাকার উপরের সীমানার জন্য সীমা চিহ্ন।
15 – ঠিকানা
18 - পাঠ্যের শিরোনাম
19 - নিয়ন্ত্রণ চিহ্ন
20 - নথির পাঠ্য

চিঠির ফর্মটি বিবরণের অনুদৈর্ঘ্য বা কৌণিক বিন্যাসের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা যেতে পারে।

ভাত। 1. চিঠি ফর্মের বিবরণের অবস্থান (কোণার সংস্করণ) (মাত্রা মিলিমিটারে নির্দেশিত হয়)

ভাত। 2. চিঠি ফর্মের বিবরণের অবস্থান (অনুদৈর্ঘ্য সংস্করণ) (মাত্রা মিলিমিটারে নির্দেশিত হয়)

শীট এলাকার ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রক্রিয়াকরণের জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক এবং অর্থনৈতিক হল কোণার ফর্ম। এই ক্ষেত্রে, শীটের উপরের ডানদিকে "ঠিকানা", "রেজোলিউশন" বিশদ স্থাপন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে

একটি অনুদৈর্ঘ্য অক্ষর ফর্ম ব্যবহার করা বাঞ্ছনীয় যে ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের নামে প্রচুর পরিমাণে মুদ্রিত অক্ষর রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, যখন ফর্মের বিবরণ দুই বা ততোধিক ভাষায় দেওয়া হয় তখন এটি হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, বিশদটি বাম দিকে রাশিয়ান ভাষায় এবং ডানদিকে জাতীয় ভাষায় একই স্তরে মুদ্রিত হওয়া উচিত। যদি ব্যবহৃত জাতীয় ভাষার সংখ্যা একাধিক হয়, তবে বিশদটি উপরের দিকে রাশিয়ান ভাষায় এবং নীচের জাতীয় ভাষায়, লাইনটিকে ডান মার্জিনের সীমানা পর্যন্ত প্রসারিত করতে হবে।

চিঠির ফর্মটি একটি সংস্থা, একটি কাঠামোগত ইউনিট বা একজন কর্মকর্তার জন্য প্রস্তুত করা যেতে পারে।

লেটার ফর্ম ডিজাইনের উদাহরণ:

ভাত। 3. বিশদ বিবরণের কৌণিক (কেন্দ্রিক) অবস্থান সহ সংস্থার চিঠির ফর্ম।

ভাত। 4. বিশদ বিবরণের একটি কোণ (পতাকা) বিন্যাস সহ সংস্থার একটি চিঠির ফর্ম।

ভাত। 5. বিশদ বিবরণের অনুদৈর্ঘ্য বিন্যাস সহ সংস্থার একটি চিঠির ফর্ম।

সাধারণ নথি ফর্মের নমুনাগুলিও নিম্নলিখিত নথিতে দেওয়া হয়েছে:
GOST R 6.30-2003 "ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্ট প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয়তা" (পরিশিষ্ট B, চিত্র B.2, B.3, B.4);
- স্ট্যান্ডার্ড নির্দেশাবলীরাশিয়ান ফেডারেশনের সংস্কৃতি ও গণযোগাযোগ মন্ত্রকের আদেশে 8 নভেম্বর, 2005 নং 536 (পরিশিষ্ট নং 13, 14, 15, 16, 17, 18) দ্বারা অনুমোদিত ফেডারেল নির্বাহী কর্তৃপক্ষের অফিসের কাজে।